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FERRAMENTAS DE OSM

WELLINGTON TROGLIO

SUMRIO
1 INTRODUO 2 ATRIBUIES DAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS 3 MANUAL DE ORGANIZAO 4 ORGANOGRAMAS 5 ESTUDO DE DISTRIBUIO DOS TRABALHOS 6 FLUXOGRAMAS

7 ARRANJO FSICO (Layout)

1 - INTRODUO
por meio de tcnicas e ferramentas adequadas que o profissional de OSM

realiza suas atividades nas mais variadas reas e departamentos de uma


organizao.

Estas tcnicas e ferramentas so essenciais para que a empresa obtenha sucesso


em sua gesto organizacional.

Define-se como Ferramentas de OSM o conjunto de tcnicas e procedimentos


adotados com o objetivo de buscar a eficcia e eficincia nos processos operacionais e administrativos de uma organizao.

1 - INTRODUO
PLANEJAMENTO
CONTROLE DIREO Planejamento: representa o estabelecimento de objetivos e resultados a serem alcanados atravs da definio de estratgias; ORGANIZAO
Pilares da Administrao

Direo: representa a orientao, a coordenao e a liderana das atividades e recursos (humanos, financeiros, tecnolgicos, etc...)

Controle: representa o acompanhamento e a avaliao dos resultados.

1 - INTRODUO
A estrutura organizacional um instrumento essencial para o desenvolvimento e
a implementao do plano organizacional e deve ser delineada de acordo com os objetivos e as estratgias empresariais.

Estrutura Organizacional

Instrumento

bsico

para

concretizao

do

plano

organizacional

Organizao da empresa

a ordenao e o agrupamento de atividades e


recursos, visando o alcance dos objetivos empresariais.

1 - INTRODUO
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Sistema Responsabilidades

Sistema de Autoridades

Sistema de Comunicao

Departamentalizao;
Linha e Assessoria;

Nveis Hierrquicos;
Delegao; Centralizao e descentralizao.

o que, como, quando, para

Descrio das Atividades.

quem comunicar.

2 ATRIBUIES DAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS


As atribuies das unidades organizacionais (AUO) representam uma forma de consolidar e representar, formalmente, todas as responsabilidades da unidade

considerada.

As (AUO) aparecem no sistema de responsabilidades embora considere aspectos

de outros componentes da estrutura organizacional, como autoridades,


comunicaes e decises.

As (AUO) tm como base a especializao do trabalho. A especializao refere-se


ao maior conhecimento dos diversos aspectos que determinado trabalho exige para ser executado.

3 MANUAL DE ORGANIZAO
O desenvolvimento da empresa e, consequentemente, o aumento de sua

complexidade e especializao tornam indispensvel sua organizao planejada.

Decorre dessa necessidade determinada sistematizao, que essencial quando

se deseja trabalhar de maneira eficiente, eficaz e efetiva.

Essa sistematizao deve ser simples, objetiva e prtica para ser eficiente.

Quando apresentada em forma de relatrio denominada Manual de Funes


ou Manual de Organizao.

Manual de Organizao o relatrio formal das atividades e do respectivo


organograma da empresa.

3 MANUAL DE ORGANIZAO
Um manual de organizao possui as seguintes principais partes:
Consideraes Gerais: Apresentao dos aspectos tericos que envolvem sua elaborao, bem como as

vrias consideraes sobre a empresa em questo.

Fichas de Funes:

Estabelecem a posio hierrquica de cada unidade organizacional, sua


finalidade e suas atribuies especficas.

Ficha de Funes a descrio da linha de subordinao e do conjunto de


atribuies inerentes s funes administrativas de planejamento, organizao, direo, gesto de pessoas e avaliao -, bem como dos nveis de alada decisria de cada unidade organizacional.

MODELO DE FICHA DE FUNES

3 MANUAL DE ORGANIZAO
Quadro de Competncias:

O Quadro de Competncias tem por objetivo ilustrar o nvel de autoridade e de


responsabilidade dos titulares dos cargos que compem a estrutura organizacional da empresa, visando obter maior agilidade, uniformidade e segurana no processo de tomada de deciso.

O quadro de competncias o resultado da identificao de algumas decises


relevantes que devem ser tomadas no processo operacional da empresa e dos respectivos nveis de autoridade de cada chefe de unidade organizacional.

MODELO DE QUADRO DE COMPETNCIAS

3 MANUAL DE ORGANIZAO
Comit ou Comisso: a reunio estruturada de vrios profissionais, geralmente com conhecimentos

multidisciplinares, para emitir, por meio de discusso organizada, uma opinio a


respeito de um assunto previamente estabelecido que, nascida de debates, seja a mais adequada para a realidade da empresa.

