Manual do Klavix

Introduo
Aplicao
O Klavix um software de aplicao ampla, voltado para empresas comerciais ou industriais de pequeno porte. Ele mantm cadastros de clientes, fornecedores, mala direta, e tambm controla estoques, finanas, contabilidade, compras e vendas. A aplicao em grandes empresas no totalmente vivel pois o Klavix no comporta a complexidade dos processos intrincados que em empresas menores seriam mais simples. Em compras, uma grande empresa dever ter diversos processos de aprovao, licitao, e outros trmites que no acontecem numa pequena empresa. No Klavix, existe um mdulo de compras simples porm muito eficiente para uma pequena empresa. Nossa experincia tem sido bem sucedida at com empresas na faixa de 150-200 funcionrios. Negcios pequenos tendem a ser pouco organizados em suas funes bsicas, como contabilidade e controle de pendncias. O Klavix pode ser uma excelente ferramenta para ajudar neste sentido, basta que se tenha um pouco de disciplina para lanar as transaes no sistema. No h controle de estoque que resista retirada no informada de uma mercadoria.

Vantagens do uso do Klavix

Simplicidade Voc pode aprender rapidamente como usar o sistema, ele bastante intuitivo e pode ser operado com um treinamento bsico de um dia ou menos. As telas possuem padres estticos e operacionais que fazem com que uma vez dominado um mdulo, os demais sejam rapidamente assimilados tambm. Baixo custo O sistema muito estvel, simples de instalar e dispensa ferramentas adicionais pagas. O banco de dados Firebird gratuito e tambm no demanda a contratao de profissionais especializados. Usando o suporte da Loureiro, voc sequer precisa de um profissional de informtica, basta um usurio que saiba copiar arquivos e mandar emails. Recursos expansveis O sistema possui uma abundncia de recursos, resultado da experincia de centenas de clientes. Voc pode ainda expandir tais recursos usando o Gerador de Relatrios, de forma a gerar praticamente qualquer tipo de informao. Pode

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exportar dados para o Excel, pode montar relatrios usando outras ferramentas, e pode se beneficiar de toda a estrutura dos bancos em SQL. Segurana operacional O Klavix documenta todas as operaes envolvendo valores e estoque, permitindo que voc possa rastrear quem fez o que, e quando. Alm disso, voc pode especificar perfis de usurios que tenham acesso restrito a determinadas funes. Segurana de dados O Klavix opera sobre banco de dados Firebird, que garante uma plataforma estvel e expansvel. possvel armazenar milhes de informaes com total segurana e rapidez. Economia Por usar um banco de dados gratuito, voc economiza com licenas de uso de banco de dados. Mas tambm economiza pelo fato do banco de dados ser autoajustvel, assim, no precisa de profissionais para balanceamento do banco ou manuteno peridica, basta fazer um backup/restore a cada ms ou semana, dependendo do volume de operaes de sua empresa. Flexibilidade O sistema comporta vrias moedas, diferentes centros de custo, vrias empresas ao mesmo tempo, vrios estoques dentro da mesma empresa, vrios usurios simultneos e pode ser acessado remotamente com o uso do Terminal Server da Microsoft.

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Histria e Arquitetura bsica do Klavix

Histrico
Tnhamos escrito um sistema complexo para ERP (da sigla em ingls Enterprise Resource Planning), ou seja, um sistema integrado de gesto usando conceitos padro no mercado. Era um sistema robusto, porm muito complexo, difcil de implantar e difcil de auditar. Cada modificao nele tomava um tempo interminvel e saa caro para os clientes. E isso acontecia com todos os sistemas de empresas concorrentes que tivemos contato. Criei um projeto fracassado chamado ECO (sigla para Easy COmmerce). Ele tinha um bsico de contabilidade bancria e boas intenes, mas foi uma frustrao e no era simples o suficiente. Fiquei meses ruminando minhas frustraes sem muito resultado quando minha esposa, que sempre foi uma grande fonte de apoio e alegria, me incentivou a retomar o projeto. Novo empenho e mais alguns meses redesenhando as bases de dados e uma idia preciosa nas mos, fazer tudo como contabilidade. Um cliente havia pedido um sistema que fizesse vendas, factoring e cmbio usando apenas uma tabela, e tinha um prottipo muito simples. O prottipo dele era falho porque no garantia o fechamento dos dados, ento eu repensei o esquema e refiz tudo baseado em contabilidade expandida, um conceito que eu criei para usar lanamentos contbeis integrados com estoque. A matriz de contas seria auto-relacionada, cada conta apontando para outra superior at termos uma estrutura hierrquica multi-nvel e pronto, estava criado o Klavix. Posteriormente implementamos outros conceitos interessantes como a auto-atualizao de verses, gerador de relatrios e ferramentas diversas, o sistema foi crescendo e se tornando mais estvel, sendo hoje usado por muitas pequenas empresas em todas as regies do Brasil. O nome Klavix lembra chave, e uma idia minha tambm. um nome simples e fcil de pronunciar em vrias lnguas.

