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Aula 04
POAL (Auxiliar de Perícia) Noções de
PD
Autor:
Ricardo Campanario
01 de Maio de 2022
Ricardo Campanario
Aula 04
Índice
1) Gestão de Documentos e Arquivo Corrente - AULA SIMPLIFICADA
..............................................................................................................................................................................................3
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Aula 04
Gestão de Documentos
Introdução
O conceito de gestão de documentos surge após a Segunda Grande Guerra, quando ocorre o
fenômeno da explosão documental como já vimos em aulas passadas. Isso imediatamente torna necessária
a criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar o crescimento das massas documentais
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que passaram a ser acumuladas pelas organizações públicas e privadas.
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rte u.c
O avanço científico e tecnológico da época ocasionou significativo crescimento na produção de
documentos, comprometendo a capacidade de controle e organização da documentação por parte das
instituições, que passaram a buscar novas soluções para gerir a massa documental criada.
ve Fd
As primeiras soluções nesse sentido começaram a surgir em países como os Estados Unidos e o
on D
Canadá. A palavra-chave das administrações daqueles países, principalmente dos EUA, passou a ser
C .P
eficiência.
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Neste contexto, esses países passam a aplicar os princípios da administração científica à gestão de
w
Tudo isso ocorre nas idades corrente e intermediária dos documentos e cobre todo o ciclo de
existência dos documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para o arquivo
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permanente.
aos seus usuários o controle sobre as informações que produzem ou recebem e a agilidade na recuperação
das informações, no momento em que elas são requisitadas.
Para isso, um programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos
referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante o
seu ciclo de vida, com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final.
Importante lembrar também que, quando se fala e, sobretudo, se pratica, a gestão de documentos,
não se tem preocupação só com os resultados de curto prazo, mas também com a indispensável preservação
de documentos de valor secundário, que devem ser recolhidos e custodiados de forma definitiva nos
arquivos permanentes.
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A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação (atividades espalhadas por todo a
cadeia de gestão de documentos), permitem ainda a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de
Temporalidade de Documentos de Arquivo.
São os instrumentos mais importantes em gestão de documentos e falaremos deles mais adiante, ao
longo da aula. São fundamentais para a prática de uma eficiente gestão de documentos, garantindo a
simplificação, a racionalização e conferindo maior agilidade a todo o processo.
Note que ao longo dessa introdução falamos algumas vezes sobre racionalização do processo. Não é
por acaso. A racionalização (seja na produção ou no processo de eliminação) e a agilidade na busca e
disponibilização das informações são certamente os dois maiores alvos da atividade de gestão de
documentos. Falaremos bastante sobre isso ao longo da aula, mas grave sempre as palavras racionalização,
eficiência, eficácia e agilidade. Estão todas diretamente ligadas à gestão de documentos.
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ve Fd
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a) CERTO
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b) ERRADO
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Comentário:
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Note que o enunciado traz exatamente os conceitos de eficiência e eficácia na produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento e destinação dos documentos, ou seja, a busca da melhor performance no trato
documental ao longo de sua vida nos arquivos corrente e intermediário.
PD
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A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Só pela introdução que foi dada ao tema já podemos
concluir que a atividade de gestão de documentos é um processo que visa a racionalização e a eficiência em
toda a cadeia pela qual trafegam os documentos, a partir de sua criação.
Note ainda o uso das palavras-chave "racionalização" e "eficiência", como havíamos salientado. As questões
em relação a esse tema geralmente trazem termos como esses.
Na alternativa A o examinador fala sobre a distribuição de documentos. Veremos mais adiante que gestão
de documentos é um processo muito mais abrangente que "só" a distribuição de documentos.
Na letra C fala-se novamente em distribuição e não se destacam os objetivos de eficiência, eficácia,
racionalização, agilidade, etc., que vimos na primeira alternativa.
A alternativa D reforça essa tentativa do examinador de atrelar gestão de documentos à distribuição. Não é
isso.
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Por fim, na letra E fala do curso de ações de uma coleção de documentos. Definitivamente, também não é
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isso que vimos até aqui.
rte u.c
Conceitos
ve Fd
Para começarmos a entender os conceitos usados em prova para gestão de documentos, vamos ao
DBTA.
on D
C .P
Veja que o Dicionário fala em procedimentos e operações técnicas, diversas etapas do ciclo de vida
do documento como sua produção, uso, até o arquivamento e restringe seu escopo as fases corrente e
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intermediária.
Vamos ver agora o que diz a Lei 8.159/91, a Lei Nacional dos Arquivos, sobre gestão de documentos,
PD
Note que a definição á praticamente idêntica à que vimos no DBTA, desta forma não temos muito o
que nos preocupar com a fonte quando do surgimento de perguntas sobre o conceito de gestão de
documentos, visto que não há conflito entre diferentes autores ou referências.
Caso a cobrança seja por uma definição literal, muito provavelmente deverá citar os procedimentos
técnicos, as diversas etapas da cadeia documental, sua relação com as fases corrente e intermediária e o
objetivo final do processo, ou seja, a definição da destinação final do documento.
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Objetivos
Já vimos que a gestão documental, em linhas gerais, procura racionalizar todas as atividades dos
documentos ao longo do seu ciclo de vida e imprimir agilidade a todo o processo de busca e disponibilização
das informações buscadas.
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•
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Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor, realizando a avaliação e a seleção dos
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conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais.
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• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos
de gestão documental.
ve Fd
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
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C .P
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a) Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos para
um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica.
PD
b) Servem como instrumentos de organização embora não consigam articular as ações para enfrentar os
problemas/questões.
c) Facilitam a identificação dos problemas/ questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os objetivos.
d) Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s) produto(s).
Comentário:
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Os programas de gestão de documentos conseguem
sim articular ações para enfrentar os problemas e questões identificados ao longo do processo, aliás é
justamente esse um dos objetivos da implantação de um processo de gestão documental.
As demais alternativas listam também ações e processos trazidos pela gestão de documentos com o objetivo
de otimizar o processo na contínua busca por eficiência e eficácia.
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e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus
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valores histórico e científico.
