UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA

CENTRO SOCIOECONÔMICO
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO

Victor Fernández Desiati

Otimização do processo editorial da revista científica RCA

Florianópolis

2023
Victor Fernández Desiati

Projeto de Trabalho de Curso apresentado à disciplina

CAD7305 como requisito parcial para a obtenção do
grau de Bacharel em Administração pela Universidade
Federal de Santa Catarina.
Enfoque: Monográfico - formato estendido
Área de concentração: Otimização de processos
Orientador: Prof. Dr. Leandro Dorneles dos Santos

Florianópolis

2023
Catalogação na fonte elaborada pela biblioteca da Universidade Federal de Santa
Catarina

Victor Fernández Desiati

 Otimização do processo editorial da revista científica RCA

Este Trabalho de Curso foi julgado adequado e aprovado na sua forma final pela
Coordenadoria Trabalho de Curso do Departamento de Ciências da Administração da
Universidade Federal de Santa Catarina.

Florianópolis, 08 de dezembro de 2023.

________________________
Prof. Ana Luiza Paraboni
Coordenador de Trabalho de Curso

Avaliadores:

________________________
Prof. Leandro Dorneles dos Santos, Dr.
Orientador
Universidade Federal de Santa Catarina

________________________
Prof.ª, Marcos Baptista Lopez Dalmau, Dr.ª
Avaliadora
Universidade Federal de Santa Catarina

________________________
Prof. Maurício Fernandes Pereira, Dr.
Avaliador
Universidade Federal de Santa Catarina
Dedico este trabalho a
pessoa que eu mais tenho
admiração no mundo,
meu pai e a pessoa que
mais me encanta, minha
mãe.
 AGRADECIMENTOS

Gostaria de agradecer a todos envolvidos na minha trajetória acadêmica,

primeiramente agradecer minha mãe Elizabeth Damaris Fernández Desiati e meu pai Fabio
Desiati, que foram essenciais para eu me tornar o que sou hoje como pessoa e pelos
ensinamentos valiosos a respeito da vida. Obrigado!
Gostaria de agradecer a todos Professores do curso de Administração, que sempre
estiveram presentes e solícitos durante todos desafios encontrados ao longo da minha
graduação, em especial ao meu Professor e Orientador Leandro Dorneles dos Santos por todo
suporte, atenção e cumplicidade durante a confecção do meu Trabalho de Conclusão de
Curso. Obrigado!
Gostaria de agradecer a Kelly Sganderla, consultora de inovação de processos da
Iprocess, por todo apoio, atenção e suporte à pesquisa, em especial a disponibilização de
acesso aos cursos de RPA.
Também gostaria de agradecer aos meus amigos que sempre estiveram do meu lado,
saibam que vocês são como família para mim. Obrigado!
Por fim, gostaria de destacar o orgulho que sinto, por ter mantido o foco e a
determinação nesta etapa da minha vida.
“Sempre faça tudo com muito amor e com muita fé em
Deus, que um dia você chega lá. De alguma maneira
você chega lá.”

(Ayrton Senna)
 RESUMO

As revistas científicas são o principal meio de divulgação da ciência, e nos últimos anos os
editores e os revisores estão enfrentando diversos problemas e dificuldades no processo
editorial, afetando a eficiência e qualidade das publicações. Com isso, a otimização de
processos se torna de extrema importância para a gestão das revistas científicas. Sendo assim,
esta pesquisa teve como objetivo sugerir a otimização dos processos da organização RCA,
com a finalidade de aumentar a eficiência do fluxo editorial. Em relação aos aspectos
metodológicos da pesquisa, foram realizadas as abordagens exploratória, descritiva,
bibliográfica, e também a utilização da técnica pesquisa-ação. Já a natureza dos dados obtidos
é qualitativa, e a coleta de dados deste presente trabalho foi realizada através de entrevistas
semi-estruturadas com a editora-chefe da organização, sendo os dados analisados por meio da
análise de conteúdo. A partir da pesquisa, do mapeamento de processos do fluxo editorial, foi
possível concluir que haviam oportunidades para a otimização de processos editoriais da
RCA, e com isso pode-se perceber a importância da implementação de um software de
automação (RPA), para aumentar a eficiência da gestão de periódicos da revista. E por fim,
foi possível desenvolver e propor um modelo de especificação funcional, para a organização
RCA.

Palavras-chave: Revistas científicas; Gestão de periódicos; Mapeamento de processos;

Otimização de processos; RPA.
 ABSTRACT

Scientific journals are the primary means of disseminating science, and in recent years,
editors and reviewers have been facing various problems and difficulties in the editorial
process, affecting the efficiency and quality of publications. Consequently, process
optimization becomes extremely important for managing scientific journals. Therefore, this
research aimed to suggest the optimisation of processes within the RCA organisation to
increase the efficiency of the editorial flow. Regarding the methodological aspects of the
research, exploratory, descriptive, bibliographical approaches were employed, along with the
use of action research techniques. The nature of the obtained data is qualitative, and data
collection for this current work was conducted through semi-structured interviews with the
chief editor of the organisation, with the data analysed using content analysis. Through the
research and mapping of the editorial flow processes, it was possible to conclude that there
were opportunities for optimising RCA's editorial processes. Consequently, the importance of
implementing automation software (RPA) to increase the efficiency of journal management
became evident. Finally, it was possible to develop and propose a functional specification
model for the RCA organisation.

Keywords:Scientific journals; Periodic Management; Process mapping; Process

optimization; RPA.
 SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 11
2 REVISÃO DE LITERATURA 13
2.1 MAPEAMENTO DE PROCESSOS 13
2.2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT 15
2.3 BUSINESS PROCESS MODEL OF NOTATION 18
2.4 RPA 20
3 MÉTODO 26
3.1 PESQUISA-AÇÃO 31
3.1.1 Fase exploratória 32
3.1.2 Problema de pesquisa 33
3.1.3 Definição dos objetivos 34
3.1.4 Coleta de dados 34
3.1.5 Plano de ação 34
3.1.6 Divulgação externa 34
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS 35
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA RCA 35
4.1.1 OPEN JOURNAL SYSTEM 36
4.2 MAPEAMENTO DO PROCESSO EDITORIAL ATUAL (BPMN) 37
4.3 HIERARQUIZAÇÃO E PRIORIZAÇÃO DAS TAREFAS POSSÍVEIS 38
4.4 MODELO DE ESPECIFICAÇÃO DA TAREFA ROBOTIZADA 42
5 CONCLUSÕES 42
REFERÊNCIAS 45
APÊNDICE A - ROTEIRO DA ENTREVISTA 49
APÊNDICE B - PROCESSO AVALIAÇÃO PRÉVIA 51
APÊNDICE C – PROCESSO DESK REVIEW 52
APÊNDICE D - PROCESSO DECISÃO EDITORIAL 56
APÊNDICE E - PROCESSO DE EDIÇÃO DE TEXTO 60
APÊNDICE F - PROCESSO DE EDITORAÇÃO 61
APÊNDICE G - PROCESSO DE PUBLICAÇÃO 62
APÊNDICE H - CHECKLIST VIABILIDADE TÉCNICA 62
APÊNDICE I - PLANILHA AVALIAÇÃO BENEFÍCIOS INTANGÍVEIS 66
APÊNDICE J - MODELO DE ESPECIFICAÇÃO TAREFA ROBOTIZADA 67
APÊNDICE K - PLANO DE AÇÃO 76
1 INTRODUÇÃO

As revistas científicas sempre foram influentes nas publicações e na divulgação de

estudos científicos, auxiliando os acadêmicos e cientistas (até hoje em dia) a desenvolverem
pesquisas e carreiras profissionais (Ali, 2009). Desde o início, as revistas científicas tinham
como principal proposta divulgar descobertas científicas da época, invenções mecânicas e
matemáticas, observações astronômicas e meteorológicas, estudos sobre anatomia, além de
abranger obras literárias, novidades artísticas, decisões jurídicas e até mesmo notícias
necrológicas dos homens célebres daquele período (Ali, 2009).
Isaac Newton e Charles Darwin eram colaboradores da publicação “Le Journal des
Sçavans”, a qual foi utilizada como referência e como modelo para a maior parte das revistas
científicas que surgiram posteriormente, sendo que, aqui no Brasil, foi apenas em 1982 que
surgiu a primeira revista científica que foi nomeada como “Ciência Hoje” (Ali, 2009). As
revistas científicas são de extrema importância em vários aspectos, que abrangem desde a
comunidade científica, os editores e os revisores, a comunidade acadêmica e até mesmo a
sociedade em geral, visto que, as mesmas desempenham um papel crucial na produção de
conhecimento científico e avanços sociais (Candotti, 2001).
De forma a entender a relevância das revistas científicas no meio acadêmico, é
necessário saber que elas são base e suporte para o sistema de comunicação científica e
realizam uma função essencial que é a validação e legitimação do conhecimento acadêmico
(Erdemann, 2016). Ou seja, conforme o autor, é por meio delas que os pesquisadores e
acadêmicos realizam a publicação de novas descobertas e dos resultados obtidos, garantindo
assim que os conteúdos tenham visibilidade e possam agregar a comunidade científica e ao
público em geral. Sendo assim, construir um artigo científico pode trazer grandes benefícios e
experiência para o âmbito profissional, assim como contribuir de forma positiva em seu
currículo, o que aumenta as possibilidades de se colocar no mercado de trabalho (Erdemann,
2016).
Assim, tem-se que as revistas científicas possuem todo um fluxo editorial composto
por processos que apresentam, naturalmente, problemas e dificuldades relacionados à
publicação científica (Przytycka, 2018). The Economist (2017), como exemplo, traz que as
revistas periódicas são o principal meio de divulgação da ciência desde o século XVII, e que
foram estabelecidas convenções de publicação, como a revisão por pares independente
(normalmente anônima) das submissões, que tem como principal objetivo garantir e preservar
a integridade do processo científico, sendo que, nos últimos anos há diversas críticas
relacionadas à publicação científica e a revisão por pares, ou seja, apesar da importância já
constatada das revistas científicas, os editores e os revisores enfrentam várias dificuldades no
processo editorial, que afetam a eficiência e a qualidade das publicações.
Corroborando com esta constatação, Przytycka (2018) destaca que dentre as
dificuldades enfrentadas nos processos editoriais, estão principalmente o volume crescente de
submissões e a revisão por pares, ou seja, o aumento significativo do número de artigos que
são submetidos às revistas científicas nos últimos anos. Consequentemente, a carga de
trabalho dos editores cresceu também e, com isso, as dificuldades em lidar com o aumento da
demanda e também em garantir que ocorra a revisão adequada para cada artigo, já que a
revisão por pares enfrenta outras grandes dificuldades relacionadas à: revisão pelos editores,
a falta de eficiência no sistema utilizado no fluxo editorial das publicações científicas, a
qualidade das revisões e/ou, o tempo necessário para completar o fluxo editorial (Przytycka,
2018).
Sendo o fluxo editorial composto por processos, entende-se que estes podem ser
avaliados e analisados a fim de se obterem melhorias, pois de acordo com Rotondaro (2005),
a gestão de processos é uma metodologia para avaliação, análise e melhoria do desempenho
dos mesmos, principalmente daqueles que são mais relevantes para os stakeholders em geral,
sendo realizada a partir da revisão e da análise dos processos, tornando-se muito importante.
Segundo o autor, a gestão de processos e suas melhorias podem resultar em aumento da
satisfação das pessoas na organização, rapidez no andamento das atividades,
desenvolvimento de novas habilidades, aumento da autoridade e, também, mais autonomia
individual.
De acordo com Kipper (2011), é notável que todas empresas possuem uma série de
processos que compõem o sistema operacional, os quais podem ser compreendidos,
primeiramente, pela introdução de insumos (entradas) em um ambiente que será formado por
procedimentos e normas que, ao processarem os insumos, irão se transformar em resultados
(saídas), que ao final serão enviados aos clientes (Kipper, 2011).
Assim, cada organização apresenta resultados decorrentes da eficiência destes
processos, ou seja, muitas organizações já entendem que a busca por melhorias em seus
processos não é apenas uma opção estratégica e sim uma necessidade para sobrevivência no
mercado nos dias de hoje (Kipper, 2011).
Partindo-se das dificuldades levantadas pelos autores, relacionadas aos processos do
fluxo editorial de revistas científicas, bem como, da importância da gestão de processos em
uma organização, esta pesquisa buscou responder o seguinte problema: Como otimizar o
processo editorial de uma revista científica. Para responder a esta questão, o objetivo geral
desta pesquisa foi: desenvolver um modelo de otimização do processo editorial da Revista de
Ciências da Administração (RCA) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Para
alcançar o objetivo geral, os seguintes objetivos específicos foram definidos: a) mapear o
processo editorial da revista RCA; b) realizar a notação BPMN do processo editorial da
revista; e c) sugerir a otimização do processo editorial da revista.
A justificativa desta pesquisa, para o autor, compreende a possibilidade do
aprofundamento dos estudos sobre ferramentas para melhoria e otimização de processos, a
qual deverá ajudar na carreira de administrador de empresas. Além disso, o trabalho se
justifica em detrimento de ajudar a organização (RCA) na melhoria de seus processos para
buscar a máxima eficiência, em função das possíveis consequências causadas pelas
dificuldades nos processos editoriais, como a ineficiência e lentidão no fluxo da revisão. Uma
das formas possíveis de melhorar um processo é otimizando-o. Por fim, justifica-se a
pesquisa, por atender à comunidade acadêmica da UFSC, na qual estudantes podem se
beneficiar dos resultados da pesquisa a fim de se aprofundarem nos conhecimentos e
aplicações sobre gestão de processos.

