Curso: Técnico de Contabilidade

UFCD: Tratamento Informatizado de

Documentos Contabilísticos

Código: 6219

Nome Formador: Ricardo Barbosa

 Manual de Tratamento Informatizado de
Documentos Contabilísticos

Ricardo Barbosa

Formação Efa

Associação Empresarial de Fafe, Cabeceiras de

Bastos, Celorico de Bastos

2013
Índice

1 Aplicação informática...........................................................................................................4
1.1 Apresentação do software...........................................................................................4
1.2 Aplicação de contabilidade...........................................................................................5
2 Simulação da contabilidade de uma empresa......................................................................8
2.1 Criação de uma empresa na base de dados da aplicação informática..........................8
2.2 Classificação dos documentos contabilísticos a introduzir na aplicação......................9
2.3 Introdução dos factos contabilísticos simulados........................................................12
2.4 Impressão dos mapas obrigatórios (Balanço, Demonstrações dos resultados, Anexo,
Modelo 22 e IES)....................................................................................................................14
2.5 Análise da documentação obtida...............................................................................16
3 Bibliografia.........................................................................................................................17
1 Aplicação informática

1.1 Apresentação do software

A PRIMAVERA Business Software Solutions dedica-se ao desenvolvimento e comercialização de

soluções de gestão e plataformas para integração de processos empresariais num mercado
global, disponibilizando soluções para as Pequenas, Médias, Grandes Organizações e
Administração Pública.

Cerca de 40 mil empresas, o que representa um universo de mais de 150 mil utilizadores,
recorrem diariamente às soluções PRIMAVERA para otimizarem os processos de negócio,
numa aposta ganha na digitalização e inovação.

A PRIMAVERA BSS está presente em Portugal, Espanha, Brasil, Angola, Moçambique, Cabo
Verde e Guiné-Bissau, sendo líder de mercado em muitos destes países.

Para este trajeto de sucesso, em muito tem contribuído o compromisso assumido pela
PRIMAVERA BSS desde a sua criação, em 1993, no sentido de desenvolver soluções de
vanguarda que respondam antecipadamente às necessidades futuras das empresas, razão pela
qual a PRIMAVERA está inscrita no grupo das 500 maiores empresa europeias com maior
potencial de crescimento, um ranking promovido pela Growth Plus.

O Administrador PRIMAVERA (ADM) foi concebido para assistir os utilizadores na gestão e

administração da solução PRIMAVERA. Por isso, ocupa um lugar de destaque pela sua
importância relativa a todos os outros programas instalados no sistema. É através do ADM que
o responsável efetuará a gestão do sistema instalado, nomeadamente:

 Licenciamento dos módulos instalados;

 Abertura das empresas para cada um dos módulos;

 Parametrizações relativas ao funcionamento dos módulos;

 Configuração dos automatismos de ligação dos vários módulos;

 Definição de utilizadores e respetivos acessos.

O ADM deverá ser manuseado pelos técnicos responsáveis pelo suporte ao sistema e pelo
utilizador responsável pelo conjunto de importantes definições que são feitas neste módulo e
que interferem com o funcionamento de todos os módulos instalados. Refira-se em especial
que compete ao administrador do sistema definir os tipos de acessos relativamente aos outros
utilizadores. Enquanto não forem definidos utilizadores, qualquer operador pode aceder ao
ADM e consequentemente a todos os restantes módulos aplicacionais.

O sistema de segurança PRIMAVERA permite ao administrador do mesmo definir:

 Quem são os utilizadores que podem aceder ao sistema de aplicações;

 Para cada utilizador atribuir um ou mais perfis de utilização;

 Para cada utilizador definir as aplicações/empresas a que tem acesso e com que perfil
o tem;

 Desativar/ativar a totalidade do acesso ao sistema por parte de um utilizador.

