TREINAMENTO ERP FLEX

Introduo
Este curso tem como objetivo apresentar o conceito e a prtica das regras de negcios de um sistema de gesto, bem como ensinar a operao e navegao no ERPFlex. O ERPFlex um sistema de gesto empresarial na web focado para pequenas e mdias empresas e que tem como objetivo controlar e gerenciar o seu negcio de forma simples e prtica e atender todas as exigncias de nossa legislao tributria. Neste curso veremos apenas os controles bsicos de gesto: oramento, faturamento, compras, estoque, custos, ordem de servios, produo, pagamentos e recebimentos. E, claro, as principais consultas que o sistema oferece. Este curso trata algumas funcionalidades no disponveis no ERPFlex START (PME), pois destina-se a todos os clientes do sistema. O ERPFlex utiliza tecnologia de software de ponta, ou seja, Cloud Computing ou Computao nas Nuvens. Este termo significa que o software executado e operacionalizado utilizando a Internet, ou seja, tudo est armazenado em um Datacenter (o ERPFlex est hospedado na Locaweb). O usurio precisa apenas ter acesso a um navegador da Internet para utilizar o software seja o Internet Explorer da Microsoft, Firefox, Chrome, Safari ou qualquer outro. Para o IOS (IPad e IPhone) e Android (Galaxy e outros) devem ser usados respectivamente o Iswifter e o Puffin. J atravs do endereo m.erpflex.com.br acessa-se qualquer smartphone ou tablet, inclusive com telas direcionadas a esse tipo de dispositivo, ou seja, menos informaes por tela. Hoje o ERPFlex desenvolvido em PHP, o Banco de Dados MySQL e as telas so programadas em Flex. Em breve, as telas utilizaro o HTML 5 com os templates Kendo UI e Bootstrap, o que permitir que sejam visualizadas em qualquer dispositivo que acesse a Internet.

Dvidas
Em caso de dvidas, recorra ao seguinte:

Clique no boto de qualquer tela. L, esto disponveis textos com detalhes de cada funcionalidade do ERPFlex. esquerda da tela, um ndice facilita a sua localizao. Veja o exemplo da tela de ajuda:

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1. Acesso ao ERPFlex
Obtido o Login e Senha siga o passo-a-passo a seguir: a- Acesse o site: http://treinamento.erpflex.com.br/index.php?v=erpflex&dt=20131112

b- Digite seu Login e Senha e em seguida clique no boto Entrar. Note o campo Data-base: este campo importante, pois se durante o seu aprendizado houver uma virada de ms, voc no ter uma viso completa dos dados. Caso isso ocorra digite o ms no qual o seu aprendizado se iniciou

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2. A Empresa
Para ilustrar o nosso aprendizado, vamos imaginar uma empresa que tem as seguintes atividades produtivas: Ministra cursos presenciais, ou seja, uma prestadora de servios. Vende e distribui livros, ou seja, tambm um comercio. Produz chaveiros, ou seja, tambm uma indstria.

3. Cadastramento da sua Empresa

Vamos iniciar o exerccio prtico, iniciando pela configurao da empresa. Entre em Miscelnea/Empresa. 1. Ao longo do exerccio voc pode transformar uma opo do menu em um cone, facilitando com isso o seu acesso. Para tal, quando estiver dentro da opo, clique em Miscelnea/Ambiente ERPFlex/Adicionar Favoritos, lembrando que h um limite de 10 cones. 2. Coloque os dados da sua empresa (se no tiver, invente). Para criar um CNPJ vlido, entre no Google e digite Gerador CNPJ. No deixe de preencher o endereo completo, inclusive Estado e Municpio. 3. Em Regime de Tributao, selecione Simples Nacional, que o regime adotado para a empresa do exerccio. 4. Informe tambm a Alquota do Simples, 12% e clique em

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4. Cadastramento de Perfis de Usurios Entre na opo Miscelnea/Autorizao/Perfis e clique em Somente o Administrador pode criar perfis de Usurios. Para cada Perfil ele determina um menu apropriado, restringindo assim o uso das opes de cada usurio. Para cada opo permitido ou no a utilizao dos botes de Incluir, Alterar, Excluir, Exportar, Imprimir, Salvar e Visualizar. Se todos os checkboxes estiverem desmarcados significa que esse Perfil tem todas autorizaes, ou seja, como se todos estivessem marcados. Inclua um perfil de Gerente que no tenha acesso a Bancos. 5. Cadastramento de novos Usurios Essa opo, tambm restrita ao Administrador, permite incluir novos usurios. Se voc tivesse acesso a mais que uma empresa, poderia aqui definir em quais delas esse novo usurio teria acesso. Para cada usurio, associa-se um Perfil. O ERPFlex no permite nomes de usurio ou e-mails repetidos, independente da empresa. Entre na opo Miscelnea/Autorizao/Usurio e clique em

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Se voc quiser se logar como o novo usurio criado, reinicie o ERPFlex e entre com o novo login e senha, lembrando que somente estaro disponveis as opes de menu e direitos definidas para ele. Existe um Perfil especial chamado Vendedor. Esse perfil tem mais uma caracterstica: cada usurio enxerga somente os clientes, oramentos e faturamentos que ele prprio criou.

6. Cadastros
Para o bom funcionamento de um sistema importante que os Cadastros sejam bem implantados. Cadastros so arquivos que uma vez implantados dificilmente se alteram. So dados dos Clientes, Fornecedores, Vendedores, Bancos, Produtos, Servios, entre outros. Produtos e Servios, por sua vez, so comprados e vendidos, gerando assim as Despesas e Receitas da empresa e a diferena entre elas o Lucro ou Prejuzo do negcio. Para melhor analisar esse Resultado cria-se uma hierarquia desses Servios e Produtos. So as Dimenses do sistema, representadas pelos arquivos de Natureza, Categoria, Subcategoria, Variantes e Ordens de Servio. Com essa diviso consegue-se ter uma viso, ao mesmo tempo, macro e detalhada do que de fato ocorreu. Abaixo um desenho que apresenta essa hierarquia de Dimenses:

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Agora entre em cada um dos Cadastros do ERPFlex, analise o leiaute de cada um e implante mais um registro. Clique no boto de cada um para melhor entender o que significa cada campo.

