Protocolo/HUL

Lagarto - Sergipe
Junho/2018
 SUMÁRIO
1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS ........................................................................................... 3
2. DEFINIÇÕES...................................................................................................................... 3
3. INSTRUÇÃO LEGAL ........................................................................................................ 4
4. SERVIÇO POSTAL ............................................................................................................ 5
4.1. Preparação do envelope ou caixa ................................................................................. 5
4.1.1. AR digital ................................................................................................................. 6
4.1.2. Declaração de Conteúdo Simples ............................................................................. 8
4.2. Cadastro no SIG EBSERH........................................................................................... 9
4.3. Tramitação interna no SIG EBSERH ........................................................................ 14
4.4. Recebimento de correspondências para expedição via Serviço Postal ...................... 16
4.5. Expedição via serviço postal ...................................................................................... 17
4.5.1. Preenchimento da Lista de Postagem ..................................................................... 17
4.6. Tramitação externa no SIG EBSERH ........................................................................ 18
5. MODALIDADES DE POSTAGEM ................................................................................. 20
5.1. Carta simples .............................................................................................................. 20
5.2. Carta registrada .......................................................................................................... 20
5.3. SEDEX....................................................................................................................... 21
5.4. Impresso ..................................................................................................................... 21
5.5. Encomenda econômica (PAC) ................................................................................... 21
5.6. Encomenda expressa internacional (EMS) ................................................................ 21
5.7. Aviso de recebimento (AR) ....................................................................................... 21
6. DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS ......................................... 22
7. REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 23
8. ANEXOS ........................................................................................................................... 24
8.1. Formulário - Registro de Ocorrência ......................................................................... 24
8.2. Formulário - Declaração de Conteúdo Simples ......................................................... 25
8.3. Formulário - Lista de Postagem ................................................................................. 26

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1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O presente manual tem como objetivo esclarecer e padronizar as rotinas e procedimentos

internos das atividades de recebimento, expedição e distribuição de correspondências e
demais objetos, via serviços postais.

2. DEFINIÇÕES

AR: Aviso de Recebimento – serviço adicional que, através do preenchimento de modelo

próprio, permite comprovar junto ao remetente a entrega de correspondências e objetos
postados sob registro, com ou sem declaração de valor.

Correspondência: forma de comunicação escrita mantida entre órgãos públicos, entidades

públicas, pessoas físicas ou jurídicas.

Correspondência externa: forma de comunicação trocada entre o HUL e órgãos ou entidades

da Administração Pública e pessoas físicas ou jurídicas.

Correspondência interna: correspondência trocada entre as unidades organizacionais do HUL.

Correspondência oficial: forma de comunicação mantida entre unidades/órgãos do HUL; e

entre o HUL e pessoas físicas ou jurídicas. Refere-se a assuntos de caráter oficial ou de
interesse específico do HUL.

Correspondência ostensiva: qualquer informação não submetida à restrição de acesso público.

Correspondência particular: espécie informal de comunicação utilizada para assuntos

pessoais.

Correspondência sigilosa: correspondência com informação submetida temporariamente à

restrição de acesso público, em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da
sociedade e do Estado.

Correspondência urgente: forma de comunicação que, em virtude da natureza do assunto,

exige ação imediata por parte de quem a recebeu, e deve ter tratamento preferencial.

Documento: toda informação registrada que seja produzida ou recebida no decurso das
atividades meio e fim do HUL, qualquer que seja o suporte.

Distribuição: separação interna de correspondências para a coleta, por parte das unidades
destinatárias do HUL, de documentos, processos e demais objetos recebidos pelo Protocolo.

Expedição: remessa de documentos, processos e demais objetos a destinatários internos e

externos ao HUL.

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Objeto postal: qualquer objeto de correspondência encaminhado via postal conforme a Lei nº
6.538, de 22 de junho de 1978 (Lei de Serviços Postais).

Processo: documentos oficialmente reunidos que se destinam a alguma ação administrativa e

seguem procedimentos previamente expressos.

Rastreamento: é o acompanhamento da correspondência registrada ou objeto, via internet, por

meio do Sistema de Rastreamento de Objetos (SRO) da ECT.

