Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
SENAI - MT
Qualificação
Profissional
Básica
SENAI - MT
Assistente de
Gestão
Administrativa
com Informática
SENAI - MT
Professor
Jeferson Scherer Soliman
• Análise e Desenvolvimento de
Sistemas
• Pós em Desenvolvimento Web Formação
• Docência
Objetivos do
curso
• Desenvolver os conhecimentos teóricos
e práticos além das competências
necessárias para a atuação do
profissional no mercado de trabalho de
acordo com as normas e
procedimentos técnicos de qualidade,
segurança, higiene e saúde.
Competência Geral
• Realizar atividades nos processos administrativos,
organização de documentos e apoiar áreas de recursos
humanos, gestão da contabilidade, empreendedorismo e
tecnologia da informação, atuando com inteligência
emocional, de acordo com normas e procedimentos de
qualidade, segurança e saúde no trabalho.
SENAI - MT
Competências Socioemocionais
Planejar e organizar o Demonstrar capacidade Trabalhar em equipe Atuar com foco na Demonstrar capacidade Demonstrar poder de
próprio trabalho de interpretação otimização de recursos de relacionamento persuasão e capacidade
interpessoal de argumentação
SENAI - MT
Funções
Função 01 Realizar trabalhos pertinentes às áreas administrativas de indústrias e de departamentos comerciais, de
acordo com a legislação vigente, procedimentos internos, normas técnicas, ambientais, de qualidade e de
segurança e saúde no trabalho
Função 02 Auxiliar na execução de processos pertinentes à área de Recursos Humanos, seguindo a legislação
vigente, procedimentos internos, normas técnicas, ambientais, de qualidade e de segurança e saúde no
trabalho
Função 03 Empregar recursos dos principais aplicativos de escritório e utilitários na edição de textos, elaboração de
planilhas eletrônicas, apresentação de slides, softwares para internet, correio eletrônico e compactação
de arquivos, de acordo com normas técnica, de qualidade, de saúde e segurança do trabalho e
preservação ambiental.
Função 04 Instalar e configurar sistema operacional, aplicativos de escritório e periféricos, de acordo com normas
técnica, de qualidade, de saúde e segurança do trabalho e preservação ambiental.
Função 05 Atuar na aplicação dos conceitos relacionados as soft skills a fim de gerar melhorias nos processos
administrativos.
SENAI - MT
Grade
Curricular
SENAI - MT
do Curso
Módulo Unidades Curriculares CH Dias de Aplicação
Aplicar técnicas de
arquivamento de Aplicar técnicas Identificar documentos
Executar a organização
documentos e pertinentes à execução de acordo com a
de arquivo
organização de de inventários classificação
registros
Utilizar ferramentas de
Preencher relatório de Protocolar fluxo de informática para
não conformidade documentos execução de rotinas
administrativas
SENAI - MT
Organização e Arquivamento
de documentos
SENAI - MT
Objetivo
• A organização de documentos é essencial para que
a empresa possa desenvolver suas atividades com
mais eficiência e eficácia e para que os resultados
sejam alcançados com maior rapidez.
SENAI - MT
Documentos
SENAI - MT
• Documento pode ser conceituado como
uma informação registrada em um
suporte, utilizado para consulta, prova
e/ou pesquisa, uma vez que
comprovam fatos, resguardam
direitos, registram fatos e
pensamentos do homem,
considerando uma determinada
época ou lugar. Sucintamente, o
documento é uma unidade constituída
pela informação e seu suporte.
SENAI - MT
• Dessa forma, temos:
• INFORMAÇÃO: pode ser
definida como ideia ou
conhecimento.
• SUPORTE: meio no qual
a informação é
registrada.
• DOCUMENTO: qualquer
informação registrada
em um suporte.
SENAI - MT
Entende-se por suporte qualquer meio
utilizado para gravar a informação. O papel é
ainda hoje, o suporte mais utilizado, mas não
é o único. No passado, outros suportes
predominaram, como tabletes de argila,
tabuinhas enceradas, papiro, pergaminho,
entre outros.
