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GESTÃO DOCUMENTAL
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO - UEMA

Reitor Professores Conteudistas

Gustavo Pereira da Costa Bruno Braga Fernandes
Cristiane de Jesus Pereira Gaspar
Vice-Reitor Marcos Vinícius dos Santos
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Pró-Reitora de Graduação Designer de Linguagem

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Cristiane Costa Peixoto – Nayana Gatinho da Silva
Coord. Administrativa
Danielle Martins Leite Fernandes Lima -
Coord. Pedagógica

Gaspar, Cristiane de Jesus Pereira

Gestão Documental [ebook]. / Cristiane de Jesus Pereira Gaspar

(org.) et al. – São Luís: UEMAnet, 2022.

56 f.

ISBN:

1.Arquivo. 2.Gestão documental. 3.Sistemas de informações. I.

Fernandes, Bruno Braga. II.Santos, Marcos Vinícius dos. III.Santos
Neto, Ricardo da Silva.

CDU: 658.012
SUMÁRIO

APRESENTAÇ ÃO 04

MÓDULO 1 - PRINCIPAIS CONCEITOS 05

1.1 Afinal, o que é Gestão de documentos? 05
RESUMO 08
REFERÊNCIAS 09

MÓDULO 2 - C AR ACTERÍSTIC AS DOS DOCUMENTOS 10

2.1 Valor do documento 11
2.2 Atributo 12
2.3 Espécie 13
2.4 Gênero 14
2.5 Natureza 15
RESUMO 15
REFERÊNCIAS 16

MÓDULO 3 - ESTÁGIOS DO DOCUMENTO 17

3.1 Fases da gestão documental 17
3.2 Teoria das Três Idades 18
3.3 Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade 20
RESUMO 24
REFERÊNCIAS 25

MÓDULO 4 - HIGIENIZAÇ ÃO, ACONDICIONAMENTO,

RESTAURAÇ ÃO E DIGITALIZAÇ ÃO DE DOCUMENTOS 26
4.1 Introdução 26
4.2 Higienização 27
4.3 Acondicionamento 31
4.4 Restauração 33
4.5 Digitalização 40
RESUMO 43
REFERÊNCIAS 44

MÓDULO 5 - LOGÍSTIC A E SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE

DOCUMENTOS 46
5.1 Mas, afinal, o que é logística? 46
5.2 Mas, como ocorreu o surgimento da logística? 47
RESUMO 53
REFERÊNCIAS 54
 APRESENTAÇÃO

Caro (a) cursista!

Seja bem-vindo(a) ao curso de Gestão Documental. Este visa levá-lo a compreen-

der, de forma significativa e prática, o correto manuseio de documentos para aplicação
em suas rotinas administrativas, por meio do uso do conhecimento geral e amplo so-
bre o histórico e os principais conceitos. Além disso, as características, estágios, avalia-
ção, destinação e armazenamento destes materiais.

O correto gerenciamento de documentos depende do domínio de técnicas in-

dispensáveis ao trato com as informações contidas nos mais diversos suportes. Nesse

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sentido, o conhecimento acerca dos princípios da gestão documental são fundamen-
tais aos mais diversos expedientes como forma de garantir a eficiência e eficácia das
rotinas administrativas, bem como o respeito às leis que regem os processos de cria-
ção, uso e guarda desses materiais.

Este curso está dividido em cinco módulos que abordam importantes questões
sobre a gestão documental. São eles:

O módulo 1 apresenta os principais conceitos englobados por esta área e a

legislação que normatizam suas práticas.

O módulo 2 elenca e explica as características dos documentos, ou seja, o que faz

de cada documento uma peça única.

O módulo 3 engloba a Teoria das Três Idades documentais e a relação desta com
os planos de classificação, tabelas de temporalidade, guarda e destinação final.

O módulo 4 apresenta as principais técnicas e os cuidados relacionados aos pro-

cessos de higienização, acondicionamento, restauração e digitalização.

O módulo 5 destaca como a logística pode ser empregada na gestão documental.

Esperamos que você tenha um bom panorama do que é gestão documental e

como as técnicas e os métodos empregados são indispensáveis a práticas responsá-
veis e assertivas.

Bons estudos!

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 MÓDULO 01
PRINCIPAIS CONCEITOS

Objetivos Específicos:

• Compreender os processos que regem a gestão de documentos;

• Identificar a qualidade nos processos de gestão de documentos;

• Descrever as normas de padronização.

Caro cursista, atualmente estamos na era da informação. O quantitativo eleva-

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do e a variedades de documentos que são produzidos é massivo tanto nas organiza-
ções públicas como nas privadas. Compreender os processos que regem a gestão de
documentos é fundamental para que as organizações tenham o acesso à informação
de maneira rápida e assertiva. Ao longo deste curso, irá ser evidenciado os principais
conceitos e metodologias de gerenciamento, controle, arquivamento, eliminação, leis
e normas internacionais de padronizações, como a International Organization for Stan-
dardization (ISO) 9001 e 14001.

