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1 - ANALISE ADMINISTRATIVA

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ANÁLISE ADMINISTRATIVA Conceito Para Cury (2000), a análise administrativa é um processo de trabalho, dinâmico e permanente, que tem como

objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas para os problemas administrativos, envolvendo, portanto, a responsabilidade básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacionais, assim como os processos e métodos de trabalho. Os pontos fundamentais da análise administrativa, dentro de um enfoque comportamental, são apresentados esquematicamente a seguir e basicamente em dois momentos distintos.
1.

Diagnóstico situacional das causas: busca identificar não só o clima e a estrutura da organização, mas também seus métodos e processos de trabalho, o que se pode conseguir, em princípio, por meio das fases de levantamento de dados e crítica respectiva. Intervenção planejada, envolvendo: a) o estudo das soluções dos problemas, compreendendo, de início, as fases de planejamento da solução e competente crítica; b) o planejamento das mudanças, efetivado, em linhas gerais, nas fases de implantação e controle dos resultados.

2.

Pontos fundamentais da análise administrativa Processo 1. Condições ótimas - Apoio da administração estratégica, inclusive definindo os objetivos das mudanças. - Perspectiva global da empresa. - Integração necessidades indivíduo x organização. - Enfocar organização como sistema aberto. 2. Dificuldades básicas - Envolvimento positivo público interno. - Tempo razoável de intervenção - Atingir a cultura da organização, introduzindo as mudanças necessárias. Imputs e metodologia Diagnóstico situacional das causas 1. Levantamento • Revisão da literatura • Questionários • Entrevistas • Observação pessoal

sendo. Planejamento da solução • Elaboração do plano ideal de funcionamento • Nova estrutura • Novos métodos e processos de trabalho • Organização mais saudável • Elaboração de IEX retratando a proposta 4. havendo mesmo certas áreas de superposição. subsidiariamente: • • • • • • • • Organogramas Layouts IEX Fluxogramas Formulários Programas de treinamentos Quadro de pessoal Implantação de novas tecnologias Convém esclarecer. Crítica do planejamento • Negociação com os usuários (Feedback) • Avaliação sistêmica • Avaliação por analistas não envolvidos/IEX/Revisão IEX Planejamento e implementação das mudanças 5. . que esses momentos são interdependentes. da estrutura e do clima organizacionais. Controle dos resultados • Fases de teste definitivo do plano • Como programa a fase • Indicadores de aprovação definitiva do plano Outputs Aperfeiçoamento de processos e métodos de trabalho. Implantação • Execução do plano traçado • Riscos a considerar • Fatores básicos • Estratégia de execução do plano 6. Crítica do levantamento • Identificação dos problemas • Enfoque sistema aberto • Elaboração dos Instrumentos executivos (IEX) da situação encontrada Estudo da solução dos problemas 3. pura estratégia metodológica a distinção desses estágios como fases independentes. destarte. contudo. envolvendo.2.

• considerar a organização um sistema aberto. de grandes. condições indispensáveis à sobrevivência de uma empresa na sociedade contemporânea. portanto. a amplitude do trabalho de análise administrativa. dentro das grandes organizações. à determinação de suas causas e à criação de soluções. podendo a ela retornar. para sua maior eficácia. descortinando cenários. dinâmico e permanente. no planejamento da solução dos problemas. inclusive definindo as diretrizes gerais do projeto de mudança. de compatibilização não só com o meio ambiente externo. porque tudo que nela se conclui é objeto de avaliação na fase posterior. pressupostos que levam à identificação de problemas. Os trabalhos de análise administrativa. portanto. complexas e rápidas mudanças em todos os setores. em virtude de se constituir de uma série continuada de eventos e ações. a análise administrativa deve ser realizada por meio da adoção de uma metodologia que procure o constante aperfeiçoamento das práticas de trabalho e renovação organizacional. consequentemente. é pertinente aduzir uma fase subsequente pode funcionar como feedback de uma antecedente. • procurar. Assim. que utilizam técnicas de pesquisa científica prática e pensamento criador. • possuir a equipe de trabalho responsável pelo projeto uma perspectiva global da empresa. no qual uma ação não se esgota. devem ser desenvolvidos por analistas especializados. enunciando visões. mas também dos diversos e diferenciados subsistemas internos. formulando estratégias. um melhor encaminhamento da solução dos problemas estudados. funcionando como se fosse verdadeiro sistema aberto. nas organizações em larga escala. Portanto. podendo ser levado a efeito. obrigando o analista a reavaliar procedimentos adotados e permitindo. a análise administrativa não é um programa e sim um processo de trabalho. Evidentemente. Daí o enfoque da análise administrativa como processo de trabalho.Ademais. CONDIÇÕES ÓTIMAS PARA A REALIZAÇÃO DA ANÁLISE ADMINISTRATIVA É fundamental para o êxito da intervenção: • o apoio da administração estratégica. entre outros objetivos. para: . varia de acordo com o grau de autoridade da unidade organizacional ou da equipe de analistas responsável pelo desenvolvimento do projeto. necessitando. integrantes ou não de unidades organizacionais específicas. APLICAÇÃO DA ANÁLISE ADMINISTRATIVA A análise administrativa tem um amplo campo de aplicações. a integração das necessidades individuais e organizacionais.