Recebimento: ação de receber documentos, processos e demais objetos, de destinatários

internos e externos ao HUL.

Serviços postais: expedição, transporte e entrega de documentos, processos ou objetos por

meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada, Sedex,
impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS).

Unidade de Protocolo: unidade responsável pelas atividades de recebimento, expedição e

distribuição de correspondência e demais objetos.

Unidade destinatária: unidades aos quais são endereçadas as correspondências.

Unidade remetente: unidades que encaminham as correspondências a serem expedidas pelo

Protocolo.

3. INSTRUÇÃO LEGAL

Os procedimentos apresentados neste manual têm como base legal os seguintes instrumentos:
▪ Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978: regula os direitos e obrigações concernentes ao
serviço postal e ao serviço de telegrama em todo o território do País;
▪ Lei no 12.527/2011: regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art.
5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no §2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a
Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de
2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras
providências.
▪ Portaria 1.677/2015: define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das
atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal.

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4. SERVIÇO POSTAL

Serviço postal é a forma de recebimento e envio de correspondências e pequenos objetos, de

remetentes ou destinatários externos ao HUL, por meio dos serviços oferecidos pela ECT.

4.1. Preparação do envelope ou caixa

O envelope ou caixa utilizado para o envio da correspondência deve conter etiquetas de

Remetente e Destinatário em lados distintos e no caso de envelopes o endereço do remetente
deve constar no lado para o qual a aba do envelope fecha, com todas as informações
necessárias para que não ocorra o extravio ou devolução.

Exemplo:

Não serão recebidas correspondências que não estejam em envelope ou embalagem

devidamente etiquetados.

A etiqueta de REMETENTE deve conter os seguintes dados:

Nome completo - pessoa física ou jurídica
Endereço / Número
Complemento / Bairro
Cidade / UF / CEP

A etiqueta DESTINATÁRIO deve conter os seguintes dados:

Nome completo - pessoa física ou jurídica
Endereço / Número
Complemento / Bairro
Cidade / UF / CEP
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4.1.1. AR digital

Caso seja necessária a comprovação de recebimento do documento ou objeto pelo

destinatário, a unidade remetente deve preencher e imprimir o AR (Aviso de Recebimento)
digital, através do site http://www2.correios.com.br/enderecador/cartas/default.cfm,
conforme orientações a seguir:

1) Selecione o tipo de impressão “imprimir direto no envelope (Destinatário) ”.

2) Selecione “Imprimir Aviso de Recebimento (AR), serviço adicional que permite
comprovar a entrega do objeto ao destinatário”
3) Clique em “continuar”

4) Preencha os dados do Remetente:

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5) Preencha os dados do Destinatário:

6) Confira se os dados estão corretos

7) Clique em “Gerar AR”

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 8) Imprima e recorte a etiqueta
9) Cole apenas a aba esquerda no envelope, próximo da etiqueta “Remetente”

↠IMPORTANTE↞
Documentos de caráter sigiloso serão expedidos em envelope duplo. O envelope interno só
poderá ser aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade
hierarquicamente superior.

4.1.2. Declaração de Conteúdo Simples

A Declaração de Conteúdo Simples é o formulário que deve acompanhar o objeto expedido

pelo HUL, via serviço postal, e que substitui a nota fiscal no caso de transporte de bens entre
não contribuintes.

Deve ser preenchida e assinada pela unidade remetente, digitalizada e anexada ao Documento,
no SIG EBSERH, antes da tramitação ao Protocolo. Após, encaminhar a via original ao
Protocolo junto ao objeto (já embalado) a ser expedido. Caso seja necessário, anexar foto do
objeto a ser enviado, no SIG EBSERH.

No ato do recebimento da Declaração de Conteúdo Simples, o Protocolo deve verificar se o

formulário está preenchido de acordo com as orientações exemplificadas a seguir:

1) Remetente (informações sobre a unidade que está remetendo o objeto):

a. Órgão/Unidade: nome da unidade remetente / HUL
b. CNPJ
c. Endereço, Cidade, UF e o CEP (localização completa do órgão ou unidade,
especificando nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo número,
bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade federativa).