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Comentário:
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. Na verdade, na alternativa D temos a única afirmativa
ve Fd
que não pode ser considerada um dos objetivos de gestão de documento pois os documentos nem sempre
podem ser disponibilizados "a quem deles necessitar".
on D
Lembre-se sempre da questão do sigilo. Muitos documentos não são ostensivos, ou seja, não têm livre acesso
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a qualquer interessado. Justamente por isso que um dos objetivos de gestão de documentos é disponibilizar
as informações no lugar certo, na hora certa, para as "pessoas certas", ou seja, de fato quem tem o direito
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de receber o livre acesso as informações do respectivo documento. Cuidado, pois, é uma casca de banana
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da banca!
PD w
Na B o examinador fala em garantir a disponibilização no tempo e no local corretos. Veja que ele não cita a
Fd ttp
A alternativa C fala no uso correto dos instrumentos adequados e descreve alguns deles. Correto.
Por último, na letra E a banca fala em garantias de acesso e preservação de documentos de valor secundário,
o que também já vimos que está correto.
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Fases
A gestão de documentos pode ser dividida em três fases básicas: a produção, a utilização e a
destinação. Atenção porque isso cai demais!!
PRODUÇÃO
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É nessa fase que o profissional responsável deve evitar a criação de documentos desnecessários à
instituição, assim como coibir a produção de duplicações, cópias ou vias que não sejam essenciais as
atividades desempenhadas.
Essa etapa já está diretamente relacionada a racionalização do processo, ou seja, só deve ser
produzido o que é indispensável ao funcionamento da instituição.
Atividades típicas da fase de Produção: gestão de modelos e formulários, otimização no uso dos
recursos reprográficos e informáticos, difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho
institucional e escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas.
UTILIZAÇÃO
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A fase de utilização refere-se a todo o fluxo percorrido pelo documento enquanto está cumprindo a
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sua função administrativa, assim como inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação.
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Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos.
rte u.c
Inclui as atividades de protocolo (que veremos em detalhes na próxima aula), de expedição, de
ve Fd
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
on D
Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente
C .P
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
PD w
Consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos de
guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva
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em arquivos permanentes.
As atividades típicas dessa fase consistem na análise e avaliação das séries documentais acumuladas
PD
nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, na eliminação periódica dos documentos sem valor
de guarda permanente e nas transferências e recolhimentos dos documentos para os arquivos
intermediários ou permanentes, respectivamente.
Vejamos abaixo quais são as três fases da gestão de documentos, de forma resumida:
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PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
UTILIZAÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
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•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
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C .P
F w
em que se decide quais documentos serão eliminados e quais serão mantidos permanentemente.
PD w
a) CERTO
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b) ERRADO
Fd ttp
A afirmativa está CORRETA. Na fase de destinação é que se define qual a destinação final do documento: a
eliminação ou a guarda permanente.
h
denominadas de:
Assinale a alternativa correta.
a) Produção, Utilização, Avaliação e destinação.
b) Produção, Avaliação e destinação, Armazenamento.
c) Avaliação e destinação, Utilização, Arquivamento.
d) Utilização, Organização, Avaliação e destinação.
e) Produção, Classificação, Arquivamento.
Comentário:
Antes de avaliar as alternativas, vale a pena relembrarmos a teoria. Quais são as três fases da gestão de
documentos? Acabamos de ver: produção, utilização e avaliação e destinação. Não dá para errar questão
como essa e eu sei que aluno do Estratégia não erra!
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A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. As demais não citam as três fases de maneira correta.
Atividades
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que
determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.
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Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a
qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
rte u.c
A utilização da classificação tem o objetivo principal de agrupar os documentos sob um mesmo
ve Fd
assunto com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas subsequentes relativas à avalição,
seleção, eliminação, transferência / recolhimento e acesso a esses documentos.
on D
C .P
• Estudo: leitura de cada documento para a identificação do assunto ao qual se refere e sob o
qual deverá ser classificado.
Fd ttp
Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de classificação
de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser considerados nesse
PD
processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos se
referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos (por
assuntos) .
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MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE
SCHELLENBERG
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FUNCIONAL ASSUNTO
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ORGANIZACIONAL
(ações do (assunto do
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(estrutura do órgão)
documento) documento)
ve Fd
on D
C .P
O processo de classificação funcional representa a lógica das funções, das subfunções e atividades
do organismo produtor. É a mais apropriada para órgãos públicos pelas constantes alterações estruturais
F w
em função de mudanças políticas. Dessa forma, mesmo com a mudança estrutural é possível que as funções
w
Vejamos alguns exemplos de classificação funcional, listados por Ieda Pimenta Bernardes e Hilda
Delatorre em sua publicação "Gestão Documental Aplicada". Note que são relacionadas as funções,
subfunções e atividades da instituição. Em seguida surgem os documentos relacionados àquela atividade.
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Veja que, neste caso, a classificação atribuída a folha de ponto é reflexo de cada um dos níveis
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considerados: função, subfunção, atividade e documento:
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C .P
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w
PD w
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Veja que neste caso (mais abaixo), ao invés da classificação refletir as funções da empresa (que
geralmente continuam sendo exercidas mesmo após uma mudança estrutural), ela concentra-se no desenho
PD
da estrutura da empresa, ficando mais vulnerável a alterações de fluxo ou de organograma, o que não é raro
especialmente em órgãos do poder Executivo.
Nestes casos os documentos devem ser reclassificados para acompanhar o novo modelo pós
reestruturação, o que acaba sendo um grande retrabalho.
Vamos a um exemplo prático, tratando da mesma folha de ponto que tratamos no exemplo anterior.
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Veja que agora a segmentação do código não se dá por função, mas sim pela área da organização,
C .P
passando por Diretoria, Gerência e Departamento. Depois disso chegamos finalmente à atividade que
queremos classificar: controlar a frequência de funcionários.
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w
PD w
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Fd ttp
h
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Note que agora, ao contrário do que vimos na classificação funcional, o código do assunto deriva da
estrutura hierárquica da empresa.
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Voltando às desvantagens relatadas, caso uma outra diretoria (ex: Diretoria de Marketing) tenha
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também suas folhas de ponto, elas terão um outro código, ou seja, teríamos a mesma função (e até um
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mesmo documento) representados por dois códigos diferentes.
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Por último, temos o processo de classificação por assunto.
ve Fd
É um método mais raro pois geralmente os documentos públicos são classificados de acordo com a
sua função ou a estrutura da instituição. Costuma ser aplicado a documentos específicos como os que não
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A classificação por assunto na verdade deve ser evitada pois pode causar dificuldades ao processo
F w
de avaliação, que deve considerar conjuntos documentais e não assuntos ou unidades isoladas.