Conceitos bsicos
O Klavix um sistema baseado em contabilidade. Diferente de outros sistemas que geram contabilidade, os lanamentos contbeis so o centro de tudo no Klavix. Mais do que simplesmente documentar lanamentos, no Klavix os lanamentos controlam tanto finanas quanto estoque, e com isso temos as vantagens abaixo: - total rastreabilidade de informaes - resultados instantneos sem a necessidade de processos de fechamento

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- segurana operacional De forma resumida, cada lanamento contm: DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preo/Cotao

Observe que produto e moeda aparecem na mesma coluna. Vamos ver como isso acontece mostrando a contabilizao de uma venda feita em dlar na cotao de 2,00. DC Empresa Conta D 1 Cliente x C 1 Receita de Vendas D 1 CMV C 1 Estoque Central Valor 250,00 250,00 300,00 3 Produto/Moeda U$ U$ R$ TR0093 Preo/Cotao 2,00 2,00 1,00 100,00

O registro da venda j contabiliza o valor na moeda em que foi feita a transao, e a cotao do dia em que a cotao foi realizada. Tambm note que a contabilizao da CMV (Custo da Mercadoria Vendida) feita no momento da venda, e no no final do ms, conseguindo com isso os seguintes benefcios: - Total transparncia operacional, a transao documentada exatamente como foi feita - Apurao de lucro imediata, sem a necessidade de fechamentos peridicos - Flexibilidade para atender a diferentes mercados, e situaes distintas como factoring, venda em outras moedas, etc. um conceito simples e verstil. Voc pode fixar a coluna empresa e tirar um balancete com a posio de uma empresa. Fixando conta e empresa, teremos um razonete contbil. Fixando a data, um livro dirio. Multiplicando o valor pela cotao teremos o balancete em reais. Caso no seja uma moeda e sim um produto, podemos tirar a ficha de estoque deste produto nesta mesma tabela. A contabilidade vai sempre bater com o estoque. Este conceito to verstil que reduz a complexidade do sistema a menos da metade da requerida por outros sistemas para atingir o mesmo objetivo, mais rpido e mais fcil de ser auditado.

Primeiros passos
Presume-se que o usurio j tenha uma senha para login, e que o sistema j esteja instalado na sua mquina, caso contrrio, refira-se ao manual especfico de instalao do sistema.

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Configurao do Sistema
Empresas
preciso criar pelo menos uma empresa. Isso provavelmente j foi feito previamente, mas voc pode querer configurar mais informaes na tabela de empresas a qualquer momento, alm de incluir novas empresas. Por que e quando ter mais de uma empresa ? 1 Quando tiver uma fbrica e um distribuidor que so empresas diferentes mas partilham da mesma base de clientes e produtos. 2 Quando quiser manter informaes contbeis ou fiscais separadas, especialmente para regimes fiscais diferenciados. 3 Quando quiser controlar negcios distintos e ter os resultados consolidados, ou neste mesmo raciocnio, para controlar finanas pessoais como se fosse uma empresa parte. Se voc tiver negcios muito diferentes e quiser controlar ambos usando o Klavix, pode apontar atalhos para diferentes bancos de dados e usar cada banco de dados para um negcio. Na tabela de empresas, voc dever informar: - Cdigo e nome da empresa - Tipo (comercial ou servios) para indstrias use a opo comercial - Nmero dos parmetros geral e de vendas (usualmente deixe o nmero 1) - Cor de fundo (fator apenas esttico, mas importante para criar uma identificao visual rpida quando tiver vrias empresas) - Emite nota fiscal (quando o sistema deve obrigar a emisso de nota fiscal, no aplicvel para impresso via ECF ou negcios dispensados de emisso de nota fiscal) - Cdigo da empresa no cadastro de contas (apenas til para transferncias entre lojas) - Moeda padro para emisso de balancete comparativo

Perfis e Usurios
Um perfil um tipo de usurios. H um perfil bsico que o administrador, com autorizao para acessar todos os mdulos. Voc pode criar outros perfis com permisses limitadas, clicando nas opes que deseja habilitar. Ao criar um usurio, informe nome, senha (opcional), multi-empresa (capacidade de selecionar uma empresa no login) ou vinculado a apenas uma empresa que voc escolher, se permite selecionar centro de custos e qual o centro de custos padro do usurio, perfil e conta associada do cadastro de contas para uso no atendimento a clientes.

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Contas
Entendemos por conta tanto as existentes no Plano de Contas como tambm clientes, fornecedores, representantes, locais de estoque, contas bancrias e outras empresas ou pessoas fsicas que transacionem com a empresa. Para efeito de cadastro, existem duas telas onde podemos fazer isso. As contas gerais do Plano de Contas so cadastradas na opo Plano de Contas do menu. L podemos informar: - Nome da conta e nome interno - Nmero de ordem, que informa sua posio no balancete - Conta superior, colocada automaticamente, mas que voc pode mudar - Opo de aceitar lanamentos - Opo de conta de grupo Contas de grupo so aquelas informadas na tela de Clientes e Fornecedores. So empresas e pessoas fsicas com relacionamento contbil com a empresa ou as empresas informadas na tabela de Empresas. Preferimos usar duas telas distintas pois so situaes distintas, que requerem profissionais diferentes. No Plano de contas, alm da estrutura contbil, informamos contas genricas como: Despesas de gua, luz, receitas gerais, e demais contas de ativo e passivo. As contas que se referem a clientes, fornecedores e outros tipos de contas, informamos na tela de Clientes e Fornecedores, onde temos espao para digitar endereo, telefone e outras informaes.

Tipos de Contas
Esta tabela define quais contas do plano de contas referem-se s contas que sero informadas na tela de clientes e fornecedores. Estas contas so pr-configuradas como: Plano de Contas Clientes Fornecedores Prestadores de Servio Representantes Clientes em Perspectiva Locais de Estoque Contas Bancrias Funcionrios Cada tipo de conta est vinculado a uma conta contbil definida em contas como Conta de Grupo.