7. Bancos o cadastro que controla os saldos tanto do Caixa como de cada Conta Bancria com a qual a empresa trabalha, incluindo Investimento de liquidez imediata, como Aplicaes em DI. Se informa tambm dados para a emisso de Boletos e o seu envio ao cliente. Entre em Cadastros/Bancos/Bancos e veja que alguns bancos j esto cadastrados. Cadastre um Banco. O saldo desse Banco no dia da implantao era de $ 10.000,00. Digite no Saldo Anterior e no Saldo Atual o mesmo valor. A partir de agora o ERPFlex vai atualizar o saldo Atual com os lanamentos de Saque e Depsito. O Saldo Anterior somente ser alterado quando houver um processo de Limpeza de movimentos. No Balano o ERPFlex calcula o Saldo Atual a partir do Saldo Anterior mais os lanamentos at a Data At, saldo esse que evidentemente deve bater com o Saldo Atual do Cadastro de Banco, desde que a Data at posterior a todos os movimentos. Caso no bata deve-se fazer o ajuste clicando em um dos botes de Ajustar

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8. Vendedores
Agora cadastre um Vendedor. Os Vendedores podem ser vinculados ao Cadastro de Clientes e sugeridos em cada item da Nota Fiscal de Vendas. Entre em Cadastro/Cadastros Bsicos/Vendedores. Cadastre um nome de vendedora com o percentual de sua comisso.

9. Transportadoras

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Cadastre uma Transportadora em Cadastro/Cadastros Bsicos/Transportadora. Ela ser utilizada na emisso da Nota Fiscal.

10. Perfis de Clientes e Fornecedores

Antes de cadastrar os Clientes preciso cadastrar os Perfis de Clientes e Fornecedores. Cada Perfil pode ter vrios itens, que sero as opes a serem selecionadas para classificar os clientes e fornecedores. O Perfil muito usado nas Estatsticas de Vendas e no envio de maladireta. No menu Cadastro/Cadastros Bsicos/ Perfis de Clientes e Fornecedores, inclua: a. Perfil: Ramo de Atividade b. Mantenha marcada a caixa Visvel no site (CRM) c. Insira os itens: Comercio, Industria e Servios

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Alguns perfis podem ter utilizao interna e no so vistos no site. Este o caso do perfil Situao.

11. Legendas de Campos Adicionais

Ainda antes de cadastrar os Clientes, vamos ajustar algumas legendas dos campos adicionais que sero utilizados no cadastramento. Cada campo Legenda pode ter o seu titulo e seu formato customizado. Os formatos so: texto, numrico, data e escolha (combo-box). V em Cadastros/Ferramentas Sistema/Parmetros/Legenda/Clientes e inclua mais uma legenda para clientes:

12. Clientes Agora sim, vamos cadastrar um Cliente em Cadastro/Cadastros Bsicos/Clientes.

13. Fornecedores

TREINAMENTO ERP FLEX Agora, cadastre um Fornecedor em Cadastro/Cadastros Bsicos/Fornecedores, lembrando que qualquer despesa (impostos, funcionrios, carto de crdito) lanada como Compra ou Despesa, logo necessita de um Fornecedor.

14. Naturezas Em Cadastros/Produtos e Servios/Naturezas, cadastre uma Natureza de Despesas. Leia a Ajuda, pois esse um dos cadastros mais importantes do ERPFlex.

15. Categorias e Subcategorias Acesse Cadastros/Produtos e Servios/Categorias/Subcategorias e cadastre uma Categoria e Subcategoria. Lembre-se que elas esto amarradas ao Produto, ou seja em uma movimentao no tem como altera-las. Uma vez alteradas no Cadastro de Produtos, todas as

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TREINAMENTO ERP FLEX movimentaes anteriores Categoria/Subcategoria. passaro a aparecer na nova

16. Variantes As Variantes so derivativos de um produto/servio, usadas para diferenciar cores, tamanhos, padres e at lotes ou almoxarifados. No h limites de Variantes para um produto nem de opes para uma Variante, mas no recomendvel ter um nmero superior a 10 opes para cada Variante . A grande vantagem da utilizao das Variantes na Loja Virtual, pois o Produto passa a aparecer uma nica vez e as Variantes so mostradas somente quando ele clicado. Com isso no se polui a vitrine da loja. Fora isso, cada Variante pode ser considerada como um Produto normal, com seu saldo em estoque, custo e preo. Acesse Cadastros/Produtos e Servios/Variantes e inclua uma nova variante.

Entre em Cadastros/Ferramentas do Sistema/Parmetros na aba Produtos/Variantes e veja que h duas formas de selecionar-se as Variantes quando se movimenta um Produto. Ou mostrando todas as opes ou mostrando apenas as Variantes e solicitando que a opo seja selecionada. Recomenda-se o segundo mtodo quando houverem muitas variantes. Nas telas de Sada

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(Faturamento, Receita, Requisio) so apresentadas as Variantes que tem Saldo em Estoque. Nas Entradas (Compras, Despesas, Produo), todas.

17. NCM O NCM (Nomenclatura Comum de Mercadorias) uma tentativa de se padronizar mundialmente os cdigos de produtos, principalmente para questes fiscais. Esse cadastro Universal, mantido pela TI Educacional, mas se o usurio fizer uma alterao em um NCM, esse registro passa a ser de uso exclusivo de sua empresa. Essas informaes facilitam muito o posterior cadastramento dos Produtos, pois basta selecionar, como veremos, o seu NCM. Os CST (Cdigo de Situao Tributria) padro so aqui cadastrados. Esse cadastramento feito em Cadastros/Configuraes Fiscais/NCM

18. Produtos
Agora sim, podemos cadastrar os Produtos. Entre em Cadastros/Produtos e Servios/Produtos e cadastre um produto qualquer:

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E navegue nas vrias abas. Aba Dados tributrios:

Aba Variantes d. Transfira para o lado direito a uma variante.

