UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA

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PROCEDIMENTO/ROTINA
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Título do GESTÃO DE MATERIAIS DE CONSUMO Emissão: 23/11/2020 Próxima revisão:
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1. OBJETIVO
Descrever o processo de gestão de materiais de consumo da ULAP.

2. MATERIAL
 Computador

3. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

3.1. Plano de Trabalho solicitado pelo Setor de Suprimentos (SS)
1. Analisar quais itens estão em baixa e devem ser pedidos, avaliando a quantidade
em estoque, as validades e a durabilidade dos materiais;
2. Entrar na pasta Gestão Controles – Gestão de Suprimentos - Plano de Trabalho e
criar uma tabela para o mês solicitado com vigência, número do pregão, número do item,
quantidade, valor unitário e valor total, seguindo o modelo enviado pelo SS;
3. Incluir os dados dos materiais a serem pedidos;
4. Informar ao SS a necessidade orçamentária (valor total) e os dados solicitados.
3.2. Requisição no SIGA para Empenho do Plano de Trabalho aprovado
1. No SIGA-HU, entrar em: Administrativo – Requisições – Registro de Preço – Abrir
Requisição;
2. Escrever o número do pregão no formato: “PR 0006/2019” – Buscar na lupa;
3. UO Requisitante: Ebserh HU – Almoxarifado ULAP;
4. Marcar itens a serem empenhados, aprovados no plano de trabalho – Próximo;
5. Preencher as quantidades conferindo se o valor total corresponde ao valor
aprovado pelo SS;
6. Clicar em Enviar para o Gestor;
7.Anotar o número da requisição gerada antes de clicar em “ok”;
8. Responder o e-mail ao SS informando em modelo próprio enviado por eles o
número da requisição gerada.
3.3. Após a emissão do empenho
1. Ao ser informado que os empenhos foram emitidos, entrar no SIGA-HU:
Administrativo – Requisições – Consultar requisição – Inserir o número da requisição – Enviar;
2. Clicar no número da requisição e copiar o número do empenho gerado;
3. Voltar em: Administrativo – Consultas - Consultar empenho;
4. Fazer download de cada empenho emitido;
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5. Colocar os empenhos na pasta Empenhos – Empenhos emitidos – Ano corrente;

6. Enviar o empenho por e-mail ao fornecedor com confirmação de recebimento;
7. Preencher a planilha “Controle de Empenhos emitidos”.
3.4. Recebimento de materiais de consumo na ULAP
1. O prazo para a entrega definido no pregão são 15 dias corridos a partir da
confirmação de recebimento do empenho. Caso o material não tenha sido entregue, entrar em
contato com o fornecedor e registrar a planilha “Controle de Empenhos emitidos” no campo
“cobrança”;
2. Quando o material for entregue na ULAP, conferir a nota fiscal (NF) observando se
o material e a quantidade empenhada correspondem com o que foi entregue, se o valor total e o
valor unitário de cada item estão de acordo com o empenho;
3. Observar se no campo “dados adicionais” da NF constam os dados bancários do
fornecedor: banco, agência e conta corrente. Em caso negativo, solicitar uma carta de correção com
esses dados.
3.5. Lançamento de Nota Fiscal no AGHU
1. Entrar no AGHU – Módulo Suprimentos – Estoque – Movimentação Estoque – Nota
Recebimento – Gerar Nota de Recebimento;
2. Clicar em Nota Fiscal – Novo;
3. Lançar Número do documento (número da NF) – Número de Série – Tipo de
documento fiscal: DFE – Data de Emissão da NF – Data de Entrada – Valor Total – Nome do
Fornecedor – Gravar:
 Caso o fornecedor não seja cadastrado, clicar em Suprimentos – Estoque –
Cadastro – Fornecedores – Manter Fornecedores.
 Digitar o CNPJ – Pesquisar.
 Caso não encontre, clique em Novo – Preencha os dados do fornecedor de
acordo com a NF – Gravar
4. Clicar em Incluir material - Buscar o material pelo nome ou código – Lançar a marca
– Quantidade a receber – Unidade de medida – Valor Total – Adicionar;
5. Incluir todos os materiais que constam na NF – Gravar;
6. Imprimir a Nota de Recebimento (NR) clicando em Suprimentos – Estoque –
Movimentação Estoque – Nota Recebimento – Gerar Nota de Recebimento – Imprimir. Digitar o
número da NR – Visualizar impressão;
7. Desbloquear o material no AGHU clicando em Suprimentos – Estoque –
Movimentação Estoque – Bloqueio desbloqueio – Sem Problema;
8. Digitar o almoxarifado e o código do material que estão na NR – Pesquisar;
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9. Clicar no cadeado aberto – Marcar controle de validade – Lançar a quantidade a