O sistema pode funcionar em dois modos distintos:

 Sem sistema de segurança - nesse modo, não existem utilizadores definidos. Todos os
utilizadores são administradores, isto é, acedem de forma ilimitada à informação
presente no sistema;

 Com sistema de segurança ativado - neste modo cada utilizador deve estar registado
como tal. Cabe ao administrador do sistema, a definição dos utilizadores e respetivos
perfis. Como é lógico, apenas o administrador do sistema pode definir Perfis de
Utilização e respetivos utilizadores. Apenas

1.2 Aplicação de contabilidade

Contabilidade Primavera

Dispondo de mecanismos altamente produtivos para a introdução de documentos, tratamento

do IVA e apuramentos, este módulo cobre todas as necessidades legais e fiscais.

Modelo 22, Modelo IES/DA, demonstrações económico-financeiras periódicas e de final de

exercício, demonstrações de fluxo de caixa e funções, são apenas algumas das funcionalidades
do produto. Possibilita também responder aos requisitos de empresas cujo ano civil é
diferente do ano contabilístico, bem como às necessidades de filiais de multinacionais, uma
vez que permite expressar a contabilidade em qualquer moeda e segundo planos de conta
alternativos.
Graças à opção de Tipo de Lançamento, a solução permite efetuar a gestão de vários tipos de
contabilidade em simultâneo e de forma homogénea. É possível, por exemplo, ter mais do que
uma contabilidade orçamental e fazer análise de desvios entre os movimentos reais e cada
uma delas. Para as empresas com políticas mais restritivas ao nível do controlo orçamental
oferece, por exemplo, a possibilidade de contabilizar os compromissos (tais como
encomendas) e assim dispor de uma gestão orçamental mais rigorosa.

A possibilidade de alterar em cada exercício todos os planos confere uma flexibilidade

acrescida a toda a solução, permitindo ainda o cumprimento das diretivas internacionais mais
exigentes.

Graças aos documentos legais e de Gestão, poderá criar de uma forma fácil e flexível relatórios
de gestão dinâmicos, tirando partido do melhor da integração com o Microsoft Office.

As inúmeras funcionalidades disponíveis neste módulo podem ser agrupadas nas seguintes
áreas:

Introdução de movimentos

Centros de custo

Contabilidade orçamental

Demonstrações económico-financeiras

Mapas e funções de gestão

Outras consultas operacionais

Movimentos diferidos
Outras Características

Existe ainda um conjunto de características que o tornam no aliado perfeito dos operacionais
do setor da contabilidade:

Multiempresa

Ano Contabilístico diferente de Ano Civil

Plano de Contas

Apuramento automático dos Resultados (configurável)

Introdução de documentos contínua no tempo, com sistema de bloqueio de dados

Passagem de saldos entre anos automática através do documento de abertura

Conferência de movimentos

Gestão de Retenções na Fonte

Gestão de Liquidação de Pendentes.

2 Simulação da contabilidade de uma empresa

2.1 Criação de uma empresa na base de dados da aplicação informática

A criação de empresas pode ser considerada como o segundo passo no processo de instalação
do sistema. O Administrador auxilia o utilizador nesse processo, através de um assistente.

Para criar uma empresa deve executar os seguintes passos:

1.Aceder à opção Assistente de Criação de Empresas em, Administrador | Empresas | Nova

Empresa;

2.Seleccionar Próximo no assistente para iniciar o processo;

3.Indicar o tipo de empresa pretendida (Standard ou Demonstração);

4.Definir o identificador da empresa que pretende criar;

5.Opcionalmente, poderá classificar a empresa numa determinada categoria. Esta

funcionalidade permite-lhe, quando existem múltiplas bases de dados, agrupá-las em
categorias distintas facilitando assim a sua manutenção no Administrador e utilização nas
restantes aplicações. Pode ainda utilizar o assistente para criar novas categorias ou editar as
existentes no momento da criação da empresa;

6.No passo seguinte deve proceder à definição do tipo de exercício (Privado, Consolidação de
Contas ou CCOP) e localização da sede mais adequados à sua organização;

7.(Este passo apenas passa a existir a partir da v7 SR3) De seguida são exibidas as
configurações base (templates de base de dados) definidas de acordo com o produto, tipo de
empresa e localização indicados nos passos anteriores. O utilizador é então chamado a
escolher a script de inicialização da base de dados que melhor se adequa ao exercício a criar,
sendo que este será inicializado com a script escolhida.

