PROCEDIMENTO DE

COMPRAS

Número da Rev. Data Histórico da Revisão

00 11.02.2014 Emissão do original

01 25.03.2014 Revisão dos critérios de avaliação de fornecedores.
02 25.08.2014 Revisão do processo NF e OC.
03 30.03.2015 Revisão Geral
04 29.03.2016 Inclusão itens Milk Run e exclusão Item 6 Cotação de Frete.
05 04.03.2017 Exclusão do item 3.1.9 Cadastro de Dados Bancários dos Fornecedores.
Alteração do item 4.1.9 Aprovação da Ordem de Compra.

06 05.08.2018 Revisão geral

1. Objetivo

Recepcionar pedidos de compras, promover cotações para aquisição de matéria-prima e materiais de uso
e consumo, com melhor preço, qualidade e prazo de entrega.

2. Responsabilidade e Autoridade

 As responsabilidades e autoridades pelas atividades deste procedimento estão descritas nos itens
abaixo.

3. Metodologia

A EMPRESA utiliza o Sistema Useall M2 no Processo de Compras.

3.1. Cadastro de Fornecedores

Atenção: O cadastro deve ser preenchido em fonte alta (letra maiúscula).

3.1.1. Consultar Receita no link:

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
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COMPRAS

http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp

3.1.2. Aba Principal

Pessoa: Selecionar a opção

Jurídica; CNPJ/CPF: Preencher com
o CNPJ;
Razão: Razão Social copiar exatamente como está no site da Receita;
Nome: É o nome Fantasia do Fornecedor
a) Se constar nome fantasia no site da Receita, copiar exatamente como consta;
b) Caso não conste nome fantasia no site da Receita, pode-se deixar exatamente igual ao que foi
preenchido no campo Razão.
E-mail: Preencher o endereço de e-mail do
Fornecedor. Inscrição Municipal: Cadastrar Isento

3.1.3. Inscrição Estadual

Consultar no site do Sintegra, escolhendo o estado que está instalada a empresa, conforme você pode
verificar no cartão do CNPJ consultado anteriormente no site da receita.

http://www.sintegra.gov.br/

3.1.4. Fone / Fax / Celular / Tipo de Contribuinte

Preencher os dados do(s) Telefone(s) e Fax do

Fornecedor. Tipo de Contribuinte:
-Selecionar Consumidor;
Tipo de assinante:

-Normalmente fornecedores são Comércio/Indústria, no caso de serem prestadores de serviços ou

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
transportadora selecionar outros.COMPRAS
Obs: A diferença entre fornecedores e transportadores é que quando for transportadora tem que
selecionar na aba Propriedades a opção transportadora.
Simples:
-Verificar quando consultar o Sintegra se a empresa é optante pelo Simples Nacional, caso positivo
marcar essa opção.

3.1.5. Contribuinte ICMS

Marcar este campo se o fornecedor tem inscrição estadual, caso ele seja isento de inscrição estadual não
marcar nada no campo contribuinte ICMS.

3.1.6. Inscrição Suframa

Consultar o Suframa caso o fornecedor esteja localizado no Estado do Amazonas e Roraima, e observar
se a inscrição está ativa, se não estiver ativa não colocar nada, caso esteja copiar conforme consulta no
site:
https://servicos.suframa.gov.br/servicos/

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

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Data: 05.08.2018
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Anexo 1 – Cadastro de Fornecedores/Aba Principal

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS

3.1.7. Aba Endereços

– Endereço: Preencher com os dados que constam no cartão de CNPJ;

– Endereço de cobrança e de entrega: Preencher com os dados que constam no cartão de CNPJ;

Anexo 2 – Cadastro de Fornecedores/Aba Endereços

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
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COMPRAS

3.1.8 Aba Contatos

Preencher as informações necessárias do(s) principal(is) contato(s) do Fornecedor.

Obs. Definir quem é o contato principal e selecionar no campo pertinente.