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Nos tipos de contas, tambm podem se especificar campos adicionais para cada tipo. Estes campos so espaos propositalmente deixados em branco para que o usurio possa cadastrar informaes adicionais que no constem no cadastro original. Veja o exemplo abaixo: Exemplo: queremos cadastrar um ponto de referncia para chegar ao endereo dos clientes. Vamos at a tela de Tipos de Contas e na pasta Campos Adicionais do registro nmero 1 CLIENTES. Agora vamos escrever no primeiro campo alfanumrico Referncia do Endereo. Pronto, isso suficiente para que no cadastro de clientes aparea um espao para voc digitar esta informao. Os campos adicionais tm nomes internos definidos como: A1 at A5 para os campos alfanumricos, X1 at X3 para campos numricos, D1 at D3 para datas e MT1 at MT5 para marcas de tique (que so campos que voc marca ou desmarca). Estes campos esto disponveis no Gerador de Relatrios. IMPORTANTE: voc pode definir que um determinado tipo de contas confidencial. Se fizer isso e definir no perfil do usurio que ele no pode ver contas confidenciais, o sistema ir tornar invisveis as pastas de dados, dados adicionais, contatos e dados comerciais daquela conta, permitindo ver apenas nome e nome fantasia.

Grupos e Subgrupos, Materiais e Mercados-Alvo

Seu cadastro de produtos poder ser segmentado de 4 maneiras distintas e independentes. Estas tabelas servem apenas para ajud-lo a confeccionar estatsticas e identificar grupos ou linhas de produtos que vendem mais, ou que precisam de reposio. O sistema no define o que voc deve usar como critrio para grupos ou subgrupos. Voc tambm no obrigado a usar estas informaes. No caso de uma joalheria, eu usaria mais ou menos a seguinte codificao: GRUPOS SUBGRUPOS MATERIAIS MERCADOS Anis Lisos Ouro Feminino Brincos Com brilhantes Prata Masculino Pingentes Com pedras Ao Infantil .. .. .. .. Se tivesse um pequeno mercado, talvez usasse o seguinte: GRUPOS SUBGRUPOS MATERIAIS Bebidas Nacionais Enlatados Importados Aougue Peixaria Pes e Doces ... MERCADOS

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Note que h campos j pr-definidos para fornecedor e modelo, no sendo necessrio usar estas tabelas para isso. Uma boa definio destas tabelas pode permitir que voc calcule a lucratividade de um determinado setor.

Moedas e Cotaes
Se o seu negcio fizer importaes ou voc precisar vender ou comprar em outras moedas, necessrio cadastr-las. Para cada moeda, voc informar uma cotao-base fixa, e uma cotao diria na tabela de cotaes. A cotao-base ser usada par clculos de preos, que voc no quer ficar mudando todos os dias. A cotao diria ser usada para registros financeiros. No caso de voc trabalhar com vrias moedas, importante alimentar as cotaes diariamente.

Bandeiras
No caso de voc utilizar cartes de crdito ou dbito, dever cadastrar as bandeiras aqui. Para cada bandeira, dever informar qual a taxa de administrao para vendas vista e para vendas parceladas.

Formas de Pagamento
Voc pode deixar formas de pagamento pr-definidas, para facilitar o trabalho das reas de vendas e compras. A forma de pagamento nmero 1 pr-definida A VISTA, pressupondo pagamento em dinheiro. Voc pode alterar este registro para o que considerar mais comum em sua empresa. Para cada forma de pagamento, voc dever informar: % Entrada: quanto por cento deve ser dado de entrada Dias para entrada: quando ser paga a entrada Nmero de parcelas Intervalo entre parcelas Para pagamentos em cheque, voc pode especificar da seguinte forma: Forma de Pagamento % entrada Dias entr Nro parc A vista 100 0 0 30-60 dias 0 0 2 0-30-60 33,33333 0 2 40% no ato e + 6 parcelas a 40 0 6 cada 15 dias Intervalo 0 30 30 15

Para pagamentos em carto de crdito, voc sempre deve colocar o nmero de parcelas, a taxa de administrao e a bandeira ( uma informao em duplicidade uma vez que voc

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j fez isso na tabela de bandeiras, mas necessria pois so situaes distintas no programa). Tambm necessrio informar o meio de pagamento e a aplicao da forma de pagamento (se para contas a receber, pagar ou ambas).

Plano de Contas
(veja o manual do sistema financeiro do Klavix)

Tipos de Movimento
Usado para lanamentos de entrada e sada de estoque, permite associar cada movimento com uma conta. Por exemplo, sadas por perda ou furto podem ser contabilizadas como uma despesa contbil de perdas, sadas por brindes como despesa de marketing, e assim por diante. Se nada for informado, as entradas e sadas sero lanadas como Ajustes de Inventrio, e no caso de entradas ou sadas por produo, para a conta de Custos de Produo informada em Parmetros.

Polticas de Venda
A tabela de polticas serve para criar condies especficas de venda para diferentes tabelas de preos. A poltica 1 a padro e no deve ser mudada. Outras polticas podem ser criadas para o caso de vendas para atacadistas, clientes com descontos especiais, etc. Para compreender como funcionam as polticas, importante entender alguns conceitos criados no Klavix. VALOR DE COMPRA: o valor pago pela mercadoria na moeda em que foi comprada. CUSTO: o valor pago da moeda em reais na data em que foi comprada. Este valor no se altera em novas compras. PREO: o valor do preo final em reais. PREO NA MOEDA: o valor do preo na moeda em que o produto estiver ancorado. MARKUP: o fator que multiplicado ao custo resulta no preo. Exemplo: Um produto custou 25 dlares na cotao de 2,00 e ser vendido ao markup de 3. Neste caso: VALOR DE COMPRA = 25 MOEDA = DOLAR CUSTO = 50 MARKUP = 3 PRECO = 150 Pgina 9 de 24

