ARQUIVOLOGIA 03

1. TEORIA DAS 3 IDADES/CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS/CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS.

1.1. Segundo o DBTA, é a teoria segundo a qual são considerados arquivos correntes, intermediários e permanentes,
de acordo com a FREQUÊNCIA DE USO POR SUAS IDENTIDADES PRODUTORAS e seus VALORES PRIMÁRIOS E
SECUNDÁRIOS. Muita atenção, segundo o DBTA, o que define as idades do documento são: frequência de uso e
valor. O DBTA menciona ainda que as fases são compreendidas desde a PRODUÇÃO até a GUARDA PERMANENTE OU
ELIMINAÇÃO.
*CESPE afirmou em determinada questão que era da tramitação à guarda ou eliminação, porém a tramitação vem
após a produção, cuidado.
1.2. Segundo a Lei Nacional dos Arquivos:
1.2.1. São DOCUMENTOS CORRENTES aqueles em curso ou que MESMO SEM MOVIMENTAÇÃO, constituam objetos
de consulta frequente.
1.2.2. São DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS aqueles que, não sendo de uso corrente pelo ÓRGÃO PRODUTOR, por
razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou RECOLHIMENTO para guarda permanente.
1.2.2.1. Ainda possuem valor primário.
1.2.2.2. Também são conhecidos como “limbro”, “pré-arquivo”, “purgatório”
*CESPE: faz muita pegadinha afirmando que a guarda no arquivo permanente se dar por TRANSFERÊNCIA. A
TRANSFERÊNCIA ocorre entre arquivo corrente e intermediário.
1.2.3. São DOCUMENTOS PERMANENTES os conjuntos de documentos de valor HISTÓRICO, PROBATÓRIO e
INFORMATIVO, que devem ser definitivamente preservados.
1.2.3.1. Documentos destinados ao arquivo permanente NÃO PODEM SOFRER ELIMINAÇÃO, mesmo que tenham
passado por processo de cópia, microfilmagem ou os cambau.
1.2.3.2. Também chamado de arquivo histórico.
1.2.3.3. O arquivo permanente é uma das materializações do princípio do amplo acesso a informação e da
publicidade. Assim, são frequentemente consultados por pesquisadores, estudantes e, por isso, lugares acessíveis,
dotados de salas de pesquisa para atender ao público.
*CESPE: em determinada questão, a banca afirmou que eles SEMPRE darão acesso ao público. Em um primeiro
momento, deu gabarito como correto. Depois, afirmou que estava ERRADO, dado a existência de arquivos
classificados como sigilosos. Assim, cuidado na hora da prova.

2.FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
2.1. Se subdividem, respeitando essa ordem, em: criação/produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição,
difusão e preservação.
2.1.1. CRIAÇÃO/PRODUÇÃO possui como principal objetivo o controle da criação de documentos e informação.
Nesse sentido, quando se fala em controle, é uma das fases que ajuda na maximização da eficiência e na
racionalização de recursos, através da padronização de modelos, criação de fluxos o que pode diminuir a ocorrência
de duplicidade.
2.1.1.1. Outro ponto de destaque é que essa função ajuda no planejamento entre a proporcionalidade do suporte
adotado e a importância da informação que será registrada. Por exemplo, o documento que prove que determinado
servidor restituiu dinheiro ao erário deve ser conservado durante muitos anos, pois pode ser requisitado pela justiça.
Logo, qual seria o suporte mais adequado para se dispor essa informação, um papel ou um CD?
2.1.1.2. A criação/produção está diretamente ligada à idade CORRENTE de um arquivo e tem como resultado O
PRÓPRIO DOCUMENTO GERADO.
2.1.2. CLASSIFICAÇÃO é uma função extremamente importante e, desde já, vale mencionar que a partir dela resulta
o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO. Remete sempre ao AGRUPAMENTO de documentos.
*CESPE diversas vezes menciona documentos diversos como Plano de Temporalidade, Plano de Destinação,
cuidado.
2.1.2.1. A classificação também atua na idade corrente e tem como base os princípios da PROVENIÊNCIA e da
ORDEM ORIGINAL.
2.1.2.2. De acordo com o DBTA, a classificação é a organização dos documentos de um ARQUIVO ou COLEÇÃO, de
acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
2.1.2.3. Visa identificar elementos característicos de cada grupo documental e sua utilização tem o objetivo de
agrupar os documentos sob o mesmo assunto como forma de AGILIZAR A SUA RECUPERAÇÃO
2.1.2.3. A classificação espelhará o funcionamento da instituição, pois é feita com base nas suas funções e atividades
2.1.2.4. Segundo Scheller, há três elementos que devem ser considerados na aplicação da classificação: elementos
funcionais, estruturais e por assuntos.
*CESPE cobrou diversas vezes com base no que seria feita a classificação, além disso também cobra os métodos,
que de acordo com Schellenberg são FUNCIONAL(ação que o documento se refere), ESTRUTURAL (estrutura do
órgão que produz) e ASSUNTOS DO DOCUMENTO (por assuntos).
2.1.3. AVALIAÇÃO muitas vezes sendo conceituada como CLASSIFICAÇÃO, trata, na realidade, como o processo de
análise dos documentos que estabelece os PRAZOS DE GUARDA E A DESTINAÇÃO, logo, é da AVALIAÇÃO que resulta
a TABELA DE TEMPORALIDADE.
2.1.3.1. É a medida que evita o crescimento desordenados de massas documentais, pois permite a eliminação de
documentos sem valor primário ou secundário para a entidade, sem que ocorra prejuízo ao conjunto de
informações. Também permite um aumento no índice de recuperação de documentos e informações.
2.1.3.2. Só faz sentido no âmbito dos arquivos correntes, pois é nessa fase que se verificará se há valores primários
ou secundários que permitiram seu recolhimento ou eliminação.
2.1.4. DESCRIÇÃO segundo o DBTA é o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de
conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Assim, seu resultado é a geração de
INSTRUMENTOS DE PESQUISA.
*CESPE: A NOBRADE, publicada pelo Conselho Nacional de Arquivos, está organizada em oito áreas divididas em
28 elementos de descrição, sendo sete considerados obrigatórios, quais sejam: código de referência; título;
data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para
descrições em níveis 0 e 1).
*CESPE cobrou conhecimento de que a NOBRADE tem mais áreas que a legislação internacional, são elas Pontos
de Acesso e Indexação de Assuntos
*CESPE: Há discussões acerca da fase de aplicação, contudo, CESPE CONSIDERA QUE SE APLICA EM TODAS AS
FASES, PODENDO COMEÇAR ANTES OU DEPOIS DA CRIAÇÃO E CONTINUAM DURANTE TODA A VIDA.
2.1.5. AQUISIÇÃO remete à entrada de documentos em um arquivo e se relaciona com o aumento do fundo, assim,
pode estar presente em qualquer etapa.
2.1.6. DIFUSÃO pode ser definido como divulgação ou disseminação pelo DBTA e é basicamente uma das missões de
todo o processo: aproximar a informação dos seus destinatários.
2.1.6.1. Visitas guiadas, publicações técnicas e até mesmo treinamento de usuários são formas de implementar
concretamente a medida.
2.1.6.2. Está presente em todas as etapas do processo.
2.1.7. PRESERVAÇÃO, segundo o DBTA, a CONSERVAÇÃO inclui a preservação e a restauração, sendo que a
PRESERVAÇÃO é a prevenção da deterioração e danos em documento, por meio de adequado CONTROLE
AMBIENTAL e ou tratamento físico e/ou químico.
2.1.7.1. Todas as idades.