enriquecimento de cargos. • contribuir na implantação de práticas administrativas aperfeiçoadas. é preciso reconhecer. dos deveres. Finalmente. como feedback. em quaisquer setores da organização. Outrossim. nas mesmas unidades descritas no item anterior. pela multiplicidade profissional da equipe de analistas. passagem de rotinas não mecanizadas para sistemas mecanizados etc. de instruções de funcionamento e de manuais de métodos adequados às características do caráter organizacional. • elaborar e/ou rever instrumentos normativos diversos. a análise administrativa pode ser levada a efeito para o desenvolvimento de uma gama variada de atividades. • permitir uma reorganização estrutural-funcional. • planejar e/ou rever quadro de pessoal. operacionais (PDCA) e afins. a tentativa de proporcionar uma análise preliminar. em nível de departamentos ou grupos. de um departamento. pelas características do trabalho da unidade organizacional responsável. é objetivo também do autor do livro. conjuntural. contribuir no planejamento e formulação de programas de treinamento afim de permitir à força de trabalho da organização a adaptação às mudanças processadas. seja de uma empresa. preparar layouts para ocupação operacional e mais racional dos espaços e análise. • desenvolver equipes. • levantar necessidades de treinamento. uma fábrica ou outra unidade qualquer da organização. máxime quando esta não dispuser.. identificação das políticas da organização e atividades afins. seja pela característica da novidade seja pela complexidade envolvida. aperfeiçoando o controle da utilização de formulários. fortalecendo as características do trabalho em grupo. • avaliar. redesenhar e/ou melhor os processos empresariais. em sua estrutura. envolvendo atividades mecanizadas ou não das diversas funções da empresa. para a criação de planos de organização. instruções. como manuais. com a finalidade de: . • melhorar os instrumentos de simplificação e ou racionalização do trabalho. pesquisas de climas organizacionais. de nível setorial. responsabilidades e técnicas do processo de investigação exigido do analista administrativo. • implantar novas técnicas gerenciais (APO). normas.• aprovar uma estrutura organizacional. rotinas etc. • identificar e planejar soluções para os problemas de conflitos organizacionais. classificação de cargos. de uma órgão responsável pelo desempenho do trabalho. • levantar dados para trabalhos de análise profissiográfica.