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Clique em Gravar. Ser aberta a janela das Variantes. A Variante Padro usada para os itens que no tem variante. Na Variante digita-se os dados especficos de cada uma, como Custo Std, Preos, Saldos iniciais, etc.

O ERPFlex aceita vrias Tabelas de Preos, que so usadas em funo do cliente que est sendo faturado (varejo, atacado, consumidor final, parceiro, etc). No cadastr0 de Clientes informa-se qual a Tabela a ser usada para ele. E em Cadastros/FerramentasSistema/Parmetros/Legendas/Tabelas de Preos informase os nomes das Tabelas. Se no Cadastro de Clientes no for informada nenhuma Tabela especfica, assume-se a Padro. 5. Grave e clique em Sair.

19. Servios
Ao ser criada uma nova empresa o ERPFlex j abre uma srie de Servios que certamente sero necessrios. Os mais importantes so Impostos e despesas da Folha de Pagamento. As diferenas entre um Produto e um Servio so: - Via de regra (se a Natureza da Compra for Estoque e no tiver OS) Produto quando comprado vai para o estoque, para depois ser vendido ou requisitado e a sim ir para CMV (venda ou quando a Compra ou Requisio tiver OS), Despesa ou Investimento (dependendo da Natureza). Servio nunca vai para Estoque. - A Nota Fiscal Eletrnica de Produto Modelo 55. De Servio 00. - Servio s pode ser controlado por uma OS (Ordem de Servio). Produto por uma OP (Ordem de Produo). Em Cadastros/Produtos e Servios/Servios, inclua um Servio:

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Recapitulando: 1234Qual a finalidade do Cadastro Perfis de Clientes e Fornecedores? Porque no Cadastro de Bancos, temos a subdiviso de Carteiras? Qual o objetivo do Cadastro de Naturezas? Como funcionam as Variantes?

20. Parmetros para emisso das notas fiscais

Agora v para Cadastros/FerramentasSistema/Parmetros/Faturamento e Compras/Faturamento e veja como so definidos os Impostos que so retidos nas Notas Fiscais com as respectivas alquotas . Como a empresa do SIMPLES coloque zero em todos os percentuais IRRF, PIS, COFINS, CSLL e INSS.

Veja tambm a aba dos Valores Padro tanto do Faturamento como de Compras

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21. Parmetros (C19)

Os Parmetros servem para customizar o sistema s caractersticas e necessidades de cada usurio. um conjunto enorme de especificaes que so feitas por ocasio da implantao do sistema. Dependem do segmento em que a empresa trabalha, do seu porte, do Regime de Tributao, do design de telas desejado, enfim adequa o sistema forma como ela quer trabalhar. claro que depende tambm da cabea de seus dirigentes! Analise os Parmetros de sua empresa, sempre usando o boto para melhor entender o significado de cada um. Recapitulando: 1- Porque existe o Parmetro Indicador de Bloqueio de Saldos? 2- Para que serve o Parmetro Permite Estoque Negativo? 3- Onde informo as alquotas do IRRF, PIS, Cofins, CSLL e INSS a serem usadas nas Retenes desses Tributos? 4- Para que servem os parmetros informados na aba Legendas? Com isso, encerramos a parte dos Cadastros Bsicos necessrios para a realizao dos Lanamentos que sero feitos a seguir, divididos em Servios, Comrcio e Indstria.

22. Ordem de Servio

A Ordem de Servio tem como principal objetivo controlar o faturamento e os custos de um Projeto, um Evento, enfim uma ao de um determinado Servio. Exemplo: um determinado curso, um projeto de customizao, uma determinada obra, uma festa, uma consultoria em um cliente. Ela tem um tratamento um pouco diferente de uma Ordem de Produo. A Ordem de Produo trata um Produto e sua finalizao se d atravs de uma Produo gerando uma entrada nos estoques. Como insumos ela pode receber uma requisio de um

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TREINAMENTO ERP FLEX produto (matria prima ou mesmo um semielaborado) ou uma compra de um servio a ela dedicado (um trabalho terceirizado, um servio especfico, etc). Mas na apropriao ao Resultado e na concluso que a OS difere da OP. Todos os custos da OS, seja uma compra de servio, seja uma compra de produto com OS, seja uma requisio entram no Custo dos Servios Vendidos (CMV) no ms em que ocorre essa movimentao, independente se a OS foi concluda. E o faturamento nem sempre feito na concluso de uma OS. Pode ser antecipado ou no decorrer de sua execuo. De qualquer forma o faturamento vai para o Resultado no ms das datas de emisso das Notas Fiscais. Por outro lado, a qualquer momento pode-se emitir um relatrio completo da OS com todas as suas despesas e receitas, independente do ms em que foram lanadas e inclusive comparando esses valores com o oramento daquele servio.

Recapitulando: 1- Como se apura o Resultado de uma OS? 2- De que maneira uma OS pode receber materiais que ela consumiu? 3- O resultado de uma OS no DRE de um determinado ms 100% correto, independente de qualquer coisa? 4- O que diferente na tela de Faturamento quando se trata de uma OS?

23. Compras e Faturamento

Os processo de Compra e Faturamento seguem os seguintes Fluxos:

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Servio

PRODUTO/ SERVIO

Produto

Sim

TEM N OP TEM N OS No

Sim

TEM OS ou NAT#Estoque

SOMA NA OP
Produz-> Estoque NaVenda: CMV

Sim
CMV

SOMA NO ESTOQUE Requisio ou Venda(CMV)

Req

DESPESA
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Recapitulando: 1- Qual a principal diferena entre um Produto e um Servio. 2- Qual a diferena entre Custo (CMV) e Despesa? E entre Custo, Despesa e Investimento? 3- Quais as diferenas entre uma OP e uma OS? 4- Posso dar entrada em um Produto sem que ele passe pelo Estoque?