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 2) Destinatário (informações referentes ao órgão ou pessoa física/jurídica a quem se
destina o objeto):
a. Órgão/Instituição: nome do órgão/unidade ou instituição do destinatário e
sigla, quando houver;
b. CNPJ/CPF
c. Endereço, Cidade, UF e CEP (localização completa do órgão ou instituição
destinatária, especificando nome da rua/travessa/avenida, seu respectivo
número, bloco/andar/sala e bairro; bem como o município, a unidade
federativa).

3) Identificação dos bens (informações sobre o objeto a ser enviado):

a. Conteúdo: especificação do objeto e suas respectivas características, tais como:
marca, modelo, cor, tamanho, número de série, número do patrimônio (quando
houver);
b. Quantidade: número de unidades de cada objeto com as mesmas
características;
c. Peso: massa do objeto a ser transportado, identificado em quilograma (kg) o
peso total das unidades de cada item;
d. Valor: preço estimado das unidades do item, especificado em reais (R$);
e. Totais: soma dos valores de cada um dos itens – “Quantidade”, “Peso” e
“Valor”.

4.2. Cadastro no SIG EBSERH

Para efetuar o envio de documentos ou objetos ao protocolo, é necessário realizar o cadastro e

tramitação no sistema SIG EBSERH à unidade Protocolo, conforme procedimentos descritos
a seguir.

A não realização dos procedimentos estabelecidos ocasionará no indeferimento do envio de

correspondência e devolução à unidade remetente para adequação.

Esta tela é responsável por possibilitar ao usuário realizar cadastro de documentos ou

processos com base nos parâmetros informados.

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 1) A tela de cadastro de documentos/processos pode ser acessada através do menu
Principal > Novo Cadastro ou Menu Principal > Pesquisar > menu Cadastro.
2) Informar os seguintes campos:
a. Tipo de protocolo: informar se é documento ou processo.
b. Natureza: informar se é interno ou externo.
c. Origem do cadastro: este campo é preenchido automaticamente de acordo com
a diretoria a qual o usuário está vinculado.
d. Procedência: este pode ser unidade/departamento, pessoa física ou pessoa
jurídica.
e. Interessado: este pode ser unidade/departamento, pessoa física ou pessoa
jurídica.
f. Tipo de documento: o documento pode ser do tipo contrato, ofício,
memorando, carta, dentre outros que podem ser verificados ao clicar na seta
para baixo.
g. Número do documento: informar o número do documento a ser enviado.
h. Data do documento: data de referência do documento.
i. Grau de sigilo: informar se é público, reservado, ultrassecreto ou secreto.
j. Assunto: descrever o assunto.
k. Classificação do assunto: classificação a ser vinculada no documento ou
processo.
l. Expressão chave: informações ou frases que facilitarão o acesso ao cadastro.
m. Documento/Processo digitalizado: anexar um documento ou processo.
n. Protocolo (s) referenciado (s): protocolos que possam estar relacionados ao
documento/processo.
o. Protocolo (s) anexado (s) / apensado (s): anexar/apensar documentos.
3) Selecionar o botão “SALVAR”.
4) O sistema conclui o cadastro do documento/processo com os dados informados.

Inserir Procedência
Esta tela permite ao usuário realizar uma pesquisa e, após esta, selecionar um item para que
ele seja inserido na tela de cadastro ou alteração de documentos/processos.

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 1) A tela Pesquisar Procedência pode ser acessada por meio da tela de cadastro no campo
"Procedência" selecionar a opção “Inserir Procedência”.
2) O sistema disponibilizará uma pop-up com os seguintes campos para pesquisa:
a. Categoria: informar se é unidade/departamento, pessoa física ou pessoa
jurídica. Se for pessoa física ou pessoa jurídica o selecionado, o sistema exibirá
os seguintes campos:
i. Nome/Sigla: nome do usuário/ sigla da empresa.
ii. CPF: CPF da pessoa física.
iii. CNPJ: CNPJ da empresa interessada. Este campo só é apresentado se
no campo Categoria for selecionado Pessoa Jurídica.
b. Unidade: informar a unidade em que um dos itens anterior está lotado.
c. Nome/Sigla: nome da diretoria, coordenadoria, gerência ou assessoria, por
exemplo. Sigla do hospital desejado.
3) Selecionar a opção “Pesquisar”.
4) O sistema disponibiliza o resultado da pesquisa.
5) Selecionar o item pesquisado na coluna “Ação” do “Resultado da pesquisa”
6) O campo “Procedência” da tela anterior é preenchido com o dado selecionado.