tanto quanto possível. tais informações podem . afim de que os reflexos da intervenção. ser objeto de nota publicada no jornal da empresa. 4) emissão de relatórios periódicos. . o que é muito útil para quebrar o gelo inicial nesses casos. pois as intervenções demoradas são sempre prejudiciais ao desempenho eficaz dos órgãos sob intervenção. 3) estruturar o processo de intervenção-diagnóstico de forma a possibilitar. não só pela natureza do projeto. dar informações à força de trabalho da organização e/ou à equipe diretamente envolvida no processo. que possa ser seguida na realização de determinado estudo. permitindo uma identificação preliminar da situação-problema. o normal funcionamento dos diversos órgãos da empresa nem a se constituir num foco potencial de reações ao esforço de mudança. noticiando o andamento dos trabalhos. antevendo. não venham a prejudicar. traduzindo. sempre que oportuno e conveniente. assim. nos grandes projetos. é fundamental a elaboração de uma estratégia constituída de um elenco de atividades. situada a equipe de analistas. ou qualquer outro veículo adequado. inclusive. 2) em seguida. sua co-responsabilidade na manipulação da solução final. DIFICULDADES BÁSICAS A SEREM SUPERADAS O processo de análise administrativa dever ser iniciado com um planejamento cuidadoso. mas também por sua própria evolução. por meio de reuniões. expondo as razões da intervenção e dos possíveis objetivos visados. principalmente pelo desconhecimento do que está sendo feito. Provavelmente.• estabelecer uma metodologia contínua. no seguinte: 1) contatos iniciais da equipe com os responsáveis pela organização e/ou unidade organizacional diretamente envolvida. inclusive. mas em etapas. em princípio. principalmente quando do início e conclusão das fases importante. Para que esses propósitos possam ser atingidos. participando ativamente do diagnóstico. a estratégia mais adequada seja sua realização não de forma global. em qualquer de suas etapas. questionários e outros recursos análogos. prevendo o envolvimento do público interno da organização. total ou parcialmente. o que facilitará. variáveis em conteúdo e amplitude. • determinar os tipos principais de estudos e as conseqüentes dificuldades com as quais o analista poderá confrontar-se. o projeto de análise administrativa dever ser desenvolvido no menor espaço de tempo possível. seminários de treinamento. possibilitando sua conscientização no sentido de aprender a ver o problema por si próprio. a implantação das mudanças necessárias. se existente. entrevistas. ampla participação da força de trabalho no andamento do projeto.

possui muito maior número de normas implícitas. devendo estas últimas ser modificadas. Vejamos como esses pressupostos podem ser considerados. percebido pelos empregados. uma organização ineficiente. no desenvolvimento do trabalho. Valores Conjunto daquilo que a força de trabalho julga positivo ou negativo que constitui o sistema de valores da organização. exigindo cuidado e tempo. além das normas formais. não se tenta mudar as pessoas. tanto mais desenvolvida e eficaz será uma organização. existindo. portanto. Dessa forma. como aquelas regras de conduta às quais as pessoas se conformam. Exemplos: manuais. também o conjunto de regras não escritas. pressupõem se a norma é boa ou ruim. Quanto mais conformidade existir entre os dois tipos de normas. A norma é um padrão que as pessoas obedecem sem levar em conta o lado bom ou mau. Este ponto é . porque as pessoas fazem o que sentem em termos de engajamento e se engajam em termos daquilo a que são chamadas a tomar parte quando das decisões. Elas governam o comportamento das pessoas na organização. para modifica-las. valores. Podem as normas ser implícitas. uma independência entre eles. as mudanças só serão permanentes.CULTURA DA ORGANIZAÇÃO Finalmente. Recompensas Segundo um postulado das ciências do comportamento: “as pessoas se comportam como uma função daquilo que recebem de recompensa ou esforço”. Esse ponto é importante. que elas participem ativamente das mudanças processadas. separar aquelas que elas consideram eficazes (e que dão pouco moral. os valores podem estar remetidos nas normas. pouca integração). Normas São padrões de conduta nos quais os membros da organização se enquadram. Para que os sistemas se coadunem com o comportamento das pessoas ou grupos é preciso. Elas podem ser explícitas e as pessoas a elas se enquadram conscientemente. de qualquer forma. ao fazer-se um diagnóstico organizacional. bem-sucedidas se atingirem a cultura da organização. recompensas e poder. A cultura da organização envolve um conjunto de pressupostos psicossociais. Portanto. que condiciona atitudes tomadas pelas pessoas dentro da organização. altamente burocrática. A cultura compreende um conjunto de propriedade do ambiente de trabalho. em toda intervenção. portanto. Normas e valores inter-relacionam-se. Para se obter uma mudança duradoura. mas. o processo de mudança é muito difícil. é estudar e entender estas normas. A cultura compreende. é indispensável. profundas. como regras. por esse motivo. procurar identificar se a empresa possui um sistema adequado de recompensas que possibilite aos gerentes não só laurear os empregados de excepcional rendimento. O papel do diagnóstico. mas que também possa servir de estímulo aos menos dedicados. Ao contrário. Portanto. etc. constituindo-se numa das forças importantes que influenciam o comportamento. regulamentos. uma organização saudável deverá Ter o maior número de normas explícitas. é mister identificar as normas em que as pessoas se enquadram. é forçoso reconhecer que. estatutos. mas não têm consciência. consequentemente. sendo atributo intrínseco à organização. mas as restrições organizacionais que operam sobre elas.