24. Digitao de Movimentos

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TREINAMENTO ERP FLEX E agora sim vamos digitar alguns movimentos no sistema. A rigor, o usurio precisa digitar diariamente apenas os seguintes movimentos: Compras, Oramentos, Faturamento, Pagamentos, Recebimentos, Aberturas de Ordens de Produo e Servio, Requisies, Produo, Investimentos e Emprstimos

25. Servios
Primeiramente vamos organizar um Curso de Gesto Empresarial para um Cliente. Neste Curso teremos apenas duas despesas. Os livros que sero dados aos alunos e um Instrutor que ser contratado para dar as aulas. Faremos um Oramento do Curso prevendo que teremos 20 alunos. Depois de feitas as Compras lanaremos o Faturamento, que ser nico, pois os alunos pertencem todos mesma empresa. Finalizando analisaremos o resultado Real comparado com o Orado. 1- Entrar na opo Lanamentos/Vendas/Oramentos (vdeo C05 e P22). Clique em Incluir Avanado. Preencha os campos Nmero (pode ser qualquer numero) e Cliente (selecione o SPAventura). 2- Selecione o Servio Curso Gesto Empresarial, que o curso a ser orado. E coloque em Qtde 20. 3- Agora v para a aba Planilha de Clculo. Se tivssemos uma Estrutura desse Servio j cadastrada ela seria apresentada ao ser selecionada. Como no temos necessrio digitar os seus componentes. Clique em Incluir. Selecione o Produto Livro Gesto Empresarial com ERP. Em Fixo/Varivel marque Varivel, pois cada aluno receber o seu. Em Qtde coloque 20. Clique em OK. O Preo Unitrio $ 150,00. Aparece uma tela em branco com a mensagem Item Includo. 4- Selecione o Servio Instrutores. Mantenha o campo Fixo ou Varivel em Fixo, pois sempre teremos apenas um Instrutor, independente da quantidade de alunos. Em Qtde coloque 1. O preo unitrio $ 5.000,00. Note que poderamos ter vrias Tabelas de preos, dependendo, por exemplo, do Cliente. Clique em Ok. E clique em Sair. 5- Analise a Planilha de Clculo. Temos um Valor varivel de $ 3.000,00 (so 20 livros a $ 150,00 cada) e um Valor Fixo de $ 5.000,00 ( o preo do Instrutor). O Total de $ 8.000,00. Note que aqui os valores so os Preos de Venda de cada componente. Clique no boto , que transfere o Preo Final para a aba Cotao, ou seja, esse

o preo que ser cobrado.

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6- Volte para a aba Cotao. Esse o Oramento do nosso Curso de Gesto Empresarial para 20 alunos, ou seja, $ 400,00 por aluno, total $ 8.000,00. Opcionalmente poderamos completar com mais dados, principalmente na aba Dados Adicionais. Clique em Gravar 7- Entre na aba Recebimento, coloque tipo A Prazo e o Vencimento para daqui a um ms, em 2 parcelas e clique em Ok.

8- Clique em 9- Para controlar os Custos reais desse Curso vamos abrir uma Ordem de Servio, clicando no cone . No gere a requisio automtica dos Livros, clicando em . Ela deve ser usada quando houver uma quantidade muito grande de itens, o que gera muito trabalho de digitao.

10- Para manter a OS nesta tela preciso marcar o checkbox

no

canto inferior esquerdo. Isso porque depois de gerada a OS pressupe-se que o Oramento j est liquidado. 11- Entre em Lanamentos/Compras/Compras (P20). Como no criamos um Pedido de Compras, vamos digitar diretamente a Nota Fiscal eletrnica recebida. Clique no Boto Compras. Selecione o Fornecedor Editora Saraiva. Preencha o campo Docto. Clique no Boto Incluir. Selecione o Produto Livro Gesto Empresarial com ERP. Veja que a Natureza est selecionada em Estoque, ou seja, para l que ele vai ao dar entrada na empresa. Coloque em quantidade 100 e Preo unitrio tambm $100,00 cada esse valor j aparece, pois est cadastrado como Custo Std. Lembre-se que ns colocamos $150,00 no Oramento, o que nos dar um lucro de $ 50,00 em cada um. Gastaremos $ 10.000,00 nesta compra. Mantenha o CFOP padro 1102. Verifique que as abas IPI, ICMS, PIS e COFINS esto com os Cdigos de Situao Tributria (CST), definidos em Parmetros, corretos. Clique em Ok, veja que o item foi includo na Nota e aparece uma nova tela aguardando mais um produto. Clique em Sair. Na aba Pagamento informe que a compra foi a Vista e o pagamento feito atravs do Banco Ita. Clique em Ok. Agora clique em Gravar e a Nota aparecer no Browse de Compras. 12- Vamos aproveitar e gerar a Despesa do Instrutor. na mesma tela. Por ser um Autnomo no emitiu Nota. Por isso clique no boto Despesas. Coloque um numero em Docto. Em Fornecedor selecione Luiz Leandrin. Clique em Incluir. Selecione o Servio Instrutores.

