ELABORAR, ORGANIZAR E

CONTROLAR DOCUMENTOS DA
ORGANIZAÇÃO.
LUDMILLA RODRIGUES PARDIM
01 OBJETIVO DA AULA:

02 PARTE 1: INTRODUÇÃO

03 PARTE 2: ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS AGENDA

04 PARTE 3: ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

05 PARTE 5: ESTUDO DE CASO E DISCUSSÃO

06 PARTE 6: CONSIDERAÇÕES FINAIS E ENCERRAMENTO

AGENDA
Aula: Elaboração, Organização e Controle de Documentos na
Organização
 Objetivo:

Capacitar os alunos a compreenderem e aplicarem práticas eficazes na elaboração,

organização e controle de documentos dentro de uma organização, destacando a
importância desse processo para a gestão eficiente da informação.
 PARTE 1:
INTRODUÇÃO

Boas-Vindas e Contextualização :
• Saudações e apresentação do tema.
• Contextualização da importância da gestão de documentos para o
bom funcionamento organizacional.
Visão Geral sobre Documentos :
• Definição de documentos e sua relevância.
• Distinção entre documentos físicos e eletrônicos.
INTRODUÇÃO
SISTEMÁTICO
funcionamento
COERENTE
organizacional. INTEGRADO

ORGANIZAÇÃO
GESTÃO DE Definição EFICIÊNCIA
DOCUMENTOS

FÍSICOS
Distinção ELETRÔNICOS
 PARTE 2
ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS

Princípios da Elaboração Documental :

• Clareza, concisão, precisão e objetividade.
• Importância da linguagem adequada e padronização.
Exemplos Práticos :
• Demonstração prática na elaboração de documentos.
• Exercícios para desenvolvimento de habilidades na criação de
documentos eficazes.
ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS
CONCISÃO
CLAREZA
PRECISÃO
OBJETIVIDADE

LINGUAGEM ADEQUADA
PRINCÍPIOS
Importância PADRONIZAÇÃO
DA
ELABORAÇÃO
DOCUMENTAL DEMONSTRAÇÃO PRÁTICA
Exemplos
EXERCÍCIOS PARA
Práticos
DESENVOLVIMENTO
 ATIVIDADE
ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Elabore um memorando para comunicar uma mudança de

política interna.
• Crie um e-mail para apresentar os resultados de uma
pesquisa ou projeto.
• Desenvolva um relatório conciso para resumir uma reunião
importante.
 PARTE 3
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Sistemas de Organização:
• Métodos tradicionais e digitais para organização.
• Criação de categorias e hierarquias para facilitar o acesso.
Tecnologias de Organização :
• Apresentação de softwares e ferramentas para gestão documental.
• Demonstração prática de como utilizar sistemas de organização.
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
MÉTODOS TRADICIONAIS E
Sistemas de DIGITAIS
Organização CRIAÇÃO DE CATEGORIAS E
HIERARQUIAS

ORGANIZAÇÃ Tecnologias de
Organização SOFTWARES
O DE
DOCUMENTOS
SISTEMAS DE ORGANIZAÇÃO
SISTEMAS DE ORGANIZAÇÃO
TECNOLOGIAS DE ORGANIZAÇÃO
 PARTE 4
CONTROLE DE DOCUMENTOS

Necessidade do Controle :
• Rastreabilidade e segurança da informação.
• Importância do controle para conformidade legal e
normativa.
Ferramentas e Estratégias de Controle :
• Sistemas de controle documental.
• Procedimentos para revisão e atualização periódica.
CONTROLE DE DOCUMENTOS
RASTREABILIDADE E
Necessidade do SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Controle IMPORTÂNCIA DO CONTROLE
PARA CONFORMIDADE LEGAL
E NORMATIVA.

SISTEMAS DE CONTROLE
Ferramentas e
CONTROLE DE DOCUMENTAL
Estratégias
DOCUMENTOS PROCEDIMENTOS PARA
REVISÃO E ATUALIZAÇÃO
PERIÓDICA
CONTROLE DE DOCUMENTOS
CONTROLE DE DOCUMENTOS
 PARTE 5
ESTUDO DE CASO E DISCUSSÃO

Estudo de Caso:
• Apresentação de um caso prático.
• Análise conjunta dos participantes.
Discussão e Perguntas :
• Abertura para perguntas e discussão de experiências dos participantes.
ESTUDO DE CASO E DISCUSSÃO
CASO PRÁTICO
Estudo de Caso
ANÁLISE

