GUIA DE IMPLANTAÇÃO TOTVS

Guia de Implantação TOTVS

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1. Introdução
Quando o cliente adquire o sistema Protheus, ele na verdade está recebendo uma ferramenta que contém um
modelo de gestão para o seu negócio. A sua correta utilização auxiliará a empresa a alcançar seus objetivos
estratégicos.

A implantação do sistema consiste em colocar o Protheus em funcionamento de forma a atender as

necessidades padrões do cliente. Esse serviço será conduzido dentro de uma metodologia de trabalho própria que
define as atividades a serem executadas durante o projeto de implantação do sistema, a sequência em que essas
atividades devem ser realizadas, as pessoas e recursos envolvidos e como serão feitos os controles dessas atividades
para garantir os melhores resultados.

2. Equipe de trabalho e papéis desempenhados no projeto

É importante lembrar que o projeto de implantação é um trabalho feito a “quatro mãos”, ou seja, ele é
desenvolvido pela equipe de implantação da TOTVS em conjunto com a equipe do cliente, e em alguns casos com
participação de terceiros.

O cliente é o principal responsável pelo projeto, pois é ele quem busca, através do uso do sistema
Protheus, incrementar a produtividade de suas operações cotidianas. Ele divide a função de gerenciamento com a
TOTVS, visto que cabe a ele viabilizar recursos essenciais para o andamento do projeto, como equipamentos,
banco de dados, instalações e usuários. O cliente também é o responsável por cobrar de seus usuários os resultados
da utilização do sistema.

A TOTVS fica responsável pela transferência do conhecimento de operação do sistema. Seus consultores
conduzirão todas as etapas da implantação e orientarão os usuários quanto à melhor forma de utilização do sistema
para atender à realidade do negócio do cliente.

Sendo o cliente o principal responsável pelo bom andamento do projeto de implantação do sistema Protheus,
faz-se necessário identificar alguns personagens de sua equipe e os papéis que eles devem desempenhar dentro da
empresa para auxiliar no cumprimento desse objetivo.

o O primeiro deles é o patrocinador, em geral exercido pelo proprietário ou por algum membro da alta
administração da empresa. É aquele que investiu na ferramenta e que determina as metas estratégicas da
empresa. O patrocinador deve ser aquele que cobra os resultados da implantação na forma de melhoria
nos processos e de maior qualidade de informações gerenciais para a condução dos negócios. É também
responsável pela motivação de sua equipe e quem dá a última palavra a respeito de mudanças nas rotinas
de trabalho em virtude da utilização do sistema. Seu envolvimento é fundamental para o sucesso do projeto.

o Segundo, vem o gerente de projeto do cliente. Ele é um facilitador, que vai atuar como elo entre a equipe
de implantação da TOTVS e usuários do sistema Protheus. Ele deverá acompanhar todas as atividades
da implantação, verificando se os resultados de cada atividade estão conforme o planejado, e se for o caso,

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tomar as decisões necessárias para corrigir os desvios. Esse papel deve ser exercido por uma pessoa que
conheça os processos operacionais, que seja respeitada e com facilidade de trânsito e comunicação com
todas as áreas da empresa. Em geral, esse papel é desempenhado por um gerente administrativo ou
alguém do departamento de TI. Para o sucesso do projeto, é importante que essa pessoa esteja disponível
para acompanhar todas as atividades do projeto, ou seja, os resultados poderão ficar comprometidos caso
a pessoa não possa exercer de fato a função.

o O terceiro personagem na equipe do cliente é o usuário chave. Ele é a pessoa responsável pela
manutenção do funcionamento do sistema dentro da empresa. É ele que fará a replicação interna das
capacitações recebidas, e será o primeiro contato dos usuários no caso de dúvidas ou problemas com a
operação do sistema. O usuário chave será o elo entre a equipe técnica da TOTVS e usuários do sistema,
centralizando e filtrando as solicitações dos usuários antes de encaminhá-las para a TOTVS. Em geral, o
usuário chave é uma pessoa com bons conhecimentos em informática e também com conhecimentos sobre
o funcionamento dos processos de negócio da empresa. Esses usuários deverão participar da capacitação
de parametrização e capacitação de todas as rotinas que tenham relacionamento com suas respectivas
áreas, de modo a estarem preparados para repassar esse conhecimento e também para responder às
dúvidas de operação em primeira instância.