Levantamento A primeira etapa. porque. PROGRAMA DE TRABALHO PARA UMA ANÁLISE ADMINISTRATIVA Decidida à realização de um trabalho qualquer. será desdobrada em levantamento propriamente dito e crítica do levantamento. devendo ser levado a efeito com um equipe especialmente constituída para esse fim. envolvendo a análise administrativa. questionário. crítica do levantamento . o levantamento compreende quatro passos distintos: • • • • revisão da literatura. ou delegar essa divulgação ao nível setorial. é um ponto básico para o sucesso do diagnóstico do analista organizacional. observação pessoal. o entendimento desses quatro pressupostos psicossociológicos.importante. mormente naquelas intervenções em que se torna fundamental compreender como a organização funciona do ponto de vista do comportamento humano. • Fase I – diagnóstico situacional das causas: 1. os prováveis benefícios que poderão advir para a organização e sua força de trabalho. implantação 6. controle de resultados. a análise administrativa poderá observar a seguinte metodologia. deixando claro. 2. Em seguida. planejamento da solução. Poder Quem tem poder na organização? Até que ponto esse poder é distribuído? Qual o grau de centralização ou descentralização da autoridade? Quem determina as recompensas? Quem decide as normas e onde estão na organização? Por conseguinte. em que serão expostas as razões da medida e os objetivos a serem atingidos. com técnicos internos e/ou externos ou mista. a alta direção da empresa deverá dar ampla divulgação da intervenção a ser realizada. como acontece no serviço público. se a empresa só possui normas punitivas. • Fase II – estudo da solução dos problemas: 3. crítica do planejamento. intrínsecos à cultura da organização. . seja de que natureza for o trabalho a ser realizado. levantamento. ela não conseguirá motivar seus empregados. finalmente. entrevista. Assim. levantamento e crítica do levantamento. num esforço para tornar o entendimento de seu conteúdo mais simples. • Fase III – implementação das mudanças: 5. 4.

regulamentos. estatuto social. Revisão da literatura Compreende a identificação. os instrumentos executivos da empresa. pois. • as pessoas a serem entrevistadas estão situadas em pontos geográficos muito distantes. coleta e análise de todos os instrumentos escritos – internos ou externos à organização – referentes ao tema que está sendo desenvolvido. uma falha na revisão da literatura poderá trazer sérias dificuldades à concretização do questionário. como normas. relatórios e outros documentos análogos. • os questionários são frios e impessoais. É talvez um dos documentos de maior e mais difícil elaboração. deve ser iniciada após diagnóstico preliminar da situação-problema.São. passos intimamente relacionados. organogramas. • nem sempre se encontram as palavras apropriadas. Questionário Trata-se de um documento de grande utilidade nessa etapa. instruções. o que é agravado pelo fato de as empresas. convindo esclarecer que. contudo. Passemos. salientando-se a legislação. sendo oportuno listar as seguintes limitações: • O homem tem verdadeira fobia com relação ao preenchimento de questionários. com também pelo pouco tempo disponível para esse fim. às vezes. tanto mais facilidade o analista encontrará na subsequente. levando o intérprete a responder o questionário de forma inadequada. não só pela dificuldade em seu manuseio. tanto quanto possível. à exposição de cada fase do projeto. Na elaboração do questionário. impedindo a coleta daqueles dados que sempre surgem numa entrevista. como ocorre em órgãos regionais. • as informações desejadas possam ser adequadamente trabalhadas para fins estatísticos. rotinas. abusarem de sua utilização. obrigando uma regressão ao passo anterior sob pena de comprometer-se o levantamento. fluxogramas. A recíproca também é verdadeira. com suas características marcantes. assim como bibliografia especializada. É óbvio que o questionário apresenta algumas dificuldades. deverá ser observado: . quanto mais bem efetivada num passo anterior. Sua utilidade é maior ainda quando: • não há tempo suficiente para se entrevistar todas as pessoas cujas informações desejamos obter ou quando o número dessas pessoas é tão grande não comporte entrevistas com todas. seja a título de desabafo ou de inconfidência do entrevistado.

