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Por DJORGENES TIBURCIO DE JESUS

ÍNDICE

1. Requisição de Combustíveis ............................................................................. 3


- Emissão ................................................................................................ 3
2. Pastas A à Z ......................................................................................................... 4
3. Memorandos ..................................................................................................... 4
4. Remessa de Malotes .......................................................................................... 4
- Acomodação dos documentos ............................................................ 4
- Guia de Remessa de Malote ................................................................ 5
- Recibo da GRM de entrada .................................................................. 6
- Entrega aos Correios ............................................................................ 6
5. Recebimento de Malotes ................................................................................ 8
1. Requisição de Combustíveis
O consumo de combustíveis e de óleos lubrificantes pela C R Purus está
vinculado à emissão de Requisição de Combustível. Trata-se do documento que a C R Purus
deve apresentar ao fornecedor, para que este o faça de acordo com o que nele se requer.

Emissão:

O diretório “Meus Documentos” contém um arquivo do Microsoft ....


denominado “Requisição de Combustíveis”. Em uma barra na parte superior do programa
aparecerá a opção de habilitar a edição do .... Ao abrir, estará disponível em uma barra na
lateral esquerda do programa a pasta “REQUISIÇÃO DE COMBUSTÍVEIS”. Abre-se esta e clique-
se no ícone “novo” na barra de ... do programa.

Da Requisição de Combustível constam:

 Data de emissão;
 Número da requisição;
 Fornecedor (POSTO ATEM);
 Finalidade;
 Quantidade;
 Produto;
 Preço unitário;
 Preço total;
 Texto explicativo da finalidade;
 Solicitante (assinatura);
 Autorizado por... (assinatura).

Atenção: Não alterar qualquer dado de requisição já emitida, e sempre observar se o


número da requisição coincide com o número de páginas indicado no canto inferior esquerdo.

Para imprimir, clique sobre o Brasão da República no canto superior esquerdo


da requisição. Imprime-se, automaticamente, duas vias. No canto superior direito de cada via
está informada a guarda da mesma. A “via do FORNECEDOR” deve ser apresentada ao
fornecedor no ato. A ”via FUNAI” deve ser arquivada na pasta A à Z “REQUISIÇÃO DE
COMBUSTÍVEIS”.
2. Pastas A à Z
Pasta A à Z é um acessório de arquivo físico vertical na forma de fichário. Tem
por finalidade arquivar, em ordem cronológica, todo documento oficial corrente desta
fundação de modo a oferecer segurança, precisão, flexibilidade e fácil acesso.

No âmbito da C R Purus, há varias pastas deste modelo nomeadas conforme o


tipo de documento ali arquivado.

O encarregado deve atentar para os princípios da eficiência, responsabilidade,


economia e uniformidade neste sistema de arquivamento.

3. Memorandos
Memorando é um meio de comunicação “eminentemente interno, utilizado entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, independentemente de nível hierárquico”. Pode-
se dizer que é o meio de comunicação mais utilizado pela C R Purus.

O redator deve atentar para as formalidades devidas (observar modelos).

4. Remessa de Malote
A Coordenação Regional do Purus faz seu tramite de documentos físicos com a
sede em Brasília/DF pelo Serviço de Malote dos Correios. A fim de dar mais agilidade ao
recebimento e envio de documentos, foram contratados dois malotes exclusivos para essa
comunicação. Enquanto um estiver no Setor de Protocolo e Documentos da sede em Brasília,
para descentralização, ou em trânsito, o outro estará no âmbito desta coordenação sendo
preparado para a remessa, ou vice-versa. São eles:

 Malote de nº 313
 Malote de nº 314

Obs.: Existe uma pasta física destinada, exclusivamente, à guarda dos documentos que
serão enviados para Brasília durante o período em que nenhum dos malotes estiver no âmbito
desta coordenação. Tal pasta denomina-se “ENVIAR VIA MALOTE”.
Acomodação dos documentos:

Alguns grupos de documentos são destinados a setores diversos da sede em


Brasília. Por exemplo:

 Memorandos do GABINETE (GAB) destinados à Diretoria de Administração e Gestão


(DAGES);
 Memorandos do GABINETE (GAB) destinados à Coordenação-Geral de Promoção ao
Etnodesenvolvimento (CGETNO);
 Memorandos do NAGES destinados à Coordenação de Administração de Pessoal (COAP).

