MANUAL TÉCNICO

CRM PRIMAVERA

MANUAL DE FORMAÇÃO
JUNHO DE 2016

1
 1. Contactos e Oportunidades

Todas as empresas, independentemente da sua dimensão, reconhecem o valor que o

cliente tem para o seu negócio. Como tal, torna-se cada vez mais premente que as
organizações tenham ao seu dispor ferramentas que lhes permitam gerir a
informação dos seus clientes, e de outras entidades com que se relacionam, de modo
a responder eficazmente às suas necessidades.

Os custos inerentes à implementação de sistemas de CRM, dado o elevado nível de

integração necessário com os sistemas operacionais onde reside a informação, são
reduzidos numa solução que se desenha na sua origem de forma totalmente
integrada com o ERP.

1.1 Actividades
As Atividades representam em paralelo com os Contactos as duas grandes áreas do
CRM, pois é através delas que é possível avaliar o desempenho de um projeto. As
atividades de CRM podem ser sub-divididas em dois grupos: Atividades de CRM e
Atividades de Cobrança, sendo cada atividade atribuída a um utilizador ou grupo de
utilizadores, identificados pelo “login” do ERP.
O CRM disponibiliza ainda outras funcionalidades que em conjunto com as aquelas já
referidas dão tornam a solução bastante flexível:
 Agendamento - É possível agendar atividades periódicas, permitindo com
isso automatizar o trabalho de registos destas atividades;
 Geração Automática - A geração de atividades de forma automatizada, a
partir de listas, permite a criação fácil e rápida de atividades sobre uma lista
de entidades;
 Seguimento - O seguimento de atividades permite a criação de uma atividade
no momento de fecho de outra, e ainda a consulta da rastreabilidade destas
atividades.

2
1.1.1 Como associar uma atividade a uma entidade?
O CRM permite a associação de atividades a todas as entidades suportadas pelo ERP,
Clientes, Fornecedores, Outros Terceiros, identificados em cada manutenção pelo
menu de contexto "CRM".
Para associar uma atividade a uma entidade executar os seguintes passos;

1. Aceder à opção “Clientes” em Tabelas | Gerais | Terceiros | Clientes;

2. Criar ou seleccionar um cliente;
3. Selecionar a operação de contexto “Nova Atividade” em CRM | Nova
Atividade;
4. Selecionar a atividade e preencher a informação necessária;
5. Gravar.

Também se podem associar atividades a entidades procedendo à criação da atividade

e associando a essa atividade as entidades necessárias. O percurso apresentado é
uma variante que visa facilitar a operação.

A partir da versão SR3, quando se procede à criação de atividades de cobrança a

partir das operações de contexto de CRM existentes no editor de Operações s/ Contas
Correntes (em Tesouraria | Pagamentos e Recebimentos | Operações s/ Contas
Correntes), e após selecionar uma entidade, o respetivo editor de Atividades é
carregado com a entidade previamente selecionada e os seus pendentes (cujo tipo de
conta permite o estado "Cob.").

3
1.1.2 Como associar uma atividade a uma oportunidade de venda?
A associação de atividades a oportunidades de venda permite associar à
oportunidade de venda todas as atividades consideradas relevantes para o sucesso
do negócio e a monitorização da evolução e do grau de sucesso da atividade.
Para associar um contacto a uma oportunidade de venda executar os passos
seguintes:

1. Aceder à opção “Oportunidades de Venda” em Contactos e Oportunidades |

Oportunidades de Venda;
2. Selecionar o separador “Atividades”;
3. Preencher a informação necessária para a criação da oportunidade de venda;
4. No menu de contexto selecionar a opção “Novo”;
5. No ecrã de “Atividades” criar a atividade;
6. Gravar.

4
1.1.3 Como configurar a utilização de pendentes em atividades de
cobranças?
Para que os pendentes de uma entidade estejam disponíveis para utilização no CRM
executar os seguintes passos:

1. Aceder à opção “Tipos de Contas” em Tabelas | Tesouraria |

Pagamentos/Recebimentos | Tipos de Contas;
2. Criar ou Editar o documento de conta corrente associado à entidade
“Cliente”;
3. Na grelha de estados marcar a opção “Cob.”;
4. Gravar.

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1.1.4 Como configurar um template de notificação da atividade?

As notificações utilizam como template um ficheiro HTML ou HTM, sendo possível a

definição desse mesmo template, utilizando para o efeito as seguintes tags :
Tag Descrição
%activity_state% Permite a identificação do estado da atividade
Permite a identificação do resumo da atividade (campo do
%activity_summary%
Descritivo da atividade)
%activity_description%Permite a identificação da descrição da atividade
%activity_local% Permite a identificação do local da atividade
%activity_user% Permite a identificação do utilizador definido da atividade
%user_creator% Permite a identificação do utilizador da aplicação
%entity_code% Permite a identificação do código da entidade
%entity_name% Permite a identificação do nome da entidade
%contact_code% Permite a identificação do código do contacto
%contact_name% Permite a identificação do nome do contacto
Existem templates já criados que podem ser encontrados na pasta: C:\Program
Files\PRIMAVERA\SG800\Dados\CRM

1.1.5 Como criar atividades a partir das fichas das entidades?

A partir da listagem das entidades Clientes e Fornecedores (bem como nos Artigos) é
possível efetuar a criação de atividades.
Para criar uma atividade a partir das fichas das entidades, realizar os seguintes
passos:

