ESCRITÓRIO

DIGITAL TRABALHISTA
1. O QUE É?
1.1. Escritório digital é um conceito atual de um escritório com
todas as suas operações digitalizadas em ferramentas online.
Todo fluxograma de trabalho é feito de forma digitalizada, desde
a prospecção até a atuação judicial.

2. ESTRUTURA DE UM ESCRITÓRIO DIGITAL

2.1. Online

2.1.1. Estrutura digital como site, armazenamento na nuvem,

comunicação através de aplicativos de mensagens, sistemas
de controle processual, financeiro, de carteira de clientes, etc.

2.2. Offline

2.2.1. Estrutura física, porém com todo o fluxo de trabalho

digitalizado como cadastro de clientes, de processos,
comunicação interna, comunicação comercial, financeiro,
armazenamento de dados e documentos.

3. DIVISÃO DO ESCRITÓRIO DIGITAL

3.1. Comercial

3.1.1. Área destinada a prospecção, venda, relacionamento e

pós venda

3.1.1.1. Entrada de novos contratos

3.2. Operacional

3.2.1. Área responsável pela execução dos serviços prestados

e vendidos aos clientes

3.2.1.1. Consultivo ou Contencioso

3.3. Financeiro

3.3.1. Área responsável pelo controle financeiro das operações

do escritório

3.3.1.1. Investimento e RE-investimento

4. FERRAMENTAS
4.1. Google Drive

4.1.1. Armazenamento de arquivos

4.2. Google Docs

4.2.1. Docs

4.2.2. Planilhas

4.2.3. Apresentações

4.3. Google Agenda

4.3.1. Compromissos, audiências, atendimentos

4.4. Trello

4.4.1. Projetos

4.4.1.1. https://youtu.be/eVCAIETrF_0

4.5. Slack

4.5.1. Comunicação interna

4.5.1.1. https://youtu.be/rz8W-1ikzRQ

4.6. Software Jurídico

4.6.1. Astrea

4.6.2. Advbox

4.6.3. Saj Adv

4.6.4. Legalone

4.7. Fluxograma de Trabalho

4.7.1. Prospecção

4.7.1.1. Criar planilha de conteúdo no Google Docs e

agendar no google agenda o dia da produção do conteúdo
 4.7.1.1.1. Editar no CAPCUT para colocar legenda e subir
no google drive

4.7.1.1.1.1. Fazer uma programação de postagem.

Após publicado o conteúdo, divulgar nos grupos de
Whatsapp ou lista de transmissão.

4.7.1.2. Após a prospecção, salvar o contato do cliente na

lista de transmissão e no software jurídico

4.7.2. Atendimento

4.7.2.1. Agendar no google agenda

4.7.2.1.1. Cadastrar o cliente no sistema

4.7.2.1.1.1. Colher assinatura pelo APP Docsign ou ZAP

Sign se for cliente de outra cidade ou estado.

4.7.2.1.1.2. Colher assinatura física nos documentos.

Digitalizar todos os documentos e subir no google
Drive, criando uma pasta por cliente.

4.7.2.1.2. Recebimento de honorários lançar na planilha

do google docs.

4.7.2.1.2.1. Marcar na agenda, geralmente final do

mês, a emissão da Nota Fiscal

4.7.2.1.3. Criar projeto no Trello com as pendências que

ainda faltam para o cliente fechar ou para distribuir a
ação.

4.7.2.1.3.1. Compartilhar com a equipe

4.7.2.1.3.2. Inserir no Trello o link do drive onde estão

os documentos

4.7.2.1.4. Agendar no google agenda quando será feito

esse serviço e se tem prazo.
4.7.3. Serviços

4.7.3.1. Reclamação Trabalhista

4.7.3.1.1. Acessar o projeto no trello e ver as pendências

para começar a petição inicial

4.7.3.1.1.1. Criar um grupo no Whatsapp com o

reclamante e as testemunhas (se for viável)

4.7.3.1.1.1.1. Criar um arquivo de texto no Docs

para elaborar a petição.

4.7.3.1.1.1.1.1. Fazer um checklist no Trello para

ver se todos os documentos necessários estão
em mãos para distribuir a ação.

4.7.3.1.1.1.1.1.1. Distribuída a ação, inserir o

número do processo no Trello, cadastrar no
sistema de software jurídico e enviar pelo
Whatsapp o número e o site para o cliente
consultar.

4.7.3.1.1.1.1.1.1.1. Com a intimação da

audiência, cadastrar no sistema a data e as
pendências para ocorrer: relatório de
audiência, conversa com as testemunhas,
link da audiência, etc.

4.7.3.1.1.1.1.1.1.1.1. Encaminhar
mensagem ao cliente informando local e
data, ou envio do link para acessar

4.7.3.2. Defesa ou Consultoria para empresa

4.7.3.2.1. Acessar o projeto no trello e ver as pendências

para começar a prestação de serviço

4.7.3.2.1.1. Criar grupo no Whatsapp com os

envolvidos
 4.7.3.2.1.1.1. Criar um arquivo de texto no Docs
para elaborar a petição.

4.7.3.2.1.1.1.1. Fazer um checklist no Trello para

ver se todos os documentos necessários estão
em mãos para apresentação da defesa

4.7.3.2.1.1.1.1.1. Fazer uma reunião de

preparação para audiência, marcar no google
agenda e comunicar empres apelo whatsapp

4.7.4. Relacionamento

4.7.4.1. Marque no google agenda para enviar uma

mensagem para os clientes uma vez por mês sobre a
situação do processo

4.7.4.1.1. O próprio sistema pode fazer isso.

4.7.5. Pós venda

4.7.5.1. Com o recebimento de honorários, cadastre na

planlilha a entrada e a saída para o cliente.

4.7.5.2. Crie relacionamento de conteúdo por lista de

transmissão.