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PRECO NA MOEDA = 75 O markup pode ser opcionalmente calculado automaticamente por grupo, subgrupo ou parmetro geral, conforme indicado na tela de parmetros do sistema. No caso das polticas de preo, a poltica 1 ignora toda essa complexidade e vende pelo preo especificado. As demais polticas partem do VALOR DE COMPRA para seus clculos, que sero calculados com um fator de multiplicao. Veja os exemplos: Exemplo 1 Trabalho s em reais e tenho revendedores que compram meu produto por 50% a mais do meu valor de compra. Neste caso, eu especificamos 1,5 no fator e pedimos para ignorar o markup. Exemplo 2 Tenho clientes com desconto de 20% sobre o preo final. Neste caso, especificamos um fator de 0,8 e no ignoramos o markup.

Centros de Custo
Outra informao de lanamentos que no mencionamos acima o Centro de Custo para o qual estamos lanando as informaes. Recomendamos a utilizao deste recurso apenas em casos especficos, para voc identificar onde esto sendo efetuadas as receitas e as despesas. O uso de centros de custo essencial para empresas que tocam grandes projetos ou obras, como construtoras ou consultorias de desenvolvimento de grandes sistemas ou grandes projetos. Para outros negcios tambm pode ser uma boa idia, mas de maneira geral se voc no tem uma idia exata de como vai utilizar este recurso, deixe-o para uma segunda etapa. O Centro de Custo apenas mais uma forma de filtrar os lanamentos contbeis, assim, podemos calcular a lucratividade do setor industrial ou dividir as despesas por departamento, de forma que a contabilidade no conseguiria suprir. Tomemos por exemplo o caso da conta de luz, que em parte gasta para processos industriais e em parte para os departamentos administrativos. Voc pode lanar em 2 etapas a conta de luz e com isso avaliar melhor seus custos industriais. Isso pode ser muito atraente, mas requer tambm maior complexidade operacional, preciso treinar usurios e a cada lanamento informar o Centro de Custo apropriado. Assim, reforamos que se no uma necessidade fundamental, no use este recurso.

Parmetros Gerais
Aqui informamos algumas opes que ajustam o programa forma de trabalhar de sua empresa. Muitos destes parmetros foram colocados para acomodar situaes muito especficas de um cliente ou outro e no recomendamos mudar. Eles foram divididos em pastas para facilitar. Pgina 10 de 24

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Geral Mdulos em uso: permite esconder pastas e menus caso sua empresa no os utilize. Se voc possui uma empresa de prestao de servios que s vai usar cadastros e financeiro, desmarque Compras, Vendas e Estoque. Casas aps a vrgula: para empresas com produtos de custo muito baixo que demandem mais preciso de clculo. Normalmente deixe 2. Trabalhar somente com um local de estoque: para pequenas lojas ou empresas que no desejem consignar peas ou trabalhar com diferentes locais. Avisa sobre Backup ao sair do sistema: isso liga ou desliga a mensagem lembrando sobre backup. Relatrios zebrados: alguns relatrios usam linhas zebradas, que alguns usurios gostam e outros no. Voc pode selecionar isso um a um, mas aqui pode colocar o padro geral (default). Vendas e Compras Comisso padro: percentual bsico de comisso a ser pago. Esta opo s til caso o valor de comisso seja fixo para todos os casos. Se for paga comisso por representante, use o campo X1 para especificar a comisso. Quando pagar a comisso: se voc especificar na venda, o sistema contabiliza a comisso j no ato da venda, seno o faz na baixa do ttulo. IMPORTANTE: Comentrio sobre comisses: as regras de comissionamento so muito variveis, e normalmente h situaes como adicionais e prmios, excees, etc. Sendo assim, recomendamos que a menos que sua empresa tenha regras muito fixas, que voc especifique 0% de comisso e calcule a comisso usando relatrios de vendas, lanandoas diretamente no financeiro ao invs de deixar o sistema calcular. Markup: se voc trabalhar com markup fixo sobre toda a mercadoria, ir simplificar muito a operao do sistema, porm, nem sempre isso vivel comercialmente. O sistema permite clculo automtico de markups por grupo, subgrupo, um misto multiplicando grupo por sugrupo (que foi criado sob medida para um cliente) e por produto, onde voc diz qual markup deve ser usado nos produtos um a um. Empresas que trabalham com milhares de produtos (principalmente empresas de moda) so aconselhadas a ter markups por grupo ou subgrupo, j outras empresas com uma grade de produtos mais reduzida pode optar por marcar um a um.