Anexo 3 – Cadastro de Fornecedores /Aba Contatos

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

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Data: 05.08.2018
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COMPRAS

4. Aquisição de Material e Serviço

As solicitações são enviadas ao setor de compras através do sistema Kanban, Useall, e-mail e verbal.
Com base nestas informações o Setor de Compras realiza a cotação dos itens no mercado quanto a
quantidade, preço, forma/prazo de entrega, condições e métodos de pagamentos.
*Obs. Sempre que possível, devem ser realizadas, no mínimo, duas cotações.
Após avaliação da(s) cotação(ões) inicia-se o processo de geração de ordem de compra conforme
descrito abaixo.

4.1 Gerar Ordem de Compra

Compras / Ordem de Compras / Novo

4.1.2. Devem ser preenchidos os seguintes campos da aba Ordem Compra

Transação: (1) Ordem de Compra

Almoxarifado: Clicar (…) após clicar em lista e então selecionar para qual almoxarifado se destina o
material que está sendo adquirido.
Fornecedor: Busca pode ser feita pelo cód. ou pelo nome.
Contato: Preenchimento automático pelo sistema se for outro contato clicar em (…) após listar e
selecionar o contato desejado.
Série: Preenchimento automático pelo sistema.
Comprador: Preencher com o código ou o nome do comprador responsável pela compra.
Emissão: Data da geração da ordem de compra, preenchimento automático pelo sistema se necessário
pode-se alterar a data.
Previsão de Entrega: Informar o prazo de entrega do material.
Nº Pedido do Fornecedor: Se necessário pode ser informado o nº da cotação do fornecedor.
Mensagem: Selecionar a opção (10) Ordem de Compra – EMPRESA.

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

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COMPRAS

Obs: No corpo da mensagem colocar nas primeiras linhas da mensagem observações sobre esta
compra, setor, nome da pessoa ou para que está sendo adquirido o(s) item(ns).

Ex: Item – chapa policarbonato 800x2100x4mm

Mensagem: *** Material p/ construção de 7 cabines CS1
***

* Para inserir linhas no corpo da mensagem utilizar a opção (Ctrl +

enter). Anexo 1 – Ordem de Compra/Aba Ordem de Compra

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[ ] Em Revisão
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Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS

4.1.3. Aba itens

Inserir na ordem de compra as informações do(s) item(ns) a que se referem está OC:

Item: Informar o código do item, caso necessário a busca do código pode ser feita pela descrição do
produto.
Descrição: É preenchido automaticamente pelo sistema;
Unidade / Descrição: São campos preenchidos automaticamente pelo sistema de acordo com o
cadastro do item podendo ser alterado se necessário.
ICMS: Informar o valor do imposto para o item negociado;
IPI: Informar o valor do imposto para o item
negociado; Quantidade: Informar a quantidade de
peças;
Valor Unitário: Informar o valor do item.
Desconto(R$): Informar o valor de desconto do
item.
Desconto(%): Informar o percentual de desconto do item.
Total: É preenchido automaticamente pelo sistema após a inclusão das informações

anteriores. Obs.: Demais campos não é necessário o preenchimento.

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS
Anexo 2 – Ordem de Compra/Aba Itens

4.1.4. Aba Frete

Tipo de Frete: Selecionar uma das opções Emitente(CIF), Destinatário(FOB).

Obs.: Devido a esta etapa do sistema ter sido confeccionado para o Setor de Vendas a interpretação para
Compras deve ser inversa.

Demais campos não é necessário o preenchimento.

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

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 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS
Anexo 3 – Ordem de Compra / Aba Frete

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS

4.1.5. Aba pagamento

Devem ser preenchidos os campos “condição e método” de acordo com as informações negociados com
o fornecedor.

Anexo 4 – Ordem de Compra/Aba Pagamento

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
4.1.6. COMPRAS
Clicar em salvar para armazenar

Seguindo todos estes passos, o sistema Useall gerará um cód. referente a esta compra, tendo como
objetivo arquivar todas as ordens de compras mantendo um histórico detalhado.

Dando continuidade no processo os responsáveis devem visualizar a ordem de compra e verificar se todas
as informações estão corretas. Após devem imprimir e assinar a mesma.

4.1.7 Modelo de Ordem de Compra Finalizada

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS

4.1. 8 Processo para impressão da ordem de compra:

Compras / Ordem de compras / selecionar ordem de compras desejada (pelo nome do Fornecedor e/ou nº
OC) / Listar.

