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MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO COORDENAO DE DOCUMENTAO E INFORMAO

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E UTILIZAO DO CPROD. NET DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO.

BRASLIA 2002

MINISTRO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO Martus Antnio Rodrigues Tavares SECRETRIO EXECUTIVO Guilherme Gomes Dias SUBSECRETRIO DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO Luiz Antnio de Souza Cordeiro

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO COORDENAO DE DOCUMENTAO E INFORMAO

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E UTILIZAO DO CPROD. NET DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO.

BRASLIA 2002

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO COORDENAO DE DOCUMENTAO E INFORMAO ESPLANADA DOS MINISTRIOS, BLOCO K TRREO Fones (61) 429 4899, 4167, 4151 Fax (61) 429 4778 Site: www.planejamento.gov.br 70040-900 Braslia DF

Trabalho Coordenado por: Maria Izabel Pimentel Arajo CODIN/SPOA

Trabalho Elaborado por: Amrico Fernandes de Souza Filho CGMI/SPOA Cristiane Basques da Cunha Silva CODIN/SPOA Lnia Marcia de Almeida CODIN/SPOA Rodrigo Barreto Tenrio CGMI/SPOA

Colaborao de: Didemor Pereira de Oliveira CGMI/SPOA Glauco Eduardo Ferreira Albuquerque CGMI/SPOA Kleiva Vieira Medeiros CODIN/SPOA

Editorao de: Rodrigo Barreto Tenrio CGMI/SPOA

BRASIL.. Brasil. Ministrio Do Planejamento, Oramento e Gesto. Coordenao de Documentao e Informao Manual de Gerenciamento de Documentos e Utilizao do CPROD do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Braslia: MP, 2002. 70 p.

SUMRIO
APRESENTAO, 5 1. INSTRUES QUANTO AOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS AO RECEBIMENTO, DISTRIBUIO, REGISTRO, TRAMITAO, FORMALIZAO DE PROCESSOS E EXPEDIO, 7 1.1 Procedimentos de Recebimento, Registro e Expedio, 7 1.2 Autuao de Processos e Registro de Documentos, 8 1.2.1 Formalizao, 8 1.2.2 Numerao, 9 1.2.3 Despacho, 10 1.2.4 Encerramento e Abertura de volume, 10 1.2.5 Juntada, Desapensao e desentranhamento, 11 1.2.5.1 Juntada, 11 1.2.5.2 Desapensao, 12 1.2.5.3 Desentranhamento, 12 1.2.6 Encerramento, 12 1.2.7 Tramitao, 12 Classificao, Avaliao, Documentos, 13 1.3.1 Classificao, 13 1.3.2 Avaliao, 15 1.3.3 Transferncia, 15 1.3. Eliminao, Transferncia e Recolhimento de

2. REGRAS GERAIS PARA ENTRADA DE DADOS NO CPROD, 17 2.1 Nmero do Protocolo, 17 2.2 Interessado, Procedncia e Solicitante, 17 2.2.1 Casos Especficos, 18 2.2.1.1 rgos Pblicos, 18 2.2.1.1.1 Poder Executivo, 18 2.2.1.1.2 Poder Judicirio, 19 2.2.1.2 Siglas, 19 2.2.1.3 Abreviaturas, 19 2.2.1.4 Numeral, 20 2.3 Assunto, 20 2.4 Assunto (Complemento), 20 2.5 Prazo de Concluso e Resposta, 20 2.6 Despacho, 20 3. NORMAS DE UTILIZAO DO SISTEMA CPROD, 21 3.1 Como disponibilizar na estao, 21 3.2 Login e senha, 22 3.3 Tela Principal, 23

3.4 Estrutura de Menu, 24 3.5 Registro e Trmite, 25 3.5.1 Cadastro, 25 3.5.1.1 Protocolo, 25 3.5.1.2 Interessado, 28 3.5.1.3 Solicitante, 30 3.5.2 Trmite Original, 32 3.5.3 Trmite Cpia, 34 3.6 Recebimento Protocolo, 35 3.7 Atividades, 36 3.7.1 Anexar Documento, 36 3.7.2 Arquivar Protocolo, 37 3.7.3 Juntar Processo, 39 3.7.4 Transferir Protocolo, 40 3.7.5 Eliminar Protocolo, 41 3.7.6 Gerenciamento de Etiquetas, 42 3.7.7 Converter Documento, 43 3.8 Consulta, 44 3.8.1 Protocolo, 44 3.8.2 Conformidade Documental, 47 3.8.3 Textual, 48 3.9 Relatrio, 49 3.9.1 Certido/Termo, 49 3.9.1.1 Ficha de Acompanhamento, 49 3.9.1.2 Certido de juntada de Processo, 50 3.9.1.3 Termo de Abertura e Fechamento, 51 3.9.1.4 Certido de Desentranhamento, 52 3.9.2 Etiqueta, 53 3.9.2.1 Nmero de Etiqueta, 53 3.9.2.2 Nmero de Etiqueta para Cpia, 54 3.9.2.3 Etiqueta de Protocolo, 55 3.9.3 Geral, 56 3.9.3.1 Protocolo, 56 3.9.3.2 Tramitado e Entregue, 57 3.9.3.3 Protocolos Pendentes, 58 3.9.3.4 Protocolos Arquivados, 59 3.9.3.5 Cadastro por Unidade, 60 3.9.3.6 Protocolos Tramitados entre Unidades, 62 3.10 Emprstimo, 64 3.10.1 Emprstimo, 64 3.10.2 Consulta, 65 3.11 Gerais, 66 3.11.1 Alterar Senha, 66 3.11.1 Ajuda, 67

APRESENTAO
Com o intuito de promover a gesto documental do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, de forma dinmica e eficaz, a Coordenao de Documentao e Informao CODIN/SPOA vem desenvolvendo uma srie de aes integradas. Este manual um passo decisivo no sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e documentos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional. Define procedimentos bsicos e imprescindveis plena operacionalizao do Sistema de Controle de Processos e Documentos - CPROD, verso WEB. Este documento fruto da experincia, empenho e profissionalismo das equipes da CODIN/SPOA e CGMI/SPOA, imbudas do esprito da melhoria contnua na qualidade dos servios prestados pelo MP. Desejamos que este trabalho cumpra seu papel como fonte de informao aos servidores desta Instituio. Est aberto a sugestes e crticas que possam vir a aprimor-lo.

Braslia, 4 de Maro de 2002

1. INSTRUES QUANTO AOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS AO RECEBIMENTO, DISTRIBUIO, REGISTRO, TRAMITAO, FORMALIZAO DE PROCESSOS E EXPEDIO
1.1 Procedimentos de Recebimento, Registro e Expedio A correspondncia oficial recebida ou a ser expedida, dever ser encaminhada pelo Protocolo Geral Unidade Protocolizadora, lacrada para registro e encaminhamento aos destinatrios. Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para a sua identificao, a espcie do documento, o rgo emissor seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, o destinatrio, o assunto e data da emisso. A expedio de correspondncias caber respectiva Unidade Protocolizadora, responsvel pela numerao dos mesmos, a qual dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. A correspondncia oficial, encaminhada para destinatrio que no ocupe mais o cargo, no dever ser devolvida, e sim aberta, pois faz referncia ao cargo e no ao ocupante. Se o destinatrio no for localizado, a Unidade Protocolizadora dever devolver o documento ao Protocolo Geral, carimbado e assinado, justificando a devoluo.
MINISTRIODOPLANEJAMENTO,ORAMENTOEGESTO-MP ( ( ( ( ( )? DESTINATRIO ) EQUVOCO NA ENTREGA ) NO LOCALIZADO ) MUDOU-SE ) OUTROS __________________________

DEVOLVIDO AO PROTOCOLO GERAL EM ____/____/_______

_____________________________
ASSINATURA DO RESPONSVEL

_________
UNIDADE

As correspondncias produzidas, recebidas e expedidas devero ser registradas no CPROD. Os envelopes das correspondncias oficiais devero conter, no canto inferior esquerdo, os dados do remetente, no verso e no canto superior esquerdo os dados do destinatrio com identificao do contedo, conforme modelo a baixo. Exceo para os envelopes que contiverem processo, pois devero ser entregues abertos e devidamente tramitados no CPROD. .
ofcioCODIN28/2002 Destinatrio Pronome de tratamento: Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo CEP:

Remetente Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo CEP:

1.2 Autuao de Processos e Registro de Documentos 1.2.1 Formalizao A formalizao de processo e documentos ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada, devendo ser registrada no CPROD. Os documentos que devem formar processo so aqueles cujo contedo esteja relacionado ao jurdica, de pessoal e contbil-financeira. O processo s poder ser formado a partir de: a) Originais de documentos; b) Cpias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferncia com original. NOTA: Os processos ou documentos devero ser registrados no Sistema, na sua produo ou recebimento. Os processos formalizados sero encapados na cor branca, obedecendo a Portaria MP n 171, de 28.12.1999. O documento que possuir uma grande quantidade de pginas tambm dever receber capa da mesma forma que o processo. Na capa do processo constar, alm do nmero do protocolo, o tipo e o nmero do documento que o originou, nome do interessado, procedncia e solicitante, bem como resumo do assunto.