o O quarto personagem na equipe do cliente é o contador. Ele é a pessoa responsável pela configuração e
conferência de todas as informações no âmbito contábil, fiscal e tributário da empresa. Sua participação no
projeto é indispensável, e quando terceirizado, deverá estar disponível sempre que solicitado. A TOTVS
não fornece informações de cunho contábil, fiscal ou tributário, apenas realiza a capacitação deste
importante participante do projeto, para que o mesmo conduza a alimentação do sistema Protheus com as
informações necessárias. É ainda de responsabilidade do contador, toda e qualquer necessidade de
regularização da situação da empresa junto aos órgãos municipais, estaduais e federais em decorrência
da troca de sistemas. A TOTVS limita-se a fornecer qualquer documento necessário para que a operação
seja executada.

o Por fim, temos os usuários operacionais. Esses são os responsáveis pela operação direta do sistema,
realizando operações de entrada de dados e transações para o cumprimento das tarefas diárias. Cada
usuário operacional precisará conhecer em detalhes as rotinas do sistema relacionadas com as atividades
que ele desempenha. Para cumprir esse objetivo, é essencial que haja comprometimento no aprendizado
das informações passadas pelo operador do sistema durante a capacitação interna. São esses usuários
que mantêm o sistema em funcionamento, e sua preparação é fator crítico para o sucesso do projeto.

Agora, representando a TOTVS, temos outros três personagens: O primeiro deles é o Gerente de Projeto
(GP). O trabalho do Gerente de Projeto é a gestão do projeto e suas principais atividades são: Planejar as atividades,
monitorar e controlar suas execuções verificando se os resultados de cada atividade estão conforme o planejado, e se
for o caso, tomar as decisões necessárias para corrigir os desvios. Ele é também o principal contato entre o cliente e a
TOTVS. É dele a responsabilidade pelo sucesso do projeto.

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Em seguida temos o consultor de implantação da TOTVS. Ele realiza a execução das atividades do projeto
de implantação que são de responsabilidade da TOTVS. Conforme a extensão do projeto pode ser necessária a
participação de outros consultores de implantação, dividindo as atividades do projeto. A área de serviços de
Implantação da TOTVS, dispõe de consultores para atender o cliente que estiver em processo de implantação do
sistema Protheus, no que se refere às dúvidas e orientação de arquivos de dados a serem migrados, bem como
quaisquer orientações sobre o andamento do projeto.

Após o período de acompanhamento da implantação, os usuários continuarão a contar com toda a assistência
da TOTVS no que se refere a esclarecer suas dúvidas, reportar problemas e sugerir melhorias no sistema. Esse trabalho
é feito pelo Suporte Técnico da TOTVS que, através de um moderno sistema de atendimento eletrônico, onde as
solicitações dos usuários são registradas por meio da internet, presta todo o apoio necessário para garantir o bom
funcionamento do sistema na empresa do cliente. O atendimento de todos os eventuais erros apresentados pelo
sistema sempre será realizado pelo Suporte Técnico da TOTVS.

As Sugestões de Melhorias encaminhadas a TOTVS via chamado técnico no portal, onde são avaliadas por
uma equipe de analistas de negócios que decidem se a sugestão feita tem potencial oportunidade de melhoria para os
processos de negócio do Protheus, gerando maior produtividade e controle ao negócio do cliente.

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3. Etapas da Implantação
Para facilitar o gerenciamento, a implantação do sistema Protheus é dividida em etapas. As atividades de cada
etapa do projeto de implantação a serem desempenhadas pela equipe do cliente e pela TOTVS, estão descritas no
Plano de Implantação (recebido juntamente com este guia) e demais documentos utilizados pelo Consultor de
Implantação nas etapas: Workshop Processos da Solução, Parametrização e Migração, Capacitação, Visita de
Inspeção e Virada. O encerramento de cada etapa é caracterizado pelo preenchimento do documento de projeto que
deve ser assinado pelo Patrocinador (proprietário/presidente/diretor) e Gerente de Projeto dando aceite na conclusão
da etapa.

