O que é o sistema SAP?

Como ele funciona?

O sistema SAP ERP existe para solucionar alguns tipos de problemas

organizacionais. Em geral, as empresas são compostas por diversas
áreas que, muitas vezes, apesar de não possuírem muito contato
depende de informações, como por exemplo um setor de produção que
depende da compra de uma determinada matéria-prima, mas para que
seja possível comprá-la é necessário a liberação de verba do setor
financeiro.

Ou seja, estamos envolvendo nesta brincadeira 3 áreas: compras,

produção e financeiro. Acontece que o contato entre essas áreas exige
atenção e dados em um alto nível de detalhes pois muitas vezes até
existe aquela matéria prima na empresa, porém como não há um padrão
de registro que centraliza essas informações, acontecem desperdícios
de tempo, dinheiro, mão-de-obra e muitos outros.

Já imaginou um sistema integrado que centraliza as informações de

todas as áreas, podendo ser consultado a medida em que necessário?
Pois bem, esta é uma das principais funções de um sistema SAP. Neste
artigo, vamos conferir o que é esse importante e tão falado sistema,
como funciona, qual a sua importância, além de vantagens e algumas
curiosidades.

O que é o sistema SAP (SAP ERP)?

O sistema SAP é um famoso sistema de planejamento de recursos
empresariais (ERP – Enterprise Resources Planning). Ele recebeu esse
nome por conta de seu fabricante: A SAP.

A SAP é um dos principais produtores mundiais de software

para gerenciamento de processos de negócios, pois desenvolve
soluções que permitem o processamento eficaz de dados e o fluxo de
informações nas organizações. SAP significa aplicativos e produtos de
sistemas em processamento de dados (Systems Applications and
Products in Data Processing).

Dessa forma, o sistema SAP consiste em vários módulos totalmente

integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do
gerenciamento de negócios. As principais características do SAP podem
ser resumidas nos seguintes conceitos:

• É um sistema feito sob medida;

• Modular;
• Informações on-line;
• Hierarquia de informações;
• Integração com diversas áreas da empresa;
Como o sistema SAP ERP funciona?
O sistema SAP ERP é geralmente organizado em uma arquitetura
cliente-servidor de três camadas, essa configuração é recomendada
porque permite flexibilidade e maior escalabilidade. As três camadas
usadas pelo software SAP ERP incluem: a camada de apresentação, a
camada do aplicativo e a camada do banco de dados.

1ª Camada: SAP GUI

A camada de apresentação fornece ao usuário a interface gráfica do

usuário SAP (SAP GUI). A GUI do SAP para que seja instalada em
qualquer computador que use o sistema operacional Microsoft
Windows ou Mac OS. A GUI do SAP é o ponto de comunicação entre o
usuário e o sistema SAP ERP.

2ª Camada: SAP ERP

A camada do aplicativo é o núcleo do sistema SAP ERP pois essa

camada é responsável pelo processamento de transações do cliente,
execução da lógica de negócios, execução de relatórios, monitoramento
do acesso ao banco de dados, impressão de trabalhos e comunicação
com outros aplicativos.

3ª Camada: Banco de dados

A camada do banco de dados é onde os dados gerados pelos negócios –

ou objetos de dados criados pelos usuários através de diferentes
processos de negócios – e os programas de aplicativos SAP são
armazenados. O desempenho dessa camada finalmente decide a
escalabilidade de todo o sistema SAP ERP, já que cada sistema
geralmente é implantado usando uma instância de banco de dados.
Ademais desse detalhamento, existem vários módulos de aplicativos
que compõem o sistema SAP ERP. Cada módulo foi projetado para
acomodar os programas de aplicativos SAP e dados comerciais
específicos relacionados a uma área específica de negócios. Os módulos
funcionais da SAP incluem:

• Gerenciamento de capital humano (SAP HCM);

• Planejamento de produção (SAP PP);
• Administração de materiais (SAP MM);
• Sistema de projeto (SAP PS);
• Vendas e distribuição (SAP SD);
• Manutenção (SAP PM);
• Finanças e controle (SAP FICO);
• Gerenciamento de qualidade (SAP QM).

Para que serve o sistema SAP?

A princípio, os modelos de negócios tradicionais geralmente envolvem
gerenciamento de dados descentralizado, com cada função de negócios
armazenando dados sobre suas operações em um banco de dados
separado. Dessa forma, funcionários de outras funções comerciais não
podem acessar as informações e a duplicação de dados em vários
departamentos aumenta os custos de armazenamento de TI e o risco de
erros nos dados.

Ao centralizar o gerenciamento de dados, o software SAP fornece uma

visão única da verdade usada por meio várias funções de negócios. Isso
ajuda as empresas a gerenciar melhor processos de negócios complexos
envolvendo diferentes departamentos pois fornece aos funcionários
acesso a informações em tempo real em toda a empresa.

Como resultado, as empresas podem acelerar os fluxos de trabalho,

melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade, aprimorar
as experiências dos clientes – e, finalmente, aumentar os lucros.
Exemplo de Situacional
Por exemplo, vamos supor que um determinado produto esteja sem
estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento
da produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe de
planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-
primas necessárias.

Em um sistema descentralizado, armazenam-se as informações da

matéria-prima separadamente pelo Planejamento da produção e pelo
Departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados
(neste caso, matéria-prima) aumenta.

Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específica

necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está
disponível conforme o estoque, mas conforme o banco de dados da
equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora de
estoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima. Assim,
o material e o custo do estoque aumentam.

Uma vez que a matéria-prima esteja disponível, o departamento de

chão-de-fábrica percebe subitamente que estão com falta de
trabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contrata
funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o
custo do trabalho aumenta.

O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o

departamento financeiro sobre os materiais adquiridos. Afinal, o
departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo
fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo
“convidando” uma possível ação legal.
Vantagens e desvantagens do sistema SAP ERP

As vantagens do SAP ERP incluem:

• A padronização dos processos de negócios de uma organização;
• A capacidade de integrar-se com outros sistemas de terceiros e
executar serviços em toda a empresa;
• A flexibilidade de criar regras personalizadas com a estrutura SAP
que define os parâmetros para transações;
• Vários recursos analíticos – como relatórios e tomada de
decisões – que permitem à SAP atender às necessidades de
várias empresas complexas e organizações governamentais;

As desvantagens do SAP ERP incluem:

• O alto custo de compra e implementação do programa, incluindo
a compra de software e hardware, custos de mão de obra de
funcionários internos de TI e consultores externos, custos de
treinamento de funcionários e custos residuais de manutenção de
software e atualizações periódicas.
• A complexidade do sistema significa que a maioria das empresas
implementará apenas um recurso do software SAP ERP por vez,
fazendo com que a implementação completa do software leve
vários anos.

Conclusão
Portanto nota-se a importância de um sistema ERP como o SAP em
empresas de médio a grande porte. Já que a falta de um banco de
dados de informações centralizadas pode acarretar em aumentos nos
custos dos produtos e consequentemente, num aumento dos preços de
vendas.

Com a implementação ERP, aumenta-se a padronização dos processos

e controle de recursos, isso é um importante aliado na implementação
da metodologia Seis Sigma. Vimos também que a redução de
desperdícios é outro fator crucial da implementação ERP, o que pode
ser aliado ao Lean Manufacturing.

Entretanto, apesar da oferta de uma grande bagagem de vantagens, os

custos com uma implementação personalizada e manutenção destes
sistemas tornam-se elevados normalmente. Vale a pena colocar na
balança e verificar se é benéfico para sua empresa um sistema como
este, verificando com pelo menos médio prazo, os seus proventos.