é feito às pressas. as informações que lhe são prestadas. a fim de que as perguntas sejam redigidas com a máxima clareza. sempre que possível. com “sim” ou “não”. A entrevista também é o meio mais indicado para saber de todos integrantes da organização quais são suas qualificações. podendo induzi-lo a erros prejudiciais à análise que pretende realizar. deixando de prestar importantes informações para o pleno desenvolvimento do trabalho. esse fato é muito comum em organizações altamente formais. sem ambigüidade. outras pessoas. a saber: . em geral. • as perguntas. mesmo assim respondem a tudo que lhes perguntado. devem ser elaboradas de forma que as respostas possam ser simples e diretas. quais suas idéias a respeito da organização. • • Na realização da entrevista. o que se torna ainda mais importante se não for possível realizar reuniões preparatórias para explicar os propósitos do questionário e seu significado. • os questionários devem ser cuidadosamente planejados. com o intuito de eliminar qualquer possibilidade de má interpretação. e de seu setor. às vezes. por escrito. fazendo uma revisão da literatura pertinente. em vez de confessarem seu desconhecimento com relação ao assunto pesquisado. • sempre que o questionário se destinar a um grupo numeroso e heterogêneo de pessoas. desconhecendo o assunto objeto da entrevista.• antes de remeter o questionário . o que. em particular e outros problemas análogos. • as perguntas devem ser de tal natureza que possibilitem sua tabulação ou que possam ser analisadas. convém que seja previamente testado. A entrevista também apresenta suas limitações. até que pontos estão identificados com a política da empresa. dando simples palpite ou fazendo adivinhações. Entrevista É de grande utilidade para se obter informações que estão arquivadas na memória das pessoas entrevistadas. é de bom alvitre que se observem algumas recomendações que têm provado sua utilidade na prática. • as respostas devem ser dadas com um mínimo de redação. o que realmente fazem . Se o tema for fácil. colocar no questionário uma rápida introdução. a saber: • certas pessoas entrevistadas quase nada tem para dizer ao entrevistador. o entrevistador deve registrar. a equipe deverá obter o apoio e a colaboração efetiva dos chefes mais graduados dos empregados que vão responde-lo. permitindo conclusões objetivas sobre o trabalho em processamento. quais as tarefas que realizam e que não fazem parte de nenhuma rotina específica do departamento em que trabalham. até que ponto entendem as instruções que lhes são ministradas.

na prática.• o entrevistador deve selecionar cuidadosamente as pessoas a serem entrevistadas. como as coisas se processam. caberá ao entrevistador controlar essa situação e reconduzir a conversa para o fim programado. o entrevistador deve dar às pessoas que são entrevistadas uma idéia geral do assunto a ser perguntado e do tipo de informação de que necessita. de modo geral. deverá questionar novamente o entrevistado ou observar. pelas seguintes razões: • • é uma técnica de custo muito alto. Idéias e impressões erroneamente colhidas pelo analista organizacional podem ser corrigidas pela observação pessoal do fatos sob análise. . após análise dos questionários respondidos. a fim de poder dar as explicações técnicas que porventura sejam solicitadas. deve-se utilizar a observação pessoal com algumas cautelas. Na hipótese dessa ocorrência. o entrevistador terá condições de fazer uma boa relação de entrevistados. questionários e entrevistas com a realidade dos fatos. no órgão em análise. Embora seja um dos melhores métodos de coleta de dados. A rigor. • • • • • • Observação pessoal É o único método de comparação das informações obtidas na revisão da literatura. em que o analista identifica uma série de rotinas que devem ser modificadas e/ou racionalizadas. indicar. à observação do analista. as entrevistas devem ser realizadas da maneira mais informal possível. o entrevistador deve estar bem familiarizado com o assunto objeto da entrevista e com a terminologia utilizada. mesmo obedecendo a um plano de coleta de dados previamente organizado. o entrevistador. indicando a necessidade de futuras análises ou de análise de natureza diversa daquela que se estiver realizando. erroneamente. para análise administrativa. mas obter elementos para análise posterior. em princípio. às vezes. se a entrevista se desviar do objetivo visado. A observação pessoal também permite identificar condições de trabalho. após a realização da entrevista. podem. certas falhas. quando realizadas em épocas em que o serviço não pode ser caracterizado como normal. se levarmos em conta o tempo que toma da equipe de analistas e dos entrevistados. as observações de tarefas administrativas. mais adiante. É o caso típico de um trabalho de reorganização estrutural. o que é muito comum ocorrer. deve verificar se existem ainda questões duvidosas a serem esclarecidas. quer em virtude de variações quantitativas. o entrevistador deverá ter sempre em mente que seu trabalho não é de corrigir falhas. não lhe convindo discutir com o entrevistado. quer por outros motivos que escapem.

