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Sistemas e Métodos
Material Teórico
Métodos Empresariais
Revisão Textual:
Profa. Ms. Selma Aparecida Cesarin
Métodos Empresariais
·· Introdução
·· Manuais Administrativos – Conceitos e Características
·· Fatores Positivos e Negativos dos Manuais
·· Metodologia de Análise, Desenvolvimento e Implementação de
Métodos e Sistemas Administrativos
·· Cronograma
·· Considerações Finais
Para total aproveitamento da Disciplina, é fundamental que você leia todo o conteúdo
teórico, assista à videoaula e à apresentação narrada, acesse os fóruns e participe de todas
as atividades.
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Unidade: Métodos Empresariais
Contextualização
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Introdução
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Unidade: Métodos Empresariais
Importante
Vamos estudar, portanto, os manuais e a metodologia e melhor compreender os métodos e processos
de trabalho de análise de uma organização.
Importante
Após conhecermos os conceitos de Métodos, Rotinas de Trabalho e Projetos, iremos definir os
conceitos de Manuais Administrativos e a Metodologia de Desenvolvimento de Projetos de
Organização, Sistemas e Métodos (OSM).
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Manuais Administrativos – Conceitos e Características
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Unidade: Métodos Empresariais
1) Manual de Organização
Destina-se a apresentar aspectos da estrutura organizacional da empresa, incluindo
objetivos gerais e setoriais da empresa, organogramas gerais e parciais, relação das
funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais e relações de linha e
assessoria entre unidades, níveis hierárquicos e amplitude de controle, grau de autoridade
que cada um recebe e pode delegar e aspectos de centralização e descentralização;
5) Manual do Funcionário
Contempla informações gerais da empresa, bem como questões de interesse do funcionário
relativas à sua relação trabalhista, como direitos e deveres dos funcionários. No conteúdo
desse manual estão presentes as seguintes informações: atividades desenvolvidas pela
empresa, breve resumo histórico, objetivos gerais, explicação do sistema de autoridade,
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regime de incentivos, direitos e obrigações dos funcionários, normas de comportamento
básico e serviços que a empresa presta aos seus funcionários;
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Unidade: Métodos Empresariais
Os recursos tecnológicos podem ser uma boa alternativa para estimular o uso dos manuais
administrativos nas empresas, porque possuem também artifícios gráficos e ilustrativos mais
atrativos e prazerosos aos leitores desses instrumentos.
Contudo, além dos aspectos acima apresentados, devem ser observados cuidadosamente
alguns pontos importantes para construção de manuais de boa qualidade para o seu uso efetivo
nas organizações.
Oliveira (2011) destaca que a preparação de um manual deve respeitar alguns aspectos,
tais como:
• Reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a empresa necessitar de
manuais;
• Sugestão dos títulos e das finalidades dos manuais;
• Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo;
• Atribuição de responsabilidades pelo preparo de cada manual;
• Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.
Oliveira (2011) destaca também alguns requisitos aos quais os manuais administrativos
devem atender:
• Necessidade real e efetiva da empresa;
• Ter diagramação estruturada e adequada para as suas finalidades;
• Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice e sumário;
• Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes;
• Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem;
• Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema;
• Ter adequada flexibilidade;
• Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.
As fases de elaboração do manual administrativo proposta por Saroka e Gaitán apud Oliveira
(2011) envolvem:
• Definição do objetivo do manual;
• Escolha do(s) responsável(eis) pela preparação;
• Análise preliminar da empresa;
• Planejamento;
• Levantamento de informações;
• Elaboração propriamente dita da Redação;
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• Diagramação;
• Formato;
• Distribuição;
• Instrução aos Usuários;
• Acompanhamento do uso.
1) Preparação
Etapa que antecede a execução da análise. Neste momento, serão apresentados sintomas,
levantados documentos, normas internas, relatórios anteriores e caracterizados os principais
aspectos do funcionamento da organização que levaram à necessidade de se estabelecer análise
administrativa.
Essa etapa caracteriza-se por reuniões preliminares com a direção da empresa, pelo
levantamento documental, geral e específico, relativo aos sintomas relatados nas reuniões,
bem como pela elaboração de proposta técnico-orçamentária sobre o trabalho de análise a ser
desenvolvido.
Nessa proposta, que se traduz em uma fase de planejamento da análise demandada, deverão
ser definidos os objetivos da análise, a metodologia aplicada ao caso, os produtos que serão
entregues ao final do trabalho, a equipe técnica do trabalho, o prazo de execução do trabalho,
o cronograma e os custos necessários ao desenvolvimento do trabalho. Após a elaboração e
discussão dessa proposta é que a análise deverá ser efetivamente executada;
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Unidade: Métodos Empresariais
2) Execução da Análise
Envolve o levantamento de dados (pesquisa de campo), a identificação das causas dos
problemas e a formulação de alternativas de solução. O levantamento de dados efetivado na
etapa da execução da análise organizacional busca obter informações sobre o objeto de estudo
no local de trabalho e com as pessoas envolvidas com as atividades dentro da organização.