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Forma de utilizar pedidos: o cadastro de pedidos pode funcionar de 2 maneiras, como pr-venda ou como encomendas para produo. Use a opo mais adequada para sua empresa. Cdigo de Barras Esta tela permite configurar a impresso de etiquetas de cdigo de barras, atravs do uso de impressora trmica apropriada. A impresso prev uma etiqueta por vez, e usa a linguagem da impressora que estiver acoplada. Se voc no necessitar imprimir cdigos de barras, apenas ignore esta parte do manual. A impresso necessria quando o produto j no vier etiquetado de fbrica. Destino: onde ser impressa a etiqueta. Voc pode informar LPT1 ou LPT2 para utilizar as sadas paralelas de seu computador, ou ainda COM para portas seriais (neste caso deve informar os dados de configurao da porta conforme instrues do fabricante da impressora). Ou pode deixar em branco e usar a impressora do Windows que ser selecionada no campo logo abaixo. Se decidir usar uma impressora configurada no Windows, no use o driver da impressora, mas sim: Genrico/Somente Texto, pois o programa usa a linguagem da impressora e no um driver grfico. As linguagens mais populares so PPLA e PPLB, e recomendamos fortemente uma impressora que suporte PPLB pois mais simples. Abaixo colocamos um exemplo de programao em PPLB: N S1 D10 A420,25,0,1,1,2,N,"@CODPROD@" A420,55,0,1,1,2,N,"7,66""@PRECO@" A420,82,0,1,1,1,N,"MADE IN BRAZIL" B580,0,0,1,2,2,39,N,"@BAR@" A570,42,0,1,1,1,N,"18K750@PESO@gr" A570,55,0,1,1,1,N,"Gem Cts" A570,72,0,1,1,1,N,"DI @OBSETIQ@Cts" P1 Os campos identificados entre arrobas (@) sero substitudos por contedos do cadastro de produtos no ato da impresso. Abaixo damos um resumo de PPLB para ajud-lo a configurar sua etiqueta. O comando N inicia uma nova etiqueta.

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O Comando S identifica a velocidade de impresso e os valores aceitveis so de 1 a 4 dependendo da impressora. O comando D seleciona a densidade de impresso, de 0 a 15 sendo 0 a mais clara e 15 a mais escura. O valor padro se voc no especificar nada 7 para a maior parte das impressoras, ns temos usado D10 normalmente. O comando A imprime texto, com os seguintes parmetros: Ap1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,TEXTO onde: P1 = posio horizontal (em pontos) P2 = posio vertical (em pontos) P3 = rotao 0 Nenhuma 1 90 graus 3 180 graus 4 270 graus P4 = seleo de fonte Os valores vo de 1 a 5 variando o tamanho da letra, ou 6 e 7 apenas para nmeros. P5 = Multiplicador horizontal Valores de 1 a 6 e 8 P6 = Multiplicador vertical Valores de 1 a 9 P7 = Seleo de N para normal, e R para reverso (texto em branco e fundo em preto) TEXTO o que vai ser impresso. Pode ser um contedo fixo, ou voc pode inserir um contedo varivel usando o boto direito do mouse. Neste caso, poder inserir o Cdigo do Produto, Peso, Preo, etc. conforme as opes do menu. O contedo vir entre arrobas (@) e ser substitudo no momento da impresso. O comando B imprime barras, conforme os parmetros abaixo: Bp1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,p8,DADOS Onde: P1 = posio horizontal (em pontos) P2 = posio vertical (em pontos) P3 = rotao 0 Nenhuma 1 90 graus Pgina 13 de 24

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3 180 graus 4 270 graus P4 = seleo de fonte de cdigos de barra conforme tabela de fontes mais adiante. P5 = largura da barra estreita em pontos (veja tabela abaixo) P6 = largura da barra maior em pontos (veja tabela abaixo) P7 = altura da barra em pontos P8 = imprime ou no os valores em texto abaixo da barra (B = sim, N = no) DADOS = contedo a ser impresso

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Tabela de fontes de cdigos de barras em PPLB
Fonte Code 39 std. or extended Code 39 with check digit Code 93 9 1-10 N Code 128 UCC Serial Shipping Container Code Code 128 auto A, B, C modes Code 128 mode A Code 128 mode B Code 128 mode C Code 128 with Deutsche Post check digit4 Codabar EAN8 EAN8 2 digit add-on EAN8 5 digit add-on EAN13 EAN13 2 digit add-on EAN13 5 digit add-on German Post Code Interleaved 2 of 5 Interleaved 2 of 5 with mod 10 check digit Interleaved 2 of 5 with human readable check digit Postnet 5, 9, 11 & 13 digit1 Planet 11 & 13 digit1 Japanese Postnet3 UCC/EAN 1282 UPC A UPC A 2 digit add-on UPC A 5 digit add-on UPC E UPC E 2 digit add-on UPC E 5 digit add-on UPC Interleaved 2 of 5 Plessey (MSI-1) with mod. 10 check digit MSI-3 with mod. 10 check digit P4 3 3C 9 0 1 1A 1B 1C 1D K E80 E82 E85 E30 E32 E35 2G 2 2C 2D P PL J 1E UA0 UA2 UA5 UE0 UE2 UE5 2U L M P5 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 1-10 2-10 1-10 2-4 2-4 2-4 2-4 2-4 2-4 3-4 1-10 1-10 1-10 1-10 2-4 2-4 2-4 2-4 2-4 2-4 1-10 P6 Y N N N N N N N N Y N N N N N N N Y Y Y N N N N N N N N N Y -