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PD w
Além disso, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que
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documental.
h
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
cada um dos documentos, definindo se e quando os documentos devem ser eliminados ou mesmo
custodiados de forma permanente. Tudo isso baseia-se no valor atribuído ao documento.
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Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.
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Informativo: contém informações críticas sobre temas com os quais a organização trabalha, seja para fins de
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estudo, pesquisa ou gestão do conhecimento.
ve Fd
Um documento é guardado por uma instituição enquanto possui valor para ela. A identificação dos
valores do documento, conforme vimos acima, é a principal variável considerada no estabelecimento dos
on D
prazos de guarda e da destinação final do documento, que pode variar entre seu arquivamento permanente
C .P
ou sua eliminação.
F w
Documentos de valor primário podem ou não adquirir valor secundário ao longo de sua vida. Vale
w
lembrar que os documentos de valor primário são geridos em arquivos correntes ou intermediários.
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Ao fim de sua função administrativa, caso não tenham adquirido valor secundário, devem ser
eliminados ou (caso tenham adquirido o valor secundário acima descrito), deverão ser recolhidos para a
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Mais adiante, ainda nessa aula, falaremos dos instrumentos da gestão de documentos,
especialmente a tabela de temporalidade e o plano de classificação.
PD
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que estamos
estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento.
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais
(falaremos disso com mais detalhes em aula específica). É a informação que diz exatamente quando aquele
determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente.
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor histórico)
ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor histórico).
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Dessa forma são constituídas equipes mistas de avaliação conhecidas por Comissões Permanentes
de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da
instituição.
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dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o
l
objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos
produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final,
rte u.c
nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:
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I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e
destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às
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Acabamos de falar desse tema, não é mesmo?
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Considerando a complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função
avaliação (como o estabelecimento do valor dos documentos), o que requer a participação de especialistas
rte u.c
e exímios conhecedores das funções da organização de que fazem parte, são constituídas equipes de
avaliação conhecidas por Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas
ve Fd
e representantes das áreas de negócio da instituição.
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão.
on D
C .P
As demais alternativas não trazem o real papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.
F w
w
a) CERTO
Fd ttp
b) ERRADO
Comentário:
h
A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, apontada pela tabela
de temporalidade.
Veja que mesmo para o DBTA as duas atividades estão bastante interligadas:
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- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares).
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu seus
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prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O Recolhimento,
l
por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite
de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério).
rte u.c
ve Fd
TIPOS DE DESTINAÇÃO
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C .P
Permanente Sistemático
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Periódica Regular
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PD
Selvagem
Instrumentos
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
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Esta ferramenta serve para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício de suas funções ou atividades.
Veja abaixo exemplos de planos de classificação, primeiro um estrutural e depois, outro, funcional.
Importante conhecer a imagem pois algumas vezes ela é cobrada em provas, misturada a imagem da tabela
de temporalidade, que tem elementos parecidos e pode confundir o candidato.
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TABELA DE TEMPORALIDADE
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C .P
Não se preocupe com os detalhes da tabela. Preocupe-se apenas com seu formato e aparência e note
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que, no cabeçalho, traz os indicativos das informações disponibilizadas: atividades, documentos (com seus
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Enquanto na unidade com atribuição de arquivo (arquivo intermediário) o prazo de guarda é geralmente
indicado em anos, na unidade produtora (arquivo corrente), o prazo de guarda pode ser indicado em anos
ou pode ser vinculado a condições como a vigência do documento ou o acontecimento de um fato como
"aprovação ou prestação de contas".
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r T om
d) sistema informatizado de gestão e tesauro.
l
e) normas de descrição arquivística e glossário.
rte u.c
Comentário:
ve Fd
Outro tema que acabamos de estudar. Esta é uma questão simples, que não pode ser desperdiçada. Vimos
acima que o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade são os dois principais instrumentos utilizados
on D
na gestão de documentos.
C .P
As demais alternativas não trazem instrumentos tão importantes à gestão de documentos como o Plano de
Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
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PD w
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Segundo José Maria Jardim, um dos maiores autores e estudiosos da arquivologia, a gestão de
documentos trouxe várias contribuições para as funções arquivísticas. As principais são:
PD
Vamos agora a uma questão para relembrar boa parte do que estudamos:
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c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de
l
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos.
rte u.c
d) identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental é
procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos.
ve Fd
Comentário:
on D
Note que o examinador quer justamente a única afirmativa incorreta. Vamos avaliar uma a uma.
F w
A - A gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu
w
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos - Já vimos que está correto! A gestão de documentos de
PD w
fato se divide em 3 fases: Produção, Utilização e Destinação. Disso não podemos esquecer! E todas elas,
juntas, representam o ciclo vital do documento, de seu nascimento (produção) até a sua destinação final,
u ://
Os métodos de controle empregados pelo protocolo não ocorrem na primeira fase da gestão de documentos
que é a produção, o nascimento do documento. Ocorrem sim na segunda, durante a utilização do
documento.
Não esqueça das 3 fases: Produção, Utilização e Destinação e não se confunda com primeira fase e primeira
idade. É essa confusão que o examinador quer estabelecer na cabeça do candidato. Protocolo = primeira
idade documental (arquivo corrente) e segunda fase de gestão de documentos (utilização).
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D - Por último: Identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental
é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos - Está perfeito. É justamente na
terceira fase (Destinação) que ocorre a avaliação documental para que seja identificado o valor do
documento e se ele já cumpriu ou não seu prazo de guarda, tomando-se a decisão sobre sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Mais uma vez, não se confunda com terceira idade e terceira fase. Preste bastante atenção nisso pois é
motivo de erro clássico em prova.
Sendo assim a afirmativa C é a única incorreta e, portanto, alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
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Introdução
No Brasil, por meio do Decreto 4.915/2003, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades da administração pública federal estão organizadas sob a forma de sistema com a
denominação de SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos.
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Os programas de gestão de documentos têm grande importância para todos os órgãos e entidades
r T om
integrantes do SIGA, pois:
l
rte u.c
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica;
ve Fd
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os
on D
objetivos;
C .P
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
w
produto(s).