1. Aceder a Vendas | Clientes (em alternativa, aceder a Compras |

Fornecedores ou a Compras | Artigos);
2. Fazer F4 para obter a listagem de clientes;
3. Na listagem despoletada, na grelha, na linha do(s) cliente(s) para o qual se
pretende criar uma ou mais atividades, clicar com o botão direito do rato e
selecionar a opção "Criar Atividades";
4. Verificar que é despoletada a janela de Criação de Atividades;
5. No assistente é necessário começar por indicar se se pretende criar uma
atividade para cada entidade ou uma atividade comum para todas as
entidades;

6
 6. No passo seguinte é preciso definir o mapeamento entre os dados da lista e a
atividade. Ou seja, indicar se a coluna "Cliente" da listagem na atividade deve
ser encarada como a entidade ou o destinatário da atividade a criar. Se for a
entidade, no passo seguinte tem de se indicar o Tipo de Entidade (ex: Outro
Devedor) e o Tipo de Contacto (ex: contacto Comercial ou Técnico);
7. Clicar "Próximo";
8. Neste passo definir as propriedades da atividade:
- Tipo de atividade a executar;
- Descrição da atividade a realizar;
- Prioridade que a mesma possui;
- Estado em que se encontra;
- Entidade para a qual se dirige a atividade (no caso, indicação da
empresa cliente);
- Campanha (se a atividade estiver associada a uma campanha de Marketing);
- Integrar com o Outlook para definir se se pretende integração com Outlook
(ativa caso o tipo de atividade seja "Envio de Email");
9. Selecionar "Próximo" e no passo seguinte indicar, para além do(s)
destinatário(s), as propriedades da periodicidade da atividade (Início, Fim,
Com ou Sem Periodicidade e respetivas definições);
10. O próximo passo realiza uma síntese de todas as definições realizadas
anteriormente, de modo a que o utilizador possa confirmar as opções
realizadas. As regras definidas podem voltar a ser usadas quando a mesma
lista for utilizada para criar atividades, bastando para isso que esteja
selecionada a respetiva opção;
11. Selecionar "Próximo" para avançar com a criação da atividade.

A atividade criada pode depois ser consultada em Contactos e Oportunidades, na

opção "Atividades Agendadas" ou na opção "Atividades do Dia".

7
1.1.6 Como criar avisos para as atividades?
Os avisos de atividades são aplicados apenas em atividades de cobranças e servem
para alertar o operador das tarefas de cobrança pendentes.
Para criar um aviso de atividade executar os seguintes passos:

1. Criar uma atividade do tipo cobrança;

2. Criar uma nova atividade;
3. Indicar as entidades que serão alvo de cobrança;
4. Gravar.
5. Indicar a atividade e tipo de prioridade;
6. Indicar o resumo da atividade;
7. Confirmar.

1.1.7 Como criar uma actividade?

Esta função permite ao utilizador agendar Atividades que serão posteriormente

exibidas na data e hora estabelecidas, podendo tratar-se de ações tão distintas como
cobranças, avisos ou propostas. As Actividades agendadas podem ter também
associadas acções como telefonema, cobrança, e-mail, carta, entre outras.
Para definirmos uma Atividade é necessária a introdução de alguma informação
essencial, que poderá ser posteriormente complementada, em etapas sucessivas,
com novas informações sobre o seu historial.

Para criar uma Atividade executar os seguintes passos:

1. Aceder a "Atividades", Contactos e Oportunidades | Atividades ou a partir do
menu do CRM disponível nas várias Entidades /Editores (ex. Ficha de Cliente);
2. Definir o tipo de "Atividade", que permite controlar algumas características da
atividade;
3. Definir o resumo da atividade;
4. Definir o Contacto Principal, nomeadamente o tipo de entidade (ex:"cliente"),
a indicação da entidade (ex: empresa "Sofrio, Lda") e o contacto principal da
entidade seleccionada (ex: "Sr. José Sofrio"). Se o tipo de Atividade
tiver associado um tipo de Contacto, o sistema sugere o contacto de forma
automática.
Por exemplo o tipo de atividade "Telefonema" tem associado na ficha "Tipo de
Atividade" um tipo de Contacto "Gerência". Se na ficha de Cliente existir um

8
 contacto do mesmo tipo, o sistema vai preencher o contacto
automaticamente.
5. Indicar o grau de "Prioridade" da atividade, indicando a sua importância
relativa;
6. Indicar o "Estado" em que a mesma se encontra (Pendente de realização ou já
Realizada);
7. Definir se se pretende integração com o sistema de email ("Inclui Contacto
Principal" define se o email de notificação inclui o contacto definido
como principal; "Inclui Outros Contactos" define se o email de notificação
inclui os contactos definidos como "Outros Contactos");
8. Preencher os dados necessários/desejados nos vários separadores (ver quadro
abaixo);
9. Gravar.

Separador Opção Descrição

Destinatário da
Atividade Para
mensagem
Local associado à
atividade (se existir).
Pode ser um local pré-
Local
definido. Para isso clicar
no botão à direita do
campo "Local".
Data e hora de “Início”
Início
da atividade
Data e hora de “Fim”
Fim previsto para a
atividade.
É possível associar uma
periodicidade à
atividade. Clicando no
Com botão "Periodicidade" é
Periodicidade despoletada a janela de
Calendarização para ser
definido quando esta
ocorre e qual a duração.
Definir um lembrete
Lembrar
para aviso antes do
antes
início da atividade.