SENAI - MT
Documento de arquivo
São documentos produzidos e/ou
recebidos por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, no
exercício de suas atividades, e que
constituem elementos de prova e/ou
de informação. Por serem produzidos
espontaneamente, de acordo com as
necessidades do indivíduo, formam
um conjunto orgânico que refletem às
atividades a que se vinculam.
SENAI - MT
São os documentos produzidos e/ou
recebidos na esfera governamental
(federal, estadual e municipal) na
persecução de suas atividades. São
Documento também documentos públicos aqueles
produzidos e/ou recebidos por
público instituições de caráter público e por
entidades privadas responsáveis pela
execução de serviços públicos.
SENAI - MT
CLASSIFICACAO DOS
DOCUMENTOS
SENAI - MT
O formato diz respeito a
configuração física de urna suporte
de acordo com a sua natureza e o
modo como foi confeccionado.
Exemplos: formulários, fichas, livro,
caderno, planta, folha, cartaz,
Formato
microficha, rolo, tira de microfilme,
mapa, etc.
SENAI - MT
Gênero dos
documentos
SENAI - MT
Textuais
• Documentos cuja informação esteja
em forma escrita ou textual.
• Ex.: memorandos, ofícios, atas,
relatórios, cartas, etc
SENAI - MT
Iconográficos
• Documentos cuja informação esteja
em forma de imagem estática.
• Ex.: fotografias, negativos, diapositivos
(slides), desenhos, gravuras, etc.
SENAI - MT
Audiovisuais
• Documentos cuja informação esteja
em forma de som e/ou imagem em
movimento. Neste tipo de
documento encontram-se os
documentos sonoros (cuja
informação está em forma de som) e
os filmo gráficos (cuja informação
está representada por um filme).
• Ex.: filmes, registro sonoro em fita
cassete, VHS, CD ou DVD, etc.
SENAI - MT
Cartográficos
• Documentos que representam, de
forma reduzida, uma área maior.
• Ex.: mapas e plantas.
SENAI - MT
Informáticos ou digitais
• Documentos que necessitam de
computador ou dispositivos
eletrônicos para que sejam lidos.
• Ex.: arquivo em MP3, arquivos de
gerenciadores de texto (Word, Writer,
etc.), planilhas eletrônicas (Excel, Calc,
etc.).
SENAI - MT
Micrográficos
• documentos em microformas,
imagens fotográficas de documentos
em escala muito reduzida que
necessitam de auxílio de um
aparelho leitor.
• Ex.: microfilmes e microfichas.
SENAI - MT
• O fato de um documento estar inserido em
um dos gêneros acima não exclui a
possibilidade de o mesmo pertencer a outro
gênero. Alguns documentos possuem
Curiosidade! características que lhe permitem figurar em
duas ou mais categorias de gênero.
• Ex.: uma fotografia grava em um CD-ROM, ao
mesmo tempo em que é um documento digital,
é também um documento iconográfico.
SENAI - MT
Espécie
SENAI - MT
Atos normativos: Expedidos por autoridades
administrativas, com a finalidade de dispor e Atos enunciativos: São os opinativos, que
deliberar sobre matérias especificas. Ex. esclarecem os assuntos, visando a
estatuto, regimento, regulamento, resolução, fundamentar uma solução. Ex.: parecer,
instrução normativa, ordem de serviço, relatório, voto, despacho interlocutório, etc.
decisão, acordão, despacho decisório.
SENAI - MT
Atos de ajuste: São representados por acordos Ex: tratado, convenio, contrato, termos (transação,
em que a instituição é parte. ajuste, etc.).
Atos de correspondência: Estes atos podem ser Ex: aviso, (Aldo, carta, memorando, mensagem, edital,
de correspondência individual ou coletiva. Sua intimação, exposição de motivos, notificação,
característica é ter destinatário declarado. telegrama, alvará, circular.
SENAI - MT
Quanto a natureza dos assuntos, os
documentos podem ser ostensivos ou sigilosos
Natureza
SENAI - MT
Documentos ostensivos: São
Documentos sigilosos: São
aqueles cujas informações
aqueles que por sua natureza
podem ser de conhecimento
devam ser de conhecimento
público, se divulgadas, não
restrito e requeiram medidas
colocam em risco os direitos
especiais de salvaguarda para
individuais ou coletivos e não
sua custódia e divulgação.
prejudicaria a instituição.