PD w
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Nos anos 90 é concebido o Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo – SIFAR, como a primeira
h
tentativa de articulação sistêmica das atividades de gestão de documentos, que entre os anos de 2000 e
2001 foi aperfeiçoado, passando a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos e Informações – SGDI,
do Poder Executivo Federal.
PD
Após esse momento, estudos e proposições são elaboradas visando à concretização do Sistema de
Gestão de Documentos, o que resulta na edição do Decreto 4.915/2003, que cria o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, organizando, sob a forma de sistema, as
atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal.
Este mesmo Decreto reforça em seu parágrafo primeiro a definição que temos usado para gestão de
documentos (oriunda da Lei 8.159/1991), ou seja, "o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e
intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
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Reforço esse ponto pois se o examinador perguntar se o Decreto 4.915/03 traz essa definição de
gestão de documentos, está correto! A definição não é exclusiva da Lei 8.159/1991.
De acordo com o artigo 2º do Decreto 4.915/03 (alterado pelo Decreto 10.148/2019), vejamos quais
são as principais finalidades do SIGA:
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I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso
aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os
rte u.c
aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de
2019) ve Fd
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas
on D
pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; (Redação dada pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
C .P
F w
arquivística pública;
h
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
PD
Veja que entre as finalidades do SIGA estão justamente aquelas que caracterizam a gestão de
documentos, especialmente, a racionalização de todo o processo, redução de custos e o acesso ágil as
informações.
Além disso, cabe ao SIGA integrar e articular os órgãos e sistemas arquivísticos, divulgar normas e
preservar o patrimônio documental.
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Aula 04
III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades
de gestão de documentos e arquivos nas entidades vinculadas aos órgãos da administração
pública federal. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Importante saber - e isso cai bastante em prova! - que o órgão central do SIGA é o Arquivo Nacional.
ria /
r T om
Para que não se esqueça, relembre os órgãos centrais e/ou "vinculação" de cada um dos organismos
l
arquivísticos, abaixo:
rte u.c
ve Fd
on D
C .P
F w
Vamos agora entender o que compete ao órgão central do SIGA, o Arquivo Nacional:
h
III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos
às atividades de gestão de documentos, independentemente do suporte da informação ou
da natureza dos documentos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
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Ricardo Campanario
Aula 04
V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos
setoriais e seccionais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Veja que cabe ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, a elaboração e disseminação de
normas, além da gestão sobre as rotinas de trabalho (que derivam das normas) e a capacitação e
aperfeiçoamento dos servidores dos sistemas envolvidos no processo.
ria /
r T om
Apenas para que você leia e não vá para a prova sem sequer ter olhado esse conteúdo, veja abaixo
l
agora as competências dos órgãos setoriais do SIGA, que são as unidades responsáveis pela coordenação
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes:
rte u.c
I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu
ve Fd
âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº
10.148, de 2019)
on D
C .P
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo
a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante
atualização.
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Aula 04
Veja que cabe aos órgãos setoriais do SIGA a elaboração e aplicação dos planos de classificação e da
tabela de temporalidade. Estes são os mais importantes instrumentos de gestão documental que acabamos
de estudar.
Por último, nesse processo de conhecimento mais profundo do SIGA, vale saber que o Decreto
10.148/2019 cria uma comissão de coordenação do SIGA composta por:
ria /
r T om
Esta comissão tem as seguintes competências de acordo com o Decreto 10.148/2019:
l
I - propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos,
rte u.c
no âmbito da administração pública federal;
ve Fd
II - orientar os órgãos integrantes do Siga quanto às modificações necessárias ao
aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos;
on D
C .P
III - monitorar a aplicação das normas e seus resultados, com vistas à modernização e ao
aprimoramento do Siga;
F w
w
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Aula 04
Acabamos de estudar em relação ao SIGA que seu órgão central é o Arquivo Nacional. Veja o que diz o inciso
I do artigo 3o do Decreto 4.915/2003:
Art. 3o - Integram o SIGA:
ria /
r T om
I - como órgão central, o Arquivo Nacional.
l
Dessa forma, a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão.
rte u.c
Não confunda!
ve Fd
Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional.
SINAR -> Conarq é órgão central.
on D
NÍVEL MÍNIMO
PD
Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de
documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.
NIVEL INTERMEDIÁRIO
O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a
adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários,
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
NÍVEL MÁXIMO
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Ricardo Campanario
Aula 04
O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário),
complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de
máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
ria /
r T om
a) nível mínimo (espaço físico adequado à guarda de documentos); nível mínimo ampliado (comissão
l
permanente de avaliação de documentos); nível intermediário (tabela de temporalidade e destinação de
rte u.c
documentos); nível máxima (implantação de política arquivística de documentos).
b) nível mínimo (identificação da massa documental acumulada); nível mínimo ampliado (eliminação
ve Fd
criteriosa de documentos); nível intermediário (um ou mais arquivos intermediários); nível máximo
(implantação de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos).
on D
c) nível mínimo (diagnóstico preliminar da produção documental); nível mínimo ampliado (plano de
C .P
d) nível mínimo (sistema informatizado de protocolo); nível mínimo ampliado (sistema de gerenciamento
PD w
e) nível mínimo (programa de retenção e eliminação de documentos); nível mínimo ampliado (um ou mais
centros de arquivamento intermediário); nível intermediário (implantação de sistemas de arquivo); nível
h
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Aula 04
ria /
r T om
A alternativa B por sua vez traz a definição de nível mínimo ampliado, com a existência de arquivos
l
intermediários.
rte u.c
Na letra C o examinador lista características do nível intermediário, como programas básicos de elaboração
e gestão de formulários e correspondência.
ve Fd
Na alternativa D a definição já atinge o nível máximo da aplicação de programas de gestão de documentos,
com a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.
on D
C .P
F w
w
PD w
u ://
Fd ttp
h
PD
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Aula 04
Como nas demais aulas, vamos agora mais uma vez ao Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística estudar mais alguns termos e suas definições literais.
Lembro sempre que essa é uma tarefa imprescindível do estudante de Arquivologia. As bancas
cobram com frequência o conhecimento literal de certas definições e, o único jeito de matar essas questões,
é estudando o dicionário.
