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Conceito
Processo
1. Condições ótimas
- Apoio da administração estratégica, inclusive definindo os objetivos das mudanças.
- Perspectiva global da empresa.
- Integração necessidades indivíduo x organização.
- Enfocar organização como sistema aberto.
2. Dificuldades básicas
- Envolvimento positivo público interno.
- Tempo razoável de intervenção
- Atingir a cultura da organização, introduzindo as mudanças necessárias.
Imputs e metodologia
4. Crítica do planejamento
• Negociação com os usuários (Feedback)
• Avaliação sistêmica
• Avaliação por analistas não envolvidos/IEX/Revisão IEX
Outputs
• Organogramas
• Layouts
• IEX
• Fluxogramas
• Formulários
• Programas de treinamentos
• Quadro de pessoal
• Implantação de novas tecnologias
Convém esclarecer, contudo, que esses momentos são interdependentes, havendo mesmo
certas áreas de superposição, sendo, destarte, pura estratégia metodológica a distinção desses
estágios como fases independentes.
Ademais, é pertinente aduzir uma fase subsequente pode funcionar como feedback de
uma antecedente, obrigando o analista a reavaliar procedimentos adotados e permitindo,
consequentemente, um melhor encaminhamento da solução dos problemas estudados.
Assim, para sua maior eficácia, a análise administrativa deve ser realizada por meio da
adoção de uma metodologia que procure o constante aperfeiçoamento das práticas de trabalho
e renovação organizacional, condições indispensáveis à sobrevivência de uma empresa na
sociedade contemporânea, de grandes, complexas e rápidas mudanças em todos os setores.
Para que esses propósitos possam ser atingidos, é fundamental a elaboração de uma
estratégia constituída de um elenco de atividades, variáveis em conteúdo e amplitude, não só
pela natureza do projeto, mas também por sua própria evolução, traduzindo, em princípio, no
seguinte:
Normas
Quanto mais conformidade existir entre os dois tipos de normas, tanto mais desenvolvida
e eficaz será uma organização. Portanto, uma organização saudável deverá Ter o maior
número de normas explícitas. Ao contrário, uma organização ineficiente, altamente burocrática,
possui muito maior número de normas implícitas. Esse ponto é importante, porque as pessoas
fazem o que sentem em termos de engajamento e se engajam em termos daquilo a que são
chamadas a tomar parte quando das decisões. Para que os sistemas se coadunem com o
comportamento das pessoas ou grupos é preciso, portanto, que elas participem ativamente das
mudanças processadas. Dessa forma, ao fazer-se um diagnóstico organizacional, é mister
identificar as normas em que as pessoas se enquadram, separar aquelas que elas consideram
eficazes (e que dão pouco moral, pouca integração), devendo estas últimas ser modificadas. O
papel do diagnóstico, portanto, é estudar e entender estas normas, para modifica-las.
Valores
Conjunto daquilo que a força de trabalho julga positivo ou negativo que constitui o
sistema de valores da organização. Normas e valores inter-relacionam-se, existindo,
consequentemente, uma independência entre eles; os valores podem estar remetidos nas
normas, mas, de qualquer forma, pressupõem se a norma é boa ou ruim.
Recompensas
Poder
Quem tem poder na organização? Até que ponto esse poder é distribuído? Qual o grau
de centralização ou descentralização da autoridade? Quem determina as recompensas? Quem
decide as normas e onde estão na organização?
Em seguida, seja de que natureza for o trabalho a ser realizado, a análise administrativa
poderá observar a seguinte metodologia, devendo ser levado a efeito com um equipe
especialmente constituída para esse fim, com técnicos internos e/ou externos ou mista.
Levantamento
• revisão da literatura;
• questionário;
• entrevista;
• observação pessoal.
São, contudo, passos intimamente relacionados, convindo esclarecer que, quanto mais
bem efetivada num passo anterior, tanto mais facilidade o analista encontrará na subsequente.
A recíproca também é verdadeira, uma falha na revisão da literatura poderá trazer sérias
dificuldades à concretização do questionário, obrigando uma regressão ao passo anterior sob
pena de comprometer-se o levantamento. Passemos, pois, à exposição de cada fase do
projeto, com suas características marcantes, deve ser iniciada após diagnóstico preliminar da
situação-problema.
Revisão da literatura
Questionário
• as perguntas devem ser de tal natureza que possibilitem sua tabulação ou que
possam ser analisadas, permitindo conclusões objetivas sobre o trabalho em
processamento;
Entrevista
É de grande utilidade para se obter informações que estão arquivadas na memória das
pessoas entrevistadas. A entrevista também é o meio mais indicado para saber de todos
integrantes da organização quais são suas qualificações, o que realmente fazem , até que
pontos estão identificados com a política da empresa, até que ponto entendem as instruções
que lhes são ministradas, quais as tarefas que realizam e que não fazem parte de nenhuma
rotina específica do departamento em que trabalham, quais suas idéias a respeito da
organização, em geral, e de seu setor, em particular e outros problemas análogos.
