Braslia, 13 de abril de 2010 - Ano XLIII - N7

TCNICA DE ENTREVISTA PARA AUDITORIAS

PORTARIA-SEGECEX N 11, DE 7 DE ABRIL DE 2010

SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAO

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Boletim do Tribunal de Contas da Unio http://www.tcu.gov.br BTCU@tcu.gov.br

SAFS Lote 1 Anexo I sala 422 - CEP:70042-900 - Braslia - DF Fones: 3316-7650/3316-7079/3316-7870/3316-7869 Presidente UBIRATAN DINIZ DE AGUIAR Vice-Presidente BENJAMIN ZYMLER

Ministros ANTONIO VALMIR CAMPELO BEZERRA WALTON ALENCAR RODRIGUES JOO AUGUSTO RIBEIRO NARDES AROLDO CEDRAZ DE OLIVEIRA RAIMUNDO CARREIRO SILVA JOS JORGE DE VASCONCELOS LIMA JOS MCIO MONTEIRO FILHO Auditores AUGUSTO SHERMAN CAVALCANTI MARCOS BEMQUERER COSTA ANDR LUS DE CARVALHO WEDER DE OLIVEIRA Ministrio Pblico junto ao TCU Procurador-Geral LUCAS ROCHA FURTADO Subprocurador-Geral PAULO SOARES BUGARIN Procuradores MARINUS EDUARDO DE VRIES MARSICO CRISTINA MACHADO DA COSTA E SILVA JLIO MARCELO DE OLIVEIRA SERGIO RICARDO COSTA CARIB SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAO Secretrio-Geral Fernando Luiz Souza da Eira segedam@tcu.gov.br
Boletim do Tribunal de Contas da Unio Especial v. 1, n. 1 (1982) Braslia : TCU, 1982- . v. Irregular. A numerao recomea a cada ano. Continuao de: Boletim do Tribunal de Contas da Unio. Contedo: Tcnica de Entrevista para Auditorias 1. Ato administrativo peridico Brasil. I. Brasil. Tribunal de Contas da Unio (TCU). .

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1 Braslia Ano xliii n. 7 13/ abr. 2010

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO

SECRETARIA DE FISCALIZAO E AVALIAO DE PROGRAMAS DE GOVERNO

TCNICA DE ENTREVISTA PARA AUDITORIAS

2 edio

SEGECEX / SEPROG ABRIL/2010

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2 Braslia Ano xliii n. 7 13/ abr. 2010

Tribunal de Contas da Unio

Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Quadra 4 Lt. 01 CEP: 70042-900 Braslia-DF

Secretrio-Geral de Controle Externo Paulo Roberto Wiechers Martins Secretrio Adjunto de Planejamento e Procedimentos Marcelo Luiz Souza da Eira Secretrio de Fiscalizao e Avaliao de Programas de Governo - Seprog Carlos Alberto Sampaio de Freitas Superviso Glria Maria Merola da Costa Bastos Diretora da 1 Diretoria Tcnica da Seprog Equipe Tcnica Carmen Pereira Rgo Meireles

Brasil. Tribunal de Contas da Unio. Tcnica de entrevista para auditorias / Tribunal de Contas da Unio. -- 2.ed. Braslia : TCU, Secretaria de Fiscalizao e Avaliao de Programas de Governo (Seprog), 2010. 18 p.

1. Auditoria operacional - entrevista - manual. I. Ttulo

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

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PORTARIA-SEGECEX N 11, DE 7 DE ABRIL DE 2010

Aprova o documento Tcnica de Entrevista para Auditorias.

O SECRETRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no uso de suas atribuies e considerando o disposto no art. 32, inciso III, da Resoluo-TCU n 214, de 20 de agosto de 2008, Considerando que o Plano Estratgico do Tribunal definiu como objetivos estratgicos Aperfeioar a estrutura legal e normativa de suporte ao controle externo e Aperfeioar instrumentos de controle e processos de trabalho; Considerando a necessidade de atualizar as instrues constantes do documento denominado Roteiro de Tcnicas de Entrevista para Auditorias, aprovado por meio da Portaria-Segecex n 22, de 20 de abril de 1998; resolve: Art. 1 Fica aprovado o anexo documento Tcnica de Entrevista para Auditorias. Art. 2 A Segecex manter atualizado o documento de que trata o artigo anterior, cabendolhe, ainda, o esclarecimento de dvidas e o recebimento de sugestes para o seu aperfeioamento, bem como o acompanhamento de sua implementao. Art. 3 Fica revogada a Portaria-Segecex n 22, de 20 de abril de 1998. Art. 4 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao.