SERVIO PBLICO FEDERAL


Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MP Controle de Processos e Documentos CPROD NMERO DO PROCESSO
03000.000000/2000-00

DATA / HORA ABERTURA


01/01/2000 15:30

INTERRESSSADO
JOS DA SILVA

PROCEDNCIA
TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL

ASSUNTO
CESSO DE SERVIDOR PARA O TRT 1 REGIO

MOVIMENTAES
S E Q 1. 2. 3. 4. 5. UNIDADE DATA S E Q 10 11 12 13 14 UNIDADE DATA

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AS MOVIMENTES DEVERO SER INFORMADAS NO SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

ANEXOS:

Imprensa Nacional

Na primeira pgina do documento cadastrado ser posta etiqueta no canto superior direito conforme modelo abaixo:
MP/CODIN
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETAIRA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO COORDENAO DE DOCUMENTAO E INFORMAO MEMORANDO N. 006/CODIN/SPOA/MP

03114.000060/2002-11
20 / 02 / 2002

Em 18 de janeiro de 2002.

Ao Subsecretrio de Planejamento, Oramento e Administrao Assunto: Confeco de molduras para foto

Solicito a Vossa Senhoria que sejam tomadas s devidas providncias para a confeco das 26 molduras para as fotografias que iro compor a exposio fotogrfica: O Servidor da Administrao Pblica Federal, a ser realizada a partir do dia 30/01/2002 pela SEGES em parceria com esta CODIN/SPOA.

Atenciosamente,

MARIA IZABEL PIMENTEL ARJO Coordenadora de Documentao e Informao

Caso o documento possua cpia, dever ser aposta etiqueta no canto superior direito da primeira folha, conforme modelo abaixo:
MP/CODIN

03114.00060/2002-11
N da Cpia: 01 20 / 02 / 2002

1.2.2. Numerao As folhas do processo devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para esse fim, carimbo prprio da Unidade Protocolizadora. A folha nmero 1 (um) do processo corresponder primeira folha do documento que o originou.
Fls.: 1 Proc. N 03110.00XXXXX/2000-94 Rubrica:

Os documentos includos posteriormente no processo devero ser numerados e rubricados pela Unidade Protocolizadora responsvel pela incluso. Quando, por erro ou omisso, se verificar a necessidade de correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar-se- a anterior, renumerando-se as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se a ocorrncia.
Ex.:
Fls.: 12 Proc. N 03110.00XXXXX/200094 Rubrica: Fls.: 11 Proc. N 03110.00XXXXX/200094 Rubrica:

Ser mantida a numerao original das folhas nos processos oriundos de outras Instituies, prosseguindo-se a seqncia numrica existente.

No caso de verificao de erro em processos provenientes de outras Instituies, certificar-se- a ocorrncia e, se possvel, corrigir-se- a numerao, quando se referir s ltimas folhas. 1.2.3 Despacho Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo dever ser feita atravs de despacho no prprio documento ou, caso no seja possvel, em folha (s) de despacho, a ser(em) includa (s) no processo. Dever ser utilizada somente a frente da folha de despacho, no sendo permitida a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco da ltima folha de despacho ( com trao ou X, conforme o modelo a seguir).

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO SECRETARIA EXECUTIVA SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO

Despacho

Processo n 03112.001XXX/2000-XX Interessado: Nome do Interessado Assunto: Aquisio de microcomputadores Unidade Interessada
Informo que necessrio juntar aos presentes autos o Termo de Referncia. Braslia, 10 de junho de 2000. Carimbo e assinatura

1.2.4 Encerramento e Abertura de Volumes Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos grampos observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado neste documento, com ela se formaro outros volumes. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda as 200 folhas, este dever iniciar um novo volume. Ex.: No caso de processo contendo 180 folhas ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar o volume com 180 e abrir novo volume com o documento de 50 folhas. O encerramento e a abertura de novos volumes sero executados pelas Unidades Protocolizadoras, mediante determinao de seu dirigente, em despacho. A Unidade Protocolizadora dever providenciar o preenchimento de nova capa e a lavratura dos Termos de Encerramento e Abertura de Volumes fornecidos pelo CPROD No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- o Termo de Encerramento de Volume, devidamente numerado.

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Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto- MP Controle de Processos e Documentos - CPROD _____________________________________________________________

TERMO DE ENCERRAMENTO

Aos 20 dias do ms de fevereiro de 2002, na Coordenao de Documentao e Informao; procedemos ao encerramento deste volume n 1 do processo n 03114.000060/2002-11, contendo 200 folhas, abrindo-se em seguida o volume n 2. Para constar, eu Jos da Silva (nome), Chefe de Diviso (cargo) subscrevo e assino. Carimbo e assinatura ____________________________________________________________________________ Data: 20/02/2002 Pgina nica

No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- Termo de Abertura de volume, devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior.
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto- MP Controle de Processos e Documentos - CPROD .

TERMO DE ABERTURA

Aos 20 dias do ms de fevereiro de 2002, na Coordenao de Documentao e Informao, procedemos a abertura deste volume n 2 do processo n 03114.000060/2002-11, que se inicia com a folha n. 201. Para constar, eu Jos da Silva (nome), Chefe de Diviso (cargo) subscrevo e assino. Carimbo e assinatura ____________________________________________________________________________ Data: 20/02/2002 Pgina nica

Os volumes devero ser informados, com a seguinte inscrio:1 volume, 2 volume etc. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo. 1.2.5 Juntada, Desapensao e Desentranhamento 1.2.5.1 Juntada a insero no processo ou documento de um novo documento protocolado, e dever ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A juntada de processos poder ocorrer por anexao ou apensao. anexao a juntada definitiva de um processo a outro, passando ambos a constiturem um s documento, obedecendo a numerao do mais antigo e ser executada pela rea administrativa interessada, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.

A Unidade Protocolizadora responsvel pela anexao dever: a) Renumerar todas as folhas do processo que est sendo juntado; b) Registrar no CPROD-NET a anexao na mesma opo de juntada de documento; c) Incluir, aps a ltima folha do processo, a certido de juntada por anexao; apensao a juntada provisria de um processo a outro, com a finalidade de propiciar estudos, opinies, informaes e decises, permanecendo cada processo com o seu respectivo nmero e ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.
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A Unidade Protocolizadora responsvel pela apensao dever: a) Incluir aps a ltima folha do processo principal (aquele que contm a determinao da apensao) a certido de juntada por apensao; b) Registrar no CPROD-NET a apensao na mesma opo de juntada de documento. 1.2.5.2 Desapensao a separao dos processos, aps apensados, quando sua finalidade for atingida. Ser executada a desapensao pela Unidade Protocolizadora interessada, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A Unidade dever: a) Incluir aps a ltima folha do procedimento principal a certido de desapensao; b) Registrar a desapensao no CPROD na mesma opo de juntada de documento. 1.2.5.3 Desentranhamento a retirada de folhas do processo. Quando forem desentranhadas peas dos autos, no se proceder a nova numerao das folhas, certificando-se, entretanto, em outra folha, os desentranhamentos que foram autorizados pela autoridade competente. Ser executado pela Unidade Protocolizadora interessada e dever ser certificado por seu dirigente, citando-se as folhas e o motivo que determinou o ato. 1.2.6 Encerramento Dar-se- o encerramento de um processo: a) Por indeferimento do pleito; b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e c) Pela expressa desistncia do interessado. 1.2.7 Tramitao A tramitao do processo ou documento dever ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as Unidades Protocolizadoras, que devero manter o CPROD devidamente atualizado, responsabilizando-se pelo eventual extravio do documento. O controle da tramitao do processo ou documento ser feito diretamente no CPROD, pela Unidade Protocolizadora interessada, que dever: a) Atualizar a tramitao realizada; b) Quando julgar necessrio, encaminhar o processo ou documento, juntamente com o relatrio de tramitado e entregue Unidade Protocolizadora destinatria, para a coleta da assinatura do responsvel; c) Tramitar via CPROD, para a Unidade Protocolizadora de destino com informaes resumidas do despacho, no campo especfico. A carga do processo ou documento s ser passada para a Unidade Protocolizadora destinatria, aps o seu recebimento fsico e sua imediata confirmao no Sistema; d) Quando uma Unidade Protocolizadora receber um documento j registrado no Sistema, e for necessrio efetuar sua converso em processo, ficar a cargo da

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mesma proceder esta converso utilizando o CPROD, selecionando na barra de menu o item atividade-converso. NOTA: O processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou mais volumes, devendo, portanto tramitar juntos. Nenhuma Unidade Protocolizadora poder movimentar o processo ou documento sem que as folhas do mesmo estejam regularmente numeradas e rubricadas.

