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Resumo Organização, Sistemas e Métodos

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Curso: Organização, Sistemas e Métodos Aula III (26/03/2001) (conteúdo extraído de Organização, Sistemas e Métodos - Vol I, Maria Esmeralda

Ballestero Alvarez - McGraw Hill - 1990) 1. Área de Organização, Sistemas e Métodos Até o advento de P.D., aceitava-se que o analista de O&M era uma função especializada estabelecida nas organizações para: aconselhamento na introdução de novos métodos de aministração e de trabalho, e novas estruturas organizacionais que reduzissem os cursos existentes sem impor esforços desnecessários ou causar danos reais à estrutura social da empresa. Após o advento de P.D., a atuação de profissionais de O&M sofreu um profundo impacto - surgimento do analista de sistemas (ligado à área de P.D.), que possuindo em sua definição de função a tarefa de introduzit novos métodos de trabalho, sempre via computador, começa a avança sobre a função do analista de O&M. Por um lado o analista de O&M não fazia a mínima idéia do que o computador poderia fazer pela empresa; por outro lado, o analista de sistemas não falava a linguagem do usuário em cada área da organização. Final dos anos 80 - profissionais estão reconciliados, integrados e adaptados, podendo-se falar em Organização, Sistemas e Métodos como uma só função. 2. Objetivos da Área de OSM OSM é a função de planejamento e organização que se desenvolve na construção da estrutura de recursos e de operações de uma empresa, bem como na determinação/definição dos procedimentos, rotinas ou métodos. Objetivo Básico: eliminação do inútil e supérfluo. racionalização: uso do raciocínio anaítico e lógico sem intervenção dos impactos emocionis, para estruturar os elementos, de tal forma que se obtenha a minimização dos esforços e a maximização dos resultados. 3. Atividades Básicas da Área de OSM A variedade de trabalhos desenvolvidos pela área de OSM depende: a) porte da empresa b) complexidade do fluxo decisório c) processo produtivo utilizado d) produto final que é comercializado e) tamanho do mercado que é atingido

Os trabalhos são desenvolvidos em: 3.1 Estrutura Organizacional/Desenvolvimento Organizacional a) projetar a criação, união ou eliminação de unidades e acompanhar a execução b) definir/descrever o objetivo/funções de cada uma das unidades empresariais c) divulgar os trabalhos desenvolvidos por OSM d) acompanhar a implantação dos trabalhos desenvolvidos pela OSM e) elaborar, emitir e divulgar notas, regulamentos e manuais necessários f) evidenciar necessidade e formas de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento 3.2 Racionalização do trabalho definir: - movimentação de documentos - fluxo de decisões dos sistemas - formulários e demais instrumentos que acompanham e complementam as soluções operacionais, administrativas/funcionais adotadas pesquisar: - novas tecnologias que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas - desenvolvimento interno de novas opções tecnológicas modificar: - métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas elaborar: -e acompnhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas 3.3 Controle de Sistemas - análise da viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas - elaboração de cronograma físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento - avaliação de equipamento/ferramentas à disposição 3.4 Sistemas de Informação definição e estruturação: - dos dados a nível operacional das informações transacionais - das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerencias - das informações visando r flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão 3.5 Consultoria Externa a) controlar serviços prestados por terceiros à área OSM b) acompanhamento/participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos

4. Estruturas Básicas da Área OSM onde localizar? qual organização? Onde localizar a área de OSM? Não existe uma receita única - depende muito das relações organizacionais. Relações organizacionais classificadas em 3 categorias: a) Linha: diz que B é subordinado de linha de A quando sua principal função é executar ordens de A ou, então, retransmiti-las aos seus subordinados C. Assim, a área de OSM constituiria um departamento ou divisão ou diretoria como as demais, todos subordinados a um único diretor ou superintendente ou presidente, como mostra a Figura seguinte. Presidente … Diretor Produção Diretor Vendas Diretor Adm/Fin … Diretor OSM

Vantagem - possui o mesmo poder de negociação das demais diretorias Desvantagem - tendência a priorizar os "melhores"sistemas b) Assessoria: função de aconselhamento. Não possui autoridade sobre a linha. Não pode decidir o que será efetuado e como. Aconselha na tomada de tais medidas e apenas dentro de sua área de responsabilidade. Ideal subordinação à presidência. Presidente Assessoria OSM

Diretoria 1

Diretoria 2

Diretoria 3 …

Diretoria N

Vantagens: não possui responsabilidades sobre decisões tomadas e tampouco sobre a priorização dos trabalhos desenvolvidos Desvantagens: aumento, nas áreas, da resistência a mudanças c) Funcional: quando o assessor possui autoridade para dar ordens à linha. Essa autoridade se restringe unicamente à sua área de atuação e especialização