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

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SUMRIO

INTRODUO............................................................................................................................................ 5 OBJETIVO................................................................................................................................................... 5 O QUE UMA ENTREVISTA ................................................................................................................. 5 APLICAO DE ENTREVISTA NAS AUDITORIAS .......................................................................... 5 POTENCIALIDADE E LIMITAES DA ENTREVISTA .................................................................. 6 TIPOS DE ENTREVISTA .......................................................................................................................... 6 REQUISITOS PARA UMA BOA ENTREVISTA ................................................................................... 7 CARACTERSTICAS DE UM BOM ENTREVISTADOR .................................................................... 7 COMO REALIZAR UMA ENTREVISTA ............................................................................................... 8
PLANEJANDO A ENTREVISTA .............................................................................................................................. 8 DESENVOLVENDO AS PERGUNTAS ...................................................................................................................... 9 CONDUZINDO A ENTREVISTA ............................................................................................................................ 10 ENCERRANDO A ENTREVISTA ........................................................................................................................... 11 AVALIANDO AS RESPOSTAS ............................................................................................................................... 11 REGISTRANDO AS INFORMAES ..................................................................................................................... 12 DEPOIS DA ENTREVISTA .................................................................................................................................... 12

REFERNCIAS ......................................................................................................................................... 15

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INTRODUO Esta a segunda verso do documento tcnico, publicado em 1998. Diferencia-se da anterior, pois trata exclusivamente da entrevista presencial utilizada amplamente nos trabalhos de fiscalizao do Tribunal de Contas da Unio. Assim, deixa de tratar da entrevista estruturada, que ser objeto de documento tcnico especfico. Esse documento sintetiza as melhores prticas na conduo de entrevistas. A abordagem utilizada tem referncia na literatura especializada e agrega a experincia do TCU na realizao de auditorias. O documento tambm est alinhado aos padres de auditoria, adotados pela International Organization of Supreme Audit Institutions INTOSAI OBJETIVO 1. O objetivo deste documento auxiliar as equipes de auditoria na prtica da entrevista, presencial e individual, como instrumento de coleta de dados nas fiscalizaes previstas no Regimento Interno do Tribunal de Contas da Unio (RITCU).

O QUE UMA ENTREVISTA 2. A entrevista um mtodo de coleta de informaes que consiste em uma conversao, individual ou em grupo, com pessoas selecionadas cuidadosamente, e cujo grau de pertinncia, validade e confiabilidade analisado na perspectiva dos objetivos da coleta de informaes (KETELE, 1999). Em resumo, uma entrevista uma sesso de perguntas e respostas para obter uma informao especfica (ISSAI/Apndice 1, 2004). Fazer perguntas e obter respostas no tarefa simples, exige disciplina mental, preparao e habilidade para a interao para garantir seu sucesso. Assim, as entrevistas assumem vrias formas para uma multiplicidade de usos. Elas podem ser presenciais ou por telefone, individuais ou em grupo. Podem ter o propsito de obter informaes sobre determinado assunto ou entender a perspectiva de uma pessoa ou grupo de pessoas. Podem ter durao de 5 minutos, se realizadas por telefone, ou de dias, se identificada a necessidade de vrias sesses. (DENZIN; LINCOLN, 2000).

3.

APLICAO DE ENTREVISTA NAS AUDITORIAS 4. 5. Nos trabalhos de auditoria, a entrevista utilizada como tcnica qualitativa de coleta de dados para obter informao em profundidade sobre o tema da auditoria. A entrevista serve para ampliar o conhecimento sobre o objeto auditado e obter a percepo de gestores, especialistas e beneficirios de programas governamentais sobre o aspecto examinado e, ainda, investigar indcios de irregularidades e fraudes. Alm disso, til para coletar informaes preliminares, na fase de diagnstico do problema, que sero usadas no desenho do projeto de auditoria. Serve ainda como ferramenta para auxiliar na interpretao de dados obtidos por meio do uso de outros mtodos de coleta e para explorar possveis recomendaes (ISSAI/Apndice 1, 2004).