1.3 Classificao, Avaliao, Eliminao, Transferncia e Recolhimento de Documentos 1.3.1 Classificao Toda a documentao produzida ou recebida no Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto que reflete o exerccio de suas funes e atividades, dever ser classificada no ato de sua produo, recebimento, ou de seu arquivamento na Unidade Protocolizadora, aplicando-se o Cdigo de Classificao de Documentos por Assunto (Resoluo AN n04 de 28 de maro de 1996). A classificao por assunto utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. No Cdigo de Classificao, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos, conforme a atuao especfica da Instituio, ou seja, atividade meio ou atividade fim. Atividade - fim: atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas (cdigos de 100 a 800 e suas subdivises) rea Fim 100 Planejamento e investimentos estratgicos 200 Administrao de Recursos Humanos 300 Oramento Federal, Finanas Pblicas Gesto Fiscal 400 Administrao do Patrimnio da Unio 500 Logstica e Tecnologia da Informao 600 Administrao das Empresas Estatais 700 Extino de entidades da Administrao Pblica Federal Direta, Autrquica e Fundacional. Liquidao de Empresa Pblica e Sociedade de Economia Mista 800 Gesto Reforma e Modernizao do Estado Atividade - meio: atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies decorrentes das atividades fim. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade - fim (cdigos 000 e 900 e suas subdivises). rea Meio 000 Administrao Geral 010 organizao e funcionamento 020 pessoal 030 material 040 patrimnio
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050 oramento e finanas 060 documentao e informao 070 Comunicaes 080 Vaga 090 outros assuntos referentes administrao gera Nota-se que um encadeamento lgico que subordina cada classe. O cdigo 022.221 s tem significado quando percebemos que cada nmero tem sua importncia, pode-se dizer que:
0 2 2 2 2 1 Administrao Geral Pessoal Aperfeioamento e treinamento Estgios Promovidos por outras instituies No Brasil

Deve-se observar as subdivises das classes, pois assim estaremos proporcionando o maior nvel de detalhamento possvel. Exemplo: Processo 1258/80 assunto: penalidades disciplinares Cdigo 025.12 Concluso do processo: 04/10/2001 Arquivamento na unidade: 05/10/2001 Prazo de guarda 05 anos corrente: 05/10/2006 NOTA: Para maiores detalhes quanto a classificao e avaliao de documentos, consultar o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de documentos, que esto disposio no Arquivo Central e na Intranet. Aps o encerramento do trmite, os processos e os documentos devero ser arquivados e classificados na Unidade Protocolizadora. Devero ser seguidas as etapas abaixo descritas: a) Ler o documento, identificando o assunto principal; b) Identificar se o assunto refere-se a atividade - meio ou a atividade fim; c) Anotar a lpis no canto superior direito do documento ou processo o cdigo referente ao assunto identificado; d) informar ao CPROD o cdigo ou a palavra chave que listar as opes de assuntos especficos para a correta classificao do assunto desejado. A partir do momento que o documento classificado, o CPROD far todo o controle da sua avaliao (destinao), emitindo relatrios de eliminao e/ou transferncia de documentos, conforme solicitao do usurio. NOTA : A classificao dever ser criteriosa e consciente, pois um erro poder acarretar na eliminao indevida de documentos. No caso de dvidas consultar a equipe tcnica do Arquivo Central. 1.3.2 Avaliao a definio dos prazos de guarda e estabelecimento da destinao final dos documentos: eliminao ou transferncia ao Arquivo Central, com base na Tabela de Temporalidade de Documentos.
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Aps a classificao o CPROD efetua a avaliao automaticamente, devendo ser emitidos os relatrios de transferncia e eliminao de documentos, e encaminhados ao Arquivo Central para anlise e aprovao. A eliminao o descarte de documentos que j tiveram os seus prazos de guarda expirados. Quando a documentao do Arquivo Setorial tiver sua vida til expirada, a Unidade Protocolizadora emitir por meio do CPROD (menu atividade, opo eliminar protocolo) a Listagem de Eliminao de Documentos, que dever ser encaminhada ao Arquivo Central, juntamente com a documentao para que se proceda a eliminao. NOTA: Caso sejam detectados erros de classificao ou avaliao, o Arquivo Central devolver Unidade Protocolizadora, a documentao para as devidas correes. O Arquivo Central, juntamente com a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (Portaria SPOA N 204, de 05.09.2000) encaminhar o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos junto com a Listagem de Eliminao para publicao no Dirio Oficial. Decorridos 45 dias subseqentes data da publicao do edital, caso no haja nenhum pronunciamento contra a eliminao dos documentos devidamente registrado no Termo de Eliminao de Documentos, o Arquivo Central proceder a triturao dos mesmos, conforme o estabelecido pelo Arquivo Nacional na Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997.
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(1) Arquivo Setorial: unidade responsvel pelo arquivamento de documentos vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos. O Arquivo Setorial est subordinado a Unidade Protocolizadora que compete desempenhar atividades de arquivo e controle de documentos (Portaria SAG N 2, de 18.01.1993).

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1.3.3 Transferncia a passagem do documento da fase corrente para a intermediria, ou seja, transferncia do Arquivo Setorial para o Arquivo Central. Quando a documentao do Arquivo Setorial tiver seu prazo de guarda corrente expirado, a Unidade Protocolizadora emitir por meio do CPROD uma Guia de Transferncia de Documentos, e a encaminhar ao Arquivo Central juntamente com a documentao. Aps a emisso da Guia de Transferncia o CPROD atualizar a tramitao dos documentos, ficando a carga dos mesmos sob a responsabilidade do Arquivo Central. Os documentos ou processos a serem transferidos ao Arquivo Central devero ser preparados pela Unidade Protocolizadora transferidora, da seguinte forma: a) Classificada de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos por Assunto; b) Fisicamente a documentao dever ser armazenada em caixas- arquivo de papelo, ordenadas pelo cdigo/assunto, e dentro de cada assunto, em seqncia cronolgica (do mais antigo at o mais recente); c) No misturar o assunto da rea-meio com o da rea-fim. d) As etiquetas de identificao das caixas, devero conter os seguintes dados: unidade, data-limite, srie, prazo de guarda e o nmero da caixa, conforme modelo abaixo:
MinistriodoPlanejamento,OramentoeGesto SecretrariaExecutiva SubsecretariadePlanejamento,OramentoeAdministrao CoordenaodeDocumentaoeInformao CODIN Unidade: Data limite CONJUR 1990-1995 Srie: 241- Movimentao de pessoal 241.1- Provimento

Prazo de Guarda: 2002 - 2049

N: 001

NOTA: O Arquivo Central no receber a documentao que no esteja classificada e listada conforme estabelecido acima.

