Sistema de Gestão dos Documentos da Engenharia [EDMS]

O caminho para a Colaboração da Engenharia e Melhoria de Processos

 O gerenciamento de informações é crucial para o sucesso de
qualquer organização. No setor de Manufatura e Arquitetura,
Engenharia e Construção [AEC], a natureza do negócio exige
uma forma Web-based e centralizada de gerenciar e
compartilhar documentos. Arquitetos, designers, engenheiros,
empreiteiros, fornecedores e fabricantes requerem métodos
eficazes para trabalhar com um grande número de documentos
que frequentemente consistem de centenas de tipos de arquivos
diferentes, incluindo documentos Office e PDF, desenhos em
CAD e arquivos de imagens. Eles exigem uma maneira simples
de gerenciar as relações muitas vezes complexas entre desenhos de engenharia e os
documentos relacionados dentro dos processos de negócio existentes.

Em um mundo orientado pela colaboração global, é mais importante do que nunca que
pessoas e organizações se comuniquem entre si. Ideias, projetos, documentos e
conteúdos agora podem ser compartilhados e distribuídos de forma rápida e eficiente. O
sucesso de qualquer setor depende da flexibilidade para reagir rapidamente a mudanças.
EDMS desempenha um papel essencial no setor de AEC e Manufatura ao facilitar a
aquisição, discussão e redistribuição das informações modificadas.

Documentos de engenharia devem ser entregues a outros departamentos na organização,

convertidos em formatos facilmente acessíveis e armazenados em sistemas onde outras
pessoas possam recuperar as informações, substituindo cópias ultrapassadas.

O aplicativo de ECM da SoftExpert, SE EDMS, oferece uma solução de gerenciamento de

conteúdo de engenharia robusta e
altamente escalável para toda a
organização. Ele cria a plataforma
essencial de colaboração que
conecta pessoas e une a engenharia
à corporação ao mesmo tempo em
que impulsiona informações
relativas ao design de fontes
diferentes, em todas as fases do
projeto.

O EDMS da SoftExpert oferece um

depósito único de autoridade para
armazenar e organizar documentos
de engenharia. A solução oferece a
engenheiros e equipes de suporte
um ambiente seguro e colaborativo
com base em Web para criar,
capturar, revisar e gerenciar
documentos de engenharia
completos e em andamento. Além
disso, o EDMS da SoftExpert reduz o
tempo gasto gerenciando
documentos e projetos e melhora a
produtividade ao tornar o conteúdo
de engenharia mais acessível às
partes envolvidas.
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS

Definição e Indexação
A arquitetura da solução oferece captura de conteúdo e integração
nativa com ferramentas de autoria que são padrão no setor, incluindo
documentos Office (Microsoft, OpenOffice, etc.), desenhos de
engenharia (AutoCAD, Microstation, SolidWorks, Solid Edge, etc.),
PDF, mídia rica, entre outros.
Fornece indexação de conteúdo automática e geração de número de
documento com capacidades extensíveis de metadados e máscaras
de identificação, em conformidade com a taxonomia corporativa.
Gerencia e rastreia relações pai/filho e externas em projetos CAD,
incluindo atributos, integração de dimensões e de dados.
Cria modelos para ajudar a indexar novos documentos, criar novos
registros ao armazenar metadados-padrão que podem ser utilizados
quando um usuário acrescenta novas informações ao sistema.
Oferece uma forma rápida e potente de importar/exportar
automaticamente lotes de documentos criados internamente ou
recebidos de fornecedores ou subcontratados.

Mask
Paper size(uuu) + Purchase Order Number(uu) + Contract Number(uu)

Busca e Visualização
Fornece buscas intuitivas e recupera informações em
depósitos federados utilizando tecnologia avançada,
incluindo recuperação total de texto - full text retrieval,
destaque do termo de busca - highlighting, categorias de
metadados e dinâmicas
Permite que os usuários facilmente construam e salvem
consultas de buscas utilizando critérios pré-definidos,
campos, usuários de sistema, tipo de documento, datas de
criação/modificação, status de aprovação de documentos,
versão do documento, número do documento e qualquer
outro metadado.
Realiza prévia do conteúdo sem fazer download do
documento, utilizando um visualizador embutido que
suporta todos os formatos de documento de desenho e
Office comumente utilizados.
Exibe e compara versões antigas e novas de documentos
CAD para verificar se todas as mudanças de engenharia
foram feitas corretamente.
Fornece visualizações de navegação para organizar documentos de acordo com qualquer combinação de metadados.
Os usuários conseguem visualizar rapidamente arquivos anexos e uma lista de todas as relações pai/filho com um
documento.
Obtém mais informações relativas ao documento, como histórico de auditoria, marcações ou revisões anteriores de
conteúdo ao coletar detalhes na visualização de dados do documento.