Inserir interessado
Esta tela permite ao usuário realizar uma pesquisa e, após esta, selecionar um item para que
ele seja inserido na tela de cadastro ou alteração de documento/processo.

11
 1) A tela Pesquisar Interessado pode ser acessada por meio da tela de cadastro ou
alteração de documentos/processos > no campo "Interessado" selecionar a opção
“Inserir Interessado”.
2) O sistema disponibilizará uma pop-up com os seguintes campos para pesquisa:
a. Categoria: informar se é unidade/departamento, pessoa física ou pessoa
jurídica. Se pessoa for física ou pessoa jurídica o selecionado, o sistema exibirá
os seguintes campos:
i. Nome/Sigla: nome do usuário / sigla da empresa.
ii. CPF: CPF da pessoa física.
iii. CNPJ: CNPJ da empresa interessada. Este campo só é apresentado se
no campo "Categoria" for selecionado Pessoa Jurídica.
b. Unidade: informar a unidade em que um dos itens anterior está lotado.
c. Nome/Sigla: nome da diretoria, coordenadoria, gerência ou assessoria, por
exemplo. Sigla do hospital desejado
3) Selecionar a opção “Pesquisar”.
4) O sistema disponibiliza o resultado da pesquisa.
5) Selecionar o item pesquisado na coluna “Ação” do “Resultado da Pesquisa”.
6) O campo “Interessado” da tela anterior é preenchido com o dado selecionado.

Inserir Classificação
Esta tela permite ao usuário realizar uma pesquisa e, após esta, selecionar um item para que
ele seja inserido na tela de cadastro ou alteração de documento/processo.

1) A tela de pesquisar classificação pode ser acessada através da tela de cadastro ou

alteração de documentos/processos > no campo "Classificação do assunto" selecionar
a opção “Inserir Classificação”.
2) O sistema disponibilizará uma pop-up com o seguinte campo para realizar a pesquisa:
a. Assunto: informar uma frase ou palavra que esteja relacionado com a
classificação desejada para realizar a pesquisa.
3) Selecionar a opção “Pesquisar”.
4) O sistema disponibiliza o resultado da pesquisa.
5) Selecionar o item pesquisado na coluna “Ação” do “Resultado da Pesquisa”.
6) O campo “Classificação” da tela anterior é preenchido com o dado selecionado.

Referenciar Protocolo
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Esta tela permite ao usuário realizar uma pesquisa e, após esta, selecionar um item para que
ele seja inserido na tela de cadastro ou alteração de documentos/processos.

1) A funcionalidade de relacionar processos ou documentos pode ser acessada no menu

de cadastro ou alteração de documentos/processos > no campo "Protocolo (s)
referenciado (s)" selecionar a opção Referenciar Protocolo.
2) O sistema disponibilizará uma pop-up com o seguinte campo para realizar a pesquisa:
a. Parâmetros: informar um número de protocolo existente.
b. Data cadastro do processo ou documento, se tiver sido selecionada a opção
documento: pesquisar inserindo data de início e fim.
3) Selecionar a opção “Pesquisar”.
4) O sistema disponibiliza o resultado da pesquisa.
5) Selecionar o item pesquisado na coluna "Ação” do “Resultado da Pesquisa”.
6) O campo “Referenciar Protocolo” da tela anterior é preenchido com o dado
selecionado.

