Treinamento Projeto One

Módulo – Requisição de
Compras

Apenas para uso interno

 Descrição do Módulo

nEsse treinamento fornece uma visão geral da criação de Requisições de

Compra, a função “Alterar Requisição de Compra após criar Ordem de
Compra”, a liberação de regras de estratégia e o impacto do conceito de
Parceiros Internos.
Público-Alvo

Público-Alvo:
nRequisitante

Códigos de transação para identificar público-alvo:

nME51N, ME52N
Agenda (1/3)

Capítulo 1: Introdução e Visão Geral do Processo

n Definição de Requisição de Compra
n Processando Requisição de Compra – Visão Geral
n Ver Transações Relacionadas
n Tipo de Documento Padrão na Requisição de Compra

Capítulo 2: Criar Requisição de Compra – Primeiros Passos

n Campos obrigatórios

Capítulo 3: Nível de Cabeçalho – Campos e Funções Adicionais

n Textos
n Parceiros Internos
 Agenda (2/3)

Capítulo 4: Aplicativo de Barra de Ferramentas

n Informações Delta Requisição/Pedido de Compra
n Pré-visualização de impressão

Capítulo 5: Liberar e Aprovar uma Requisição de Compra

n Base
n Parceiro Interno para Estratégia de Liberação
n Níveis de Aprovação da RC
n Liberação de Usuário
n Pré-visualização de Liberação
n Fluxo de Aprovação de Lotus Notes

Capítulo 6: Low Value Order

n Definição
n Criação de requisição
n Criação de pedido
 Agenda (3/3)

Capítulo 4: Dicas
n Escolhendo o tipo de requisição
Definição de requisição de Compras

Requisição de Compra é um documento criado no SAP através da

transação ME51N ( Criar requisição de compra ) que serve como
um aviso de necessidade de material ou serviço.
Uma requisição depois de criada e aprovada, fica disponível para
o departamento de Compras que realiza o processo de aquisição.
Referências à Transações
Relacionadas

ME51N Criar Requisição de Compra

ME52N Alterar Requisição de Compra
ME53N Exibir Requisição de Compra
ZWEIBFCH Alterar passes de Requisição de Compra para
Ordem de Compra
ZWEI_BANF_EKBELEG Diferenças entre Requisição de Compra e Ordem
de Compra
 Tipo de Documento Padrão na Requisição
de Compra

Há números limitados de tipos de documentos usados para harmonizar

globalmente o processo de Requisição de Compra.

O tipo de documento padrão para materiais técnicos e serviços é:

nNB –Padrão

Além disso, há tipos de documentos para, por exemplo, amostras, trocas,

frações e etc.
Agenda (1/3)

Capítulo 1: Introdução e Visão Geral do Processo

n Processando Requisição de Compra – Visão Geral
n Visão Geral do Processo
n Ver Transações Relacionadas
n Tipo de Documento Padrão na Requisição de Compra

Capítulo 2: Criar Requisição de Compra – Primeiros Passos

n Campos obrigatórios
n Determinação de Fonte

Capítulo 3: Nível de Cabeçalho – Campos e Funções Adicionais

n Textos
n Parceiros Internos
Campos Obrigatórios
Dados de Cabeçalho

Transação ME51N – Criar requisição de compra

1 Aba “Dados do Cliente” – veja Parceiro Interno

Os parceiros disponíveis/mantidos. Mais explicações no capítulo 3.
Campos obrigatórios
Visão Geral de Item – com Material de
Estoque

1 2 3 4 5 6

1 Código do material

2 Quantidade

3 Data de Remessa ( data de entrega )

4 Fábrica/Instalação

Caso as seguintes informações não estejam mantidas no registro

mestre de materiais, você precisará digitá-los aqui:

5 Depósito

6 Grupo de comprador
Campos Obrigatórios
Visão Geral do Item – com Centro de Custo e material
não codificado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Designação de Categoria Contábil , por exemplo: K para Centro de Custo

2 Texto breve
3 Quantidade
4 Unidade de medida
5 Preço avaliação

6 Data de Remessa ( data de entrega )

7 Grupo de mercadoria

8 Centro
9 Depósito
1
0 Grupo de compra
Campos Obrigatórios
Visão Geral do Item – para Serviços

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Designação de Categoria Contábil , por exemplo: K para Centro de Custo.

