Dashboards no

MICROSOFT EXCEL
10 PASSOS EXPLICADOS PARA ELABORAR DASHBOARDS MEMORÁVEIS

tudocomexcel.com.br
 SOBRE A AUTORA

Tarcila Landin é Bacharel em Estatística

pela Universidade de Brasília (2009).
Trabalha como professora de Excel em
todos os níveis, presta consultoria em
soluções em Excel e é criadora o projeto
Tudo com Excel, que conta hoje com
blog, canal no YouTube, canal e grupo
no Telegram, levando dicas e aulas
gratuitamente para mais de 8.000
pessoas desde 2014.
 INTRODUÇÃO

Este e-book foi construído para todos aqueles que

necessitam de informações gerenciais e hoje sofrem
com múltiplos relatórios e planilhas bagunçadas que
geram alto retrabalho na geração de análises
específicas e recortes da informação.

Todo esse processo confuso acarreta problemas na

gestão do negócio e em sua qualidade de vida, já que
muitas vezes precisa trabalhar até mais tarde para
organizar o material.

A solução que apresento aqui é o desenvolvimento de

Dashboards completos que trarão informações
organizadas e facilmente acessíveis, que subsidiarão
análises conscientes do negócio.
 INTRODUÇÃO

Se for construído levando-se como base cada um dos

passos apresentados, você terá ao seu dispor uma
ferramenta que poderá levar seu negócio à um patamar
superior e também poderá te trazer, de quebra, maior
destaque e reconhecimento no mercado trabalho.

Para exemplificar como a organização e monitoramento

de informações estratégicas e de desempenho através
de painéis de indicadores podem melhorar seu negócio,
gostaria de compartilhar a história da minha última
cliente, Marina.

“
Marina montou sua loja virtual de roupas a cerca de 2 anos
e no início estava indo muito bem, crescendo rapidamente.
Acontece que, com o decorrer do tempo e crescimento da
loja, ela começou a acumular uma papelada de
informações desorganizadas, pois não tinha o costume de
usar planilhas digitais, tampouco havia capital para investir
num sistema que fizesse o controle gerencial da loja, seja
financeiro, estoque ou vendas.
 INTRODUÇÃO

Com essa desorganização, ela tinha dificuldades em montar

seu fluxo de caixa e de estoque, além de não haver
relacionamento pós-vendas com as clientes. Os problemas
não demoraram muito para virar uma bola de neve em
crescimento e ela teve, pela primeira vez, perda nos lucros e,
a partir deste ponto, as dívidas foram crescendo.

Ela constatou que precisava, ou contratar alguém para

organizar toda a empresa com ela, ou buscar ferramentas
que a ajudassem nessa empreitada. Algumas empresas
ofereciam parte da solução por preços que ela julgou como
inacessíveis e decidiu, por si mesma, trabalhar com a
ferramenta que já tinha em seu computador: O Excel.

Como tinha pouca familiaridade com o software, buscou

aulas on-line e através do meu canal
youtube.com/tudocomexcel nos conhecemos.

Seguindo todos os passos que ensinei para ela, e compartilho

nesse e-book, ela conseguiu montar sistemas de
monitoramento e seus dashboards. Hoje ela está muito
orgulhosa e empolgada com o que desenvolveu, já que
consegue acompanhar os indicadores da sua empresa de

”
forma automática e totalmente personalizada para suas
necessidades.
.

Então não perca tempo e estude com calma, e quantas

vezes forem necessárias, cada um dos passos que
tratarei no decorrer do e-book. Aqui reuni as melhores
dicas que utilizo em meus próprios projetos!

Boa Leitura!
 SOBRE DASHBOARDS

Um Dashboard, nada mais é, que um Painel de Controle

que traz os principais indicadores de performance da
empresa. Quando bem elaborado, permite ao gestor
uma visão do negócio de forma resumida e organizada,
facilitando assim tomadas de decisão.

