Teoria das três idades

A teoria das três idades se fundamenta na frequência de uso e nos valores dos documentos
(primário – administrativo, imediato) e secundário (histórico, mediato).

Os arquivos pode ser:

Procedimento de destinação

Transferência – Ocorre após o cumprimento do prazo na fase corrente; Implica na

transferência de custódia; Não implica na transferência de propriedade;

Procedimento:

selecionar os documentos a serem transferidos conforme prazos estabelecidos na Tabela de

Temporalidade;

✓ acondicionar os documentos a serem transferidos em caixas de arquivo;

✓ observar se o volume de documentos acondicionados na caixa não excede sua capacidade

de armazenamento, mantendo-se, preferencialmente, espaço para manipulação dos
documentos;

✓ entrar em contato como a arquivo central para solicitar orientação técnica.

formalizada por meio de guia de transferência;

Recolhimento: cessa o vínculo com a unidade produtora; implica na transferência de custódia;

não há mais restrições de acesso aos documentos recolhidos; são vedados seu empréstimo
e/ou desarquivamento, ou seja, os documentos históricos não são retirados do Arquivo
Permanente;

Procedimento:

✓ os documentos devem estar minimamente acondicionados em material adequado;

✓ a documentação deve estar sem grampos, clipes ou outras interferências físicas;

✓ os documentos também deverão estar devidamente higienizados, para evitar contaminação

do acervo que já se encontra. Pelo mesmo motivo, o ambiente e os equipamentos que
receberão os documentos também deverão ser higienizados.

✓ Elaborar a guia de recolhimento.

Descarte, procedimento:

- eliminação: destruição física ou lógica dos documentos, podendo ser por fragmentação
manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização, reformatação ou qualquer outra forma
em que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;

- cessão em atendimento à solicitação externa

Gestão de documentos

Lei 8159/91 - artigo 3° - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos, e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação, e arquivamento, em
fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

Fases para gestão dos documentos

a) Instrumentos para gestão

Plano ou código de classificação: instrumento utilizado para a classificação de documentos

visando à sua guarda e localização.

Tabela de temporalidade – define prazo de guarda (corrente/intermediária), destinação final

(eliminação/guarda permanente) e alteração do suporte (digitalização/microfilmagem).

a) Atividades de gestão
 Protocolo – ocorre na fase corrente, serviço encarregado do recebimento, registro,
classificação, movimentação, controle da tramitação e expedição de documentos. Atua
tanto para o meio físico ou digital.
Recebimento:

Receber os documentos e verificar instituição, invólucro integro e se estão acompanhados dos

anexos. Separar os documentos oficiais (ostensivos e sigilosos) dos documentos particulares.
Por fim, enviar para o respectivo destinatário. No meio digital recebe via sistema ou e-mail
institucional, salvar mídias em ambiente controlado.

Registro:

Cadastro dos metadados do documento, que podem ser realizados via sistema ou formulário.
Só pode ser realizado para documentos ostensivos.

Classificação:

Realizada com auxilio do plano de classificação.

Movimentação-Distribuição:

Remessa do documento aos setores de trabalho, deve ser acompanhado de registro

(movimentação interna).

Movimentação – expedição:

Remessa do documento para fora da instituição.

Controle de tramitação:

Formalização em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.

b) Procedimento administrativo do protocolo:

Autuação – formar um processo. É obrigatória quando o assunto, tema, ou solicitação
requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.

Funciona da seguinte maneira: 1 – prender os documentos na capa do processo, 2- seguir

ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente, 3 – etiquetar a capa do
processo, 4 – registrar operações no sistema informatizado, 5- enviar o processo para a
unidade administrativa destinatária.

No meio digital é possível realizar a autuação (criação do processo), dentro do próprio

sistema.

No meio digital funciona: 1 – criar e registrar o processo no sistema, e 2- associar os

documentos digitais de forma que sejam sempre apresentados na sequência, 3 – registrar
no sistema.

Numeração de folhas de processos –

Para os não digitais funciona – numera-se as folhas subsequentes, em ordem crescente,

começando pelo 2.

Para documentos digitais – o próprio sistema realiza a numeração.