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2. REGRAS GERAIS PARA ENTRADA DE DADOS NO CPROD


A descrio de um documento ou processo quase inteiramente uma transcrio dos elementos principais que aparecem nos documentos. As palavras devem ser digitadas em caixa alta, no podendo ser abreviadas. O assunto deve ser descrito de forma resumida, clara, precisa e concisa, de maneira que expresse com exatido o contedo do processo ou documento. O uso de sinais diacrticos (acento agudo, acento grave, acento circunflexo, trema, til, apstrofo e hfen), bem como o espao entre as palavras, devem seguir as regras de cada lngua. Ex.: SAINT - CLAIR DE SOUSA SILVA 2.1 Nmero do Protocolo No caso de processo ou documento formalizado, deve-se transcrever o nmero encontrado no prprio processo ou documento. No caso de processo ou documento novo a Unidade Protocolizadora dever seguir a sua numerao seqencial, conforme a Portaria MP n 171 de 28.12.1999. 2.2 Interessado, Procedncia e Solicitante Interessado: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento. Procedncia: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se originou o processo ou documento. Solicitante: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do interessado do processo ou documento. NOTA 1: Pode ocorrer do interessado ser tambm a procedncia, neste caso, no dever ser cadastrado o nome da cidade onde o interessado reside. NOTA 2: A procedncia e/ou interessado, quando se tratar de pessoa jurdica, sempre ser o nome do setor, empresa ou instituio e jamais o cargo ou o nome do ocupante do cargo. Quanto procedncia/ interessado e solicitante do documento de origem, escolher se pessoa fsica ou jurdica e verificar a existncia do nome da pessoa ou da entidade na tabela; caso exista selecionar o nome. Se no existir o nome da pessoa ou entidade na tabela, deve-se incluir o nome completo da pessoa ou da entidade conforme aparece no documento, no abreviando palavras e conservando, quando existir, as preposies ou conjunes, obedecendo as regras abaixo descritas. Caso haja mais de um interessado/solicitante deve-se transcrever o nome do primeiro, em seguida o nome dos demais. Quando ultrapassar o total de 03 (trs) interessados, o usurio poder fazer uso da expresso e outros que ser cadastrada como se fosse outro interessado, e no junto com o nome dos demais.

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Ex.: Correto Maria Izabel Pimentel Arajo Cristiane Basques da Cunha Silva Lnia Mrcia de Almeida E outros Errado Maria Izabel Pimentel Arajo e outros 2.2.1 Casos Especficos

As letras, smbolos ou nmeros que compem o nome no devero ser separados por vrgula ou ponto deixando apenas um espao aps o conjunto de letras. No usar nenhum outro sinal: (-, _ .), podendo repetir as letras no campo sigla para facilitar e agilizar a consulta.

Ex.: Correto QPR COMRCIO E REPRESENTAO LTDA PETRLEO BRASILEIRO S/A Errado Q.PR. - COMRCIO E REPRESENTAO LTDA PETROBRS - PETRLEO BRASILEIRO S/A

CAMPO SIGLA: QPR CAMPO SIGLA: PETROBRS

CAMPO SIGLA: Q.PR. CAMPO SIGLA: BR

NOTA: quando a palavra for escrita com a letra ou c, utilizar como tal, pois o sistema distingue uma da outra.

Instituies que tenham representaes em diversos municpios devero ser inseridas no campo municpio do CPROD.

Correto BANCO DO BRASIL UF: BAHIA MUNICPIO: SANTARM Errado BANCO DO BRASIL EM SANTARM/BA

Nomes de pessoas e de entidades no podem ser abreviados e nem completadas com palavras. As preposies ou conjunes no devem ser acrescentadas como fatores de ligao entre os elementos, mas so conservados quando aparecem no documento.

2.2.1.1 rgos Pblicos 2.2.1.1.1 Poder Executivo Utilizar o rgo principal e autarquias vinculadas que tm autonomia. No utilizar coordenaes, servios, secretarias internas, gabinetes, dentre outras Unidades subordinadas, com exceo de Secretarias que possuam autonomia administrativa, como a Secretaria de Controle Interno CISET.

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Ex.: Correto SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO MINISTRIO DA FAZENDA Errado CISET CGRH/MF 2.2.1.1.2 Poder Judicirio

SIGLAS: CISET SIGLAS: MF

SIGLAS: CISET

No caso de documentos da Justia Federal, considerar as sees judicirias e suas respectivas varas. Ex.: Correto SEO JUDICIRIA DO DISTRITO FEDERAL 16 VARA Errado JUSTIA FEDERAL DO DISTRITO FEDERAL 16AVARA 2.2.1.2 Siglas As siglas sero transcritas em caixa alta, sem ponto e sem espao entre as letras, no seu campo especfico- SIGLA. No caso de siglas de rgos em diversos estados, deve-se informar a Unidade da Federao no seu campo especfico -UF. Ex.: Correto DEPARTAMENTO NACIONAL DE ESTRADAS E RODAGEM CAMPO UF: DF Errado TRE/ES -TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL No caso de rgo/autarquia que tm representaes em cidades, utilizar o nome completo do rgo, colocando estado e municpio nos campos especficos do CPROD (UF/Municpio). Correto INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL UF: SO PAULO MUNICPIO: CAMPINAS Errado INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL/CAMPINAS 2.2.1.3 Abreviaturas Evitar abreviaes.

CAMPO SIGLA: DNER

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Ex.: Correto TELECOMUNICAES DE BRASLIA S/A BANCO DE BRASLIA S/A PRETRLEO BRASILEIRO S/A Errado TELEC. DE BRASLIA S.A PREF. MUNIC. DE JACIARA/MT 2.2.1.4 Numeral

CAMPO SIGLA: TELEBRASLIA CAMPO SIGLA: BRB CAMPO SIGLA: PETROBRS

Sempre que aparecer a expresso primeira(o), segunda(o), etc., usar numerais ordinais. Ex.: 1 ENCONTRO DE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL DIRETA 2 CONGRESSO BRASILEIRO DE MEDICINA NUCLEAR 2.3 Assunto Descrever o assunto do documento de origem de forma resumida, clara e precisa, de modo que expresse com exatido o contedo do processo ou documento. As Unidades Protocolizadoras que tiverem interesse podero criar assuntos prestabelecidos para que todos insiram os dados de forma uniforme. 2.4 Assunto (Complemento) Informaes complementares de interesse do setor responsvel pelo trmite do processo ou documento. Este campo poder ser utilizado para acrescentar as informaes do campo assunto. 2.5 Prazo de Concluso e Resposta Prazo de resposta: data para resposta do assunto pela Unidade Protocolizadora de destino. Prazo de concluso: data prevista para a concluso do processo ou documento, sendo de Responsabilidade de quem far a anlise. 2.6 Despacho a ementa do parecer do processo/documento dado pela Unidade Protocolizadora responsvel pela anlise do mesmo. Deve-se descrever a ementa de forma resumida, mas completa, de modo que em consulta possa-se ter clara a idia do despacho dado ao processo ou documento.

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3. NORMAS DE UTILIZAO DO SISTEMA CPROD (CONTROLE DE PROCESSOS E DOCUMENTOS)


3.1 COMO DISPONIBILIZAR NA ESTAO A partir da tela do Internet Explorer, digitar o endereo http://icprodweb para acesso interno ao Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto; ou http://cprodweb.planejamento.gov.br para acesso externo (via internet).

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3.2 LOGIN E SENHA Apresenta uma tela onde sero requeridos o login e a senha do usurio para acesso ao sistema.

1. Login: Login do Usurio. 2. Senha: A senha indica a autorizao e o perfil do usurio para acesso ao sistema. O usurio dever digitar a senha e clicar no boto OK, para que aparea a tela Principal do CPROD.

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3.3 TELA PRINCIPAL

Ao acessar o sistema, logo na primeira tela sero disponibilizadas ao usurio quatro informaes importantes para o gerenciamento de suas atividades, no que diz respeito gesto dos Processos e Documentos da sua unidade: Pendentes Recebidos: Ser informada a quantidade de Processos/Documentos recebidos, e que estejam pendentes, com o Prazo de Resposta expirado. Ao clicar em cima da opo Pendentes Recebidos, ser apresentada a relao de Protocolos que encontram-se nessa situao. Pendentes Enviados: Ser informada a quantidade de Protocolos enviados outras unidades, e que estejam pendentes, com o Prazo de Resposta expirado. Ao clicar em cima da opo Pendentes Enviados, ser apresentada a relao de Protocolos que encontram-se nessa situao. Recebimento Protocolo: Ser informada a quantidade de Protocolos tramitados para a unidade de lotao do usurio que est acessando o sistema, e que ainda no foram atestados como recebidos. Ao clicar em cima da opo Recebimento Protocolo, ser apresentada a relao de Processos/Documentos que se encontram nessa situao. Para realizar a confirmao do recebimento de um Processo/Documento, basta clicar no quadrado localizado esquerda do nmero deste, e posteriormente clicar na opo Receber. Ser apresentada a mensagem Protocolo(s) recebido(s) com sucesso!. Destinao Protocolo: Ser informada a quantidade de Processos/Documentos a serem transferidos para o Arquivo Central, ou a serem eliminados, levando-se em considerao as temporalidades dos mesmos. Esta tela apresenta tambm o menu contendo as opes Registro e Trmite, Recebimento de Protocolo, Atividade, Consulta, Relatrio, Emprstimo, Alterar Senha, Fale Conosco e Ajuda.
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3.4 Estrutura de Menu


