UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO

CENTRO DE ESTUDOS SUPERIORES DE IMPERATRIZ

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Leivinho Nascimento Sousa

MANUAL, FORMULÁRIO E ARRANJO FÍSICO

IMPERATRIZ

2011
 Leivinho Nascimento Sousa

MANUAL, FORMULÁRIO E ARRANJO FÍSICO

Trabalho realizado pela

obtenção da terceira nota do período
na disciplina Organização, Sistemas e
Métodos, cuja instrução é feita pela
professora Janara.

IMPERATRIZ

2011
MANUAL

A definição de manual é dada genericamente como “(...) todo e

qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas,
objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos
pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes
devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas,
2002).

O manual possui alguns objetivos. Dentre eles, podemos citar:

 Reunir informações de forma sistematizada, criteriosa e

segmentada;
 Ser instrumento de permanente consulta;
 Ser uma ferramenta acessória, sem limitar a criatividade.

Além de objetivos, enumeram-se muitas decorrências vantajosas da

utilização correta do manual numa organização:

 Fontes permanentes de informações e consultas;

 Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções;
 Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas;
 Facilitam o treinamento de funcionários novos e antigos
(reciclagem);
 Permitem maior delegação de autoridade;
 Descentralização;
 Maior predisposição para assumir responsabilidades;
 Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários;
 Constituem-se em um histórico administrativo

No entanto, também se apresentam desvantagens do seu mau uso

ou elaboração:

 Apesar de serem ponto de partida, não são solução para

todos os tipos de problemas possíveis;
  Custo normalmente alto;
 Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis;
 Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar
rapidamente;
 Ignoram os aspectos informais;
 Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas;
 Inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou
deficientes;
 Em geral são pouco flexíveis;
 Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal.

Suas principais indicações de uso são:

 Dúvidas frequentes do público-usuário;

 Demora e formação de filas;
 Desconhecimento de uma determinada rotina;
 Treinamentos.

Para uma correta elaboração e consequente eficiência na utilização,

existem requisitos que auxiliam essa construção:

 Necessidade real;
 Diagramação estruturada e adequada às finalidades;
 Um bom índice e sumário;
 Ser flexível e possuir redação simples e clara;
 Sofrer revisões e atualizações constantes;
 Ser distribuído a todos os funcionários.

Finalmente, podemos tipificar os manuais, de acordo com a

aplicação, em:

1) Manual de funções:
 Caracteriza os aspectos formais das relações entre as
diferentes unidades organizacionais;
 Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada
um dos cargos de chefia ou assessoria.
 2) Manual de políticas e diretrizes:
 Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão;
 As políticas devem estar bem fundamentadas e consistentes,
baseadas numa explicação das relações de trabalho da
organização.
3) Manual do empregado:
 Particularmente importantes em médias e grandes
organizações, principalmente nos níveis mais baixos destas;
 Observar a aparência e diagramação para maior motivação.
4) Manual de instruções especializadas:
 Agrupa normas e instruções de aplicação específica a
determinada atividade ou tarefa:
a) “Manual do vendedor”;
b) “Manual da telefonista”.
 Recomendável quando há um número de funcionários nas
funções especificadas que justifique seu uso.
5) Manual de normas e procedimentos:
 Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades;
 Detalham como as atividades devem ser executadas.

Por fim, recomenda-se que o manual seja:

 Repleto, abrangendo todas as orientações necessárias,

inclusive as óbvias;
 Produzido de forma a possibilitar sua rápida atualização;
 Distribuído pela própria gerência, por não tratar-se de um
documento comum.

FORMULÁRIO

A respeito de formulário dois importantes conceitos são lembrados:

I. “Documento que possui campos delineados para coleta e

registro de dados e informações necessários a sistemas
 administrativos.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas,
Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002);
II. “Documento que transporta dados e informações de uma
pessoa, ou unidade, para outra. É a materialização do dado.”
(ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos.
São Paulo: Atlas, 2001).

Podemos localizar a importância do formulário diante dos seguintes

empregos do mesmo:

 Exigências legais e governamentais;

 Importância dos dados e informações (armazenamento do
histórico da organização, recuperação eficiente e eficaz de
dados e informações);
 Padronizar a comunicação;
 Facilitar as funções de administração (planejar, organização,
coordenar, controlar).

Os principais objetivos do formulário são:

 Proporcionar valor legal a determinadas operações

 Uniformizar os procedimentos administrativos (facilitar o
controle dos processos);
 Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo
(evitar repetição de dados, facilitar o tratamento de dados e
informações);
 Facilitar o fluxo de informações (facilitar a compreensão dos
dados e informações).