2 REVISÃO DE LITERATURA

Nesta seção foram tratados os principais conceitos a respeito do tema de pesquisa,

mais especificamente sobre mapeamento de processos, BPM, BPMN e RPA, conforme segue.

2.1 MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Neste item foram abordados os principais conceitos relacionados ao mapeamento de

processos, ao BPM, e ao BPMN. Visto que, assim podemos entender suas principais
características e como podem ser aplicados na prática.
Nos dias de hoje, em detrimento do avanço da tecnologia e da globalização as
empresas precisam estar atentas às mudanças, visto que neste cenário de competição acirrada
se destacam aquelas organizações que conseguem se adaptar às demandas e necessidades de
forma rápida (Villela, 2000). Corroborando com isso o autor destaca que as organizações
tendem a investir significativamente seus recursos em reestruturação, de forma a se manterem
flexíveis e inovadoras nessa lógica competitiva e turbulenta, assim como, as mudanças
tecnológicas e a inserção das organizações em ambientes competitivos acabam demandando
muitas vezes a reestruturação de projeto e a gestão das funções organizacionais, ou seja,
adequá-las à realidade do mercado para aumentar a competitividade e o valor da organização
como um todo (Villela, 2000).
Assim temos que, para que ocorra a reestruturação dentro de uma organização, é
necessário que os processos sejam entendidos de forma clara, para que os gargalos e áreas
passíveis de otimização sejam identificados. Uma das formas de identificar os processos é
pelo mapeamento de processos, de acordo com Tolfo, Flora e Fiorenza (2016, p. 21) o
mapeamento pode ser definido como “componente da modelagem de negócios que envolve o
mapeamento, a análise e a representação dos processos com vista à sua formalização,
melhoria, comunicação e gestão”.
Além disso, o autor cita que o mapeamento de processos é o ponto inicial para a
implementação da gestão de processos, visto que, o mapeamento é uma ferramenta para
identificar, representar, visualizar e analisar os processos de negócio existentes em uma
empresa, de forma a aperfeiçoar com melhorias que moldem os novos processos com os
objetivos estratégicos das organizações (Tolfo; Flora; Fiorenza, 2016).
Para Villela (2000) é essencial que ocorra a implementação da técnica de
mapeamento de processos, a fim de compreender, analisar e melhorar os processos da
organização, sendo que, o mapeamento é gerado a partir da representação gráfica e detalhada,
isto é, a descrição de todos processos, atividades, pessoas e interações em uma gestão de
processos.
Já de acordo com Klotz (2008), o mapeamento de processos tem um alto impacto
positivo na transparência organizacional, ou seja, o mapeamento pode ser implementado
como uma ferramenta que ajuda a esclarecer e a detalhar as atividades e fluxos de trabalho.
Além disso, o autor descreve que é por meio do mapeamento que são identificadas as
ineficiências e redundâncias das organizações, e claro ajudando também na compreensão dos
colaboradores em relação aos processos, e em relação à organização em geral. Ou seja, o
mapeamento de processos facilita a comunicação e a interação entre os colaboradores
envolvidos, e ainda promove um ambiente corporativo muito mais transparente (Klotz, 2008).
Dentre as diversas características da implementação do mapeamento, é notável que a
transparência dos processos é um dos aspectos que auxiliam as organizações a
compreenderem melhor como é o desempenho de suas atividades e quais podem ter
melhorias significativas (Villela, 2000).
Assim, segundo Hunt (1996) a representação gráfica dos processos deve permitir à
organização á expor seus detalhes de modo gradual e controlado, encorajar concisão e
precisão na descrição das atividades e também focar a atenção nas interfaces. Ou seja, o autor
cita que o mapeamento de processos permite a visualização clara dos processos, na qual as
organizações podem identificar e compreender quais são os gargalos, as ineficiências e
oportunidades de melhoria. Hunt (1996) ainda destaca que é por meio da identificação de
melhorias que as empresas podem descobrir quais atividades são desnecessárias e quais
atividades podem ser simplificadas.
Outro aspecto a ser considerado é a aplicação de tecnologias com o intuito de
aumentar a eficiência dos processos, sabendo que pelo mapeamento de processos é possível
que as empresas analisem o desempenho de seus processos, e que este oferece métricas e
indicadores de desempenho, isto é, para avaliar e comparar o desempenho dos processos com
as metas e objetivos estratégicos da organização (Klotz, 2008).
Já em relação aos clientes, o autor corrobora que o mapeamento facilita que a
organização identifique quais as necessidades e expectativas, e consequentemente permite
que a empresa aprimore a experiência do usuário e a satisfação do cliente em geral. Além
disso, Hunt (1996) destaca que em relação aos colaboradores, o mapeamento permite uma
visão compartilhada dos processos, e se mostra ainda mais útil em projetos de melhoria e
reengenharia, visto que várias partes precisam trabalhar juntas em prol dos objetivos
estratégicos da organização.
Assim, pode-se perceber que o mapeamento de processos é uma ferramenta
extremamente valiosa para otimizar a eficiência operacional das organizações, para melhorar
a qualidade dos serviços e produtos, para aumentar a satisfação dos clientes e também para
melhorar a capacidade de inovação das empresas (Klotz, 2008).

2.2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

Dentre as diversas estratégias relacionadas ao mapeamento de processos, o Business

Process Management é uma das principais abordagens (Zabjek; Kovacic; Stemberger, 2009).
De acordo com Schmiedel, Brocke e Recker (2015) o BPM pode ser definido como
uma abordagem estratégica e sistemática, na qual sua principal finalidade é gerenciar e
melhorar os processos de uma organização (Schmiedl; Brocke; Recker, 2015).
Para compreender o BPM e suas práticas dentro de uma organização, é necessário
entender alguns conceitos fundamentais. Weske (2019) descreve que, primeiramente é
importante saber que antes de qualquer melhoria ou transformação é preciso entender e
mapear o processo de negócio, que basicamente é definido pela sequência de atividades inter
relacionadas que transformam entradas em saídas de valor para os clientes.
Com isso, tem-se que para uma compreensão clara das atividades, das interações
entre envolvidos e das informações necessárias para os processos, é fundamental que haja a
modelagem dos processos (Jeston; Nelis, 2008). De acordo com Jeston e Nelis (2008), a
modelagem de processos pode ser definida pela função de representar de forma gráfica os
processos de negócio, por meio de notações como a Business Process Model of Notation
(BPMN), diagramas e fluxogramas.
A partir disso é essencial que ocorra a análise de processos, que consiste em realizar
uma avaliação detalhada dos processos existentes dentro da organização, a fim de identificar
todos os pontos fortes e fracos, os gargalos, etapas ineficientes e oportunidades de melhorias,
ou seja, com a análise de processos é possível identificar para onde os esforços de melhoria
devem ser direcionados.
Após a conclusão da análise, é possível realizar o redesenho de processos que pode
ser entendido como o processo de reestruturar processos existentes, que podem ser
melhorados em relação a eficiência, a qualidade, e ao desempenho em geral (Weske, 2019). O
autor descreve que nessa etapa há diversas ações que podem ser realizadas, como a
eliminação de atividades desnecessárias, a simplificação de tarefas complexas, a
implementação de tecnologia, a automação e até mesmo a redefinir as responsabilidades
dentro da organização (Weske, 2019).
Outro aspecto fundamental a ser citado, é a possibilidade da automação de
processos, que se trata basicamente da implementação de tecnologias de BPM, que auxiliam
a automatizar a execução dos processos, bem como o monitoramento e controle (Klotz,
2008). O autor também cita que dentre as diversas possibilidades de automação de processos,
pode-se citar o uso de software de gerenciamento de fluxo de trabalho, plataformas de
automação de processos e até mesmo sistemas voltados exclusivamente à gestão de processos
(Klotz, 2008).
Além disso, Jeston e Nelis (2008) citam a governança de processos, pode ser
entendida como o conjunto de políticas, diretrizes e as estruturas organizacionais que são
responsáveis por garantir a gestão eficiente dos processos de negócio. A governança de
processos, tem como função também definir os papéis e as responsabilidades, estabelecer
métricas (indicadores) de desempenho, realizar a gestão de risco, possibilitando tomar
decisões estratégicas relacionadas aos processos (Jeston; Nelis, 2008).
 Após verificar os conceitos fundamentais sobre o BPM, é possível compreender qual
a importância de sua implementação dentro de uma organização e também quais são os
benefícios provenientes do BPM. De acordo com Weske (2019), o BPM é essencial para
melhorar a eficiência, eficácia e agilidade das organizações, o qual possui uma abordagem
sistêmica com foco em analisar, projetar, executar, monitorar, e o mais importante que é
otimizar os processos da organização (Weske, 2019).
Ao escolher o BPM, as empresas têm a oportunidade de alcançar maiores níveis de
eficiência operacional, satisfação dos clientes, qualidade aprimorada e também vantagem
competitiva em relação aos concorrentes (Jeston; Nelis, 2008).
De acordo com Weske (2019), pode-se destacar algumas vantagens que a
implementação do BPM traz para uma organização, como a melhoria da eficiência, que por
meio de uma análise profunda dos processos ocorre a identificação de gargalos e de
atividades ineficientes. O autor ainda destaca que, ao realizar o mapeamento e posteriormente
a otimização dos processos, a organização pode ter benefícios como a eliminação de
desperdícios, redução do tempo de execução, redução de retrabalhos e também a otimização
da produtividade geral (Weske, 2019).
Outra vantagem é a melhoria da qualidade, visto que o BPM busca a padronização e
a melhoria contínua dos processos (Schmiedl; Brocke; Recker, 2015). Ou seja, os autores
citam que o BPM leva a organização uma maior consistência nos resultados dos processos,
consequentemente, reduzindo erros e melhorando a qualidade dos serviços e produtos. Por
isso é importante destacar que o foco na qualidade dos processos também aumenta a
satisfação dos clientes, além de ajudar na reputação da organização no mercado (Schmiedl;
Brocke; Recker, 2015).
Dentre as melhorias provenientes da implementação do BPM, pode-se citar que os
processos se tornam mais ágeis e mais flexíveis, ou seja, ele também auxilia as organizações
a estarem mais aptas as mudanças no mercado e, consequentemente, permite que se adaptem
mais rápido as novas demandas e necessidades dos clientes, por meio da automação e
identificação de oportunidades e melhorias (Weske, 2019).
Outra vantagem do BPM é a possibilidade de melhorar a visibilidade dos processos,
visto que há ferramentas e técnicas disponíveis para medir o desempenho e monitorar o
andamento dos processos, possibilitando assim que os gestores tenham uma visão clara,
proporcionando a identificação de problemas, a tomada de decisões baseadas em dados
constantemente monitorados, e a implementação de ações corretivas (Klotz, 2008).
 De acordo com Weske (2019, o BPM promove uma melhor comunicação e
colaboração dentro das organizações, tendo em vista que, ao mapear os processos, as equipes
conseguem vislumbrar como suas atividades se inter relacionam com outros departamentos, e
com isso é possível alinhar os esforços e facilitar a cooperação entre equipes.
Outro aspecto importante mencionado por Schmiedl; Brocke; Recker, (2015), é que
a fim de obter resultados mais efetivos e promissores, é fundamental que todas partes
envolvidas nos processos colaborem e também mantenham a comunicação constante
(Schmiedl; Brocke; Recker, 2015).