O fluxograma a seguir mostra como essas etapas estão relacionadas. Logo após, apresentamos um resumo
das atividades desenvolvidas em cada etapa.

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Iniciação
Essa etapa marca o primeiro contato da equipe de implantação com o cliente, que recebe diretrizes sobre o
que deve ser preparado para iniciar o projeto. Entre os requisitos necessários estão à preparação do servidor de banco
de dados, das estações de trabalho, das impressoras, e também da rede lógica e elétrica e a instalação do sistema
Protheus no servidor e nas estações de trabalho. A instalação do banco de dados no servidor deverá ser
providenciada pelo cliente.

No caso do cliente ter contratado o ambiente em Cloud, esta etapa de iniciação será utilizada para criação e
disponibilização deste ambiente pela TOTVS, passando ao cliente as informações necessárias para o acesso ao
ambiente de produção. O gerente de projetos TOTVS auxiliará na comunicação junto ao Cloud para garantir a entrega
deste ambiente.

3.1. Abertura do Projeto, Parametrização e Migração de dados

Essa etapa contempla as atividades de ratificação do escopo de serviço contratado e definição de equipe de
trabalho. A principal atividade dessa etapa é a Reunião de Abertura do Projeto, momento em que a equipe de
implantação da TOTVS se reúne com o corpo diretor do cliente e os principais usuários do sistema. Nessa etapa ainda
ocorrerá o Workshop de Processos da Solução onde serão apresentados todos os processos e como estão
estruturados no sistema Protheus e seu gerenciamento.

Os entregáveis mais importantes dessa etapa são a validação do escopo contratado baseado na proposta
comercial e a validação do Cronograma do projeto de implantação do sistema Protheus. Ele identifica o início e
término de cada etapa, e destaca as pessoas que deverão participar de cada uma delas.

Na etapa Abertura do Projeto é realizada a Capacitação de Parametrização, que é a entrada de dados do

cliente nos cadastros básicos do sistema. Essa atividade é realizada no cliente.

É obrigatória a participação do Gerente de Projeto do Cliente e dos usuários escolhidos para participar da
Capacitação de Parametrização. Também é obrigatória a participação do responsável pela tributação ou o Contador
na Capacitação de Parametrização na parte pertinente à tributação.

A Capacitação tem caráter prático, pois o próprio usuário vai aprendendo as rotinas e preenchendo os cadastros
com os dados da sua empresa. A partir desta etapa, até a fase de Virada do projeto, será disponibilizado o Plantão de
Dúvidas por telefone para apoio na execução das atividades de parametrização, cadastros e testes. Este canal de
atendimento possui horas limitadas para utilização e por isso o cliente deverá administrar o seu uso.

Após a Capacitação de Parametrização, é responsabilidade do cliente a Execução da Parametrização,

conforme as atividades descritas no Plano de Implantação.

Na etapa Abertura do Projeto também são definidas as atividades de Migração de Dados, que correspondem
a importação dos dados do sistema atual do cliente para o banco de dados do Protheus e é realizada em duas partes:
A primeira parte, que consiste na geração dos arquivos de dados a serem migrados, e a segunda parte consiste na
importação dos arquivos com os dados a serem migrados para dentro do banco de dados do Protheus. Ambas as
atividades são de inteira responsabilidade do cliente, que deve indicar a pessoa mais capacitada/preparada para este

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fim. Ele deverá conduzir essa operação obedecendo ao layout descrito no documento Plano de Implantação. Qualquer
ajuste que se fizer necessário para atender esse layout deverá ser feito pelo próprio cliente.

Os arquivos serão validados quanto à obediência ao layout do sistema. Caso haja algum problema com o layout
ou consistência dos dados nos arquivos, o cliente deverá reportar ao analista TOTVS.

Caso o cliente opte por não realizar migração de dados cadastrais, a opção será realizar os cadastros
manualmente. Desta forma basta que o cliente indique o usuário que ficará responsável por estes cadastros e o mesmo
terá um período determinado no cronograma para realizar a digitação destas informações.