desbloquear – Número do lote – Data de Validade – Número da NR – Quantidade – Gravar:
 Caso o material tenha entrado em outro almoxarifado, fazer a transferência
para o almoxarifado correto clicando em Suprimentos – Estoque – Movimentação de estoque –
Transferência – Transferência eventual. Gerar nova transferência – Almoxarifado origem –
Almoxarifado de destino – Material – Quantidade enviada – Gravar – Efetivar.
3.6. Lançamento de Nota Fiscal no SIGA
1. Entrar no SIGA-HU: Administrativo – Almoxarifado – Entrada de Estoque;
2. Selecionar o número do empenho da Nota Fiscal a ser lançada;
3. Clicar em Entrada de Estoque – Digitar a data de emissão e o número da NF –
Conferir os itens, as quantidades e os valores – Enviar;
4. Arquivar os documentos impressos na pasta “Empenhos encerrados” obedecendo
a ordem: empenho, NR, NF.
3.7. Tramitar a NF para a UCF e SOF através do SEI
1. No SEI, iniciar um novo processo do tipo Almoxarifado: Gestão de estoque;
2. Na especificação colocar: “Tramitação de Notas Fiscais – ULAP – (data do dia)”
3. Nos interessados, colocar a UCF, SS e SOF – Salvar;
4. Inserir a NF no processo incluindo um novo documento do tipo externo;
5. Selecionar o tipo do documento: Nota Fiscal;
6. Data do documento: data do dia;
7. Editar o Número/Nome na árvore colocando “(nome da empresa) nº (número da
nota fiscal)”;
8. Selecionar o formato: Nato-digital (quando a NF é enviada por e-mail) ou
digitalizada nesta unidade quando trata-se de uma NF física que foi digitalizada;
 Caso a nota fiscal tenha sido digitalizada na Unidade, é preciso convertê-la
antes de inserir no SEI, selecionando na impressora a opção Digitalizar para rede – OCR Patologia;
 Abrir a pasta OCR – Patologia na área de trabalho e procurar pelo arquivo em
formato .TIF;
 Abrir o programa “ABBY FineReader” na área de trabalho e ir no caminho:
Arquivo – Abrir nova imagem e – Converter para PDF;
 Selecionar o arquivo em formato .TIF – Abrir;
 Antes de concluir a conversão, renomear o arquivo: “(Nome da empresa) – NF
nº (número da NF)” – OK;
 O arquivo será convertido em PDF;
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9. Incluir um novo documento do tipo Termo de Recebimento Definitivo – SEI –

Gravar;
10. Editar o documento preenchendo as informações do empenho e da nota fiscal;
11. Pedir a assinatura do Chefe da ULAP no documento;
Observação: se tiver mais de uma NF, deve ser inserido um Termo de Recebimento
Definitivo para cada uma.
12. Incluir o processo no Bloco Interno nº 31653 e editar as anotações para “Notas
Fiscais – (Data do dia)” ;
13. Tramitar o processo para o SOF e para a UCF.
3.8. Relatório de desabastecimento
1. Analisar o estoque e quando solicitado informar ao SS se existe algum material em
criticidade e/ou sem previsão de compra;
2. Se não houver, enviar um e-mail ao SS informando que não há nenhum item para
o relatório de desabastecimento;
3. Se houver itens para o relatório de desabastecimento, entrar na planilha
compartilhada pelo OneDrive, preencher os dados do item e baixar uma cópia;
4. Retornar o email ao SS informando que a planilha foi atualizada enviando a cópia
baixada do OneDrive.
3.9. Compras com cartão corporativo
1. Questionar ao SS a possibilidade da compra de um material por cartão corporativo
nas seguintes situações: o material corre risco de desabastecimento e não há previsão de compra;
não há pregão vigente para a compra do item; é um item essencial e sua falta prejudica o
funcionamento da ULAP; o valor do item está dentro do limite para a compra por cartão;
2. Aceita essa possibilidade, buscar três cotações de preços do material,
preferencialmente em lojas físicas da cidade de Juiz de Fora. A empresa deve obrigatoriamente
aceitar pagamento por cartão de crédito;
3. Preencher o formulário de solicitação para compra por cartão corporativo e enviar
ao SS para análise prévia;
4. Se o formulário for aprovado, iniciar um novo processo no SEI, do tipo Licitações e
Contratos: Suprimento de Fundos;
5. Na especificação, colocar “Compra com cartão corporativo – (nome do material)”;
6. Inserir um novo documento, do tipo Solicitação – SEI;
7. Utilizar o documento modelo 5232160;
8. Editar o documento inserindo as informações preenchidas no formulário aprovado
pelo SS;
9. Pedir a assinatura da chefia da ULAP no formulário;
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10. Incluir o processo no Bloco Interno 31978: SUPRIMENTOS – Documentos

encaminhados ao SS;
11. Tramitar o processo para o SS;
12. Na entrega do material, conferir se a descrição e a quantidade estão corretas e
informar a Unidade de Compras;
13. A chefia da ULAP deve assinar o Termo de Recebimento Definitivo inserido no
processo quando solicitado;
14. Concluir o processo na ULAP.
3.10. Restos a pagar não processados
1. Abrir a planilha enviada pelo SS por e-mail questionando sobre os empenhos
inscritos em restos a pagar, que não foram liquidados;
2. Filtrar pelos empenhos da ULAP;
3. Analisar o motivo pelo qual o empenho ainda não foi liquidado e se ele deverá ser
cancelado;
4. Justificar cada empenho da planilha com o motivo do atraso;
5. Retornar a planilha preenchida ao SS por e-mail.

4. REFERÊNCIAS
Sistema AGHU do HU/UFJF-EBSERH. Disponível em: https://192.168.123.238/aghu/login.seam.
Acessado em 13/04/2020.
Sistema Integrado de Gestão Acadêmica SIGA/UFJF. Disponível em: https://siga.ufjf.br/ . Acessado
em 13/04/2020.
Sistema Eletrônico de Informações – SEI. Disponível em: https://sei.ebserh.gov.br . Acessado em
13/04/2020.

5. HISTÓRICO DE REVISÃO

VERSÃO DATA DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO

01 23/11/2020 Elaboração do Documento

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Elaboração
Nayara de Andrade Faria Data: 11/11/2020

Revisão

Denis Amarante Data: 12/11/2020

Chefe da Unidade de Laboratório Anatomia Patológica

Validação
Marcela Leite dos Santos Jaernevay Data: 13/11/2020
Núcleo de Qualidade Hospitalar

Aprovação

Denis Amarante Data: 23/11/2020

Chefe da Unidade de Laboratório Anatomia Patológica

Permitida a reprodução parcial ou total, desde que indicada a fonte