2.3 BUSINESS PROCESS MODEL OF NOTATION

Atualmente existem algumas formas de ilustrar os processos dentro de uma

organização, dentre as notações utilizadas para sua representação gráfica podemos ressaltar o
(BPMN), o qual foi desenvolvido com o intuito de padronizar a gestão de processos, e
descrever as operações para facilitar o entendimento por toda organização (OMG, 2017).
O BPMN é amplamente utilizado na modelagem de processos, e foi desenvolvido
com a finalidade de representar visualmente os processos de negócios de uma empresa,
oferecendo uma linguagem comum a profissionais e especialistas (Sysoeva, 2014). Além
disso, o autor destaca que o BPMN é uma notação baseada em símbolos gráficos e regras
padronizadas que representam de forma clara os elementos de um processo de negócio, como
por exemplo: tarefas, fluxos de sequência, gateways, eventos, subprocessos, entre outros
(Sysoeva, 2014).
Os símbolos são representados em diferentes categorias, permitindo uma visão
detalhada e precisa dos processos (White, 2004). Outro aspecto que o autor menciona é que o
BPMN permite especificações adicionais para cada elemento (nome, descrição, duração,
responsáveis), ou seja, deixando a notação ainda mais precisa (White, 2004).
Dentre os objetivos de representar graficamente os processos e oferecer uma
linguagem em comum para profissionais, o BPMN tem como principal função facilitar a
comunicação e o entendimento dos detalhes dos processos de uma organização, por meio da
representação compreensível e explícita dos processos (OMG, 2017).
Assim Sysoeva (2014) explica que, a notação gráfica ( Fig.1) permite que os
profissionais identifiquem e compreendam os elementos-chave dos processos, tanto as
sequências de atividades, quanto suas interações, e consequentemente tenham a possibilidade
de realizar melhorias e resolver problemas nos fluxos de trabalho. Assim, o autor
complementa que o BPMN se torna uma ferramenta extremamente importante para análise,
para implementação, e para o gerenciamento de processos, além de claro proporcionar uma
representação visual (Fig.1) consistente compartilhada entre colaboradores, clientes e
stakeholders em geral (Sysoeva, 2014).

Figura 1 - Diagrama BPMN

Fonte: Sydle (2023).

O BPMN também possui outras vantagens no âmbito operacional das organizações,

como o suporte a integração de sistemas de tecnologia de informação, na qual fornece
elementos gráficos para representar atividades que são automatizadas e até permite trocas de
mensagens (White,2004).
Essa característica facilita a modelagem de processos, assim como a extensibilidade
oferecida pelo BPMN, que permite a adição de elementos personalizados que atendam
necessidades específicas, e consequentemente modelagem de processos específicos para cada
organização (OMG, 2017).
 Segundo Bisogno (2016), a análise de processos de negócio realizada por meio do
BPMN pode auxiliar na identificação e na correção de problemas operacionais.

2.4 RPA

Uma das formas de se automatizar um processo a fim de se obter mais eficiência é

por meio do RPA. O RPA (Robotic Process Automation) é a aplicação de tecnologias
específicas para que se utilize um computador ou “FTE virtualizado ou robô” ao invés de
uma pessoa ter que manipular as aplicações de software, como por exemplo: ERPs, aplicação
de chamados, bancos de dados, sistemas de gestão do conhecimentos (Sutherland, 2013).
Ou seja, é uma forma de automação de processos que envolve a configuração de um
software que possui a capacidade de realizar uma série de passos replicando da mesma forma
que seria realizado por funcionários humanos (Rutschi; Dibbern, 2020). Assim, temos que há
diferentes tipos de software que podem ser construídos e implementados, a fim de
transformar uma atividade de rotina executada por uma pessoa em uma atividade de rotina
automatizada pelo software, por meio da aplicação de configurações específicas (criação do
script) na implementação do software.(Sutherland, 2013).
Assim, temos que a implementação significa que os processos anteriormente
executados por humanos precisam ser adaptados e transformados em processos
automatizados por robôs, que se adequem às restrições do que um robô pode ou não fazer
(Willcoks; Lacity; Craig, 2017). A tarefa de transferir processos recorrentes desse tipo não é
fácil, embora hoje em dia há várias ferramentas de robôs de software prontamente disponíveis
de grandes fornecedores de T.I, como a IBM (IBM Watson) ou a Blue Prism, a
implementação na prática de sistemas robóticos em ambientes organizacionais apresenta
desafíos únicos, como por exemplo o desafio de compreender quais são as capacidades das
ferramentas de robôs de software em relação às configurações organizacionais caracterizadas
por rotinas executadas por humanos e que podem vir a ser substituídas por sistemas robóticos
e automatizados (Wellmann; Stierle; Dunzer; Matzner, 2020).
Este software pode ser considerado um robô, visto que interage com um processo
localizado no computador através da interface de um usuário e processa dados estruturados
(Rutschi; Dibbern, 2020). Um robô RPA pode executar ações de controle de teclado, mouse e
memória em telas de aplicações legadas, sistema operacional, sistemas web, e-mails,
planilhas e documentos eletrônicos, como se fosse um usuário (iProcess, 2023). Ou seja, a
automação por meio do RPA não substitui aplicativos e sistemas de clientes ou provedores de
serviços, pelo contrário, com a implementação é possível que o software de automação
trabalhe com os sistemas e interfaces de usuário para executar a tarefa específica na qual o
robô foi programado, e além disso, o RPA foi projetado para implantar e modelar de forma
rápida a automação, de forma que a mesma possa ser executada por equipes, sem recursos de
T.I. extensos e complexos (Sutherland, 2013).
Assim, temos que o RPA é mais adequado para substituir os humanos na execução
de processos ou subprocessos onde um funcionário recebe dados de um determinado sistema
e processa esses dados através de regras bem definidas, em que todas as decisões sejam
objetivas, para todos cenários possíveis, para finalmente inserir o resultado em um outro
sistema (Willcoks; Lacity; Craig, 2017). Ou seja, processos que podem ser automatizados
com sucesso pelo RPA devem ser baseados em regras, descomplicados e realizados em alto
volume (iProcess, 2023).
Para exemplificar as característica de processos que podem ser robotizados, é que
neste tipo de atividade, não deve ser necessária a análise crítica por parte da pessoa, e precisa
ser realizada facilmente por robôs, o que permite a redução do tempo de execução e ausência
de erros de digitação na tarefa em questão (Rutschi; Dibbern, 2020). Os robôs podem ser
aplicados de forma eficiente em diversas situações, como por exemplo: comparar e cruzar
campos de dados, verificar entrada de dados, realizar a validação de sistemas e fontes
diversas, verificar erros e inconsistências no sistema, entre outros processos (Sutherland,
2013).
No geral esses processos são extremamente necessários para a organização, e
precisam ser precisos e completos, entretanto ocorre que tais tarefas ou etapas de
sub-processos são frequentemente monótonas, repetitivas e desconfortáveis para os
responsáveis, que com o passar do tempo levam os clientes e prestadores de serviço a ficarem
desmotivados e, eventualmente, percam engajamento com seus papéis dentro da organização
(Sutherland, 2013). No entanto, é possível utilizar os robôs para realizarem estas atividades
necessárias, entediantes e repetitivas.
Apesar de o termo RPA denotar uma visão de robôs físicos em escritórios realizando
tarefas humanas, o RPA é uma solução de software. Um robô é o equivalente a uma licença
de software. Para processos de negócios o termo RPA se refere a configuração do software
para realizar o trabalho previamente realizado por humanos (Willcoks; Lacity; Craig, 2017).
No caso da implementação do RPA existem dois robôs que podem ser aplicados, os robôs
assistidos e os robôs autônomos, descritos a seguir:
 - Robôs assistidos

De acordo com a Uipath (2023), o robôs assistido funciona como um assistente, ou

seja, é ideal para processar parte de uma tarefa da rotina de um funcionário, por exemplo, é
possível solicitar informações complementares ao usuário durante o processo. Assim, tem-se
que as tarefas são executadas sob demanda por ação do usuário, entretanto, não é possível
que o robô e o usuário operem o computador ao mesmo tempo (Willcoks; Lacity; Craig,
2017). Além do que, a automação supervisionada (attended) envolve a movimentação de
funcionários por várias telas e sistemas em qualquer tipo de transação, as soluções de robôs
assistidos são ágeis e fáceis para que os usuários passem de uma plataforma para outra
(Uipath, 2023).

