MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DO PROTOCOLO DA

FACELI
O PROTOCOLO

O Protocolo da FACELI - Fundação de Ensino Superior de Linhares tem

como finalidade gerenciar os serviços de protocolo de documentos da
fundação, onde circula um volume considerável de documentos referentes
às atividades que necessitam de tratamento. Esses documentos são
utilizados para tomada de decisões, como fonte de consulta e informação,
como prova de garantia e de direitos e para preservar a história e a cultura
da instituição entre outros.
Qualquer que seja sua finalidade ou organização, cada órgão ou entidade
deve garantir a existência de procedimentos, desde os mais simples até os
mais complexos, dependendo do seu tamanho e das características de sua
estrutura organizacional. O protocolo desenvolve seu trabalho observando a
padronização e a uniformidade de procedimentos, que facilitam a
rastreabilidade dos documentos, evita o retrabalho e garante a celeridade no
processamento das informações.

INFORMAÇÕES GERAIS

O Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro,

classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos. É a área responsável pelo recebimento e distribuição de
correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na
instituição, também é responsável pela abertura de novos processos. A
linha de atuação é estratégica tanto para a instituição, quanto para a área de
documentação, pois orienta a atuação do gestor público e promove a
participação e o acesso dos cidadãos aos documentos arquivísticos
relacionados aos atos governamentais.
O protocolo é um órgão fundamental de informação e consulta a
documentos da instituição, visando a garantia de preservação da história e a
cultura da instituição e para prova de garantia e direitos.
O protocolo atua para atender os diversos setores da instituição como a
diretoria, administração, coordenação, recepção, secretaria escolar,
discentes, docentes, servidores administrativos e comunidade com intuito
de registrar, distribuir e controlar todos os documentos correntes, que estão
em curso, e que são ainda frequentemente consultados.
Além de ser uma área estratégica, o Protocolo reúne as atividades
indispensáveis à eficácia da política de gestão documental, pois assegura o
efetivo controle dos documentos arquivísticos, a partir da origem. Ou seja,
na etapa de produção ou recepção de documentos, haverá o controle do
fluxo documental da instituição. Estas atividades possuem critérios
previamente definidos nos planos de classificação e nas tabelas de
temporalidade de documentos.

MANUAL E SUA APLICAÇÃO

O presente manual visa disciplinar, normatizar os serviços e estabelecer

procedimentos que possam plena operacionalização das atividades de
recebimento, registro, movimentação e arquivamento dos documentos da
Fundação Faceli.
Ficam sujeitos a este regulamento todos os usuários do protocolo,
independente da sua condição de enquadramento.

OBJETIVOS

Objetivos gerais:

- Este documento tem por objetivo uniformizar as operações destinadas a

registrar o ingresso de documentos no protocolo centralizado, a
movimentação dos mesmos até o seu arquivamento.
Objetivos específicos:

- Fixar limites de responsabilidade nos desempenhos das atividades ligadas

ao registro, movimentação e arquivamento;
- Aumentar a eficiência na recuperação de informações;
- Assegurar a uniformização de rotinas de trabalho e garantir a qualidade e
excelência no atendimento ao usuário final;

ADMINISTRAÇÃO

A administração geral do Protocolo é exercida por E&L Produções de

Software, juntamente aos setores administrativos da FACELI.

ESPAÇO FÍSICO

Área total: 50m².

INSTALAÇÕES FÍSICAS

Recepção

Infraestrutura Física
01 Sala de protocolo.

Quadro de Pessoal
XXXXXXXXX

HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO
Os horários de funcionamento do Protocolo são os seguintes:
De segunda a sexta-feira: das 7h às 21h:30min.
O protocolo não funcionará em dias de feriado, ou aos sábados e domingos.

ACESSO
O acesso às dependências do Protocolo é restrito a servidores do setor.

CONCEITUAÇÃO BÁSICA

Documento - É toda informação registrada em um suporte (papel, CD-

ROM, disco óptico, fita cassete, outros), suscetível de consulta, estudo,
prova, pesquisa, produzida por pessoa física ou jurídica.