Documento / Processo digitalizado

1) A tela de anexar documentos ou processos pode ser acessada através da tela de

cadastro ou alteração de documentos/processos > no campo “Documento/ Processo
digitalizado" selecionar a opção Adicionar arquivo.
2) Selecionar a opção “Escolher arquivo”.
3) O sistema disponibilizará uma pop-up para seleção do arquivo salvo no computador.
4) Clicar sobre o arquivo desejado e selecionar opção “Abrir”.

Se houver mais de um arquivo a ser anexado, repetir o procedimento. O sistema permite

apenas arquivos em formato PDF, com tamanho máximo de 49MB.
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Anexar/Apensar Documentos
Esta tela permite ao usuário realizar uma pesquisa e, após esta, selecionar um item para que
ele seja inserido na tela de cadastro ou alteração de documentos/processos.

1) A tela de anexar/apensar documentos pode ser acessada através da tela de cadastro ou

alteração de documentos/processos > no campo "Protocolo (s) anexado (s) /apensado
(s)" selecionar a opção Anexar/Apensar.
2) O sistema disponibilizará uma pop-up com os seguintes campos para realizar a
pesquisa:
a. Protocolo localizado em: o sistema exibe a diretoria a qual o usuário está
vinculado.
b. Tipo de documento: informar o tipo do documento (memorando, ofício ou
portaria, por exemplo).
c. Parâmetros: informar palavra, frase ou número de protocolo do documento que
contenha no documento desejado.
d. Data cadastro do processo: data de início e fim do cadastro.
3) Após informar o (s) campo (s), o usuário deverá selecionar a opção “Pesquisar”.
4) O sistema disponibiliza o resultado da pesquisa.
5) Selecionar o item pesquisado na coluna “Ação” do “Resultado da Pesquisa”.

4.3. Tramitação interna no SIG EBSERH

A tela de Trâmite/Arquivo pode ser acessada através da tela de cadastro ou alteração de

documentos/processos

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1) No campo "Ação" selecionar a opção “Tramitar”.
2) No campo “Tipo de prioridade”, escolha entre as opções “Normal” ou “Urgente”;
3) Para informar o “Destino”, o sistema disponibilizará uma pop-up para pesquisa:
a. Categoria: deixar selecionada a opção “unidade/departamento”;
b. Digitar a palavra “Protocolo”
c. Selecionar a opção “Pesquisar”;
d. Selecionar o item pesquisado na coluna “Ação”;
4) O campo “Destino” da tela anterior é preenchido com o dado selecionado;
5) No campo “Serviços dos correios”, marcar uma das seguintes modalidades, de acordo
com a necessidade:
a. Carta comercial a faturar;
b. PAC;
c. Sedex (Para essa modalidade, faz-se necessária solicitação formal do
responsável da unidade remetente ao Protocolo, via e-mail, justificando a
urgência ou informar no campo “Despacho”)
6) Caso necessário, selecionar o “Serviço adicional”:
a. AR – Aviso de Recebimento;
7) “Despacho”: descrever resumidamente do que se trata o documento e o endereço para
onde deve ser remetido, além de outras informações que sejam importantes, como no
caso da solicitação via Sedex, a qual deverá ser justificada;
8) Selecionar o botão “TRAMITAR”.

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 ↠IMPORTANTE↞

Caso a unidade remetente não especifique a modalidade de envio, o Protocolo não receberá
a correspondência para expedição.

Documentos classificados como sigilosos não devem ser digitalizados no cadastro via SIG
EBSERH. Nesse caso, pode-se incluir despacho informando tal restrição.

Outras informações a respeito dos manuais do SIG EBSERH podem ser acessadas através do
link: http://ebserh.gov.br/web/sig/protocolo/manual-do-usuario .