A TOTVS não se responsabiliza pela exatidão, qualidade e integridade dos dados que forem migrados para o
banco de dados do Protheus. Oferecemos os meios para que o cliente aproveite os dados já existentes e os coloque
no Sistema sem necessidade de nova digitação. Para isso, é necessário seguir fielmente o layout disponibilizado.

Em geral, os seguintes registros são migrados para o novo sistema: Clientes, Fornecedores e Produtos. O
cliente deverá fazer uma avaliação sobre quais registros deverão ser migrados e quais serão digitados novamente.

Nesse ponto vale uma observação. Grande parte dos problemas enfrentados nas mudanças de sistemas de
gestão está relacionada com dados migrados sem consistência. Dessa forma, é fundamental que todos os dados
migrados sejam criteriosamente validados pelos usuários responsáveis de cada setor da empresa do cliente,
minimizando os problemas quando o sistema TOTVS entrar em produção.

IMPORTANTE: As capacitações subsequentes para operar o sistema somente poderão ser realizadas após a
conclusão de toda a Parametrização e Migração dos Dados, pois os dados parametrizados e migrados serão utilizados
no Capacitação dos usuários.

3.2. Capacitação
Essa etapa contempla as atividades de Capacitação dos usuários chave e operacionais nos diversos módulos
do sistema. É aqui que a equipe de implantação vai transferir o conhecimento de como o usuário poderá utilizar, de
forma adequada cada rotina do sistema. Para iniciar essa etapa é imprescindível que as atividades de
Parametrização e Migração já tenham sido concluídas. Caso essas atividades sofram atrasos, será necessário alterar
o Cronograma Geral, transferindo a atividade de Capacitação para data futura, sempre observando a disponibilidade
de agenda da equipe TOTVS.

A Capacitação é dividida em duas etapas. A primeira etapa é composta de Capacitações ministradas pela
TOTVS para o usuário chave. Já a segunda etapa consiste na replicação das informações aprendidas na Capacitação
para os usuários da empresa, ou seja, aqueles que participaram das Capacitações ministradas pela TOTVS ficarão
responsáveis pela Capacitação de todos os demais usuários.

Será disponibilizado um material composto por vídeos e apostilas que trarão os detalhes do funcionamento do
sistema e deverão ser utilizadas pelos usuários chave durante este período. Conforme definido em cronograma o cliente
deverá realizar esta capacitação antecipadamente. Na sequência, os participantes fazem exercícios práticos para

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 Guia de Implantação TOTVS

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fixação do que foi explicado, podendo tirar suas dúvidas com o consultor de implantação nas datas previamente
acordadas.

A TOTVS sugere que para essas Capacitaçãos sejam escolhidos pelo menos dois participantes, sendo um o
operador do sistema e o outro o gerente de projeto ou outra pessoa que apresente facilidade de aprendizado e
transferência de conhecimento, e ainda com domínio dos processos de negócio da empresa. São eles que farão o
repasse do conhecimento absorvido nas Capacitações para os outros usuários. Sugerimos também que entre os
participantes escolhidos NÃO estejam proprietários da empresa, visto que, em geral acumulam muitas
responsabilidades e certamente terão mais dificuldade em disponibilizar tempo para replicar a Capacitação a outros
usuários.

Um alerta para a direção da empresa: para o sucesso do projeto, é essencial que todos os usuários estejam
comprometidos com o aprendizado da operação do novo sistema. Como essa é a etapa que consome mais tempo
de cada um, é muito comum haver falta de disponibilidade das pessoas para receber a capacitação e também para
praticar o que aprendeu nos dias seguintes às aulas. Dessa forma, sugerimos que a direção da empresa faça uma
reunião com todos os usuários antes de iniciar a capacitação interna, para prestar informações sobre o processo de
mudança de sistema, e também para solicitar empenho e comprometimento com os resultados do novo sistema.

Em síntese, elege-se uma ou mais pessoas para participar da etapa de Capacitação. Essas pessoas ficarão
responsáveis pela Capacitação dos demais usuários da empresa. Sugerimos que seja preparada uma sala de
capacitação na empresa, a fim de isolar os usuários no momento da Capacitação, visando maior produtividade. A
duração dessa etapa vai depender do tempo que a empresa dedicar para replicar o conhecimento adquirido nas
capacitações para todos os usuários, porém teremos no cronograma do projeto a referência de tempo limite a ser
dedicado em cada etapa.