SENAI - MT
GESTÃO DOCUMENTAL
SENAI - MT
• No art. 3° da Lei Federal n° 8.159/91 considera-
se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes a
sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediaria,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
SENAI - MT
A gestão de documentos deve considerar o
planejamento, a organização, o controle e a
coordenação dos recursos humanos, materiais e
operacionais envolvidos com as atividades listadas.
A gestão de documentos tem como objetivos:
SENAI - MT
Racionalizar o ciclo documental.
SENAI - MT
Arquivo
SENAI - MT
Arquivo é o conjunto de
documentos que
independentemente da natureza ou
do suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades
de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas.
SENAI - MT
• Arquivo também pode ser definido como a
entidade ou órgão administrativo
responsável pela custodia, pelo tratamento
documental e pela utilização dos arquivos
sob sua jurisdição.
• Ex: Arquivo Público Nacional, Arquivo Central da
CNTC, os Arquivos das Federações e Sindicatos.
SENAI - MT
FINALIDADES DO ARQUIVO
SENAI - MT
Servir a instituição fornecendo informações e
documentos necessários ao desenvolvimento
das atividades, facilitando o acesso aos
documentos, preservando a documentação da
empresa, possibilitando o controle da produção
de documentos e colocando a disposição dos
usuários documentos que forneçam informações
de caráter probatório ou simplesmente
informativo.
SENAI - MT
• Servir a historia fornecendo informações para
reconstituir ou escrever o histórico politico, social ou o
de uma nação. Também servem de memoria de uma
empresa e constituem uma importante fonte de
pesquisa.
SENAI - MT
CLASSIFIÇÃO DOS ARQUIVOS
SENAI - MT
Público
Os arquivos públicos são, aqueles compostos por documentos
de caráter público. São de responsabilidade do Estado e
devem estar disponíveis para consulta por parte dos
cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.
SENAI - MT
Privado
Os arquivos privados são aqueles mantidos por
pessoas físicas ou por instituições de caráter
privado. São documentos que dizem respeito a
suas atividades particulares, e, portanto não é
obrigatória a sua disponibilidade para consulta
da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de
esses arquivos serem declarados de interesse
público, por meio de decreto presidencial
através de parecer favorável do CONARQ. Caso
isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de
zelar pelos documentos e deixa-los a disposição
do Estado
SENAI - MT
• é um órgão colegiado, vinculado
ao Arquivo Nacional do Ministério
da Justiça, que tem por finalidade
definir a política nacional de
arquivos públicos e privados,
como órgão central de um
CONARQ
Sistema Nacional de Arquivos
É importante destacar, o caráter funcional que o
arquivo pode desempenhar:
• Arquivo Central – Responsável pela normalização das
políticas arquivísticas, por vezes, recebe os documentos
provenientes dos diversos setores que integram a estrutura
de uma instituição.
• Arquivo Setorial – Situados nos próprios setores que
produzem ou recebem os documentos, guardando
documentos frequentemente utilizados, ou seja, são
essencialmente arquivos correntes.
• Sistema de Arquivos – Conjunto de arquivos que
independente da posição que ocupam nas respectivas
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na persecução de objetivos comuns.
SENAI - MT
• Arquivo também pode ser definido
como a entidade ou órgão
administrativo responsável pela
custódia, pelo tratamento
documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição.
SENAI - MT
As finalidades básicas do Arquivo são
1. Possibilitar o acesso às informações contidas nos documentos;
SENAI - MT
Ciclo vital dos
documentos
SENAI - MT
• O ciclo vital dos documentos são
as sucessivas fases por que
passam os documentos,
constituindo a sua produção, uso
e tramitação, até a guarda
permanente ou eliminação. Em
outras palavras, é a “trajetória” do
documento até cumprir sua
finalidade.
SENAI - MT
Valoração dos documentos
SENAI - MT
• O valor que cada documento
possui está diretamente
relacionado com o ciclo de vida.
São os valores que determinam o
“status” de cada documento
arquivístico.