Toda aula estudamos parte dele, sempre relacionada ao que acabamos de ver em aula.
ria /
r T om
l
rte u.c
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
ve Fd
Para este termo o DBTA não traz definição específica, apenas refere-se à gestão de documentos,
ou seja, os consideram sinônimos. Importante saber isso para a prova!
on D
C .P
ARQUIVO CORRENTE
F w
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
w
Junto com o arquivo intermediário é o local onde ocorre todo o processo de gestão de
u ://
documentos. Nunca se esqueça que é um local de consultas frequentes e que acumula de forma
Fd ttp
AVALIAÇÃO
PD
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.
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Aula 04
CLASSIFICAÇÃO
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
A Classificação tem várias definições no DBTA. Essa é a que particularmente nos interessa nesse
momento. É mais uma das atividades da gestão de documentos ao lado da avaliação, seleção e
destinação.
ria /
r T om
Neste momento do curso, classificação é, na prática, a identificação do documento com base no
l
seu assunto principal e a atribuição a ele de um código, que permitirá que seja feita a avaliação,
seleção e destinação, que são as próximas atividades da gestão de documentos.
rte u.c
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO ve Fd
Código derivado de um plano de classificação.
on D
C .P
É o código que é atribuído ao documento, após identificado o seu assunto e sua correspondência
no plano de classificação adotado.
F w
w
Vimos no Decreto 4.915/2003, que normatiza o SIGA, uma referência concreta a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, comissão mista, responsável, entre outras coisas, por
elaborar e aplicar a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Veja o inciso V do artigo 5o do Decreto que diz que "Compete aos órgãos setoriais" do SIGA:
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Aula 04
O Decreto 4.073/2002 em seu artigo 18, por sua vez, define as Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos. Vejamos:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
DESCARTE
ria /
r T om
Importante conhecer o termo pois, pelo próprio DBTA é equiparável à eliminação. Portanto, se o
l
examinador se referir a descarte, entenda que está falando do que chamamos de eliminação até
aqui.
rte u.c
DESTINAÇÃO ve Fd
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda
on D
seleção. Note que a destinação ocorre com base na avaliação e completa-se com a seleção que
w
propriamente separa os documentos elimináveis dos de valor secundário e que, portanto, devem
PD w
ser preservados.
u ://
ELIMINAÇÃO
Fd ttp
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também
h
Vimos acima que o termo eliminação é equiparável a descarte e aqui vemos que é também
PD
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Bem, essa é a definição que mais tratamos em aula. Note que é basicamente a mesma prevista
na Lei 8.159/1991 e cita o "conjunto de procedimentos e operações", as fases "corrente e
intermediária" e a sua "eliminação ou recolhimento".
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
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Aula 04
PLANO DE DESTINAÇÃO
ria /
r T om
l
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
rte u.c
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor
permanente deverão ser eliminados.
ve Fd
Estudaremos esse tema mais a fundo, mas, por enquanto, fundamental saber que o prazo de
on D
eliminação vem indicado na tabela de temporalidade, deixando claro após que período o
C .P
PRAZO DE GUARDA
w
PD w
deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.
Fd ttp
h
Também entraremos mais a fundo nesse tema adiante, mas importante saber que o prazo de
guarda indica após que momento a decisão sobre a destinação é, de fato, implementada, levando
o documento à eliminação ou ao recolhimento para custódia permanente. Baseia-se na legislação
PD
PROCESSAMENTO TÉCNICO
Termo que designa grupo de atividades que abrange boa parte do processo de gestão de
documentos.
PROTOCOLO
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Ricardo Campanario
Aula 04
O Protocolo será o principal tema de nossa próxima aula. Agrupa uma lista de atividades que
fazem parte do arquivo corrente e do processo de gestão de documentos. Nunca se esqueça: o
Protocolo faz parte do Arquivo Corrente (primeira idade), porém faz parte da segunda fase do
processo de gestão de documentos, a Utilização!
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
ria /
r T om
l
Identificação ou localização da informação desejada.
rte u.c
Lembre-se que esse é sempre um dos maiores, senão o maior objetivo, do processo de gestão de
documentos: garantir o acesso e a localização, de maneira simples e rápida, da informação certa,
ve Fd
para a pessoa certa na hora certa.
on D
SELEÇÃO
C .P
A seleção é a última das atividades de gestão de documentos. É a separação dos documentos que
u ://
devem ser eliminados daqueles que serão custodiados de forma definitiva em função de seu valor
secundário.
Fd ttp
Note que, como ocorre por último, depende de uma classificação correta, que propiciará a
h
avaliação adequada do documento e a realização da seleção com base na sua destinação final.
Veja que nesta definição o DBTA traz alguns dos principais objetivos da gestão de documentos,
ou seja, a eficiência (redução de custos, racionalização, agilidade) e a eficácia (acesso e liberação
da informação quando requisitada).
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições
de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
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Aula 04
ria /
r T om
l
rte u.c
ve Fd
on D
C .P
F w
w
PD w
u ://
Fd ttp
h
PD
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Aula 04
QUESTÕES COMENTADAS
ria /
r T om
a) Programa de gestão de documentos.
l
b) Diagnóstico da situação arquivística.
rte u.c
c) Políticas de patrimônio.
d) Políticas de aquisição de mobiliário.
ve Fd
e) Gestão de riscos.
on D
C .P
Comentários:
F w
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O programa de gestão de documentos faz parte de
w
um sistema de arquivos.
PD w
Veja que a resolução nº 27/2008 do CONARQ prevê em seu art. 5º que “Pela lei específica de arquivos,
u ://
referida no caput do art. 1º, a ser editada pelo Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e
Fd ttp
dos municípios, deverá ser criado um sistema de arquivos que contemple programa de gestão de
documentos de arquivo (...)”
h
A alternativa B está incorreta. O diagnóstico da situação arquivística é uma ferramenta prévia na elaboração
de políticas públicas de arquivo ou mesmo de planos de melhorias, como já vimos anteriormente. Não pode
PD
A alternativa C está incorreta. Política de patrimônio também não é considerada um elemento formador de
um sistema de arquivos.
A alternativa E está incorreta. Por último, gestão de riscos tampouco pode ser considerada um elemento
formador de um sistema de arquivos.
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Aula 04
b) compõe-se de quatro fases básicas e obrigatórias que incluem a produção, utilização, indexação e
destinação que devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas em comum.
c) restringe-se à avaliação e destinação desenvolvidas mediante a análise da utilização e identificação dos
prazos previstos por lei para guarda permanente, eliminação segura ou digitalização.
d) assume em relação à produção de documentos, papel regulador visando garantir a criação, duplicação e
emissão de diversas vias para todos os departamentos produtores e receptores.
e) inclui as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição,
organização e arquivamento em fase permanente.