9
Outros Tipo de Definir a entidade (ex:
Contactos Entidade Cliente).
Indicar o identificador
Entidade
da entidade (ex: Sof).
Identificação da
Nome entidade (ex: Empresa
Sofrio, Lda)
Pessoa de contacto na
entidade. Se esse
contacto já estiver
definido na ficha da
Contacto
entidade, o campo
é preenchido
automaticamente (ex:
J.OLIV)
Identificação da pessoa
Nome de contacto na entidade
(ex: João Oliveira).
Nome da Campanha a
Campanha/OPV Campanha
associar à Atividade.
Caso existam
Oportunidades de
Venda definidas, pode
ser associada uma
oportunidade de venda
(ex: um projeto de
Oportunidade
consultoria). Se a
Venda
atividade for criada no
separador "Atividades"
da Oportunidade de
Venda, este campo é
atualizado
automaticamente.
Identificação do "Ciclo
de Venda". Se a
atividade for criada no
Ciclo Venda
separador "Atividades"
da Oportunidade de
Venda, este campo é

10
 atualizado
automaticamente.
Identificação da fase do
ciclo de vendas. Se a
atividade for criada no
separador "Atividades"
Fase Ciclo
da Oportunidade de
Venda, este campo é
atualizado
automaticamente.
Identificação do
Processo processo de assistência
técnica
Conta
Doc.
Série
Número
Caso esteja definida
Estado
uma Atividade de
Data Venc.
Cobrança, fica
P.
Cobranças disponível este
Moeda
separador onde é
Valor Original
possível ver o detalhe
Valor
das Cobranças a realizar.
Pendente
Data Prev.
Data Recep.
Valor
Permite a inserção de
Anexos anexos relativos à
atividade em questão.
Efetuando duplo clique
na linha da grelha é
Notas possível criar notas que
ficam associadas à
atividade.

Através do menu de CRM, disponível nos vários editores ou fichas de entidades,

poderá criar/consultar actividades associadas à Entidade seleccionada.

11
1.1.8 Como criar uma atividade periódica?

Para criar uma atividade periódica executar os seguintes passos;

1. Aceder à opção “Atividades” em Contactos e Oportunidades | Atividades;
2. Criar uma nova atividade;
3. Selecionar a opção “Com periodicidade”;
4. Carregar na opção “periodicidade”;
5. Indicar o tempo de duração da atividade, este valor será utilizado para
atualizar a data de fim da atividade;
6. Indicar a periodicidade, estes valores serão utilizados na integração com o
Outlook;
7. Indicar a vigência da atividade;
8. Gravar.

1.1.9 Como garantir que a entidade principal é preenchida nas

atividades?

Através das ferramentas de extensibilidade do sistema PRIMAVERA, neste caso em

específico relativamente ao VBA, é possível garantir que a entidade principal é
preenchida.

Para configurar este critério, efetuar os passos seguintes:

1. Aceder a Ferramentas | Macros | Visual Basic Editor (ou ALT + F11);
2. Selecionar o objeto "FichaActividades";
3. Inserir o seguinte código VBA:

Private Sub FichaActividades_AntesDeGravar(Cancel As Boolean)

If Me.Actividade.EntidadePrincipal = Null Or
Me.Actividade.EntidadePrincipal = "" Then
PlataformaPRIMAVERA.Dialogos.MostraErro "A Entidade Principal é
de preenchimento obrigatório.", PRI_Critico, "Para conseguir gravar a
Atividade, preencher devidamente o campo da Entidade Principal."
Cancel = True
End If
End Sub

4. Gravar o projecto, em File | Save (ou CTRL + S).

Assim, quando criar uma atividade, garante que o campo da Entidade Principal está
preenchido.

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1.2 ANÁLISE DE OPORTUNIDADES

1.2.1 Alertas de Cobranças

Objetivo

Esta opção disponível em Contactos e Oportunidades | Exploração | Alertas de

Cobranças, tem como objetivo permitir ao utilizador consultar a lista da atividade de
cobranças planeada para determinado período.
Critérios

1. Indicar a Data para Contacto (obrigatório, por omissão é apenas incluído o dia
atual);
2. Indicar o Tipo Clientes (opcional, este critério permite indicar que tipo de
clientes incluir na consulta).

Para visualizar o resultado executar a operação "Atualizar".

Resultados

A grelha de resultados apresenta a informação conforme os critérios definidos.

Para exportar a informação obtida na grelha de conferência para os formatos

standard disponíveis utilizar a opção de contexto “Exportar”.

1.2.2 Atividades Agendadas

Objetivo

Esta exploração, disponível em Contactos e Oportunidades | Exploração | Atividades

Agendadas, tem como objetivo possibilitar ao utilizador realizar uma consulta das
atividades agendadas para um dado período.
Critérios

13
 1. Indicar o Período de consulta (obrigatório, por omissão são incluídos todos os
registos). É possível indicar o tipo de datas a consultar, bem como aplicar um
filtro sobre um intervalo de datas. A opção "Sobre data fim" permite aplicar o
filtro à data de fim da atividade (por exemplo, permite saber que atividades
estão previstas terminar esta semana);
2. Indicar a Prioridade (obrigatório, por omissão são incluídas todas as
prioridades);
3. Indicar a Atividade (obrigatório, por omissão são incluídas todas as atividades);
4. Indicar a Agenda (obrigatório, por omissão são incluídas todas as atividades
agendadas).

Para visualizar o resultado executar a operação "Atualizar".

Restrições

No separador “Outras Restrições” é possível condicionar a informação apresentada

de forma a obter as respostas adequadas às necessidades colocadas.
Resultados

A grelha de resultados apresenta a informação conforme os critérios e restrições

definidos.
Impressão

A emissão da análise contém a informação apresentada na grelha de resultados.

Para exportar a informação obtida na grelha de conferência para os formatos

standard disponíveis utilizar a opção de contexto “Exportar”.

1.2.3 Consulta de Atividades Diárias

Para facilitar a consulta da agenda diária de trabalho o módulo Contactos e

Oportunidades disponibiliza uma ferramenta que possibilita visualizar, de uma forma
gráfica, todas as atividades diárias. Esta opção encontra-se em Contactos e
Oportunidades | Exploração | Atividades do Dia.