1.1 Afinal, o que é Gestão de documentos?

Devido ao volume de documentos produzidos pelas organizações públicas ou

privadas, foi estabelecido um método que visa à avaliação, à seleção e à eliminação
de documentos em arquivos. Com isso, surgiu o termo “gestão de documentos”, tendo
como o objetivo a economia e eficiência em diferentes processos, da produção à des-
tinação final de documentos.

De acordo com a Lei Federal nº8.159, a gestão de documentos é “o conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991).

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1.1.1 A qualidade nos processos de gestão de documentos
Sempre que se fala em percepção de qualidade, normalmente se remete a
produtos. Entretanto, é preciso perceber a diferença que essa condição pode fazer no
mercado dos serviços, em especial, na gestão de documentos arquivísticos.

De acordo com Campos (2014), um produto ou serviço de qualidade é o que

corresponde aos requisitos de confiança, acessibilidade, segurança, e ser entregue no
tempo certo e de acordo com as especificações do cliente. Para Juran (1992), o con-
ceito de qualidade em serviços é a técnica de solucionar um determinado problema
de forma satisfatória para as necessidades da organização.

Normas de padronização
A International Organization for Standardization (ISO) traduzindo para o por-
tuguês, Organização Internacional de Padronização, é a responsável pelas normas de
padronização em todo o mundo. Trata-se de uma organização internacional com sede
em Genebra, fundada em 1946, que objetiva o desenvolvimento de normas técnicas
para aplicação mundial, possuindo grande representatividade no estabelecimento de
padrões internacionais para a gestão (CORREIA; MELO; MEDEIROS, 2006; GALBINSKI,
2008).

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A norma ISO 9001 é um padrão certificável de qualidade que foca principal-
mente a obtenção de processos eficazes e clientes satisfeitos. Este padrão é aplicável
a todas as organizações, públicas ou privadas que ofertam produtos ou serviços, inde-
pendente do seu tamanho. Esta norma estabelece processos estruturados e organi-
zados, tornando-se a base fundamental para o avanço da qualidade e, consequente-
mente, da gestão documental (DOUGLAS; COLEMAN; ODDY, 2003).

A ISO 9001:2015, por meio de sua seção 7.5 (informação documentada), evi-
dencia recomendações quanto à criação e controle dos documentos visando asse-
gurar a eficácia e eficiência da gestão de documentos resultantes de um sistema de
gestão da qualidade. Vejamos quais itens são requeridos na informação documentada
de acordo com a norma:

• Das Generalidades: o sistema de qualidade da organização deve conter

informação documentada.

A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qua-

lidade pode diferir de uma organização para outra devido a diversas questões, como:
ao porte, processo, atividade, produtos e serviços; complexidade de processos e suas
interações e competência de pessoas.

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 • Criando e atualizando a informação documentada: a organização deve
assegurar a documentação quanto à identificação e descrição (um título,
data, autor ou número). Assegurar quanto ao formato (como a linguagem,
a versão de software, os gráficos) e meio (como um papel ou documento
eletrônico).

• Controle da informação documentada: seja disponível e adequada para

utilização, onde e quando ela for importante; esteja protegida suficiente-
mente (por exemplo: contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou
perda de integridade).

• Controle da organização para a informação documentada: distribuição,

acesso, recuperação e uso; armazenamento e preservação; controle, reten-
ção e disposição.

O sistema de gestão ambiental a partir da norma ISO 14001 tem como finali-
dade, para a gestão de documentos, orientar as organizações em relação à exclusão

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destes documentos com consciência ao meio ambiente, a partir da separação, or-
ganização, monitoramento e controle, optando-se pelo processo de reciclagem dos
resíduos.

Para os autores Melnyk; Sroufe; Calantone (2002), o propósito dos sistemas de

gestão ambiental pode ser sintetizado como uma possibilidade de desenvolver, imple-
mentar, organizar, coordenar e monitorar as atividades organizacionais relacionadas
ao meio ambiente visando à conformidade e redução de resíduos.

Segundo os autores Chan & Wong (2006), além de contribuir com a responsa-
bilidade social e com o cumprimento da legislação, estes sistemas possibilitam identi-
ficar oportunidades de redução do uso de materiais e energia e melhorar a eficiência
dos processos.

A partir disto, a interação entre os aspectos teórico, metodológico, legal e

prático é essencial para um projeto de gestão documental eficiente e que venha a se
aperfeiçoar a partir da adoção tecnológica típica de um sistema de gestão da qualida-
de. Um exemplo do aspecto teórico é a Teoria das Três Idades, relacionado com o ciclo
vital de um documento, popularmente conhecida no meio da gestão de documentos
como “fase corrente, intermediária e permanente”.

