Cópias de documento/processo do acervo

O interessado ou seu representante legal poderá solicitar, a suas expensas, cópias

reprográficas dos dados e documentos que integram processos no qual configure
como interessado ressalvado os dados e documentos de terceiros protegidos por sigilo
ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem. Para isto, deverá fazer uma
solicitação por escrito à unidade detentora do documento ou, na ausência desta, à
autoridade de nível hierárquico superior, para que seja anexada ao processo ou
dossiê. Cabe à autoridade da unidade autorizar ou não, por escrito.

É direito de o requerente obter o inteiro teor da decisão de negativa de acesso.

A solicitação de cópia será feita em formulário para solicitação de cópia de documento

ou processo e entregue na unidade protocolizadora. O procedimento para solicitar
cópia de peças processuais pertencentes ao acervo do Ifes deve ser realizado de
acordo com o estabelecido pela Portaria do Reitor nº 740/2012 do Ifes.

Se o solicitante for isento de pagamento, conforme legislação, deve apresentar o

comprovante de isenção junto com o formulário de solicitação de cópia.

Nas situações em que a solicitação é realizada pela Administração Pública Federal, por
órgão públicos que mantenham convênio com o Ifes para a troca de informações ou
órgãos do Poder Judiciário ou do Ministério Público, o Protocolo ou unidade
protocolizadora deverá localizar o documento no menor tempo possível, dentro do
prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis, não havendo a cobrança do ressarcimento das
despesas.

Não serão atendidos pedidos genéricos de acesso à informação; desproporcionais ou

desarrazoados; que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou
consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de
dados que não seja de competência do Ifes.

O pedido de cópia deverá ser encaminhado à unidade onde o documento/processo

estiver sendo analisado ou arquivado.

OBSERVAÇÃO: Não é permitida a saída de documento ou processo do arquivo para

que o solicitante tire cópia.

Procedimentos para a cópia de documento ou processo

● localizar o documento/processo e encaminhar a solicitação para a unidade em

que estiver sendo analisado, para que a autoridade competente determine o
deferimento ou a negativa à solicitação;
● ao receber a resposta, entrar em contato com o interessado e comunicar-lhe a
decisão. O prazo máximo para realização destes procedimentos é de 05 dias
úteis;
● no caso de deferimento, deve-se:

a) contar o total de peças (incluindo-se capa e folha de rosto de processo, se

houver) para cálculo do valor a ser pago;

b) emitir a Guia de Recolhimento da União (GRU), com o valor das cópias

determinado pelo campus, para pagamento no Banco do Brasil;

c) aguardar a apresentação do comprovante do pagamento da GRU para

realização das cópias;

d) providenciar as cópias no prazo máximo de 20 dias a contar da data de

apresentação da GRU paga. Em todas as peças deve constar o carimbo “confere
com o original” (utilizar carimbo “confere com o documento apresentado” caso
o documento contido no processo não seja original);

e) comunicar o interessado sobre cópias prontas;

f) recolher a assinatura do solicitante no campo destinado ao comprovante de

entrega das cópias do formulário de solicitação de cópia;

g) fazer a juntada do formulário de solicitação original, do comprovante de

pagamento e a GRU (ou comprovante de isenção) e de cópia simples de
procuração, se for o caso, ao documento ou processo, segundo os
procedimentos de juntada por anexação de documentos avulsos a processo.

● no caso de indeferimento, deve-se:

a) providenciar a entrega de uma cópia da solicitação contendo a justificativa

do indeferimento por escrito da autoridade competente;

b) recolher a assinatura do solicitante no campo destinado ao comprovante de

entrega no formulário de solicitação de cópia;

c) fazer a juntada do formulário original, juntamente com a justificativa e cópia

conferida administrativamente da procuração, se houver, ao documento ou
processo, segundo os procedimentos de juntada por anexação de documentos
avulsos a processo.