A criação de um Dashboard no Excel tem muitas

vantagens, principalmente por ser um software que está
disponível na maioria das empresas e computadores
pessoais, por dar liberdade ao usuário e programador de
criação de soluções para suprir suas necessidades, tem
inúmeros recursos que otimizam a experiência (fora a
criação de macros através do VBA que geram novos
recursos) e ainda pode realizar análises com base em
múltiplos bancos de dados.

Neste material te ajudarei a criar Dashboards profissionais

e otimizados, que trarão subsídios para um melhor
gerenciamento do seu negócio ou, até mesmo, elaborar
projetos para consultorias e assim trazer uma renda extra.
 FAÇA UM PLANEJAMENTO
1 MINUCIOSO DO PROJETO

A etapa do planejamento é de vital importância para o

sucesso do projeto e por garantir sua integridade. Isso
porquê ele garante o atingimento dos objetivos e mitiga
os riscos de erros e esquecimentos.

Fuja do hábito de ir “colocando a mão na massa” e do

pensamento comum que planejar é besteira, leva muito
tempo, tem custos altos e não têm valor. Ao contrário
dessas crenças, o planejamento proporciona uma
otimização do uso dos recursos disponíveis, evita
retrabalho e gastos extras.

Como a questão principal é o atendimento às

expectativas das partes interessadas, siga os seguintes
passos para planejar o seu projeto:
 FAÇA UM PLANEJAMENTO
1 MINUCIOSO DO PROJETO

Identifique todos os usuários do dashboard e

extraia suas expectativas quanto aos
indicadores que serão monitorados,
preferencialmente por meio de entrevistas, bem
como os cruzamentos que serão necessários.

Uma dica aqui é verificar as métricas que eles já

acompanham e quais informações sentem falta.
Verifique também se existem metas da empresa
para esses indicadores.

Conhecendo bem a demanda, maiores a

chances do Dashboard atender a todas as
expectativas.

Identifique todas as fontes de dados para gerar

as informações demandadas e quem são os
responsáveis pela manutenção desses dados.
Identifique também quem estará apto a inserir
dados no próprio Dashboard.

Esquematize o processo de manutenção e

governança do seu Painel de Indicadores.
Determine quem são os atores do processo
(responsáveis e demandantes), quando se inicia
e termina, e quais as ações e documentos
envolvidos.

Dessa forma você consegue monitorar com

eficiência o funcionamento da ferramenta e
garantir que ela esteja atingindo seus objetivos
traçados.
2 MONTE O BANCO DE DADOS

Após identificar todos os indicadores que serão

analisados, agora será a hora de estruturar os dados que
serão necessários para gerar as análises.

Caso você utilize bancos de dados de fontes externas,

verifique a qualidade das informações. Veja se não
existem dados inconsistentes, em branco, se estão na
coluna correta etc.

Verifique também se os dados já estão no formato

desejado para a geração dos gráficos. Normalmente
precisamos incluir Região Geográfica, faixa etária,
classificações como dentro ou fora do prazo etc.

Lembre-se sempre de deixar a base de dados original

intocada salva em outra planilha ou arquivo, e a
modificada, busque sempre copiar e colar como valores,
após o término da construção dos novos campos.
 2 MONTE O BANCO DE DADOS

Se for você quem vai montar a base de dados, veja as

práticas positivas e negativas para essa construção, na
tabela abaixo:

Práticas Positivas Práticas Negativas

✓ Cada coluna deverá ser  Deixar linhas em branco

uma variável e cada linha,
um novo registro  Ocultar linhas
✓ Utilize um código  Registros duplicados
identificador único para cada
registro
 Usar fórmulas
✓ Tenha sempre um backup
do banco de dados original  Mesclagem de células

✓ Formate o banco de dados  Excesso de formatação

como tabela. Isso facilitará
nas atualizações.  Títulos de colunas repetidos

✓ Dificulte o acesso do  Uso de variáveis não

cliente ao banco de dados categorizadas
2 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

Lista Dinâmica para facilitar a entrada de

informações na base de dados

Como criar um Código Identificador no Excel

Cronograma Automático Sem VBA

 MONTE AS CONSULTAS QUE DARÃO
3 SUBSÍDIO ÀS ANÁLISES

A partir da elaboração do banco de dados, crie uma

nova planilha onde você montará todas as tabelas e
listas que darão subsídio à construção das análises que
constarão no Dashboard. Esse será o cérebro por trás de
toda a operação.