Quando não são encontradas configurações que se adeqúem às parametrizações realizadas, o

utilizador é informado e acede a uma listagem das configurações standard existentes, a fim de
seleccionar a que melhor se adequará ao exercício a criar;

8.Seleccionar Próximo para proceder à definição dos módulos aplicacionais a disponibilizar

para a empresa;

9.No passo seguinte proceda à definição da localização física dos ficheiros da base de dados;
10.Após a criação da base de dados, é possível criar automaticamente um plano de
manutenção para a nova base de dados ou incluir essa base de dados num plano de
manutenção já existente;

11.Depois de definido o plano de manutenção deve de seguida introduzir os dados principais

da nova empresa;

12.No passo seguinte deve proceder à identificação dos utilizadores que terão acesso à
empresa;

13.O último passo consiste no registo da base de dados que suporta a empresa. Escolha
"Finalizar", para proceder a esse passo.

A definição dos perfis de utilizadores pode ser feita em qualquer altura após a criação da
empresa. Será aliás numa fase posterior de trabalho, depois de conhecer com alguma
profundidade o posicionamento nos programas da informação de maior ou menor relevância,
que poderá definir os diversos perfis e atribui-los aos diversos utilizadores do sistema.

Algumas das informações solicitadas nestes passos podem voltar a ser alteradas acedendo à
opção "Propriedades" do menu "Empresas".

2.2 Classificação dos documentos contabilísticos a introduzir na

aplicação

Os documentos contabilísticos das empresas são, por regra, entregues mensalmente. A título
de exemplo, entre os mais comuns encontram-se:

• Facturas, recibos e vendas a dinheiro emitidas pelas empresas;

• Facturas, recibos e vendas a dinheiro de fornecedores e outros credores;

• Notas de crédito emitidas pelas empresas e pelos fornecedores;

• Depósitos bancários;

• Extractos e documentos de despesas bancárias;

• Recibos de salários;

• Despesas diversas.

É sobre estes documentos que se irá processar todo o registo contabilístico, pelo que é
importante estarem em posse da empresa o mais cedo e da forma mais completa possível.

Antes de se iniciar o processo de arquivo, deve-se verificar se existem documentos em falta,

que devem ser pedidos imediatamente aos clientes.

há especialmente a ideia comum de que “o arquivo é parte essencial de todos os trabalhos

contabilísticos; sem um bom arquivo os outros trabalhos complicam-se”, pelo que este
processo nunca é visto como sendo supérfluo.

De acordo com o estipulado no artigo 35º, nº 5 do Código do Imposto sobre o Valor

Acrescentado (C.I.V.A.), as facturas ou outros documentos equivalentes, devem ser datados,
numerados sequencialmente, e conter os seguintes elementos:

• Nomes, firmas ou denominações sociais do fornecedor/prestador de serviços e do

destinatário/adquirente;

• Sede ou domicílio do fornecedor/prestador de serviços e do destinatário/adquirente;

• Número de identificação fiscal do fornecedor/prestador de serviços e do

destinatário/adquirente;

• Denominação e quantidade dos bens adquiridos/serviços prestados, especificando os

elementos necessários à determinação da taxa aplicável;

• O preço, líquido de imposto, assim como outros elementos incluídos no valor tributável;

• As taxas de imposto aplicável e o montante de imposto devido;

• O motivo justificativo da não aplicação do imposto, quando aplicável.

No artigo 19º, nº 2, do mesmo código vem especificado que só se confere direito à dedução o
imposto mencionado em facturas e documentos equivalentes passados em forma legal. Deste
modo, é necessário proceder a uma conferência da documentação entregue pelos clientes
para fins contabilísticos, a fim de se certificar que obedecem os requisitos exigidos por lei.

