ÍNDICE

1.INTRODUÇÃO ............................................................................................................. 3
2.Objectivos .................................................................................................................... 4
2.1.Objectivo geral ....................................................................................................... 4
2.2.Objectivos específicos ........................................................................................... 4
3.Revisão de Literatura ................................................................................................... 5
3.1.Projectos ................................................................................................................ 5
3.1.1.O Ciclo de vida de um Projecto ....................................................................... 5
3.2.Gestão da Comunicação em Projectos .................................................................. 6
3.2.1.A comunicação em projectos ........................................................................... 7
3.2.2.Planeamento das comunicações ..................................................................... 8
4.Método ......................................................................................................................... 9
4.1.Delineamento da Pesquisa .................................................................................... 9
4.2.Descrição da indústria.......................................................................................... 10
5.Resultados ................................................................................................................. 11
5.1.Processo de Comunicação .................................................................................. 12
6.Conclusão .................................................................................................................. 13
6.1.Recomendações .................................................................................................. 14
Referencias Bibliográficas ............................................................................................. 15

2
1.INTRODUÇÃO

O presente trabalho de campo tem como o tema ‘’Gestão da comunicação em

projectos: estudo de caso, uma indústria alimentar’’. Como se pode ver pelo tema,
nos últimos anos, o ambiente empresarial tem reconhecido a importância da gestão de
projectos e o seu impacto nos resultados das empresas. Isto porque, vem reflectindo as
exigências do mercado actual, onde os projectos devem atender plenamente as
necessidades dos clientes, sendo que, para isso, precisam ser bem geridos. Neste
cenário as empresas que trabalham com a elaboração de projectos da indústria
acabam sendo directamente afectadas, pois para se manterem competitivas precisam
conhecer e aplicar efectivamente as metodologias de gestão de projectos existentes.

Dai que, entre vários conceitos, é possível definir a gestão de projectos como a
aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às actividades do
projecto com o objectivo de atender aos seus requisitos. A gestão de projectos
compreende os processos de: iniciação, planeamento, execução, monitoramento e
controlo e encerramento, e envolve decisões de prazo, custos, recursos, risco,
qualidade e comunicação.

Portanto, dentre estes processos, a comunicação tem um papel fundamental no

sucesso de um projecto, uma vez que é a via de conexão entre pessoas e os
processos dentro das organizações e deve ser considerada em qualquer fase do
projecto, o que a torna um factor crítico para o bom andamento do mesmo. Entretanto,
apesar da importância da comunicação em projectos, há empresas, nas quais esta
área é ainda pouco trabalhada, e não são adoptadas práticas importantes como, por
exemplo, a elaboração de um plano formal de comunicações ou a elaboração.

Sendo assim, o objectivo deste trabalho é propor soluções para os principais

problemas relacionados a gestão da comunicação em projectos em uma indústria
alimentar.

3
2.Objectivos

Tendo o delineamento a seguir, traçam-se aqui os objectivos gerais e específicos deste

trabalho de campo, para tornar claro ao leitor os resultados a se esperar no final deste
trabalho.

2.1.Objectivo geral

MARCONI e LAKATOS (2001:102) referem que os objectivos gerais "estão ligados a

uma visão global e abrangente do tema, relaciona-se com o conteúdo intrínseco, quer
dos fenómenos e eventos, quer das ideias estudadas vincula-se directamente a própria
significação da tese proposta pelo projecto."

Assim o trabalho tem como objectivo geral:

 Relacionar a eficácia da Gestão de Comunicação com a obtenção de resultados

positivos na gestão de projectos.

2.2.Objectivos específicos

MARCONI e LAKATOS (2001:102) Referem que os objectivos específicos "apresentam

características mais concretas, têm a função intermédia e instrumental permitindo de
lado a atingir objectivo geral e de modo a explicar este a situação particular".

Assim o trabalho tem como objectivos específicos:

 Prover conhecimento necessário à efectiva gestão de projectos visando garantir

a disseminação dessas mesmas informações às partes interessadas;
 Levantar críticas e sugestões que possam contribuir para a melhoria do plano de
gestão das comunicações;
 Identificar os meios de comunicação mais utilizados nas indústrias alimentares;
 Verificar se as indústrias utilizam os processos necessários para a gestão de
comunicação;
 Relacionar o sucesso dos resultados dos projectos com a aplicação das
ferramentas e processos da Gestão de comunicação.