Outras organizações optam por colocar a área de OSM como subordinada ou integrante de outra área. Os casos mais usuais são: (opção centralizadora - uma área apenas fica responsável pelas atividades de OSM) Diretoria de Apoio - em algumas empresas, todas as áreas que prestam serviços à organização estão reunidas em uma única diretoria Diretoria de Planejamento - entendendo planejamento como o conjunto de atividades que orienta a empresa na consecução de seus objetivos, não apenas dizendo o que executar, mas também como utilizar os recursos disponíveis Diretoria Principal Usuária - ao se executar a análise organizacional pode-se concluir que uma determinada diretoria irá utilizar primordialmente os trabalhos de OSM. Sua alocação, neste caso, pode ser fundamental para o objetivo empresarial. opção descentralizadora - quando é necessário obter decisões rápidas e mais próximas dos fatos, maior flexibilidade, iniciativa e melhor desenvolviemnto das tarefas e pessoas. Dificuldade: unificação das mesmas ações e critérios Analista Interno versus Externo a)usar a estrutura interna - conhecimento da cultura interna e menor tempo consumido para diagnósticos. Entretanto, pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder, difícil alocação de custos e propensão ao vício nas visões de diagnosticos b) contratar serviços - visãoimparcial dos problemas, ausência de favoritismo nas soluções e fácil caracterização dos custos. Entretanto consome mais tempo no diagnóstico, desconhece a cultura interna e existe o perigo de criar dependência. Qual a Estrutura Interna da Área de OSM? fatores que influenciam a definição: a) tamanho da empresa b) amplitude e abrangência dos trabalhos c) tamanho da área em função da quantidade de pessoal alocado possíveis organizações: - analistas inficiduais (área pequena de OSM) - equipes de trabalho - força-tarefa :são definidos os vários projetos e para cada um deles é nomeado um lider, que será o responsável pelo cumprimento do prazo, custo, quantidades, orientação técnca e direção dos trabalhos -função: obedece ao critério da função exercida pelos integrantes da área; tem vantagem de liberar o encarregado da área para as atividades de relacionamento com as demais áreas.

- matricial (ver figura a seguir) - complexa e adotada por grandes empresas Diretoria OSM …

especialista tipo A gerente projeto A

especialista tipo B

especialista tipo C

especialista tipo D

gerente projeto B gerente projeto C

Fases de uma área de OSM fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expande suas ações, intensifica seus trabalhos, aumenta o número de participantes fase do controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos processos de trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são criados os controles para os sistemas. fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo fase de maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e inovação sem com isso abandonar o controle necessário Profissionais da Área de OSM De acordo com a formação acadêmica e experiência profissional, geralmente são classificados em júnior, pleno e senior. Via de regra existem duas categorizações: 1) profissionais que coordenam trabalhos desenvolvidos por outros que só executam 2) profissionais que podem prescindir dos conhecimentos computacionais e outros não

5. Perfil do Profissional da Área de OSM objetivo: conseguir eficiência/eficácia da estrutura administrativa, através da aplicação de certas técnicas científicas de redução de tempo, esforços e custos que propiciam a maximização de resultados em todos os âmbitos. A. Conhecimentos Técnicos • planejamento estratégico • controle empresarial • formas de hierarquização e organinzação • definição de níveis decisórios • divisão e distribuição de trabalho • métodos e processos produtivos • sistemas de apoio à decisão e informações gerenciais • estudos: de tempos e movimentos de arranjo físico e layout • elaboração: análise de fluxos, rotinas e procedimentos relatórios, gráficos, diagrams e manuais • emissão, simplificação e controle de formulários, relatórios e documentos • estudo formas alternativas de mecanização e automação Obs:- conhecimento técnico refere-se apenas àquele inerente à profissão de analista de OSM e não à experiência anterior do profissional em determinadas áreas (contabilidade, por exemplo). Analistas sem experiência anterior vantagens: não apresenta vícios, tendências, manias; efetua análises mais detalhadas; opiniões não tendenciosas desvantagens: maior tempo de aprendizado, desconhece a cultura da empresa e não tem conhecimento empírico que possa subsidiar possíveis soluções. Analistas com experiência anterior vantagens: leva menos tempo para perceber o problema existente; já vivenciou o ambiente organizacional; já acumulou uma base de conhecimento empírico que o/a ajudará na busca da solução de novos problemas desvantagens: apresenta vícios, tendências; mais resistente à novas tecnologias/ferramentas; tendencioso/a. B. Características Pessoais Característica pessoal mais importante: criatividade (no contexto da solução de problemas). - pensamento dirigido - trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos, disjuntivos e relacionais

- processo de aprendizagem (no sentido aqui de mudança de comportamento) - três formas alternativas dos processos mentais para solução dos problemas: raciocínio: tipo de pensamento em que a pessoa procura resolver um problema relacionando dois ou mais aspectos da experiência passada vislumbre: insight - termo usado para descrever o fenômeno em que é apresentado um problema, seguido por um período em que não há progresso aparente para resolvê-lo e, depois, uma solução súbita. criatividade: obtenção de solução produtiva e incomum para um problema. Distinção entre pensamento convergente, on está se buscando uma solução conhecida para um problema e o pensamento divergente, em que se busca uma solução nova e diferente para um problema. Pensamento divergente é um tipo de pensamento criativo. C. Papéis Exercidos pelo Analista de OSM O analista de OSM é um dos agentes de mudanças da organização. Para mudança: - perceber qual a extensão da mudança que se pretende fazer - conhecer o costume atual e as tendências naturais das pessoas envolvidas - realizar efetivamente a mudança função do analista de OSM: planejar a mudança e obter aceita'~ao ao efetuá-la. Lembrar que o ser humano é resistente à mudanças. Pergunta que o analista deve fazer: como agir ao incorporar uma mudança numa organização? Reposta depende de: tamanho e intensidade da mudança que se pretende implantar. Papéis: conquistador/ auxiliador/opositor/impositor C. Fatores Políticos Não é apenas a qualidade técnica de um sistema que é suficiente para o seu sucesso. Importante: o desenvolvimento e implantação de qualquer sistema requer uma compreensão das forças políticas atuantes no ambiente da empresa. tanto quanto da qualidade técnica.

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