- Robôs autônomos ou não assistidos

De acordo com a Uipath (2023), os robôs não assistidos funcionam como operadores
autônomos, portanto, operam de forma independente uns dos outros, e são ideais para
processar atividades integrais e para processamento de lotes de processos. Os robôs
autônomos estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além disso, tem-se que as
tarefas são acionadas via agendamento na sala de controle do software RPA (Uipath, 2023).
Dessa forma, é possível criar diferentes equipes de robôs e transformar o trabalho
em um recurso corporativo (Willcoks; Lacity; Craig, 2017).Um robô de RPA pode executar
múltiplas atividades em sequência, assim, quando não houver mais trabalho de determinado
tipo, o robô pode realizar um trabalho totalmente diferente, além de que, o script de tarefa
automatizada no RPA pode ser executado por múltiplos bots, sem necessidade de
treinamento, e , desde que a estação de trabalho for compatível o script pode ser replicado e
utilizado por quantos robôs forem necessários para atender a demanda (iProcess, 2023).
Percebe-se que, com a alta disponibilidade dos robôs e também por ser fácil de
ajustar o número dos mesmos de acordo com a variação da demanda, o trabalho se torna
escalável (Rutschi; Dibbern, 2020). Além do mais, é possível realizar a gestão da
escalabilidade com a adoção de Bot Farms, que são fazendas de robôs que permitem
gerenciar a agenda de múltiplos bots e adaptar rapidamente a quantidade de recursos à
demanda de processamento, e também permitem alocar diversos recursos de robôs com um
controle de fila de trabalho centralizada (iProcess, 2023).
 Além de tudo, outra vantagem interessante na implementação do RPA, é que a
escalabilidade de bots possibilita que os investimentos na automatização de processos seja
gradual dentro da organização, ou seja, é possível planejar e aumentar à medida que a
demanda por robotização crescer dentro empresa (iProcess, 2023).
A implementação do RPA pode trazer diversos benefícios, tanto para os funcionários
e equipe, como para a organização como um todo.
O RPA pode condicionar que funcionários de áreas mais operacionais utilizem o seu
tempo de forma a criar mais valor para a empresa, visto que ao reduzir o tempo gasto pelas
pessoas em tarefas manuais e mundanas, o time passa a se dedicar a realização de tarefas de
maior exigência intelectual (Rutschi; Dibbern, 2020). Outro aspecto é que a tarefa
automatizada já gera economia de tempo, tendo em vista que, não haverá interrupções e a
passagem de informações entre telas será muito mais ágil sem o esforço de digitação e
movimentação do mouse (Willcoks; Lacity; Craig, 2017).
Outro aspecto importante é que, a automação reduz erros (potencial de erro humano)
e aprimora a conformidade com o compliance, visto que, o robô executa um algoritmo
definido pela equipe de desenvolvimento a partir do mapeamento do processo realizado, e é
assim que o risco de erros de digitação no processo é eliminado (Rutschi; Dibbern, 2020). Ou
seja, robôs podem melhorar de forma significativa a eficiência e eficácia de um processo,
eliminando intervenções humanas que podem causar erros e atrasos.
Além disso, temos que a automação traz o potencial de escalabilidade, pois as
tarefas podem ser compartilhadas por múltiplos robôs que podem operar 24 horas por dia, 7
dias por semana, maximizando assim a eficiência do processo de ponta a ponta (Sutherland,
2013). Um processo automatizado pelo RPA pode vir a ser de 3 a 5 vezes mais rápido que
uma pessoa (iProcess, 2023).
RPA também aumenta a produtividade na medida em que o ciclo e os tempos de
execução diminuem , ou seja, o RPA reduz o tempo necessário para completar uma grande
variedade de processos de negócio, incluindo processamento de compras, atendimento ao
cliente e qualquer outro processo que requer acesso a múltiplos sistemas existentes devido ao
fato de possuir uma conexão interna com o sistema, além de ser capaz de realizar as tarefas
como clique e digitação, muito mais rapidamente (Rutschi; Dibbern, 2020).
A fim de que, todo processo realizado por uma ferramenta de RPA possa passar por
uma auditoria, todos dados e transações concluídas são gravados e registrados
detalhadamente, dessa forma, posteriormente é possível fazer uma análise profunda de todo
processo finalizado (Sutherland, 2013). Outra característica da implementação e manutenção
do Robotic Process of Automation, é que o desenvolvedor que deseja automatizar uma tarefa
não precisa ter conhecimento em programação, assim as pessoas de operações comerciais que
possuem experiência em processos, mas nenhuma experiência em programação, podem, com
apenas algumas semanas de treinamento começar a automatizar processos com as
ferramentas, onde a programação do script do robô é muito mais simples que o
desenvolvimento de sistemas (Willcoks; Lacity; Craig, 2017).
Entretanto, há alguns desafios para a implementação do RPA, e para compreender
devemos avaliar alguns requisitos que devem ser levados em consideração no momento de
identificar oportunidades de automação (Wellmann; Stierle; Dunzer; Matzner, 2020). Assim,
de acordo com os autores, para maximizar o resultado de uma implementação de RPA, o
melhor caminho é identificar processos que melhor se encaixem em alguns itens, listados a
seguir:
● Processos maduros
● Processos com entradas padronizadas
● Processos propensos a erros
● Baixo número de exceções
● Processos com grande volume de transações

Ou seja, tem-se que uma organização que opta pela adoção de RPA na organização
precisa verificar quais processos são considerados candidatos para automação com RPA,
visto que, há diversos requisitos que devem ser atendidos para tal (iProcess, 2023).
Assim, após a identificação e a coleta de ideias de processos com potencial para
serem robotizadas, ainda é necessário verificar se existe viabilidade técnica e gerencial. Para
realizar essa tarefa, é possível utilizar um checklist com diversos itens (que podem ser
adaptados às diretrizes de robotização de cada organização) que podem auxiliar na etapa de
verificação de viabilidade, de forma a dar suporte às empresas e organizações na etapa da
seleção dos seus processos candidatos à automação com RPA (iProcess, 2023).
Além destes, há outros critérios que podem ser definidos pela organização, se
julgados importantes para a estratégia de automação que podem ser utilizados para avaliação
e comparação dos processos, esses critérios podem ser utilizados com pesos diferentes, como
por exemplo, uma organização pode julgar que o processo de compliance é mais relevante do
que o processo de experiência do cliente, já para outra organização a importância pode ser
equivalente ou até mesmo inversa (Wellmann; Stierle; Dunzer; Matzner, 2020).
 Para realizar a avaliação comparativa entre os critérios escolhidos pela organização,
é preciso estabelecer uma pontuação, que varia de 0 (não contribui) a 3 (contribui muito).
Para a aplicação da avaliação, é necessário que ocorra a seleção dos objetivos principais
(recomendação: de 5 a 7), e após isso, a definição de quais são os mais prioritários. A partir
disso, é preciso avaliar as oportunidades considerando cada objetivo definido, ou seja, se ela
contribui muito, médio ou pouco (neste etapa a recomendação é trocar os conceitos por
pontuação) (iProcess, 2023).
Dessa forma, a organização poderá priorizar os processos que mais contribuem com
os objetivos e também utilizar estes resultados como critérios de priorização de projetos na
fila de automações (iProcess, 2023).
Após todas as fases de avaliação, hierarquização e priorização das tarefas candidatas
à automação, é possível começar a fase de implementação do processo, nessa etapa é preciso
que o processo e os requisitos de software complementares sejam especificados de forma
funcional (TO DO) e implementados pela equipe de desenvolvimento da organização
(iProcess, 2023). Contudo, é necessário realizar a Especificação Funcional do processo, que é
um documento que especifica de maneira detalhada o fluxo a ser automatizado, sua estrutura
de dados, suas regras para identificação dos participantes, e também descreve o
comportamento de cada componente do processo (iProcess, 2023). Os objetivos que o
documento de Especificação Funcional deve atender são:

● Realizar a concentração das informações necessárias para automação do

processo de negócio
● Utilizar linguagem de fácil compreensão pelo público-alvo
● Fornecer informações suficientes para que o projetista possa desenvolver a
especificação técnica do processo.
● Servir de referência para o desenvolvimento da solução

Ou seja, o documento “Modelo de especificação da tarefa robotizada”, pode ser

descrito como uma ficha técnica que contém as principais informações do projeto, da
empresa/organização, da equipe de criação e da tarefa a ser robotizada. Além disso, o
documento de especificação faz um levantamento de todos dados essenciais para a
compreensão e detalhamento da tarefa a ser robotizada, como listado a seguir:
● Propósito da Tarefa Robotizada
 ● Entradas
● Saídas
● Estrutura de pastas do robô
● Fluxo de passos da tarefa
● Passos da tarefa (identificação da ação)
● Acessos e recursos
● Regras e exceções ao funcionamento do robô
● Anexos

Dessa forma, após as etapas de coleta de ideias de processos, verificação de

viabilidade e avaliação dos benefícios intangíveis, a organização deve realizar um
“documento de especificação funcional” do processo escolhido, a fim de detalhar todos
componentes necessários para que seja possível realizar a implementação do RPA (iProcess,
2023).