• certas pessoas entrevistadas quase nada tem para dizer ao entrevistador, deixando
de prestar importantes informações para o pleno desenvolvimento do trabalho; esse
fato é muito comum em organizações altamente formais;
• o entrevistador deve registrar, por escrito, as informações que lhe são prestadas, o
que, às vezes, é feito às pressas, podendo induzi-lo a erros prejudiciais à análise que
pretende realizar.
• o entrevistador deve dar às pessoas que são entrevistadas uma idéia geral do
assunto a ser perguntado e do tipo de informação de que necessita;
• o entrevistador deverá ter sempre em mente que seu trabalho não é de corrigir falhas,
mas obter elementos para análise posterior, não lhe convindo discutir com o
entrevistado;
Observação pessoal
Embora seja um dos melhores métodos de coleta de dados, para análise administrativa,
deve-se utilizar a observação pessoal com algumas cautelas, pelas seguintes razões:
• é uma técnica de custo muito alto, se levarmos em conta o tempo que toma da equipe
de analistas e dos entrevistados, de modo geral;
ESTRATÉGIA DE LEVANTAMENTO
1. a análise dos serviços de um órgão deve começar pelas rotinas mais importantes;
5. trabalhar somente com casos reais, pois só assim serão identificados todos os
detalhes, que podem ser importantes para a solução final;
8. verificar o que é feito, exatamente, por cada operador, nos mínimos detalhes,
percorrendo, inclusive, os arquivos utilizados e examinando a documentação
pertinente;
9. sentar-se à mesa do empregado, pois assim ele ficará mais a vontade e apreenderá
melhor do que se o deslocar do local de trabalho, onde ele poderá sentir inibido;
10. concentrar sua atenção especialmente nas rotinas que está acompanhando, sem
deixar de examinar as providências tomadas em casos especiais;
13. é preciso criar um clima propício, deixando o empregado à vontade, calmo; diga-lhe
qual seu papel; mostre a cada um que você está acompanhando o fluxo do trabalho
para que este se torne futuramente mais fácil e que não é o procedimento individual
que lhe interessa no momento; faça o empregado sentir a importância de sua opinião
para o sucesso do trabalho;
14. concentre-se na rotina de trabalho, mas nunca tenha pressa; geralmente, as pessoas
explicam-se melhor quando o analista é calmo, simpático e impessoal;
15. quando se tornar oportuno, pode-se conduzir o empregado a fazer comentários e dar
explicações. Ex.: por que isto é feito neste ponto? Por que isto é feito agora e não
depois? E outras perguntas que se tornem pertinentes e que, algumas vezes,podem
levantar pontos interessantes sobre sistemas de trabalhos ou atitudes humanas;
17. caso surjam algumas idéias ou lampejos, durante a entrevista, anote-os, pois eles
podem não surgir uma segunda vez;
19. um bom fluxograma pode mostrar claramente que um trabalho que poderia ser feito
por uma pessoa está sendo feito por várias pessoas; freqüentemente, um fluxograma
evidencia que os mesmos documentos retornam a um mesmo ponto operador várias
vezes, surgindo, então, a dúvida quanto à necessidade do retorno; alguns passos
evidenciam-se como completamente inúteis, outros parecem ridículos; ou desafiam
as pessoas para que se livrem deles; assim, cada passo que constitui a rotina deve
ser analisado com cuidado, a menos que seja evidente não ser necessário na rotina
revista.
CRÍTICA DO LEVANTAMENTO
PLANEJAMENTO DA SOLUÇÃO
CRÍTICA DO PLANEJAMENTO
Esta etapa, parte tem como finalidade avaliar a solução proposta, bem como pesquisar
possíveis erros ou distorções na programação realizada.
Pelas razões já expostas na fase de crítica do levantamento, seria útil a equipe fazer
uma avaliação, examinando:
IMPLANTAÇÃO
Portanto, essa fase de transição é muito complexa, porque a implantação, devendo ser
progressiva, na maioria das intervenções, produzirá uma ambigüidade na organização,
podendo trazer alguns inconvenientes, a saber:
• como conseqüência, esse período pode gerar certo grau de tensão e o risco de
conflitos.
• quantitativo: o controle poderá ser encerrado quando 50%, por exemplo, da nova
organização tiver sido implantada; e concorrentemente;
O relatório final do processo deve ser elaborado de modo bastante completo, estimando-
se finalmente a avaliação periódica do sistema implantado, geralmente após um ano de
implantação, podendo ser o início de um novo ciclo. Assim, por meio da análise
administrativa, as mudanças são sempre recicladas, pois as soluções implantadas num
tempo, lidando com coisas dinâmicas, podem exigir novas modificações, num tempo
futuro.