Disciplina:

Contabilidade
Aba Cadastros
Sumário
Sumário
Objetivo............................................................................................................................. 3
Descrição........................................................................................................................... 3
Público-alvo................................................................................................................... 3
Sistema Contábil................................................................................................................4
Aba Cadastros................................................................................................................ 5
Cadastro da Empresa:.................................................................................................5
Rateio Automático........................................................................................................11
Histórico Padrão.......................................................................................................12
Lançamentos Automáticos....................................................................................... 14
Trava Contábil..........................................................................................................18

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Objetivo
Este treinamento tem o objetivo de apresentar a utilização
da Aba Cadastro e da Aba Lançamentos no sistema Contábil.
Nesta apostila serão verificados os seguintes cadastros :
Empresa , Histórico Padrão, Lançamentos Automáticos e
verificaremos também como realizar Novos Lançamentos no
sistema.

Descrição
Avaliação de conhecimento
Ao término deste curso e da realização do Teste de
Avaliação, o aluno poderá obter o certificado de conclusão
deste treinamento, com o padrão de qualidade Alterdata.

Público-alvo
Usuários que desejam obter conhecimento prático sobre o
sistema Contábil.

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Sistema Contábil

O sistema Contábil Alterdata é uma excelente ferramenta

para o gerenciamento das informações contábeis. Através
dele serão efetuados os registros dos lançamentos contábeis
e será permitido emitir diversos tipos de consultas e
relatórios. Dentre outros recursos, é possível efetuar a
conciliação bancária, excelente para fazer a comparação
entre o movimento lançado no sistema e os valores que
constam no extrato bancário. Alguns arquivos legais são
gerados pelo sistema Contábil, por exemplo, o Sped Contábil
e a DIPJ.

Ao abrir a tela principal do Sistema, visualiza-se o

LiveDesktop, que é um canal de comunicação entre a
Alterdata e o escritório. No LiveDesktop são adicionadas
algumas informações importantes, tais como liberações de
novos recursos e vídeos institucionais. Através do botão
'Cursos' você poderá visualizar a agenda disponível e se
inscrever em cursos à distância.

Clicando no botão 'Suporte' você terá acesso aos horários

de atendimento do suporte e também terá disponível o acesso

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para o suporte Chat. Através do live também é possível ter
acesso à base do conhecimento e obter a 2a via do boleto.

Os recursos do sistema estão agrupados nas seguintes abas:

'Lançamentos', 'Consultas', 'Livros e Relatórios',
'Declarações Digitais', 'Cadastros' e 'Configurações e
Manutenções':

Aba Cadastros

Na aba 'Cadastros' constam disponíveis os ícones

relacionados aos cadastros do sistema: Empresas, Lançamento
Automático, Rateio Automático, Histórico Padrão e Trava
Contábil. Ao lado constam os ícones relacionados ao recurso
'Orçamento'.

Cadastro da Empresa:

Após efetuar o cadastro da empresa no PHD deve-se cadastrar

a mesma no sistema Contábil. Para isto, na aba 'Cadastros'
clique em 'Empresas':

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Em seguida, clique em 'Novo Cadastro'. Na aba 'Dados'
consta a configuração 'Trabalha com lançamentos
temporários', também conhecido como lotes. Marcando esta
opção será permitido criar lotes para armazenar os
lançamentos contábeis.

Os lotes têm o objetivo de organizar os lançamentos, que

poderão ser agrupados por período ou por tipo de movimento,
por exemplo.

Abaixo consta a opção Imprimir Razão Social completa nos

Relatórios Legais, que deverá ser marcada caso, no PHD,
tenha sido preenchido o campo 'Nome Completo' no cadastro
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da empresa, aba Completar, sub aba 'Informações para o
Contábil'. A opção 'Gera SPED (ECD – Escrituração Contábil
Digital)' deverá ser marcada caso a empresa tenha a
obrigatoriedade de gerar o arquivo SPED. Verificaremos
sobre o mesmo nas próximas aulas.