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Selecione a Ordem de Servio do Curso que foi orado. Note que a Natureza j est selecionada em Servios. Em Preo Unitrio coloque $ 1.500,00. Como o curso de noite o Instrutor cobrou um valor acima do Custo Standard (que de $ 1.000,00), mas como ns colocamos o valor de $ 5.000,00 no Oramento, mesmo assim haver lucro. Logo, no altere o Custo Std. Clique em Ok e aparece uma nova tela. Clique em Sair. Na aba Pagamento coloque Tipo a Prazo. Clique em Ok. Grave a Nota e clique em Sair. 13- Como no geramos a Requisio automtica, vamos faz-lo agora. Entre em Lanamentos/Servios/Ordens de Servios. Clique em lanamentos nessa OS. Clique no Boto , ou seja, vamos fazer , situado no canto

inferior direito. Coloque um nmero de Docto e selecione o Produto Livro Gesto Empresarial com ERP. Digite a Quantidade 21 ( o Instrutor pediu um livro para ele) , a OS do Curso e a Natureza Servios, pois esses livros no sero revendidos, sero dados gratuitamente aos alunos, ou seja, dentro da Natureza do Curso, que Servios. Clique em Gravar. Saia da tela Movimentao da Ordem de Servio. 14- Agora vamos faturar o Curso. Entre em Lanamentos/Vendas/Faturamento. Clique no Boto Faturamento. Em Modelo da NF selecione 00, pois se trata de uma Nota Fiscal de servio. Coloque um nmero qualquer em Docto, mas como se trata de uma Nota Fiscal Eletrnica de Servios o que valer o numero gerado pela Prefeitura. Clique no campo Oramento, abaixo da Data de Emisso. Marque Mostrar com OS Gerada. Selecione o Oramento e clique em Ok. Pea para faturar o Servio, ou seja, voc no quer discriminar os itens do Oramento. Entre na tela do Item Curso Gesto Empresarial, clicando no cone e veja que j est tudo preenchido, inclusive selecionada a OS (falta o CST do PIS/Cofins, que 08). Os dados vieram do Oramento. Clique em Ok. Veja que a aba Recebimento tambm j est correta. Saia e entre na aba Totais de Servios selecione Tipo de Tributao Tributao no Municpio; Cdigo de Servio 12345 - Treinamento. E clique em Gravar. 15- E para finalizar essa operao, saia e entre em Lanamentos/Vendas/Oramentos. Marque o checkbox Mostrar com OS gerada. Clique no cone e veja a anlise

completa da OS. Veja que deu uma Variao de Custo Unitrio do Instrutor, que cobrou acima do valor orado. E que houve uma Variao na Quantidade dos livros, o que gerou uma variao negativa de $ 100,00. Com isso o Resultado do Curso foi de $ 4.400,00

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(8.000,00 3.600,00) e no os 5.000,00 orados. Clique em Imprimir para melhor visualizar o resultado.

26. Revenda
A segunda operao trata-se de uma simples Revenda. A empresa que mandou os alunos quer comprar mais 10 livros para distribui-los entre os demais funcionrios. Veja que agora se trata de uma Nota Fiscal Eletrnica de Revenda, que estadual, modelo 55, bem diferente da Nota de Servio, modelo 00, que municipal. A Nota de Venda gera um XML, transmitido diretamente para o site da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e tem uma verso em papel, a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) que serve para acompanhar fisicamente a mercadoria. Entre em Lanamentos/Vendas/Faturamento. Clique em Faturamento. Veja que o Modelo da Nota 55 (NF-e). Selecione o Cliente SPAventura. Coloque um nmero em Docto. Clique em Incluir. Selecione o Produto Livro Gesto Empresarial. Coloque a Qtde 10. O CFOP 5102 Venda de Mercadoria Adquirida de Terceiros, o que est no parmetro. Entre nas abas do ICMS, PIS e COFINS e veja que os CSTs so os padres, definidos no NCM. Clique em OK, em Sair e na aba Recebimento coloque a Vista no Banco Itau, clique em OK e Grave a Nota. O passo seguinte enviar a nota SEFAZ, clicando no cone na Locaweb. No caso de Cupom Fiscal, o ERPFlex se integra com o software de Automao Comercial da Zanthus. , mas para isso preciso cadastrar o Certificado Digital

27. Indstria
E a terceira operao um processo industrial. Nossa empresa compra Suportes e Argolas necessrias para produzir Chaveiros. Para calcular o custo exato de uma Produo necessrio abrir-se um OP Ordem de Produo. semelhante a uma OS, mas quando concluda cria um novo Produto, que enviado ao Estoque. O custo desse Produto a soma dos custos das Requisies de Componentes e Compra de Servios apropriados OP. Feita a Produo uma parte dos itens ser vendida. Vamos tambm criar a Estrutura do Chaveiro para facilitar a abertura da OP.

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1- Entre em Cadastros/Produtos e Servios/Estruturas de Produtos e Servios. Clique em Incluir. Selecione o Produto Chaveiro e na Variante selecione Dourado. Note que a Quantidade base 1.000 (canto superior esquerdo), ou seja, esse a quantidade comumente produzida. Inclua os Componentes. Primeiramente 1.000 Argolas. Veja que o Custo Std $ 1,00. No tique Qtde fixa, pois para cada chaveiro produzido a mais necessita-se mais uma argola. Clique em OK. E depois inclua 1.000 Suportes Dourados. O Custo Std $ 2,00. Veja na parte inferior esquerda da tela que o Custo Unitrio do Chaveiro resultou em $ 3,00. Coloque em Margem 100%. Clique nos dois botes Gravar no Produto, um atualiza o Custo Std do Chaveiro Dourado e o outro o Preo da Tabela Padro, que com a margem digitada, faz com que ele fique em $ 6,00. A seguir clique em Gravar e saia desta tela.