Conferida a validade legal dos documentos e separados aqueles que não cumprem os
requisitos exigidos para devolução ao cliente, prepara-se a documentação para ser arquivada.
Começa-se então por fazer uma ordenação mensal dos documentos, seguida de uma
ordenação do tipo de despesas. Conforme a empresa, o arquivo pode envolver desde apenas
um diário, o de operações diversas, a quatro: este acrescido do diário de caixa, do de compras
e do de vendas. Nos casos em que as empresas requerem a utilização de mais diários,
geralmente empresas que apresentam mais documentos, estes devem ser distribuídos pelos
diários da seguinte forma:
Diário de Caixa – neste diário arquivam-se todos os documentos relativos a entradas e/ou
saídas de dinheiro em caixa

Diário de Compras – neste diário, tal como o nome indica, são arquivados todos os
documentos relativos às compras a fornecedores das empresas. Neste diário não existe
movimentação de dinheiro, utilizando-se apenas a conta do fornecedor a crédito.

Diário de Vendas – tal como no diário de compras, este diário contém os documentos relativos
às vendas ou prestações de serviços que a empresa

Diário de Operações Diversas – este diário tem um carácter residual, perante a existência dos
outros, abrangendo assim todos os documentos que não têm lugar em nenhum dos restantes
diários.

Os diários encontram-se organizados com separadores relativos aos meses do ano, sendo o
mês de Janeiro o primeiro a arquivar e o de Dezembro o último. Os documentos são
arquivados no mês da respectiva emissão, no caso das facturas e vendas a dinheiro, ou no mês
de pagamento, quando se tratam de comprovativos de pagamento.

Terminado o arquivo inicia-se a classificação dos documentos. Cada documento arquivado dá

origem a um registo contabilístico cuja classificação é feita com uma lapiseira vermelha
preferencialmente do lado direito do documento, num espaço em branco, para
posteriormente ser mais rápida a visualização.

A classificação é feita segundo o plano de contas SNC utilizando sempre a com de movimento
que será a conta de última ordem.
2.3 Introdução dos factos contabilísticos simulados

Como lançar documentos, com movimentos predefinidos?

Os lançamentos automáticos dos Documentos da Contabilidade permitem, na Introdução de

Movimentos, sejam carregados movimentos predefinidos.

Para usar os movimentos predefinidos ao lançar documentos executar os seguintes passos:

1.Aceder à opção Documentos em, Tabelas | Contabilidade | Documentos;

2.Indicar o Documento a configurar;

3.Definir o lançamento automático especificando a Conta, Natureza e o Grupo;

4.Gravar;

5.Aceder à opção Movimentos em, Contabilidade | Movimentos;

6.Seleccionar a opção 'Novo';

7.Indicar o Documento configurado previamente.

Como lançar movimentos com classes de IVA?

Com o objectivo de automatizar e simplificar a forma como são feitos os lançamentos que
movimentam IVA, é possível associar uma classe de IVA a uma conta do plano. Depois de
associado no Plano de Contas uma classe do Plano de IVA, ao efectuar o lançamento de uma
conta será automaticamente reflectida a conta de IVA associada.

Para lançar movimentos com classes de IVA executar os seguintes passos:

1.Aceder ao menu Plano Contas em, Tabelas | Contabilidade | Planos | Plano Contas;

2.Editar uma conta. Deverá ser uma conta que se pretenda que movimente IVA;

3.Indicar a classe de IVA a ser usada no lançamento, no campo Classe IVA;

4.Gravar;

5.Aceder à opção Movimentos em, Contabilidade | Movimentos;

6.Criar um ‘Novo’ documento;

7.Lançar a conta previamente configurada.

Imediatamente depois de lançar a conta com a classe associada, com o respectivo valor da
base de incidência, a conta de IVA definida na classe é lançada sendo calculado o seu valor
automaticamente a partir do valor da conta origem (aplicando a taxa definida na classe de
IVA).

Ao indicar na zona de documentos um Documento que tenha configurado lançamentos

automáticos será carregado o movimento predefinido na zona dos movimentos de
Ordem/Geral/Analítica.
2.4 Impressão dos mapas obrigatórios (Balanço, Demonstrações dos
resultados, Anexo, Modelo 22 e IES)

O apuramento de IVA é efectuado de uma forma completamente automática, através da

geração de um ou mais documentos. A frequência do apuramento está de acordo com o
regime/periodicidade do IVA que o sujeito passivo se encontra enquadrado (mensal ou
trimestral).

