APRESENTAÇÃO DE

MELHORIAS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
SA2 - Atividade 3: Apresentação – Renan Bertalha.
INTRODUÇÃO:
• A gestão eficiente de documentos é uma pedra
angular para o sucesso organizacional.
• Documentos são a base da comunicação,
registro e tomada de decisões em qualquer
empresa.
• Os documentos são veículos essenciais para a
transmissão de informações estratégicas e
operacionais.
• São a espinha dorsal de processos internos,
contratos, relatórios e registros que sustentam as
operações diárias.
FLUXOGRAMA DE
ORGANIZAÇÃO:
Classificação, Criação de um plano de
Criação de um sistema
identificação e padronizado de documentos, o classificação com pastas
higienização dos logotipo da empresa seguido separadas em ordem
documentos da identificação alfabética

Elaboração de códigos
para implementação dos Eliminação dos dos
Reavaliação dos Aplicação da tabela
documentos na base de documentos que
documentos de temporalidade
dados perderam o valor

Utilização de pastas Listagem impressas dos

físicas e virtuais com documentos,
cores diferentes para identificando sua FIM
melhor visualização dos localização para eventuais
documentos problemas
DESAFIOS INICIAIS:
1. Volume Massivo

2. Diversidade de Formatos

3. Acesso Desigual

4. Rastreamento e Auditoria

5. Versões Desatualizadas

6. Integração de Sistemas

7. Resistência à Mudança

8. Ciclo de Vida do Documento

9. Custo e Orçamento

10.Padrões e Metadados

11.Colaboração Interdepartamental

12.Manutenção de Qualidade
OBJETIVO DA
TRANSFORMAÇÃO
1.Aumentar a eficiência
2.Reduzir os erros
3.Melhorar a acessibilidade
4.Identificar os processos
5.Praticidade
6.Organização
7.Integração dos colaboradores aos
processos e documentos
ESTRATÉGIA DE MELHORIA
1.Revisão de processos
2.Implantar novas tecnologias
3.Compra de materiais (pastas, caixas e
etc.)
4.Treinamento da equipe
5.Digitalização de processos e
documentos
6.Classificação eficaz
IMPLANTAÇÃO DE
TECNOLOGIA
1.Introdução de novo software
de gerenciamento de
documentos
2.Automação de fluxos de
trabalhos/processos
3.Sistemas de nuvem
4.Treinamento de utilização
 TREINAMENTO E
DESENVOLVIMENTO
1.Workshop sobre a importância dos
processos
2.Treinamento de processos
3.Treinamento dos novos sistemas
4.Brainstorm com a equipe
5.Reciclagem de processos antigos
RESULTADOS ESPERADOS
 Economia de tempo em 20%
 Redução de até 30% de erros em até 3 meses
 Aumento de 45% na eficiência operacional
após a conclusão de todas as etapas
(treinamento, workshop, brainstorm e etc.)
 Comunicação clara e eficaz entre todos os
setores
MELHORIAS CONTÍNUAS
 Monitoramento de etapas
 Reciclagem
 Avaliação contínua
 Flexibilidade para ajustes
 Portas abertas para novas
ideias
CONCLUSÃO
 Principais pontos discutidos
 ATA da reunião
 Cronograma de implantação
 Agradecimentos.
PERGUNTAS?