2- Agora abra a OP. Entre em Lanamentos/Produo/Ordens de Produo. Clique em Incluir. Digite um Docto, selecione o Produto Chaveiro, Variante Dourado. D uma Descrio qualquer a essa OP. Em Qtde a produzir digite 1.000. Grave a OP. 3- Agora precisamos comprar Suportes e Argolas. Vamos antes fazer um Pedido de Compra. Entre em Lanamentos/Compras/Pedidos de Compra e clique me Incluir. Coloque um numero de Docto. O fornecedor a Fbrica Paulista de Componentes. Clique em Incluir e encomende 2.000 Argolas e 2.000 Suportes Dourados pelos custos standard, ou seja, $1,00 e $2,00 respectivamente. 4- Vamos usar o recurso de criar um formulrio desse pedido. Todos os campos precisam ser definidos no NOTE PAD para depois, atravs do COLAR ESPECIAL serem transferidos para o Word. Isso porque o Word gera caracteres especiais no texto. Antes de gerar o

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formulrio precisamos saber quais as tags que temos disponveis. Escreva no Note estes 2 textos: <VARIAVEIS> e <LISTA_ITENS_PED_XML_VARIAVEIS>. Copie-os para o Word usando o Boto Colar Especial , Texto Unicode sem formatao. Salve esse texto (com um nome qualquer), mas como tipo Rich Text Format (RTF). Agora vamos subir esse texto para o ERPFlex. Entre na opo do Pedido de Compra e clique no cone Pedido feito no item anterior. Clique no boto o arquivo que voc criou e clique em em Sair. E clique no cone , na linha do . Selecione . Confirme o envio do arquivo. Clique

neste arquivo e a seguir em Salvar. Feito o Download, abra-

o clicando sobre ele. Voc ter uma lista de vrias pginas com todas as Variveis e depois todos os itens da Lista que ser impressa linha a linha. 5- Vamos fazer um exemplo bem simples composto dos seguintes elementos: imagem, texto, varivel e item de lista.

Pedido n <SC3_DOC> Produto Quantidade Preo Valor

Abra uma nova tela no Word insira uma tabela no formato acima. Copie um logo para o primeiro quadro e no deixe de compactar a imagem para o formato de e-mail, clicando duas vezes na imagem e clicando em Compactar Imagem. Os textos podem ser inseridos diretamente no Word, desde que no se cometa erros. J as variveis devem passar pelo Note e as variveis de lista precisam ser inicializadas com <LISTA_ITENS_PED_XML>, a tag tem de ter a / final, bem como a tag de fechamento. So regras do XML. Salve em qualquer pasta, mas em Format Rich Text. Clique no Boto Enviar Pedido de Compra. Clique em Selecionar arquivo. Selecione o arquivo que voc salvou. Na mesma janela clique em Abrir. Confirme o envio do arquivo. A seguir clique no cone Modelo desejado e clique na Impressora. , selecione o

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6- Antes de efetivar a compra vamos ver como se faz a leitura de um XML de uma nota de compra. Entre em Lanamentos/Compras/Compras. Para tanto temos abaixo um XML. Clique em . Como voc no tem um XML, copie o XML abaixo para

um arquivo Note em qualquer pasta de sua mquina, para depois conseguir chama-lo nesta opo. Mas ao grav-lo coloque o tipo xml, ou seja, xxxx.xml (ao salvar altere tambem tipo para all files/Todos os arquivos). 7- A nota veio para a sua tela. Vamos efetivar a Compra, ajustando a Nota Fiscal. O Modelo da NF permanece 55. O Fornecedor a TI Educacional, cadastrada automaticamente.

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Corrija a Data. Clique em

do primeiro item. Se for Suporte Maluco (esse o nome do

Suporte no Fornecedor), informe que se refere ao seu Suporte Dourado. Acerte o CFOP e os CSTs.Veja que agora o CFOP 1101, pois se trata de uma Compra para Industrializao. Altere para 1101. No digite nada no campo da Ordem de Produo, pois o produto primeiro vai para o Estoque. Por isso mantenha a Natureza Estoque. Em Quantidade coloque 2.000. No Preo digite $ 1,00. Com isso o valor desse item ser 2.000,00. Clique em Ok. Inclua agora o Produto Suporte Dourado, mesma quantidade, 2.000, mas o seu preo $ 2,00, o que d um total de $ 4.000,00. So os mesmos CST da Argola. Clique em OK. Saia da tela de Itens e entre na aba Pagamentos. Coloque pagamento atravs de Carto de Crdito Visa.

8-

Entre em Lanamentos/Produo/Ordem de Produo. Selecione a OP do Chaveiro e clique em . A seguir clique em Argolas e 1.000 Suportes Dourados. e requisite 1.000

9- Clique agora em . Coloque um numero de Docto e clique em Gravar confirmando que foram produzidos 1.000 chaveiros. A OP est concluda e o Chaveiro Dourado entrou no Estoque pelo seu Custo real, ou seja, $ 3.000,00. Ao sair, para ver a OP no Browse preciso ticar no checkbox Mostrar OPs executadas. 10- Agora s falta vender os Chaveiros. Entre em Lanamentos/Vendas/Faturamento clique no boto Faturamento, mantenha o Modelo de Nota 55, coloque um nmero em Docto e selecione o cliente Magazine Luiza e clique em Incluir. Selecione o Chaveiro e note que somente aparece a variante Dourado, pois somente ela tem saldo em Estoque. O CFOP 5101 Venda de Produo do Estabelecimento. Coloque Quantidade 500, ou seja, no venderemos tudo agora. O preo foi pego no Cadastro de Produtos. Clique em Ok e saia da tela de itens. Na aba Recebimento coloque tipo A vista e Banco Itau e clique em Ok. Clique em Gravar.

28. Financeiro E vamos fazer uma baixa de titulo. Entre em Lanamentos/Financeiro/Contas a Receber/Ttulos a Receber. Vamos baixar o titulo do SPAventura. Nesta tela se pode ou baixar o titulo, clicando no cone e indicando em qual Banco ser feito o depsito. Tambm possvel gerar um Boleto. Para gerar o Boleto entre em Cadastros/Bancos/Bancos, digite um numero de agencia e conta. Em Dados Boleto na Linha 1 digite NF-e <NUMERO_NFE>. Essa tag trar o numero da Nota fiscal do referido boleto. 26

TREINAMENTO ERP FLEX Em Dados Boleto na Linha 2 digite Multa por atraso R$ <VALOR_MULTA>. Traz o clculo da Multa, baseado na percentagem informada na aba Carteira. Dados Boleto na Linha 3 digite Juros <VALOR_JUROS_MES> % por 30 dias. Multiplica por 30 o Juros tambm informado na aba Carteira. Preencha os campos da aba Carteira (cdigo, descrio, se cobrana registrada, % de Multa, % de juros dirio e quem enviar o Boleto). Grave. V para Lanamentos/Financeiro/Contas a Receber/Ttulos a Receber, clique em e informe da mesma forma o Banco. Se o Boleto no for registrado precisa ser enviado diretamente ao Cliente e a baixa ser feita quando do seu recebimento. Se for registrado, pode-se enviar o Boleto ao Cliente ou deixar essa tarefa para o Banco enviando o arquivo para o Banco.