Requisitos para um bom formulário:

 Uso agradável (espaço suficiente nos campos, sequência

racional e fácil para preenchimento, destaque para os títulos e
itens principais);
 Preenchimento prático (visibilidade, legibilidade, redução da
fadiga visual);
  Sistema eficiente de arquivamento;
 Reduzir erros na utilização (incluir apenas os títulos e
subtítulos indispensáveis, agrupar títulos e subtítulos do geral
para o particular, realçar as diversas partes do formulário,
evitar disposição diferente da existente na origem das
informações);
 Permitir economia (papel e impressão) - Simplificar
(uniformizar) os modelos existentes, reduzir a quantidade de
vias (cópias), selecionar o tipo e tamanho mais mais
adequados de papel, selecionar o meio de impressão mais
adequado.

Processo de elaboração de formulário:

 Levantamento e análise das necessidades:

 Inventário dos formulários existentes;
 Levantar o fluxo de trabalho e a presença das
informações;
 Estudar a viabilidade de aproveitar os formulários
existentes.
 Elaboração de novos formulários:
 Identificar as informações importantes
 Desenhar o layout do formulário
 Tamanho e formato do papel
 Tipo e qualidade do papel
 Duração do formulário
 Importância
 Quantidade e destino das vias
 Uso ou finalidade do formulário
 Norma PB 530 (ABNT 1977)
 Peso do papel
 Quantidade de cópias;
 Menores despesas postais;
 Menor espaço para arquivamento;
  Menor custo.
 Cores
 Diferenciar formulários;
 Diferenciar as vias;
 Destaque para certos campos;
 Exigências da legislação;
 Padrões da organização;
 Economia;
 Fácil reconhecimento.

ARRANJO FÍSICO

Podemos tomar arranjo físico como a maneira segundo a qual se

encontram dispostos fisicamente os recursos que ocupam espaço dentro da
instalação de uma operação.

Quando tomar decisões sobre o arranjo físico:

 Um novo recurso “consumidor de espaço” é acrescentado ou

retirado ou se decide pela modificação de sua localização;
 Há uma expansão ou redução de área da instalação;
 Ocorre mudança relevante de procedimentos ou de fluxos
físicos.
 Ocorre mudança substancial dos mix relativos de produtos
que afetem substancialmente os fluxos; ou
 Ocorre mudança substancial na estratégia competitiva da
operação.

Objetivo das decisões sobre arranjo físico:

 Apoiar a estratégia competitiva da operação;

 Escolha entre “compromissos”;
 Eliminar atividades que não agreguem valor;
 Enfatizar atividades que agreguem.
Objetivos de “valor” para as atividades:

 Incorporar medidas de qualidade (contaminação) e exigências

legais de segurança do trabalho;
 Facilitar manutenção dos recursos, garantindo fácil acesso;
 Facilitar acesso visual às operações;
 Encorajar determinados fluxos aumentando a exposição de
produtos;
 Auxiliar na criação de determinadas percepções nos clientes
permitindo “participação” no serviço.

Tipos básicos de arranjo físico

 Arranjos clássicos:
 Por processo;
 Por produto;
 Posicional;
 Arranjos híbridos
 Celular.

Arranjo físico por processo (ou funcional):

 Diferentes roteiros;
 Flexibilidade;
 Piora na eficiência (cruzamentos);
 Tempo de atravessamento.

Arranjo físico por produto (ou em linha):

 Lógica para arranjar a posição relativa dos recursos:

seqüência de etapas do processo de agregação de valor;
 Grandes volumes de fluxo que percorrem seqüência muito
similar;
 Custos baixos e alta eficiência;
 Compromisso: eficiência x flexibilidade.

Arranjo físico posicional:

  Razões: produto ou sujeito do serviço muito grandes; estarem
em estado delicado para serem removidos; objetarem serem
movidos
 Exemplo:
 Construção de uma rodovia;
 Cirurgia de coração aberto;
 Restaurante de alta classe;
 Estaleiro;
 Manutenção de computador de grande porte.

Benefícios do arranjo físico celular:

 Racionalização dos projetos e processos

 Maior flexibilidade que no AF por produto
 Simplificação do planejamento e controle da
 produção
 Redução do tempo de atravessamento total (lead time)
 Redução das movimentações de materiais
 Redução do material em processo
 Confiabilidade nos prazos de entrega
 Desenvolve a flexibilidade da mão-de-obra e promove o
trabalho em grupo.

Arranjo físico misto:

Por Processo e Celular (exemplo):

Arranjo físico do piso térreo de uma loja de departamentos com foco

no setor de artigos para crianças e bebês.