Apresentação, Parâmetros e Cadastros

TOTVS Gestão Contábil 11.50

 Apresentação, Parâmetros e Cadastros

Sumário

Sumário.................................................................................................................................................. 2
1 Apresentação .............................................................................................................................. 3
1.1 Objetivos Instrucionais ................................................................................................................ 3
1.2 Conceito ..................................................................................................................................... 3
1.3 Conclusão .................................................................................................................................... 3
2 Parâmetros e Cadastros .............................................................................................................. 3
2.1 Objetivos Instrucionais ................................................................................................................ 3
2.2 Conceito ...................................................................................................................................... 4
2.3 Parametrização inicial ................................................................................................................. 4
2.4 Prinicpais Parâmetros ................................................................................................................. 4
2.5 Plano de conta contábil ............................................................................................................ 5
2.6 Plano de conta gerencial ............................................................................................................. 6
2.7 Processos do Cadastro ................................................................................................................ 6
2.8 Centros de Custos ....................................................................................................................... 8
2.9 Histórico Padrão .......................................................................................................................... 9
2.10 Conclusão .................................................................................................................................... 10

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1 Apresentação

Olá!
Seja bem-vindo à apresentação do curso TOTVS Gestão Contábil.

1.1 Objetivos Instrucionais

Ao término deste curso, você estará apto a gerenciar os principais processos do TOTVS Gestão Contábil. Conheça os treinamentos
desse curso:

• Principais Cadastros e Parâmetros.

• Escrituração Contábil.
• Ferramentas e Utilitários.
• Relatórios Oficiais e Gerenciais.
• Encerramento Período.
• Obrigações Acessórias.

1.2 Conceito

Desde o seu surgimento, a contabilidade está se adequando ao desenvolvimento da sociedade e buscando formas de atender a
necessidade da geração de informações úteis à tomada de decisões. Ela deixou de ser apenas uma forma de controle burocrático da
empresa para se tornar um importante parceiro da organização, trazendo importantes informações para tomada de decisões.

O TOTVS Gestão Contábil foi desenvolvido para o gerenciamento e administração das rotinas contábeis das empresas,
trabalhando de forma integrada aos ERPs da linha RM. Também proporciona uma racionalização das informações cadastradas e
otimização dos dados necessários aos controles contábeis e gerenciais das empresas.

1.3 Conclusão

Você conheceu a importância da contabilidade para a organização, bem como a estrutura do curso TOTVS Gestão Contábil e os
seus respectivos treinamentos.

2 Parâmetros e Cadastros

Seja bem-vindo ao treinamento Parâmetros e Cadastros do TOTVS Gestão Contábil.

2.1 Objetivos Instrucionais

Ao término deste treinamento, você estará apto a realizar a parametrização do sistema, bem como preencher os principais
cadastros.

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2.2 Conceito

O treinamento está estruturado para que você realize as parametrizações necessárias e cadastre os dados importantes para o
bom funcionamento do sistema.

Por meio de esquemas, imagens e interatividades você compreenderá os assuntos a serem abordados:

• Parametrização Inicial.
• Cadastro do Plano de Contas Contábeis.
• Cadastro do Plano de Contas Gerenciais.
• Cadastro dos centros de custo.
• Cadastro dos Históricos Padrão.

2.3 Parametrização inicial

A definição dos parâmetros é o primeiro processo a ser realizado, pois consiste em definir todas as opções com as quais a
empresa pretende trabalhar ao operar o sistema.

2.4 Prinicpais Parâmetros

Parametrização inicial
A parametrização é feita no menu Ambiente / Parâmetros / TOTVS Gestão Contábil.

Máscara do plano de conta contábil

Para estruturar um plano de contas, é necessário definir a máscara contábil dos grupos de contas: ativo, passivo, receita, despesa
etc. Esta configuração consiste na definição dos níveis e número de dígitos que cada grupo de contas irá conter, sendo possível incluir até
10 grupos distintos. O sistema oferece ainda a flexibilidade de associarmos uma máscara para cada um dos 10 grupos contábeis (0 a 9).

Outra opção existente é não utilizar máscara contábil. Esta opção atende as necessidades do plano de contas das empresas
reguladas pela ANS - Agência Nacional de Saúde.

Máscara do plano de conta gerencial

O processo de inclusão da máscara do Plano de Contas Gerencial respeita o mesmo conceito do Plano de Contas Contábil. Sendo
assim, também é possível associarmos uma máscara para cada um dos grupos gerenciais (0 a 9).

Período contábil
O período contábil define o intervalo de datas disponível para escrituração dos lançamentos durante o exercício contábil da
empresa.

Outra opção é definir uma "Data de Fechamento", indicando que a contabilidade está conferida e fechada. Portanto, só é
permitida a inclusão ou alteração dos lançamentos com data posterior a data de fechamento.