Comentários:
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a banca traz exatamente a definição de
ria /
r T om
gestão de documentos prevista na Lei 8.159/1991. Vejamos o artigo 3o da Lei: Art. 3º - Considera-se gestão
l
de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
rte u.c
para guarda permanente.
ve Fd
A alternativa B está incorreta. Como já vimos, a gestão de documentos é composta de 3 fases (produção,
utilização e destinação) e não 4, conforme relata a alternativa.
on D
C .P
A alternativa C está incorreta. A alternativa fala apenas da última fase de gestão de documentos, a
destinação / avaliação. Ignora as fases de produção e utilização.
F w
w
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador subverte o significado da fase de produção, que deixa de
PD w
ser um elemento que racionaliza e controla a produção e passa a ser um polo de produção e duplicação de
u ://
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca lista diversas atividades de Protocolo. Veremos isso na próxima
aula, mas, de qualquer forma, o protocolo é parte da fase de utilização. Além disso a banca aqui mais uma
h
um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de
arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:
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Aula 04
Comentários:
A alternativa B está incorreta. A garantia da disponibilidade da informação correta, no tempo certo, para a
pessoa certa é outra função da gestão de documentos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A disponibilização dos documentos, embora deva ser
ria /
feita de forma ágil e no momento em que é solicitada, não pode ser feita de maneira indiscriminada "a quem
r T om
deles necessitar". É necessário observar as regras de sigilo e de adequação na liberação das informações para
l
o solicitante. Dessa forma a afirmativa é incorreta e a alternativa, correta.
rte u.c
A alternativa E está incorreta. Sim. Acesso e a preservação correta dos documentos são duas das principais
ve Fd
funções da gestão de documentos.
on D
4. (VUNESP/IPREMM/Auxiliar de Escrita/2019) Gestão Documental é um conjunto de normas,
C .P
b) a disseminação de informações.
u ://
c) a propagação de dados.
Fd ttp
d) o controle de informações.
h
e) a especificação de dados.
Comentários:
PD
A alternativa A está incorreta. A gestão de documentos não tem o objetivo de aumentar substancialmente
o volume de informações disponibilizadas. Ao contrário, seu perfil vai na direção de racionalizar a produção
de documentos, restringindo a criação apenas ao necessário de acordo com as atividades da organização.
A alternativa B está incorreta. A disseminação não é uma das fases da gestão de documentos, acontecendo,
especialmente, na terceira idade documental.
A alternativa C está incorreta. A propagação de dados também não é uma das fases da gestão de
documentos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O controle de informações faz parte da gestão de
documentos. Seja no caráter racional de sua produção ou mesmo na imposição de um processo de eficiência
e transparência que permite à organização implantar processo eficiente de governança e controle de sua
gestão documental.
1149357
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Aula 04
A alternativa E está incorreta. A especificação de dados também não pode ser considerada uma das fases ou
atividades do processo de gestão de documentos.
ria /
e) recuperação da informação.
r T om
l
Comentários:
rte u.c
A alternativa A está incorreta. O arquivamento eletrônico de documentos não corresponde a definição
trazida pela banca, que se aplica a gestão de documentos. Segundo o DBTA, armazenamento de dados deve
ve Fd
ser definido como a "guarda de documentos e informações em meio eletrônico".
on D
A alternativa B está incorreta. Esta também não é a definição de arquivos, como já estudamos intensamente
C .P
nas primeiras aulas do curso. Relembre a definição do DBTA: "conjunto de documentos produzidos e
F w
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte".
w
PD w
A alternativa C está incorreta. Vamos novamente ao DBTA. Arranjo: "sequência de operações intelectuais e
u ://
físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecido". Classificação: "organização dos documentos de um arquivo ou coleção,
Fd ttp
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Definições clássicas de gestão de documentos. Note
que o examinador traz parte da definição de gestão de documentos: "conjunto de procedimentos e
PD
A alternativa E está incorreta. Por último, a recuperação da informação é, segundo o mesmo DBTA: a
"identificação ou localização da informação desejada", não correspondendo à definição trazida pelo
enunciado.
I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e
conservação dos mesmos.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da
corporação que se encontravam desorganizadas.
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Aula 04
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração,
manutenção e destinação dos documentos.
Comentários:
ria /
r T om
l
Assim como na questão anterior, antes de avaliarmos as alternativas vamos cuidar de cada uma das
assertivas trazidas pela banca, sob o ponto de vista da gestão de documentos:
rte u.c
I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e
ve Fd
conservação dos mesmos - Sim. A gestão de documentos tem como um de seus objetivos facilitar a
localização e garantir a preservação dos documentos submetidos ao seu processo.
on D
C .P
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação
que se encontravam desorganizadas - Também está correto. Em linhas gerais a gestão de documentos
F w
tem mesmo o objetivo de trazer organização, eficiência e eficácia a processos documentais que se
w
encontravam desorganizados.
PD w
u ://
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e
destinação dos documentos - Correto. Embora não sejam definições ou citações literais, não dá para
Fd ttp
negar que a técnica de gestão de documentos prioriza a organização de todo o processo ao longo do ciclo
de vida do documento, passando por sua administração, manutenção e destinação.
h
Portanto, as três assertivas estão corretas. A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
PD
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e
técnico.
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja
consultada por terceiros.
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.
IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.
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Comentários:
De novo, vamos a avaliação de cada uma das assertivas do examinador antes de avaliar as alternativas, agora
sob o ponto de vista das finalidades da gestão de documentos:
I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico
- Sim. Uma das fases da gestão de documentos é justamente a destinação, que consiste em definir se o
ria /
r T om
documento deve ser eliminado (quando perdeu seu valor primário) ou guardado de forma permanente
l
(quando apresenta valor secundário).
rte u.c
II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada
por terceiros - Não está correta. Embora seja esperado da gestão documental o uso adequado e racional
ve Fd
das ferramentas disponíveis, não é razoável imaginar que a informação arquivística não deva ser
disponibilizada para terceiros. É exatamente o contrário, ou seja, a gestão documental busca a divulgação
on D
III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural - Sim. Esta é
F w
documental.