Encerramento e abertura de volumes –

 Para os não digitais – máximo 200 folhas e passa para volume 2. Se for para encerrar o
processo, pode adicionar além das 200 folhas. (termo de fechamento do volume). Para
abrir um novo volume (termo de abertura do volume).

Para os digitais – não há limite de folhas.

Juntada –

União de um documento ou outro processo à um processo já existente. Pode ser por anexação
(se dá de forma definitiva) e apensação (de forma provisória).

Anexação para documentos não digitais – 1- informar por meio de despacho, qual documento
avulso será anexado, 2 - anexar documento avulso, 3 – numerar folhas dos documentos.

Anexação para documentos digitais – 1- reunir documentos, 2 – informar por meio de

despacho, 3- registrar o documento avulso no sistema, 4 -anexar o documento avulso.

Anexação para processo não digitais – 1 – manter capa e conteúdo do processo principal, 2 –
lavrar o termo de juntada por anexação, 3 – anular com X a numeração de folhas, 4- carimbar
em cada folha.

Anexação para processo digital – 1 – inserir o processo acessório após o último documento,
por meio do sistema, 2- verificar se foi corretamente anexado no sistema.

Apensação - temporária - tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de

tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. - cada
processo conserva sua identidade e independência.

Desapensação de processo - Consiste na separação física de processos apensados. A

desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do processo.

Desentranhamento - Consiste na retirada de documentos de forma definitiva, mediante

justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do
interessado - Não ocorre renumeração de folhas.

Desmembramento - Separação de folhas para a formação de novo processo - Realizada

mediante justificativa.

Reconstituição de processos\volumes - Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a

autoridade competente do órgão ou entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover
a apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo, e designar,
formalmente, um servidor ou uma comissão para proceder à reconstituição.
Arquivamento – conjunto de procedimentos que visam ao acondicionamento
(embalagem) e armazenamento (mobiliário em que será guardado o documento).

Operações de Arquivamento:

✓ inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao

arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem
sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem
arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida
uma informação;

✓ estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão
atribuídas e se há antecedentes ou necessidade se fazer referências cruzadas.

✓ classificação: determinar sob qual método deverá ser arquivado o documento e se

haverá necessidade de utilizar referências cruzadas.

✓ codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao

método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc.

✓ ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os

por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores.

✓ guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos

documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.

Métodos de arquivamento-
Regras de alfabetação –
Documento digital

Com a digitalização dos documentos é proporcionado a difusão, preservação, melhorar acesso,

e eliminação de originais que não sejam permanentes (que devem seguir várias diretrizes
previstas na legislação).

A preservação dos documentos digitais deve observar o suporte (formato) do arquivo. Pode-se
utilizar a migração, emulação e definir formatos adequados (abertos, que não possuem
proprietários).

Repositório arquivístico Digital – servem para arquivar e manutenção dos documentos, com
características arquivísticas preservadas.

Processo digital – formado por documentos codificados em dígitos binários.

Processo eletrônico – realizado por meio eletrônico, abrange tanto o meio digital como
também meios de mídias, exemplo VHS. Tem por alguns objetivos: garantir segurança,
transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e facilitar o acesso do cidadão.

Processo Híbrido – constituído de documentos digitais e não digitais.

Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – SIGAD

É uma solução informatizada que visa o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a
produção até a destinação final, seguindo os princípios arquivísticos. Pode compreender um
software particular, ou um determinado número de softwares integrados, adquiridosou
desenvolvidos por encomenda.

Pode ser aplicado para documentos digitais, não digitais e híbridos.

Procura assegurar a confiabilidade e autenticidade dos documentos.

Ele captura documentos, aplica o plano de classificação, controla prazos de guarda e

destinação e armazena de forma segura.

Requisitos que caracterizam o SIGAD – captura, armazena, indexa e recupera todos os tipos de
documentos arquivísticos e seus componentes digitais, registro através do plano de
classificação e registro dos metadados associados aos documentos.

Documento arquivístico e digital- incorpora os preceitos arquivísticos (vindo através de uma

atividade,etc) e em formato de dígitos binários.

GED – Gerenciamento eletrônico de documentos

Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada(banco de

dados, mensagens de correio eletrônico) de um órgão ou entidade que pode ser dividido nas
seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

GED X SIGAD