Processo - É um conjunto de documentos que impliquem em

responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao
esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que
durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por
anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações
e decisões.

Interessado/solicitante/procedência - É pessoa física ou jurídica, unidade

administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que
originou o processo/protocolado.

Folha de informação/Folha de despacho - É a folha pautada (modelo

UFES), que é incorporada ao processo ou protocolado para despachos,
informações, pareceres.

Protocolo – conjunto de tarefas correspondentes ao recebimento, registro e

controle de documentos de qualquer origem, bem como sua expedição;

Comunicação Externa – Meio de comunicação utilizado pelas unidades da

administração FUNDAÇÃO FACELI para encaminhar documentos,
informações, bens, valores, correspondentes a atividade executiva e
operacional da Faceli a outras entidades públicas e privadas;
Comunicação Interna – Meio de comunicação utilizado pelas Unidades da
administração fundação Faceli para encaminhar documentos, informações,
bens, valores, correspondentes a atividade executivas e operacionais da
fundação observados o seu caráter restrito no âmbito do Poder Executivo,
conforme modelos a serem elaborados pelo setor de protocolo;

Requerimento – Meio de comunicação utilizado pelos servidores da

Fundação Faceli, Agentes Políticos, comunidade entre outros, para
solicitarem benefícios, direitos, documentos, providências de incumbência
legal e administrativa por parte da Fundação Faceli, conforme modelos a
serem elaborados pelo setor de protocolo;

PADRÃO DE PAPEL UTILIZADO

Etiquetas em formulários contínuos. Tamanho: 107mm x 36mm, caixa com

4.000 unidades. – MARCA: PimaTab.

FUNÇÕES

DA PROTOCOLO

Protocolo Central da Faceli é a área responsável pelo conjunto de

operações e procedimentos visando o controle dos documentos que
tramitam na instituição. Possui as seguintes atribuições:

- Padronizar os procedimentos dos serviços de protocolo;

- Instituir mecanismos de controle de processo.
- Autuar processos e realizar todos os procedimentos referentes a eles;
- Controlar a tramitação dos documentos e processos que circulam pela
Faceli;
- Distribuir e encaminhar os processos e documentos às unidades de
destino.

DOS AUXILIARES XXXX

Muitas tarefas fazem parte do dia-a-dia do funcionário do setor de

protocolo. Afinal, toda correspondência que chega à Faceli passa primeiro
pelas suas mãos. Assim, deve haver uma rotina para evitar problemas de
atraso ou troca de destinatário ou qualquer outro que venha prejudicar o
andamento dos negócios. Geralmente, a rotina inclui os seguintes
procedimentos:
- Receber de toda a correspondência, documentos e processos;
- Classificação dos documentos recebidos;
- Separar a correspondência oficial da particular e aquelas que necessitam
de abertura de processo;
- Distribuir as correspondências, documentos e processos;
- Habilitar e orientar os servidores para operacionalização do programa de
protocolo;
- Acompanhar as atualizações e desenvolvimento do programa de
protocolo;
- Efetuar lançamentos necessários ao protocolo de processos no sistema de
protocolo;
- Carimbar todas as páginas do processo aberto no canto superior direito
(com um carimbo que inclua a data e a assinatura de quem abriu o
processo).
- Acondicionar os documentos na pasta de processo e colar as etiquetas de
identificação com numero de processo, com todas as folhas já carimbadas e
fazer o encaminhamento ao seu destino, no caderno de protocolo;
- Efetuar correções necessárias referentes ao cadastramento de documentos
e processos;
- Realizar e gerenciar a mudança de lotação de usuários entre setores de sua
Unidade;
- Realizar pesquisas sobre processos antecedentes;
- Visualizar e gerar relatórios do Sistema;
- Informar sobre andamento de processos;
- Realizar autuação, juntada ou apensamento em processos, conforme o
caso;
- Receber de volta documentos vindos de diferentes setores da Faceli e
externos, e fazer os encaminhamentos necessários.