2 Categoria do Item: D para serviços.

3 Texto Breve

4 Data de Remessa ( data de entrega)

5 Grupo de mercadoria

6 Centro

7 Grupo de compra

8 Organização de Compra
Campos Obrigatórios
Detalhe do Item– para Serviços (1/2)

1 2 3 4 5

1 Número do Serviço: Especifica o código daquele serviço. É possível trabalhar

sem um número de serviço.

2 No caso de não usar um número de serviço um Texto Breve com uma

descrição verbal será necessário. Caso contrario, o Texto Breve virá do
registro mestre.

3 Quantidade do Serviço.

4 Unidade do Serviço.

5 Valor bruto do serviço.

 Campos Obrigatórios
Detalhe do Item– para Serviços (2/2)

1
2

Nos Detalhes do item, na aba Limites, é possível determinar um:

1
Limite total

Valor
2 previsto
Se você determinar um limite geral, o valor esperado será obrigatório.
Campos Obrigatórios
Detalhe do Item – para RCs de centro
de custo

Aba Classificação Contábil:

1 Selecione a Conta do Razão.
2 Selecione o Centro de Custo.
Agenda (1/3)

Capítulo 1: Introdução e Visão Geral do Processo

n Definição de Requisição de Compra
n Processando Requisição de Compra – Visão Geral
n Ver Transações Relacionadas
n Tipo de Documento Padrão na Requisição de Compra

Capítulo 2: Criar Requisição de Compra – Primeiros Passos

n Campos obrigatórios

Capítulo 3: Nível de Cabeçalho – Campos Adicionais e Funções

n Textos
n Parceiros Internos
 Textos
Nota de Cabeçalho e Nota para
Aprovação

A Nota de Cabeçalho é uma nota para mais informações para a compra.

A Nota para o Aprovador é usada para digitar um texto relevante para a aprovação da
Requisição de Compra.
Os textos podem ser deixados vazios e não são verificados. Os textos não são copiados
para o Pedido de Compras
Parceiros Internos
Definição e motivos para uso

Um Parceiro Interno (opcional ou obrigatório) é uma pessoa definida como o contato ou

participante do processo de compras . Essa pessoa é responsável pelos documentos
e/ou passos relacionados ao processo.

Parceiros Internos são definidos no primeiro documento do fluxo do processo, por

exemplo: Requisição de Compra (RC). Os Parceiros Internos são copiados para o próximo
documento, por exemplo Pedido de Compras.

Os parceiros indicados nos documentos recebem notificações sobre o fluxo de trabalho

por e-mail, são avisados por exemplo sobre erros e aprovações.
à Ou seja, permitem a fácil identificação dos parceiros comerciais de um
processo de compras.

Nota:
Os parceiros obrigatórios , Requisitante(9A) e Recebedor do material(9W), podem
ser automaticamente determinados por configurações pessoais de usuário.
O parceiro Aprovador da categoria (9F) é automaticamente determinado pela
tabela habilitada.
 Parceiros Internos
Na Requisição de Compra

Os parceiros internos são exibidos na guia Dados do Cliente – Parceiro Interno no Nível de
cabeçalho da Requisição de Compra (RC).

Geralmente os Parceiros Internos serão pré-definidos.

nCaso contrário, Parceiros Internos podem ser selecionados manualmente
nPara a alteração do parceiro designado: Clique em ID de Parceiros e selecione um novo
parceiro usando a busca de Matchcode.

Funções idênticas são fornecidas no Pedido de Compras.

Parceiros Internos
Usados na Requisição de Compra

Os seguintes Parceiros Internos estão disponíveis na Requisição de Compra:

n9A Requisitante (obrigatório)
n9W Recebedor de Bens (obrigatório)
n9K Cópia para/ Revisor (opcional)
n9L Responsável pela Folha de Serviço (opcional)
n9P Aprovação da Planilha de entrada de Serviço (opcional)
n9F Aprovação da categoria (opcional/ pode ser padrão)
n9G Primeira aprovação (opcional)
n9S Criador da Requisição de Compra (opcional)
n9T Pessoa de Contato Técnico (opcional)
n9X Recebedor de Produtos Técnicos (opcional)
Parceiros Internos
Seleção através de Busca de
Matchcode (1/2)

1 Selecione o campo Parceiro ID e inicie a busca por Matchcode clicando no ícone ou

pressionando F4.