Algumas funcionalidades da ferramenta:

 "Nova Atividade" -Criar nova atividade;

 "Editar Atividade" - Editar uma atividade previamente criada;
 "Remover" - Eliminar uma atividade;
 "Dia/Semana/Mês" - Visualizar as atividades por dia, semana e mês;

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  "Filtro" - Filtrar atividades por:
- Tipo de atividade;
- Nome da entidade;
- Nome do contacto;
- Prioridade;
- Estado da atividade;
- Data Inicial e Final.

1.3 Contactos
A possibilidade de uma gestão de Contactos integrada com os outros módulos do ERP
é uma das mais valias atualmente disponíveis.
Permite-se assim definir dados sobre todos os contactos importantes para a
Organização, com a consequente gestão de relacionamentos baseada em todo o tipo
de atividades e oportunidades de venda a estes associadas.

1.3.1 Como associar observações a um contacto?

A associação de observações aos contactos tem como objetivo criar pequenos

relatórios sobre as atividades realizadas durante um período de tempo sobre o
contacto.

Para associar observações a um contacto executar os seguintes passos:

1. Aceder à opção “Contactos” em Contactos e Oportunidades | Contactos;
2. Criar ou editar um contacto;
3. Selecionar o separador “Notas”;
4. Sobre a grelha no menu de contexto selecionar a opção novo;
5. Indicar a informação necessária;
6. Gravar.

1.3.2 Como associar um contacto a uma entidade?

A associação de contactos permite criar uma lista de contactos de vários

departamentos e indivíduos e depois associa-los a uma entidade (Cliente ou
Fornecedor).

Para associar contactos a uma entidade dever executar os seguintes passos:

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 1. Aceder à opção “Clientes” em Tabelas | Gerais | Terceiros | Clientes;
2. Criar ou editar a entidade;
3. Aceder ao menu de contexto “CRM” e selecionar a opção “Contactos”;
4. Selecionar o Tipo de Contacto na coluna “Tipo Contacto”;
5. Indicar o contacto associado à entidade na coluna “Contacto”;
6. Confirmar

1.4IntegraçãoOutlook
A integração com o Microsoft Outlook permite usufruir de todas as potencialidades
que um software de gestão de informação pessoal como este oferece,
nomeadamente a possibilidade de criar contactos reuniões, tarefas e proceder ao
agendamento das mesmas, permitindo por exemplo, que se possam adicionar
contactos e agendar atividades de CRM.

1.4.1 Como integrar atividades com o Outlook?

Para integrar uma atividade no Outlook executar os seguintes passos:

1. Aceder à opção “Utilizadores” em Iniciar | PRIMAVERA | Administrador e
preencher o endereço de email para todos os utilizadores do sistema;
2. Aceder à opção “Atividades” em, Contactos e Oportunidades | Atividades;
3. Editar ou Criar uma atividade;
4. Marcar a opção “Integrar com Outlook”;
5. Gravar;
6. Na mensagem apresentada pelo Outlook confirmar a adição da actividade.

1.4.2 Como integrar um contacto com o Outlook?

Para integrar um contacto no Outlook executar os seguintes passos;

1. Aceder à opção “Utilizadores” em Iniciar | PRIMAVERA | Administrador e
preencher o endereço de email para todos os utilizadores do sistema;
2. Aceder à opção “Contactos” em, Contactos e Oportunidades | Contactos
(Ficha);
3. Editar ou Criar um contacto;
4. Marcar a opção “Integrar com Outlook”;

16
 5. Gravar;
6. Na mensagem apresentada pelo Outlook confirmar a adição do Contacto.

1.5 Oportunidades de Venda/Pipeline

O Editor de Oportunidades de Venda permite associar toda a informação necessária
à criação, acompanhamento e conclusão de uma oportunidade de venda. Este
editor encontra-se definido por um conjunto de informação inicial e um conjunto de
associações que permitem definir o percurso seguido pela oportunidade de venda
(no tipo de entidade surge a nomenclatura "Potencial Cliente" para se referir a todo
e qualquer registo existente na manutenção de "Entidades Externas").

Existindo oportunidades de venda no sistema é possível em qualquer momento

obter um Pipeline de oportunidade de venda, agrupando informação por ciclo de
venda e respetivas fases bem como por um conjunto de outras restrições.

1.5.1 Análise de Nível

Esta opção disponível em Contactos e Oportunidades | Exploração |

Oportunidades de Venda | Análise de Nível, tem como objetivo a análise das várias
fases das oportunidades de venda, permitindo a visualização através de gráfico ou
lista.

Para analisar as fases das Oportunidades de Venda realizar os seguintes passos:

1. Indicar o Ciclo de Venda (obrigatório, este critério permite indicar o ciclo de

venda para análise);
2. Indicar o Período de Análise, no separador "Resultados" (opcional, por
omissão é considerado o ultimo ano);
3. No separador "Restrições", definir, se necessário os filtros a aplicar;
4. No quadro das "Fases", selecionar as fases do Ciclo de Venda que irão fazer
parte da análise;
5. No separador "Resultados" clicar no botão "Atualizar".

NOTA: Se a categoria "Oportunidades de Venda" contiver condições, então os

valores apresentados terão essas condições em consideração.

17
Por exemplo, se se pretender que as análises de oportunidades de venda sejam
filtradas a potenciais clientes, então adiciona-se o seguinte filtro na categoria
"Oportunidades de Venda":

 Tabela: Entidades Externas;

 Campo: Potencial cliente;
 Condição: Igual;
 Valor fixo: Ativo.

Resultados:

Na grelha, o campo "Valor" apresenta o valor total das propostas, o "Valor

Calculado" apresenta o valor face à probabilidade de sucesso e, por sua vez, a
"Margem" representa a margem total das propostas face à probabilidade. Todos
estes valores são relativos à fase em análise.