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POTENCIALIDADE E LIMITAES DA ENTREVISTA 6. A tcnica de entrevista, em razo da sua flexibilidade, permite obter informaes diretamente de gestores, especialistas, beneficirios de programas dentre outros atores, bem como explorar ideias e questes no identificadas na fase inicial dos trabalhos e, ainda, aprofundar pontos levantados por outras tcnicas como, por exemplo, a pesquisa documental e a observao. til, tambm, para atingir entrevistados que no poderiam ser consultados por outros meios como, por exemplo, pessoas com pouca instruo formal. Como limitao, as informaes coletadas podem ser insuficientes para sustentar os achados ou, podem ser viesadas, caso no sejam tomados cuidados na conduo da entrevista e na seleo dos entrevistados. Para reduzir os riscos associados escolha dos entrevistados, os critrios mais importantes a serem observados, so a representatividade, a credibilidade e a imparcialidade do entrevistado selecionado (ISSAI/Apndice 3, 2004). O entrevistador deve evitar deixar-se influenciar por preconceitos; aceitar informaes baseadas apenas na opinio de grupos especficos; ou concentrar todo o esforo da entrevista em informaes j conhecidas ou que respaldem noes pr-assumidas. Ao deparar-se com evidncias aparentemente pouco consistentes, se comparadas s concluses iniciais, o entrevistador no deve ignor-las ou deixar de aprofundar a investigao. Em qualquer caso, a equipe deve esforar-se para obter evidncias de mltiplas fontes e de diversas naturezas, porque isso fortalecer as concluses da auditoria (ISSAI/Apndice 3, 2004). Assim, sempre que informaes provenientes de entrevistas forem utilizadas para suportar achados de auditoria recomendvel empregar diversas fontes de informao e, quando possvel, corroborar com evidncias de outra natureza.

7.

8.

9.

TIPOS DE ENTREVISTA 10. As entrevistas podem ser realizadas de forma no-estruturada, estruturada e semi-estruturada, como indicado: 10.1 no-estruturada: o entrevistador segue o ritmo livre do entrevistado, fazendo perguntas ocasionais para ajustar o foco ou esclarecer aspectos no compreendidos, com base no guia elaborado pela equipe com os principais pontos de interesse. Sua utilizao apropriada na fase inicial dos trabalhos, quando a equipe necessita aprofundar o conhecimento do tema; estruturada: o entrevistador segue roteiro fixo e padronizado de perguntas, tambm denominado questionrio, cuja ordem e redao permanece invarivel para todos os entrevistados. Geralmente empregada quando se quer obter informao de um grande nmero de entrevistados, podendo ser realizada por telefone. A utilizao de perguntas fechadas, isto , com respostas-padro pr-elaboradas, facilita o tratamento estatstico das informaes coletadas. Essa modalidade de entrevista tratada no documento Tcnica de Pesquisa para Auditorias; semi-estruturada: o entrevistador segue o roteiro elaborado com perguntas fechadas e poucas perguntas abertas. Esse tipo de entrevista procura incorporar as vantagens da estrevista estruturada, deixando espao para o entrevistado complementar informaes ou manifestar livremente sua opinio sobre o tema abordado. As perguntas aparentemente abertas so a que melhor se adquam a este tipo de entrevista.