SENAI - MT
Valor Administrativo (ou
primário)
Refere-se ao valor que o documento apresenta
para o funcionamento da instituição. É o valor
pelo qual o documento foi criado
(predominantemente administrativo, e sempre
para cumprir determinada função ou atividade)
e por isso está presente em todo documento
quando de sua criação. É um valor temporário,
ou seja, todo documento em determinado
momento de sua existência perderá seu valor
administrativo, desde que atinja todas as
finalidades que se possa esperar do mesmo, na
consecução das atividades para as quais foi
criado
SENAI - MT
Valor histórico (ou
secundário)
O valor histórico refere-se à possibilidade de
uso dos documentos para fins diferentes
daquele para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser
considerado fonte de pesquisa e informação
para terceiros e para a própria
administração. O documento, após perder
seu valor administrativo, 5 pode ou não
adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o
documento jamais o perderá
SENAI - MT
Teoria das Três
Idades
SENAI - MT
• A Teoria das Três idades pode ser
entendida como a sucessão de
fases por que passam os
documentos desde o momento de
criação até sua destinação final.
As idades dos documentos são
definidas como:
SENAI - MT
Arquivo Corrente
Denominado como Primeira Idade
ou Ativo. São conjuntos de
documentos estreitamente
vinculados aos objetivos imediatos
para os quais foram produzidos, e
que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua
vigência e frequência de uso.
SENAI - MT
Arquivo Intermediário
Denominado de Segunda Idade ou
Semiativo. São arquivos que
aguardam sua destinação final.
Apresentam pouca frequência de
uso, não havendo necessidade de
permaneceram junto às
administrações que os produziram
SENAI - MT
Arquivo Permanente
Denominado como de Terceira Idade
ou Histórico. São os conjuntos
documentais custodiados em caráter
definitivo em função do seu valor. O
acesso é predominantemente público.
Nesta idade, os documentos
desempenham fundamentalmente a
função social, histórica e cultural.
SENAI - MT
IDADE
DOS
ARQUIVOS
Todos os documentos, quando são
criados ou recebidos por uma
instituição, possuem valor primário,
que dizemos ser o valor principal,
imediato, ligado diretamente aos
objetivos que levaram a sua criação.
Sempre que os direitos e obrigações
dos documentos prescrevem, mas
continuam a ter valor como
testemunho e fonte de informação,
estes passam a assumir um valor
secundário que não esta ligado
diretamente aos objetivos que
levaram a sua criação.
Assim, quando um documento e
produzido ele esta inserido no
arquivo corrente, que é aquele
que guarda documentos
frequentemente consultados e
geralmente localizam-se nos
SENAI - MT
SENAI - MT
A classificação por assuntos é utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema, como forma de facilitar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e
acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivístico é realizado com base no
conteúdo do documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o uso da
informação nele contida. A classificação define,
portanto, a organização física dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial
básico para sua recuperação.
SENAI - MT
TABELA DE
TEMPORALIDADE
SENAI - MT
A tabela de temporalidade é um
instrumento arquivístico resultante de
avaliação, que tem por objetivos definir
prazos de guarda e destinação de
documentos, com vista a garantir o
acesso a informação a quem dela
necessitar. Sua estrutura básica
contempla os conjuntos documentais
produzidos e recebidos pela instituição no
exercício de suas atividades, os prazos de
guarda nas fases corrente e intermediaria,
a destinação final, eliminação ou guarda
permanente, além de um campo para
observações necessárias a sua
compreensão e aplicação.
SENAI - MT
Diretrizes da Tabela de
Temporalidade
SENAI - MT
ASSUNTO
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos,
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela
instituição. Para possibilitar melhor identificação do contendo da informação, foram empregadas
funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos,
agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o
arquivamento dos documentos.
SENAI - MT
PRAZOS DE GUARDA
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediaria, visando atender exclusivamente as necessidades da administração que os gerou. O
prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é
frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto as unidades organizacionais nos seus
arquivos setoriais. A fase intermediaria relaciona-se ao período em que o documento ainda é
necessário ao setor que o produziu, porem com menor frequência de uso, podendo ser transferido
para o Arquivo Central, embora a disposição desta.
SENAI - MT
DESTINACAO FINAL
• Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o
documento no apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente,
quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova,
informações e pesquisa.