PRAZOS
Não há prazo pré-definido para resposta dos processos. Cada processo tem
um prazo diferente, visto que certos pedidos são autorizados/resolvidos
internamente, já outros dependem de resposta de outros órgãos externos. É
orientado ao requerente que entre em contato com a instituição para
acompanhamento do andamento do processo.

DISPOSIÇÕES GERAIS DOS USUÁRIOS.

Poderão utilizar os serviços do Protocolo, usuários das seguintes

categorias: discentes, docentes, servidores administrativos, da Faceli, e
publico externo em geral, em pleno direito dos serviços prestados pela
mesma.
PROCEDIMENTOS DE ATENDIMENTO AOS USUÁRIOS

O atendimento aos usuários será realizado pelos xxxxxx.

O usuário deverá dirige-se até o balcão de atendimento do protocolo e
entregar a documentação, correspondência ou processos a serem
encaminhados.
Quando a documentação necessitar de abertura de processo o mesmo
deverá informar ao atendente do protocolo para que o mesmo proceda a
abertura.
Após aberto o processo o atendente entregará ao usuário impresso o
numero de processo e chave de acesso on line, para acompanhamento do
mesmo.

CADASTROS DO SISTEMA

Cadastro de setores:

Clicar em “Abertura de Processo”, depois em “Novo”, depois na seta do

campo “Origem”, depois em “Cadastrar Novo (Manual)”.
Descrever como é feito o cadastro de servidores com print da tela.

Arquivos > Cadastro Geral > Pessoas

Abre-se então esta janela de cadastro:

Preencher com todos os dados que se pede e, em seguida, clicar em Gravar.
Cadastro de servidores para tramitação: Respondido acima. (Uma vez
cadastrado o servidor para abertura de processo, não é necessário
cadastrá-lo novamente para tramitação);

Descrever como é feito o cadastro de servidores com print da tela:

Respondido acima;

Cadastro de Usuários: Cadastro de Usuários é feito pela E&L;

Descrever como é feito o cadastro de usuários com print da tela: Cadastro

de Usuários é feito pela E&L.

NUMERAÇÃO ÚNICA DE PROCESSOS

Os processos/protocolados autuados recebem uma numeração única,

constituído de 06 (seis) dígitos, acrescido do ano de abertura do processo
composto de 4 (quatro) dígitos. O primeiro grupo de 6 (seis) dígitos, refere-
se a numeração sequencial dos processos/protocolados, que é iniciada a
cada ano, sendo o protocolado iniciando pelo número 000001, o segundo
grupo de 4 (quatro) dígitos separados por uma barra, indica o ano de
formação do processo.
Ex.: 000001 – Numeração sequencial.
2016 – Ano do Processo.
Processo: 000001/2016
Essa numeração é feita automaticamente ao após o lançamento dos dados
do sistema de protocolo.

AUTUAÇÃO/FORMAÇÃO

É o termo que caracteriza abertura de processo.

A formalização de processo deve ser executada diretamente NO SETOR
DE Protocolo da Faceli, e registrada no Sistema Informatizado de
Protocolo, o qual emitirá automaticamente um numero de processo.
O processo deve ser formado a partir de: originais de documentos, cópias
de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que
autenticada em conferências com o original: Toda a documentação é
conferida (original com cópia) no setor de protocolo; O requerente deve
apresentar seus documentos: original e cópia simples ou Cópia
Autenticada para validação e abertura de processo.
A montagem do processo deve ser composta dos documentos que o
componha, folha de informação e capa de processo.
Para inclusão no processo de documentos que não possam ser perfurados
e/ou numerados, estes deverão ser colocados em envelopes a serem presos
no interior do processo e deverão ser numerados normalmente.
O interessado deve sempre aquele que solicitou a abertura do processo.

