Manuais da Organização

Carlos Leite Filho

 INTRODUÇÃO

“(...) todo e qualquer conjunto de normas,

procedimentos, funções, atividades, políticas,
objetivos, instruções e orientações que devem
ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e
funcionários da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, quer seja
individualmente, quer seja em conjunto.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
 INTRODUÇÃO

• Objetivos:

–Reunir informações de forma sistematizada,

criteriosa e segmentada
–Ser instrumento de permanente consulta
–Ser uma ferramenta acessória, sem limitar a
criatividade
 VANTAGENS
• Fontes permanentes de informações e consultas
• Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções
• Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas
• Facilitam o treinamento de funcionários
– Novos
– Antigos (reciclagem)
• Permitem maior delegação de autoridade
– Descentralização
– Maior predisposição para assumir responsabilidades
• Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários
• Constituem-se em um histórico administrativo
 DESVANTAGENS
• Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os
tipos de problemas possíveis
• Custo normalmente alto
• Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis
• Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente
– Ignoram os aspectos informais
• Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas
– Inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou
deficientes
• Em geral são pouco flexíveis
– Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal
 INDICAÇÕES E REQUISITOS
• Indicações de uso:
– Dúvidas freqüentes do público-usuário
– Demora e formação de filas
– Desconhecimento de uma determinada rotina
– Treinamentos
• Requisitos:
– Necessidade real
– Diagramação estruturada e adequada às finalidades
– Um bom índice e sumário
– Ser flexível e possuir redação simples e clara
– Sofrer revisões e atualizações constantes
– Ser distribuído a todos os funcionários
 MANUAL DE FUNÇÕES
• Caracteriza os aspectos formais das relações entre as diferentes
unidades organizacionais
• Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos
cargos de chefia ou assessoria
• Objetivos:
– Identificar, formal e claramente, como a organização está organizada
– Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade
organizacional
• Conteúdo:
– Objetivos da organização
– Os diversos organogramas da organização
– Relação das funções a serem executadas pelas unidades
 MANUAL DE
POLÍTICAS E DIRETRIZES
• Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão
• As políticas devem estar bem fundamentadas e
consistentes, baseadas numa explicação das relações
de trabalho da organização
• Objetivos:
– Oferecer condições para que os executivos concentrem-se
em decisões que fujam aos padrões normais da organização
– Permitir um maior nível de delegação
• Conteúdo:
– Conjunto das diversas políticas existentes na organização:
marketing, tecnologia, logística, recursos humanos, etc.
 MANUAL DO EMPREGADO
• Particularmente importantes em médias e grandes organizações,
principalmente nos níveis mais baixos destas
• Observar a aparência e diagramação para maior motivação
• Objetivos:
– Permitir uma boa interação entre o funcionário e a
organização
– Explicitar os direitos e deveres do novo funcionário
– Facilitar o treinamento do novo funcionário
• Conteúdo:
– Breve resumo histórico da organização
– Atividades desenvolvidas e objetivos da organização
– Descrição do regime de autoridade
– Descrição do sistema de incentivos
 MANUAL DE
INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS
• Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinada
atividade ou tarefa
– “Manual do vendedor”
– “Manual da telefonista”
• Recomendável quando há um número de funcionários nas funções
especificadas que justifique seu uso
• Objetivos:
– Melhor treinamento de um grupo específico do funcionários
– Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de
funcionários
• Conteúdo:
– Tarefas básicas inerentes ao cargo
– Sua interação com outros cargos da organização
 MANUAL DE
NORMAS E PROCEDIMENTOS
• Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades
• Detalham como as atividades devem ser executadas
• Objetivos:
– Proporcionar uma execução uniforme dos serviços descritos
– Atribuir às unidades organizacionais, competência para definir as orientações a
serem incluídas no manual
• Conteúdo:
– Normas: indicação de quem executa (ou pode executar) os diversos
trabalhos do processo administrativo
– Procedimentos: indicação de como são executados os diversos trabalhos
do processo administrativo
– Formulários: definição dos documentos e sua forma de utilização
– Fluxogramas: gráficos dos diversos procedimentos descritos
 RECOMENDAÇÕES FINAIS
• O manual é elaborado para quem não sabe, ou tem dúvidas
– Deve conter todas as orientações necessárias, inclusive as
óbvias
• Aconselha-se elaborar o manual com folhas soltas (ou
eletronicamente) para facilitar a atualização
• O manual não é um documento comum. Sua entrega deve ser feita
pela própria gerência
• Atenção com a estética, inclusive redação e apresentação
• A elaboração do manual deve ser adaptada às características da
organização
• O manual perderá sua utilidade se as mudanças forem transmitidas
apenas de forma verbal, ele precisa ser atualizado
Funcionograma

Carlos Leite Filho

 Definição
É um gráfico de organização que tem por objetivo
demonstrar detalhadamente as principais atividades
desempenhadas em cada órgão do organograma.

É como se pudéssemos abrir cada um dos órgãos

representados no organograma, visualizando como estão
compostos em termos de colaboradores e quais
atividades são desenvolvidas em cada um deles. Portanto,
é um gráfico derivativo do organograma – não há
funcionograma se não existir organograma.
 Utilidade
a). a visualização da organização/estruturação interna de cada órgão;
b).a especificação das atividades/tarefas desempenhadas e melhor
entendimento do trabalho total;
c). a equitativa distribuição do trabalho, através da análise da relação
atividade e no de pessoas envolvidas;
d). a padronização de atividades e seqüência e fluxos;
e). a análise do ambiente de trabalho;
d). maior facilidade no uso de métodos de análise-avaliação de desempenho
individual e do grupo;
e). maior facilidade de emprego e entendimento de processos de ascensão /
promoção funcional;
f). clareza ao colaborador, de onde ele está e de onde pode chegar dentro da
própria empresa;
g). o conhecimento por parte do colaborador, de que trabalhos e atividades
são desenvolvidas nos demais órgãos da empresa.
Exemplo
Quadro de Distribuição do
Trabalho
Carlos Leite Filho
 ESTUDO E
ANÁLISE DO TRABALHO