as observações assim realizadas podem não representar fielmente as condições em que o trabalho é realizado.• a presença de um observador. 6. iniciar a análise. sem deixar de examinar as providências tomadas em casos especiais. sentar-se à mesa do empregado. percorrendo. 5. na análise. 9. sempre definir. sempre. pois só assim serão identificados todos os detalhes. é sempre um fator que pode causar perturbações às pessoas encarregadas das tarefas sob observação. 11. 8. concentrar sua atenção especialmente nas rotinas que está acompanhando. o analista pode utilizar a seguinte estratégia: 1. destarte. ESTRATÉGIA DE LEVANTAMENTO Para maximizar o levantamento. pergunte. verificar o que é feito. de cada operador. durante a conversa: • • • • • de quem ele recebe o trabalho? Como ele recebe o trabalho? O que faz exatamente? Como ele passa o trabalho? Para quem ele passa o trabalho? . por cada operador. que se agrupam em torno das mais complexas. trabalhar somente com casos reais. pois assim ele ficará mais a vontade e apreenderá melhor do que se o deslocar do local de trabalho. trabalhar com cópias de relatórios e de todos os formulários que integram a rotina. o objetivo ou a finalidade da rotina. inclusive. a revisão das rotinas mais importantes afetará as rotinas subsidiárias. ouvindo cada empregado. no levantamento. mesmo animado das melhores intenções. que podem ser importantes para a solução final. 7. por gráficos representativos das rotinas (fluxograma). nos mínimos detalhes. claramente. de mesa em mesa. 4. passar por todos os operadores. 2. separadamente. os arquivos utilizados e examinando a documentação pertinente. 3. em qualquer local de trabalho. onde ele poderá sentir inibido. exatamente. 10. a análise dos serviços de um órgão deve começar pelas rotinas mais importantes.

Ex.12. anote-os. estando completo o levantamento. mas nunca tenha pressa. na qual a equipe de analistas avaliará pormenorizadamente todos os dados coletados. utilize-se da observação pessoa. um bom fluxograma pode mostrar claramente que um trabalho que poderia ser feito por uma pessoa está sendo feito por várias pessoas. deve ser feito uma revisão do levantamento pelo feedback recebido. calmo. CRÍTICA DO LEVANTAMENTO Concluído o levantamento e após a elaboração do competente relatório. cada passo que constitui a rotina deve ser analisado com cuidado. 18. as pessoas explicam-se melhor quando o analista é calmo. não obstante serem valiosas no desenvolvimento do trabalho de racionalização. mostre a cada um que você está acompanhando o fluxo do trabalho para que este se torne futuramente mais fácil e que não é o procedimento individual que lhe interessa no momento. pode-se conduzir o empregado a fazer comentários e dar explicações. é preciso criar um clima propício. deve-se dar início à subetapa de crítica do levantamento. o que permitirá maior segurança e adequabilidade na solução a ser projetada. um fluxograma evidencia que os mesmos documentos retornam a um mesmo ponto operador várias vezes. . não faça anotações. Caso essa etapa identifique falhas e/ou omissões no levantamento dificultando a estruturação da solução do problema. então. lembre-se: as respostas recebidas dos diferentes empregados devem concordar com o fluxo geral do trabalho. será de grande valia a elaboração do fluxograma. para visualização da rotina existente. 14. devendo essas informações ser utilizadas de maneira restrita. simpático e impessoal. se durante o levantamento. algumas vezes. deixando o empregado à vontade. qualquer dúvida ou omissão.: por que isto é feito neste ponto? Por que isto é feito agora e não depois? E outras perguntas que se tornem pertinentes e que. a menos que seja evidente não ser necessário na rotina revista. outros parecem ridículos. quando se tornar oportuno. surgindo. assim. faça o empregado sentir a importância de sua opinião para o sucesso do trabalho. freqüentemente. alguns passos evidenciam-se como completamente inúteis. 16.podem levantar pontos interessantes sobre sistemas de trabalhos ou atitudes humanas. diga-lhe qual seu papel. concentre-se na rotina de trabalho. durante a entrevista. geralmente. caso surjam algumas idéias ou lampejos. 19. confrontando suas condições com o diagnóstico preliminar do problema. 17. 15. a dúvida quanto à necessidade do retorno. o empregado disser algo confidencial. 13. pois eles podem não surgir uma segunda vez. ou desafiam as pessoas para que se livrem deles.