Abertura de processos no sistema

- Acessar o Menu Processo – Abertura de processo;

- Criar um novo processo informando: tipo (interno ou externo), numero e
ano, abertura, horário da abertura do processo, origem, local (setor) –
quando o tipo for interno, interesse/contato, grupo, assunto/grupo, work
flow e detalhamento;
- Gravar as informações;
- Emitir a etiqueta (clicando em sim na mensagem que aparecerá e mandar
imprimir passando os parâmetros necessários e a impressora onde serão
enviadas as informações);
Emitir 2 unidades de etiqueta, colar 1 na capa do processo e 01 na primeira
folha do processo (ou no verso da primeira folha do processo)
- Fechar a visualização da etiqueta;
- Clicar na opção envio inicial da tela;
- Encaminhar o processo informando: tipo; origem, destino, situação e
despacho e logo em seguida clicar no botão gravar;
- Emitir comprovante de despacho (clicando na informação que aparecer e
mandar imprimir passando os parâmetros necessários e a impressora onde
serão enviadas as informações;
- Fechar a visualização do comprovante do despacho;
- Emitir o comprovante de protocolização (clicando na impressora botão
“relatórios” e escolher o relatório “comprovante de protocolização”. Em
seguida mandar imprimir passando os parâmetros necessários e a
impressora onde serão enviadas as informações;
O comprovante de protocolização deverá ser enviado ao email do
requerente. Caso o requerente não possua email ou não conste do
documento o comprovante deverá ser impresso e entregue ao requerente),
se mesmo possuindo email o requerente solicitar o comprovante de
protocolização este deverá ser impresso e entregue ao mesmo.
No comprovante de protocolização constará a chave de acesso para
acompanhamento do mesmo no site da Faceli.
- Fechar a visualização do comprovante de protocolização.
- Encaminhar o processo ao setor competente para que sejam tomadas as
devidas providencias.
- Para melhor controle do setor encaminhar o processo também através de
caderno próprio, coletando a assinatura do recebedor.

Inserir em cada passo o print da tela.

Clique em “Abertura de Processo”:

Clique em “Novo”:
Especifique “Interno” ou “Externo”:
Insira todos os dados que se pede e Clique em Gravar:
Na janela de confirmação de impressão de etiqueta, clique em NÃO:
Automaticamente, abrirá a janela de despacho (Envio Inicial), Preencha
os campos com o que se pede (Origem/Destino/Situação) e clique em
Gravar:
Na janela de emissão de comprovante de despacho, clique em NÃO:
Clique no ícone da impressora no rodapé da janela inicial de Abertura de
Processo, e selecione a opção “Etiqueta”:
Imprima a etiqueta:
Será impresso automaticamente duas vias, cole uma na primeira folha do
processo e uma na capa do processo;

Em seguida, feche a janela de impressão;

Clique novamente no ícone da impressora no rodapé da janela inicial de

Abertura de Processo, e selecione a opção “Comprovante de
Protocolização”:
Imprima o comprovante de protocolização e entregue ao requerente:
Feche a visualização de impressão;
Feche a janela de abertura de processo.

NUMERAÇÃO DE FOLHAS DO PROCESSO

É a numeração atribuída às partes do processo.

Folha de processo é a face que contem escritas, sendo que se houver escrita
na frente e verso da folha, as duas serão numeradas, caso só haja escrita em
uma face da folha não há necessidade de numeração da face oposta, deve
seguir ordem crescente, iniciando do número um, a capa é considerada
como folha, porém não é necessário numerá-la, sendo que a primeira folha
numerada do processo começará com a numeração 02.
As folhas do processo devem ser numeradas inicialmente no setor de
protocolo da Faceli onde deu início o documento, e os demais setores
devem atribuir numeração sequencial à medida que adicionarem outros
documentos. As folhas do processo devem ser numeradas e rubricadas no
canto superior direito, utilizando-se, para esse fim carimbo contendo as
seguintes informações:
 Nº de Rubric
Pág. a

FACELI

As unidades não podem dar andamento ao processo sem que todas as

folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas, se constatada alguma
irregularidade, o processo deve ser devolvido ao último remetente, por
despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as correções
necessárias.
Não é permitida numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de
letras ou quaisquer outros artifícios. Quando, por erro ou omissão, se
verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha,
inutilizar-se-á a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar,
renumerando as folhas/peças seguintes, sem rasuras, certificando-se da
ocorrência.

