Estrutura Organizacional

CRM
 Estrutura Organizacional

Título do documento

Sumário

1. Introdução .................................................................................................................................................. 3
1.1. Objetivos do Treinamento .......................................................................................................................... 3
1.2. Conceito ..................................................................................................................................................... 3
1.3. Processo e Acesso..................................................................................................................................... 4
1.4. Cadastro de usuários do CRM ................................................................................................................... 5
1.5. Cadastro ..................................................................................................................................................... 8
1.6. Cadastro de Estrutura de Negócio ............................................................................................................. 12
1.7. Funcionalidades ......................................................................................................................................... 14
2.0. Conclusão .................................................................................................................................................. 17

2 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

1. Introdução

Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento de Estrutura Organizacional do curso CRM.

1.1. Objetivos do Treinamento

Ao término deste treinamento você terá conhecido mais sobre:

 Conceito da Divisão hierárquica das organizações.

 Detalhamento do Controle de Acesso.
 Cadastro de Usuários e Vendedores no CRM.
 Cadastro de Unidade de Negócios e Estrutura de Negócios.
 Cadastro de Equipe de Vendas.
 Funcionalidades de Recortar, Colar e Reprocessar.
 Funcionalidade de Compartilhamento de Registros.

1.2. Conceito

Versão 12.0 3
 Estrutura Organizacional

Título do documento
1.3. Processo e Acesso

Agora, você irá conhecer mais sobre o Processo, Divisão Hierárquica e Controle de Acesso do CRM.

Fluxo do Processo

Para iniciarmos o processo do CRM, é necessário estruturarmos os seguintes cadastros:

 Usuários do CRM.
 Vendedores.
 Unidades de Negócios.
 Equipes de Vendas.
 Estrutura de Negócios.

Após toda essa estruturação, é possível controlar de forma eficaz o processo de compartilhamento e registros.

4 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

Conceito da Divisão Hierárquica das Organizações

A divisão hierárquica das organizações consiste na ligação entre as orientações estratégicas da organização e sua
forma de atuação no mercado, que pode ser definida através das relações de dependências hierárquicas.

É essa visão que a Estrutura de Negócios do CRM contempla, garantindo sempre a integridade, privacidade e segurança
das informações cadastradas.

Detalhamento do Controle de Acesso

O Controle de acesso é um modelo de segurança que visa a proteção da integridade, da privacidade e da segurança das
informações cadastradas no módulo SIGACRM, suportando de forma colaborativa o acesso às informações do sistema.

Exemplo Controle de Acesso

Neste exemplo, temos o registro de uma oportunidade de vendas na qual o usuário João é dono, ou seja, ele possui o
controle total do registro. Em alguns processos comerciais é necessária a participação de outras pessoas para
conquistar a venda. Desta forma, o João precisa que o usuário Carlos faça, por exemplo, uma demonstração do
produto ofertado. Assim, o João atribuiu o acesso de visualização da sua oportunidade para o Carlos, para que ele
conheça melhor os detalhes da comercialização.

Por causa de seu perfil dentro da estrutura, o João poderia liberar o acesso de alteração de sua oportunidade para outro
usuário, neste caso, exemplificado pela Ana.

1.4. Cadastro de usuários do CRM

Agora você irá conhecer os folders presentes e como os preencher para realizar o Cadastro de Usuários do CRM.

Folder: Cadastrais

O cadastro de Usuários do CRM é utilizado para manter o controle do permissionamento dos registros e dos processos
no CRM.

Para realizar o cadastro de Usuários de CRM, acesse: CRM / Atualizações / Administração / Negócio / Usuários do
CRM, clique em Incluir e preencha os campos:

 Usuário - Será exibida uma consulta padrão proveniente do cadastro de Usuários do Configurador (SIGACFG).
Selecione o usuário que deverá ter acesso ao CRM.
 Status - Defina se o usuário está ativo ou inativo para utilizar a aplicação.

Os demais campos do folder Cadastrais serão preenchidos automaticamente pelo sistema quando o usuário for
incluído na estrutura de negócios.

Versão 12.0 5
Estrutura Organizacional

Título do documento

6 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

Folder: Integração com o Exchange

No folder Integração com o Exchange é possível determinar algumas regras no processo de integração do Protheus
com o Exchange pertinentes à rotina de Atividades do CRM.

É possível determinar, por exemplo, se haverá sincronização e/ou importação de Compromissos, Tarefas e Contatos,
bem como, o período e o tempo de sincronização, além do usuário e o e-mail do Exchange em que a integração será
efetuada.

Versão 12.0 7
 Estrutura Organizacional

Título do documento
Folder: Outros

No folder Outros o campo Diretório do caminho da imagem grava de forma automática o caminho local raiz das
imagens anexadas ao e-mail na rotina de Atividades.