4
3.Revisão de Literatura

3.1.Projectos

Analisando cada uma das áreas de conhecimento de um plano global de projecto são
possíveis em cada uma delas, encontrar espaço para aplicar algum tipo de habilidade
ou técnica de comunicação. Por exemplo, a partir da autorização de início do projecto,
efectuada formalmente, o gerente de projecto passa a conhecer o produto que será
desenvolvido, a necessidade, premissas, objectivos e restrições do projecto. A partir
daí tudo envolve comunicação.

Segundo Chaves (2006), é necessário obter informações precisas de quando o

projecto deve iniciar, quanto ele deve custar e principalmente qual o produto e
subprodutos serão gerados. Se acontecer uma descrição errada do produto, ou se no
planeamento do escopo não estiver claro o que está dentro e fora do escopo, o
projecto pode não ter fim.

Para isto, além de aplicar todas as técnicas e habilidade de planeamento de escopo,

também é interessante a obtenção de uma ajuda da área de comunicação, pois é
necessário adquirir informações de pessoas especializadas no desenvolvimento do
produto.

3.1.1.O Ciclo de vida de um Projecto

Embaçado na teoria apresentada por Chaves (2006), serão esclarecidos nessa sessão,
alguns conceitos relacionados ao ciclo de vida de um projecto. Apesar do facto de um
projecto ter uma entrega exclusiva e focar esforços e energias para perfeita realização
desta, os projectos e as pessoas envolvidas fazem parte de um contexto maior. Estas
pessoas devem estar cientes deste perímetro de abrangência e ainda entendê-lo, para
então poder estratificar as etapas do ciclo de vida e gestão de projectos.

Como resposta às necessidades de uma gestão eficaz, apoiadas pelo desejo de um

bom controlo sobre as actividades realizadas e à realizar, e ainda monitoramento das
interferências com actividades operacionais existentes, uma prática esperada e comum
é a divisão dos projectos em etapas. O somatório dessas etapas determina o ciclo de

5
vida do projecto, que dependendo da organização pode possuir etapas particulares
para cada projecto ou etapas padronizadas em suas divisões e subdivisões para todos
os projectos.

De acordo com Chaves (2004), os ciclos de vida do projecto definem:

 Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase (por exemplo, em qual
fase deve ser realizado o trabalho do arquitecto?).
 Quando as entregas devem ser geradas em casa fase e como cada entrega é
revisada, verificada e validada.
 Quem está envolvido em cada fase (por exemplo, a engenharia simultânea
exige. que os implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o
projecto).
 Como controlar e aprovar casa fase.

3.2.Gestão da Comunicação em Projectos

Como previsto na metodologia para desenvolvimento do objecto deste estudo, far-se-á

nesta sessão um aprofundamento no assunto específico comunicação, buscando com
isso a preparação para compreensão e domínio do processo estruturado dentro de
uma organização. É de suma importância que um gerente de projectos tenha acesso e
interesse às informações que aqui serão apresentadas, porém não é o suficiente, é
necessário que estas informações sejam observadas e utilizadas na prática, sendo
portanto transformadas em conhecimento.

Quando da implantação da gestão de projecto, muitas organizações focam seus

esforços em habilitar-se com grande expertise em gestão do escopo, gestão do tempo,
ou outras competências. O facto é que todas estas tarefas serão desenvolvidas por
pessoas, e apesar desta ser uma constatação intuitiva, esta priorização normalmente
não acontece. Para implementar bem a gestão de projecto, com maior chance de
sucesso, deve-se lembrar que projectos são geridos por pessoas e não por
ferramentas e ainda que as pessoas controlam as ferramentas.

6
O gerente de projectos deve ter a capacidade de coordenar a equipe a todo tempo,
mesmo não sendo possível estar em todos os lugares ao mesmo tempo, até mesmo
porque seria humanamente impossível, mas ele tem que manter presença e contacto
com o time ao longo do projecto atento a tudo o que ocorre, sendo capaz de ser
informado e informar as decisões que afectam os envolvidos no projecto.

O gerente de projecto é a junção, o ponto de ligação que mantém todos os elementos

do projecto integrados. Sem essa integração, todo o andamento do projecto fica
comprometido. Um grande número de boas ideias podem ser perdidas em função da
dificuldade de administrar relacionamentos.

3.2.1.A comunicação em projectos

A comunicação pode ser definida como sendo a transmissão de informação através de

símbolos de entendimento comum para uma ou mais pessoas utilizando mecanismos
adequados. O processo de comunicações é formado pelos seguintes elementos:
emissor, mensagem, canal, receptor, feedback e ruídos (CARVALHO e RABECHINI Jr,
2008).