Nº de Rubric Nº de Rubrica
Pág. a Pág.

FACELI FACELI

DESPACHO

Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é

submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à
pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.
Qualquer informação inerente ao processo deve ser feita por meio de
despacho em folha de informação/folha de despacho, utilizando a frente da
folha, não permitindo a inclusão de novas folhas até seu total
aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo,
inutiliza-se o espaço em branco da última folha de informação, com um
traço e apondo carimbo ou manuscrito EM BRANCO. Fazer o acréscimo
de documento carimbando e rubricando cada uma de suas folhas e
acrescentar nova folha de informação obedecendo aos critérios de
numeração.
Os processos devem tramitar sempre mediante despacho legível no qual
conste, o destino (setor/departamento), a data, a assinatura e o carimbo do
servidor ou dirigente.

ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS
Pelo sistema – Usuários internos: Função inativa;

On line – Usuários externos: É fornecido ao requerente uma chave de

acesso e um link para acompanhamento do andamento do processo
aberto. O mesmo encontra-se fora do ar.

TRAMITAÇÃO

É toda movimentação do processo ocorrida no âmbito da instituição ou fora

desta.
A tramitação do processo deve ser objeto de rigoroso controle por parte de
todos os setores, que deve manter o sistema de protocolo devidamente
atualizado. Em caso de falha ou não envio do processo para o setor de
destino, o mesmo deverá ser devolvido para o setor que o encaminhou para
regularização do envio.
A cópia de um processo não tem valor legal ou administrativo e não pode
tramitar como se fosse o original. Quando houver necessidade de
reproduzir algum processo, deve-se usar um carimbo que o identifique
como CÓPIA.

Tramitação de processos no sistema de protocolo: Só é feito o despacho

inicial no setor de PROTOCOLO.

Inserir o passo a passo com print da tela: Só é feito o despacho inicial no

setor de PROTOCOLO.

OBSERVAÇÃO:

Clique em “Gerenciador de Tramitações e Despachos”:

Visualize a situação dos processos em sua Caixa:

RETIRADA DE FOLHAS DO PROCESSO

A retirada de folhas do processo ocorrerá no setor de protocolo, mediante

despacho ou memorando prévio da autoridade competente da instituição.
A retirada de folhas ou peças do processo será realizada nas situações:

Desentranhamento

É a retirada de documentos ou qualquer peça de um processo, que poderá

ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do
interessado.
O desentranhamento será executado apenas pelo setor de protocolo nas
seguintes situações:
- Necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros
(pessoas físicas, empresas, órgãos públicos);
- Conveniência em utilizar o original de um documento em outro processo
ou expediente já existente;
- Necessidade de abertura de um novo processo;
- Eliminação de folhas ou cópias de documentos, juntados em duplicidade;
- Retirada de documentos juntados indevidamente.
É vedada a retirada da folha inicial do processo, o pedido que deu origem
ao processo.
Será mantido no processo cópia do documento retirado com o carimbo de
“CONFERE COM O ORIGINAL”. A cópia não será numerada sendo que
o processo cujas peças foram retiradas conservará a numeração original de
suas folhas (as que foram retiradas).
Deve-se juntar na sequencia do processo o termo de desmembramento,
sendo o mesmo numerado sequencialmente para necessidades de
explicações quanto o desentranhamento, o termo deve ser assinado pelo
solicitante do desentranhamento e atestado pelo servidor do setor de
protocolo.

Modelo de termo:

FACELI – Fundação de Ensino Superior de Linhares

Serviço de Protocolo

Processo nº_______________

Termo de Desentranhamento

Em ___/___/_____, faço a retirada da(s) peça(s) nº(s) _____________

do presente processo, por motivo de
_______________________________________________ .