10.2

10.3

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REQUISITOS PARA UMA BOA ENTREVISTA 11. Em uma entrevista, o entrevistado deve discorrer sobre o tema proposto com base nas informaes que ele detm. A relao que se cria de interao, havendo uma atmosfera de influncia recproca entre quem pergunta e quem responde (LDKE; ANDR, 1986). Assim sendo, a interao uma premissa para o sucesso da entrevista, que ir se refletir nas atividades desenvolvidas pela equipe e, por consequncia, nas chances de sucesso da auditoria. ainda mais importante quando a auditoria complexa, envolve denncias contra o auditado ou est relacionada a temas de ampla divulgao pela imprensa. 12. O entrevistado deve ser informado previamente sobre os objetivos da entrevista e sobre o tipo de informao que ser solicitada, desde que isso no prejudique o objetivo da auditoria. Portanto, necessrio programar o horrio e o local da entrevista com antecedncia, de forma a permitir s duas partes tempo suficiente para a elaborao do material a ser utilizado no encontro. Importante atentar para a pontualidade, de modo a no deixar o entrevistado espera da equipe. Tampouco a entrevista deve se prolongar por tempo demasiado para no prejudicar a qualidade das informaes. No sendo possvel obter toda a informao necessria, deve-se agendar novo encontro. 13. Alguns cuidados precisam ser tomados com relao escolha do local da entrevista. Deve-se buscar um lugar reservado em que no haja interrupes, barulhos ou distraes, de preferncia no prprio rgo ou entidade. Pode ocorrer, no entanto, que o entrevistado no se sinta confortvel no seu local de trabalho, por questes hierrquicas, por exemplo. Nestes casos a equipe deve receber o entrevistador nas dependncias do TCU, em sala de reunio previamente agendada e confirmada a reserva. Importante atentar para a possibilidade de escuta na sala fornecida pelo ente fiscalizado, em casos que envolvam fraude. Recomenda-se restringir o uso do telefone celular, se possvel. 14. No incio de uma entrevista, a equipe de auditoria deve procurar estabelecer uma boa interao com o entrevistado, construindo uma relao de cooperao e confiana, de modo a evitar manifestaes de ansiedade, hostilidade ou outros comportamentos adversos durante a entrevista. Vale lembrar a importncia da primeira impresso, portanto, um sorriso e um firme aperto de mo so atitudes positivas na apresentao, bem como o respeito pela cultura e pelos valores do entrevistado. Importante ressaltar que a entrevista no deve ser conduzida como um interrogatrio, com perguntas incisivas e de forma acusatria, mas sim como uma conversao. 15. O entrevistador deve ser discreto, atento e observador. Alm disso, importante cumprir algumas formalidades como, por exemplo, a apresentao de ofcio ou alguma outra forma de identificao, estar vestido apropriadamente e tratar o entrevistado de maneira respeitosa. O coordenador da equipe deve apresentar os demais integrantes, informando os nomes e cargos correspondentes. de bom tom aguardar o convite para sentar-se. 16. recomendvel manter uma breve conversao, para a quebra de gelo inicial, antes das questes formais, cabendo ao entrevistado a oportunidade de iniciar a conversa. O coordenador da equipe, porm, deve estar preparado para tomar a iniciativa. Alm disso, importante que a equipe reitere os objetivos da entrevista e saliente a necessidade de colaborao por parte do entrevistado. Na eventualidade de ocorrer uma situao hostil, a equipe deve encerrar a entrevista imediatamente. CARACTERSTICAS DE UM BOM ENTREVISTADOR 17. As principais caractersticas de um bom entrevistador so: construir boa interao com o entrevistado; saber ouvir atentamente, perguntar e observar; possuir capacidade de comunicao verbal; ser disciplinado e discreto. 18. Uma boa comunicao verbal requer o uso de vocabulrio no nvel do interlocutor, frases curtas, articulao de ideias, definio de conceitos, bem alinhados com fluncia e ritmos.
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19.

O entrevistador no deve demonstrar excesso de conhecimento, tampouco desconhecimento do tema durante a entrevista. Uma boa contextualizao do objetivo da auditoria no incio dos trabalhos, sem excessos, ressaltando a importncia da colaborao do entrevistado, deixar o interlocutor confortvel e seguro com relao s atividades que sero realizadas, bem como contribuir para o sucesso da entrevista.

20. O entrevistador deve ser treinado para ouvir de forma seletiva, que a concentrao naquilo que parece importante, para no incorrer no risco de apenas escutar. Isto pode levar a informaes mal interpretadas e a mensagens distorcidas medida que so transmitidas. 21. Outro cuidado importante, de acordo com alguns autores, com a ateno flutuante, que requer do entrevistador ateno no apenas ao roteiro de perguntas e s respostas que se obtm ao longo da conversao, mas ao conjunto de gestos; expresses; entonaes; contato de olhar, hesitaes; alteraes de ritmo; e toda a comunicao no verbal. 22. O bom entrevistador no deve: ir despreparado; criar situaes constrangedoras; entrar em conflito com o entrevistado; monopolizar a conversao; permanecer numa atitude passiva; interromper o entrevistado a toda hora; distrair o entrevistado com hbitos repetitivos, como bater dedos e canetas na mesa; permitir que vieses interfiram com a mensagem do entrevistado; aumentar desproporcionalmente a importncia de um acontecimento; pensar na pergunta seguinte, enquanto o entrevistado responde a pergunta formulada; ler os documentos entregues pelo entrevistado, enquanto o interlocutor fala; atender o telefone celular durante a entrevista; completar a frase do entrevistado; presumir o que o entrevistado quis dizer; concluir de imediato. COMO REALIZAR UMA ENTREVISTA Planejando a entrevista 23. Antes de qualquer contato com o entrevistado, os integrantes da equipe de auditoria devem acordar sobre: 23.1 23.2 23.3 23.4 23.5 23.6 os objetivos da entrevista; a seleo dos entrevistados; as informaes que sero necessrias para melhor conhecer o tema; os documentos a serem solicitados; as informaes a serem obtidas; as atribuies de cada integrante da equipe no decorrer da entrevista.