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Internet Estas informaes servem para a configurao do local de ftp* para guardar os backups na Internet, ou para a troca de arquivos off-line. *ftp um espao de armazenamento que voc aluga de um provedor na Internet. Se voc hospedar um site, ter automaticamente um espao de ftp reservado para voc. Uma maneira segura de guardar seus backups possuir um espao na internet e mandar para l seus arquivos. A despeito das consideraes de segurana que so uma preocupao recorrente, a segurana da internet ainda muito maior do que a segurana do seu computador em sua casa, alm do fato de que provedores de ftp fazem backup regular e garantem a integridade dos seus dados. Para configurar o espao de ftp, voc deve obter os dados de seu provedor para o Host, Usurio, Senha e uma pasta onde ser arquivado, semelhante a uma pasta de seu disco rgido local. Note que a pasta dever estar previamente criada no ftp. Ao fazer um backup de dados, o programa ativar a opo UPLOAD que acionada, enviar o contedo do banco de dados para a Internet, e desta maneira prover um backup muito seguro. Campos adicionais Alm dos campos adicionais disponveis para a tabela de contas, tambm temos esta facilidade para a tabela de produtos. Aqui voc especifica os campos que deseja utilizar adicionalmente na tabela de produtos, livremente. Pode especificar o designer do produto, a linha, ou algum outro detalhe qualquer. Tambm permitimos que sejam criadas tabelas adicionais, tanto para contas como para produtos. Pelo fato de que estas tabelas so genricas para todas as contas, colocamos aqui a definio delas. Voc pode usar estas tabelas para associar valores padronizados para produtos ou contas, da mesma forma que fez com grupos ou subgrupos. Para produtos, pode usar a tabela 1 para Linha de produto por exemplo. Financeiro Aqui voc especifica taxas de juros de mora (s para documentao) para clientes e fornecedores. Tambm deve informar quais cdigos utiliza para as moedas DLAR, OURO e EURO, que sero referenciadas em partes do programa. A opo de enviar lanamentos para tabela temporria para posterior aprovao especfica de um cliente e no recomendamos usar, o mesmo valendo para tipos de movimentao em lanamentos financeiros, e a contabilizao padro de contas a pagar a e receber. Pgina 16 de 24

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As opes de crdito rotativo e parcelado so explicadas mais detalhadamente no manual de uso do sistema financeiro. Produo Caso voc utilize o software de produo do Klavix, ter mais explicaes l de como usar estas opes. Caso sua empresa faa a produo apenas baixando matrias-primas e entrando com produtos acabados, deve configurar uma conta para calcular as despesas de produo. Pastas Aqui voc configura as pastas onde o sistema deve procurar as imagens de produtos e contas, onde encontrar os relatrios e onde efetuar backup dos dados. Voc pode usar pastas compartilhadas da rede se preferir. IMPORTANTE: O backup normalmente ir funcionar corretamente apenas do servidor. Avanado Aqui voc encontrar diversas opes de configurao como segue: Tipo de instalao: 1 Empresa independente: o mais comum, mesmo que voc tenha mais do que uma empresa no mesmo cadastro. 2 Matriz de lojas off-line: quando voc usar o recurso de comunicao entre lojas por envio e recebimento. Este recurso menos recomendvel exceto se o ambiente de internet no for estvel, atualmente recomendamos o uso de Terminal Server ou outras tecnologias de acesso remoto. 3 Filial off-line: para designar o banco de dados da loja remota, quando h uma matriz off-line. Opo do relatrio de vendas por subgrupo-grupo ou material-grupo. Opo de preo para transferncia de peas: fortemente recomendado deixar preo de custo. Senha para criptografar preo: alguns comerciantes colocam na etiqueta um preo criptografado em letras para facilitar a visualizao interna mas dificultar para outros. Para isso, escolha uma palavra que tenha 10 letras no repetidas, como exemplo PERNAMBUCO. Neste caso, a letra P equivale ao nmero 1, E ao nmero 2 e assim por diante. O preo 254 ficaria EAN. Alm disso, para confundir mais, voc pode dizer que a letra H a letra de repetio, assim, o valor 100 no ficaria POO e sim POH.

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E alm disso, pode especificar um divisor. No caso de 2, o valor 100 seria informado como 50 ou NO. Recomendamos muita cautela, isso costuma complicar mais do que simplificar e foi feito a pedido de alguns clientes. Outras opes Opo Atualiza preos na conexo remota Inverte nmeros no cdigo automtico Campo N.Docto obrigatrio Utiliza engenharia de produto Custo obrigatrio Rel. entrada de estoque por cd. Produto Rel. pedido de vendas com totais Pessoa fsica como padro em contas Fotos por modelo Tela de vendas reduzida Deleta produtos ao enviar para a matriz Soma produtos no pedido de venda Ativar redirecionamento de estoque

Calcular ICMS

Descrio Caso um preo seja atualizado na matriz, o sistema tambm atualiza as filiais Na criao automtica de cdigos (veja incluso rpida de produtos) o padro passa a ser 999999GGSS e no GGSS999999. No use esta opo Abre uma pasta para informar os componentes e servios de produtos na tabela de produtos. Obriga informar custo do produto (recomendado) Opo para impresso do rel. entrada de estoque Opo do rel. pedido de vendas Opo padro ao incluir uma conta pode ser pessoa ou empresa, se voc atende pblico marque esta opo As fotos de produto podem ser acessadas por modelo ou cdigo de produto Para monitores pequenos, se possvel no use esta opo Para maior segurana em filiais off-line Opo de pedidos de venda Opo para empresas que tm comercialmente produtos diferentes para o mesmo item de estoque. Um exemplo so autopeas que trabalham com cdigos e preos diferentes para peas comuns a vrias montadoras diferentes. Ex: o cdigo da VW diferente do da Ford para a mesma pea de estoque. Calcula automaticamente o ICMS (no recomendamos usar, pois a legislao muda muito e h muitas excees, possvel fazer isso usando relatrios e

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contabilizando ao final do perodo) Opo til para quem vende em moedas diferente de real e quer especificar o preo na moeda do produto Ao final do acerto, o sistema automaticamente contabiliza a variao cambial. Opo que apaga estes campos para tornar a tela mais limpa caso voc no queira usar estas tabelas. Semelhante opo anterior, para preo 2.