SENAI - MT
METODOLOGIA DE
ORGANIZAÇÃO
SENAI - MT
INICIANDO OS TRABALHOS NA MASSA
DOCUMENTAL ACUMULADA (ERRONEAMENTE
CONHECIDA COMO "ARQUIVO MORTO")
SENAI - MT
Uma situação recorrente em muitas instituições é
que uma grande parte do seu acervo documental
encontra-se totalmente desorganizado, pois os
documentos gerados ao longo da sua existência
são simplesmente amontoados em caixas, sem
nenhum critério de organização, e depositados em
salas geralmente inativas das entidades. Tal
procedimento, além de impossibilitar a
recuperação da informação, também ocasiona
deterioração de vários documentos importantes,
assim como, geração de maiores custos e
utilização de espago devido a guarda de
documentos que poderiam ter sido descartados.
Esse quadro também ocasiona a mistura de
documentos institucionais (arquivísticos) com
documentos não arquivísticos, tais como: livros,
revistas, jornais, manuais, etc.
SENAI - MT
Geralmente os documentos são guardados em
caixas ou mobiliários sem qualquer
identificação de conteúdo ou simplesmente
denominados "Arquivo-Morto". Essa situação
evidencia a falta de critério nas atividades
arquivísticas e principalmente o descaso com
que a informação é tratada. A primeira atitude
ao se defrontar com a situação descrita acima
é fazer o diagnostico da situação dos
documentos acumulados ao longo da
existência da instituição levando em
consideração seu acondicionamento, estado de
conservação, identificando as metodologias de
arquivamento anteriormente empregadas.
SENAI - MT
DESENVOLVIMENTO
DAS ATIVIDADES DE
ORGANIZAÇÃO
SENAI - MT
Identificar e separar por atividade e
assunto os documentos da área-
meio, que sago os decorrentes das
atividades administrativas
necessárias para alcançar os
objetivos da instituição e os da área-
fim, decorrentes da execução dos
objetivos organizacionais da
instituição.
SENAI - MT
Classificar e avaliar os documentos da área-meio
de acordo com a Tabela de Temporalidade,
identificando suas datas e seus respectivos
prazos de guarda, portanto, faz-se necessário a
avaliação de cada item da massa documental,
visando a identificação e a separação dos
documentos institucionais que devem ser
arquivados, daqueles que poderão ser
descartados. O critério classificador deve ser o
conteúdo do documento, ou seja, o assunto,
possibilitando agrupar espécies documentais
(oficio, memorando, recibo, etc.) que tratam do
mesmo assunto em um dossiê, processo ou
pasta.
SENAI - MT
A classificação deve ser feita de
acordo com as seguintes operações
SENAI - MT
Relacionar todos os Documentos área-
meio que podem ser descartados, no
formulário Listagem de eliminação de
documentos, para fins de obter a
aprovação de descarte pela instituição e,
se aprovada, lavrar o Termo de
eliminação de documentos de arquivo.
Sugere-se nessa etapa que a Listagem de
eliminação de documentos seja divulgada
a todos os departamentos da instituição
por um prazo de 10 dias para dar ciência a
quem possa interessar
SENAI - MT
NOÇÕES DE
CONSERVAÇÃO E
MANUSEIO DE
DOCUMENTOS
SENAI - MT
As medidas de conservação preventiva de
documentos envolve melhorias dos meios de
armazenagem e proteção dos suportes,
visando retardar a degradação dos materiais.
Entre as medidas que devem ser adotadas
para manter-se a integridade física dos
documentos, destacam-se:
SENAI - MT
➢ Manter sempre as mãos limpas ao manusear os
documentos;
➢ Utilizar ambas as mãos ao manusear gravuras, impressos,
mapas, entre outros documentos de grandes dimensões,
tendo como auxílio uma superfície plana;
➢ Não utilizar fitas adesivas tipo durex, fitas crepe e demais
fitas adesivas similares. Esses materiais possuem alta
acidez, que provocam manchas irreversíveis onde
aplicados;
➢ Não expor os documentos diretamente à luz solar,
qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo é
nociva e o dano é cumulativo e irreversível;
➢ Evitar o uso de colas plásticas (PVA);
➢ Entre outros...
SENAI - MT