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24. A equipe de auditoria deve preparar previamente um roteiro para a entrevista, detalhando os seus objetivos e durao, bem como delineando as principais perguntas a serem respondidas pelo entrevistado. Dever, tambm, estudar ao mximo o tema a ser abordado de acordo com o objetivo pretendido. 25. Em seguida, ser feita a escolha dos entrevistados. recomendvel a obteno prvia de informaes a respeito do entrevistado selecionado, especialmente sobre a sua experincia profissional e sua atuao como gestor pblico (representatividade, credibilidade e imparcialidade). 26. O roteiro ou plano para a entrevista um guia a ser utilizado pela equipe de auditoria de modo flexvel, mas que deve ser obedecido. As perguntas e a linha de questionamento devem ser elaboradas de forma a extrair o mximo de informao relevante do entrevistado, no tempo disponvel. O roteiro facilita a consolidao das informaes coletadas, mas no deve transformar a entrevista em algo mecnico. 27. Nas entrevistas no-estruturadas, as perguntas podem e devem ser ajustadas, ao longo da entrevista, em funo das respostas e das reaes no-verbais do entrevistado. Para que este conjunto de informaes no se perca, a equipe deve definir previamente o papel que cada um dos componentes deve assumir durante a entrevista: quem formula as perguntas, quem registra as respostas, quem observa. 28. Ao final da entrevista, as anotaes devero ser transcritas para o formulrio Extrato de Entrevista (Apndice 1). Dependendo da natureza das informaes e da sensibilidade do tema, pode-se solicitar a assinatura do entrevistado no extrato elaborado pela equipe. Desenvolvendo as perguntas 29. As perguntas devem ser planejadas de forma que a equipe controle a entrevista, porm estimulando o auditado a falar. Assim sendo, formule bem as perguntas, ordene de acordo com os temas selecionados e inicie com questionamentos simples, de modo a ganhar a confiana do entrevistado e criar um ambiente de interao, importante para a dinmica da tcnica. 30. Nas entrevistas presenciais, individuais, o tipo de pergunta mais utilizado a aberta, que so aquelas cujas respostas podem ser dadas de forma livre, encorajando o auditado a falar. Elas so eficientes quando se deseja explorar mais a fundo um determinado assunto. H trs tipos de perguntas abertas: 30.1 30.2 gerais: para obter informaes genricas do entrevistado, utilize perguntas iniciadas com explique ou descreva; de procura de opinio: para conhecer atitudes e pensamentos do entrevistado, procure formular perguntas como: Qual a sua opinio sobre...? O Sr. pode falar mais a respeito de sua opinio sobre isso?; indiretas: tambm para conhecer atitudes e pensamentos. Deve ser utilizada na forma de uma declarao, em busca do que no foi dito. Assim, um integrante da equipe emite uma opinio geral sobre um assunto e espera comentrios do entrevistado. Outra forma seria fazer o seguinte comentrio, aps um no sei, Estamos interessados em suas ideias sobre isso.