Para efectuar o apuramento do IVA deve executar os seguintes passos:

1.Aceder à opção Apuramentos em, Contabilidade | Apuramentos | IVA;

2.Seleccionar o Exercício Económico (por omissão sugere o ano de trabalho);

3.Seleccionar o Lançamento (apenas disponíveis os Lançamentos com a opção "Tratamento

Fiscal" activa);

4.Seleccionar o período para o qual pretende efectuar o apuramento (mês ou trimestre

conforme o regime do IVA). Por omissão, o período seleccionado corresponde ao mês da
contabilidade. No caso do regime trimestral, o documento será gerado no último mês do
trimestre seleccionado. A descrição do documento estará de acordo com esse período (Ex.:
“Apuramento de IVA - Março“);

5.Seleccionar o dia no qual o documento será gerado (por omissão, corresponde ao último dia
do mês no qual o documento será gerado);

6.Seleccionar o Apuramento (por omissão, sugere o definido nos parâmetros de configuração

do apuramento do IVA);

7.No caso da opção "Visualizar Valores ao Câmbio Histórico" se encontrar seleccionada, será
necessário definir a moeda de apuramento;

8.Seleccionar o diário e o documento, assim como os respectivos numeradores (por omissão,

será sugerida a configuração definida no Apuramento);

9.Definir as opções de apuramento:

- Imprimir documento gerado: quando seleccionado emite o documento de apuramento do

IVA gerado;

- Lançamentos linha a linha: quando seleccionado o saldo das contas apurar é efectuado
individualmente;

10.Confirmar.
O Modelo 22 é uma declaração anual de rendimentos IRC. A sua emissão, no PRIMAVERA
Fiscal Reporting, pode ser realizada mediante inserção manual dos dados nos diversos campos
da declaração (para empresas criadas directamente no PFR e sem ligação ao ERP PRIMAVERA),
ou mediante sincronização de informações com o módulo de Contabilidade do ERP.

Apesar de existirem estes dois tipos de preenchimento dos dados da declaração, o modo de
processamento é exactamente igual.

A demonstração dos resultados por funções, quando apresentada juntamente com as demais
demonstrações financeiras, contribui para os objectivos destas ao divulgar de forma específica
os componentes do resultado líquido que sejam significativos para uma avaliação do
desempenho da entidade. Desta forma o módulo de Contabilidade disponibiliza as
ferramentas necessárias para a elaboração da demonstração.

A Contabilidade PRIMAVERA disponibiliza um vasto leque de mapas legais e de gestão. Todos

os mapas disponibilizados foram elaborados com recurso ao Configurador de Mapas. Através
desta ferramenta pode, se desejar, e de acordo com as necessidades específicas, alterar os
mapas que são fornecidos com a aplicação ou criar novos mapas. Estes mapas estão divididos
em três categorias:

Mapas Legais - cuja entrega no encerramento do exercício é obrigatória e dos quais se

salienta-se o balanço e demonstração dos resultados;

Mapas Gestão - destinam-se a fornecer apoio à gestão através da disponibilização de diversos

indicadores relativos ao exercício;

Mapas Analítica - fornecem apoio à contabilidade analítica

2.5 Análise da documentação obtida
Disponibilizar diversas análises em forma de balancetes de contas analíticas. Permite também
visualizar as contas que estiveram na origem dos lançamentos das contas analíticas. É possível
obter também uma vista inversa, ou seja, as reflexões para analíticas que cada conta da geral
gerou.

As análises disponíveis são:

Período (análise dos valores no intervalo de tempo entre o mês/ano inicial e o mês/ano final);

Acumulado (análise dos valores no intervalo de tempo entre o mês 0 do ano inicial e o
mês/ano final);

Período e Acumulado (confronto das duas análises anteriores);

Anterior, Período e Acumulado (confronto entre uma análise do período entre o mês 0 do ano
inicial, com a análise do Período e Acumulado).

Esta análise encontra-se disponível a partir do menu Contabilidade | Exploração | Análises

Legais e de Gestão | Análise Analíticas, separador "Balancetes de Analíticas".
3 Bibliografia

PKB Primavera Knowledge Base