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PROJECTO COLIBRI RCP 7

MANUAL DE UTILIZAO

GUIA RPIDO

Bem vindo ao Projecto Colibri RCP 7, um Software de Gesto Comercial multi-plataforma


que aborda as principais necessidades da rea comercial de uma pequena e mdia
empresa, fazendo o controlo compras, vendas, stocks e contas correntes.
Este o aspecto da aplicao :

Que se encontra dividido em duas vistas: Menu Principal e Informao.


No Menu Principal onde poder aceder a toda a parte de gesto quer de Artigos,
Clientes e Fornecedores, na vista de Informao onde pode encontrar novidades
relativas aplicao, tais como novas actualizaes.

Configuraes Iniciais
Antes de comear a emitir documentos deve em primeiro lugar preencher a informao
relativa sua empresa, para isso deve aceder ao menu Ficheiro > Preferncias ou ento
atravs do atalho CTRL + P, seleccione o ramo Dados da Empresa.

Nota : Por defeito existem apenas trs Cdigos Postais, para criar o seu, deve
seleccionar o ramo Cdigos Postais e criar um novo.
Aps terminado este processo deve carregar no boto OK, para sair das Preferncias e a
sua informao ficar automaticamente gravada, caso tenha algum campo assinalado a
vermelho dever preenche-lo de forma a prosseguir pois campo obrigatrio.
Nas Preferncias onde faz a configurao da sua aplicao, criar novas taxas de IVA,
criar novos Cdigos Postais, novas Famlias de Artigos, novos Tipos de Entidade, etc.

Gesto de Artigos
Para criar um Artigo o processo bastante simples, basta no Menu Principal expandir o
ramo Artigos e fazer duplo clique em Ficheiro de Artigos, desta forma ir abrir uma nova
vista sobre o lado direito com todos os Artigos que j tem introduzidos, para abrir um novo
Artigo carregue no cone Novo Registo ou ento utilize o atalho F2.

Uma vez mais todos os campos assinalados a vermelho so de preenchimento


obrigatrio, neste caso Cdigo de Artigo e Descrio. Na vista Registo de Artigo dever
colocar a informao referente ao seu novo artigo, medida que for seleccionando os
separadores existentes (Geral, Unidades, Preos, Composio, ) poder introduzir
informao mais detalhada, uma vez finalizado o processo dever utilizar o cone Gravar
ou ento utilizar o atalho F4. A aplicao comuta autenticamente de vista, apresentando
Ficheiro de Artigos onde pode visualizar todos os Artigos que j esto lanados no
sistema.
A qualquer altura pode editar um Artigo, excepto o seu Cdigo, para isso basta fazer duplo
clique no Artigo na vista Ficheiro de Artigos e a sua ficha ser aberta, pode tambm
remover um Artigo deste que este no tenha ainda qualquer movimento.

Gesto de Clientes / Fornecedores


Na vista Menu Principal expanda o ramo Clientes e faa duplo clique em Ficheiro de
Clientes, aqui ir encontrar todos os clientes que j tem introduzidos, para criar um novo
cliente utilize o cone Novo Registo ou ento o atalho F2.

O Nmero de Cliente sugerido de forma sequencial mas poder trocar a numerao,


preencha todos os campos assinalados a vermelho, pois so obrigatrios. Aqui uma vez
mais ir aparecer apenas os Cdigos Postais que j criou, para criar um novo, coloque o
cursor do rato na caixa Cdigo Postal e aceda s Preferncias directamente com o atalho
CTRL + P. Ao seleccionar os restantes separadores (Contactos, Financeira, Crdito,
Diversos, etc) poder preencher com informao mais detalhada sobre o seu cliente, para
concluir o processo utilize o cone Gravar ou ento o atalho F4.
A qualquer altura poder editar a ficha de um Cliente, na vista Ficheiro de Clientes faa
duplo clique sobre o cliente para abrir a sua ficha e editar a sua informao excepto o seu
cdigo, caso pretenda remover o cliente pode faz-lo na vista Ficheiro de Clientes,
seleccionando o cliente e carregar no cone Remover Registo, tenha ateno que esta
operao apenas permitida caso o cliente no tenha movimentos.
Todo este processo valido na gesto de Fornecedores.

Emisso de Documentos
Factura
O processo de lanar documentos exactamente igual em todos, o que diverge o tipo
de configurao associada ao documento, movimentao de Saldo Real / Saldo
Pendente, movimentao de Stock Real / Reservado, de Facturao / Liquidao, etc.,
todas as configuraes associadas a cada documento pode ser vista e editada na
Preferncias > Gesto de Documentos.
Como exemplo vamos demonstrar o processo de emisso de uma Factura, para tal no
Menu Principal dever expandir o ramo Clientes e fazer duplo clique em Factura, este o
aspecto do documento :

Tanto o nmero da Factura como a Data de Criao so sequenciais, sendo que a data
sugerida da data actual. Para chamar o Cliente para a Factura dever ter o cursor do
rato na caixa Nmero (a vermelho), que indica o nmero do Cliente, e aqui tem duas
formas de chamar o Cliente a facturar :

Introduzir o Nmero do Cliente e carregar em ENTER


Carregar na Barra de Espao para chamar a tabela de Clientes, seleccionar o
Cliente e carregar novamente na Barra de Espao.