Para adicionar mais colunas à grelha, com o botão direito do rato, selecionar a
opção "Colunas" e escolher quais os campos que irão ficar visíveis.

Para agrupar os resultados, selecionar o campo a agrupar (por exemplo o campo

"Fase"), clicar com o botão do lado direito do rato e escolher a opção "Agrupar".

A visualização gráfica é possível através da seleção dos dados com a tecla

"ctrl". Depois de selecionados os dados, com o botão do lado direito do rato,
escolher a opção "Gráfico". Podem ser feitas análises não só por quantidade de
Oportunidades de Venda mas também por Valor, Valor Calculado e Margem.

1.5.2 Como alterar as fases/estado de uma Oportunidade de Venda?

As fases da Oportunidade de Venda permite definir o estado do negócio e refletir

também o impacto da oportunidade no pipeline.

Estas fases deverão ser alteradas em função da evolução do negócio, estando

condicionadas ao respetivo ciclo de venda. Por sua vez o estado da Oportunidade de
Venda poderá ser alterado automaticamente em função da fase do ciclo de venda.

Para alterar as fases de uma Oportunidade de Venda deve clicar no rato do lado
direito e na opção Novo/Anular no separador Ciclo de Venda da Oportunidade de
Venda.

Independentemente da fase da venda em que a oportunidade se encontra, o

utilizador poderá alterar manualmente o estado de uma Oportunidade de
Venda executando os seguintes passos:

18
 1. Aceder à opção “Oportunidades de Venda” em Contactos e Oportunidades;
2. Criar ou editar a oportunidade de venda;
3. Selecionar o separador “Outros”;
4. Indicar o estado da oportunidade de venda;
- Ganha;
- Aberta;
- Perdida;
5. Gravar.

1.5.3 Como associar uma oportunidade de venda a uma campanha?

A classificação das actividades ou das oportunidades de venda em função de uma

campanha permite um suporte para o acompanhamento da campanha e posterior
avaliação do sucesso das vendas daí decorrentes.

Para associar uma campanha a uma oportunidade de venda executar os seguintes

passos:
1. Aceder à opção “Oportunidades de Venda” em Contactos e Oportunidades
ou no menu de contexto CRM;
2. Criar ou editar a oportunidade de venda;
3. Selecionar o separador “Outros”;
4. Indicar a zona onde a campanha irá decorrer;
5. Indicar campanha;
6. Gravar.

1.5.4 Como criar uma Oportunidade de Venda?

Este artigo visa expor os principais passos para a criação de Oportunidades de

Venda. Para criar uma oportunidade de venda é necessária a introdução de alguma
informação essencial, que poderá ser posteriormente complementada, em etapas
sucessivas, com novas informações. Deste modo são documentadas as várias fases
da criação de uma oportunidade de venda.

Percurso de uma Oportunidade de Venda:

 Deteção da Oportunidade;
 Criação da Oportunidade;
 Registo de Ciclo de Vendas e de Atividades Associadas;
 Criação de Atividades de Acompanhamento;

19
  Atualização das fases do Ciclo de Vendas.

Para criar uma oportunidade de venda executar os seguintes passos:

1. Aceder a Contactos e Oportunidades | Oportunidades de Venda ou menu de

contexto CRM | Nova Oportunidade de Venda;
2. Indicar a descrição da "Oportunidade de Venda" de modo a identificar
facilmente o seu objectivo;
3. Preencher o resumo da "Oportunidade de Venda" de modo a indicar de uma
forma descritiva o que o cliente pretende;
4. Indicar o tipo de entidade associada à Oportunidade de venda (Cliente,
Potencial Cliente, Outro Devedor);
5. Identificar a entidade associada à Oportunidade de Venda (nome da
entidade);
6. Preencher os diversos separadores (mais informações em baixo);
7. Gravar.

Informação disponível por separador:

 Separador "Geral":

Neste separador preenchem-se as informações mais genéricas associadas à

Oportunidade de Venda, nomeadamente:

Estado - Selecionar o estado da Oportunidade de Venda (Em aberto, Ganha,

Perdida);
Motivo - Motivo do estado atual;
Criação - Data de Criação;
Expiração - Data de Expiração;
Moeda - Assume sempre a moeda base. Depois de selecionar o cliente assume a
moeda utilizada pelo cliente;
Vendedor - Vendedor associado à Oportunidade de Venda. O campo é
automaticamente preenchido pelo vendedor associado ao cliente (definido na ficha
de cliente);
Origem - Origem da Oportunidade de Venda (por exemplo, Web);
Ciclo de Vendas - "Ciclo de Venda" dentro do qual se insere a oportunidade de
venda e que permitirá controlar as várias fases pelas quais passará a oportunidade
de venda, desde a sua criação até à sua conclusão (com sucesso ou não).
Zona - Zona associada à Oportunidade de Venda. Por omissão assume a zona do
cliente;
Campanha - Campanha de Marketing associada à Oportunidade de Venda;
Projeto - Projeto/Obra associada à Oportunidade de Venda.

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  Separador "Ciclo de Venda":

Um Ciclo de Vendas é constituído por um conjunto de fases de venda que permitem

controlar os vários estados pelos quais vai passando uma Oportunidade de Venda
desde a sua fase inicial até à respetiva conclusão com ou sem sucesso.

No momento em que o Ciclo de Venda é definido no separador Geral todas as fases

do respetivo ciclo são carregadas para a grelha. Cabe ao utilizador indicar quais as
fases que vão sendo executadas na Oportunidade por seleção das mesmas, sendo
que estas poderão ter os seguintes estados:

 Por Executar;
 Executada;
 Não Executada.