4.4. Recebimento de correspondências para expedição via Serviço Postal

O recebimento de correspondências ou objetos a serem expedidos via serviço postal, deve

seguir os procedimentos descritos a seguir:

Conferir tramitação via SIG EBSERH, verificando se:

1) Os dados cadastrados correspondem às etiquetas do envelope;
2) O destinatário e o endereçamento das correspondências envelopadas são suficientes
para o envio;
3) A declaração de conteúdo foi anexada ao cadastro do documento, no SIG EBSERH
(no caso de envio de objetos);
4) Contém especificação da modalidade de envio da correspondência;

16
 a. Atenção: para as modalidades SEDEX e Encomenda Internacional, faz-se
necessária solicitação do responsável da unidade remetente ao Protocolo, via e-
mail, justificando a urgência.
5) Recusar o recebimento de correspondências que não atendam aos requisitos
estabelecidos no item 1, e devolvê-las à unidade remetente;
6) Caso todas as informações estejam corretas, deve-se proceder ao recebimento da
correspondência no SIG EBSERH.

↠ IMPORTANTE ↞

Documentos, processos e objetos recebidos pelo Protocolo após o horário de coleta pela
ECT, no período matutino, devem ser expedidos na remessa do dia seguinte.

Solicitações de expedição de correspondências após esse horário, caracterizadas como

urgentes, devem estar acompanhadas de manifestação por escrito do responsável titular da
unidade remetente.

4.5. Expedição via serviço postal

A expedição de documentos, processos ou objetos via serviço postal é realizada geralmente

por meio de uma das seguintes modalidades de postagem: carta simples, carta registrada,
Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa internacional (EMS).
Demais soluções devem ser consultadas a Unidade de Apoio Operacional.

Para a expedição via serviço postal, o servidor do Protocolo deve seguir os procedimentos
descritos abaixo:
1) Certificar-se de que o conteúdo da remessa das correspondências não excede o limite
de peso de 30 kg;
2) Carimbar a chancela correspondente no canto superior direito do envelope ou caixa.
3) Listar as correspondências a serem expedidas na Lista de Postagem da ECT;
4) Digitalizar Lista de Postagem preenchida e assinada (para conferência e prestação de
contas ao final de cada mês);
5) Colocar a Lista de Postagem preenchida junto às correspondências a serem expedidas;
6) Aguardar o recolhimento pela ECT;
7) Digitalizar e arquivar comprovante de envio entregue pela ECT;
8) Registrar no SIG EBSERH o código de rastreio referente à correspondência enviada,
para acompanhamento pela unidade remetente;
9) Entregar à unidade remetente o AR com confirmação de recebimento.

4.5.1. Preenchimento da Lista de Postagem

A Lista de Postagem é um formulário disponibilizado pela ECT, que o responsável pelo

Protocolo deve preencher e entregar ao carteiro, com as correspondências a serem enviadas.
17
No formulário deve constar, além dos dados do HUL, a relação de correspondências enviadas,
com as informações de CEP e valor declarado do objeto. Após o preenchimento, o
responsável pelo Protocolo deve assinar no campo “Assinatura do remetente”, e manter uma
via digitalizada para controle posterior. A Lista de Postagem entregue ao carteiro ficará em
poder dos Correios.

Conforme figura abaixo, segue sinalização em vermelho, dos espaços a serem preenchidos.

Campos sinalizados que precisam ser preenchidos antes do envio para ECT.

4.6. Tramitação externa no SIG EBSERH

A tela de Trâmite/Arquivo pode ser acessada através da tela de cadastro ou alteração de

documentos/processos

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1) No campo "Ação" selecionar a opção “Tramitar”.
2) No campo “Tipo de prioridade”, escolha entre as opções “Normal” ou “Urgente”;
3) Para informar o “Destino”, o sistema disponibilizará uma pop-up para pesquisa:
a. Categoria: informar se é pessoa física ou pessoa jurídica. Se pessoa for física
ou pessoa jurídica o selecionado, o sistema exibirá os seguintes campos:
i. Nome/Sigla: nome do usuário / sigla da empresa.
ii. CPF: CPF da pessoa física.
iii. CNPJ: CNPJ da empresa interessada.
b. Selecionar a opção “Pesquisar”;
c. Selecionar o item pesquisado na coluna “Ação”;
4) O campo “Destino” da tela anterior é preenchido com o dado selecionado;
5) No campo “Serviços dos correios”, marcar uma das seguintes modalidades, de acordo
com a necessidade:
a. Carta comercial a faturar;
b. PAC;
c. Sedex
6) Caso necessário, selecionar o “Serviço adicional”:
a. AR – Aviso de Recebimento;
7) No campo “SRO” informar o código de rastreio repassado pela ECT;
8) “Despacho”: descrever resumidamente do que se trata o documento e outras
informações que sejam importantes;
9) Selecionar o botão “TRAMITAR”.