3.3. Visita de Inspeção

Após a conclusão da replicação da Capacitação para todos os usuários da empresa, a TOTVS realiza uma
Visita de Inspeção junto ao cliente com o propósito de conferir toda a parametrização do sistema, cadastros e dados
migrados e o aprendizado dos usuários quanto a Capacitação replicada. É avaliada também a adequação das
rotinas do Protheus aos processos operacionais da empresa.

Ao final dessa etapa, o responsável da TOTVS avaliará se a empresa está preparada para passar para a
próxima etapa do projeto. Caso o resultado da avaliação seja REPROVADO será necessária uma nova Visita de
Inspeção, o que implicará em uma mudança nas datas do cronograma do projeto e/ou na próxima Capacitação, se
houver. Caso o resultado seja APROVADO a empresa será autorizada a seguir para a próxima etapa.

3.4. Virada
É a etapa onde o sistema começa a ser utilizado no cliente.

Em geral a equipe técnica da TOTVS, responsável pela virada do sistema, estará alocada no cliente na data
programada para a entrada em produção. A virada deverá ser feita em uma data que não poderá acontecer operações

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de movimentação no sistema, porém todos os usuários do sistema deverão comparecer aos seus postos de trabalho
para realizar a conferência da migração final dos dados, checando relatórios do sistema antigo com os do Protheus.

A equipe de implantação será o apoio para que a empresa possa iniciar sua operação no primeiro dia pós
virada utilizando o sistema Protheus. A data de execução deste plano de virada será apresentada no cronograma do
projeto e será confirmada entre o gerente de projeto do cliente e o gerente de projetos da TOTVS no momento oportuno.

3.5. Operação Assistida

Após a data de Virada do sistema o atendimento será transferido para o Suporte, onde o cliente continuará a
contar com todo o apoio do corpo técnico da TOTVS para tirar suas dúvidas, reportar problemas e sugerir modificações
no sistema.

3.6. Encerramento do Projeto

Após todas as ações da etapa de acompanhamento, o cliente deverá preencher o documento Termo de
Encerramento, respondendo quanto aos pontos do projeto e o mesmo deverá ser entregue assinado ao Gerente
de Projeto TOTVS para a formalização do encerramento do projeto de implantação do sistema.

4. Responsabilidades
Apresentamos abaixo uma tabela com as responsabilidades da TOTVS e do cliente para o sucesso do projeto de
implantação do sistema Protheus.

Etapa TOTVS Cliente

Iniciação 1º contato com cliente
Enviar Guia de Implantação TOTVS
Alocar DBA ou acionar Cloud para
instalação do Protheus
Instalar Protheus no servidor e
estações de trabalho
Liberar arquivo de controle de licenças
do sistema Protheus (login de acesso)
Abertura do Realizar Reunião de Abertura do
Projeto (Kickoff) projeto
Ratificar escopo do serviço contratado
Elaborar Cronograma Geral de
Implantação do Protheus junto com o
Cliente
Agendar data para Workshop de
Processos da Solução
Fazer leitura completa do Guia de
Implantação TOTVS
Eleger gerente de projeto e usuários
chave
Adquirir e configurar o servidor de
banco de dados e estações de trabalho
(quando não for Cloud)
Instalar banco de dados no servidor
Preparar instalação elétrica e lógica
para servidor e estações
Providenciar acesso à internet de banda
larga
Marcar reunião de Abertura do Projeto
(Kickoff)
Garantir a participação dos usuários
chaves na Reunião de Abertura do
projeto (Kickoff)
Elaborar Cronograma Geral de
Implantação do Protheus junto com a
TOTVS