Vantagens:
julgamento colegiado; coordenao facilitada;

Desvantagens:
ao lenta e dispendiosa; responsabilidade dividida;

cooperao na execuo dos planos;


treinamento dos membros participantes.

perigo de falta de comprometimento.

4 ORGANOGRAMAS
a representao grfica de alguns aspectos da estrutura organizacional, cujo

foco principal evidenciar as diversas unidades organizacionais, sua posio


relativa e suas ligaes.

O organograma um grfico representativo da estrutura formal da organizao


em dado momento. Eis alguns de seus principais objetivos:

A diviso ou fracionamento do trabalho (direo, assessorias, conselhos,


gerncias, superintendncias, setores,... )

Evidencia a relao superior-subordinado, o que deixa implcito os


procedimentos relativos delegao de autoridade e responsabilidade;

4 ORGANOGRAMAS
Detalhar o trabalho desenvolvido pelas fraes organizacionais, os cargos existentes, a relao funcional, alm da relao hierrquica. Permitir a anlise organizacional.

Organograma Estrutural: Representa a maioria das organizaes conhecidas, e piramidal (exceto na organizao horizontal). Caractersticas: O retngulo representa a frao da organizao; A representao grfica dos retngulos pode ser vertical ou horizontal;

A linha contnua a linha de autoridade (vertical) e de coordenao (horizontal).


Unidades de mesmo nvel hierrquico devem estar na mesma linha horizontal.

4 ORGANOGRAMAS
ORGANOGRAMA ESTRUTURAL

4 ORGANOGRAMAS
ORGANOGRAMA ESTRUTURAL

4 ORGANOGRAMAS
Organograma Circular:
Reduz a possibilidade de conflitos entre superior e subordinado (pois as linhas de autoridade possuem difcil identificao). Caractersticas:

A autoridade hierrquica representada do centro para a periferia; Suaviza a apresentao da estrutura;


Economia de espao; Pouco utilizado; Representao de estruturas mais complexos e de muitos nveis hierrquicos torna-se difcil.

4 ORGANOGRAMAS
ORGANOGRAMA CIRCULAR

4 ORGANOGRAMAS
Organograma Funcional: O organograma funcional demonstra uma forma diferenciada das unidades se

transacionarem no cotidiano das organizaes. Caractersticas:


O funcionrio no possui um chefe hierrquico imediato; A subordinao corresponde ao que est sendo executado no momento;

A subordinao Presidncia hierrquica, possvel porm uma diretoria com


dirigentes responsveis por cada funo na organizao.

O organograma funcional pode ser usado em organizaes de pequeno porte e


com poucos chefes para grande quantidade de funes. Caractersticas: Pouco verticalizada;

Fica a critrio do organogramador dispor ou no todas as funes.

4 ORGANOGRAMAS
ORGANOGRAMA FUNCIONAL

4 ORGANOGRAMAS
ORGANOGRAMA FUNCIONAL

4 ORGANOGRAMAS
Organograma matricial:
Esta estrutura resulta da organogramao tradicional mais a formulao estrutural fundamentada no planejamento e execuo de projetos. Caractersticas:

Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierrquica;


A autoridade maior dividida entre a Presidncia (cunho poltico) e o titular da rea de projetos (cunho tcnico);

Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas mais difcil de


implementar; Difcil conciliar as duas estruturas.

4 ORGANOGRAMAS
ORGANOGRAMA MATRICIAL

5 ESTUDO E DISTRIBUIO DO TRABALHOS


A estruturao organizacional expressa uma forma de agrupar as atividades

necessrias para o alcance dos objetivos, as quais so atribudas a unidades


organizacionais com autoridade para execut-las.

Essas atividades e tarefas realizadas so distribudas pelas reas ou unidades


organizacionais, mediante critrios de natureza, similaridade e

complementaridade. Portanto este trabalho pode auxiliar tanto o quesito

organizao quanto o quesito mtodos de OSM.

No estudo e distribuio dos trabalhos nas empresas, normalmente so utilizadas

as seguintes definies.

5 ESTUDO E DISTRIBUIO DO TRABALHOS


Carga do trabalho: volume de trabalho atribudo a uma unidade organizacional;

Funo: conjunto de atividades convergentes e afins que caracterizam as atribuies das unidades organizacionais e dos cargos (constitui um dos critrios

de departamentalizao);

Atividade: conjunto de tarefas necessrias realizao do trabalho atribudo as

unidades organizacionais e aos cargos;

Tarefa: agrupamento de operaes interligadas mediante determinada ordem

sequencial.

5 ESTUDO E DISTRIBUIO DO TRABALHOS


Operao: parte indivisvel da execuo de uma tarefa, podendo ser executada

manualmente ou por intermdio de instrumentos, ferramentas, mquinas, etc;

Natureza da atividade: caracterizam as atividades de acordo com aspectos

jurdicos (legais), de produo, financeiros, contbeis, comercializao (vendas);

Atividades

complementares:

atividades

que

apresentam

uma

relao

antecedente versus subsequente (uma complementa a outra)

Atividades similares: ocorre quando a realizao de duas ou mais atividades

obedecem ao mesmo procedimento de execuo.

