UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS

Marcelo José Marques Lima

FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA
2º ESTUDO DIRIGIDO

BELO HORIZONTE-MG
2022
Disciplina: Fundamentos da Arquivologia
Profª Ivana Parrela
Curso: Arquivologia
Aluno: Marcelo José Marques LIma

1. Com base nos textos lidos, definam:

a. O que significa o Ciclo de Vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos em respeito a todo o período de uso,

compreende o momento de sua produção até sua guarda ou descarte após
o seu uso primário ao qual foi constituído.

b. Segundo Heloísa Bellotto, o que significa Arquivo Corrente, Arquivo

Intermediário e Arquivo Permanente?

Arquivos Correntes: São definidos por Heloísa Belloto como os

arquivos que abrigam documentos em sua fase primária, durante seu uso
funcional, administrativo de jurídico. Além da sua tramitação legal e seu uso
ligado ao motivo pelo qual foi criado. A excepcionalidade da permanência
de documentos nessa fase depende de diversos fatores como sua tipologia
ou função, e principalmente de sua vigência, que pode ser variada.
Segundo Belloto esse processo pode ser provisório, seguido de
transferência para o Arquivo central do seu respectivo órgão gerador, sobre
guarda entre 5 a 10 anos.

Arquivo Intermediário: Se caracteriza estágio onde os documentos já

cumpriram seu uso jurídico-administrativo, porém ainda podendo ser usado
por seu produtor. Eles permanecem em seu arquivo central sem se misturar
com os demais arquivos por um período aproximado de 20 anos. É nessa
fase que a tabela de temporalidade é implementada para esses arquivos
determinando seus prazos de vida baseados em sua função e tipologia,
favorecendo uma administração documental bem-feita.

Arquivo Permanente: Entre a idade de 25 a 30 anos (a partir da data

de produção desses documentos, ou do fim de seu uso) os documentos
passam a ser considerados permanentes, os quais podem ser enviados
para locais mais distantes do seu produtor (próximos a universidades ou
centro culturais) sendo usado principalmente no âmbito científico, social e
cultural. Por já ter cumprido com suas funções as quais foi designado, o
documento não necessita de proximidade do produtor, diminuindo também
seus custos de manutenção.

c. Transferência e Recolhimento.

O processo de transferência se dá pela ação do envio dos documentos

dos arquivos correntes para arquivos intermediários, como mencionado
anteriormente, esses arquivos já cumpriram seu papel primário
chegando ao fim de sua vigência. Uma característica desse processo é
mutação na utilização dos documentos que ainda podem ser utilizados
por razões, jurídicas ou administrativas. Podendo também ser usado de
forma gradual em pesquisas mediante autorização.

Já no recolhimento, o processo de passagem de um documento de

segunda para terceira idade, finaliza suas funções primárias e
secundárias, passando a ter sua guarda permanente garantida, servindo
de fonte para pesquisas.

2. A partir das referências ao trabalho de James Rhoads sobre A função

da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de
informação (1983), citadas por Indolfo (2007), apresente e descreva as
três fases básicas da Gestão de Documentos e os quatro níveis pelos
quais ela pode ser desenvolvida.

Produção: Concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de

correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas
de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses
processos.

Utilização e Conservação: Criação e melhoramento dos sistemas de

arquivos e de recuperação de dados, gestão dos meios de transmissão,
seleção e uso de equipamento de reprodução, análise de sistemas,
produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de
automação e reprodução sistemática nestes processos.
 Destinação: Identificação e descrição das séries documentais,
estabelecimento as tabelas de temporalidade e seu destino final,
arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos
de valor permanente às instituições arquivísticas.

Nível Mínimo: É o nível que estabelece quais órgãos devem contar, ao

menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e
estabelecer processos para recolhimento dos documentos em arquivos
públicos aqueles de valor permanente.

Nível Mínimo Ampliado: Complementa o primeiro, acrescentando a

existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

Nível Intermediário: Somado aos dois primeiros, estabelece a adoção

de programas básicos de criação e gestão de formulários e
correspondências implantando sistemas arquivísticos.

Nível Máximo: Inclui todas as atividades anteriores, complementadas

por gestão de regulamentos administrativos, de telecomunicações e o
uso de recursos da automação.

3. O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o

documento, identificando os valores a ele atribuídos, primário ou
secundário. Expliquem quais são esses valores segundo o seu
potencial de uso.

Os arquivos podem possuir tanto valores primários, quanto

secundários. O valor primário seria o propósito central o qual esse
documento foi criado, cumprindo suas funções administrativas principais.
Já o secundário é qualquer outra função atribuída a esse arquivo
diferente aquela estabelecida como primária e central.