A dica aqui é manter uma organização para que

qualquer alteração necessária possa ser realizada de
forma rápida. Dada a importância vital dessa planilha, é
importante que ela não esteja disponível para o cliente.
Qualquer modificação aqui, por menor que seja, se não
for feita por quem conheça seu funcionamento, pode
implicar num mal funcionamento do Dashboard.

Para a melhor elaboração desta etapa, desenhe os

gráficos que irá precisar num papel para ver quais as
tabelas necessárias. Verifique também quais variáveis
serão utilizadas como filtros no seu Painel para tornar a
experiência mais interativa, criando diferentes cenários.
 MONTE AS CONSULTAS QUE
3 DARÃO SUBSÍDIO ÀS ANÁLISES

Algumas ferramentas e funções do Excel, são excelentes

para a consolidação dos dados e gerar as análises.

Listei algumas para te inspirar a encontrar a melhor

solução para o seu caso.

TABELA DINÂMICA
FERRAMENTAS SEGMENTAÇÃO DE DADOS
LINHA DO TEMPO

SOMA
MÉDIA
MAIOR
MENOR
ORDEM
FUNÇÕES MATEMÁTICAS E
SOMASE / SOMASES
ESTATÍSTICAS MÉDIASE / MÉDIASES
CONT.SE / CONT.SES
CONT.NÚM
CONT.VALORES
CONTAR VAZIO

PROCV
PROCH
FUNÇÕES DE PESQUISA ÍNDICE
CORRESP
DESLOC

SE / SES
FUNÇÕES LÓGICAS E / OU
SEERRO
3 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

Aprenda PROCV, PROCH, ÍNDICE + CORRESP

Como Classificar Automaticamente uma tabela no

Excel

Como organizar uma lista de nomes em ordem

alfabética AUTOMATICAMENTE com funções
 ESQUEMATIZE A DINÂMICA DE
4 FUNCIONAMENTO DO DASHBOARD

Antes de partir para a construção do Painel,

esquematize o processo de funcionamento do seu
dashboard, isto é, quais serão as automatizações
previstas e interatividades disponíveis ao usuário.

Dessa forma, durante a construção, você pode ir

implementando as necessidades, evitando retrabalhos.

Para que o processo seja intuitivo e lúdico ao usuário

final, busque espelhar o processo que ele já executa ou,
até mesmo, o raciocínio que ele usa para realizar
análises. Essa prática gera maior engajamento do
usuário final e uma curva de aprendizado mais rápida.
 DETERMINE O TEMPLATE DO
5 DASHBOARD

A etapa da escolha do design da planilha é ignorada

por grande parte dos desenvolvedores, mas é ela quem
trará maior reconhecimento para o trabalho
desenvolvido e maior engajamento do usuário final.

Para elaborar um design sofisticado e organizado, siga

as etapas abaixo:

Cores: Se a empresa já possui uma logo ou já

possui um modelo de apresentação, siga a
palheta de cores da empresa. Se não for o
caso, existem sites que disponibilizam palhetas
de cores, assim você pode optar pela que
mais lhe agrada. Busque usar uma cor de
base neutra, uma cor principal de destaque e,
as demais, para os gráficos, imagens e
detalhes que mereçam destaque.
 DETERMINE O TEMPLATE DO
5 DASHBOARD
Layout: Determine a localização e tamanho dos
“blocos” de informações. Faça um esboço de
desenho determinando onde ficará:

1. LOGO + Título do Dashboard + MENU

2. Tudo o que será interativo na montagem de
cenários do dashboard, como filtros de
segmentações de dados ou controles de
formulários.
3. Análises (Gráficos, KPIs, Listagens etc) por
blocos de assunto (com natureza comum
entre eles). Dependendo do número de
indicadores em cada bloco, você pode
estimar o tamanho que cada um tomará na
tela.
4. Botões com funcionalidades como tela cheia,
imprimir em PDF etc.
5. Tente, ao máximo, ocupar somente a tela do
seu monitor, sem ter a necessidade de
deslizar as barras de rolagem..