Para exportar o arquivo seleciona-se os ttulos desejados clicando-se em seguir clicar em arquivo ser gerado. Para salvar o arquivo gerado clique em

,a

. Selecione o Banco e Carteira desejada e o

,selecione o arquivo , clique em e salve-o. O passo seguinte entrar no site do Banco e enviar o arquivo, lembrando que banco tem o seu procedimento. O Banco enviar o Boleto ao cliente, podendo inclusive faz-lo via DDA, se assim foi definido no contrato com o Banco. Os recebimentos ocorridos no Banco so trazidos para o sistema clicando-se em e nesse processo tanto a carteira de titulos como o saldo bancrio j so atualizados. De qualquer forma para baixar o ttulo, selecione o Banco e a Data de Baixa e clique em Gravar. Para excluir uma Nota Fiscal necessrio antes cancelar a Baixa.

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29.

CONSULTAS (C10 a C16)

Vamos ver agora as diferentes Consultas oferecidas pelo Sistema. O ERPFlex se caracteriza por ter, alm de um bom nmero de Consultas prontas e disponveis, permitir tambm que o Usurio crie as suas, mesmo tendo pouco conhecimento tcnico. E com a ajuda do Suporte da TI Educacional, consegue criar processos bem sofisticados para atender situaes que normalmente necessitariam de muitas horas de programao para o seu desenvolvimento.

30. Balano e DRE

A primeira delas est em Consultas e Relatrios/Balano e DRE. O Modelo Contbil do ERPFlex gera os Lanamentos a partir dos Movimentos que foram digitados, dispensando que se tenha que fazer a difcil classificao de contas, normalmente realizada por profissionais especializados.. Assim o Balano e o DRE so gerados a partir dos movimentos de Compras, Vendas, Requisies, Produo, Pagamentos, Recebimentos, Investimentos (o mesmo que Imobilizado) e Emprstimos (so as contas do Passivo a Longo Prazo e Patrimnio). Outra vantagem que o Balano e o DRE sempre faz o clculo do Saldo Anterior e do Saldo Atual a partir de todos os movimentos, ou seja, desde que a empresa foi criada no ERPFlex. Isso permite que se faa o Balano e DRE de qualquer perodo, bastando para isso informar a Data Inicial e a Data Final do perodo a ser tratado. Por isso essas datas so solicitadas logo na abertura do programa. A primeira tela mostra as Contas sintticas de primeiro nvel. Nas contas do Ativo e Passivo apresentado o Saldo Anterior e o Saldo Atual. J quando se clica no boto Detalhes, apresentado o segundo nvel, dependendo da linha onde estava o cursor. Assim para a linha Bancos, so apresentados os saldos de cada um. Na linha Contas a Receber os saldos de cada Cliente. Na linha de Estoques, os saldos de cada Produto. Na linha de Investimentos, os saldos de cada tipo de Imobilizado. A seguir vem uma linha com o total dos Ativos. No Passivo temos a linha de Contas a Pagar com os saldos de cada Fornecedor. E a linha de Emprstimos com os detalhes dos passivos de longo prazo e das contas patrimoniais. A seguir temos o DRE Demonstrativo de Resultado do Exerccio. No DRE as colunas de saldos apresentam apenas o total do movimento no ms. Na coluna da esquerda os valores do Faturamento. Nesta mesma linha, na coluna da direita o CMV. Na linha de baixo as demais despesas e na seguinte o Lucro/Prejuzo do perodo. O Faturamento e seu CMV e as Despesas tem no segundo nvel as Naturezas e no terceiro nvel os lanamentos. Caso se queira saber o total de despesa de um Servio, classifica-se a coluna das descries dos Servios e move-se o cursor para obter o total.

31. Consulta Multidimensional

Entre em Consultas/Faturamento/Consulta Multidimensional. Essa Consulta lembra um BI (Business Intelligence) pois apresenta os dados do faturamento em vrias dimenses e em qualquer ordem. Assim possvel analisar os 28

TREINAMENTO ERP FLEX valores do faturamento por Natureza, Categoria, Subcategoria, Produto/Servio, Cliente e Vendedor. O Perodo informado na abertura da Consulta

32. Atendimento
Entre em Consultas e Relatrios/Atendimento. Essa consulta deve ser feita quando se est dialogando com um Cliente, pois mostra todas as suas informaes. D um duplo-click no cliente SPAventura e navegue em todas as abas disponveis. L se v todas as informaes desse cliente.

33. Movimentao Financeira

Em Consultas/Financeiro/Movimentaes de Recebimentos e Pagamentos tem-se toda a movimentao financeira de cada Cliente e cada Fornecedor em ordem de Banco, Data e Sacado. Serve para verificar se um determinado recebimento ou pagamento foi efetivamente realizado.

34. Fluxo de Caixa

Na mesma partio temos o Fluxo de Caixa que mostra inicialmente os saldos dos Bancos e a seguir todos os ttulos a Receber e a Pagar e o Saldo disponvel. uma projeo do que h para receber e pagar.

35. Estoques
Em Consultas/Estoques temos trs Consultas: Produtos em Ponto de Pedido, Saldos e Movimentaes por Produto e Saldo em Estoque por Variante. H tambm uma rotina de MRP I que calcula as necessidades de materiais levando em considerao o saldo em estoque e a estrutura do produto. Gera Pedidos de Compras e Ordens de Produo.