Cada grupo possui como destino a mesma repartição/departamento e devem ser


acomodados dentro de um único envelope pardo de papel, afixando no anverso o destinatário
do mesmo e no verso (lado no qual se fecha o envelope) o remetente. Tomando o exemplo
acima, cada item citado deveria estar em um mesmo envelope.

Obs.: Os dados do remetente e possíveis destinatários estão em um arquivo Microsoft


Word no diretório “Meus Documentos”. Bastando apenas imprimir e afixar devidamente.

Estando todos os envelopes devidamente preparados, deve-se acomodá-los de


forma segura dentro de malote, anexar a GRM correspondente e o recibo da GRM de entrada e
posicionar o rótulo de endereço com a face do destino à vista e lacrar.

Atenção: cada malote tem um rótulo contendo os dados do mesmo, assim como o
destino em uma face e a origem na outra face. Deve-se posicioná-lo com o lado do destino
(Sede Brasília/DF) à vista, antes de lacrar.

Guia de Remessa de Malote (GRM):

Guia de Remessa de Malote é o documento com o qual se pretende controlar e


registrar toda informação pertinente ao envio de documentos físicos via malote. Da GRM
constam:

1. O número da guia;
2. Data de remessa;
3. O número do selo (lacre);
4. O número do malote;
5.
6. Transportador (SERPRO);
7. Conteúdo;
8. Nome do responsável;
9. Recibo.

Segue abaixo, modelo de uma GRM:

..............................

No campo “Conteúdo” deve-se discriminar, em ordem numérica, todos os


documentos que estão sendo enviados, um por um, assim como o Recibo da GRM de entrada
do último malote recebido (tal recibo é guardado no interior do malote).

Não é necessário que o responsável pela emissão da GRM a assine. Imprime-se


duas vias: uma acompanha os envelopes dentro malote e a outra leva-se à agência dos correios
quando da entrega e colhe-se a assinatura do funcionário recebedor. Esta última é entregue à
servidora Sra. Wanda Ferreira para arquivar.

Recibo da GRM de entrada:

Assim como os malotes remetidos pela C R Purus, aqueles que dão entrada
nesta, também contêm em seu interior a GRM, emitida pela sede em Brasília, contendo os
devidos dados, assim como toda a relação do conteúdo. Consequentemente, há nesta GRM um
recibo que deverá ser datado e assinado pelo responsável pela abertura do malote. Este recibo,
como dito anteriormente, deve ir acompanhando a GRM de remessa no malote seguinte.

Obs.: Deve vir acompanhando a GRM de entrada, o recibo do último malote enviado.

Entrega aos Correios:

Após ser lacrado, o malote deve ser levado à agência dos correios juntamente
com uma via da GRM, na qual será solicitada a rubrica do funcionário dos correios recebedor.

5. Recebimento de Malotes

Os malotes que dão entrada na C R Purus, somente devem ser abertos pelo
servidor encarregado. Este, primeiramente, confere o rótulo de destino e se o malote está
devidamente lacrado. Em caso afirmativo, realizar o seguinte procedimento: romper o lacre,
proceder a abertura, conferir os dados da GRM com os dados do malote, conferir os
documentos constantes da GRM com os mencionados nos envelopes, datar e assinar o recibo e
encaminhar todo o conteúdo ao Coordenador Regional para providências.
Em caso de dados divergentes entre os constantes da GRM e os mencionados
nos envelopes, comunicar-se, imediatamente, à chefia imediata e não assinar o recibo sem
autorização.
Em caso de avaria, comunicar-se, imediatamente, à chefia imediata e não realizar
mais nenhum procedimento.

Lábrea, 31 de janeiro de 2011.