TPICOS Registro Trmite SUB-MENUS e Cadastro Trmite Original Trmite Cpia Recebimento de Protocolo Atividade Anexar Documento Arquivar Protocolo Juntar Processo Transferir Protocolo Eliminar Protocolo Gerenciamento de Etiquetas Converter Documento Consulta Protocolo Conformidade Documental Textual Consulta aos dados dos Processos/Documentos Consulta a Protocolos referentes a assuntos financeiros concludos Consulta aos dados dos Protocolos, a partir de palavras-chaves, perodo, nmero e espcie do documento Cadastramento de Processos/Documentos Realizao do Trmite do Processos/Documentos Original Realizao do Trmite da Cpia do Processo/Documento Confirmao do recebimento do Processo/Documento DESCRIO

Anexao de Documento a Processo Arquivamento de Processos e Documentos Juntar por Anexao ou Apensao (Processo a Processo) Transferncia de Protocolos para o Arquivo Central Eliminao de Protocolos conforme a tabela de Temporalidade Controle da numerao das Etiquetas de Protocolo Converso do Documento em Processo

Relatrio Certido/Termo Ficha de Acompanhamento Certido de Juntada de Processo Termo de Abertura e Fechamento Certido de Desentranhamento Etiqueta Nmero de Etiqueta Nmero de Etiquetas para Cpia Etiqueta de protocolo Geral Protocolo Tramitado e Entregue Protocolos Pendentes Protocolos Arquivados Cadastro por Unidade Protocolos Tramitados entre Unidades Procedncias no Perodo Emprstimo Emprstimo Consulta Alterar Senha Fale Conosco Ajuda Controle do emprstimo dos Protocolos localizados no Arquivo Central Consulta aos Protocolos (Arquivo Central) emprestados Possibilita ao usurio alterar a sua prpria senha Informaes para Contato visando o esclarecimento de dvidas e informaes referentes ao sistema Acessa o arquivo de ajuda do sistema Ficha de Acompanhamento dos Protocolos tramitados e entregues ao destinatrio Certido da Juntada por Anexao ou Apensao Termo de Abertura ou Fechamento de Protocolo Certido com a justificativa da retirada de uma folha de um Processo/Documento Etiquetas Etiquetas contendo contendo os os nmeros nmeros de de

Processos/Documentos originrios do MP Processos/Documentos (cpia)


Etiqueta com informaes do Protocolo, a ser utilizada na capa do mesmo Apresenta os dados dos Processos/Documentos cadastrados Relao dos Protocolos Tramitados e Entregues Protocolos parados em uma unidade um determinado perodo de tempo Relao dos Protocolos arquivados por Unidade Dados dos Protocolos Cadastrados por Unidade Relao de Protocolos tramitados entre as Unidades especificadas pelo usurio Relao de Procedncias no Perodo

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3.5 Registro e Trmite 3.5.1 Cadastro 3.5.1.1 Protocolo

Esta tela possibilita Processos/Documentos.

cadastramento

atualizao

dos

dados

dos

Para o cadastramento de Protocolos proceda da seguinte forma: Clique no boto Novo, e informe se o cadastramento para processo ou documento. Preencha os demais campos:

1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): Cinco dgitos para identificar a Unidade Protocolizadora; seis para o Seqencial do Protocolo; quatro para o ano e dois para o Digito Verificador (DV fornecido pelo sistema); 2. Nmero do Documento: Nmero do documento de origem, sem o zero a esquerda e sem barras. 3. Espcie do Documento (campo obrigatrio): Tipo do documento de origem. Ex: Ao Extraordinria, Voto, Ata, etc. 4. Data Documento:

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Data do documento de origem. Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessrio, altere-a para a data desejada. 5. Procedncia: Identifique o Tipo de Pessoa clicando em Pessoa Fsica ou Pessoa Jurdica (campo obrigatrio). Nome (campo obrigatrio): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. Ex:
RODRIGO BARRETO

5.1 5.2 5.3 5.4

Pas: Pas de origem do documento. UF: UF de origem do documento. Municpio: Municpio de origem do documento. Data Recebimento (campo obrigatrio): Data de recebimento do Protocolo. Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessrio, altere-a para a data desejada. 5.5 Hora Recebimento (campo obrigatrio): Hora de recebimento do Protocolo. Este campo ser apresentado inicialmente com o horrio corrente. Caso necessrio, altere-o para o horrio desejado. 6. Assunto (campo obrigatrio): Processo/Documento. Resumo do assunto a ser tratado no

7. Assunto (Complemento): Preencher o campo com informaes complementares, de maior interesse ao setor responsvel pelo Processo/Documento. Obs: Nos campos Assunto e Assunto(Complemento) est disponibilizada a Ferramenta Corretor Ortogrfico, localizada no canto superior direito de ambos. Para utiliz-la basta clicar no boto ABC. Obs: O corretor ortogrfico no padronizado, pois utiliza um recurso do Microsoft Word e portanto a sua abrangncia depender da verso instalada no equipamento a ser utilizado. 8. Atividade (Meio ou Fim): Atividade referente classificao do Protocolo por assunto. 9. Classificao: Classificao do Protocolo por assunto. 10. Temporalidade (prazo referente fase Corrente, Intermediria e Destinao Final). Fases: Corrente prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no arquivo corrente. Intermediaria prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no arquivo central. Destinao Final Destino Final do Protocolo (Guarda Permanente ou Eliminao). Obs: A classificao do Protocolo obrigatria, devendo ser realizada no ato do cadastramento ou no arquivamento do mesmo. Para concluir o cadastramento das informaes constantes nesta tela, clique no boto gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Protocolo adicionado com sucesso. Neste momento sero habilitados os botes para

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cadastramento do Interessado, Solicitante e Tramitao Original, no canto superior direito da tela, e o sistema ser redirecionado para o cadastramento de Interessado. Botes: Protocolo Interessado Solicitante Tramitao OBSERVAES IMPORTANTES: Alterao de Processos/Documentos: Para alterao ou incluso de uma nova informao, em um Processo/Documento j registrado pelo Sistema, o usurio dever proceder da seguinte maneira: Informe o tipo (processo ou documento) e o nmero do mesmo. Clique no boto Buscar. Os dados existentes aparecero na tela. O usurio poder ento, proceder a alterao (somente para os usurios que pertenam a mesma unidade de quem efetuou o cadastramento). Clique no boto Gravar.

Procedncia: Pessoa Fsica: ao gravar os dados de um Protocolo, se o nome da Procedncia no constar na tabela, o sistema ir inclu-lo automaticamente. Pessoa Jurdica: o sistema no permitir a incluso de um Protocolo cuja Procedncia no conste na tabela. A incluso de Pessoas Jurdicas s poder ser realizada pelo gestor (Coordenao de Documentao e Informao CODIN/SPOA) do CPROD. NET. ASSUNTO: O assunto deve ser digitado de forma resumida, de modo que na consulta possa-se ter a clara idia do que trata o processo ou documento, estando sempre relacionado ao interessado.

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3.5.1.2 Interessado

obrigatrio o cadastramento de pelo menos 1(um) Interessado. 1. Tipo de Pessoa (campo obrigatrio): Identifique o Tipo de Pessoa clicando em Fsica ou Jurdica. 2. Nome (campo obrigatrio): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. Ex:
RODRIGO BARRETO

3. Atributo: Atributo do Interessado pelo assunto do Protocolo. Ex: Deputado, Governador, etc. 4. CPF/CGC: CPF ou CGC do Interessado. 5. Pas: Pas do Interessado. 6. UF: UF do Interessado. 7. Municpio: Municpio do Interessado. Para concluir o cadastramento do Interessado, clique no boto gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Interessado adicionado com sucesso. Sero habilitados os botes para emisso da Etiqueta de Protocolo (no canto superior direito da tela), a ser utilizada na capa do mesmo.