As fases são executadas, ou não executadas, na sequência em que se encontram

listadas na grelha (ordem definida no respetivo Ciclo de Vendas) tendo em conta o
seguinte:

 Qualquer fase que não seja obrigatória poderá não ser executada;
 Não poderão ser selecionadas fases quando existem fases anteriores
obrigatórias;
 Na execução duma fase e existindo fases anteriores não obrigatórias, estas
poderaão ser dadas como Não Executadas automaticamente;

A partir desta grelha é possível efetuar o agendamento das fases por criação de
atividades. Para tal devem ser selecionadas as fases pretendidas e usar o menu de
contexto Criar Atividade. Se a fase já se encontrar executada a atividade é criada no
estado Realizada. Da mesma forma, a execução duma fase com agendamento altera
o estado da atividade para Realizada.

O valor da fase pode ser alterado passando a valor manual e será mostrado ao
utilizador essa mesma indicação. Qualquer alteração no valor da Oportunidade não
irá alterar o valor destas fases. Para voltar a repôr os valores basta usar a opção de
contexto Repôr Valor.

Para mais informações sobre Ciclos de Venda aceder aqui.

 Separador "Propostas":

Neste Separador definem-se as propostas e produtos associados à Oportunidade de

Venda.
A associação de produtos às Oportunidades de Venda é feita através de propostas,
ou seja para cada proposta é possível associar vários produtos e desta forma

21
disponibilizar formas alternativas de gestão.

Informação disponibilizada na grelha associada à Proposta:

Artigo - Artigos pertencentes à proposta;

Descrição - Descrição dos artigos da proposta;
Unidade - Unidade pertence à lista de Unidades disponíveis no ERP;
Quantidade - Quantidade Prevista;
Valor - Valor total da Proposta calculado a partir do custo dos itens;
Desconto - Descontos totais da Proposta;
Rentabilidade - Rentabilidade total da Proposta;
Margem - Margem total da proposta calculado a partir das margens dos itens.

Para conhecer em detalhe como definir uma Proposta aceder aqui.

Depois da definição das Propostas, podem ser gerados documentos de cotação. Mais
informações podem ser consultadas aqui.

 Separador "Documentos":

Neste separador são listados os documentos relacionados com a Oportunidade de

Venda (Cotação e Encomendas). Os documentos são separados por Tipo.
É neste separador que é possível converter os documentos de cotação gerados em
encomendas (desde que não tenham sofrido qualquer transformação) relacionadas
com a Oportunidade de Venda.

Para saber como converter uma encomenda a partir de um documento de cotação

clique aqui.

 Separador "Atividades":

Neste separador aparecem listadas todas as atividades associadas à Oportunidade de

Venda.
As atividades podem ser divididas em dois grupos: Gerais e de Cobrança.
A cada atividade é atribuído um utilizador ou grupo de utilizadores, identificados
pelo "login" do ERP.
Caso não exista qualquer atividade associada à oportunidade aparecerá a mensagem
"Não foram carregados registos". Para adicionar uma nova atividade associada à
oportunidade selecionar a opção do menu de contexto "Novo".

Aqui também serão mostradas as atividades geradas a partir das fases do ciclo de
vendas, podendo existir um agrupamento na grelha que permita uma melhor

22
perceção da fase em que as mesmas foram geradas. Para isso, proceder da seguinte
forma:

 Adicionar à grelha a coluna Fase usando o menu de contexto;

 Posicionado sobre a célula da Fase (agora já mostrada na grelha), selecionar a
opção do menu de contexto Agrupar.

Para mais informações sobre criação de atividades, aceder aqui.

 Separador "Contactos":

Neste separador podem ser listados/adicionados contactos importantes relacionados

com a Oportunidade de Venda. Os contactos podem ser adicionados diretamente
através da edição dos campos da grelha ou podem ser carregados. Para carregar um
contacto previamente guardado, no campo "Contacto" pressionar a tecla "F4" e
selecionar o contacto pretendido.
Podem ser adicionadas informações importantes sobre o contacto nomeadamente o
seu grau de decisão dentro da empresa.

 Separador "Concorrentes":

Neste Separador podem ser visualizadas/adicionadas as empresas concorrentes que

disputam a mesma Oportunidade de Venda.
Para adicionar uma empresa concorrente, na primeira linha vazia clicar em "F4" e
adicionar a empresa concorrente.
Podem depois ser precisas informações sobre as vantagens que a concorrência
dispõe.

Nota: Uma empresa concorrente é definida na ficha de "Entidade Externa"

selecionando a opção "Concorrente".
(Tabelas | Contactos e Oportunidades | Entidades Externas), (Contactos e
Oportunidades | Entidades Externas) ou através da opção "Entidades Externas" no
menu "Contexto".

 Separador "Anexos":

Neste separador podem ser adicionados ficheiros relacionados com a Oportunidade

de Venda.

 Separador "Notas":

Neste separador podem ser adicionados notas relacionados com a Oportunidade de

Venda.

23
1.5.5 Definição de Propostas para as Oportunidades de Venda

A associação de produtos às Oportunidades de Venda é feita através de propostas, ou

seja para cada proposta é possível associar vários produtos e desta forma
disponibilizar formas alternativas de gestão.