30.3

31. As perguntas que produzem respostas do tipo sim ou no, usadas com frequncia, podem sugerir um interrogatrio judicial. Por exemplo: O Sr. acompanha a execuo dos convnios f irmados pela sua unidade?. Para que isso no ocorra, o entrevistador deve permitir que o entrevistado amplie as suas respostas, fazendo perguntas complementares do tipo: Como?, Quando?, O qu?, Quem? e, especialmente, Por qu?. Essas perguntas permitem dirimir dvidas e conhecer detalhes do assunto tratado. Essa ttica, contudo, tambm apresenta riscos e deve ser utilizada com cautela, pois as pessoas, em geral, no gostam de ser constantemente solicitadas a dar explicaes adicionais.
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32. Use sempre que possvel as perguntas investigativas, que encorajam o entrevistado a detalhar melhor suas concluses. Por exemplo, a partir de um comentrio do entrevistado, como O programa de recolhimento de lixo, de fato, modificou a situao desta regio, deve-se complementar o assunto com perguntas do tipo: Que mudanas o Sr. identificou?, Quem lhe parece ter sido mais beneficiado com as mudanas? e O Sr. pode nos dar alguns bons exemplos dessa mudana? 33. As perguntas aparentemente abertas so perguntas que podem parecer abertas para o entrevistado, mas j trazem alternativas de respostas provveis para serem assinaladas pelo entrevistador, facilitando o trabalho posterior de tratamento dos dados. Para que essa abordagem tenha sucesso, fundamental que a equipe conhea razoavelmente o tema em estudo. Cabe ressaltar que as respostas definidas previamente no devem ser lidas para o entrevistado, deixando-o livre para emitir a sua opinio. 34. Devem ser evitadas perguntas que dificultam o correto fluxo de informaes. So elas: as indutivas, que j sugerem a resposta: No um fato que ...?; O Sr. tem que concordar que ... e, ainda, O Sr. acompanha a execuo dos convnios, no acompanha?; as retricas, que no visam obter uma resposta mas provocar um efeito: Como os pacientes conseguem suportar estas condies de atendimento?; e as vagas, que confundem o entrevistado: O que o Sr. tem a dizer sobre o oramento?. Conduzindo a entrevista 35. Durante a conversao, a equipe de auditoria deve evitar o monoplio da palavra, ouvindo o entrevistado com ateno e evitando interromp-lo, a menos que isso seja necessrio e possa ser feito de maneira educada. Importante relembrar que ouvir com ateno requer esforo e concentrao em razo dos ritmos da fala e do pensamento. De acordo com especialistas, o ritmo da fala de 125 palavras/minuto enquanto o ritmo do pensamento de 500 palavras/minuto. Assim, por pensarmos enquanto o outro fala, o entrevistador deve colocar toda sua ateno em ouvir. 36. No caso de respostas evasivas, a equipe pode recorrer a pausas ou perodo de silncio para indicar que espera respostas mais completas. Por vezes, a pessoa entrevistada faz uma pausa porque est relutando um pouco com a sequencia de sua histria, ou porque ainda no sabe muito bem como formular o que tem a inteno de contar. Portanto, os integrantes da equipe no devem se apressar em tecer comentrios com o objetivo de evitar o silncio. Uma interrupo precipitada pode omitir para sempre esta importante parte da histria (GARRETT, 1991). De qualquer forma, a equipe deve procurar controlar esses perodos, preservando a integridade da informao. 37. Da mesma forma, a equipe de auditoria deve manter-se atenta aos objetivos da entrevista, evitando distrair-se ou que o entrevistado se desvie do assunto em discusso. Contudo, caso isso ocorra, a equipe dever avaliar a relevncia das novas informaes, decidindo se convm prosseguir ou retornar ao assunto original. Seja como for, conversar sobre assuntos irrelevantes toma tempo e deve ser desestimulado. 38. Os integrantes da equipe de auditoria devem demonstrar tranquilidade e domnio mnimo do assunto tratado, devendo-se evitar perguntas complexas, demonstraes de excesso de conhecimento ou atitudes de superioridade, de maneira a no inibir ou irritar o entrevistado. extremamente importante que a equipe de auditoria permanea atenta compreenso que o entrevistado teve de cada pergunta feita, inquirindo-o, quando necessrio, sobre qualquer dvida que tenha surgido, com o objetivo de esclarecer o significado e a importncia da pergunta a ser respondida.