Busca-se, com esse levantamento informações, que representem da forma mais real possível
os fatos vividos na organização e que possam estar influenciando o contexto da análise. Para esse
levantamento, utilizam-se as técnicas de entrevista, questionário e observação pessoal ou direta,
de forma que se possa coletar elementos essenciais para o diagnóstico das causas dos problemas
e para a formulação de soluções alternativas para a situação analisada. A identificação das
causas dos problemas e a formulação de alternativas de solução poderão utilizar ferramentas de
análise como o fluxograma;
3) Implantação da Mudança
Etapa na qual será colocada em prática a solução aprovada pela direção da empresa. Essa
etapa requer uma coordenação criteriosa que deverá saber conduzir o processo de mudança de
forma a garantir o sucesso da implantação da solução;
4) Controle e Avaliação
Etapa na qual se avalia o resultado das mudanças implantadas e se inserem ajustes, caso
necessário.
Objetivos Principais
• Identificar as causas dos fenômenos;
• Conhecer as interdependências entre os problemas;
• Conhecer os interesses e as participações das pessoas na situação existente.
Para a escolha da(s) técnica(s) a ser(em) utilizada(s) no processo de análise organizacional,
devem ser considerados os seguintes aspectos:
- Informações já disponíveis;
- Objetivos do levantamento de dados;
- Programação:
✓ Prazo de execução do trabalho;
✓ Disponibilidade das pessoas;
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✓ Localização;
✓ Demais recursos necessários.
Tipos de Técnicas
1) Entrevista
Contato face a face entre o entrevistado e o analista, baseado em perguntas relativamente
estruturadas, formuladas pelo analista no papel de entrevistador. Indicada quando há necessidade
de detalhes e de conhecimento profundo dos fatos. Prioridade para dados qualitativos.
Principais restrições da técnica de entrevista:
✓ Onerosa;
✓ Consome muito tempo;
✓ Atinge pouca quantidade de pessoas;
✓ Não permite tabulação de dados.
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- Estimule perguntas/respostas;
- Seja educado (não fume sem pedir permissão);
- Vista-se adequadamente;
- Mostre interesse pelo entrevistado;
- Envolva o entrevistado no processo de análise.
2) Questionário
Apresentação de uma série de perguntas que são respondidas independentemente da
presença do pesquisador. É indicado para coleta de informações quantitativas. Usa medidas
estatísticas em pesquisas.
Principais restrições da técnica de questionário:
✓ Dificuldade na elaboração;
✓ Altas taxas de não respondentes;
✓ Diferenças de interpretação.
Cronograma
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Unidade: Métodos Empresariais
Considerações Finais
Os manuais são instrumentos utilizados como fonte de consulta permanente nas empresas.
Podemos classificar os manuais administrativos segundo sua finalidade e conteúdo em
manual de organização, manual de normas e procedimentos, manual de políticas e diretrizes,
manual de instruções especializadas, manual do funcionário e manual de finalidade múltipla.
Os manuais enfrentam desafios em sua implantação e utilização nas empresas para as quais
se destacam o alto custo de elaboração e manutenção e a falta de hábito das pessoas em utilizá-
los com fonte de consulta nas organizações.
Entre os requisitos para elaboração de um bom manual administrativo, estão a redação clara
e objetiva, bem como a formatação adequada de modo a facilitar seu manuseio e utilização.
Os manuais devem ser construídos por uma equipe constituída a partir de um planejamento
adequado de forma a contemplar o contexto organizacional e proporcionar um instrumento de
uso efetivo na empresa. A atualização dos manuais deve ser periódica, de forma a possibilitar
confiabilidade do conteúdo informacional presente neste instrumento.
A metodologia de análise organizacional busca estabelecer etapas de trabalho que levem ao
diagnóstico de problemas e à formulação de soluções dentro das organizações.
As etapas da metodologia envolvem a preparação, a execução, a implantação da mudança
e o controle e avaliação. Na preparação, é desenvolvido o planejamento da ação que deve
descrever os objetivos da análise, a metodologia específica para o caso, os produtos do trabalho,
a equipe envolvida, os prazos e custos.
As técnicas de levantamento de dados são utilizadas para buscar dados e informações mais
próximas da realidade dos fatos e são a entrevista, o questionário e a observação pessoal ou
direta.
A entrevista proporciona a coleta de dados e informações mais ricas em detalhes e com
características qualitativas. O questionário abrange um maior público e permite análise estatística
de dados, sendo mais quantitativo. A observação pessoal ou direta direciona-se para coletar
dados sobre o comportamento individual e do grupo no contexto da organização.
O cronograma é um instrumento de planejamento e controle do tempo valioso para o
processo de análise organizacional.
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Material Complementar
Sites
1) www.sap.com.br. Site institucional da Empresa SAP Brasil. A maior empresa de
software de gestão do Mundo. Indicado para verificar a influência dos Sistemas
de Gestão Empresarial (ERP, CRM e BI) na gestão das empresas;
3) http://www.softexpert.com.br/gestao-processos-negocio.php?gclid=CjwKE-
AiAxZKmBRD_5cCvs8SbxXsSJADZBCmdVAGLSgKqk8FXD1haPyqXRnR51_
V3HZOkwDBphyhBgBoCD-Tw_wcB. A SoftExpert BPM é uma empresa de
consultoria na área de gestão de processos empresariais.
Livros
SORDI, J. O. Gestão por Processos – Uma abordagem da moderna
administração. São Paulo: Saraiva, 2014;
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Unidade: Métodos Empresariais
Referências
CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2010.
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Anotações
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