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 ↠ IMPORTANTE↞

É vedado o envio de produtos alimentícios, mesmo que embalados, enlatados ou

engarrafados, assim como qualquer outro objeto que não esteja em conformidade com o
disposto no art. 13 da Lei nº 6.538, de 22 de junho de 1978.

O Protocolo deve devolver à unidade remetente as remessas de correspondências que não

estejam em invólucro apropriado e aquelas que excedam o limite máximo de 30 kg.

A unidade remetente poderá consultar, através do documento cadastrado no SIG EBSERH, o

código de rastreio e acompanhar o envio da correspondência até a chegada ao destinatário.

Quando houver o envio de AR, após a entrega do formulário assinado pelo destinatário, será
encaminhado à unidade que solicitou o serviço, para guarda e comprovação.

5. MODALIDADES DE POSTAGEM

Na expedição de correspondências e objetos via serviço postal, as unidades remetentes devem

especificar a modalidade de envio, dentre as opções disponíveis: carta simples, carta
registrada, Sedex, impresso, encomenda econômica (PAC) e encomenda expressa
internacional (EMS). Com exceção da carta simples e do impresso, todas as outras
modalidades possuem a opção do serviço adicional de Aviso de Recebimento (AR).

↠IMPORTANTE↞

Caso a unidade remetente não especifique a modalidade de envio, o Protocolo não receberá
a correspondência para expedição.

5.1. Carta simples

É a modalidade de comunicação entre pessoas físicas ou jurídicas. Não possui controle de

registro numérico, em razão de seu grau de simplicidade. Por esta razão, não é possível fazer
um rastreamento ou controle de seu recebimento. Peso máximo de 500 g.

5.2. Carta registrada

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É a modalidade que possibilita o acompanhamento dos objetos durante o seu curso, pois
possui controle de registro numérico. A ECT faz três tentativas de entregar ao destinatário; se
ele não for localizado, a correspondência é devolvida ao remetente. Peso máximo de 500 g.

5.3. SEDEX

É a modalidade de encomenda expressa nacional na qual as encomendas são encaminhadas e

entregues com prioridade. Podem ser expedidos documentos em geral e objetos pequenos,
com peso máximo de 30 kg.

Para essa modalidade, faz-se necessária solicitação formal do responsável da unidade

remetente ao Protocolo, via e-mail, justificando a urgência.

5.4. Impresso

É a modalidade de entrega de objetos considerados impressos (livros, jornais, revistas,

publicações periódicas, apostilas, publicações didáticas, etc.). O valor da tarifa postal é 50%
menor do que para carta. Peso máximo de 20 kg. Os impressos devem ser emitidos sempre em
envelopes abertos ou acondicionados por meio de cintas elásticas, a fim de permitir à empresa
prestadora de serviços a verificação do conteúdo.

5.5. Encomenda econômica (PAC)

O PAC é a modalidade não expressa de entrega exclusiva de encomendas em âmbito nacional,

e seu controle é feito por registro numérico. A entrega é feita no endereço do destinatário,
desde que haja viabilidade operacional na cidade. Peso máximo de 30 kg.

5.6. Encomenda expressa internacional (EMS)

Conhecida como Sedex Internacional, é a modalidade de encomenda expressa internacional

que consiste na coleta, tratamento, encaminhamento e distribuição de documentos e
encomendas ao exterior. O acondicionamento de documentos deve ser feito em envelope e
para os demais objetos, em caixas. O conteúdo da encomenda deve ser descrito em um
formulário da ECT, que deve ser preenchido na URE. Podem ser expedidos documentação em
geral e objetos pequenos, desde que aceitos pela legislação aduaneira e postal do país de
destino. Peso máximo de 20 kg.

Para esta modalidade, faz-se necessária solicitação formal do responsável da unidade

remetente ao Protocolo, via e-mail, justificando a urgência.