3 MÉTODO

Nessa etapa são apresentados o método de pesquisa escolhido e os procedimentos

que foram realizados na pesquisa de campo e na coleta de dados. Segundo Strauss e Corbin
(2015), o método de pesquisa é um conjunto de procedimentos e técnicas utilizados para
realizar a coleta e análise de dados. Os autores mencionam que a metodologia de pesquisa
fornece os meios para se alcançar o objetivo proposto (Strauss; Corbin, 2015).
Este trabalho pode ser classificado como pesquisa exploratória em relação aos seus
objetivos. De acordo com Gil (2019), a pesquisa pode ser caracterizada como exploratória,
esse tipo de pesquisa é considerado como etapa inicial em qualquer pesquisa científica e são
caracterizadas por proporcionar ao investigador uma maior familiaridade com o objeto de
estudo, de forma a auxiliar na construção de hipóteses. Além disso, o autor menciona que a
pesquisa exploratória nasce a partir de um levantamento bibliográfico, com a finalidade de
conhecer de forma mais profunda o tema da pesquisa, mesmo sabendo que talvez haja a
necessidade de se realizar um estudo de caso. Por isso que, Gil (2019) ainda ressalta que tal
tipo de pesquisa deve ser flexível, com o intuito de permitir que vários elementos que cercam
o problema sejam considerados.
O presente trabalho também pode ser classificado como pesquisa descritiva, visto
que, segundo Marconi e Lakatos (2017), a pesquisa descritiva tem como objetivo descrever
as características das organizações e da população, enquanto a pesquisa exploratória
complementa a descritiva, proporcionando uma maior proximidade do pesquisador com o seu
problema de pesquisa e com a construção dos seus objetivos. Os autores ainda mencionam
que, o principal objetivo nesse tipo de investigação não é apenas descobrir as causas de
ocorrência dos fenômenos, mas sua ocorrência em si, sua frequência e suas características,
com a finalidade de facilitar a análise das relações entre as variáveis que estão sendo
investigadas. Assim, Gil (2019) ainda destaca que este tipo de pesquisa adota técnicas
padronizadas para a coleta de dados, como questionários, formulários, entrevistas e até
mesmo observação.
Outra abordagem empregada neste trabalho é a pesquisa bibliográfica. A pesquisa
bibliográfica é amplamente utilizada em estudos exploratórios e descritivos, principalmente
em casos onde o objeto de pesquisa proposto é pouco estudado, o que torna difícil a
formulação de hipóteses precisas (Gil, 2019). O autor ainda menciona que a indicação para a
pesquisa bibliográfica se mostra quando há a necessidade de aproximação ao objeto de
estudo, a partir de fontes bibliográficas. Marconi e Lakatos (2017) complementam que esse
método permite um alcance extenso de informações, e também possibilita a utilização de
dados dispersos em diversas publicações, o que consequentemente ajuda na definição do
quadro conceitual que envolve o objeto proposto.
Outra abordagem presente neste trabalho é a pesquisa documental. De acordo com
Oliveira (2007), a pesquisa documental é utilizada para responder a algum problema de
pesquisa específico, geralmente para complementar uma pesquisa bibliográfica. Os
documentos podem ser atuais ou antigos, e são utilizados para que o pesquisador tenha uma
contextualização histórica, cultural, social e econômica de um lugar ou de um grupo de
pessoas. O autor também destaca que, a pesquisa documental recorre a materiais que ainda
não receberam tratamento analítico, as fontes primárias, entretanto, “na pesquisa documental,
o trabalho do pesquisador (a) requer uma análise mais cuidadosa, visto que os documentos
não passaram antes por nenhum tratamento científico” (Oliveira, 2007).
No presente trabalho também ocorrerá a abordagem pelo método de pesquisa-ação
técnica, a qual será melhor descrita a seguir em um novo tópico (ITEM 3.1). De acordo com
Thiollent (2011), a entrevista é uma técnica bastante utilizada na pesquisa científica, visto
que, ela oferece acesso a conhecimentos e experiências dos participantes, permitindo a
obtenção de dados valiosos ao tema em questão. O autor também menciona que a entrevista é
basicamente um encontro entre duas pessoas, na qual a finalidade é que uma das pessoas
obtenha informações a respeito de determinado assunto, mediante uma conversa formal de
natureza profissional. Além disso, a entrevista é um procedimento metodológico utilizado
principalmente na investigação social, coleta de dados, ou até mesmo no tratamento de um
problema social (Thiollent, 2011).
Gil (2016) ressalta que, a técnica da entrevista quando comparada com a técnica da
utilização de questionário, apresenta várias vantagens, como a possibilidade de uma obtenção
de um maior número de respostas, visto que é mais provável ter mais pedidos negados do que
em relação a entrevista. Além disso, o autor destaca que a entrevista oferece maior
flexibilidade, o entrevistador tem a chance de perguntar e esclarecer as respostas do
entrevistado, permite ver o tom de voz e ênfase nas informações, e até mesmo possibilita
captar a expressão corporal do entrevistado (Gil, 2016).
De acordo com Gil (2016), a entrevista pode ser estruturada, semiestruturada ou não
estruturada, ou seja, existem diferentes tipos de entrevistas que variam de acordo com o
propósito do entrevistador. Em relação a coleta de dados deste trabalho, foram realizadas
entrevistas semi-estruturadas.
De acordo com Minayo (2010), a entrevista semi-estruturada é a desenvolvida de
forma mais espontânea e garante maior autonomia para o entrevistador, visto que,
proporciona discussões com o entrevistado e possibilita um maior detalhamento do tema,
buscando assim uma melhor apropriação exploratória do objeto de estudo. Neste presente
caso, o objeto de estudo é a revista científica RCA.
Minayo (2010) também destaca que, a entrevista semiestruturada é uma combinação
de perguntas fechadas e abertas, e nesse tipo de entrevista o entrevistado tem liberdade para
se posicionar em relação ao tema proposto. Além disso, tem-se que o entrevistador deve
seguir um conjunto de questões previamente definidas, em um contexto semelhante ao de
uma conversa informal, e em dado momento oportuno, o entrevistador deve direcionar a
discussão para o assunto estabelecido, apresentando perguntas adicionais para retomar o
contexto, ou para elucidar questões obscuras (Minayo, 2010).
A partir desses conceitos foi determinado que este trabalho a coleta de dados vai ser
realizada com a utilização do método entrevista semi-estruturada, a fim de obter um melhor
entendimento sobre o objeto da pesquisa.
Para a coleta de dados foram aplicadas entrevistas semi-estruturadas (APÊNDICE
A) com a editora-chefe da RCA, a qual autorizou a utilização da organização de forma
íntegra para coleta e análise de dados. A partir da coleta de dados, foi possível realizar o
mapeamento de processos do fluxo editorial, o qual está disponível nos (APÊNDICES B; C;
D; E; F e G). A entrevista foi realizada a partir de perguntas e reuniões, com perguntas
direcionadas aos objetivos da pesquisa, principalmente em relação aos processos que
configuram o fluxo editorial da revista. As entrevistas foram realizadas de forma espontânea
(perguntas abertas e fechadas) com a finalidade de ter mais autonomia e liberdade, assim
como, ter a possibilidade de ter um maior detalhamento acerca dos processos da revista e
obter um posicionamento da editora-chefe, por meio de discussões livres.
Já em relação à natureza da análise de dados, o presente trabalho terá uma
abordagem qualitativa. Segundo Silva e Menezes (2000), a pesquisa qualitativa tem o
objetivo de compreender e interpretar os dados obtidos por procedimentos metodológicos
qualitativos, como entrevistas, observação e análise de documentos. Além disso, os autores
destacam que a análise de dados qualitativa compreende a organização, a categorização, e por
fim, a interpretação dos dados coletados que pode mostrar padrões e/ou inter relações, por
exemplo (Silva; Menezes, 2000).
Segundo Amado (2017), o princípio da pesquisa qualitativa é analisar o espaço e a
função social que os membros de determinado grupo ou sociedade exercem, ou seja, na
investigação qualitativa o objeto de estudo ou problema é observado de forma holística, sem
isolar o contexto natural em que está presente, e assim, procura-se compreender através da
construção de hipóteses, durante e depois da análise de dados. Além disso, o autor destaca
que a partir da pesquisa qualitativa o pesquisador tem a oportunidade de realizar a exploração
do campo a ser investigado ou informante, visto que, permite descrever características,
qualidades e complexidades do objeto de estudo. Por fim, o autor menciona que a abordagem
qualitativa enfatiza a interpretação das informações coletadas e ainda considera as
experiências, as percepções, as reações e as impressões que os investigados apresentam
acerca do objeto de estudo. (Amado, 2017)
Assim, o presente estudo se caracteriza por uma abordagem qualitativa, visto que, o
entendimento dos processos descritos foi realizado de maneira não quantificada, e sim, por
meio de palavras do entendimento dos entrevistados.
Em relação às limitações da técnica de entrevistas semi-estruturadas, Gil (2011)
menciona que que as principais são: a falta de motivação do entrevistado para responder as
perguntas realizadas; a compreensão inadequada do objetivo das perguntas; a possibilidade de
respostas falsas; a influência pessoal exercida pelo entrevistador sobre o entrevistado, e até
mesmo a influência de opiniões pessoais do entrevistador sobre as respostas do entrevistado.
De acordo com Malhotra (2006), a pesquisa qualitativa também possui limitações,
por exemplo, quanto à veracidade e precisão das informações coletadas. Outro aspecto
relacionado às limitações da pesquisa qualitativa, é que a análise pode ser muito subjetiva em
função da interpretação pessoal do pesquisador. Já em relação aos dados coletados, por se
tratar de entrevistas semi-estruturadas, o trabalho por parte do pesquisador se torna mais
difícil, por se tratar de variáveis que não são previsíveis.
No presente trabalho, em relação a análise de conteúdo, a técnica utilizada foi uma
abordagem metodológica de Bardin (2011). A análise de conteúdo de Bardin é uma técnica
amplamente utilizada em pesquisas qualitativas, na qual uma série de etapas são propostas
com a finalidade de realizar a análise, entretanto, essa abordagem não oferece uma
categorização específica, de modo que seja possível adaptar a análise de acordo com o
material analisado (Bardin, 2011).
A técnica de pesquisa “Análise de conteúdo” defendida por Bardin (2011) é
caracterizada por se estruturar em três fases, sendo: 1) pré-análise; 2) exploração do material,
categorização ou codificação; 3) tratamento dos resultados, inferências e interpretação. O
autor ainda destaca que a validade dos resultados da pesquisa é uma consequência de uma
coerência interna e sistemática no decorrer dessas fases.
No presente trabalho, a análise de conteúdo foi trabalhada da seguinte forma, na fase
de pré-análise ocorreu a compreensão inicial do material com um estudo sobre a revista RCA,
de modo a compreender aspectos como: o que é, que é, história, para que serve, qual o escopo
e suas características. Ainda na pré-análise ocorreu a escolha das unidades de análise, em
conjunto com a editora-chefe, que no caso foi o fluxo editorial da revista, posteriormente,
ocorreu a definição de categorias. No presente trabalho, após as entrevistas semi-estruturadas
com a editora-chefe da RCA e verificar que o mais adequado seria agrupar as atividades por
processos, foram definidas como categorias as etapas do fluxo editorial: avaliação prévia,
desk review, seleção de avaliadores, cancelamento de avaliadores, dispensa de avaliadores,
decisão editorial, emissão de certificado de avaliador, preparação textos das avaliações,
verificação de arquivos do avaliador, editoração, edição e publicação.
Já na fase de exploração do material, ocorreu o processo de codificação e
categorização do conteúdo de acordo com os temas emergentes. No presente trabalho, a
escolha foi realizar o mapeamento do fluxo editorial na plataforma Bizagi, com a utilização
da notação BPMN como base para o diagrama do processo, o que possibilitou a terceira etapa
da análise de conteúdo.
Na terceira etapa da análise ocorreu o tratamento dos resultados, que tinha como
finalidade a interpretação dos mesmos. A partir da análise dos processos mapeados e das
entrevistas semi-estruturadas aplicadas com a editora-chefe da revista, foi realizada a
identificação de possibilidades para automação de tarefas, por meio da aplicação de três
fases: a) check-list de viabilidade técnica (QUADRO 1); b) uma planilha de avaliação dos
benefícios intangíveis (APÊNDICE H); c) sugestão de modelo de especificação da tarefa
robotizada (APÊNDICE I).