Um exemplo do aspecto metodológico é a construção do Plano de Classifi-

cação dos Documentos (PCD) responsável pela organização desse material em uma
estrutura hierárquica e a Tabela de Temporalidade (TTD) sendo o instrumento que de-
fine o prazo de guarda e destinação final destes documentos. Um exemplo do aspecto
legal, corresponde à compreensão do documento como meio essencial no sistema de
gestão documental.
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 O aspecto prático e a definição da política da gestão documental de uma or-
ganização que estão relacionados aos procedimentos de controle, higienização, acon-
dicionamento, restauração e eliminação dos documentos. A partir deste aspecto, um
documento pode ser localizado ou excluído de modo seguro, rápido, eficaz e no me-
nor tempo possível, quando e onde o solicitante desejar.

O aspecto essencial está relacionado aos fluxos documentais inerentes aos

processos de negócios e respectivas atividades que podem ser visualizadas por meio
da cadeia a seguir:

Figura 1- Fluxo Documental.

PROCESSO ATIVIDADE DOSSIÊ TIPOLOGIA

Fonte: Aganette, Teixeira e Almeida (2015).

Na Figura 1, o termo “processo” diz respeito ao fluxo de trabalho que contém

entradas e saídas bem definidas. Por “atividade”, entende-se a operação em si, ou
seja, a execução da tarefa constituinte do processo. Quanto ao termo “dossiê”, nesse
contexto, diz respeito ao conjunto de peças documentais sobre um assunto específico.

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A “tipologia” especifica cada tipo de documento, a menor parte do dossiê, via de regra
denominada “peça documental” (AGANETTE, TEIXEIRA e ALMEIDA, 2015).

A gestão documental não pretende atender apenas aos interesses imediatos

da organização, mas assegurar que os documentos indispensáveis à reconstituição
histórica da organização sejam preservados, garantindo o direito à memória e fins pro-
cessuais ou administrativos. Reconhecendo-se a importância estratégica do sistema
de gestão de documentos, em termos de simplificação e normalização de processos
e procedimentos de trabalho, é possível observar a importância da transversalidade
desses sistemas nas organizações (LEITÃO, 2010).

Por meio dos constructos teóricos, nos próximos módulos, serão evidenciadas
leis, politicas, normas, metodologias de gerenciamento, controle, arquivamento e elimi-
nação que possibilitam as organizações gerenciar e controlar todo volume documental.

RESUMO

Neste módulo, conhecemos os aspectos e características iniciais da gestão de

documentos, identificamos as qualidades relacionadas nos serviços documentais e os
requisitos e especificações para construção de um sistema de gestão de documentos
eficiente.

8
 REFERÊNCIAS

ABNT NBR ISO 9001:2008: Sistemas de gestão da qualidade - requisitos. Rio de

Janeiro, 2008. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS.

ASSOCIAÇÃO Brasileira De Normas Técnicas (2004), NBR ISO 14001 – Sistema de ges-
tão ambiental: especificação e diretrizes para uso. Rio de Janeiro: ABNT.

AGANETTE, E.C.; TEIXEIRA, L.M.D.; ALMEIDA, M.B. A prática arquivista e a gestão de

conteúdo organizacional: relato de experiência em empresa do setor energético.
Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, v.8, n.1, jan./jun. 2015.

BRASIL. Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de

GESTÃO DOCUMENTAL
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasí-
lia, 09 jan. 1991.

CAMPOS, V. Falconi. TQC: Controle da qualidade total (no estilo japonês). 9 ed. Nova
Lima, MG: Editora Falconi, 2014.

CORREIA, L. C. C.; MELO, M. A. N.; MEDEIROS, D. D. Modelo de diagnóstico e imple-

mentação de um sistema de gestão da qualidade: estudo de um caso. Produção, v.
16, n. 1, p. 111-125, 2006.

DOUGLAS, A.; COLEMAN, S.; ODDY, R. The case for ISO 9000. The TQM Magazine, v.
15, n. 5, p. 316-324, 2003.

HAN, E. S. W.; WONG, S. C. K. Motivations for ISO 14001 in the hotel industry. Tou-
rism Management, v. 27, n. 3, 2006.

JURAN, J.M.. A qualidade desde o projeto: Os novos passos para o planejamento da

qualidade em produtos e serviços. 3 ed. São Paulo: Ed. Pinoneira,1992.

MELNYK, S. A.; SROUFE, R. P.; CALANTONE, R. Assessing the impact of environmen-

tal management systems on corporate and environmental performance. Journal of
Operations Management, v. 21, n. 3.

LEITÃO, J. F. V. A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade: o município da Lou-

rinhã. 2010. 226 f. Dissertação (Mestrado em Ciências da Documentação e Informa-
ção) – Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, Lisboa, 2010. Disponível em: <
9
https://repositorio.ul.pt/> Acesso em: 10 jan. 2022.