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Caso deseje imprimi-la, informe o local para impresso, clicando em um destes botes: Etiqueta localizada na parte superior da folha Etiqueta localizada no meio da folha Etiqueta localizada na parte inferior da folha Para cadastrar o(s) solicitante(s) ou realizar a Processo/Documento, clique nos seus respectivos botes: Solicitante Tramitao primeira tramitao do

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3.5.1.3 Solicitante

O cadastramento do Solicitante no obrigatrio. Solicitante a pessoa ou rgo que intercede em favor de um interessado. Ex.: Ofcio do Senado Federal, assinado pelo Senador Joo Tadeu, que intercede em nome de Joo da Silva. COMO CADASTRAR? Procedncia = Senado Federal. Interessado = Joo da Silva. Solicitante = Joo Tadeu. Atributo do Solicitante = Senador. 1. Tipo de Pessoa (campo obrigatrio): Identifique o tipo clicando em Pessoa Fsica ou Pessoa Jurdica. 2. Nome (campo obrigatrio): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. Ex:
RODRIGO BARRETO

3. Atributo: Atributo do Solicitante pelo Protocolo. Ex: Deputado, Governador, etc. 4. CPF/CGC: CPF ou CGC do Solicitante.
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5. Pas: Pas do Solicitante. 6. UF: UF do Solicitante. 7. Municpio: Municpio do Solicitante. Para concluir o cadastramento do solicitante, clique no boto gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Solicitante adicionado com sucesso.

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3.5.2 Trmite Original Realiza trmites de Processos/Documentos para as Unidades destinatrias internas ou externas ao Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Para a realizao de uma tramitao original existem duas possibilidades: a primeira no ato do cadastramento de um Protocolo (apenas para a primeira tramitao). E a segunda, a partir das funes Registro e Trmite Cadastro Tramitao Original.

Identifique se a Tramitao para processo ou documento (campo obrigatrio). 1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): aps preenchido o campo clique no boto buscar. 2. Data do Trmite: Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. 3. Prazo de Resposta: Data limite de resposta do assunto, a ser providenciada pela unidade de destino (referente ao trmite em questo). 4. Prazo de Concluso: Data prevista para concluso do Processo/Documento. O preenchimento desta de responsabilidade de quem far a anlise do Protocolo. 5. Unidade de Destino: Tipo: Interna ou Externa. Nome da Unidade: Digite o nome, sigla ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O Sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. No entanto, caso o nome digitado no exista na tabela, a sua
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incluso dever ser solicitada Coordenao de Documentao e Informao (CODIN/SPOA). Ex:


COORDENAO GERAL DE MODERNIZAO E INFORMTICA - CGMI/SPOA

6. Tramite: Nmero de trmites realizados at o momento, deste processo. 7. Total de Cpias: Nmero de cpias tramitadas deste processo. 8. Nome do Tcnico: Tcnico responsvel pelo assunto na unidade de destino. Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O Sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. No entanto, caso o nome 9. digitado no exista na tabela, a sua incluso devera ser solicitada Coordenao de Documentao e Informao (CODIN/SPOA). Ex:
COORDENAO GERAL DE MODERNIZAO E INFORMTICA - CGMI/SPOA

Obs:O tcnico dever pertencer a Unidade de Destino informada anteriormente. 10. Nmero de Volumes: Quantidade de volumes que compe o Processo/Documento. 11. Nmero da ltima Pgina: Nmero da ltima pgina, do ltimo volume do Processo/Documento. 12. Situao: Situao do Processo/Documento. Ex: Em Trmite, em Anlise, Arquivado, etc. 13. Despacho: Ementa do parecer dado pela Unidade Responsvel pela anlise do Processo/Documento. Para concluir a tramitao, clique no boto Gravar (localizado no campo superior direito do menu), e sero apresentadas as seguintes mensagens: Trmite realizado com sucesso! Deseja emitir o(s) relatrio(s) Tramitado e Entregue e/ou Ficha de Acompanhamento. Caso deseje, selecione o(s) relatrio(s) e clique no boto OK.

Observao Importante: Ao tramitar o processo principal (Processo Cabea/Me), no caso de haver apensao/anexao, os demais (processos apensos/anexos) sero tramitados automaticamente.

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3.5.3 Tramite Cpia Realiza trmites de cpias de Processos/Documentos para as Unidades destinatrias internas ou externas ao Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.

Identifique se a Tramitao para processo ou documento (campo obrigatrio).

1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 2. Cpia N (campo obrigatrio): informar o nmero da cpia a ser tramitada, ou clicar na seta direita deste campo para selecionar o item Nova. O preenchimento dos campos referentes a Unidade de Destino, Nome do Tcnico, Nmero de Volumes, Nmero da ltima Pgina, Situao e Despacho dever ser realizado conforme o descrito no Mdulo de Tramitao Original, pg 34 e 35. Para concluir a tramitao, clique no boto Gravar (localizado no canto superior direito do menu), e sero apresentadas as seguintes mensagens: Trmite da Cpia realizado com sucesso! Deseja emitir o relatrio Tramitado e Entregue. Caso deseje, selecione o relatrio e clique no boto OK.

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3.6 Recebimento Protocolo

Este mdulo disponibiliza as opes: 1. Atualizar: Realizar nova pesquisa, e apresentar a listagem atualizada de Protocolos a serem recebidos. 2. Receber: Atestar o recebimento dos Protocolos com carga para a unidade de lotao do usurio que est acessando o Sistema. Para tal, basta clicar dentro do quadrado esquerda do(s) nmero(s) do(s) Protocolo(s) desejado(s), e posteriormente clicar em Receber (localizado no canto superior direito do menu),. Ser apresentada a mensagem Protocolo(s) recebido(s) com sucesso! OBS: Na Lista de Protocolo a serem recebidos os que possuem a numerao em vermelho indicam que so cpias de Protocolo.

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3.7 Atividades 3.7.1 Anexar Documento Este mdulo possibilita a anexao de Documentos a Protocolos.

Informe o tipo de Protocolo ao qual o Documento ser anexado (campo obrigatrio).

1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 2. Data (campo obrigatrio):: Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. 3. Nmero do Documento (campo obrigatrio): Nmero do documento a ser anexado ao Protocolo. Para concluir a Anexao do documento, clique no boto gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Anexao realizada com sucesso. Observao Importante: Aps a anexao de um documento, o mesmo no mais poder ser desanexado. A ao de anexao dever estar registrada fisicamente (documentada) no Protocolo, conforme o formulrio especfico.

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3.7.2 Arquivar Protocolo

Este mdulo possibilita o arquivamento ou desarquivamento de Protocolos. Informe o tipo de Protocolo a ser Arquivado/Desarquivado (campo obrigatrio).

1. Data (campo obrigatrio): Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessrio, altere-a para a data de arquivamento/desarquivamento desejada. 2. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 3. Localizao: Unidade onde se encontra o Protocolo (a ser preenchido pelo sistema). 4. Endereo: Endereo de arquivamento. Ex: Bloco K, Bloco C, SOF, etc. 5. Local: Complementao do endereo (Galpo ou Sala). 6. N. Sala: Nmero da sala. 7. Tipo: Tipo de arquivo. Ex: Armrio de ao, prateleira, caixa, etc. 8. Nmero: Nmero associado ao tipo de arquivo. 9. Ano: Ano do arquivamento/desarquivamento (a ser preenchido pelo sistema). Caso necessrio, altere-o para o ano desejado.
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10. Atividade (Meio ou Fim): Atividade referente a funes ou atividades geral ou especificas da instituio. 11. Classificao: Classificao do Processo/Documento por assunto, que reflete as funes ou atividades da Instituio. 12. Temporalidade (prazo referente fase Corrente, Intermediria e Destinao Final). Fases: Corrente prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no Arquivo Corrente. Intermediaria prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no Arquivo Central. Destinao Final Destino Final do Processo/Documento (no Arquivo Corrente ou Arquivo Central). Para concluir o arquivamento/desarquivamento clique no boto Gravar, e ser apresentada a mensagem Arquivamento realizado com sucesso Observao Importante: A classificao do Processo/Documento obrigatria, devendo ser realizada no ato do cadastramento ou no arquivamento do mesmo. O despacho de arquivamento/desarquivamento deve estar documentado no Processo ou Documento

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3.7.3 Juntar Processo

Este mdulo composto pelas funes Anexao, Apensao e Desapensao. Obs: Aps a anexao de um processo, o mesmo no mais poder ser desanexado. 1. Nmero do Processo (campo obrigatrio): Nmero do processo ao qual ser feita a Juntada (Processo Cabea). 2. Data (campo obrigatrio): Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessrio, altere-a para a data de Juntada desejada. 3. N do Processo (campo obrigatrio): Nmero do processo que ser Juntado ao Processo Cabea. 4. Status (campo obrigatrio): Informe o tipo de Juntada a ser realizada, clicando em uma das trs opes (Apensado, Anexado ou Desapensado). Para concluir a Juntada de Processos, clique no boto gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Juntada realizada com sucesso. A ao de anexao dever estar registrada fisicamente conforme o formulrio especfico.