Fd ttp
Desta forma temos I (V), II (F), III (V) e IV (V). A alternativa A está correta e é o gabarito da questão.
h
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Aula 04
Comentários:
Vamos a análise das assertivas trazidas pela banca, levando em conta as características da fase de produção
documental, dentro do processo de gestão de documentos:
II. Geração de documentos, visando evitar a criação ou reprodução de documentos desnecessários - Está
ria /
r T om
correto. A produção documental tem como característica a sua racionalidade, ou seja, a inibição da criação
l
de documentos desnecessários.
rte u.c
III. Avaliação de documentos acumulados nos arquivos de forma a estabelecer seus prazos de guarda ou
eliminação - Errado. A avaliação e destinação de documentos é outra fase do processo de gestão de
ve Fd
documentos e não se confunde com a fase de criação/produção de documentos.
on D
Assim, apenas as assertivas II e IV estão corretas. A alternativa D está correta e é o gabarito da questão.
w
PD w
que se segue.
Plano de destinação é a denominação do instrumento utilizado na classificação de documentos no
Fd ttp
arquivo corrente.
h
a) Certo
b) Errado
PD
Comentários:
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ria /
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
r T om
l
Comentários:
rte u.c
A alternativa A está incorreta. A relação é exatamente a inversa. Classificação Funcional - de acordo com a
ve Fd
atividade e Classificação Estrutural - de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação.
on D
A alternativa B está incorreta. Esta é a função do Plano de Classificação e não da Tabela de Temporalidade.
C .P
A alternativa C está incorreta. O Plano de Classificação leva em conta a hierarquia funcional e as atividades
F w
A alternativa D está incorreta. A Tabela de Temporalidade autoriza sim a eliminação de documentos, porém
u ://
não precede e nem orienta o Plano de Classificação. Na realidade, é o plano de classificação que precede e
Fd ttp
fornece subsídios (orienta) a elaboração da tabela de temporalidade. Esse é o erro da alternativa. Elabora-
se primeiro o plano, e depois a tabela.
h
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essa é uma perfeita definição de Tabela de
Temporalidade de documentos: "instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por
PD
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental".
a) Certo
b) Errado
Comentários:
1149357
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deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também chamado de período de retenção ou prazo de retenção”.
Segundo Ieda Bernardes e Hilda Delatorre, o prazo de prescrição é o "intervalo de tempo durante o qual
pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de
guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em
conformidade com a legislação vigente".
Por fim, segundo as mesmas autoras, o prazo de precaução pode ser definido como o "intervalo de tempo
durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda
permanente".
ria /
r T om
a) distribuição.
l
b) destinação.
rte u.c
c) recepção.
d) utilização.
ve Fd
e) produção.
on D
C .P
Comentários:
F w
A alternativa A está incorreta. A distribuição não é considerada uma etapa ou fase da gestão de documentos.
w
PD w
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A fase da destinação é justamente aquela na qual,
u ://
com base na tabela de temporalidade, o profissional toma a decisão em relação ao arquivamento definitivo
do documento ou a sua eliminação.
Fd ttp
A alternativa C está incorreta. A recepção também não é considerada uma etapa ou fase da gestão de
h
documentos.
A alternativa D está incorreta. Durante a fase de utilização ocorre a tramitação e guarda dos documentos
PD
dos arquivos correntes e intermediários, além da gestão desses arquivos por meio da atividade de protocolo
e implantação de sistemas de arquivo.
A alternativa E está incorreta. Na fase da produção ocorre a criação dos documentos conforme as atividades
organizacionais, devendo haver coordenação e controle sobre a produção, uma vez que o acúmulo ou
produção de documentos desnecessários representa custo.
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Aula 04
Comentários:
A questão trata da literalidade da definição aplicada a gestão de documentos de acordo com a Lei
ria /
8.159/1991. Já vemos que a lei traz a seguinte definição: "Considera-se gestão de documentos o conjunto
r T om
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
l
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
rte u.c
permanente".
ve Fd
A alternativa A está incorreta. Atenção, pois, a banca insere no universo de atuação da gestão de
documentos a terceira idade documental, ou os documentos em fase permanente! Isso está errado. Gestão
on D
de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária. Não esqueça, pois, isso despenca em
prova!
C .P
F w
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Com base na definição acima, a alternativa contem
w
A alternativa C está incorreta. Nesta alternativa o examinador traz apenas a competência de preservação
u ://
A alternativa D está incorreta. Na mesma linha. Restringe a ação de gestão de documentos a alegada
h
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Tal competência cabe sim a uma equipe técnica, mas, de acordo com a
legislação vigente, esta equipe tem composição e nome definidos em normas. Há alternativa que endereça
a questão de modo bastante mais apropriado.
1149357
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A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 18 do Decreto 4.073/2002,
"Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de
avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação
e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor". É disso que o examinador
está falando. No Estado de São Paulo (a prova foi aplicada em Piracicaba-SP), a Comissão em referência é
denominada CADA por legislação específica, ou Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivos.
A alternativa C está incorreta. O SIC não tem relação com a questão colocada pela banca.
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador usa o nome correto atribuído pela legislação (embora em
São Paulo seja CADA), mas, ao seu final, equivoca-se e traz o termo "Sigilosos". Não há esta restrição de
escopo aos documentos tratados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (ou CADAs em
ria /
São Paulo).
r T om
l
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca traz nome aleatório de comissão, apenas tentando confundir o
rte u.c
candidato. Não caia nessa!
ve Fd
15. (IDECAN/UNIVASF/Assistente em Administração/2019) Considera-se o plano de classificação de
documentos o instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer
on D
documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração Pública no exercício
C .P
a) pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
w
b) pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
PD w
d) pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema.
Fd ttp
Comentários:
PD
A alternativa A está incorreta. Não é isso. O Plano de Classificação não tem como norte atividades meio ou
mesmo a repetição de informações sobre documentos e grupos funcionais. Está sim relacionado as funções
da instituição ou a sua estrutura.
A alternativa B está incorreta. O Plano de Classificação tem relação com as atividades exercidas pela
instituição da qual faz parte e não com as atividades exercidas pelo Estado, de forma genérica.
A alternativa C está incorreta. O examinador esbarra em termos aplicáveis a Plano de Classificação como
"atividades" e "função", mas a definição apresentada não faz sentido e não representa o que é o Plano de
Classificação.