___________________
Servidor Solicitante/Carimbo

_____________________
Servidor do Setor de Protocolo responsável pelo
desentranhamento/Carimbo

Desmembramento

É a separação de parte da documentação de um processo para formar outro,

será executado no setor de protocolo e só ocorrerá mediante despacho da
autoridade competente da instituição autorizando e instruindo a solicitação,
deve-se lavrar o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” conforme modelo.
O termo deve ser aposto na sequencia do processo. As folhas devem ser
renumeradas quando da autuação do novo processo.
Será mantida no processo, cópia do documento desmembrado com o
carimbo de “Confere com o Original”. A cópia não será numerada sendo
que o processo, cujas peças foram desmembradas, conservará a sua
numeração original.

FACELI – Fundação de Ensino Superior de Linhares

Serviço de Protocolo

Processo nº_______________

Termo de Desmembramento

Em ___/___/_____, faço a retirada da(s) peça(s) nº(s) _____________

do presente processo, por motivo de
_______________________________________________ .

___________________
Servidor Solicitante/Carimbo

_____________________
Servidor do Setor de Protocolo responsável pelo
desentranhamento/Carimbo

JUNTADA DE PROCESSOS

É a união de um documento a um processo ou de um processo a outro, com

o qual tenha relação ou dependência. A juntada de um processo a outro
processo pode se dar por anexação ou apensação. Qualquer que seja o tipo
de juntada de processos, o mesmo deve ser mediante despacho ou
memorando prévio da autoridade competente da instituição.

Juntada por Apensação

União provisória de dois ou mais processos para estudo, informações e

decisões visando à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes,
com o mesmo interessado ou não.
Os processos apensados continuarão a ter existência própria e decisões
distintas, mantendo sua numeração original.
Toda ação deve ser Registrada no sistema de protocolo.
O(s) despacho(s) deve (m) ser dado (s) em cada processo.
Os processos deverão estar presos por barbante ou elástico.

Apensação no sistema de protocolo: Há erros do sistema nas opções de

“Apensar/Anexar” – Não foi realizado este procedimento desde
04/Jan/2016 – Não houve treinamento para tal.

Descrever como é feita a apensação no sistema de protocolo com print da

tela: Há erros do sistema nas opções de “Apensar/Anexar” – Não foi
realizado este procedimento desde 04/Jan/2016 – Não houve treinamento
para tal.

Juntada por Anexação

É a juntada definitiva de um processo a outro, passando ambos a

constituírem um só documento, obedecendo sequencialmente a numeração
do processo mais antigo/principal.
Deve-se anotar na capa do processo principal a numeração dos processos
anexados.
Registrar a anexação no sistema de protocolo e lavrar no processo o
“Termo de Juntada por Anexação” na última folha do processo anexado,
conforme modelo, que deve ser assinado pelo responsável do setor de
protocolo.

FACELI – Fundação de Ensino Superior de Linhares

Serviço de Protocolo

Termo de Juntada por Anexação

Em ___/___/_____, atendendo o despacho do(a) ______________, faço

anexar ao presente processo de nº ___________, o(s) processo(s)
_______________________
__________________________, passando o todo a se constituir de
___________ folhas até o momento.

___________________
Servidor/Carimbo
Anexação no sistema de protocolo: Há erros do sistema nas opções de
“Apensar/Anexar” – Não foi realizado este procedimento desde
04/Jan/2016 – Não houve treinamento para tal.

Descrever como é feita a anexação no sistema de protocolo com print da

tela: Há erros do sistema nas opções de “Apensar/Anexar” – Não foi
realizado este procedimento desde 04/Jan/2016 – Não houve treinamento
para tal.

Desapensação

É a separação física dos processos, depois de apensados, quando sua

finalidade for atingida.
A desapensação deve ocorrer antes do arquivamento.
Os processos devem ser separados e essa separação registrada no sistema
de protocolo, em seguida os processos são encaminhados pelo setor de
protocolo para arquivamento contendo no despacho o termo “ARQUIVE-
SE”, assinatura, setor e data.
O despacho de arquivamento deve ser dado em cada processo.

