Organizao e administrao de arquivos

Prof Mjory Miranda

Organizao e administrao
1- Levantamento de dados: Exames de estatuto, regimento, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora Coleta de informaes sobre a documentao; Analisar o gnero e espcie documental; Identificar se existe uma gesto por meio de formulrios, rotinas, instrumentos de controle, de registro, de protocolo, de pesquisa.

Organizao e administrao
Estado de conservao do acervo; Condies de iluminao, ventilao, umidade; Arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento); Processos de reproduo dos documentos; Existncia de normas de arquivamento; Informaes sobre recursos humanos que trabalham ou manipulam os documentos; Equipamentos; Localizao fsica; Meios de telefone disponvel.

Anlise dos dados coletados

O especialista de posse dos dados levantados pode fazer um diagnstico demonstrando os problemas e propondo as solues mais adequadas ao contexto em que est inserido o arquivo.

Planejamento
1 Posio do arquivo na instituio subordinao a um rgo hierarquicamente superior (estratgico); 2 Centralizao ou descentralizao se refere aos servios de arquivo na fase corrente. A) Centralizao da documentao e das atividades de controle: recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de uso corrente por um nico rgo. Exemplo: UFPE.

Planejamento
B) Descentralizao, se preciso, deve ser adotada de forma prudente. Exemplo: por departamento. A descentralizao dos arquivos correntes obedece 2 critrios: centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos; descentralizao das atividades de controle e dos arquivos.

Exemplo de arquivo setorial descentralizao

Coordenao
Coordenao tecnicamente planejada que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. Atribuies: prestar assistncia tcnica; estabelecer e fazer cumprir normas; promover a organizao e reorganizao dos arquivos setoriais, etc.

Escolha de mtodos de arquivamento

A escolha dos mtodos depende da anlise cuidadosa das atividades da instituio e da observao de como os documentos so solicitados ao arquivo: Mtodo principal e mtodo secundrio. Arranjo principal e secundrio.

Estabelecimento de normas de funcionamento

Modelos, formulrios, rotinas, cdigos, ndices integraro o MANUAL DE ARQUIVO. RECURSOS HUMANOS Formao, atributos, treinamentos. ESCOLHA DAS INSTALAES E EQUIPAMENTOS Deve considerar a qualidade dos equipamentos, mobilirios e materiais de consumo com fins de organizao, limpeza, facilidade de manuteno, preservao e conservao.

Constituio de arquivos intermedirios e permanentes

Alguns acervos documentais aps passar pelas fases de anlise, avaliao e seleo, devem ser preservados, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda por questes histricas. Fase em que se decide o que permanece no acervo de acordo com a Tabela de temporalidade. RECURSOS FINANCEIROS Problema. Como solucion-lo?

Elaborao do projeto de arquivo

Dividido em 3 partes: Sntese da situao atual; Anlise e diagnstico; Solues, recomendaes e procedimentos.

Implantao e acompanhamento
Sensibilizao; Treinamentos; Acompanhamento constante; Elaborao do manual de arquivo.

AVALIAO DE DOCUMENTOS A poltica de avaliao de documentos um dos estudos mais difceis e controvertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalizao para seleo dos documentos, principalmente dos arquivos administrativos, atribuindo-se prazos de validade, considerando :

AVALIAO DE DOCUMENTOS
prazo administrativo prazo legal prazo contbil prazo permanente

Aps a observao dos prazos h recomendaes para elaborao dos instrumentos de avaliao:

tabela de temporalidade plano para destruio e/ou Microfilmagem Digitalizao

CRITRIOS PARA AVALIAO

Se o arquivista elaborou um cdigo de assuntos para os documentos do rgo, de instituio, ter menos dificuldade para acompanhar o plano de destinao dos documentos, porque j conhece os assuntos a avaliao no feita por espcie de documento feita por assunto; a avaliao feita por partes, em cada setor do rgo realizada anlise e levantamento de todos os grupos documentais do setor; aps a anlise, cada setor faz sua proposta sobre prazo administrativo de cada grupo de documento; para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurdico que examinar os cdigos sobre Prescrio, Caducidade e Decadncia; os documentos de Direito Penal ainda so suscetveis da pergunta : os direitos do indivduo, em causa, esto protegidos?

Consideraes
Depois dos estudos, o arquivista prope sua Tabela de Temporalidade. constituda ento uma comisso da qual fazem parte : a pessoa - chave do rgo dos documentos em pauta; o assessor jurdico; uma pessoa da administrao central do rgo, ou instituio, um historiador e o arquivista. Assim, a tabela de temporalidade construda, examinada em vrias sesses, at que seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-se que a aplicao da tabela de temporalidade exige a autorizao e aceite da autoridade competente.

REFERNCIAS
PAES, M. L. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.