“Processo racional utilizado para

caracterizar, decompor e interpretar
um sistema, para conhecer seus
fatores constitutivos
imprescindíveis, assim como seu
comportamento e suas respectivas
leis de interação.”
 ESTUDO E
ANÁLISE DO TRABALHO

Compreende:
• Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e
criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa
• Análise do Processamento do Trabalho -
racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho
• Análise das Operações e Postos de Trabalho -
otimizar os movimentos realizados no trabalho e
organizar o posto de trabalho
 ESTUDO E
ANÁLISE DO TRABALHO
A B C D

Passos
Tarefa
Atividade
Processo Exemplo:
Atividades Controle de Contas Correntes, Cobrança de Títulos, etc.

Tarefas Pagamento de cheques, Recebimento de depósitos, etc.

Passos Conferência de assinatura e de saldo, Debitar valor na conta, etc.

Tarefas seqüenciais (Ex.: coletar dados e tabular dados)

Tarefas paralelas (Ex.: coletar dados capital e coletar dados interior)
 ANÁLISE DA
DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Deve Permitir:
• Diagnosticar eventuais tempos de ócio
• Identificar o equilíbrio entre a prioridade da
tarefa e o seu tempo de realização
• Controlar a correspondência entre treinamento
dos empregados e as suas tarefas
• Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas
entre as áreas e entre as pessoas
 ANÁLISE DA
DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Para isso deve-se:
• levantar
as tarefas desenvolvidas por cada
empregado
• levantar o tempo gasto em cada tarefa
• levantar/priorizar as atividades desenvolvidas
pela área
• levantar/analisar o quadro de distribuição do
trabalho
 ANÁLISE DA
DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

QDT
•É a ferramenta que estabelece as tarefas
efetuadas dentro de uma determinada área,
especificando quanto tempo é gasto por cada um
dos funcionários na atividade total e
individualmente.
 ANÁLISE DA
DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Q D T - Objetivos
•Identificar quais atividades consomem o tempo
de cada um dos funcionários.
•Definir quem faz o quê.
•Definir quantas horas totais no período
(dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao
trabalho.
•Definir a atividade mais importante.
 ANÁLISE DA
DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Q D T - Objetivos
•Identificar superposições nas tarefas
desenvolvidas.
•Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos
de trabalho.
•Verificar se as pessoas possuem as
qualificações e treinamento necessários para o
bom desempenho de suas tarefas.
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO

FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL

•Está relacionado com a perfeita
adequação da mão de obra
empregada nas tarefas e atividades
em análise, contando com tal o cargo
ocupado, as tarefas desempenhadas,
o treinamento oferecido, o salário
atribuído.
•
 FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL

1. As aptidões dos empregados são utilizadas

adequadamente?
2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos
superiores?
3. Há indícios de necessidade de treinamento?
4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e
equipamentos?
5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do
seu cargo?
6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si?
7. Há tarefas muito centralizadas ou muito
descentralizadas?
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO
FATOR VOLUME DE TRABALHO

•Diz respeito a quantidade de trabalho que

cada funcionário executa. Mais, ainda
indica o nível de distribuição das tarefas e
está relacionado com a própria
especialização dos trabalhos.
•Quando uma tarefa é dividida entre vários
funcionários, o processo de sincronismo
nas tarefas deve ser perfeito sob pena de
que um acabe prejudicando o outro, o que
sempre provoca conflitos.
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO
Questões

FATOR VOLUME DE TRABALHO

1. O trabalho está distribuído de forma

adequada?
2. Há acúmulo de trabalho? Urgente?
3. Existe tarefa dispersa por vários
executantes sem necessidade?
4. Qual o regime de execução dos
trabalhos (sazonal, etc.)? Por que?
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO
Questões

FATOR CUSTO

•O desenvolvimento de qualquer tarefa na

organização apresenta um custo, seja de
elaboração, de produção ou de
manutenção.
• Este salário pago se converte num total
de horas que o funcionário coloca a
disposição da empresa. E são estas horas
que estão alocadas no QDT.
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO
Questões

FATOR SIMPLICIDADE
1. O Trabalho está superespecializado?
2. Há duplicidade de trabalho?
3. Existe trabalho manual que possa ser
automatizado?
4. Podem-se simplificar os formulários?
5. O layout permite um fluxo racional do trabalho?
6. Todas as tarefas são realmente necessárias?
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO

FATOR RACIONALIZAÇÃO

•Este é, sem dúvida, o pensamento

central do QDT: como fazer melhor e
com menos custo a mesma tarefa.
• Portanto, o analista deve estar
atento, durante todo o trabalho
desenvolvido, a aspectos tais como:
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO

1. Distribuição física inadequada;

2. Uso de formulários complexos e que não
foram alvos de análise;
3. Uso de máquinas e equipamentos antigos e
que causam constantes problemas;
4. Desenvolvimento/execução de muitas tarefas
manuais que poderiam ser mecanizadas;
5. Complexidade excessiva das rotinas exigindo
análise maior, como sistema ou subsistema.
 ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO
TRABALHO

Conclusões:
•A partir de todos os comentários traçados nas etapas
anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a
melhor forma possível de solução do problema.
•Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os
analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área
alvo de estudo.
•No momento em que se efetuem as modificações, todos os
componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente
de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa
possível. Caso contrário o estudo será um fracasso.
Ferramentas e datas de
Orientação
Manuais – aula do dia 29/05
Funcionograma e QDT – 05/06