Desapensação no sistema de protocolo: Há erros do sistema nas opções de

“Apensar/Anexar” – Não foi realizado este procedimento desde
04/Jan/2016 – Não houve treinamento para tal.

Descrever como é feita a desapensação no sistema de protocolo com print

da tela: Há erros do sistema nas opções de “Apensar/Anexar” – Não foi
realizado este procedimento desde 04/Jan/2016 – Não houve treinamento
para tal.

ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME

Quando não couberem mais folhas no processo em andamento, incluir-se-á

“Termo de Encerramento” no processo, utilizando o modelo abaixo,
devidamente numerado e proceder-se-á a abertura de um novo volume.
No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “Termo de Abertura de
Volume”, conforme modelo abaixo, devidamente numerado, obedecendo-
se à sequencia do volume anterior.
Os volumes devem ser informados, com a seguinte inscrição: VOLUME I,
VOLUME II, etc.
A abertura de volume deve ser realizada pelo setor, detentor, no momento
em que o processo atingir sua exaustão.
O processo é uma unidade orgânica, constituído por um ou mais volumes,
devendo, portanto tramitar juntos.

FACELI – Fundação de Ensino Superior de Linhares

Serviço de Protocolo

Termo de Encerramento de Volume

Em ___/___/_____, procedemos ao encerramento deste volume nº

______ do processo nº ______________, contendo _______ folhas,
abrindo-se o volume nº ______.

___________________
Servidor responsável pelo encerramento do volume/Carimbo

FACELI – Fundação de Ensino Superior de Linhares

Serviço de Protocolo

Termo de Abertura de Volume

Em ___/___/_____, procedemos a abertura deste volume nº ______ do

processo nº ______________, que se inicia com a folha nº _______ para
constar, eu, (nome do servidor) , (cargo do servidor) , subscrevo e
assino.

___________________
Servidor responsável pela abertura do volume/Carimbo

Encerramento de Volume no sistema de protocolo: Não foi realizado este

procedimento desde 04/Jan/2016 – Não houve treinamento para tal.

Descrever como é feita o encerramento de volume no sistema de protocolo

com print da tela: Não foi realizado este procedimento desde 04/Jan/2016
– Não houve treinamento para tal.

Abertura de volume no sistema de protocolo: Não foi realizado este

procedimento desde 04/Jan/2016 – Não houve treinamento para tal.
Descrever como é feita a abertura de volume no sistema de protocolo com
print da tela: Não foi realizado este procedimento desde 04/Jan/2016 –
Não houve treinamento para tal.

ARQUIVAMENTO

O arquivamento representa a guarda, conservação e tratamento técnico do

processo que tenha a cessação da sua tramitação respaldada pelo
recebimento da decisão final para qual foi formado, nesta fase, o processo
que já estiver de fato solucionado deve ser encaminhado ao Arquivo para
procedimento de arquivamento, deve conter no despacho o termo
“ARQUIVE-SE”, assinado pelo autor do referido encaminhamento,
respondendo pelos prejuízos causados em caso de arquivamento indevido
ou processo não solucionado.
O órgão competente da análise e parecer do processo deve cientificar o
interessado, e, somente após esse procedimento, o processo deve ser
arquivado.

DESARQUIVAMENTO

O pedido de desarquivamento deve ser feito ao arquivo que providenciará a

retirada do referido processo para retorno a tramitação.
O desarquivamento de processo será efetuado quando solicitado através de
memorando pela autoridade competente da instituição; quando solicitado
por terceiros, este deve elaborar um documento, justificando o motivo do
desarquivamento, o qual será anexado ao processo e encaminhado a
unidade que deu o último despacho para análise e parecer.
Quando desarquivado para cópia de partes ou de todo o processo o arquivo
deve proceder da seguinte maneira:
Consultar o setor que deu o último despacho para autorização;
Providenciar cópia para o interessado.

O processo JAMAIS deve ser entregue em mãos ao interessado, devendo

sempre ser encaminhado e despachado por setor competente.