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
COMPRAS

Após a busca da Ordem de Compra, selecionar a mesma e clicar com o botão direito “imprimir espelho”:

4.1.9. Aprovação da Ordem de Compra

A ordem de compra com pagamento antecipado é encaminhada ao Financeiro, que após pagamento
encaminha o comprovante para o Setor de Comprar enviar ao Fornecedor.

A ordem de compra com pagamentos parcelados é encaminhada para aprovação de um dos Diretores,
através de sua assinatura na mesma. Após a aprovação, a ordem de compra é encaminhada aos
compradores para que os mesmos enviem ao fornecedor.

Uma via da Ordem de Compra impressa deverá ser enviada ao Inspetor de Qualidade.

4.1.10. Envio para Fornecedor

O envio da Ordem de Compra aos fornecedores é feito através de cópias físicas e/ou do espelho da
mesma na extensão .pdf por e-mail.
[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
5. Novos Fornecedores
COMPRAS

A EMPRESA busca novos fornecedores através de indicações, internet, catálogos, feiras e através de outros tipos de

serviços e meios de comunicação. Visando atender as necessidades de novos projetos, revisões dos projetos atuais

ou para sanar problemas de prazo, custo, qualidade de componentes e serviços.

Após contatos e negociações é realizada a aquisição de amostras e de um ou mais lotes pilotos de componentes

e/ou serviços visando avaliar os novos componentes e fornecedores.

O(s) item(ns) adquirido(s) passa(m) pelo mesmo processo de entrada de materiais da EMPRESA, porém após a

avaliação do CQR são encaminhadas aos setores responsáveis por concluir as demais etapas necessárias para

avaliar e validar o(s) item(ns) em questão.

Após retornos verbais, e-mails e/ou escritos os itens e/ou serviços são aprovados e liberados para futuras aquisições. E

então, o fornecedor passa a ser avaliado conforme o item 5.1 deste PO.

5.1 Avaliação e reavaliação do Fornecedor

A avaliação está sendo monitorada através da planilha de registro de negativação, na qual é realizada a
alimentação de dados somente em casos de ocorrências não conformes dos fornecedores, e que tem
como objetivo verificar se o fornecedor está cumprindo com o que foi acordado na Ordem de Compra:

– Prazo;
– Preço;
– Quantidade;
– Qualidade;

Através da ordem de compra junto a nota fiscal recebida online no e-mail

nfe@EMPRESA.com.br é iniciada a conferência.

O gerente e/ou auxiliar administrativo verificam se as informações da Nfe estão de acordo com a Ordem
de Compra:
– Dados Cadastrais / Dados do Produto / Dados Adicionais.
Se as informações estiverem corretas, registram o número da Nfe na planilha de avaliação de

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

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Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018
 PROCEDIMENTO DE
fornecedores. COMPRAS
Obs.: Caso seja constatado alguma divergência o mesmo entra em contato com fornecedor de imediato
para que seja solucionado antes do envio da Nota Fiscal / para EMPRESA.
Após a conferência de Nfe a mesma é arquivada pelo setor de contabilidade na pasta de NFe que fica
localizada na rede.
Estando tudo de acordo a ordem de compra é processada no sistema Useall, alterando seu status para
“Liberado”.
A negativação dos fornecedores é realizada sempre no caso de houver uma não conformidade identificada
no ato do recebimento.
A reavaliação dos fornecedores é realizada a cada seis meses levando em consideração a planilha de
negativação de fornecedores.

Se for definido que o Fornecedor deve ser desqualificado por não cumprir algum(ns) dos critérios
estabelecidos para avaliações e/ou outro motivo, está desqualificação é identificada no Sistema Useall com
a alteração do status de Ativo para Inativo.
Os fornecedores desqualificados podem voltar a fornecer para a EMPRESA, mas para isso é necessário
realizar novamente as etapas descritas no item 5.0.

[ ] Cópia Controlada
[ ] Cópia Não Controlada
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto

Elaboração: Alan Gaspar dos Santos de Moura e Werner Wolf Neuert.

Data: 05.08.2018

Aprovado por: Alan Gaspar dos Santos de Moura

Data: 05.08.2018