ORGANIZAÇÃ Discussão e
DÚVIDAS?
O DE Perguntas
DOCUMENTOS
 ESTUDO DE CASO: DESAFIOS NA GESTÃO DOCUMENTAL NA EMPRESA XYZ

CONTEXTO: A EMPRESA XYZ, UMA ORGANIZAÇÃO DE MÉDIO PORTE NO SETOR

DE TECNOLOGIA, ESTÁ ENFRENTANDO DESAFIOS SIGNIFICATIVOS EM SUA
GESTÃO DOCUMENTAL. A EMPRESA RECENTEMENTE EXPANDIU SUAS
OPERAÇÕES, RESULTANDO EM UM AUMENTO CONSIDERÁVEL NA QUANTIDADE
DE DOCUMENTOS GERADOS DIARIAMENTE. ALÉM DISSO, A FALTA DE UM
SISTEMA EFICIENTE DE GESTÃO DOCUMENTAL LEVOU A PROBLEMAS COMO A
PERDA DE DOCUMENTOS IMPORTANTES, ATRASOS NA LOCALIZAÇÃO DE
INFORMAÇÕES CRUCIAIS E DIFICULDADES EM MANTER A CONFORMIDADE
REGULATÓRIA.
ESTUDO DE CASO: ATIVIDADE

• QUAIS SÃO OS DESAFIOS ESPECÍFICOS QUE A EMPRESA XYZ ENFRENTA NA

ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS APÓS SUA EXPANSÃO OPERACIONAL?
• COMO A FALTA DE PADRONIZAÇÃO NA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS PODE
IMPACTAR A CONSISTÊNCIA E EFICIÊNCIA DAS INFORMAÇÕES NA ORGANIZAÇÃO?
• QUAIS SÃO AS CONSEQUÊNCIAS PRÁTICAS DA PERDA DE DOCUMENTOS
IMPORTANTES E DOS ATRASOS NA LOCALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES CRUCIAIS
PARA A EMPRESA?
• COMO UM SISTEMA EFICIENTE DE GESTÃO DOCUMENTAL PODE CONTRIBUIR
PARA MELHORAR A ORGANIZAÇÃO E ACESSO AOS DOCUMENTOS NA EMPRESA
XYZ?
• QUAIS CATEGORIAS E HIERARQUIAS SERIAM MAIS EFICAZES NA
IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA
 PARTE 6
CONSIDERAÇÕES FINAIS E ENCERRAMENTO

Revisão dos Pontos-Chave :

• Recapitulação dos conceitos principais.

Encerramento e Feedback :
• Agradecimento aos participantes.
• Coleta de feedback sobre a aula.
CONSIDERAÇÕES FINAIS E ENCERRAMENTO
RECAPITULAÇÃO
Revisão dos
Pontos-Chave CONCEITOS PRINCIPAIS

Encerramento e
AGRADECIMENTO
DOCUMENTOS Feedback
 ATIVIDADE
FINAL
• QUAIS SÃO OS PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS NA ELABORAÇÃO DOCUMENTAL DESTACADOS DURANTE A AULA, E
COMO A CLAREZA, CONCISÃO, PRECISÃO E OBJETIVIDADE CONTRIBUEM PARA A EFICÁCIA DOS DOCUMENTOS?
• COMO A LINGUAGEM ADEQUADA E A PADRONIZAÇÃO, DISCUTIDAS NA PARTE DE ELABORAÇÃO DE
DOCUMENTOS, PODEM INFLUENCIAR A COMPREENSÃO E A CONSISTÊNCIA NAS INFORMAÇÕES TRANSMITIDAS
POR MEIO DA DOCUMENTAÇÃO ORGANIZACIONAL?
• DURANTE A DEMONSTRAÇÃO PRÁTICA NA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS, QUAIS ELEMENTOS ESPECÍFICOS
FORAM ENFATIZADOS PARA CRIAR DOCUMENTOS EFICAZES, E COMO OS PARTICIPANTES PODEM APLICAR ESSES
CONCEITOS EM SUAS PRÓPRIAS PRÁTICAS?
• NA DISCUSSÃO SOBRE SISTEMAS DE ORGANIZAÇÃO, POR QUE A CRIAÇÃO DE CATEGORIAS E HIERARQUIAS É
CONSIDERADA CRUCIAL PARA FACILITAR O ACESSO AOS DOCUMENTOS E PROMOVER A EFICIÊNCIA NA GESTÃO
DOCUMENTAL DA ORGANIZAÇÃO?
• CONSIDERANDO A PARTE SOBRE CONTROLE DE DOCUMENTOS, POR QUE A RASTREABILIDADE E A SEGURANÇA
DA INFORMAÇÃO SÃO ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DOCUMENTAL, E COMO ESSES ELEMENTOS CONTRIBUEM
PARA A CONFORMIDADE LEGAL E NORMATIVA DA EMPRESA?
OBRIGADO
REVISÃO COMPLETADA