Abaixo informe qual plano de contas será utilizado pela

empresa. Este deverá ser escolhido com muito critério, pois
uma vez iniciados os lançamentos, o plano de contas não
poderá ser alterado.

Informe abaixo o Centro de Custo que será utilizado por

esta empresa. Este campo será habilitado caso esteja
marcada a opção 'Centro de Custo' no cadastro da empresa no
PHD, aba Complementar, sub aba 'Informações para o
Contábil':

Abaixo, constam os dados do contador. Por esta tela será

possível cadastrar ou editar os dados do contador, para
isto, basta clicar nos itens correspondentes.

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No quadro 'Datas' constam os seguintes campos:

- Data de fechamento: é a data do último encerramento. Esta

data é definida automaticamente pelo sistema quando for
efetuado o processo de encerramento de exercício da
empresa. O sistema não permitirá incluir, alterar ou
excluir lançamentos com data igual ou anterior à data de
fechamento.

- Data de processamento: constará a referência dos

lançamentos que estão sendo incluídos no sistema. Caso o
usuário efetue um lançamento em outro mês, o sistema irá
criticar questionando se a data do lançamento está correta.
É uma proteção do sistema.

- Última Conv. Moeda: deverá constar a data da última

conversão da moeda, quando houver troca da moeda nacional.
Por exemplo, o Real passou a vigorar em 01/07/1994. As

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empresas que possuem movimentação com data anterior a esta,
deverá informar a data da última conversão da moeda.

- Última Auditoria: É um campo apenas informativo, deverá

constar a data da última auditoria contábil.

Abaixo consta o campo “E-mails dos usuários que devem

receber os relatórios” este será utilizado no envio de
arquivos para o PackWeb.

Na aba 'Complementar' serão definidos os números dos livros

e os números da última página impressa de cada livro.

Abaixo serão definidos os termos que serão utilizados no

relatório para demonstrar o resultado da empresa. Deverá
configurar também o termo utilizado para demonstrar o
número da página nos relatórios contábeis (Folha ou
Página):

A última configuração é relacionada à emissão da DFC

(Demonstração do Fluxo de Caixa). No campo Ano Base deverá

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ser informado o ano para o início dos cálculos pelo
sistema, o Valor Base seria o valor do saldo do fluxo de
caixa relativo ao ano informado. Se saldo for devedor, o
valor informado deverá ser negativo.

Na aba SPC, clicando em 'Novo' deverá ser cadastrada a

Sociedade em conta de Participação. Esse cadastro só será
preenchido se a empresa possuir esse tipo de sociedade.

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Rateio Automático

Neste módulo é possível cadastrar de forma automática o

rateiro.

Clicando em Novo, informe o código e a descrição para o

rateiro automático

Após, clique em 'Rateios'.

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Após. Clique em Novo.

Após, vincule os centros de custos e clique em Gravar.

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Histórico Padrão

O histórico padrão será utilizado nos lançamentos contábeis

para descrever a operação efetuada. O histórico é um item
obrigatório. No lançamento da conta de água referente à
Junho/14, por exemplo, poderá constar o seguinte histórico:
'Pagamento da conta de água relativa ao mês 06/2014'. O
mesmo histórico poderá ser utilizado no próximo mês ao
lançar a conta de água, modificando apenas a referência.

Para facilitar o lançamento podemos cadastrar este texto

como um histórico padrão a ser utilizado nos lançamentos da
conta de água, deixando em aberto apenas a referência que
será informada no lançamento contábil. Outras situações
também poderão ter um histórico padrão definido, por
exemplo, o pagamento de aluguel, pagamento do seguro,
compra de mercadoria, dentre outros.

Para cadastrá-los acesse o item Histórico Padrão na aba

Cadastros:

Clique no ícone 'Novo Cadastro' e cadastre o histórico

padrão. No campo 'Tem Complemento da Descrição?' selecione
'Sim' caso queira complementar o histórico na tela de
lançamento, se não tiver complemento, informe 'Não'. O
complemento seria, por exemplo, a referência do lançamento.