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3.7.4 Transferir Protocolo

Este mdulo disponibiliza as seguintes funes: - Lista: Apresenta (em tela) a relao dos Protocolos a serem transferidos (por Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos. Para realizar a transferncia dos Protocolos, selecione-os clicando no quadrado localizado esquerda do nmero de cada Protocolo desejado, e posteriormente clique no boto Transferir. Relatrio: Emite um relatrio contendo a relao dos Protocolos a serem transferidos (por Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos.

1. Data, Ms/Ano (campo obrigatrio): Informe o ms e o ano a serem considerados para a gerao da lista ou relatrio. 2. Clique em uma das opes (lista ou relatrio).

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3.7.5 Eliminar Protocolo

Este mdulo disponibiliza as seguintes funes: Lista: Apresenta (em tela) a relao dos Protocolos a serem eliminados (por Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos. Para realizar a eliminao dos Protocolos, selecione-os clicando no quadrado localizado esquerda do nmero de cada Protocolo desejado, e posteriormente clique no boto Eliminar. Relatrio: Emite um relatrio contendo a relao dos Protocolos a serem eliminados (por Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos.

1. Data, Ms/Ano (campo obrigatrio): Informe o ms e o ano a serem considerados para a gerao da lista ou relatrio. 2. Clique em uma das opes (lista ou relatrio).

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3.7.6 Gerenciamento de Etiquetas

Este mdulo possibilita o controle da numerao das etiquetas (pequenas) a serem utilizadas dentro dos Protocolos. Geralmente utilizado para retroceder o nmero da prxima etiqueta a ser impressa, por motivo da ocorrncia de problemas no momento da emisso das mesmas. 1. Unidade Protocolizadora (campo obrigatrio): Unidade de lotao do usurio solicitante da alterao das etiquetas. Digite o nome, sigla ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados esta informao. No entanto, caso o nome digitado no exista na tabela, a sua incluso dever ser solicitada Coordenao de Documentao e Informao (CODIN/SPOA). Ex:
COORDENAO GERAL DE MODERNIZAO E INFORMTICA - CGMI/SPOA

2. Nmero da prxima etiqueta a ser impressa (campo obrigatrio). 3. Justificativa (campo obrigatrio). - Selecione a Justificativa pela alterao da numerao, clicando em uma das opes apresentadas; clique no boto Gravar e ser apresentada a mensagem Nmero de etiqueta alterado com sucesso

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3.7.7 Converter Documento

Este mdulo possibilita a Converso de documentos em processos. Aps a realizao da converso, a mesma no mais poder ser desfeita. 1. Nmero do Documento (campo obrigatrio): Informe o nmero do documento a ser convertido e clique no boto Buscar. Aps a apresentao dos seus dados, clique no boto Converter para concluir a operao e ser apresentada a mensagem Documento convertido com sucesso Obs: Os campos Data de Abertura, Nmero do Documento, Espcie do Documento, Data do Documento e Assunto/Complemento sero preenchidos pelo sistema.

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3.8 Consulta 3.8.1 Protocolo

Realiza a pesquisa (busca) aos Protocolos, a partir do cruzamento de informaes fornecidas pelo usurio. Esta tela composta pelos seguintes campos, que devero ser preenchidos conforme o descrito no mdulo Cadastramento de Processo/Documento (pg 27, 28 e 29). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Tipo de Protocolo (Processo, Documento ou Ambos). Numero do Protocolo. Data de abertura. Espcie do Documento. Nmero do Documento. Data do Documento. Pas (Procedncia). UF (Procedncia). Municpios (Procedncia). Nome (Procedncia). Pas (Interessado/Solicitante). UF (Interessado/Solicitante). Municpio (Interessado/Solicitante). Atributo (Interessado/Solicitante). Nome (Interessado/Solicitante). Assunto/Complemento. Classificao.

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Para efetivar a pesquisa clique no boto Buscar e o sistema ir apresentar o resultado da mesma.

Nesta relao os processos estaro identificados por um (P) esquerda do nmero e os documentos por um (D). Caso deseje visualizar os dados de determinado Protocolo, clique em cima do respectivo nmero. OBSERVAES IMPORTANTES: N DO DOCUMENTO ex.: ofcio n 0137/98 (consulte apenas 137). PROCEDNCIA digite siglas, nomes ou partes do nome, procurando sempre diminuir o universo de registros possivelmente existentes. Ex.: UFBA - Universidade Federal da Bahia. Consulte: UFBA, ou UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA, ou parte do nome. Obs.: note que se consultar apenas UNIVERSIDADE FEDERAL (nome incompleto) ir surgir o universo de todas as Universidade Federais. INTERESSADO faa como na procedncia, mas lembre-se que neste campo importante observar a quantidade enorme de nomes que, por suas caractersticas, podem gerar cadastramento e/ou informaes conflitantes. Ex.1: ANTONIO CARLOS DE SOUSA (neste caso pode ter tido o cadastramento e/ou informao como sendo SOUZA);
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Ex..2: Existem nomes abreviados, por no ter sido possvel o cadastramento correto, devido informao inicial estar incompleta.

JOO DE O SILVA (como foi cadastrado) JOO DE OLIVEIRA SILVA (informao correta) Verifique que neste caso ser difcil encontrar o nome na consulta, pois no se sabe precisamente como este foi cadastrado. Pode-se ento, consultar por partes: Ex.: JOO DE O (aparecero todos os JOO DE O. ...); JOO DE OLIVEIRA DA SILVA NOTA: Estes cuidados devem ser observados, no pensando apenas em algum erro de digitao (cadastramento), mas tambm pelas informaes que nem sempre so precisas. Pode ocorrer numa primeira situao (quando do cadastramento) a informao de nomes incompletos ou errados. OBSERVAO FINAL na consulta no obrigatrio o preenchimento de todos os campos. Deve-se consultar segundo o que for possvel, e vale salientar que, quanto mais campos forem preenchidos, mais rpida ser a pesquisa, que a partir do cruzamento das informaes fornecer dados mais precisos.

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3.8.2 Conformidade Documental

Realiza a pesquisa (busca) aos Protocolos referentes aos assuntos financeiros j concludos, sob a gerncia da Coordenao Geral de Planejamento, Oramento e Finanas CGPOF/SPOA. Esta tela composta pelos seguintes campos: Tipo de Protocolo - Processo, Documento ou Ambos (campo obrigatrio). Nmero do Protocolo. Data de Conformidade. Modalidade (Concorrncia, Convite, etc.) Ordem Bancria: Nmero da Ordem Bancria. Nota de Empenho: Nmero da Nota de Empenho. Data de Emisso. Para efetivar a pesquisa clique no boto Buscar e o sistema ir apresentar o resultado da mesma. Nesta relao os processos estaro identificados por um (P) esquerda do nmero e os documentos por um (D).Caso deseje visualizar os dados de determinado Protocolo, clique em cima do respectivo nmero.

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3.8.3 Textual

A Consulta Textual poder ser realizada a partir dos seguintes campos: 1. Perodo: Datas inicial e final (abertura do Protocolo) a serem consideradas na pesquisa. 2. Nmero do Documento; 3. Espcie (Abaixo Assinado, Ata, Aviso Circular, etc.). 4. Palavra Chave de Pesquisa (campo obrigatrio): Preencher com uma, parte de palavras ou com mais de uma palavra a serem verificadas nos campos Procedncia, Assunto, Assunto (Complemento), Interessado e Solicitante. Para efetivar a pesquisa clique no boto Buscar e o sistema ir apresentar o resultado da mesma. Nesta relao os processos estaro identificados por um (P) esquerda do nmero e os documentos por um (D).Caso deseje visualizar os dados de determinado Protocolo, clique em cima do respectivo nmero.