Fonte: Opte por fontes limpas e de fácil leitura.

Ouse um pouco mais utilizando uma fonte
diferente da Calibri ou Arial, que são as mais
usadas por serem padrões do software. Evite usar
fontes que não são nativas do Excel, pois se você
precisar acessar o arquivo em um dispositivo que
não possua a fonte, o programa automaticamente
substituirá por outra e assim, seu projeto pode
acabar desformatado..
 5 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

Mini-curso de Dashboard com Faça seu próprio icone no Excel!

Segmentação de Dados
(COMPLETO)

Como encontrar o código RGB Como achar o código RGB de

de uma cor no Excel uma imagem com o Paint
6 ELABORE O DASHBOARD

Chegou a hora de colocar todo o planejamento da

etapa anterior em prática. Comece separando o
espaço do título e menus, depois o dos filtros que serão
utilizados e dos indicadores (que provavelmente
tomarão a maior parte do espaço disponível). Tenha em
mente que você possui somente o espaço da planilha
sem mexer nas barras de rolagem do Excel. Esse espaço
pode ser ampliado com a macro de tela cheia.

Ao trabalhar com imagens prontas (como logos e fotos),

lembre-se de sempre pressionar a tecla Shift do teclado
ao fazer o dimensionamento, para não perder as
proporções reais da imagem e ela ficar deformada.

Ao criar seus gráficos e KPIs, verifique quais são as

melhores escolhas para você. No próximo quadro listei os
mais comumente usados e a recomendação para cada
utilização.
6 ELABORE O DASHBOARD

GRÁFICO USO RECOMENDADO

• DADOS EM CATEGORIAS
• CATEGORIAS COM NOMES CURTOS
COLUNAS
• SIGA ORDEM LÓGICA
AGRUPADAS
• DADOS TEMPORAIS (PERÍODOS DE
TEMPO)

• SEMELHANTE AO GRÁFICO DE COLUNAS,

BARRAS
MAS É MAIS INDICADO PARA CATEGORIAS
AGRUPADAS
COM NOMES LONGOS

• ATÉ 5 CATEGORIAS
• CATEGORIAS QUE REPRESENTEM PARTE
PIZZA /
DE UM TODO, EXCLUDENTES
ROSCA
• IDEAL PARA VARIÁVEIS BINÁRIAS
(SIM/NÃO, FEM/MASC, CERTO/ERRRADO)
• IDEAL PARA DADOS TEMPORAIS JÁ QUE A
LINHA DENOTA CONTINUIDADE
LINHA • ATÉ 3 CATEGORIAS
• MARCADORES SOMENTE PARA POUCOS
DADOS
• IDELA PARA COMPARAÇÃO COM UMA
META OU FAIXAS DE VALOR
VELOCÍ-
• NECESSITA DE ESPAÇO NO PAINEL
METRO
• USE CORES USUAIS (VERMELHO PARA
RUIM)
• QUANDO NENHUM GRÁICO DISPONÍVEL
COMBINADOS SERVE PARA A REPRESENTAÇÃO GRÁFICA
OU CRIADOS DOS SEUS DADOS
• USE COM CAUTELA
 6 ELABORE O DASHBOARD

Algumas práticas para a criação de bons gráficos também

devem ser observadas:

CLARO: O usuário possui todos os elementos para a total

compreensão das informações?