2 Uma seleção estará disponível para a busca com guias Empregado e Usuário: caso
nenhum dado dos RH (Recursos Humanos) esteja disponível, por exemplo, no caso de
colegas externos o ID de usuário SAP poderá ser selecionado.
Parceiros Internos
Seleção através de Busca de
Matchcode (2/2)

Exemplo:
1Buscar por “Accelerator” como usuário. Também pode ser buscado com “*” (função
curinga).
2Clique no botão para iniciar a busca.
3Nomes começando com “Accelerator” serão exibidos
4Selecione a ID do parceiro clicando nele duas vezes.
Parceiros Internos
Funções para o Processamento

Mostrar mais detalhes do parceiro

(ver imagem da tela à direita).
Marcar todas as linhas/ Desmarcar
Deletar fileira
Após a manutenção dos Parceiros
Internos necessários, a variante do
usuário pode ser salva clicando nesse
botão.
Para deletar a variante de um Usuário,
clique nesse botão e confirme com
um clique no botão Sim.
 Parceiros Internos
Historia dos Parceiros Internos

Esta opção está disponível apenas após a criação da Requisição de Compra (nas
transações ME52N ou ME53N).

Parceiros
1 Internos podem ser alterados e as alterações podem ser rastreadas. Para
exibir o histórico de alterações, clique no botão

1
 Agenda (2/3)

Capítulo 4: Aplicativo de Barra de Ferramentas

n Informações Delta Requisição/Pedido de Compra
n Função: Documents
n Pré-visualização de impressão

Capítulo 5: Liberar e Aprovar uma Requisição de Compra

n Base
n Parceiro Interno para Estratégia de Liberação
n Níveis de Aprovação da RC
n Liberação de Usuário
n Pré-visualização de Liberação
n Fluxo de Aprovação de Lotus Notes

Capítulo 6: Low Value Order

n Definição
n Criação de requisição
n Criação de pedido
Informações de Delta de Requisição/
Pedido de Compra (1/2)

Caso um Pedido de Compras tenha sido criado para uma Requisição, você poderá exibir as
Informações Delta através da transação ME52N – Alterar Requisição de Compra ou ME53N
– exibir Requisição de Compra.
Use
1 o botão Delta para exibir uma lista de diferenças entre a Requisição de
Compra e o Pedido de Compras correspondente.
Informações de Delta de Requisição/
Pedido de Compra (2/2)

2 Uma tela como essa vai aparecer, mostrando as diferenças de

quantidade entre a Requisição e o Pedido de Compra.

2
Função: Documentos
Vizualização de documentos
relacionados(1/2)

Após a liberação US (liberação USer), o botão está disponível.

1
Clique no botão para vizualizar outros documentos relacionados a
sua requisição.
Função: Documentos
Vizualização de documentos
relacionados(2/2)
Todos os
documentos SAP
ligados à Requisição
1 de Compra serão
exibidos. Exemplos:
2
Pedido de Compras,
Número de Entrada
Física, Folha de
Serviço.

1 Aqui você tem uma visão geral estruturada de todos os documentos relacionados.

2 Abrindo às pastas, você tem acesso aos arquivos anexados à cada documento.
Função: Documentos
Como anexar um arquivo? (1/2)

1 Selecione a requisição de compras e clique em .

2 Selecione se deseja anexar um arquivo à RC ou à algum dos itens.

Função: Documentos
Como anexar um arquivo? (2/2)

3 Classifique seu anexo de acordo com as opções.

Atenção! Os arquivos marcados com um “X” na coluna 3
External, serão enviados ao fornecedor junto com o
pedido de compras.

4 4 Escolha seu anexo.