Para associar uma proposta a uma Oportunidade de Venda realizar os seguintes

passos:
1. Selecionar/criar uma Oportunidade de Venda em Contactos e Oportunidades
| Oportunidades de Venda;
2. Aceder ao separador "Propostas" e clicar em "Nova";
3. Na janela da "Proposta" preencher a seguinte informação:

Número da proposta - Identificador da Proposta (automático);

Descrição - Descrição da Proposta;
Tipo - Identifica a categoria da Proposta (Principal / Opcional / Complementar
/ Alternativo);
Não Totalizadora - Caso a opção esteja marcada a proposta não vai contribuir
para os totais da Oportunidade de Venda;
Separador "Geral" - Neste separador o cliente é carregado automaticamente,
apenas é necessário indicar os descontos de entidade e financeiro;
Separador "Condições" - Os valores "Modo Pagamento" e "Cond. de
Pagamento" são carregados automaticamente a partir da ficha de cliente.
Podem ser modificados neste separador;
Separador "Observações" - Podem ser adicionadas observações em relação à
proposta.
4. Na grelha, depois de preenchidas as informações gerais, devem associar-se
artigos à proposta, para isso no campo do artigo carregar em "F4";
5. Selecionar o/os artigos a associar à proposta.
Informações associadas aos artigos que devem ser preenchidos na grelha:

Artigo - Artigo, pertence à lista de Artigos disponíveis no ERP (automático);

Descrição - Descrição artigo (automático);
Unidade - Unidade pertence à lista de Unidades disponíveis no ERP. Assume
Unidade Base do Artigo (Unidade, Metros, Horas);
Quantidade - Quantidade Prevista;
Custo:
Tipo - Tipo custo associado (PC Médio, PC Último, PC Padrão, Manual);
Valor - Custo Previsto Associado;
Venda:
Tipo - Tipo de preço de venda (PVP1..PVP6, Manual);
Valor - Preço unitário;
%Desc.(1/2/3) - Percentagem Primeiro/Segundo e Terceiro Desconto;

24
 %Desc. - Percentagem do desconto total;
Valor Desc. - Valor total do desconto do artigo;
Rentabilidade:
Valor - Rentabilidade por unidade;
Margem - Margem por unidade;
Totais: (valores calculados automaticamente)
Custo - Custo total da Proposta calculado a partir do custo dos artigos;
Mrc./ Serv. - Valor total da Proposta calculado a partir do valor de venda dos
artigos;
Desconto - Descontos totais da Proposta calculados a partir do custo
dos artigos e dos descontos gerais;
Rentabilidade - Rentabilidade total da Proposta;
Margem - Margem total da proposta calculado a partir das margens dos
artigos.
6. Gravar. A proposta será colocada na grelha das propostas da Oportunidade de
Venda.

Na parte inferior da janela está disponível o botão "Mostrar Detalhes". Quando

pressionado é disponibilizada uma grelha com alguns detalhes dos artigos
selecionados nomeadamente informações sobre Stocks e Preços de Custo.

1.5.6 Definição de um Ciclo de Venda

Um ciclo de venda procura definir as fases pelas quais passará o processo de venda,
desde a sua fase inicial até à conclusão, sendo possível para cada fase indicar a sua
obrigatoriedade, duração, probabilidade de sucesso e associação de
documentos e/ou encomendas de cliente.
Esta funcionalidade, para além de indicar em que fase está a Oportunidade de Venda,
indica qual o próximo passo a tomar.

Para criar um ciclo de venda executar os seguintes passos:

1. Aceder à opção "Ciclos de Venda" em Tabelas | Contactos e Oportunidades |

Oportunidades de Venda | Ciclos de Venda;
2. Indicar o nome e descrição do ciclo de venda;
3. Indicar se é "Ciclo por omissão". Com esta opção selecionada, quando se cria
uma nova Oportunidade de Venda, o campo "Ciclo de Venda" no separador
"Geral" vai ser preenchido com o nome deste ciclo;
4. Indicar se o "Ciclo de Venda" vai ficar "Ativo". Se estiver ativo, o ciclo pode ser
usado nas Oportunidades de Venda;

25
 5. Criar as fases necessárias para acompanhamento e sucesso da futura
oportunidade de venda;
6. Definir em cada fase os respetivos valores e condições;
7. Gravar.

1.5.7 Geração de documentos nas Oportunidades de Venda

Para que a geração de documentos de cotação e conversão destes em encomendas

possa ser feita na própria Oportunidade de Venda, no Administrador em Empresa |
Contactos e Oportunidades | Parâmetros da Empresa | Oportunidades de Venda.
No quadro "Geração de Documentos" devem ser indicados os tipos de documentos
que irão ser usados nesse automatismo.

Com a opção "Mostra Documento gerado antes de gravar" ativa, os documentos

gerados irão ser sempre disponibilizados no editor antes da gravação do documento.

Para gerar um documento de cotação numa Oportunidade de Venda realizar os

seguintes passos:

1. Aceder ao separador "Propostas" de uma Oportunidade de venda;

2. Selecionar a opção "Gerar Cotação". Será despoletada uma janela com a
descrição das propostas;
3. Devem-se selecionar as propostas para as quais serão criados documentos de
cotação;
4. Depois de confirmar a geração de documentos de cotação, no separador
"Documentos" da Oportunidade de Venda, poderão ser consultados os
documentos de cotação gerados.

Os documentos podem ser rastreados, para isso, no separador "Documentos" da

Oportunidade de Venda, com o botão direito do rato selecionar o documento de
cotação desejado e clicar em "Rastreabilidade". A janela "Rastreabilidade de
documentos" será disponibilizada. Ao selecionar "Visualizar" podem ser visualizados
os detalhes do documento no editor de vendas. Neste momento é possível alterar o
estado do documento no separador "Estado".

Para converter um documento de cotação numa encomenda, efetuar os seguintes

passos:

1. No separador "Documentos" da Oportunidade de Venda, selecionar o

documento de cotação pretendido;
2. Com o botão do lado direito do rato clicar na opção "Encomendar";
3. Será disponibilizada a janela "Editor de Vendas" com o documento de cotação
"transformado" em encomenda;

26
 4. Confirmar a gravação do documento;
5. No separador "Documentos" da Oportunidade de Venda, depois de carregar
no botão "Atualizar" aparecerá, para além dos documentos de cotação, o
documento de encomenda. Os documentos ficam separados por "Tipo de
Documento".