Alteração e Colaboração
Automatiza processos de gerenciamento de documentos, como
solicitações de alteração e processos de revisão e aprovação de
documentos.
Define rotas automaticamente para múltiplos autores, revisores e
aprovadores antes de estar pronto para distribuição geral.
Estende a solução para além de registros eletrônicos para integrar
o gerenciamento de registros físicos com conteúdo eletrônico,
permitindo a retenção, o descarte e a proteção, além de políticas
de auditoria associadas a registros de negócio
independentemente de localidade ou tipo.
Oferece um espaço de trabalho seguro para controlar o
recebimento e a entrega de documentos com partes externas,
compartilhando e editando documentos e projetos diretamente do
navegador do usuário.
Cria diversas marcações para um determinado documento para
comunicar mudanças de revisão e aprovação que precisam ser
feitas a um documento de engenharia.
Fornece notificação imediata de tarefas pendentes que exigem
atenção com a descrição do trabalho a ser feito, um visualizador de
tarefas, quem atribuiu a tarefa e quando ela precisa ser concluída.
Fornece a gerentes e outros revisores uma forma, em
conformidade com a regulação, de assinar documentos
eletronicamente, ao mesmo tempo em que fornece a equivalência
da autenticidade da assinatura em um documento em papel
através do tipo de padrão de assinatura XML ou CMS.
Disponibiliza marcações - redlines para sugerir alterações ou
fornecer feedback sobre documentos associados a fluxos de
trabalho e projetos de engenharia.
Oferece um fluxo de trabalho integrado ad-hoc para garantir
processos adequados de aprovação, controle de versão e revisão
e funcionalidades de check-in /check-out para eliminar mudanças
simultâneas no conteúdo.
Controle de Projeto
Captura, classifica e avalia todas as fontes de demanda
para priorizar adequadamente e aloca recursos às
maiores oportunidades de valor.

Define bases para capturar o plano de projeto inicial e

conscientizar toda a equipe sobre o desempenho do
projeto com indicadores essenciais de desempenho,
como análise de valor agregado e variâncias.

Mantém um modelo completo da capacidade da

organização e de planejamento de recursos, inventário de
habilidades, carga de trabalho de diversos projetos e
demanda de recursos.

Otimiza o uso de habilidades e garante que todos os

recursos de missão crítica estejam alinhados com
projetos de alta prioridade.

Fornece projetos ou modelos reutilizáveis que ajudam os

praticantes a criar planos de projeto de qualidade
consistentemente superior, incluindo entregáveis e
recomendações para suas próprias melhores práticas.

Aumenta a produtividade e as eficiências do local de

trabalho através da colaboração com workflows
integrados que automatizam e rastreiam o fluxo de todo o
trabalho do projeto.

Rastreia o progresso das informações distribuídas com

transmissões de documento do projeto que se estende
para incluir fornecedores externos, empreiteiros,
fornecedores, etc.

Identifica e gerencia possíveis riscos, problemas,

mudanças ou qualquer exceção em tempo hábil para
abordar o possível impacto sobre cronograma e custo.

Promove com eficácia a comunicação de informações

através de gráficos, incluindo Gráficos Gantt,
Histogramas, Diagramas e Gráficos de Rede de
Atividades.

Analisa graficamente o portfólio de projetos ao longo de

vários indicadores de desempenho.

Certifica que o projeto foi concluído de acordo com o

orçamento especificado, cronograma, escopo e atingiu o
resultado pretendido.

Arquiva todo o conteúdo do projeto como um modelo

para futuros projetos, análise de lições aprendidas e
auditorias.

Check-in e Check-out automáticos | Controle de revisão

Transmissão de conteúdo | Múltiplos fluxos de trabalho | Markup e Redline
Comentários eletrônicos | Trilhas de auditoria | Fácil configuração
Buscas personalizadas | Colaboração automatizada | Integrações CAD
 SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE

EMPRESA

A SoftExpert é líder global em soluções para gestão da excelência e conformidade. Mais de 1.500 empresas em todo o
mundo confiam nas soluções da SoftExpert para dinamizar seus processos de trabalho, simplificar tarefas e administrar
informações. Desenvolvidas para qualquer tipo de negócios, em uma ampla gama de setores, as soluções da SoftExpert
ajudam a reduzir custos, minimizar riscos, melhorar o desempenho e obter flexibilidade a fim de responder às
necessidades de negócios em constante mudança.

Mantendo o foco nas pessoas e construindo relações duradouras com seus clientes e parceiros, a empresa se destaca
por orientar os clientes em todos os aspectos da implementação. A missão da SoftExpert é desenvolver continuamente
soluções inovadoras que simplificam a eficiência operacional e mantêm os clientes no controle de seus negócios. O foco
no cliente é um componente fundamental da cultura corporativa e continua a ser uma das principais razões da forte
presença no mercado da SoftExpert.

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SoftExpert é marca registrada da SoftExpert Software for Business Excellence.

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