A data de fechamento pode ser definida ou alterada a qualquer momento.

Histórico padrão
Por esta opção, podemos definir qual é o tipo de Código do histórico padrão a ser utilizado pela empresa. Os tipos existentes são:
Qualquer Caractere, Apenas Letras e Apenas Números.

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Log de alterações
Após realizar as parametrizações necessárias, é exibido um log com todas as alterações. Confirme o processo para registrar as
mudanças.

2.5 Plano de conta contábil

O plano de contas é o agrupamento ordenado de todas as contas, que são utilizadas pela contabilidade. Cada organização, de
acordo com sua atividade e sua estrutura, define o seu próprio plano de contas. No sistema são incluídas todas as contas movimentadas
pela área contábil. Na estruturação do plano de contas devem ser considerados os interesses dos usuários (proprietários da empresa,
diretores, governo, bancos, fornecedores etc.).

Cadastro do Plano de conta contábil

Esta é a visão do cadastro do plano de Conta Contábil. Por meio das opções disponíveis na barra de ferramentas, é possível
realizar a manutenção do Plano de Conta Contábil (Incluir, Alterar, Excluir). A seguir, conheça os principais campos deste cadastro. Acesse
Cadastros /Contábil.

Código contábil
Neste campo é definido o código estruturado da conta contábil. O código obedece a máscara definida nos parâmetros.

Código reduzido
O código reduzido existe para facilitar a digitação das contas contábeis nos lançamentos. O sistema gera esta codificação de
forma sequencial e, de acordo com a parametrização, o usuário pode a seu critério definir o código reduzido da conta contábil.

Tipo da conta
Pode ser:
Conta sintética: conta utilizada como totalizadora e estruturar o plano de contas. Não é usada diretamente nos lançamentos
contábeis.

Conta analítica: conta que recebe diretamente os lançamentos contábeis. Também é conhecida como conta de último nível.

Natureza da conta
Neste campo é definida a natureza da conta contábil: Credora ou Devedora.
Conta global

Opcionalmente, as contas podem ser cadastradas como globais. Portanto, ficam disponíveis para todas as coligadas que acessam
contas globais.
A opção para acessar ou não as contas globais deve ser definida nos parâmetros do sistema.

Rateio gerencial
Na inclusão de uma conta contábil analítica, se marcada a opção Rateio, é apresentada a pasta Distribuição Gerencial. Nessa
pasta é informado um percentual a ser rateado para as contas do plano de contas gerencial.

Natureza da conta para SPED

Para gerar o SPED Contábil, todas as contas devem ser classificadas de acordo com a natureza do SPED. Se existir alguma conta,
que não deve ser enviada para o SPED, deve ser classificada como Não informado.

Atenção:
A natureza do SPED é definida pela Receita Federal.

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Conta contábil inativa

Na visão do Plano de Contas existe o processo para Inativação/Ativação de Contas Contábeis. Se uma determinada conta contábil
for inativada, esta opção estará marcada. Quando a opção está desmarcada a conta contábil se encontra Ativa.

2.6 Plano de conta gerencial

A contabilidade gerencial é uma ferramenta indispensável para o gerenciamento empresarial. Os contadores e os

administradores se convenceram que as informações contábeis estão além do simples cálculo de impostos e atendimento à legislação.
No TOTVS Gestão Contábil o controle é realizado por meio das Contas Gerenciais.

Cadastro Plano de Contas Gerenciais

Esta é a visão do cadastro do plano de conta gerencial. Acesse Cadastros | Gerencial.

Código Gerencial
Neste campo é definido o código estruturado da conta gerencial, obedecendo a máscara definida nos parâmetros.

Tipo da Conta
Conta Sintética: conta utilizada como totalizadora. Ela estrutura o plano de contas e não é usada diretamente nos rateios.

Conta Analítica: conta que recebe diretamente os valores rateados nos lançamentos contábeis.

Natureza da Conta
Neste campo é definida a natureza da conta gerencial entre Credora ou Devedora.

Conta Global
Opcionalmente, as contas gerenciais podem ser cadastradas como globais, ficando disponíveis para todas as coligadas que
acessam contas globais.

A opção para acessar ou não as contas globais, deve ser definida nos parâmetros do sistema.

2.7 Processos do Cadastro

Processos relacionados ao plano de contas

Após a inclusão de contas contábeis ou gerenciais, algumas alterações relativas ao seu cadastro só são permitidos pela execução
de processos específicos. São eles:

• Alteração da Máscara Contábil ou Gerencial.

• Alteração do Tipo da Conta (Analítica / Sintética) Contábil ou Gerencial.
• Alteração do Código da Conta Contábil ou Gerencial.
• Alteração do Campo Tem Distribuição Gerencial na cadastro das Contas Contábeis.
• Copiar Contas Contábeis entre Coligadas.
• Inativação/Ativação de Contas Contábeis.
• Atualização da Data de Inclusão.
• Classificação Automática da Natureza da Conta para emissão do SPED.