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Veja a definição encontrada no DBTA: "Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes".
A alternativa E está incorreta. O Plano pode até se basear na estrutura da organização, mas a definição
apresentada novamente não faz sentido quando analisada na íntegra.
a) O SIGA tem por finalidade integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram.
b) O Diretor-Geral do Arquivo Nacional deve compor a Comissão de Coordenação do SIGA como presidente.
ria /
r T om
c) Integram o SIGA: I - como órgão central, o Conselho Nacional de Arquivos; II - como órgãos setoriais, as
l
unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios
rte u.c
e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes. ve Fd
d) Compete ao Órgão Central do SIGA orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades
e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais.
on D
e) Compete aos Órgãos Setoriais do SIGA implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
C .P
Comentários:
w
PD w
A alternativa A está incorreta. Esta é uma das finalidades do SIGA, prevista no artigo 2o do Decreto 4.915 de
Fd ttp
2003. Vejamos: "integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos
h
A alternativa B está incorreta. De acordo com o mesmo Decreto em seu artigo 7o, comporá a Comissão de
PD
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 3o do Decreto, veja a
composição correta do SIGA: “como órgão central, o Arquivo Nacional; como órgãos setoriais, as unidades
responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e
órgãos equivalentes e como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes”.
A alternativa D está incorreta. Ainda de acordo com o Decreto 4.915/03 em seu artigo 4o, compete ao órgão
central do SIGA "orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho
relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais".
A alternativa E está incorreta. Por fim, e de acordo com o Decreto em referência, compete aos órgãos
setoriais do SIGA "implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em
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seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidência da República".
Há, de acordo com a UNESCO, quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos:
o nível mínimo, o mínimo ampliado, o intermediário e o máximo. O nível intermediário
complementa o nível mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento
intermediário.
ria /
r T om
a) Certo
l
==1189ad==
rte u.c
b) Errado
Comentários: ve Fd
A afirmativa está ERRADA.
on D
O nível intermediário, na verdade, compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como
C .P
Quem complementa o nível mínimo é o nível mínimo ampliado: "complementa o mínimo, com a existência
PD w
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c) 4 – 1 – 3 – 2
d) 4 – 2 – 3 – 1
e) 2 – 3 – 4 – 1.
Comentários:
ria /
r T om
temos a definição do nível mínimo ampliado, ou 2.
l
Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de
rte u.c
recursos da automação - definição do nível máximo. Número 4.
Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e
ve Fd
procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente - esta
é a definição de nível mínimo, ou seja, 1.
on D
C .P
a) Garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o
h
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais.
b) Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal.
PD
Comentários:
A alternativa A está incorreta. Este é exatamente o inciso I do artigo 2o do Decreto 4.915/2003, que dispõe
sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal e lista suas
finalidades.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Aqui há um problema. De acordo com o inciso III, cabe
ao SIGA disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo e não ao tratamento e à organização
de documentos de guarda permanente.
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a) protocolo.
b) simulação.
ria /
c) aquisição.
r T om
l
d) requisição.
rte u.c
e) esclarecimento.
Comentários:
ve Fd
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O Protocolo é a unidade responsável por todas as
on D
operações que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes. Embora esteja diretamente
C .P
relacionado ao arquivo corrente (de primeira idade), faz parte da 2a fase do processo de gestão de
F w
A alternativa B está incorreta. Simulação não é um componente importante deste conjunto de atividades do
PD w
arquivo corrente.
u ://
A alternativa C está incorreta. A aquisição também não é um componente importante deste conjunto de
Fd ttp
atividades do arquivo corrente e pode ocorrer em qualquer uma das 3 idades do ciclo de vida documental.
h
A alternativa D está incorreta. Requisição não é um componente importante deste conjunto de atividades
do arquivo corrente.
PD
A alternativa E está incorreta. Por fim, esclarecimento também não é um componente importante deste
conjunto de atividades do arquivo corrente.
a) Certo
b) Errado
Comentários:
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O protocolo e suas atividades tipicamente se iniciam e se encerram nos arquivos correntes (primeira idade
ou segunda fase da gestão de documentos: utilização).
ria /
r T om
l
rte u.c
ve Fd
on D
C .P
F w
w
PD w
u ://
Fd ttp
h
PD
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GABARITO
1. A
2. A
3. D
ria /
r T om
4. D
l
5. D
6. D
rte u.c
7. A
8. D ve Fd
9. ERRADA
10. E
on D
11. ERRADA
C .P
12. B
13. B
F w
14. B
w
15. D
PD w
16. C
u ://
17. ERRADA
18. B
Fd ttp
19. C
20. A
h
21. CORRETA
PD
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RESUMO
Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Objetivos:
ria /
Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor.
r T om
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis.
l
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
rte u.c
Fases:
ve Fd
• Produção (1a fase): criação racional de documentos sempre de acordo com as atividades
on D
naturais de um órgão ou setor da instituição. Evita a criação de documentos desnecessários.
• Utilização (2a fase): fluxo do documento enquanto está cumprindo a sua função
C .P
administrativa. Inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação. Ou seja,
F w
atividade de Protocolo.
• Destinação / Avaliação (3a fase): análise e avaliação dos documentos com o objetivo de
PD w
estabelecer os seus prazos de guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser
u ://
complexa das 3.
h
Atividades:
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. Ocorre no protocolo.
Divide-se em estudo e codificação e, de acordo com Schellenberg, possui 3 métodos:
o Funcional - representa a lógica das funções, das subfunções e atividades do organismo
produtor.
o Organizacional - representa os vários níveis de segmentação interna do organismo
produtor.
o Assunto - método raro, de pouca aplicação. Costuma ser aplicado a documentos
específicos como os que não derivam da ação governamental e não estão vinculados
a atividade da organização.
• Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
• Seleção e Destinação: A seleção é a separação dos documentos de valor permanente
daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos
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Instrumentos:
ria /
Programas e Sistemas de Gestão de Documentos:
r T om
l
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de
rte u.c
documentos.
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser
ve Fd
alvo de intervenção.
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os
on D
problemas/questões.
C .P
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s).
F w
w
•
u ://
• Disseminar normas.
• Racionalizar a produção da documentação.
h
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PD
h
Fd ttp
u ://
PD w
w
F w
C .P
on D
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l