5.7. Aviso de recebimento (AR)

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O Aviso de Recebimento (AR) é o serviço adicional da ECT que possibilita a devolução, ao
remetente, de aviso contendo data de entrega e assinatura do recebedor da correspondência ou
encomenda. O AR somente poderá ser utilizado junto a objetos registrados; ou seja, em todas
as modalidades aqui apresentadas, com exceção da carta simples e do impresso. O formulário
de AR está disponível no Protocolo, e deve ser preenchido pelo usuário com as mesmas
informações de remetente e destinatário colocadas no envelope ou no PAC. Em caso de falta
do formulário de AR impresso, a unidade remetente deverá emitir o AR digital, conforme
orientações no item 4.1.1.

6. DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E OBJETOS

A distribuição corresponde à separação e à organização das correspondências e objetos

recebidos via serviço postal pelo Protocolo e que serão coletados pelas unidades destinatárias.

Para a distribuição das correspondências e objetos para as unidades do HUL (usuários), deve-
se seguir os procedimentos abaixo:

1) Separar as correspondências e objetos por unidade destinatária;

2) Encaminhar e-mail para cada unidade, notificando sobre a retirada de
correspondências;
3) Abertura de Processo no SIG para registro da correspondência;
4) No momento da coleta, pela unidade destinatária, solicitar assinatura de recebimento
da correspondência ou objeto no livro de protocolo;
5) Caso o servidor que faz a coleta para a sua unidade organizacional, por qualquer
motivo, se recuse a receber determinada correspondência ou objeto, ele deve
preencher e assinar o formulário Registro de Ocorrência em duas vias: uma segue com
a correspondência/objeto na devolução ao remetente, e a outra será arquivada no
Protocolo.

↠ IMPORTANTE↞

Se a correspondência tiver a indicação de urgente, o Protocolo deve informar imediatamente

à unidade destinatária.

Constatada violação da correspondência entregue pela ECT, o servidor responsável pode

recusar ou proceder ao recebimento, mediante preenchimento e assinatura do formulário
Registro de Ocorrência, em duas vias: uma segue com a correspondência/objeto, e a outra é
arquivada pelo Protocolo.

O recebimento de correspondências particulares só será aceito na condição de volumes

pequenos ou envelopes.

22
7. REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei n. 6538, de 22 de junho de 1978. Dispõe sobre os Serviços Postais. Disponível
em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6538.htm>. Acesso em: 05/06/2018

________. Decreto n. 12527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações

previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da
Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº
11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
outras providências. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em:
05/06/2018

________. Portaria Interministerial MJ/MP n. 1677, de 07 de outubro de 2015. Define os

procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos
órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Disponível em :
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/legislacao-e-normas/legislacao-
portarias/347-portaria-interministerial-mj-mp-n-1-677-de-7-de-outubro-de-2015>. Acesso em
30/05/2018.

________. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento,

Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Manual de
Recebimento e Expedição (Unidades de Recebimento e Expedição). 2. ed. Brasília:
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos, 2015. 73 p.

EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELÉGRAFOS.Correios de A a Z. Disponível

em: < http://www.correios.com.br/a-a-z/ >. Acesso em: 05/06/2018

EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELÉGRAFOS. Endereçador. Disponível em:

<http://www2.correios.com.br/enderecador/cartas/default.cfm>. Acesso em: 05/06/2018.

EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES. Manual do usuário.

Disponível em: <http://ebserh.gov.br/web/sig/protocolo/manual-do-usuario>. Acesso em:
05/06/2018.

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8. ANEXOS

8.1. Formulário - Registro de Ocorrência

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8.2. Formulário - Declaração de Conteúdo Simples

Acesse o site do Correio: https://www.correios.com.br

Baixe o formulário Declaração de conteúdo e preencha de acordo com o item 4.1.2 deste
manual.

Link: Declaração de conteúdo em PDF

Ou utiliza o formulário disponibilizado no site do Hospital Universitário de Lagarto.

25
8.3. Formulário - Lista de Postagem

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