Utiliza Preo na Moeda Calcula variao cambial no acerto Utiliza tabelas de Material e Mercado Utiliza preo 2 em produtos

Parmetros de Venda
Assim como na tabela de parmetros gerais, h alguns parmetros que configuram o formato da venda. Esta tabela acessvel na aba de Vendas do menu principal. Veja as opes disponveis: Geral Destino de impresso da boleta: aps vender ser impressa uma boleta, nos formatos abaixo: Em forma de texto para impressoras matriciais de fita: neste caso especifique o destino de impresso que pode ser LPT1, COM (para impressoras seriais), um nome de arquivo texto para impresso em texto. Funciona de forma semelhante impressora de etiquetas, sendo que no caso de impresso serial, preciso configurar os dados da porta serial. Em formato padro (STANDARD), que sai em impressora grfica (laser ou jato de tinta) num formato simples e pr-definido. Em formato configurvel (PERSONALIZADA) onde possvel desenhar o relatrio da venda livremente, inclusive com a opo de inserir cdigo programvel. Esta opo requer um treinamento mais avanado e utiliza a tecnologia FastReport. Cliente padro: necessrio para identificar as vendas de clientes desconhecidos. Poltica padro: poltica bsica a ser usada. No cadastro de clientes, pode-se atribuir uma poltica especfica para cada cliente. Opes diversas: Opo Arredondar preos para inteiros Identificar o cliente na venda Descrio Sempre arredondar preos nas vendas Identifica ou no o cliente

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Identificar o estoque na venda Identificar o vendedor na venda Identificar a forma de pagamento na venda Identificar a poltica de preos na venda Permite alterar o preo na venda Fora identificao do cliente quando pagamento for em cheque Aviso caso no haja estoque suficiente na venda Imprime boletas por ordem de cdigo de produto Calcula comisso sobre o valor lquido da venda Imprime dados do cliente na boleta Verifica limite de crdito do cliente Altera comisso na venda Permite incluir produto na venda O mesmo para o local de estoque de onde saem as peas O mesmo para saber quem fez a venda, necessrio para clculo de comisses Necessrio caso se use crdito parcelado, e opcional para crdito rotativo Idem para a poltica de preos Permite ou no que se altere o preo de venda Neste caso, o sistema no aceita o cliente padro para pagamentos em cheque uma mensagem de alerta caso no haja estoque disponvel no estoque em questo, mas a venda sempre aceita Esta opo seleciona se imprime a boleta na ordem da compra ou na ordem do produto O sistema neste caso retroage os juros de pagamentos futuros e calcula a comisso lquida no use esta opo, foi feita para um cliente numa situao muito especfica. Especfico para boleta STANDARD Para isso preciso informar o limite de crdito para cada cliente Abre um campo para digitao do percentual de comisso para cada venda No caso do produto no existir, o sistema permite incluir na hora

Configurao da boleta No caso da boleta matricial, voc pode configurar o formato dela, montando o texto e colocando os campos nos lugares adequados usando o boto direito do mouse. H configuraes distintas para cabealho, detalhe e rodap da boleta. Configurao da Nota Fiscal Semelhante boleta, porm com os dados da Nota fiscal. Nesta opo tambm h dados de configurao especficos para a gerao de notas fiscais. Esta tela se aplica a quem imprime notas em formato matricial. O Klavix no se prope a ser um sistema de emisso de faturamento, apenas permite imprimir notas fiscais. Hoje recomendamos fortemente o uso da nota fiscal eletrnica. Configurao da Duplicata Semelhante ao processo de boleta e nota fiscal.

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Iniciando suas operaes

Voc pode comear a informatizar seu negcio de duas maneiras distintas, na primeira voc importa ou digita todos os clientes, fornecedores, produtos e estoque, e depois quando se assegurar de que est tudo em ordem, pode comear a fazer vendas e compras. Isso raramente funciona bem em empresas pequenas. Na maior parte das vezes, empresas pequenas precisam comear aos poucos, ajustando um assunto por vez. Neste caso, nossa recomendao inicial : simplesmente comece a trabalhar, e v ajustando as coisas aos poucos. Vamos dar uma idia de como funciona aqui: vamos comear comprando, depois vendendo e depois fazendo o controle financeiro. Para efeito de exemplo, supomos que voc trabalhe com crdito parcelado tanto para compra como para venda.

Compras
Na tela de compras, especifique um fornecedor e um estoque para onde iro as mercadorias. Voc pode ter tantos estoques quantos quiser, bastando cadastr-los em contas como Locais de Estoque. Normalmente os itens comprados vo para o Estoque Central. Caso voc efetue uma compra e a mercadoria no tenha sido recebida, recomendamos criar um local de estoque como Mercadorias em Trnsito por exemplo. Quando chegar a mercadoria, faa uma transferncia de estoque. IMPORTANTE: SELEO DE CONTAS Para selecionar uma conta qualquer (cliente, fornecedor, local de estoque, etc) h campos com fundo azul. Estes so campos de seleo inteligente, onde voc pode digitar como chave de busca, tanto o nmero da conta como um pedao do nome dela. Aps digitar a chave de busca, tecle <Tab> e o sistema responder de duas maneiras: caso encontre a conta desejada, ele vai trazer o nome e o nmero dela, e caso no encontre ou encontre mais do que uma conta que satisfaa a chave de busca, o sistema vai abrir a tela de contas onde voc pode tanto selecionar a que deseja quanto eventualmente incluir uma nova (exceto se no possua autorizao para isso). A seleo de uma conta pode ser feita clicando no boto Selecionar tanto quanto com duplo-clique no nome da conta. Se voc no tiver nada cadastrado, sugerimos iniciar a compra incluindo o fornecedor e o produto a ser comprado. uma maneira de comear a usar o sistema j no primeiro dia em que o instalou. Aps isso informe o produto que deseja comprar. Tudo o que voc compra so produtos: almoxarifado, ferramentas, matrias-primas e produtos para revenda. Em alguns casos como materiais de escritrio, talvez seja melhor apenas contabilizar uma despesa do que