1.5. Cadastro

Agora você irá conhecer mais sobre os cadastros e campos referentes aos Vendedores, Unidades de Negócios e
Equipes.

Vendedores

O cadastro de Vendedores no sistema é imprescindível para realizar o cálculo e o controle das comissões sobre as
vendas dos produtos de uma empresa, no qual, pode ser criado um critério próprio de identificação para cada vendedor
e possibilitar a divisão de vendedores por região ou por promoção de um produto. O vendedor é também um
representante na administração de vendas.

Para realizar o cadastro de Vendedores, acesse: CRM/Atualizações/Administração/Negócio/Usuários do CRM,

clique em Incluir e preencha os principais campos apresentados.

É importante ressaltar que caso seja cadastrado um vendedor que não possua acesso ao cadastro de Usuários do
CRM, ao confirmar a inclusão, ele será incluído automaticamente no cadastro de Usuários do CRM.

8 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

Cadastro de Vendedores: Campos

O cadastro de Vendedores é dividido em Folders para dividir os processos no preenchimento, por exemplo:

 Vendas: São informados os dados de identificação do vendedor, como: código, nome, dados de endereço e contato,
informações de comissionamento, hierarquia, entre outras.
 Handheld: Esta pasta é reservada às empresas que utilizam o dispositivo de Handheld, para informar os dados
relativos aos vendedores e a empresa.
 Pagamento de Comissão: São informados os dados e a forma de pagamento da comissão do vendedor.
 Integração com o Exchange: São apresentados os campos para configurar a integração do Protheus com
Exchange. Se o usuário não possuir cadastro de Usuário do CRM, o sistema considerará as configurações do
cadastro do vendedor.
 Outros: Apresenta outras informações cadastrais sobre os vendedores, como por exemplo, se usa ou não handheld.

Versão 12.0 9
 Estrutura Organizacional

Título do documento
Unidades de Negócios

Este cadastro permite o controle das unidades de negócio da própria empresa, como: filiais, franquias e revenda. Este
cadastro será relacionado com a Estrutura de Negócios e com as Oportunidades de Vendas.

Para realizar o cadastro de Vendedores, acesse: CRM/Atualizações/Administração/Negócio/Unidades de Negócio,

clique em Incluir e preencha os respectivos campos.

Cadastro de Equipes de Vendas: Folder Cadastrais

Para realizar o cadastro de Equipes de Vendas, acesse: CRM / Atualizações / Administração / Negócio / Equipes de
Vendas, clique em Incluir. No folder Cadastrais preencha os seguintes campos:

 Equipe - Preencha o código da Equipe de Vendas,

 Descrição - Preencha a descrição da Equipe de Vendas,
 Status - Neste campo é possível definir se a equipe está ativa ou inativa.

O campo Equipe Superior é preenchido de forma automática pelo sistema após a inclusão da equipe na Estrutura de
Negócios.

10 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

Cadastro de Equipes de Vendas: Folder Cadastrais

A rotina de Equipe de Vendas define os acessos da equipe de vendas de representantes às informações de algumas
entidades do CRM.

Uma vez definidos os níveis de responsabilidade, cada Equipe de Vendas deve ser incluída na estrutura de negócios.

Cadastro de Equipes de Vendas: Folder Comercial

No folder Comercial são definidos os valores de Desconto e Acréscimo nas propostas para membros da Equipe de
Vendas.

Preencha os campos:
 % Max Desc.: é definido o percentual máximo de Desconto permitido nas propostas para os membros desse grupo.
 Vlr.Max Desc.: Valor máximo de Desconto permitido nas propostas para os membros desse grupo.
 % Max Acr.: Percentual máximo de Acréscimo permitido nas propostas para os membros desse grupo.
 Vlr Max Acr.: Valor máximo de Acréscimo permitido nas propostas para os membros desse grupo.

Versão 12.0 11
 Estrutura Organizacional

Título do documento

1.6. Cadastro de Estrutura de Negócio

Agora, você irá conhecer o Parâmetro e Estrutura do Cadastro de Estrutura de Negócio.

Parâmetro

Para o correto funcionamento da Estrutura de Negócios, é necessário que o parâmetro lógico MV_CRMESTN seja igual
a True.

Este parâmetro deverá ser preenchido com True apenas na utilização do Protheus 12. Caso contrário, seu conteúdo
deverá ser igual a False.

Este parâmetro determina se a estrutura de negócios está implantada no sistema.

12 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

Estrutura

A rotina de Estrutura de Negócio permite organizar, de forma hierárquica, as Unidades de Venda/Negócio, grupos de
representantes e representantes de uma estrutura de negócio.