Conforme CARVALHO, no processo de comunicações, o emissor é responsável por

garantir que as informações estejam claras e completas, para que o receptor possa
recebê-las correctamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente
entendidas. Já o receptor é responsável por garantir que as informações sejam
recebidas completas e sejam entendidas correctamente. A comunicação pode ser
classificada como: escrita e oral, interna (dentro do projecto) e externa (o cliente, os
meios de comunicação, o público), formal (relatórios, briefings) e informais
(memorandos, conversas para fins específicos) e vertical (para cima e para baixo na
organização) e horizontal (entre os pares).

No âmbito da gestão de projectos, a gestão das comunicações tem como finalidade

fazer com que no tempo oportuno, as informações de interesse do projecto sejam
geradas, colectadas, disseminadas, armazenadas e descartadas. Estas informações ao
serem difundidas de um lado haverá um fornecedor e de outro um cliente, ou seja, um
emissor e um receptor. (VALERIANO, 2000).

7
Carvalho (2004), divide o processo de gestão das comunicações em cinco sub
processos, os quais são:

 Planeamento das comunicações: identifica as informações que os interessados

precisam ao longo do projecto: quem são eles, quais os níveis de interesse no
projecto, quais necessidades de informação;
 Gestão das partes interessadas (Stakeholders): administra a comunicação que
visa satisfazer as necessidades dos interessados;
 Distribuição de informações: disponibiliza as informações aos interessados;
 Relatórios de desempenho: colecta e dissemina informações do desempenho de
projecto.

3.2.2.Planeamento das comunicações

Dependendo do tamanho e complexidade do projecto poderá ser necessária a

elaboração do plano de gestão das comunicações. O qual deverá conter os seguintes
itens (XAVIER et al, 2005):

 Definições sobre a forma e métodos para a produção, distribuição, actualização,

arquivamento e a periodicidade das comunicações do projecto;
 Relação das partes interessadas;
 Mapa das comunicações;
 Modelo de relatórios de desempenho;
 Modelo de atas de reunião;
 Modelos de gráficos de Gantt, curvas S, tabelas e outras formas de
apresentação do desempenho do projecto.

Para o planeamento das comunicações é necessário conhecer como é a estrutura

organizacional do projecto e das organizações que ele depende, o que significa que ele
está directamente relacionado com o planeamento organizacional e que a estrutura
organizacional dos interessados no projecto tem um importante efeito sobre as
comunicações do projecto (XAVIER et al, 2005; CARVALHO e RABECHINI Jr, 2008).

8
4.Método

Para realização deste trabalho foi utilizada a abordagem do problema de forma

qualitativa e quanto ao procedimento metodológico utilizou-se o estudo de caso único.
As fontes de evidências utilizadas incluíram: entrevistas qualitativas,
observação/mapeamento do processo de comunicação em projectos da empresa e
fontes de literatura.

A intenção é entender a metodologia utilizada para gestão da comunicação nos

projectos. Para isso uma carga inicial de informações foi colhida, utilizando bibliografias
relacionadas e entrevista com pessoas que detém conhecimento sobre o assunto. O
trabalho foi desenvolvido através do método dedutivo, isto é, inicialmente foi feito um
estudo mais amplo, trabalhando genericamente a gestão de projectos. O objectivo do
uso desta metodologia é explanar os principais tópicos teóricos relacionados a
projectos, para então iniciar um aprofundamento no assunto específico gestão da
comunicação em projectos, afunilando o foco do estudo.

Este estudo contempla uma estruturação que é intrínseca ao processo de aprendizado.

Em outras palavras, neste desenvolvimento de trabalho são abordadas teorias,
nomenclaturas e conceitos imprescindíveis para o entendimento do conteúdo que a
gestão de projectos oferece às pessoas que buscam desenvolvimento de
competências nesta área.

4.1.Delineamento da Pesquisa

Visando alcançar o objectivo deste trabalho, que consiste em apresentar soluções para
os principais problemas relacionados à gestão da comunicação em projectos em uma
industrial alimentar, foram cumpridos os seguintes passos relativos ao método de
trabalho:

1. Diagnóstico para levantamento dos principais problemas de comunicação

nos projectos da empresa: o diagnóstico foi realizado através de entrevistas
individuais conduzidas de forma não estruturada. Foram entrevistados
colaboradores da indústria de áreas e níveis hierárquicos diferentes tendo como

9
 questão central a pergunta: ‘quais são os problemas de comunicação que
percebe nos projectos em que participa?’.

As entrevistas foram gravadas, transcritas para posterior análise de problemas. Os

entrevistados foram seleccionados segundo sua experiência em projectos de diferentes
portes e duração. Nesta etapa, o processo actual de comunicação em projectos foi
mapeado com o auxílio de participantes do mesmo.