Quadro 1- Check List viabilidade técnica

CHECKLIST DE VIABILIDADE TÉCNICA CHECKLIST DE VIABILIDADE GERENCIAL

● Sistemas acessados por terminais remotos não
apresentam dificuldade de automação
● Sistemas ou sites operados possuem interfaces
acessíveis para o robô
● Imagens possuem qualidade adequada para
leitura
● Sites não apresentam captcha de difícil solução
● Sites não possuem sistema de detecção de robôs
e bloqueio de login ou IP
● Retorno do OCR vem de forma estruturada e
adequada para identificar as informações
● Número de modelos de documentos a serem
lidos é conhecido
● Operações idênticas em diferentes sites está
mapeada
● Informações não estruturadas podem ser
mapeadas com RPA ou outra tecnologia
● Os sistemas possuem estabilidade adequada
para operação do robô
Fonte:Adaptado de Iprocess (2023)
● O processo em que a tarefa está inserida é
conhecido e foi avaliado
● O aumento da capacidade de processamento do
robô não irá desestruturar o processo atual
● O aumento de velocidade do processamento
pelo robô não irá gerar colapso nas próximas
atividades do processo
● É possível desenvolver plano de contingência
viável que atenda ao negócio
● A parada do robô não coloca a empresa em
risco operacional
● Problemas de execução do robô não geram
exposição de informações sensíveis à LGPD
● Problemas de execução do robô não tem
potencial de gerar prejuízos de alto valor para a
empresa
● A relação entre tempo de ajuste do robô em
caso de pane, a adoção do plano de contingência
e o tempo em que o processo pode ficar parado
foi avaliado e validado pela área de negócio
● Existe apoio e patrocínio do negócio para
adoção da robotização
● Base de dados que robô irá operar está íntegra e
estável
● SLA do time de suporte é adequado para o
atendimento ao processo
● A área de negócio está ciente que deve manter
um responsável por conhecer em detalhes o
funcionamento do processo e acompanhar sua
execução pelo robô

Ainda na etapa de tratamento de resultados, houve a verificação da confiabilidade da

análise, junto com a editora-chefe a, e também a apresentação dos resultados obtidos na
pesquisa, os quais foram melhor descritos no item 4.

3.1 PESQUISA-AÇÃO

De acordo com Thiollent (2011), a pesquisa-ação é um método que tem a finalidade

de integrar a pesquisa com a ação prática em um processo contínuo de avaliação e
transformação, além disso, possui uma natureza colaborativa, isto é, conhecimentos e
experiências são compartilhadas com a finalidade de identificar problemas, para então
planejar e implementar ações. Ou seja, é uma abordagem participativa que envolve tanto os
pesquisadores, quanto os participantes do meio em estudo para o desenvolvimento de ações e
soluções para os problemas, e também para a melhoria de práticas (Thiollent, 2011). O autor
ainda menciona que a escolha do tema deverá ser resultado de um compromisso firmado
entre a equipe de pesquisadores e os participantes do campo de pesquisa, por isso que os
problemas provenientes do tema devem ser práticos e claros para todos os participantes
(Thiollent, 2011).
De acordo com Tripp (2005), a pesquisa ação técnica é caracterizada por uma
abordagem pontual, onde o pesquisador busca uma prática existente e a implementa em sua
própria esfera de prática para assim realizar uma melhoria. O autor ainda menciona que, é
considerada técnica devido ao fato de que o pesquisador age de forma mecânica, ou seja,
seguindo o “manual” (Tripp, 2005).
Tripp (2005) ainda menciona que, um exemplo de pesquisa-ação técnica que pode
ser destacado é a difusão de um projeto, ou abordagem desenvolvida de forma centralizada,
na qual a base racional, os objetivos, os materiais e os procedimentos são todos
disponibilizados aos professores que encontram modos de utilizar o projeto em seu trabalho
docente.
De acordo com Thiollent (2011), é na fase inicial da pesquisa-ação que ocorre a
“Fase Exploratória” e é na fase final que ocorre a “Divulgação Externa”, entretanto, há outras
fases pertinentes à pesquisa-ação, que podem ser flexíveis e não possuem necessidade de um
planejamento fixo. A seguir, como foram estruturadas as fases da pesquisa-ação, no presente
trabalho.

3.1.1 Fase exploratória

A primeira fase da pesquisa-ação ocorre de forma a encontrar o campo de pesquisa,

assim como, realizar o primeiro diagnóstico da situação inicial (Thiollent, 2011). Assim,
foram definidos: o campo de pesquisa (processos editoriais da RCA); e os participantes
(pesquisador, editora-chefe da RCA, professor orientador da pesquisa). Neste primeiro
momento o diagnóstico inicial foi realizado, com o intuito de verificar quais eram as
expectativas dos interessados e também de priorizar os problemas relacionados à pesquisa,
com a finalidade de constatar possíveis ações necessárias. Sendo assim, o Quadro 2 apresenta
estas informações.
Quadro 2 - Expectativas e priorização de problemas

PARTICIPANTES EXPECTATIVAS DESCRIÇÃO PRIORIZAÇÃO

Aproximar as teorias das

Pesquisador práticas de gestão Automação de processos 1
desenvolvidas na RCA.

Melhorar a gestão da Falta de planejamento

Editora-Chefe 2
RCA. estratégico

Professor Desenvolver estudos

Formação de equipes 3
Orientador relacionados a RPA.

Desenvolvimento de campanha
4
de marketing

A partir da escolha do problema prioritário (automação de processos), buscando

atender a todas as expectativas dos participantes, foram definidos: o problema de pesquisa
(disponível no item 1 INTRODUÇÃO); os objetivos (disponível no item 1 INTRODUÇÃO);
os atores envolvidos e também o comprometimento da participação da editora-chefe durante
a realização da pesquisa, conforme detalhamento a seguir. Os aspectos metodológicos e
técnicos dessa etapa são pesquisa exploratória, pesquisa bibliográfica, pesquisa descritiva,
entrevistas semi-estruturadas, reuniões.

3.1.2 Problema de pesquisa

Na segunda fase da pesquisa-ação, o objetivo foi identificar qual problema prático

seria investigado, em conjunto com a área de conhecimento teórico relacionada. Por isso, foi
importante definir um tema objetivo, para que assim fosse possível ter foco no problema de
pesquisa (Thiollent, 2011).
No presente trabalho, definiu-se como problema de pesquisa: Como otimizar o
processo editorial de uma revista científica. Os aspectos metodológicos e técnicos dessa etapa
são pesquisa bibliográfica, pesquisa descritiva, pesquisa documental e entrevistas
semi-estruturadas.

3.1.3 Definição dos objetivos

 A terceira fase da pesquisa-ação ocorreu de forma a definir os objetivos, a partir da
análise dos problemas encontrados e da situação atual, de forma a levar a organização a
alcançar a situação desejada (Thiollent, 2011).
Assim, após diagnóstico inicial, em conjunto com a editora-chefe da revista, foi
possível definir os objetivos geral e específicos (disponíveis no item 1 INTRODUÇÃO). Os
aspectos metodológicos e técnicos dessa etapa são: pesquisa bibliográfica e entrevistas
semi-estruturadas.

3.1.4 Coleta de dados

A quarta fase da pesquisa foi a coleta de dados, que conforme Thiollent (2011), é
realizada por grupos de observação e pesquisadores que, por meio de técnicas, coletam
informações consideradas necessárias para o desenvolvimento da pesquisa.
No presente trabalho, os aspectos metodológicos e técnicos escolhidos para a coleta
de dados foram as entrevistas semi-estruturadas (APÊNDICE A) com a editora-chefe, a
pesquisa bibliográfica e a pesquisa documental. Destaca-se que o detalhamento deste
procedimento já foi descrito no item 3 (METODOLOGIA)

3.1.5 Plano de ação

Nesta quinta fase da pesquisa foi traçado o plano de ação necessário para o
atingimento dos objetivos da pesquisa, assim como, foram escolhidas as ferramentas para sua
execução. De acordo com Thiollent (2011), a pesquisa-ação deve se concretizar em alguma
forma de ação planejada, como por exemplo, a elaboração do plano de ação. No presente
trabalho, o plano de ação realizado possui todas atividades necessárias para o
desenvolvimento e conclusão da pesquisa, incluindo, os atores envolvidos nos processos, os
objetivos intangíveis, os métodos e técnicas de pesquisa, as etapas do processo, entre outros.
Para tanto, no APÊNDICE N , o plano de ação desenvolvido é ilustrado.

3.1.6 Divulgação externa

Na sexta e última fase desta pesquisa-ação, ocorrem os procedimentos relacionados

à divulgação dos resultados obtidos na pesquisa. De acordo com Thiollent (2011), é
interessante que ocorra trocas de informações entre todos os envolvidos da pesquisa, aqueles
que participaram, pesquisaram e agiram. É importante que haja esse retorno, para que assim
os participantes tenham uma visão da situação atual da organização e dos resultados
provenientes da pesquisa. O autor ainda menciona que a divulgação dos resultados consiste
em compartilhar interna e externamente em diferentes setores interessados, como por
exemplo: congressos, conferências ou outros meios (Thiollent, 2011).
No presente trabalho, a sexta fase vai ocorrer após a aprovação deste relatório pela
banca avaliadora. A princípio, a pesquisa será disponibilizada no Repositório Institucional
(RI) da UFSC, e para a editora-chefe da RCA. Sequencialmente, pretende-se encaminhar os
resultados para eventos e para alguma revista científica, mas possivelmente será publicada
em revista científica com foco na gestão de periódicos.

4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Neste tópico, são apresentados os resultados da pesquisa, mais especificamente, no

item 4.1 CARACTERIZAÇÃO DA RCA, as informações sobre a história e características
principais da organização alvo da pesquisa, sendo estas informações obtidas por meio dos
canais oficiais da revista científica; no item 4.11 OPEN JOURNAL SYSTEM, as
informações relacionadas ao software utilizado pela organização, no caso Open Journal
System, também conhecido como OJS; o item 4.2 MAPEAMENTO DO PROCESSO
EDITORIAL ATUAL (BPMN), foi analisado o processo editorial da revista RCA, onde o
objetivo foi mapear os processos realizados pela organização utilizando o padrão BPMN, a
fim de identificar um tarefa com possibilidade de automação; assim no item 4.3
HIERARQUIZAÇÃO E PRIORIZAÇÃO DAS TAREFAS POSSÍVEIS, é demonstrado o
checklist de viabilidade técnica para selecionar as tarefas candidatas à automação, após
selecionadas as tarefas vai ser realizada a avaliação dos benefícios intangíveis, por meio da
priorização baseada em critérios e pesos definidos em conjunto com a editora-chefe. Por fim,
no item 4.4 MODELO DE ESPECIFICAÇÃO DA TAREFA ROBOTIZADA, onde vai será
apresentado o modelo de especificação da tarefa selecionada.