A estrutura de negócios define a visão e o acesso aos registros. Por exemplo: o usuário que está no topo da estrutura de
negócios visualiza as informações incluídas no sistema pelos usuários que estão abaixo no nível hierárquico.

Versão 12.0 13
 Estrutura Organizacional

Título do documento

Visões e Acessos

Neste exemplo de estrutura, a usuária “Sumara” enxerga todos os usuários, bem como seus registros, pois, ela está no
topo da estrutura. Já o usuário Marcelo, que é um gerente comercial, enxerga apenas a sua equipe composta pela Camila
e Rodrigo. No caso da Camila e do Rodrigo eles não se enxergam e cada um tem acesso apenas aos seus próprios
registros, pois ambos estão no mesmo nível hierárquico.

1.7. Funcionalidades

Agora, você irá conhecer as funcionalidades disponíveis no CRM.

Recortar e Colar

As funcionalidades de Recortar e Colar têm o objetivo de facilitar manutenções na Estrutura de Negócios. Com estas
funcionalidades é possível mover partes da estrutura, tais como: unidades inteiras, grupos e usuários.

Para utilizar a funcionalidade de Recortar, basta selecionar o registro, clicar com o botão direito e selecionar a opção
Recortar. Feito isso, na descrição do registro aparecerá a palavra (Recortado).

Para utilizar a funcionalidade de Colar, basta selecionar o local em que os registros deverão ser colados, clicar com o
botão direito e selecionar a opção Colar.

14 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

Reprocessar

A funcionalidade de Reprocessar tem o objetivo de atualizar registros que não estejam cadastrados na tabela AO4.
Esta tabela é de controle interno do CRM, que permite a identificação das informações a qual o usuário logado possui
acesso.

Por exemplo: suponhamos que um cliente que já possuía o CRM Protheus, migrou para versão 12, ou seja, este cliente
já tinha uma estrutura comercial cadastrada, mas a tabela AO4 não está preenchida. Neste caso, basta acessar a
estrutura de negócio e clicar no botão Gerar. A estrutura será reprocessada e os registros serão cadastrados de forma
automática na tabela AO4, de acordo com o nível da estrutura dos usuários.

Versão 12.0 15
 Estrutura Organizacional

Título do documento

Compartilhamento de Registros

A funcionalidade de Compartilhamento de Registros permite, a determinados usuários, atribuir ou retirar acessos de

registros.

Neste exemplo, temos a usuária Sumara que possui controle total do registro. Neste caso, a Sumara liberou para a
usuária Nivea os acessos de Visualizar, Alterar e Excluir o registro. Para o usuário Ruan, a Sumara liberou o acesso de
Controle Total. Isso significa que o Ruan pode atribuir ou retirar acessos desse registro para determinados usuários.

Compartilhamento de Registros: Campos

Vamos agora, entender melhor os campos da rotina:

 No campo Usuário, informe o código do usuário que possui privilégios no registro.

 No campo Nome, informe o nome do usuário que possui privilégios no registro.
 O campo Controle Total fornece o direito de controle total do registro. Isso significa que o usuário pode gerenciar os
direitos de acessos de outros usuários que tenham acesso ao registro.
 O campo Visualizar fornece o direito de visualização dos registros de determinada entidade do sistema.
O campo Editar fornece o direito de alteração dos dados dos registros de determinada entidade do sistema.
 O campo Excluir fornece o direito de exclusão dos registros de determinada entidade do sistema.
 O campo Compartilhar fornece o direito de compartilhar os registros de determinada entidade do sistema para
outros usuários. Caso o usuário não tenha o controle total do registro, mas possua permissões suficientes para
compartilhar o registro, ele poderá conceder para outros usuários os mesmos direitos de acessos que possui.

16 Versão 12.0
 Estrutura Organizacional

 No campo Compartilhado por, é informe o código do usuário que atribuiu a permissão.

 No campo Nome, informe o nome do usuário que atribuiu a permissão.
 No campo Validade é possível definir uma data limite de permissão. Ou seja, quando chegar na data estipulada, o
usuário não terá mais acesso ao registro.

2.0. Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Estrutura Organizacional do curso CRM.

Neste treinamento você conheceu mais sobre:

• Conceito da Divisão hierárquica das organizações.
• Detalhamento do Controle de Acesso.
• Cadastro de Usuários e Vendedores no CRM.
• Cadastro de Unidade de Negócios e Estrutura de Negócios.
• Cadastro de Equipe de Vendas.
• Funcionalidades de Recortar, Colar e Reprocessar.
• Funcionalidade de Compartilhamento de Registros.

Versão 12.0 17