Desta forma uma nova linha no separador Linhas ser aberto e aqui tem tambm duas
formas de chamar o Artigo a facturar :

Introduzir o Cdigo de Artigo e carregar em ENTER


Carregar na Barra de Espao para chamar a tabela de Artigos, seleccionar o Artigo
e carregar novamente na Barra de Espao, neste processo, pode chamar mais que
um Artigo para a Factura basta para isso na altura de seleccionar o Artigo manter
pressionada a tecla CTRL e ir seleccionando vrios.

Tendo o Cliente e o Artigo na Factura deve confirmar a restante informao, tal como
Quantidade, Preo, etc, para saltar de coluna em coluna deve utilizar a tecla ENTER, uma
vez finalizada a linha pode abrir novas utilizando o cone Nova Linha ou ento atravs do
atalho CTRL + ENTER. Ao seleccionar os restantes separadores pode preencher o
documento com mais informao, tal como Local de Carga / Descarga (separador
Expedio)
Finalizado o documento, pode utilizar o cone Gravar ou F4 para gravar o documento,
Prever Relatrio ou usar o atalho CTRL + F9 para visualizar o documento em PDF, ou
ento imprimir utilizando o cone Imprimir Relatrio (F9), tenha ateno ao seguinte,
depois de efectuar qualquer umas destas operaes no poder efectuar qualquer
alterao sobre o mesmo, em caso de engano pode marcar o documento como Anulado,
utilizando para o efeito o cone Remover Registo ou o atalho ALT + F2. Ao marcar um
documento como anulado os stocks e conta corrente sero automaticamente revertidos.
Se na impresso utilizar folhas pr impressas deve utilizar o modelo de impresso B
caso pretenda imprimir a informao da sua empresa nos documentos deve utilizar o
modelo T, pode fazer esta alterao antes de imprimir o documento seleccionando o
separador Diversos ou ento aceder s Preferncias > Gesto de Documentos e alterar
no documento o template associado.

Recibo
Sendo o Recibo do tipo justificativo, aqui apenas temos de carregar
documentos que estejam por liquidar, em primeiro lugar devemos chamar o
cliente da mesma forma que foi explicado em Factura (ver ponto anterior).
Para introduzir as linhas, no temos que colocar manualmente quais os
documentos a liquidar, basta carregar no cone Aplicar Filtro (funil) para os
documentos aparecerem de forma automtica.

Neste exemplo aparece mais que um documento para liquidar, aqui deve
eliminar os que no quer liquidar, de que forma? Seleccionar o documento
em causa e remover a linha respectiva utilizando o cone Remover Linha ou
utilizando o atalho CTRL -

Caso seja um pagamento parcial, basta fazer duplo clique na coluna Ilquido
c/ IVA do respectivo documento e introduzir o valor recebido.
No exemplo tambm apresentada uma Nota de Crdito, num cenrio
destes o prprio documento faz o cruzamento de valores, ou seja, caso
tenha uma Factura de 1000 Euros, pode lanar uma Nota de Crdito do
mesmo valor e depois carregar estes dois documentos no Recibo.
Carregamento de Documentos (Guias para Facturas)
O processo para emitir uma Guia de Transporte exactamente igual ao da
Factura ( ver Factura ), na impresso o documento ir sair sem preos por
defeito, mas poder trocar essa configurao nas Preferncias > Gesto de
Documentos.
Aps ter a guia concluda, transformar em Factura um processo bastante
simples, aqui ter de abrir o documento Factura, introduzir o Nmero de
Cliente e depois carregar no cone Aplicar Filtro, desta forma ir aparecer
todas as guias em aberto que esto por facturar, pode optar por facturar
todas ou ento especificar, neste caso remova as linhas que no quer
facturar utilizando o cone Remover Linha ou ento o atalho CTRL -

Consultar Movimentos
Para visualizar todos os movimentos j efectuados na vista Menu Principal expanda o
ramo Clientes e faa duplo clique em Movimento de Clientes, onde ser apresentado
todos os movimentos de todos os clientes.

Para efectuar pesquisas sobre a informao dispe de duas opes :


Pesquisa rpido , localizado no final da vista onde apenas pode pesquisar por um
critrio
Pesquisa avanada, no topo da vista utilize o cone Editar Filtro junto de Pesquisa
Geral
Nota: O processo de pesquisa esta disponvel desta forma em todas as vistas

Pesquisas Avanadas
Esta uma funcionalidade bastante til na seleco de informao que realmente
queremos , aps carregar em Editar Filtro uma vista de pesquisa ser aberta com aspecto
semelhante a este :

Aqui podemos conjugar mais que um critrio de pesquisa, ento se eu pretender


pesquisar todos os movimentos do cliente nmero 390 mas apenas de Setembro deve
colocar como mostra o exemplo :

Data de Criao >= 01-09-2012 e <= 30-09-2012


Entidade Nmero = 390

Aps ter definido os critrios de pesquisa carregue no cone Pesquisar Registos ou ento
utilize o atalho F6

Listagens
Uma vez efectuada a pesquisa posso imprimir uma listagem com a informao que
seleccionou, para isso na caixa de listagens, seleccione a listagem que pretende e
carregue no cone Prever Relatrio para gerar o PDF.