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Lançamentos Automáticos

Da mesma forma que os históricos se repetem nos

lançamentos, muitos lançamentos são frequentes, possuem as
mesmas contas a débito, a crédito e o mesmo histórico
padrão tendo alteração apenas na data e nos valores. É o
caso das contas mensais (água, luz e telefone), também
podemos citar o pagamento dos salários dos funcionários,
pagamento dos impostos, dentre outros.

Para facilitar o lançamento, poderão ser criados os

lançamentos automáticos que indicarão a conta a débito, a
conta a crédito e o histórico. O usuário apenas precisará
lançar a data, o valor e, se necessário, complementar o
histórico.

Para ativar este recurso, deve-se acessar o cadastro da

empresa no sistema PHD e clicar na aba Complementar em
seguida em Informações para o contábil. Deve-se marcar a
opção Lançamento Automático:

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Para cadastrá-los, acesse no sistema Alterdata Contábil o
item 'Lançamento Automático' na aba 'Cadastros':

Clique em 'Novo Cadastro' e digite um nome para o

lançamento, em seguida, grave o cadastro.

Para configurá-lo, selecione o mesmo e clique em

'Lançamentos':

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Clique em 'Novo Cadastro' e informe o plano de contas, a
conta devedora, a conta credora e o Histórico padrão,
criado anteriormente.

Estas informações dos lançamentos automáticos, poderão ser

utilizadas por qualquer empresa, desde que trabalhe com o
mesmo plano de contas.

Se o código de chamada das contas de outro plano de contas

forem os mesmos, poderá marcar a opção 'Gravar este
lançamento automático para todos os planos de contas?'

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Caso sejam contas diferentes, deverá criar um novo cadastro
para cada plano de contas.

Trava Contábil

Este módulo tem a finalidade de bloquear inclusões, edições

ou alterações no movimento contábil da empresa em um
período igual ou anterior ao informado neste cadastro. Isto
se faz necessário para garantir a integridade das
informações declaradas. Com a trava contábil também não
será permitido importar movimento com data igual ou
anterior à cadastrada. Não será permitido, por exemplo,
desfazer o encerramento do exercício.

O bloqueio é realizado também nos sistemas Departamento

Pessoal, Fiscal e Guias. Com a definição da trava contábil,
não será permitido incluir, editar ou excluir informações
relativas ao movimento nestes sistemas. Este bloqueio é
devido para que não haja diferenças entre os lançamentos
contábeis correspondentes e o movimento real efetuado em
cada sistema. Havendo necessidade de realizar algum ajuste
em movimentos anteriores, o supervisor irá efetuar a
liberação, alterando a data da trava contábil.

Para habilitar o recurso, é necessário acessar o sistema

PHD, clicar em Manutenção > Opções. Em seguida, clique na
aba 'Geral'. Marque a opção 'Usar o recurso da Trava
Contábil nos sistemas Alterdata Pack'.

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No sistema Contábil, clique em Trava Contábil, disponível
na aba 'Cadastros'.

Clique em 'Novo Cadastro', informe a empresa e as datas

para o bloqueio em cada sistema

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Neste exemplo, a data para o sistema contábil foi definida
04/2014, ou seja, deste mês para trás nada poderá ser
alterado. Já a data para o fiscal e o Guias foi definida
como 05/2014. Os meses informados poderão ser diferentes,
pois pode ser que os lançamentos relacionadas aos valores
ficais já tenham sido efetuados e conferidos, mas contam
pendentes outros lançamentos.

As datas dos campos Fiscal Principal, DP Principal e Guias

Principal não poderão ser inferiores à data da
Contabilidade.

Veja a mensagem que o sistema apresenta ao tentar desfazer

o encerramento do exercício de um período anterior:

Abaixo, consta a mensagem apresentada pelo sistema ao

tentar incluir um lançamento à data da trava contábil:

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