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Alteração da máscara
Após o cadastramento das máscaras contábeis e gerenciais, caso já tenha cadastrado alguma conta no grupo que deseja alterar
(grupo 1, grupo 2, grupo 3,...), o sistema permitirá apenas o aumento de dígitos ou níveis das máscaras. Ao aumentar o número de
caracteres de um nível existente, o sistema completará o número da conta com "0"(zero).

Acesse os menus: Cadastros / Contábil / Alteração da Máscara Contábil para conta contábil ou Cadastros / Gerencial /
Alteração da Máscara Gerencial.

Exemplo:
Máscara Antiga = #.#.#.#.###: 1.1.1.1.001
Máscara Nova = #.#.##.#.##### Conta: 1.1.01.1.00001

Alteração do tipo da conta (Analítica/Sintética)

Este processo possibilita realizar a alteração do tipo da conta de Analítica para Sintética ou de Sintética para Analítica. Essa
alteração somente é possível se a conta não estiver sendo utilizada em Lançamentos Contábeis ou em outros processos.

Alteração do código da conta

Este processo altera o código de uma ou de várias contas de uma só vez, mesmo que a conta esteja sendo utilizada nos
lançamentos.
Para isto, informe o código atual da conta e o novo código, em seguida acione o botão Incluir para que a conta seja incluída na
relação de contas a serem alteradas. Inclua todas as contas que desejar na relação de contas a serem alteradas e, finalmente, mande
executar o processo.

Alteração do campo: Tem Distribuição Gerencial

Este processo altera a distribuição gerencial de uma conta.

Depois de selecionadas as contas, o usuário tem duas opções:

• Deixar de ter distribuição gerencial: se a conta selecionada estiver sendo utilizada nos lançamentos contábeis, todo o
rateio gerencial relacionado a esta conta é eliminado.
• Passar a ter distribuição gerencial: se a conta selecionada estiver sendo utilizada nos lançamentos contábeis, o
percentual do rateio gerencial informado para a conta é aplicado nesses lançamentos.

Copiar contas contábeis entre coligadas

O processo possibilita a cópia de uma conta para outras coligadas. Para realizá-lo:

• Marque as contas que serão copiadas.

• Selecione o processo e informe para quais coligadas será realizada a cópia.

Inativação/Ativação de contas contábeis

A Inativação/Ativação de contas contábeis realiza um maior controle interno das contas e suas movimentações, possibilitando
barrar a utilização de determinadas contas em novas movimentações contábeis. Porém, não há perda dos saldos e dos registros das
movimentações anteriormente feitas nessas contas para efeitos legais. Desta forma, as contas contábeis inativadas não podem ser
utilizadas em novos lançamentos, seja diretamente no sistema de Gestão Contábil , seja nos originados de sistemas externos.

Se a qualquer momento for necessário liberar novamente a utilização destas contas na realização das movimentações contábeis,
basta executar esse processo marcando a opção Ativar Conta Contábil.

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Durante a execução do processo, é possível determinar que o sistema envie um e-mail aos usuários selecionados, informando-os
sobre as contas contábeis que foram inativadas ou ativadas e a justificativa para tal ação.

As Inativações e ativações realizadas nas contas contábeis são gravadas e ficam disponíveis em Anexo Histórico de
Inativação/Ativação de Contas Contábeis, possibilitando a visualização do motivo, processo, data, usuário e justificativa.

Atualização da data de inclusão

Ao incluir uma conta contábil, uma conta gerencial ou um centro de custo é obrigatório informar a data de inclusão. A data do dia
é sugerida como data de inclusão, que pode ser modificada. A data de inclusão é um dado obrigatório na geração do SPED Contábil.

Para as contas contábeis, contas gerenciais e centros de custos já incluídos na base o preenchimento da data pode ser feito ao
editar os registros dos respectivos cadastros e preencher o campo data de inclusão com a data desejada ou pelo processo Atualização da
Data de Inclusão.

Classificação automática da natureza da conta para emissão do SPED

Para gerar o SPED Contábil, todas as contas contábeis, desde as sintéticas até as analíticas, são classificadas de acordo com a sua
natureza. As contas de nível superior devem ter a mesma natureza das suas subcontas.

Este processo otimiza o preenchimento do campo Natureza da conta para emissão do SPED.

Informe o Grupo de contas e a natureza da conta para emissão do SPED para que o sistema preencha automaticamente o
respectivo campo de todas as subcontas pertencentes ao grupo de contas informado com a nova natureza indicada para o processo.