36. Consulta via Excel

Permite que se converta as tabelas do ERPFlex para o Excel e l se use essa ferramenta. Existem converses que envolvem vrias tabelas como o DRE permitindo que se analise as Receitas, o CMV e as Despesas apresentadas na Consulta do Balano e DRE utilizando-se as Tabelas Dinmicas do Excel. Outra possibilidade transferir os clientes para uma planilha

37. Gerador de Relatrios

Disponvel em vrias telas, ao se clicar no boto Imprimir, essa funcionalidade permite que se selecione uma tabela e se tenha acesso a todos os seus campos e os campos das tabelas relacionadas. A partir dai pode-se montar relatrios, definindo as colunas, com vrios nveis de totais, em vrias sequencias, com filtros, parmetros e senha de segurana para acessos.

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38. Consulta via SELECT

H tambm as consultas via SELECT que permitem a utilizao desse comando para extrair qualquer informaes do Banco de Dados.

39. Flexcel
A consulta via FLEXCEL o uso de uma Planilha, mas dentro do sistema, permitindo que cada coluna explore as diversas tabelas do ERPFlex. Vamos usar o exemplo do Manual avanado. Observaes: Se no aparecer pode ser o link. Ou a senha. Ligao por ID no funciona. A formula tem que ser assim ($cpo006*($cpo007/100)) . No Flexcel ainda temos a funcionalidade FlexDB e a funcionalidade FlexCode. A FlexDB permite que se crie novos campos em uma Tabela, ou seja, um processo mais avanado do que os campos adicionais com Legenda prpria e semelhante s Propriedades do Processo Fiscal. J o FlexCode permite que se crie novas funes que substituem as funes nativas do ERPFlex. Faa um Pipeline dos prospects, colocando uma srie de informaes importantes para o Diretor de Vendas, mas que no fazem parte do ERPFlex.
6. Entre em Cadastros/Ferramentas Sistema/Gerenciamento FLEXCEL. 7. Clique em na janela Controles e d um nome para a Planilha.

8. Insira e confirme uma senha 9. Crie um campo Data.

10. Inclua os outros campos: a. Prospect, tipo Caracter.

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b. Status, tipo Escolha.

c. Observaes, tipo Memo.

d. Vendedor, tipo Consulta. Aqui vamos buscar um dado do ERPFlex, o que aparece o campo Nome do Registro na Tabela selecionada.

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e. Valor Previsto da Venda, tipo Numrico.

f. Porcentagem da Comisso, tipo Referncia.

g. Valor da Comisso, tipo Frmula. Essa informao no consta de nenhuma tabela, por isso vamos criar uma Frmula.

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h. Faremos agora uma Ligao por ID para obter o nome da empresa. Para isto, partiremos do campo de consulta ao Cadastro de Vendedores, utilizando o campo chamado SA3_IDEA1 como referncia. EA1 a tabela que contm o nome das empresas usurias do ERPFlex. Crie uma coluna idEmpresa, tipo Referncia. Como a coluna apenas uma ponte e no significa nada para ns, indique como Invisvel.

i. E agora crie a coluna com o nome da empresa, tipo Ligao por ID.

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11. Clique em OK e saia do gerenciador. 12. Acesse Lanamentos/Personalizados/FLEXCEL e selecione a Planilha que acabou de ser montada, informando a senha. 13. Inclua um Prospect, clicando em e veja o resultado. Caso alguma coluna fique inativa, digite a informao de uma coluna, salve, feche a planilha e abra novamente.

A planilha pode ser impressa, filtrada, classificada, exportada para Excel e ser transformada em Form e da ser impressa via Word.
14. Para exportar para o Excel, clique em .

40. Suporte Deciso Painel de Gesto

O Painel de Gesto apresenta em grficos dados da empresa de acordo com frmulas definidas pelo usurio.

41. Suporte a Deciso Data Mining

A consulta Data Mining apresenta uma srie de combinaes de dimenses, mostrando a Correlao entre cada uma e o TOTAL de todas elas. Correlao baixa significa uma fuga da regra, fator esse da mxima importncia no processo decisrio e de controle de uma empresa.

42. Workflow
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Workflow uma evoluo das telas de Consultas. Como se diz, no o usurio que procura a informao. a informao que vem at ele, atravs de um e_mail. Claro, sempre de fatos relevantes, que exigem uma atitude do Usurio. Exemplos de Workflow disponveis no ERPFlex: Compras e Faturamentos com custos ou preos unitrios diferentes dos valores standard. A variao tem que ser maior que 10%. Pagamentos e Recebimentos no realizados no seu vencimento. Atingimento das metas de despesas e receitas. Clientes e Fornecedores que fazem aniversrio no dia. Algumas mensagens so enviadas assim que ocorrer o fato gerador, outras apenas quando o usurio entrar diariamente pela primeira vez no sistema.

43. SPED e Contabilidade

O ERPFlex possui um Processo automtico de Gerao de Lanamentos Contbeis que serve tanto para a Gerao do SPED Contbil como para a emisso e posterior registro na Junta Comercial do Dirio, Razo, Balancete, Balano e DRE. Para tanto basta preencher a tela De-Para em Cadastros/Configuraes Sped/De Para Contas Sped com Contas ERPFlex. Em Cadastros de Contas cadastra-se o Plano de Contas, sendo o nosso padro o Plano Referencial da Receita Federal. Em Lanamentos/Sped/Lanamentos de Ajuste faz-se os lanamentos de abertura de Saldos e outros que porventura no so feitos de forma automtica. Em Lanamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contbil se gera o arquivo a ser enviado. Em Consultas e Relatrios/Fiscal/Emisses Arquivos SPED se emitem os vrios relatrios. De forma anloga se gera o SPED Contribuio e Fiscal.

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