2. Análise dos resultados da pesquisa qualitativa: para a análise foram

utilizadas ferramentas da qualidade, como:

a) Diagrama de Afinidades ou Método KJ – a análise de dados utilizando o Método

KJ compreendeu em transcrever as respostas das entrevistas (problemas citados) em
cartões e agrupá-los conforme as afinidades entre eles. Esta ferramenta auxilia na
simplificação, visto que diferentes entrevistados podem utilizar diferentes expressões
para descreverem as mesmas ideias e ao agrupá-las facilita-se a exclusões de
redundâncias;

b) Método de Minimização Heurística da Interdependência entre Critérios – esta

ferramenta foi utilizada para análise da interdependência de cada problema
pertencente aos blocos do diagrama de afinidades. Nesta etapa, elaboraram-se
matrizes, sendo uma para cada bloco, onde foi determinado o nível de
interdependência entre os problemas de um mesmo bloco. Para isso considerou-se
três níveis: muito interdependente, interdependente e independente.

4.2.Descrição da indústria

A pesquisa descrita neste trabalho foi realizada numa indústria alimentar, que tem
como actividade a prestação de serviços em todas as etapas da implantação de
projectos industriais, tendo actuação principalmente em projectos nas áreas de
metalurgia, cerâmica e alimentos.

Em relação à estrutura organizacional, a indústria possui actualmente 84

colaboradores, distribuídos em áreas operacionais e de apoio. São seis áreas
operacionais responsáveis pela execução dos projectos: civil, tubulação, mecânica,

10
processo químico, automação e eléctrica. Já as áreas de apoio são: planeamento, RH,
qualidade, documentação, suprimentos e TI.

Os projectos são realizados por equipas multidisciplinares, formadas conforme a

necessidade e complexidade de cada um. Os gerentes funcionais, que coordenam as
áreas operacionais, também são gerentes de projecto, e cada um é responsável por
todos os projectos de um respectivo cliente, podendo ter que gerir vários projectos
pequenos ou apenas um dependendo do tamanho e complexidade do mesmo.

5.Resultados

Conforme previsto no método, os problemas identificados nas entrevistas foram

transcritos e as redundâncias eliminadas através do método KJ. Dessa forma, chegou-
se ao total de 26 problemas relacionados à comunicação na empresa. Estes problemas
foram agrupados em cinco blocos, considerando o grau de afinidades entre eles, os
blocos formados são:

 1º Bloco – Comprometimento das Lideranças: relaciona o problema da falta

de comprometimento da directoria, gerência e coordenação da indústria com o
processo de gestão da comunicação;
 2º Bloco – Mudança da Cultura Organizacional para Melhoria da
Comunicação: agrupa os problemas de comunicação na empresa relacionados
à cultura organizacional;
 3º Bloco – Gestão de Pessoas para Melhoria da Comunicação e Integração
das Áreas: agrupa os problemas de gestão interna da empresa, que não estão
directamente relacionados à comunicação, mas que exercem influência sobre
ela em maior ou menor grau; tem relação com a estrutura organizacional
vigente;
 4º Bloco – Processo de Gestão da Comunicação: agrupa os problemas
relacionados à falta de um processo formal de comunicação. A falta de um
processo formal de comunicação pode ser considerada uma causa raiz, pois
outros problemas citados nas entrevistas são consequência dele. Isto foi

11
 constatado através do diagrama matricial; onde este problema obteve alta
pontuação;

 5º Bloco – Melhoria da Comunicação com o Cliente Externo: reúne os

problemas relacionados à comunicação com o cliente externo.

5.1.Processo de Comunicação

O processo actual de comunicação da indústria foi mapeado e os problemas apontados

junto às actividades do mesmo. No processo actual de comunicação da indústria, já
são utilizadas algumas práticas de gestão das comunicações em projectos, por
exigência de clientes externos. Sendo assim, a partir dos resultados obtidos na
pesquisa, foram propostas novas práticas a serem incorporadas ao processo existente.

12
6.Conclusão

Chegando o fim deste trabalho de campo, pode-se concluir que, nos últimos anos é
que muitas práticas de gestão de projectos vêm sendo disseminadas dentro das
organizações, sejam estas voltadas para projectos ou não, entretanto ainda são poucos
os estudos que se referem a gestão da comunicação em projectos. As práticas de
comunicação até são utilizadas por algumas empresas, porém a maior ênfase é dada
aos itens escopo, prazo, custo, qualidade e risco. Dai que, a comunicação é vista,
principalmente pelos gerentes de projecto, como um item importante, porém é uma
consequência do relacionamento normal de trabalho, e que ocorre naturalmente e não
exige planeamento.