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Etapa TOTVS
Workshop Ministrar Workshop de Processos da
Processos da Solução
Solução
Avaliar possíveis GAPs
Entregar “KIT Implantação”
Fornecer layout das tabelas a serem
migradas
Disponibilizar canais de acesso ao
“Plantão de Dúvidas”
Disponibilizar lista de atividades e
pendências
Parametrização e Realizar capacitação de
Cadastros parametrização: Transferir
conhecimento das rotinas dos
cadastros básicos do sistema
Protheus (realizado nas instalações
do cliente)
Disponibilizar aceleradores para
arquivos CNAB conforme proposta
Migração Capacitar cliente nas rotinas de carga
de dados
Validar layout e consistência dos
dados fornecidos pelo cliente
Capacitação Ministrar capacitações aos usuários
Fornecer material para
acompanhamento da capacitação
Revisão da assimilação do cliente em
relação ao conteúdo necessário para
avanço do projeto
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Cliente
Alocar todos os usuários chave para a
participação no Workshop de Processos
da Solução
Definir, em caso de GAPs, como serão
tratados
Aprovar a Especificação dos Processos
da Solução e adequação do negócio ao
novo sistema.
Fornecer os arquivos de texto com os
dados a serem migrados
Realizar todas as parametrizações e os
cadastros necessários à preparação do
sistema Protheus
Preencher todos os passos a serem
concluídos do documento Plano de
Implantação e entregar assinado ao
Gerente do Projeto TOTVS
Acionar “Plantão de Dúvidas” em caso
de dificuldades para a conclusão desta
fase
Extrair informações conforme layout
fornecido
Realizar a carga de dados do sistema
antigo para o banco de dados do
sistema Protheus usando os layouts
fornecidos
Conferir todo o conteúdo dos dados
migrados, aferindo exatidão, qualidade
e integridade das informações migradas
Participar das capacitações após
cumprir, obrigatoriamente, todos os pré-
requisitos da Parametrização e
Cadastros e Migração.
Estudar o material composto por vídeos
e apostilas das capacitações e-learning
Preparar local separado para
capacitação dos usuários
Replicar a capacitação a todos os
usuários da empresa e compartilhar o
material
Direcionar para a visita de inspeção
pontos para dirimir dúvidas a respeito
do uso do sistema
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Etapa TOTVS Cliente

Testes de Disponibilizar Roteiro de Testes de Realizar todas as atividades do Roteiro
Processos Processos que servirá como de Testes de Processos
orientação para esta fase
Agendar os horários para realização
das avaliações da Capacitação com as
equipes de cada departamento
Visita de Realizar inspeção nos cadastros Apresentar todas as parametrizações e
Inspeção básicos registrados na execução da cadastros realizados
Parametrização
Realizar os ajustes necessários
Realizar inspeção nos dados migrados identificados pelo consultor da TOTVS
durante a inspeção
Confirmar se foram feitas as
adaptações dos processos Preencher todos os passos a serem
operacionais da empresa para a concluídos do documento “Roteiro de
utilização do sistema Protheus Testes de Processos” e entregar
assinado ao Gerente de Projeto TOTVS
Realizar inspeção nos testes de
processos realizados
Avaliar o conhecimento de cada
usuário na operação das rotinas do
Protheus pelas quais seja
responsável
Gerar e enviar a TOTVS relatório de
avaliação certificando ou não o cliente
a passar para próxima etapa do
projeto que pode ser a Virada ou
próxima Capacitação
Acompanhar simulação
Individual/Integrada
Atualizar Lista de Atividades e
Pendências
Virada Executar acelerador “Limpa base” para Gerar arquivos texto para migração dos
limpar movimentos teste para a saldos do sistema antigo para o
entrada em produção Protheus
Apoiar os usuários na operação de Conferir todos os dados migrados
acompanhamento do Protheus, através de cruzamento de relatórios do
orientando quanto ao uso das rotinas e sistema antigo com o Protheus
manutenção do sistema
Efetuar lançamentos de saldos
bancários e pedidos de compra e venda
Assumir a operação das rotinas do
sistema Protheus para apoiar os
processos operacionais da empresa
Emitir relatórios do sistema e validar
suas informações
Encerramento Revisar a entrega dos escopos de Preencher a Pesquisa de Satisfação e
serviços e da solução além do assinar o Termo de Encerramento do
atendimento aos requisitos do projeto Projeto e entregar ao Gerente de
Projeto TOTVS
Transferir atendimento para Suporte
Técnico padrão através do “Portal do
Cliente”

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