1.6 Pipeline de Oportunidades de Venda

Objetivo

O Pipeline de Oportunidades de Venda tem como objetivo refletir o estado em que se

encontram as oportunidades de venda dentro de determinados períodos temporais
para, desta forma, se realizar uma análise dos negócios em carteira.
Esta opção permite agrupar informação por ciclo de venda e respetivas fases, bem
como por um conjunto de outras restrições

Critérios

1. Aceder à opção "Pipeline de Oportunidades de Venda" em Contactos e

Oportunidades | Exploração | Oportunidades de Venda | Pipeline;
2. No separador restrições indicar o "Período de Duração" (opcional, por
omissão é sugerido o último ano).
3. Indicar os "Estados" (opcional, por omissão são sugeridos todos os estados do
ciclo de venda);
4. Indicar o "Ciclo de Venda" (opcional);
5. Para visualizar o resultado executar a operação "Atualizar".

Restrições

No separador "Restrições" é possível condicionar a informação apresentada de forma

a obter as respostas adequadas às questões colocadas.

NOTAS:

1. Se a categoria “Oportunidades de Venda” contiver condições, então os valores

apresentados terão essas condições em consideração.

2. Quando o utilizador é Administrador, não é feito qualquer filtro aos vendedores e

utilizadores. Se o utilizador não é administrador, o mesmo o utilizador deve estar
mapeado para um vendedor (Propriedades do Utilizador, tabulador Mapeamentos) e

27
ao visualizar o Pipeline o utilizador vê os dados referentes ás Oportunidades de Venda
que:

 Foram criadas por ele;

 Associadas ao vendedor mapeado para o seu utilizador;
 Vendedores cujo chefe é o vendedor mapeado ao utilizador, ou seja, as OPVs
da sua equipa de vendas.

Por exemplo, se se pretender que as análises de oportunidades de venda sejam

filtradas a potenciais clientes, então adiciona-se o seguinte filtro na categoria
“Oportunidades de Venda”:

 Tabela: Entidades Externas;

 Campo: Potencial cliente;
 Condição: Igual;
 Valor fixo: Ativo.

Resultados

Os resultados são visíveis no separador "Pipeline".

Depois de carregar em "Actualizar" podemos ter dois tipos de visualização:

Caso o "Ciclo de Venda" não tenha sido indicado no separador "Restrições":

No separador Pipeline, poderá ser visualizado num gráfico todos os ciclos de venda
existentes.
Para cada ciclo de venda será mostrado a azul o número de oportunidades de venda
associadas e a amarelo a probabilidade de sucesso (do ciclo).
O sucesso do ciclo é calculado pela média da probabilidade de sucesso das fases
atuais das Oportunidade de Venda.

Exemplo: Existem 3 Oportunidades de Venda (OPV1, OPV2 e OPV3) que têm

associado um ciclo de venda (CV_Software com 10 fases).
A OPV1 encontra-se na oitava fase do ciclo de venda.
A OPV2 encontra-se na sexta fase do ciclo de venda.
A OPV3 encontra-se na quarta fase do ciclo de venda.
A fase 8 do ciclo de venda está definida com 85% de probabilidade de
sucesso.
A fase 6 do ciclo de venda está definida com 60% de probabilidade de
sucesso.
A fase 4 do ciclo de venda está definida com 35% de probabilidade de
sucesso.

O calculo da probabilidade de sucesso do ciclo de venda é realizada da seguinte

28
forma:
85%+60%+35%
3

Que daria um probabilidade total de 60%.

Ao clicar no botão "Mostrar Detalhes" serão atualizados na grelha algumas

informações sobre os ciclos de venda:

-Oportunidades de Venda Associadas;

-Entidades;
-Valor Estimado;
-Valor Calculado;
-Margem.

Os resultados da da grelha podem ser filtrados com um clique e/ou duplo clique nos
gráficos. Neste caso ao clicar no gráfico azul, os resultados da grelha serão filtrados
por Ciclo de Venda. Ao fazer duplo clique no gráfico azul, será disponibilizada na area
do gráfico o Pipeline do respetivo Ciclo de Venda.

Caso o "Ciclo de Venda" tenha sido indicado no separador "Restrições":

O gráfico que representa o Pipeline das Oportunidades de Venda indica o número de

oportunidades de venda em cada fase bem como os respetivos valores.

Ao clicar no botão "Mostrar Detalhes" serão atualizados na grelha alguns dados

relevantes.

O campo Valor apresenta o valor total das propostas, o Valor Calculado apresenta o
valor face à probabilidade de sucesso, por sua vez, a Margem representa a margem
total das propostas face à probabilidade. Todos este valores são relativos à fase em
análise.

Por exemplo, para um Valor de proposta igual a 1000€ numa fase de probabilidade de
sucesso igual a 10% o Valor Calculado será igual a 100€. Quanto à Margem, se a
margem total da proposta for igual a 100€ então a Margem será igual a 10€.

NOTA: Alterar a percentagem de realização numa determinada fase da Oportunidade

de Venda tem repercussões na análise pipeline. É essa probabilidade que será
utilizada no cálculo do Valor Calculado e da Margem. Exemplo, se a probabilidade da
fase, por defeito, era 10%, mas temos um grau de confiança no negócio de 70%,
então altera-se a percentagem de realização para 70%, e será este o último valor a
contar para efeitos de pipeline, designadamente ao nível do Valor Calculado e da
Margem.

29
30