2.8 Centros de Custos

Um centro de custo é uma unidade da empresa com custos diretos que lhe possam ser imputados. A criação dos centros de
custos permite atribuir responsabilidades aos gestores da unidade sendo, por isso, também designados por Centros de
Responsabilidade. Esta entidade é uma tabela global, que é muito utilizada no TOTVS Gestão Contábil. Na contabilidade o controle de
custos é essencial para a gestão da empresa, por este motivo a informação do centro de custo no lançamento/partida contábil é de
grande importância para os usuários da contabilidade.

Informações importantes
Antes de iniciar o cadastro dos centros de custos, devem ser definidos todos os parâmetros em Ambiente/Parâmetros/TOTVS
Gestão Contábil. Processo 01.02 - Lançamentos / Etapa 2 - Centro de Custo. Nesta etapa, são apresentadas as opções relacionadas ao
centro de custo .

Atualmente o lançamento/partida contábil não permite que o valor contábil seja rateado entre vários centros de custos, ou seja,
no lançamento/partida contábil só é permitido informar um centro de custo, com isto o rateio é feito pelo plano de contas gerencial.

Código do Centro de Custo

Neste campo deve ser informado o código do centro de custo de acordo com a máscara definida.

Ativo
Ao marcar esta opção significa que o centro de custo está Ativo.

Data de Inclusão
Este campo apresenta a data de inclusão do centro de custo.

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Descrição
Neste campo deve ser informado o nome do centro de custo.

Reduzido
O campo reduzido é muito utilizado, pois facilita a inclusão dos centros de custos na contabilização das partidas, pois se trata de
um código interno de controle da empresa. Normalmente o reduzido é um bem menor que o código, portanto, facilita na
inclusão/consulta.

Permite Lançamento
Com esta opção marcada o centro de custo poderá receber lançamentos/partidas contábeis.

Envia para o SPED Contábil

A opção Enviar para o SPED Contábil permite que o centro de custo seja enviado para o arquivo referente ao SPED Contábil.

Para que esta opção esteja disponível deve-se selecionar em Opções / Parâmetros / RM Saldus / Rotinas Legais / SPED Contábil,
no parâmetro Considerar para o Centro de Custo, a opção Próprio Centro de Custo.

Classificação do centro de custo

A tabela de Classificação de Centros de Custos é livre e pode ser usada de acordo com as necessidades de cada empresa.

As classificações dos centros de custo podem ser usadas nos eventos contábeis de aplicativos que se integram ao TOTVS Gestão
Contábil.

Conta gerencial
Pode-se informar uma conta gerencial default para o centro de custo, a fim de ser utilizada nos eventos contábeis.

Defaults Contábeis
Defaults contábeis são informações padrões definidas para o débito ou para o crédito, estabelecendo um padrão para a
contabilização. Esses defaults ou padrões podem ser utilizados quando na parametrização de eventos contábeis é definido que ao gerar a
contabilização de determinada operação o sistema utilize automaticamente nas partidas a serem geradas as informações aqui
cadastradas como default.

2.9 Histórico Padrão

O histórico padrão é um pré-cadastro do TOTVS Gestão Contábil feito para que no momento da inclusão do lançamento contábil
o histórico e o complemento possam conter alguns dados fundamentais da operação.

Cadastro de histórico padrão

Esta é a visão do Cadastro de histórico padrão.

Acesse Cadastros / Históricos Padrões.

Código do Histórico
Neste campo deve ser informado o código do histórico padrão, que é usado nos lançamentos contábeis. O tipo de codificação é
definido previamente nos parâmetros.

Descrição do Histórico

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Neste campo deve-se informar a descrição do histórico padrão. É possível incluir variáveis para indicar a necessidade de
complementação do histórico ao incluir o lançamento.

Variáveis Pré-definidas
Existe a possibilidade de incluir na descrição dos históricos algumas variáveis pré-definidas, que são preenchidas
automaticamente durante a inclusão do lançamento. Basta escolher uma das variáveis disponíveis na lista e incluí-las em qualquer parte
do histórico.

Complemento Obrigatório
Ao marcar este checkbox, é obrigatório o preenchimento do campo Complemento de Histórico nos lançamentos contábeis.

Não Permite Complemento

Ao marcar este checkbox não é permitido o preenchimento do campo Complemento de Histórico nos lançamentos contábeis.

Histórico de Fechamento
Deve-se marcar este checkbox para os históricos utilizados no processo de encerramento do período (transferência dos saldos das
contas de resultado para apuração do lucro/prejuízo do período).

Parâmetros
Além do parâmetro que determina a codificação dos históricos padrão, é importante observar também a parametrização quanto
a utilização dos históricos no lançamento.

2.10 Conclusão

Neste treinamento estudamos os seguintes assuntos:

• Parametrização Inicial.
• Cadastro do Plano de Contas Contábeis.
• Cadastro do Plano de Contas Gerenciais.
• Cadastro dos Centros de Custo.
• Cadastro dos Históricos Padrão.

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