Atenção! Somente arquivos com
extensão .tif e .pdf podem ser anexados

5 Grave seu anexo no botão .

5
 Pré-visualização da impressão (1/3)

Após salvar e liberar a Requisição de Compra (RC), um documento pode ser pré-
visualizado e/ou impresso para a verificação do conteúdo.
1 Clique no botão Layout
Pré-visualização da impressão (2/3)

1 O campo Dispositivo de Saída é

obrigatório. Use, por exemplo,
LOCAL em letras maiúsculas para
usar sua impressora local.

2 Clique no botão o
para visualizar a Requisição de
Compra (RC).
Pré-visualização da impressão (3/3)

Imprima a pré-visualização da Requisição de Compra com todas as informações

digitadas.
 Agenda (2/3)

Capítulo 4: Aplicativo de Barra de Ferramentas

n Informações Delta Requisição/Pedido de Compra
n Pré-visualização de impressão

Capítulo 5: Liberar e Aprovar uma Requisição de Compra

n Base
n Parceiro Interno para Estratégia de Liberação
n Níveis de Aprovação da RC
n Liberação de Usuário
n Pré-visualização de Liberação
n Fluxo de Aprovação de Lotus Notes

Capítulo 6: Low Value Order

n Definição
n Criação de requisição
n Criação de pedido
 Bases
Definição: “Liberação” e “Aprovação”

Definição de “Liberação”:
n Uma liberação não está relacionada a nenhuma questão financeira.
n As “liberações” dos usuários servem para confirmar que na Requisição de
Compra criada não falta nenhum dado relevante e que o material ou
serviço pedido está correto.

Definição de “Aprovações”:
n Uma aprovação está relacionada a questões financeiras ou não
financeiras.
n Se o responsável pela aprovação de uma categoria for identificada (via
Parceiro Interno), a requisição de Compra deverá ser aprovada de um
ponto de vista financeiro e não financeiro (por exemplo: o Requisitante
quer que o departamento de IT verifique o hardware necessário). Os
responsáveis pela aprovação financeira são os responsáveis pelas
aprovações dos gastos.
Parceiro Interno para Estratégia de Liberação
Responsabilidades para Liberação e Aprovação

1
2
3

A aba estratégia de Liberação no cabeçalho da RC apresenta os níveis responsáveis

pela liberação e/ou aprovação. Por exemplo:

US:1 Liberação de Usuário

UF:2Aprovação de Categoria
V1:31. Nível hierárquico de aprovação.
Os responsáveis opcionais de aprovação (pessoa ou departamento) podem ser
determinados na aba Dados do Cliente
Parceiro Interno para Estratégia de Liberação
Definição

Liberação do usuário:
Todas Requisições de Compra requerem uma Liberação de Usuário para garantir que
possam ser direcionados ao fluxo de aprovação a ser realizado via Lotus Notes.
Se a requisição for somente salva no botão Gravar e não for liberada pelo usuário no
botão , a requisição ficará somente memorizada.

Aprovação de Categoria:
É um responsável especial pela aprovação, quem verifica e aprova a Requisição de
Compra em relação ao conteúdo. Na América do Sul somente há esse tipo de aprovação
para compras de materiais de informática. É realizada no Lotus Notus

Nível hierárquico de aprovação:

Consiste na aprovação do orçamento e é realizada via Lotus Notes.
Níveis de aprovação da Requisição

n Os níveis de aprovações de uma requisição de compra são

determinadas pela Diretriz Regional de Compras(D1-01-0053), que
pode ser encontrada no BASF Docs ( Portal Regional). Veja abaixo:
 Liberação de Usuário
Botão “Salvar e Liberação-US* na
transação ME51N e ME52N

Se o criador da RC esquecer de liberar ou não puder liberar sua própria RC, outra
pessoa executa a liberação usando ME52N.
Se1a liberação do usuário (Código US) não foi realizada, o status é .
Se2a RC foi liberada no botão Salvar & Liberação-US*, o campo do status muda para
.
à Só após essa liberação do usuário o fluxo de aprovação no Lotus Notes é
iniciado!

*US-Liberação significa Liberação-Usuário.

Pré-visualização da Liberação
Botão “Exibir Status de Aprovação”
(1/2)
1

3
1 Clique no botão Exibir status de aprovação
para ver
4
2 Essa janela mostra o status de aprovação da
Requisição de Compra.

3 Esse é o símbolo para o sucesso da

aprovação.