5 ESTUDO E DISTRIBUIO DO TRABALHOS


Aps a diviso da empresa em reas ou unidades organizacionais assim como da distribuio de suas atividades a serem realizadas, seguem-se trs fases de

anlise da distribuio da carga do trabalho pelas unidades organizacionais:


Listagem das tarefas individuais: Consiste em descrever, mediante entrevistas e questionrios, todas as tarefas que

cada funcionrio executa, indicando o tempo que as mesmas levam para serem
executadas e o volume total de trabalho (somatrio das duraes das tarefas).

Listagem das atividades de cada unidade organizacional:


Aps a identificao das tarefas que cada funcionrio realiza, devem-se agruplas em atividades, as quais so relacionadas em uma lista de atividades, mediante

a sua ordem de importncia para a unidade organizacional e, consequentemente,


para a empresa.

5 ESTUDO E DISTRIBUIO DO TRABALHOS


Elaborao do estudo da distribuio dos trabalhos: Este estudo, disponibilizando os dados de forma estruturada, possibilita ao

analista de sistema, organizao e mtodos:


ter uma viso global de todas as tarefas executadas em cada unidade; analisar, comparativamente, as tarefas executadas por diferentes funcionrios;

analisar, comparativamente, a durao das tarefas;


verificar o grau de especializao das tarefas; analisar, de forma global, a distribuio dos trabalhos entre os funcionrios;

verificar se h equilbrio quanto ao volume de trabalho executado pelos


funcionrios; verificar se a capacitao profissional dos funcionrios est sendo

eficientemente utilizada;
verificar se existem tarefas dispersas entre os vrios executores.

6 FLUXOGRAMAS
A tcnica mais conhecida e utilizada no estudo de processos administrativos o
fluxograma.

Tambm conhecido como grfico de procedimentos, grfico de processos, fluxo


de pessoas, documentos, atividades, ...

Define-se fluxograma qualquer grfico que demonstre algum fluxo, e de


maneira geral, procura apresentar o processo passo a passo, ao por ao.

O fluxograma de anlise de processos crticos uma tima ferramenta na busca de uma melhor dinamicidade no cotidiano das organizaes.

6 FLUXOGRAMAS
A inter-relao dos processos uma evidncia, o que torna difcil estudar um
processo isolado.

Portanto no h rigorosamente um nico objetivo, mas sim vrios:


identificar a utilidade de cada etapa do processo,

verificar as vantagens de alterar a sequncia das operaes;


procurar adequar as operaes s pessoas que as executam; identificar necessidade de treinamento; identificar possveis falhas no processo.

6 FLUXOGRAMAS
Alguns exemplos de fluxogramas:

Fluxograma sinttico: representao objetiva e enxuta das etapas de um


processo.

Fluxograma de blocos: representao detalhada do processo, inclui rvore de


deciso e simbologia adequada.

Fluxograma esqueleto: usada quando h consultas em documentos no


estritamente ligados ao processo analisado. Possui simbologia prpria.

Fluxograma de procedimento: descreve com mais detalhes os procedimentos


dos processos. Cada smbolo descreve um item especfico.

6 FLUXOGRAMAS

6 FLUXOGRAMAS

6 FLUXOGRAMAS

7 ARRANJO FSICO - LAYOUT


Considera que o arranjo fsico deve ser estabelecido a partir:
estudo planejado do sistema de informao; interao das atividades; distribuio de mveis, equipamentos, pessoas, ...

Motivao
Arranjo Fsico

Eficincia do trabalho

7 ARRANJO FSICO - LAYOUT


Indicadores de mau aproveitamento de espao:
demora excessiva de processos ou de determinadas atividades; fluxo confuso de trabalho;

m projeo de locais de trabalho;


perda de tempo. Objetivos do estudo de Layout: obter um fluxo eficiente de comunicao;

fluxo eficiente de trabalho;


facilitar a superviso; reduzir a fadiga do colaborador , aumentar seu desempenho;

aumentar a flexibilidade para futuras expanses ou modificaes.

7 ARRANJO FSICO - LAYOUT

A adaptao do corpo social da organizao ao novo posicionamento deve

ser tratado com cuidado e relevncia, pois gera um relacionamento


interpessoal e grupal de grandeza considervel.

importante promover um clima psicolgico favorvel que facilite a


disposio das pessoas em certa rea de trabalho.

A iluminao um dos requisitos bsicos na hora de definir o layout a ser


utilizado. Recomenda-se em certos casos, um estudo luminotcnico.