As modificações nos insumos e produtos. forçam uma reorganização dos sistemas internos de processamento da organização. gráficos de organização e outros instrumentos (normas. devendo ser elaborados. ou seja. favorecendo o encaminhamento da solução final. que são interdependentes. com reflexos diretos sobre a natureza de seus insumos. cuja característica do sistema social exige sua manipulação como um sistema aberto. da estrutura. Nessa ótica de sistema aberto. finalmente. tão logo sejam revistos os pontos controvertidos do levantamento. as transformações sociais tornam compulsória à organização. que se possa traduzir numa melhora do clima. também deve ser analisado o relacionamento entre os sistemas internos da organização buscando otimizar seu funcionamento harmônico. gráficos de organização e outros instrumentos normativos. a crítica do levantamento é uma etapa orientada no sentido de solidificar a diagnose dos principais problemas e dificuldades existentes na organização.Destarte. organogramas. O subsistema social envolve duas ordens de grandeza: a primeira relativa ao planejamento de recursos humanos para a organização (melhoria nas técnicas de recrutamento e seleção). inicia-se o planejamento das modificações necessárias. descentralização versus centralização e tópicos afins). partindo da premissa de que qualquer projeção de mudanças num deles. a segunda. departamentalização. Ainda dentro desse enfoque. evidentemente. técnicas e processos de trabalho da organização. fluxogramas. a fim de que a organização atinja maior eficácia. a evolução de seus produtos. a etapa é concluída. instruções. de um programa de treinamento. em face da compatibilização indispensável. a equipe de analistas procederá a uma cuidadosa avaliação do relacionamento da organização com o meio ambiente externo. dentro do enfoque de sistema aberto. a fim de identificar os pontos críticos exógenos do sistema organizacional. Outro aspecto relevante na etapa de crítica do levantamento é à correta identificação pela equipe de analistas é a defasagem existente entre os documentos normativos da empresa e as reais práticas de serviço. Assim. treinamento (desenvolvimento para melhorar o desempenho dos empregados). como imperativo de sua efetividade. necessariamente. processada na crítica do levantamento.) que possibilite uma adequada análise. Melhorando esse subsistema. por exemplo. na implantação adequada de uma nova técnica gerencial ou operacional. deve a equipe verificar até que ponto a . dos métodos. etc. consoante a natureza do projeto desenvolvido. etc. obviamente. como o social e gerencial. reflexos imediatos nos demais. os instrumentos normativos. retratando o plano ideal de organização. de uma manual de serviços. de um projeto de layout. o tecnológico. O subsistema gerencial preocupa-se com os processos organizacionais (estruturas. é necessário verificar seus reflexos nos outros dois. Posto isso. PLANEJAMENTO DA SOLUÇÃO Em seqüência ao trabalho. objetivos alcançados somente com intervenções planejadas e integrados. layouts.. Projetada a solução. O subsistema tecnológico é caracterizado por enfocar a organização pela sua tecnologia. acarretara. tornando indispensável à interface que evitará a ocorrência de entropia.