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ficar cadastrando canetas e papel. Tome o cuidado de ter estoques diferentes para ferramentas e outros materiais dos produtos para revenda. Ao informar o produto, voc pode tambm cadastr-lo na hora. Para isso existem duas opes de boto: (lanterna): Este boto permite acessar o cadastro de produtos diretamente, tanto para seleo como para cadastramento de um novo produto. (raio): Este boto permite o cadastro rpido de produto. Para maiores detalhes, veja o tpico Cadastro de Produtos. Voc pode tambm usar o leitor de cdigo de barras para selecionar um produto. Aps qualquer uma destas operaes, tecle <Tab> e informe quantidade e preo unitrio que est pagando, e em seguida tecle <Enter>. A cada <Enter> ou clicando no boto <Ok> o item a ser comprado vai para a planilha na parte de baixo da tela e o subtotal acumulado. Ao final do processo de compras, confirme a compra. No caso de compra por crdito rotativo, o sistema simplesmente contabiliza a dvida da seguinte forma: DC Empresa Conta D 1 Estoque Central C 1 Fornecedor escolhido Valor Produto/Moeda 10 AN014 100 R$ Preo/Cotao 10,00 1,00

No caso de voc usar crdito parcelado, o sistema ir gerar contas a pagar nas datas especificadas pela forma de pagamento. Voc pode ajustar as datas e os valores, desde que no altere o total da compra. IMPORTANTE: se a mercadoria estiver entrando em estoque por qualquer outro motivo que no seja compra, no use esta tela. Use a Entrada de Estoque nestes casos. Neste ponto, voc deu entrada na mercadoria em estoque e tambm contabilizou o crdito do fornecedor. Voc pode verificar a mercadoria em estoque usando a opo Ficha de Estoque selecionando o estoque e o produto, e pode verificar o crdito em Extrato de Conta do financeiro indicando o fornecedor e a moeda.

Administrao de Compras
Temos uma tela diferente para consultar as compras j efetuadas na tela de compras. A tela de administrao de compras permite visualizar compras j efetuadas por nmero, fornecedor ou data.

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Nesta tela voc tambm pode imprimir as etiquetas de cdigo de barras referente compra, pode imprimir novamente a boleta e pode tambm estornar uma compra j efetuada, ou ainda reativar uma compra previamente estornada. H um boto de acesso rpido ao Atendimento a Clientes que ser explicado em captulo separado.

Vendas
Uma vez comprada, vamos agora vender aquela mercadoria. O processo da venda em grande parte anlogo ao da compra, mas h diferenas contbeis e prticas que mostraremos aqui. Vender significa selecionar o cliente, vendedor, estoque de origem, forma de pagamento, poltica de venda e produtos a serem vendidos. Dependendo de como voc configurar os parmetros de venda, algumas destas opes no estaro disponveis. Tambm conforme as opes selecionadas, voc poder alterar o preo da mercadoria, a comisso e o desconto. Para agilizar a venda, voc pode usar um leitor de cdigos de barra no lugar onde digita o produto. No caso de quantidades diferentes de um, pode usar a seguinte tcnica: 3*AN014<Enter> Isso acrescenta 3 unidades do produto AN014 na venda automaticamente. No lugar de AN014 voc pode usar o cdigo de barras do produto. Ao final da venda, o sistema contabiliza da seguinte forma: DC Empresa Conta D 1 Cliente selecionado C 1 Receita de Vendas D 1 CMV C 1 Estoque Valor 200 200 100 10 Produto/Moeda R$ R$ R$ AN014 Preo/Cotao 1,00 1,00 1,00 10,00

Se houver uma comisso, o sistema a contabilizar na venda da seguinte forma: DC Empresa Conta D 1 Despesa de Comisses C 1 Vendedor selecionado Valor Produto/Moeda 20 R$ 20 R$ Preo/Cotao 1,00 1,00

Em caso de crdito parcelado, a conta Cliente ser substituda pela conta Ttulos a Receber e os ttulos correspondentes sero cadastrados em Contas a Receber.

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E da mesma forma que na compra, tanto estoque como a contabilizao da venda j so feitos de forma automtica.

Contas a Receber
Caso voc tenha escolhido crdito parcelado na venda, dever agora baixar os ttulos gerados na venda (o processo na compra anlogo em Contas a Pagar). Para isso, utilize a tela de Contas a Receber. Nesta tela, recomendvel especificar um filtro para mostrar os ttulos. Pode ser por meio de pagamento, cliente, venda, data de emisso, data de vencimento, etc., e mais do que um filtro pode ser selecionado simultaneamente. Aps o filtro, clique no boto Ativar e sero mostrados os ttulos encontrados pelo sistema. Voc pode ento baix-los na data apropriada clicando no boto direito do mouse e selecionando a opo Baixar ttulo(s). Nesta opo voc deve especificar em que conta estar baixando o documento. Por exemplo, caso a venda seja recebida em forma de cheques, cada cheque ser um ttulo e dever ser baixado numa conta bancria. H casos em que cheques so repassados a fornecedores ou descontados direto no caixa. Neste caso, selecione no lugar do banco a conta do fornecedor ou a conta 3-Caixa. Esta tela abordada mais detalhadamente no Manual do Sistema Financeiro do Klavix. Aqui apenas abordamos o bsico para iniciar sua operao.

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