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3.9 Relatrio 3.9.1 Certido/Termo 3.9.1.1 Ficha de Acompanhamento

Este mdulo possibilita a impresso da ficha de acompanhamento de Protocolos cadastrados/tramitados e entregues. 1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 2. Informe o tipo de Protocolo Processo/Documento (campo obrigatrio). Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.1.2 Certido de Juntada de Processo

1. Nmero do Processo (campo obrigatrio): Informe o nmero do processo, clique no boto Emitir, e o sistema ir apresentar o relatrio em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto localizado no canto superior esquerdo da tela. ,

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3.9.1.3 Termo de Abertura e Fechamento

1. Nmero do Processo (campo obrigatrio). 2. Informe o tipo do termo a ser impresso - Abertura ou Encerramento (campo obrigatrio). Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.1.4 Certido de Desentranhamento

1. Nmero do Processo (campo obrigatrio): Informe o nmero do processo, clique no boto Emitir, e o sistema ir apresentar o relatrio em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto localizado no canto superior esquerdo da tela. ,

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3.9.2 Etiqueta 3.9.2.1 Nmero de Etiqueta

Este mdulo permite a impresso de etiquetas (pequenas) a serem utilizadas dentro do Processo/Documento.

1. Unidade Protocolizadora (campo obrigatrio): Unidade de lotao do usurio solicitante da emisso de etiquetas. Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. No entanto, caso o nome digitado no exista na tabela, a sua incluso dever ser solicitada Coordenao de Documentao e Informao (CODIN/SPOA). Ex:
COORDENAO GERAL DE MODERNIZAO E INFORMTICA - CGMI/SPOA

2. Nmero de Etiquetas: Quantidade de nmeros de etiquetas a serem impressas. 3. Original + Nmero de cpias: Quantidade de cpias para cada nmero de etiqueta a ser impressa. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.2.2 Nmero de Etiqueta para Cpia

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio), clicando em Processo ou Documento. 2. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 3. N de Cpias: Quantidade de nmeros de etiquetas a serem utilizadas nas cpias. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.2.3 Etiqueta de Protocolo

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio), clicando em Processo ou Documento. 2. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 3. N da Etiqueta: Informe o local para impresso, clicando em uma das seguintes opes: 1 Etiqueta localizada na parte superior da folha. 2 Etiqueta localizada no meio da folha. 3 Etiqueta localizada na parte inferior da folha.

Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.3 Geral 3.9.3.1 Protocolo

Realiza a pesquisa aos Protocolos, a partir do cruzamento das informaes fornecidas pelo usurio. Esta tela composta pelos seguintes campos, que devero ser preenchidos conforme o descrito no mdulo Cadastramento de Processo/Documento (pg 27, 28 E 29). 1. Tipo de Protocolo - Processo, Documento ou Ambos (campo obrigatrio). 2. Nmero do Protocolo. 3. Data de Abertura (Datas Inicial e Final). 4. Espcie do Documento. 5. Nmero do Documento. 6. Data do Documento. 7. Procedncia. 8. Interessado. 9. Solicitante. 10. Assunto. 11. Classificao. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

OBS: Na solicitao deste relatrio no obrigatrio o preenchimento de todos os campos. Vale salientar que, quanto mais campos forem preenchidos, mais rpido ser o resultado, que a partir do cruzamento das informaes fornecer dados mais precisos.

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3.9.3.2 Tramitado e Entregue

1. Informe o tipo de Protocolo Processo, Documento ou Ambos (campo obrigatrio). 2. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): 3. Perodo: Datas inicial e final (abertura do Protocolo) a serem consideradas na pesquisa. 4. Unidade de Destino (campo obrigatrio): Unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, onde se encontra o Processo/Documento. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.3.3 Protocolos Pendentes

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos. 2. Selecione uma das situaes: - Em Trmite (todos os Protocolos). - Com Prazo (somente os Protocolos com prazo de resposta). 3. Selecione uma das opes: - Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos com carga para esta unidade. O campo seguinte dever ser preenchido com a sigla ou o nome da mesma. - Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os Protocolos com carga para estas unidades. O campo seguinte dever ser preenchido com o nome da Unidade Principal. - Tcnico: Sero selecionados os Protocolos com carga para um determinado tcnico. O campo seguinte dever ser preenchido com o nome deste. 4. Perodo: Datas inicial e final (abertura do Protocolo) a serem consideradas na pesquisa. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.3.4 Protocolos Arquivados

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos 2. Selecione uma das opes: - Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos com carga para esta unidade. O campo seguinte dever ser preenchido com a sigla ou o nome da mesma. - Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os Protocolos com carga para estas unidades. O campo seguinte dever ser preenchido com o nome da Unidade Principal. 3. Unidade (campo obrigatrio): Unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, onde o Processo/Documento encontra-se arquivado. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.3.5 Cadastro por Unidade

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos. 2. Selecione uma das opes: - Quantitativos (quantitativos de Protocolos cadastrados, ordenados pelas Unidades solicitadas). - Relao de Protocolos (relao de Protocolos cadastrados, ordenada pelas unidades solicitadas). 4. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Origem: - Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos cadastrados por esta unidade. - Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os Protocolos cadastrados por estas unidades. 5. Unidade de Origem: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, onde o Processo/Documento foi cadastrado. 6. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Destino: - Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos com carga para esta unidade. - Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os Protocolos com carga para estas unidades. 7. Unidade de Destino: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, onde o Processo/Documento encontra-se.
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8. Assunto (campo obrigatrio): Resumo do assunto a ser tratado no Processo/Documento. 9. Perodo: Datas inicial e final (abertura do Protocolo) a serem consideradas na pesquisa. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.9.3.6 Protocolos Tramitados entre Unidade

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos. 2. Selecione uma das opes: - ltima Tramitao (ser considerada na pesquisa somente a ltima tramitao de cada protocolo). - Todas as Tramitaes (sero consideradas na pesquisa todas as tramitaes de cada protocolo). 3. Selecione uma das opes: - Quantitativos (quantitativos de Protocolos tramitados, ordenados pelas Unidades solicitadas). - Relao de Protocolos (relao de Protocolos tramitados, ordenada pelas unidades solicitadas). 4. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Origem: - Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos tramitados por esta unidade. - Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os Protocolos tramitados por estas unidades. 5. Unidade de Origem: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, que realizou a tramitao. 6. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Destino: - Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos recebidos
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por esta unidade. Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os Protocolos recebidos por estas unidades.

7. Unidade de Destino: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, que recebeu o Protocolo. 8. Assunto (campo obrigatrio): Processo/Documento. Resumo do assunto a ser tratado no

9. Perodo: Datas inicial e final (abertura do Protocolo) a serem consideradas na pesquisa. Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto superior esquerdo da tela. , localizado no canto

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3.10 Emprstimo 3.10.1 Emprstimo

Este Mdulo possibilita o controle do emprstimo de Protocolos que encontram-se no Arquivo Central. 1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo ou Documento. 2. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): Nmero do Protocolo a ser emprestado. 3. Data Emprstimo: Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessrio, altere-a para a data desejada. 4. Usurio: Nome do usurio solicitante do emprstimo.

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3.10.2 Consulta Emprstimo

1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos. 2. Nmero do Protocolo: Nmero do Protocolo emprestado. 3. Histrico: Marque est opo caso deseje imprimir o histrico de emprstimo dos Protocolos. 4. Selecione uma das situaes: - Pendente (Protocolos que ainda no foram devolvidos). - No Pendente (Protocolos j devolvidos). - Todos. 5. Perodo de Emprstimo: Datas inicial e final a serem consideradas na pesquisa. 6. Selecione uma das opes: - Usurio (Usurio solicitante do emprstimo). O prximo campo dever ser preenchido com o nome deste. - Unidade (Unidade solicitante do emprstimo). O prximo campo dever ser preenchido com a sigla ou o nome desta.

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3.1.1 Gerais 3.1.1.1 Altera Senha

Este mdulo permite que o usurio altere a sua prpria senha de acesso ao CPROD. NET. 1. Senha Atual: Senha atual do usurio. 2. Nova Senha: Nova senha, definida pelo usurio. 3. Confirmar Nova Senha: Digitar novamente a Nova Senha. Para concluir esta alterao, clique no boto Gravar, e ser apresentada a mensagem Senha alterada com sucesso.

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3.1.1.2 Ajuda

Este mdulo permite que o usurio retire dvidas referentes ao sistema atravs de sistema de busca baseado em ttulos e subttulos do menu do CPROD. NET. Ex: Como disponibilizar na estao. Para realizar uma busca pode-se digitar qualquer uma destas palavras e o Ajuda ir listar os tpicos referentes palavra chave de pesquisa.

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