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA RCA

A Revista de Ciências da Administração (RCA) foi fundada em 1998 por

professores do Departamento de Ciências da Administração (CAD), liderados pelo Professor
João Nilo Linhares. Inicialmente, foram publicados dois números por ano, aumentando para
três a partir de 2007, e incluindo uma edição especial em 2015.
A partir de 2023, a RCA adotou a publicação em fluxo contínuo, lançando um
volume por ano com cerca de 30 artigos. A revista tem um escopo amplo, interessando-se por
artigos teóricos e teórico-empíricos nas áreas de Finanças, Organização e Sociedade,
Estratégia e Marketing, Produção e Desenvolvimento, e Gestão Universitária. Além disso, a
revista adota a filosofia de "acesso aberto", garantindo o acesso gratuito e irrestrito ao seu
conteúdo.
Atualmente, conta com uma equipe reduzida, composta por uma Editora-Chefe, um
Editor Adjunto, três Editores Associados, um Assistente Editorial, e teve seu processo de
submissão de trabalhos suspenso entre novembro de 2022 até outubro de 2023, em razão da
troca da equipe editorial, bem como para reorganização das práticas operacionais da revista.
Destaca-se que, atualmente, a revista é classificada no Qualis da CAPES como A3, na área da
Administração pública e de empresas, ciências contábeis e turismo.

4.1.1 OPEN JOURNAL SYSTEM

A revista utiliza o Open Journal Systems (OJS 3.2.1.4), que é um sistema de código
livre gratuito para a administração e a publicação de revistas, desenvolvido com suporte e
distribuição pelo Public Knowledge Project, sob a licença General Public License (GNU). O
Open Journal Systems (OJS 3.2.1.4) foi criado para gerenciar e publicar revistas acadêmicas.
Desenvolvido para promover o acesso aberto à pesquisa, o OJS é gratuito e foi introduzido no
Brasil pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). O OJS visa
simplificar o processo de publicação científica, economizando tempo e recursos financeiros
ao eliminar gastos com impressão e oferecer acesso online gratuito aos leitores, sendo a
plataforma de publicação acadêmica ponta a ponta mais usada no mundo (PKP, 2023).
Além disso, o OJS também reduz o tempo dedicado pelos editores na recepção de
conteúdo, fornecendo uma interface própria para a submissão de artigos. Sua mais recente
atualização, a versão 3.0, simplificou as configurações e melhorou as interfaces, tornando-as
mais limpas e menos densas em informações. Essa nova versão organiza melhor o processo
de submissão de artigos, facilitando o trabalho dos editores.

4.2 MAPEAMENTO DO PROCESSO EDITORIAL ATUAL (BPMN)

 Nesta etapa da entrevista foram analisados os processos que configuram o fluxo
editorial da revista e, a partir disso, foi realizado o mapeamento dos processos que compõem
o fluxo. O mapeamento foi realizado utilizando a notação BPMN, na plataforma Bizagi. O
mapeamento do processo editorial atual da RCA está disponível a partir do APÊNDICE B até
o APÊNDICE M, relacionados e caracterizados no Quadro 3. Durante diversas reuniões
foram sendo construídos os rascunhos dos diagramas, para posteriormente desenhá-los no
Bizagi.

Quadro 3 - Descrição dos processos e subprocessos mapeados

NOME DO PROCESSO APÊNDICE DESCRIÇÃO

O processo é realizado pelo editor-chefe, na qual o objetivo é

verificar as submissões não designadas e avaliar se a
DIAGRAMA PROCESSO submissão se enquadra no escopo da RCA, depois o editor
B
AVALIAÇÃO PRÉVIA deve designar um editor de área ou assumir a tarefa. Em caso
da submissão não for aprovada na avaliação prévia, o editor
deve rejeitar a submissão e gravar a decisão editorial.

O processo é realizado pelo editor da área, na qual o objetivo

é revisar e identificar se há não conformidades na submissão
que já passou pela Avaliação Prévia, por meio do documento
“google forms desk review”. A partir da verificação, o editor
SUBPROCESSO DESK tem duas opções: enviar a submissão para avaliação ou
C verificar com o editor-chefe. No caso de enviar para
REVIEW
avaliação, o editor deve designar dois avaliadores
(subprocesso seleção de avaliadores), e após isso verificar se
houve avaliação, se há necessidade de “enviar um lembrete
ao avaliador”, ou se é necessário designar um novo avaliador
(no 4° lembrete).

SUBPROCESSO O processo é realizado pelo editor de área, na qual o objetivo

SELEÇÃO DE D é localizar e selecionar os avaliadores responsáveis pela
AVALIADORES avaliação da submissão.

SUBPROCESSO O processo é realizado pelo editor da área, na qual o objetivo

CANCELAMENTO DE E é cancelar um avaliador que não cumpriu o prazo requerido
AVALIADORES para avaliar a submissão.

SUBPROCESSO O processo é realizado pelo editor da área, na qual o objetivo

DISPENSA DE F é dispensar um avaliador que não cumpriu o prazo requerido
AVALIADORES para o aceite da avaliação.

O processo é realizado pelo editor-chefe, na qual o objetivo é

verificar as submissões com avaliações completadas, ler a
avaliação, enviar agradecimento e e-mail com certificado de
PROCESSO DECISÃO avaliação. Após isso, o editor deve definir se a avaliação está
EDITORIAL
G OK, se estiver entra o subprocesso “Verificação de arquivos
do avaliador”, depois verificar se há duas avaliações, se há
necessidade de um terceiro avaliador e se a avaliação é
positiva. Por fim, o editor-chefe deve decidir entre as opções:
1. subprocesso “ Preparar textos para avaliação”, no caso de
 rejeição; 2. subprocesso “Preparar textos para avaliação”, no
caso de solicitação de modificações; 3. Aceitar.submissão.

O processo é realizado pelo editor-chefe, na qual o objetivo é

SUBPROCESSO EMISSÃO a emissão de certificado de avaliador. O editor deve enviar
DE CERTIFICADO DE H um e-mail para o avaliador, com o assunto (certificado de
AVALIADOR avaliação) no corpo do e-mail e com os seguintes itens:
código HTML, nome do avaliador e data.

O processo é realizado pelo editor-chefe, na qual o objetivo é

SUBPROCESSO preparar os textos das avaliações. O editor deve acessar os
PREPARAR TEXTOS DAS I detalhes das avaliações, transcrever os textos dos pareceres
AVALIAÇÕES circunstanciados (realizar cópia de texto em bloco de notas) e
avaliar se há necessidades de ajustes.

O processo é realizado pelo editor-chefe, na qual o objetivo é

SUBPROCESSO LIMPAR identificar os arquivos do avaliador. De forma a, verificar se
há anexos, fazer o download, verificar se há ID do avaliador
PROPRIEDADES NO J no arquivo, limpar se houver e depois inserir “limpo” no
ARQUIVO nome do arquivo, apagar o arquivo que estava com o ID, e
por fim enviar o arquivo.

O processo é realizado pelo editor de texto, na qual o

PROCESSO EDIÇÃO DE objetivo é conferir as informações constantes na aba
TEXTO
K publicação, inserir dados relacionados no modelo de layout,
selecionar arquivo editado, enviar arquivo para editoração e
gravar decisão editorial.

O processo é realizado pelo editor de layout, na qual o

PROCESSO DE objetivo é formatar o texto da submissão pronta para
EDITORAÇÃO
L editoração, de acordo com o modelo estabelecido, e
posteriormente, enviar o arquivo formatado.

O processo é realizado pela Biblioteca Universitária, na qual

o objetivo é conferir todas informações relacionadas, por
PROCESSO DE meio do checklist para publicação, o editor deve abrir um
PUBLICAÇÃO
M chamado na BU para o Portal de Atendimento Institucional,
preencher todos dados necessários no formulário, e por fim
inserir o número da submissão e o número da edição da
publicação.

A partir do mapeamento do processo editorial da RCA de ponta a ponta, foi possível

identificar, analisar e entender de forma mais precisa como funcionam os processos do fluxo
editorial, assim como, realizar o estudo de quais tarefas poderiam ser candidatas à automação.

4.3 HIERARQUIZAÇÃO E PRIORIZAÇÃO DAS TAREFAS POSSÍVEIS

Nesta fase da pesquisa ocorreu a análise das tarefas do fluxo editorial da RCA (em
conjunto com a editora-chefe), por meio da utilização do checklist de viabilidade técnica
(APÊNDICE H), para identificar quais tarefas poderiam ser candidatas à automação. As
tarefas foram escolhidas de acordo com a técnica teórica, analisando quais processos se
encaixam nos pré-requisitos para automação. Tarefas que necessitam de decisões subjetivas,
que não são padronizadas, que necessitam da utilização de muitos sistemas, que não são
repetitivas e em grande volume, foram descartadas da lista de atividades com possibilidade de
automação com RPA. Destaca-se que o detalhamento dos requisitos necessários para a
definição de tarefas candidatas a automação de processos, já foi descrito no item 2.4 RPA.
As tarefas que foram identificadas como candidatas à automação estão listadas a
seguir:
● Emissão de certificado de avaliador
● Verificação de arquivos do avaliador
● Cancelamento do avaliador
● Enviar lembrete ao avaliador

A seguir, nas Figuras 2, 3, 4 e 5, os fluxos das tarefas que foram identificadas como
candidatas à automação:
Figura 2 - Emissão de certificado de avaliador

Figura 3 - Verificação de arquivos do avaliador

Figura 4 - Cancelamento do avaliador

Figura 5 - Enviar lembrete ao avaliador

Após a identificação das tarefas, foi realizada uma planilha de avaliação dos
benefícios (APÊNDICE I), de acordo com critérios e pesos definidos (em conjunto com a
editora-chefe), para realização da priorização das tarefas e, por fim, a definição da tarefa mais
relevante a ser robotizada. Os critérios e pesos definidos estão listados no Quadro 4:

Quadro 4 - Critérios e pesos para avaliação de benefícios

Critérios Pesos

1° Aumentar capacidade de processamento 3

2° Reduzir tempo de resposta - 3 3

3° Apoiar iniciativa de transformação digital 1

5° Liberar de pessoas para negócio 3

4° Reduzir erros operacionais 1

6° Compliance/Aderência ao Processo de Negócio 2

No presente trabalho, a questão da viabilidade financeira não será utilizada como

parâmetro de identificação das tarefas candidatas à automação, visto que, o objeto de estudo
da pesquisa é uma organização que não possui estrutura financeira (receitas e despesas).
Assim, tem-se que o custo para implementação da automação de processos não é um
parâmetro que irá influenciar a escolha da tarefa a ser automatizada.