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39. A equipe de auditoria no deve discutir aspectos da conduo, escopo e interpretao das informaes durante a entrevista, mas demonstrar muita ateno no relato do entrevistado. A equipe deve, tambm, se mostrar neutra em relao s respostas do entrevistado sem revelar rejeio ou apoio s suas manifestaes. 40. A equipe de auditoria deve observar com ateno se as respostas refletem a experincia, o conhecimento e as ideias do entrevistado, devendo ser capaz de distinguir fatos de opinies. Para obter a confirmao de determinada resposta, os integrantes da equipe podem valer-se de perguntas do tipo: Ento, o que o(a) Sr.() est dizendo ....Tambm convm atentar para as generalizaes indevidas e para os jarges tcnicos usados para confundir a equipe. 41. Algumas declaraes podem ser inconsistentes com os dados j obtidos na auditoria ou mesmo com os conhecimentos da equipe sobre o assunto tratado, assim como outros fatos alegados podem ser apenas suposies. Muitas vezes, a linguagem corporal, a entonao de voz, o ritmo e a escolha de palavras podem revelar insegurana e ambiguidade no comportamento do entrevistado, indicando respostas evasivas ou no fidedignas. 42. Logo, as declaraes e opinies do entrevistado devem ser conferidas. Caso uma resposta no tenha sido expressa de maneira clara e compreensvel, deve-se solicitar ao entrevistado que explique a resposta dada e que oferea exemplos, se for o caso (vide estratgias de avaliao das respostas, a seguir). Encerrando a entrevista 43. Ao trmino da entrevista, os integrantes da equipe de auditoria devem recapitular as informaes recebidas, verificando se todas as perguntas foram respondidas e resumindo os principais pontos abordados, para que o entrevistado possa corroborar, complementar ou modificar as declaraes feitas. importante que a equipe considere essa tarefa na elaborao do plano para a entrevista. Deve-se, tambm, relembrar ao entrevistado sobre qualquer documento que tenha sido prometido ou recolher eventuais documentos repassados, alm de agradecer o tempo e a ateno dispensada. 44. A entrevista no deve ser encerrada de forma abrupta, mas sim positivamente, de tal modo que o entrevistado perceba que as informaes concedidas foram de valia para a auditoria, devendo-se agradecer a ajuda recebida. Ademais, deve-se atentar para as informaes recebidas durante as despedidas, pois comum que o entrevistado, nesse momento, acrescente, na forma de comentrio informal, dados teis. 45. Ademais, esse momento bastante propcio para se obter do entrevistado a indicao de outras pessoas as quais a equipe de auditoria possa entrevistar, de modo a aprofundar os conhecimentos adquiridos na entrevista, abrangendo, inclusive, pessoas que possam contrapor argumentos queles apresentados pelo entrevistado. Avaliando as respostas 46. Uma regra que pode ser utilizada para fortalecer a qualidade da resposta a tcnica do funil, composta de cinco etapas (The International Institute for Training and Education, 1996): 46.1 46.2 46.3 46.4 46.5 o entrevistado responde a uma pergunta aberta; um integrante da equipe de auditoria interpreta a resposta para o entrevistado; o entrevistado esclarece e complementa as informaes; um outro integrante da equipe de auditoria faz um resumo da declarao do entrevistado; o entrevistado confirma ou no, retornando etapa 46.3 caso no haja confirmao.

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47. Estudos sugerem que o processo de repetio e confirmao das perguntas ou grupo de perguntas aumenta a eficincia da entrevista em 90%. Ao longo da entrevista, a equipe pode seguir tambm a regra 75/25, a qual estipula que no mais do que 25% do tempo da entrevista deve ser despendido na confirmao das declaraes do entrevistado, de tal forma que o tempo restante deve ser reservado escuta e s anotaes. (THE INTERNATIONAL INSTITUTE FOR TRAINING AND EDUCATION, 1996) 48. Quando a resposta o for ambgua ou conflitante com alguma declarao prvia, o entrevistador pode indicar que o questionamento no foi totalmente compreendido pelo entrevistado. Uma maneira de abordar este tipo de incompreenso pode ser: No tenho muita certeza sobre o que o Sr. quis dizer com isto o Sr. poderia falar um pouco mais a respeito? ou Desculpe-me, mas no tenho certeza se entendi. O Sr. disse anteriormente que ..... Nestes casos, o entrevistador deve assumir a responsabilidade pela incompreenso, de forma a no transparecer uma dupla checagem da resposta. Registrando as informaes 49. importante que o entrevistado seja previamente informado que suas respostas sero anotadas para consulta posterior, assegurando-lhe que os registros feitos sero precisos. Um integrante da equipe de auditoria ser encarregado da tarefa de anotar as respostas do entrevistado, o que permitir que os demais integrantes da equipe se concentrem no desenvolvimento da entrevista. 50. Quando o tema da entrevista for de grande complexidade, a equipe poder optar por grav-la, aps obter a prvia anuncia do entrevistado. O uso de gravador deve ser cuidadosamente avaliado, pois poder inibir o entrevistado e muitas vezes a fala gravada perde a naturalidade. Confirmado o uso do aparelho, deve-se verificar as baterias; a disponibilidade de espao de memria do gravador; conferir se o gravador est gravando; e definir quem far a transcrio dos pontos chaves da entrevista, preferencialmente logo aps a entrevista. A transcrio do teor completo da entrevista s necessria quando do uso da anlise de contedo e, nestes casos, deve-se atentar para o tempo e custo das transcries das fitas gravas. 51. A tarefa de anotar as respostas do entrevistado bastante subjetiva, mas alguns pontos devem ser observados: 51.1 51.2 51.3 51.4 51.5 51.6 no escrever tudo que dito; no escrever ininterruptamente; algumas vezes, deve-se evitar fazer anotaes, especialmente quando o entrevistado foi encorajado a falar livremente; anotar pontos-chave e palavras soltas; certificar-se que as anotaes so legveis; usar ideias-chave.