nesse ponto. • • É muito útil e oportuno. os diversos pontos do projeto. como processo. as mudanças nos sistemas técnico e gerencial são facilmente percebidas ou implementadas. formulários. expondo as razões da equipe de análise para as soluções alvitradas. métodos. a equipe parte para . ainda que a mudança programada não tenha atingido a estrutura do(s) órgão(s) sob intervenção. pois qualquer mudança num dos sistemas. examinando: • • os aspectos estrutural-funcionais envolvidos.. Se houver alteração na solução programada. bem como pesquisar possíveis erros ou distorções na programação realizada. os aspectos relacionados com o comportamento da força de trabalho e os reflexos das mudanças no comportamento dos empregados. negociar com os usuários as transformações programadas. se a cúpula da organização. e processadas todas as adequações finais no plano ideal. normalmente. portanto. avaliar. elaborado o relatório respectivo. os problemas vinculados à tecnologia da organização e os reflexos das mudanças nesse ângulo. nos trabalhos mais complexos. aceita e se responsabiliza pela implementação da medida. etc. Pelas razões já expostas na fase de crítica do levantamento. é preciso revisar os instrumentos executivos e os gráficos de organização elaborados na fase anterior. os aspectos ligados à efetiva realização do trabalho. parte tem como finalidade avaliar a solução proposta. solução conciliatória. inferir se todas as chefias responsáveis pelos órgãos e atividades envolvidas na mudança foram bem conscientizadas do encaminhamento da solução a ser adotada. em termos políticos. ou na crítica de analistas não envolvidos. antes de sua implantação. a equipe deve avaliar se a solução projetada atenderá à indispensável harmonia e equilíbrio dos sistemas internos da organização. como vimos. afetará os demais. com os interessados. os aspectos mais críticos. seria útil a equipe fazer uma avaliação. e sua integração com os demais problemas internos do(s) órgão(s) sob intervenção. rotinas. traduzindo a solução proposta. Para tanto. procurar. IMPLANTAÇÃO Encerrada a crítica do planejamento. que retrata a solução proposta. nessa etapa. em virtude da negociação com os usuários. deve ser dada. Em complemento a essa perspectiva. Como. especial atenção ao sistema social. Caso haja ainda resistência do usuário. então. É fundamental. pelo próprio interesse da organização. CRÍTICA DO PLANEJAMENTO Esta etapa.mudança estruturada atenderá às exigências de um adequado relacionamento da organização com a ambiência externa.

num projeto bem desenvolvido. 60%. considerar como indicadores válidos. da nova organização tiver sido implantada. a saber: • • • aumento da carga de trabalho dos órgãos sob intervenção. devendo ser progressiva. não devendo apresentar longa duração. pela inevitável convivência de práticas antigas com as novas. constituído as duas fases. cujo objetivo é verificar se o plano adotado é realmente o melhor. pode criar confusões. a implantação e o controle dos resultados. Portanto. Assim. permitindo as correções finais. podendo trazer alguns inconvenientes. por exemplo. sendo esse tempo. por meio da análise administrativa. O controle de resultados deve ter sua programação efetivada em função da implantação.. como conseqüência. as mudanças são sempre recicladas. podendo ser o início de um novo ciclo. estiver desenvolvendo normalmente seus novos trabalhos. evidentemente. sendo de grade importância para o sucesso final do projeto.a etapa final do projeto. etc. geralmente compensado com facilidade entre a equipe e os gerentes das áreas envolvidas. como as demais. A prática revelará as vantagens ou defeitos existentes nos novos métodos de trabalho. num tempo futuro. compreende a execução do plano traçado. . geralmente após um ano de implantação. CONTROLE DOS RESULTADOS É a etapa final do processo. por exemplo. cujo conteúdo intrínseco é a substituição progressiva dos antigos pelos novos métodos e processos de trabalho. podem exigir novas modificações. esse período pode gerar certo grau de tensão e o risco de conflitos. na maioria das intervenções. O relatório final do processo deve ser elaborado de modo bastante completo. pois as soluções implantadas num tempo. acarretando prejuizos. e concorrentemente. A implantação. por se caracterizar como uma fase intermediária entre a sistemática vigente e a nova. estimandose finalmente a avaliação periódica do sistema implantado. a superposição dos sistemas remanescente e novo. obviamente. dificuldades. correspondente: • • quantitativo: o controle poderá ser encerrado quando 50%. porque a implantação. essa fase de transição é muito complexa. lidando com coisas dinâmicas. Se houver dificuldades no estabelecimento desse tempo. qualitativo:quando uma amostra significativa de operadores. produzirá uma ambigüidade na organização.

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