4.4 MODELO DE ESPECIFICAÇÃO DA TAREFA ROBOTIZADA

A partir dos resultados obtidos no checklist de viabilidade técnica e na planilha de

avaliação de benefícios intangíveis, foi possível identificar a tarefa mais adequada e com
maior potencial de automação.
Assim, foi possível criar o documento do modelo de especificação da tarefa “Enviar
lembrete ao avaliador” (detalhada na Figura 4), que como já mencionado no presente
trabalho, é um documento que especifica de maneira detalhada o fluxo a ser automatizado,
disponível no APÊNDICE I (iProcess, 2023)

5 CONCLUSÕES

O desenvolvimento desta pesquisa possibilitou um maior entendimento em relação à

importância do mapeamento de processos, da otimização de processos, e também sobre a
relevância da automação de processos, com a possibilidade de implementação do RPA. Para
atingir os resultados finais destacados a seguir na pesquisa, os seguintes objetivos específicos
foram definidos: a) mapear o processo editorial da revista RCA; b) realizar a notação BPMN
do processo editorial da revista; e c) sugerir a otimização do processo editorial da revista.
A presente pesquisa foi realizada com a intenção de desenvolver um modelo de
otimização do processo editorial da Revista de Ciências da Administração (RCA), assim,
estratégias metodológicas foram selecionadas para o atingimento do objetivo geral, como as
pesquisas bibliográficas, descritivas e documentais, que foram de extrema importância para a
contextualização das dificuldades relacionadas à gestão de revistas científicas, assim como,
as entrevistas semi-estruturadas (com perguntas abertas e fechadas) com a editora-chefe. As
entrevistas foram essenciais para que, inicialmente, o pesquisador pudesse compreender de
forma minuciosa os processos editoriais, os participantes e a organização, a fim de identificar
possibilidades de otimização de processos. Além disso, ocorreram reuniões com a
editora-chefe para a definição do “Plano de ação”, na qual foram descritas as principais ações
e etapas necessárias para a realização dos objetivos específicos deste presente trabalho.
Em paralelo, o pesquisador realizou pesquisas exploratórias, bibliográficas e
descritivas, com o intuito de se contextualizar aos assuntos abordados na revisão de literatura
da pesquisa, assim como, cursos “RPA Fundamental e RPA Design” e reuniões com a Kelly
Sganderla, consultora de inovação de processos da Iprocess.
A partir do entendimento completo dos conceitos teóricos, dos processos e da
organização, ocorreu a necessidade de realizar o mapeamento dos processos do fluxo editorial
da revista. Durante diversas reuniões (em conjunto com a editora-chefe), foram sendo
construídos rascunhos dos diagramas (processos) para posteriormente desenhá-los no Bizagi,
por meio da utilização da notação BPMN, em função de analisar de forma padronizada e
detalhada cada tarefa.
Para a realização do mapeamento do fluxo editorial da RCA, foi preciso realizar
mais algumas entrevistas semi-estruturadas com a editora-chefe, a fim de identificar de forma
prática como funcionam os processos, por meio da realização do fluxo editorial completo,
iniciando pelo processo “Avaliação prévia” até a etapa “Publicação”.
A partir do mapeamento de ponta a ponta dos processos editoriais, na plataforma
Bizagi, começou a etapa de hierarquização e priorização das tarefas candidatas à automação.
Inicialmente, houve a identificação de tarefas candidatas, com base em diversos aspectos
conceituados no referencial teórico da pesquisa, após a definição das tarefas foi realizado o
checklist de viabilidade técnica e gerencial, com a finalidade de validar se as tarefas
identificadas tinham as características adequadas para serem consideradas candidatas à
automação. Após a realização do checklist, critérios e pesos foram determinados com base
nas expectativas da organização, em conjunto com a editora-chefe, para a realização da
“Planilha de avaliação dos benefícios intangíveis”, com a finalidade de avaliar as tarefas
selecionadas, e priorizar, por meio de pontuação, qual tarefa seria mais relevante para a
implementação do RPA.
No final da avaliação, a tarefa “Enviar lembrete ao avaliador” foi identificada como
a mais relevante para a automação. Posteriormente, o documento de especificação funcional
da tarefa robotizada foi confeccionado, com a finalidade de fazer o detalhamento do passo a
passo da tarefa escolhida, realizar a ficha técnica de automação com as informações básicas
(entradas, saídas, sistemas, estrutura de pastas, regras e exceções do robô) , exemplificar o
fluxo da tarefa, assim como, suas informações básicas (equipe de criação e ficha do projeto).
Com o modelo de especificação desenvolvido durante a pesquisa, o pesquisador
entrega como resultado para organização RCA, a sugestão da implementação do RPA para
automatizar a tarefa especificada, com a finalidade de otimizar o processo editorial da revista.
Assim, pode-se concluir que a presente pesquisa é muito relevante para a
organização, e como sugestão para novas pesquisas, cita-se o desenvolvimento da análise
financeira da implementação do RPA na RCA, a criação de modelos de especificação para as
outras tarefas identificadas nesta pesquisa (como candidatas à automação) e a criação do
script (Java) do robô para a implementação do RPA na tarefa detalhada no “documento de
especificação”.
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APÊNDICE A - ROTEIRO DA ENTREVISTA

QUESTÕES DE ENTREVISTA
OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO EDITORIAL DA REVISTA CIENTÍFICA RCA

Victor Fernández Desiati

Objetivo Geral: Desenvolver um modelo de otimização do processo editorial da

Revista de Ciências da Administração (RCA) da Universidade Federal de Santa
Catarina (UFSC).
Objetivos Específicos e Questões de Entrevista

a) Mapear o processo editorial da revista RCA

- Quais são as principais características da revista? (histórico do periódico,

modelo de avaliação/revisão por pares, classificação Qualis da CAPES, missão e
objetivos gerais)
- Como é caracterizado o escopo da revista?
- Como é formada a equipe de colaboradores da RCA?
- Quais sistemas (OJS) são utilizados na RCA?
- Como funciona o software OJS?
- Como é o fluxo editorial da revista? (processos e características gerais)
- Como os participantes interagem com os sistemas e com o fluxo editorial?

b) Realizar a notação BPMN do processo editorial da revista

- De forma detalhada, como os processos do fluxo editorial funcionam

atualmente?
- Em relação aos participantes, quais são as atividades/tarefas e como são
realizadas?
- Quais são as etapas pertinentes para realizar os processos: avaliação prévia,
desk review, decisão editorial, editoração, edição de texto e de publicação?
- Acha que um mapeamento de processos ajudaria a analisar como estão os
processos atualmente e como otimizá-los?

c) Sugerir a otimização do processo editorial da revista

- A partir do mapeamento realizado, acha que a automação de processos pode ser

uma opção para otimizar o fluxo editorial da revista?
- A partir da análise de viabilidade técnica e gerencial (check list), análise de
benefícios (planilha) e priorização das tarefas, concorda que a tarefa X pode ser
automatizada?
- Acha que a criação de um modelo de especificação funcional (tarefa X) ajudaria
na potencial implementação do RPA?
APÊNDICE B - PROCESSO AVALIAÇÃO PRÉVIA
APÊNDICE C – PROCESSO DESK REVIEW
APÊNDICE D - PROCESSO DECISÃO EDITORIAL
APÊNDICE E - PROCESSO DE EDIÇÃO DE TEXTO
APÊNDICE F - PROCESSO DE EDITORAÇÃO
APÊNDICE G - PROCESSO DE PUBLICAÇÃO
APÊNDICE H - CHECKLIST VIABILIDADE TÉCNICA

Viabilidade Viabilidade Emissão de Verificação de Cancelamento do Enviar

técnica para gerencial certificado de arquivos do avaliador lembrete ao
RPA (1) para RPA (2) avaliador avaliador avaliador

Sistemas O processo em 1 2 1 2 1 2 1 2
acessados por que a tarefa sim sim sim sim sim sim sim sim
terminais está inserida é
remotos não conhecido e foi
apresentam avaliado
dificuldade de
automação

Sistemas ou O aumento da 1 2 1 2 1 2 1 2
sites operados capacidade de sim sim sim sim sim sim sim sim
possuem processamento
interfaces do robô não irá
acessíveis para desestruturar o
o robô processo atual

Imagens O aumento de 1 2 1 2 1 2 1 2
possuem velocidade do sim sim sim sim sim sim sim sim
qualidade processamento
adequada para pelo robô não
leitura irá gerar
colapso nas
próximas
atividades do
processo

Sites não É possível 1 2 1 2 1 2 1 2

apresentam desenvolver sim sim sim sim sim sim sim sim
captcha de plano de
difícil solução contingência
viável que
atenda ao
negócio

Sites não A parada do 1 2 1 2 1 2 1 2

possuem robô não sim não sim não sim sim sim sim
sistema de coloca a
detecção de empresa em
robôs e risco
bloqueio de operacional
login ou IP

Retorno do Problemas de 1 2 1 2 1 2 1 2
OCR vem de execução do não sim sim sim sim sim sim sim
forma robô não
estruturada e geram
adequada para exposição de
identificar as informações
informações sensíveis à
LGPD

Número de Problemas de 1 2 1 2 1 2 1 2
modelos de execução do sim sim sim sim sim sim sim sim
documentos a robô não tem
serem lidos é potencial de
conhecido gerar prejuízos
de alto valor
para a empresa

Operações A relação 1 2 1 2 1 2 1 2
idênticas em entre tempo não sim não sim não sim sim sim
diferentes de ajuste do
sites está robô em caso
mapeada de pane, a
adoção do
plano de
contingência
e o tempo em
que o
processo
pode ficar
parado foi
avaliado e
validado pela
área de
negócio

Informações Existe apoio 1 2 1 2 1 2 1 2

não e patrocínio sim sim sim sim sim sim sim sim
estruturadas do negócio
podem ser para adoção
mapeadas da
com RPA ou robotização
outra
tecnologia

Os sistemas Base de 1 2 1 2 1 2 1 2
possuem dados que sim sim sim sim sim sim sim sim
estabilidade robô irá
adequada operar está
para operação íntegra e
do robô estável

SLA do time 2 2 2 2
de suporte é sim sim sim sim
adequado
para o
atendimento
ao processo

A área de 2 2 2 2
negócio está sim sim sim sim
ciente que
deve manter
um
responsável
por conhecer
em detalhes o
funcionament
o do processo
e acompanhar
sua execução
pelo robô
APÊNDICE I - PLANILHA AVALIAÇÃO BENEFÍCIOS INTANGÍVEIS
APÊNDICE J - MODELO DE ESPECIFICAÇÃO TAREFA ROBOTIZADA
APÊNDICE K - PLANO DE AÇÃO

QUESTÕES DESCRIÇÃO

What? Criar um modelo de especificação para robotizar uma tarefa do fluxo editorial.

a) Para atingir o objetivo geral da pesquisa: como otimizar o processo editorial de uma
revista científica;
Why? b) Para atender as expectativas dos
i) Aproximar as teorias das práticas de gestão desenvolvidas na RCA.
ii) Melhorar a gestão da RCA.
iii) Desenvolver estudos relacionados a RPA.

When? Durante o ano de 2023.

Who? O pesquisador e a editora-chefe.

Em um ambiente colaborativo, como o google docs.

Where?
No ambiente universitário da UFSC (biblioteca universitária e/ou sala da RCA.

a) mapear o processo editorial da revista RCA;

How? b) realizar a notação BPMN do processo editorial da revista; e

c) sugerir a otimização do processo editorial da revista.

Não foram alocados custos monetários ao projeto, uma vez que trata-se do
How much?
trabalho de conclusão do curso de Administração.