4 Esse é o símbolo para aprovação pendente.

Pré-visualização da Liberação
Botão “Exibir Status de Aprovação”
(2/2)

1 Após a aprovação ter sido feita com sucesso, você verá essa mensagem.
2 Sem a liberação do usuário, você verá essa mensagem.
Fluxo de Aprovação no Lotus Notes

1 Você encontrará os
documentos relevantes à
aprovação na sua caixa de
entrada do Lotus Notes.

Nota:
o endereço de e-mail para
o fluxo de aprovação é
chamado: Prosys BANF,
Prep
 Agenda (2/3)

Capítulo 4: Aplicativo de Barra de Ferramentas

n Informações Delta Requisição/Pedido de Compra
n Pré-visualização de impressão

Capítulo 5: Liberar e Aprovar uma Requisição de Compra

n Base
n Parceiro Interno para Estratégia de Liberação
n Níveis de Aprovação da RC
n Liberação de Usuário
n Pré-visualização de Liberação
n Fluxo de Aprovação de Lotus Notes

Capítulo 6: Low Value Order

n Definição
n Criação de requisição
n Criação de pedido
Low Value Order
Definição

- O que é um pedido de Low Value Order?

nÉ um pedido de material ou serviço gerado automaticamente pelo SAP onde a área

de compras validará os valores praticados pelos fornecedores. Neste processo o
requisitante possui responsabilidade por todo o processo de compras, pois, para ele
não é necessário o envolvimento nem aprovação da área de compras. Pode ser
chamado também de Pedido Simplificado .

nCompras por Low Value Order podem ser feitas para materiais comprados com
baixa freqüência e apenas para materiais que não possuem código de estoque ,
nem fazem parte de catálogos eletrônicos disponibilizado pela área de compras. Os
parâmetros são: limite do valor da requisição (até R$ 900,00), fornecedores e grupo
de mercadorias cadastrados para o processo pela área de compras.
Low Value Order
Criação de requisição

-O que devo fazer para criar uma requisição de Pedido Simplificado?

O processo de criação de requisição de compras não tem alterações. Deve ser adicionado
apenas um fornecedor habilitado (fixo ou pretendido) dentro da requisição de compra.

Como no procedimento normal, um grupo de compradores e de mercadorias deve ser

informado.
Low Value Order
Criação de pedido

- Quando uma requisição de compras se transforma em um Pedido de Low

Value Order?

nQuando uma requisição é criada e liberada, o SAP irá automaticamente analisar se a

requisição é habilitada para Low Value Order. Neste caso o pedido será criado
automaticamente e enviado para o fornecedor. Para os demais casos, sua requisição
será tratada pela área de compras. Lembre de mencionar um preço de avaliação.

- Como verificar se uma requisição se transformou em um Pedido de Low Value

Order?

nExistem duas maneiras de verificar. Primeiro, se na pasta de ‘status’ dentro da

requisição, o pedido criado for com numeração iniciando em 1040. Segundo, se o tipo
do pedido de compras for ZLVO.
 Agenda (3/3)

Capítulo 4: Dicas
n Escolhendo o tipo de requisição
n Configurações pessoais
Escolhendo o tipo de requisição

1 Dessa forma, o tipo

de requisição (NB)
não pode ser
visualizado.

2 Para alterar essa

configuração,
clique em Ajustar o
layout local e em
Opções.
Escolhendo o tipo de requisição

3 Dentro da pasta Design interativo –

Vizualização & interação – Controles
Ative as opções :
- Exibir chave em caixas drop-down
- Ordenar por chave nas caixas
drop-down para entrada de teclado mais
efetiva

4 Agora os tipos de
requisições podem ser
visualizados.
Configurações pessoais

1 Com a função Configurações 1

pessoais você pode estabelecer que
alguns campos já estejam
preenchidos de forma padrão toda
vez que a tela ME51n for aberta.
Clique em Configurações pessoais .

2
Clique em Outros Campos para escolher quais
campos deseja configurar.
Configurações pessoais

3 Escolha os campos que deseja exibir e os 4

transfira da lista de Campos ocultados para a Preencha os dados dos campos e clique Gravar.
coluna da esquerda com as flechas.