Depois da entrevista 52. As informaes obtidas na entrevista podem ser fundamentais para o sucesso da auditoria, de forma que a equipe no deve confiar totalmente na sua memria, sendo recomendvel a utilizao de um formulrio para o registro de entrevista (modelo: Apndice 1), que ir se configurar como papel de trabalho. Este registro deve ser feito e revisto logo aps o encerramento do encontro, acrescentandose informaes complementares que no tenham sido registradas no momento da entrevista. A equipe, sempre que possvel, deve discutir as respostas e as reaes do entrevistado e avaliar que elementos adicionais devero ser obtidos. Para tal importante que as seguintes perguntas possam ser respondidas nessa etapa:
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52.1 52.2 52.3 52.4 52.5 52.6

os objetivos da entrevista foram alcanados? necessria a coleta de informaes complementares sobre o assunto estudado? necessria a investigao de outros assuntos? Na eventualidade de os objetivos da entrevista no terem sido atingidos, a equipe de auditoria pode decidir por uma das seguintes abordagens: realizar uma nova entrevista, baseada em uma nova linha de questionamento, de modo a coletar informaes adicionais sobre o assunto examinado; partir para uma nova investigao, readequando o plano de trabalho e o rol de entrevistados, com novas perguntas a serem respondidas.

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APNDICE 1 EXTRATO DE ENTREVISTA

EXTRATO DE ENTREVISTA
TC n ___________ Fiscalis n ___________ RGO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) rgo(s)/entidade(s) auditado(s) OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Tribunal de Contas da Unio

EXTRATO DE ENTREVISTA

OBJETIVO DA ENTREVISTA O que a equipe pretende esclarecer por meio da entrevista LOCAL DA ENTREVISTA

DATA/HORRIO

ENTREVISTADO(S) Nome(s), cargo(s), funo(es)

ENTREVISTADOR(ES)

SNTESE DAS INFORMAES OBTIDAS Resumir nesta coluna as perguntas efetuadas e as respostas dadas pelo(s) entrevistado(s) que forem consideradas relevantes para o desenvolvimento dos achados e das concluses da auditoria.

EVIDNCIAS Fazer referncia s evidncias que corroborem as informaes obtidas (se houver)

ASSINATURA LOCAL/DATA

ENTREVISTADOR Membro da equipe de auditoria responsvel pela elaborao do extrato de entrevista

ENTREVISTADO(S)

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REFERNCIAS DENZIN, Norman K.; LINCOLN, Yvonna S. (Ed.) Handbook of qualitative research. 2nd ed. Sage Publications: New York, c2000. p. 646. GARRETT, Annette. A entrevista seus princpios e mtodos. 10. ed. Agir, 1991. INTERNATIONAL ORGANIZATION OF SUPREME AUDIT INSTITUTIONS. Implementation guidelines for performance auditing: standards and guidelines for performance auditing based on INTOSAIs auditing atandards and practical experience. Copenhagen: Intosai, 2004. KETELE, Jean-Marie de. Metodologia da recolha de dados: fundamentos dos mtodos de observao, de questionrios, de entrevistas e de estudo de documentos. Lisboa: Instituto Piaget, 1999. LDKE, M.; ANDR, M.L. Mtodos de coleta de dados: observao, entrevista e anlise documental. In: Pesquisa em educao: abordagens qualitativas. So Paulo: EPU, . 1986. Cap. 3. MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Tcnicas de pesquisa. 2.ed. So Paulo: Atlas, 1990. THE CHARTERED INSTITUTE OF PUBLIC FINANCE AND ACCOUNTANCY. Interviewing techniques for auditors training package. Londres, 1987. THE INTERNATIONAL INSTITUTE FOR TRAINING AND EDUCATION. Programa de auditoria. Washington, 1996. UNITED STATES GENERAL ACCOUNTING OFFICE. Using structured interviewing techniques. Washington, GAO, 1991.

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