UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA

HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE

FEDERAL DE JUIZ DE FORA
Tipo do POP.UGQSP.NQH.001 - Página 1/4
PROCEDIMENTO / ROTINA
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Título do VALIDAÇÃO DE DOCUMENTOS Emissão: 19/10/2023 Próxima revisão:
Documento INSTITUCIONAIS VIA SEI Versão: 02 19/10/2025

1. OBJETIVO
Padronizar a aprovação dos documentos institucionais relacionados ao Sistema de
Gestão da Qualidade no Hospital Universitário da Universidade Federal de Juiz de Fora — HU-UFJF.

2. MATERIAL
• Documento institucional elaborado;
• Computador com acesso a internet;
• Lista mestra.

3. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

3.1 Responsáveis pela execução
Chefias do organograma
Colaboradores da instituição

3.2 Atribuições
3.2.1 Recomendações prévias à abertura do processo no SEI
• A chefia do organograma deverá encaminhar somente um documento por
email com a descrição do título do Documento para avaliação do NQH (Núcleo de Qualidade
Hospitalar), através do e-mail: qualidade.hu-ufjf@ebserh.gov.br, sendo que deverá obedecer aos
formatos padronizados pela Norma de Elaboração de Documento, NO.NQH.001 - Elaboração e
Controle de Documentos Institucionais (versão 2);
• O NQH avaliará o documento e havendo a necessidade de correção irá
sinalizar por email;
• Após correções, reencaminhar o documento para o NQH (repetir este passo
até que o documento esteja em consonância com a norma preconizada);
• Após concordância do NQH, a referida chefia deverá abrir o processo SEI
(Sistema Eletrônico de Informação), conforme detalhamento abaixo.

3.2.2 Abertura do processo no SEI

Iniciar processo SEI
1) Iniciar Processo SEI;
2) Escolher no Tipo de Processo: Gestão e Controle: apoio à Promoção
da Qualidade Assistencial e Segurança do Paciente;
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3) Especificação: digitar “aprovação de documento”;

4) Interessados: inserir o setor de origem do elaborador;
5) Nível de acesso: Público;
6) Salvar.
Incluir documento externo a ser validado
1) Clicar no número do processo situado do Iado esquerdo;
2) Clicar no ícone e incluir documento enviado pelo NQH em PDF;
3) Escolher a opção “externo”;
4) Tipo de documento: especificar se POP, protocolo ou outro.
5) Formato: escolher formato (Nato-digital);
6) Inserir em data do documento: data atual;
7) Interessados: inserir a unidade da chefia do organograma;
8) Nível de acesso: selecionar público;
9) Escolher arquivo: selecionar documento a ser validado no formato de PDF.
10) Confirmar dados;

Criar 1º despacho

1) Clicar no número do processo;

2) Escolher o tipo de documento: DESPACHO- SEI;
3) Texto inicial: escolher nenhum;
4) Descrição: digitar aprovação de documento;
5) Interessados: unidade da chefia do organograma;
6) Nível de acesso: escolher público;
7) Confirmar Dados;
8) Editar despacho, em caso de bloqueio pop up, clicar no ícone ;
9) Informar no despacho: “Solicito aos ELABORADORES e, posteriormente aos
REVISORES, avaliação do documento em anexo, (inserir codificação, numeração e título). Não
havendo alterações necessárias proceder assinatura do despacho a seguir, solicitando validação.”
10) Em seguida, a chefia do organograma deverá assinar despacho clicando em
“assinar”

Criar 2º despacho

1) Seguir as etapas de 1 a 8 do 1º despacho (incluindo na etapa 5 o

NQH/SUP/HU-UFJF);
2) Selecionar do quadro de assinaturas do documento elaborado, as linhas de
elaboração/ revisão/validação, excluindo o aprovador, copiar e colar no despacho.
3) Clicar em salvar;
4) Solicitar assinatura dos elaboradores, caso algum elaborador esteja lotado em outra
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unidade deverá ser criado e disponibilizado bloco de assinatura;

5) Somente após assinatura de todos elaboradores, solicitar assinatura dos revisores,
caso algum revisor esteja lotado em outra unidade deverá ser criado e disponibilizado bloco de
assinatura;
6) Após assinaturas de todos revisores, encaminhar o processo SEI para o NQH
(NQH/SUP/HU-UFJF);
O NQH dará seguimento ao processo de aprovação e posterior publicação dos
documentos regidos pela norma NO.SVSSP.NQH.001 - Elaboração e Controle de Documentos
Institucionais. Após finalizado todo o processo, será encaminhado por email à chefia do
organograma o link e a data da publicação do documento para o controle da lista mestra setorial.

Observação: a qualquer tempo se um elaborador, revisor ou aprovador identicar a

necessidade de alterações no documento, o fluxo deverá ser reiniciado.

Orientaçôes para criação dos blocos de assinatura

1) Clicar no segundo despacho;

2) Clicar no ícone ” incluir em bloco de assinatura;
3) Selecionar a opção novo;
4) No bloco: inserir em descrição “elaborador(es)”, “revisor(es)” ou Núcleo de
Qualidade Hospitalar, quando couber, além do título do documento, selecionar sua(s) respectiva(s)
unidade(s);
5) Após selecionar a(s) unidade(s), clicar em salvar.
6) O sistema irá voltar para a tela de criação do bloco, já com o bloco selecionado,
clicar no despacho e depois em incluir, o documento ficará amarelo.
7) Em seguida, na tela inicial, clicar em “Ir para blocos de Assinatura” , selecionar o
documento enviado para o bloco, cujo nome está na descrição, e nos ícones constantes do Iado
direito da tela, clicar em”'* disponibilizar bloco;

Observaçôes gerais:

• O revisor não poderá ser considerado um dos elaboradores;

• O documento deverá ser anexado pelo SEI com quadro de datas em branco;
• Os documentos elaborados ou revisados a partir do dia 14/10/2020 serão
considerados válidos na instituição apenas em suas versões eletrônicas disponibilizadas no portal
corporativo institucional e suas versões impressas que contenham assinatura e carimbo de um
representante do NQH, juntamente com carimbo de cópia controlada.
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4. REFERÊNCIAS
EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES. NO.SGQVS.001 - Elaboração e Controle de
Documentos lnstitucionais. v.02, 30/07/2019. Brasília, 2019.

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO (Brasil). Manual do Usuário SEI: peticionamento e intimação

eletrônicos, acesso externo e assinatura externa. Disponível em: <
https://www.cjf.jus.br/cjf/unidades/Manual_SEI_com_instrucoes_sobre_Peticionamento_Eletronico.
pdf>. Acesso em: 19 out.23.

5. HISTÓRICO DE REVISÃO

VERSÃO DATA DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO

01 20/10/2020 Elaboração inicial do documento
02 19/10/2023 Atualização por prazo de validade

Revisão
Marcela Leite dos Santos Jaernevay Data: 19/10/2023

Elaboração
Giulia Tácilla A. da Silva Gondim Data: 20/10/2020
Daniele Graziele Amalfi Moreira
Marcela Leite dos Santos Jaernevay

Análise Data: 19/10/2023

Gilson dos Reis de Oliveira
Unidade de Gestão da Qualidade e Segurança do Paciente

Validação Data: 19/10/2023

Núcleo de Qualidade Hospitalar

Aprovação Data: 19/10/2023

Gilson dos Reis de Oliveira
Unidade de Gestão da Qualidade e Segurança do Paciente

Permitida a reprodução parcial ou total, desde que indicada a fonte