Atividade 3

A fim de otimizar o gerenciamento documental, sugiro a implementação de um

fluxo estruturado para a destinação eficiente dos documentos.
Recebimento de Documentos: Os documentos físicos (NFs, boletos, etc.)
serão recebidos no setor de recebimento de mercadorias ou almoxarifado. Os
documentos digitais podem ser recebidos por e-mail ou através de um sistema
específico.
Triagem: Um funcionário designado faz uma triagem inicial para identificar o
tipo de documento (NF, boleto, etc.), documentos são separados de acordo
com sua natureza.
Registro e Classificação: Os documentos são registrados em um sistema de
gestão documental, cada tipo de doc. é classificado corretamente para facilitar
a localização posterior.
Distribuição Interna: Documentos físicos serão encaminhados para os
departamentos relevantes, como o setor financeiro para boletos e o setor de
recebimento para notas fiscais. Documentos digitais podem ser encaminhados
automaticamente através de um sistema de gestão documental.
Confirmação de Recebimento: Os destinatários confirmam o recebimento dos
documentos, isso pode ser feito através de um sistema automatizado de
confirmação ou manualmente.
Arquivamento: Após o processamento, os documentos serão arquivados de
forma organizada, mantendo uma política clara de retenção de documentos
para evitar acumulação desnecessária.
Auditoria e Monitoramento: Implementaremos procedimentos regulares de
auditoria para garantir a conformidade com o fluxo de documentos.
Monitorando o sistema para identificar possíveis áreas de melhoria.
Atualização: Avaliar regularmente o processo e fazer ajustes conforme
necessário para aprimorar a eficiência.
Recebimento de Auditoria e
Documentos Arquivamento Monitoramento

Confirmação de
Triagem Atualização
Recebimento

Registro e Distribuição
Classificação Interna