Com este trabalho tratou da gestão da comunicação no ambiente industrial, sugerindo

que os problemas relacionados à comunicação podem ser representativos na gestão
interna de uma indústria voltada para projectos. Considerando ainda que, em muitas
industrias, a gestão de projectos vem sendo implementada, pelo menos em parte,
simplesmente para se adaptar a demanda dos clientes. O que pode ser observado na
empresa em estudo, onde muitas das práticas adoptadas, relacionadas à gestão da
comunicação, só são praticadas devido à exigência dos clientes, os quais possuem um
grande poder de barganha frente à empresa.

Como o presente estudo se limitou a levantar os problemas relacionados à

comunicação e propor soluções para os mesmos, as soluções propostas não foram
colocadas em prática a tempo de que os resultados pudessem ser considerados neste
trabalho. Sobre este aspecto, uma indústria que pretende alcançar a excelência em
gestão de projectos necessariamente terá de desenvolver um processo de implantação
bem sucedido sendo que a velocidade dessa implantação irá definir a rapidez da
concretização dos seus objectivos e benefícios. Embora não tenham sido consideradas
neste trabalho as limitações relacionadas a prazo, custo e tempo para implantação da
proposta observa-se que as mudanças indicadas têm forte relação com as estratégias
da indústria e, portanto, o comprometimento das lideranças da indústria para realização
destas mudanças será fundamental para a implantação e o sucesso das mesmas.

13
6.1.Recomendações

Chegando nessa parte, recomenda-se o seguinte: A gestão da comunicação deve ser

uma preocupação dos gerentes de projecto desde a concepção até a entrega do
projecto. O ganho enquanto time, a redução de perdas e retrabalho e o atendimento
aos requisitos dos mais importantes stakeholders, pode ser tão significativo quanto a
intitulação de sucesso ou fracasso de um projecto.

Dai que, todos os processos de Gestão da Comunicação devem ser aplicados de forma
significativa e classificar as partes interessadas:

Por outro lado, na laboração do Plano de Gestão das Comunicações, tais como:

 Garante a todos os envolvidos um entendimento único dos métodos de gestão,

ferramentas e parâmetros adoptados
 Deve ser elaborado para todos os projectos, na fase iniciais de planeamento,
garantindo uniformidade do processo de comunicação desde o início do projecto

14
Referencias Bibliográficas

BORBA, D. Gestão da Comunicação - Como se Tornar um Profissional em Gestão de

Projectos. São Paulo: Qualitymark, 2007

BRAGA, M. & PASSOS, F. A Comunicação em Projectos de Sistemas de Informação:

Diagnóstico de Práticas em uma Empresa da Bahia. Revista Gestão e Planeamento,
Ano 7, Nº 13. Salvador, jan./Jun.2006. P. 22-31.

CARVALHO, M. & MIRANDOLA, D. A Comunicação em Projectos de TI: Uma Análise

Comparativa das Equipes de Sistemas e de Negócios. Produção, v. 17, n. 2, Maio/Ago.
2007. P. 330-342.

CHAVES, L. E., et al. Gestão da comunicação em projectos. Rio de Janeiro, FGV,

2007.

CHIAVENATO, I. Administração: Teoria, Processo e Prática. São Paulo: Makron Books,

1994.

CLAUSING, D. Total Quality Development: a step-by-step guide to world-class

concurrent engineering. New York: ASME press, 1994.

GRAY, C. & LARSON, E. Gestão de Projectos: O Processo Gerencial. São Paulo:

McGraw-Hill, 2009.

IVALA, Adelino Zacarias at all. Orientações para elaboração de projectos e monografia

científica. Nampula, 2007.

LAKATOS, Eva Maria e MARCONI, Maria de Andrade. Fundamentos de Metodologia

científica. 5ª Ed. Atlas S.A., S. Paulo, 2003.

15
 NÃO TE ESQUEÇA DE AGRADECER

Nome: Sérgio Alfredo Macore ou Helldriver Rapper

Natural: Cabo Delgado – Pemba

Contacto: +258 826677547 ou +258 846458829

Email: Sergio.macore@gamil.com

Facebook: Helldriver Rapper Rapper ou Sergio Alfredo Macore

Formação: Gestão de Empresas e Finanças

NB: Se precisar de algo, não tenha vergonha de pedir, estou a sua disposicao para te ajudar,me

contacte.

16