CONCISO: O usuário está recebendo informações em

excesso?
Movimentações Financeiras em 2018

R$4.423,00
R$3.654,00

R$2.514,00
R$2.145,00

Janeiro Fevereiro

Receita Despesa

O SEGREDO DA BELEZA ESTARÁ NO EQUILÍBRIO

ENTRE ESSAS DUAS CARACTERÍSTICAS.
A SOFISTICAÇÃO ESTARÁ NA SIMPLICIDADE.
6 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

Como tirar o espaço entre as Busca de imagem no Excel

barras de um gráfico (com barra de rolagem)

Mini-curso de Dashboard com Segmentação de

Dados (COMPLETO)

Mini-curso de Dashboard com Controles de

Formulário
 PROGRAME AS MACROS PARA A
7 AUTOMATIZAÇÃO E INTERATIVIDADE

Após a criação de todos os gráficos, imagens e tabelas

no passo anterior, é hora de criar as macros que vão
automatizar a utilização de filtros no painel de
Indicadores e criar a interatividade que foi planejada no
passo 4 (Esquematize a dinâmica de funcionamento do
sistema).

Dica 1. Se você planeja utilizar um filtro de estado, pode

construir um mapa interativo.

Dica 2. Uma alternativa que uso bastante para utilizar

mais gráficos num espaço menor, é a de mostrar/ocultar
o gráfico dependendo da seleção de um controle de
formulário.

Dica 3. Utilize o gravador de macros ou fóruns e blogs na

internet para encontrar trechos para compor seus
códigos.
 7 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

10 super dicas para começar a programar em VBA

Aula Mapa Interativo com VBA Como mudar a cor de uma

imagem do Excel com macro

Mini-curso de Automatização de Rotinas

8 MONTE O MODO DE APRESENTAÇÃO

Após finalizar seu dashboard, utilize uma macro para

colocar seu Painel em Tela Inteira, dando mais cara de
sistema ao seu projeto.

Você pode optar por criar um botão para ativar o modo

de apresentação ou colocar a condição que esse
modo seja automaticamente ativado quando se abre o
arquivo.

Essa forma de apresentação da uma cara ainda mais

profissional ao projeto, fazendo com que o expectador
da sua apresentação nem perceba que está no Excel.
8 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

Modo de Apresentação para Planilhas

9 PREPARE O ARQUIVO PARA IMPRESSÃO

Normalmente o usuário vai precisar também de uma

versão impressa do dashboard.

Minha sugestão é que você acesse a opção de

configuração de página, coloque no modo de
paisagem, com apenas 1 página de largura X 1 página
de altura e em margens, coloque 0 em todos os valores.
A margem padrão de impressão já é suficiente.

No modo de visualização de impressão, verifique se todo

o painel está na área de impressão e retire, se
necessário, áreas excedentes.

Para facilitar a vida do cliente, no próprio menu você

pode criar os botões de impressão e gerar PDF.
9 AULAS QUE PODEM SER ÚTEIS

Macro para salvar a planilha do Excel como PDF

 TESTETODAS AS FUNCIONALIDADES
10 DISPONÍVEIS

Como todo sistema, é necessário que se teste todas as

funcionalidades do projeto antes da entrega.
Recomendo que você peça a alguém que não tenha
participado do projeto para testar todos os recursos que
o projeto oferece.

Um teste interessante é acessar o painel em outras

versões do Excel (anteriores e posteriores) e busque
amenizar as variações.

Monitores de tamanhos e resoluções diferentes também

irão impactar na apresentação do seu projeto, minha
dica nessa hora é orientar o usuário a utilizar o zoom da
planilha, aumentando ou diminuindo, até encontrar o
melhor ajuste para o seu monitor.
 AGORA É A SUA VEZ

A melhor forma de aprender é praticando,

então mãos à obra e desenvolva projetos
incríveis e sofisticados que irão aumentar sua
produtividade.

Quer continuar aprendendo?

CURSO COMPLETO DE
DASHBOARDS MEMORÁVEIS
5 PROJETOS PASSO A PASSO
PARA IMPRESSIONAR!