GESTÃO DE DOCUMENTOS

Gestão De Documentos

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável

pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de

documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada
entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da
partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.

A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.

Vantagens Na Sua Utilização

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois
reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma
uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilização são as seguintes:

 Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos

documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;

 Digitalização dos documentos;

 Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre

disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;

 Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida;

 Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou

inundação do seu arquivo físico;

Alguns exemplos desta mesma solução:

 Sendys Gestão Documental

Casos De Aplicação

A Gestão Documental quer seja electrónica ou em arquivo de papel está presente em todas as
organizações.

As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

 Administrativa e Financeira (documentos financeiros)

 Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)

 Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)

 Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)

 Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente)

 Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)

 Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)

 Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

 Hospitalar (gestão de prontuários e exames)

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 Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes, rotas)

Fases Da Gestão De Documentos

Olá prezados concursando! Firmes nos estudos?

Antes de iniciar nosso artigo, trago uma frase de Johann Goethe para reflexão:

"Quando uma criatura humana desperta para um grande sonho e sobre ele lança toda a força
de sua alma, todo o universo conspira a seu favor."

Tenho uma outra frase que gosto e que me motivava muito quando estudava para concurso,
principalmente quando não alcançava a aprovação. O autor é desconhecido.

"Enverga, Mas Não Quebra"

Então, mãos à obra com toda a força. Lembre-se, enverga, mas não quebra.

Fases Da Gestão De Documentos

De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de
documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.

As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.

Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização
e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura!
Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!

A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?

Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das

atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos
documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários.
Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para
que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que
nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela
instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se,
ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como
apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.

Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de
gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração
de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação
de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase
corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento
permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação
para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos
documentos acumulados nos arquivos.

É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua
eliminação ou o seu recohimento ao arquivo permanente. Repetição até a exautão, rs

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Normalmente, o examinador costuma perguntar qual fase da gestão de documento uma determinada
tarefa pertence. Por exemplo, em que fase da gestão de documento fica o protocolo? Quem
respondeu utilização acertou, hehehehe...

Vamos Praticar Um Pouco.

1. (CESPE/TELEBRAS/2015) Julgue o próximo item, referente à gestão de documentos.

A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui a eliminaçao dos documentos de

arquivo.

Gabarito: errado.

Comentários:

Como vimos, são fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. Vimos também
que na fase de destinação ocorre a eliminação ou recohimento ao arquivo permanente. Portanto, a
eliminação é uma atividade inserida na fase de destinação.

2. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.

A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de destinação.

Gabarito: Certo

Comentários:

Agora ficou fácil. De fato, a eliminação está inserida na fase de destinação. Nesta fase, ocorre a
eliminação ou recolhimento dos documentos de arquivo.

3. (CESPE/FUB/2015) Aceerca da implementação de programas de gestão de documentos, julgue o

item subsequente.

A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e eliminação.

Gabarito: errado.

Comentários:

Observe que a eliminação é uma atividade inserida na fase de destinação. Uma leitura desatenta
poderia levar o candidato a erro. A gestão de documento é dividida em três fases: produção,
utilização e destinação.

4. (CESPE/MPOG/2015) No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de

documentos, julgue o seguinte item.

As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas

ou científicas das isntituições, inserem-se na fase de produção.

Gabarito: Errado.

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