GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

SECRETARIA DA EDUCAÇÃO
NTE 06
VALENÇA - BAHIA
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL
EM SAÚDE DO LESTE BAIANO - CEEP

A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO

PROFFICIONAL EM SAÚDE DO LESTE BAIANO-CEEP

ANDREA DOS SANTOS RIBEIRO

COSME ANTÔNIO OLIVEIRA MORINO
DANILO BENÍCIO DE BRITO JESUS
ELIAS SANTOS OLIVEIRA

Valença-Bahia
2021
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ANDREA DOS SANTOS RIBEIRO

COSME ANTÔNIO OLIVEIRA MORINO
DANILO BENÍCIO DE BRITO JESUS
ELIAS SANTOS OLIVEIRA

A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO

PROFFICIONAL EM SAÚDE DO LESTE BAIANO-CEEP

Artigo apresentado ao Centro Estadual de Educação

Profissional em Saúde do Leste Baiano, como avaliação
parcial para obtenção de título de Técnico em
Secretariado.
Orientação: Profa. Ma. Diene de Farias Couto da Silva
Profa. Esp. Fernanda dos Santos Barbosa

Valença-Bahia
2021
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SUMÁRIO

RESUMO..................................................................................................................... 3
ABSTRACT................................................................................................................. 3
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 4
2 A GESTÃO DOCUMENTAL ................................................................................... 4
2.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................ 5
2.2 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ....................................................................... 7
2.3 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS ................................................. 8
2.4 TÉCNICA DE GERENCIAMENTO DIGITAL DE ARQUIVOS ............................... 8
3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO CEEP ............................................................. 9
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................... 10
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 11
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A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO CENTRO ESTADUAL DE

EDUCAÇÃO PROFFICIONAL EM SAÚDE DO LESTE BAIANO-CEEP

Andrea dos Santos Ribeiro

Cosme Antônio Oliveira Morino
Danilo Benício de Brito Jesus
Elias Santos Oliveira

RESUMO
Gerir documentos demanda conhecimentos específicos que garantem a fluidez no
armazenamento e na busca, para que todas as informações e registros estejam bem
organizados, garantindo o bom andamento dos trabalhos no ambiente escolar, por isso, é de
extrema relevância que o técnico em secretariado se encarregue dessas funções. Para
darmos início ao nosso TCC (trabalho de conclusão de curso), procuramos entender e
melhorar nossos conhecimentos, através de informações sobre a gestão de documentos,
fazendo uma pesquisa bibliográfica e também uma pesquisa de campo no Centro Estadual
Educacional Profissional em Saúde do Leste Baiano. Para que haja uma boa gestão
documental escolar é necessário que se tenha organização e cuidado máximo com os
documentos, sejam eles antigos ou novos. Entendemos que a gestão documental consiste na
utilização de técnicas e responsabilidades na área do arquivamento dos documentos, portanto
é necessário dominar as técnicas arquivísticas para fazer uma gestão documental escolar
com excelência.

Palavras-chave: Documentos. Gestão. Organização. Eficiência.

ABSTRACT
Managing documents requires specific knowledge that ensure fluid storage and search, so that
all information and records are well organized, ensuring the smooth progress of work in the
school environment, so it is extremely important that the secretariat technician is in charge of
these functions. To start our TCC (course completion work), we sought to understand and
improve our knowledge, through information on document management, doing a literature
search and also field research at the State Center for Professional Educational Health in East
Bahia. In order to have a good school document management, it is necessary to have
organization and maximum care with the documents, whether old or new. We understand that
document management consists of the use of techniques and responsibilities in the area of
archiving documents, so it is necessary to master archival techniques in order to manage
school documents with excellence.

Keywords: Documents. Management. Organization. Efficiency.

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1 INTRODUÇÃO

A gestão dos documentos escolares é o processo básico que sustenta todo o

trabalho docente. Todos os registros do ambiente escolar são coletados no arquivo de
organização. Portanto, a eficiência é fundamental para a obtenção de resultados
satisfatórios, pois além de economizar, ordenar e facilitar as pesquisas quando o
acesso é necessário, também permite a manutenção de arquivos.
Justifica-se o tema escolhido, considerando a importância do Curso Técnico
em Secretariado na formação do profissional responsável pela gestão de documentos
dentro de um ambiente escolar, tornando essa pesquisa interessante aos leitores e
relevante ao nosso aprimoramento e aprendizado.
O objetivo desta pesquisa é conhecer as competências, habilidades e ações
necessárias ao técnico em secretariado, para que possa desempenhar de modo
eficiente a gestão de documentos em uma instituição de ensino, sem que haja perda
de tempo e comprometimento do desempenho.
Dessa forma, surge a questão: quais as competências, habilidades e práticas
necessárias para um exercício eficiente na gestão de documentos em uma instituição
de ensino? Para atender ao problema, a metodologia utilizada neste trabalho foi a
pesquisa bibliográfica, tendo como autora principal Zélia Freiberger (2016), Miguel
Arellano (2004), Aline Prade e Carlos Perez (2017).
Na primeira seção destaca-se o conceito de gestão documental. Em seguida,
abordamos sobre aspectos que envolvem uma boa gestão documental e suas
técnicas, mais especificamente no que diz respeito à classificação, aos métodos de
classificação, conservação, armazenamento e descarte de documentos, e foi feito
também uma pesquisa de campo qualitativa sobre a gestão de documentos no Centro
Estadual Educacional Profissional em Saúde do Leste Baiano.

2 A GESTÃO DOCUMENTAL

Documento consiste em toda a informação registrada em um suporte material

ou virtual. Assim, de modo geral, os documentos são de grande importância, exigindo
responsabilidade no cuidado e armazenamento, pois as informações não podem ser
violadas ou perdidas por falta de organização. Assim, percebe-se a importância do
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técnico em secretariado na gestão documental de um colégio, pois, com sua expertise,

deverá saber identificar, classificar e organizar os documentos novos e os já existentes
em uma instituição de ensino, para que facilite a busca ou o arquivamento, além de
também reconhecer o momento do descarte de alguns documentos.
Antes de tudo, saber o conceito de gestão documental é muito importante, e
hoje em dia, com as tecnologias e tudo mais avançado, esse conceito se amplia,
ultrapassando as noções referentes a papéis e pastas. Desse modo, a gestão de
documentos envolve métodos e operações técnicas relativas à produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos, no intuito de realizar o tratamento e
destino adequados e corretos aos documentos.
Segundo Freiberger (2016), a gestão de documentos pode ser considerada um
conjunto de operações técnicas utilizadas para assegurar a produção, administração,
uso, avaliação, manutenção e arquivamento dos documentos, permitindo fornecer,
recuperar ou eliminar as informações contidas nos documentos de uma maneira
eficiente.

2.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A classificação de documentos ocorre na gestão de documentos arquivísticos,

que inclui condutas e práticas específicas, que possibilitam maior eficiência e agilidade
no gerenciamento e controle das informações. Consiste em organizar os documentos
produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, de modo a
constituir-se em um referencial para a sua recuperação.
A primeira forma de classificação de documento é a classificação por assunto,
empregada com a finalidade de agrupar documentos que tratam do mesmo tema.
Esse tipo de classificação permite otimizar a recuperação, e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência,
recolhimento e acesso a esses documentos.
O método de classificação por assunto é muito utilizado nas bibliotecas e em
Instituições públicas e privadas.
“O método apresenta configuração decimal, sendo: 000 – Obras Gerais; 100
– Filosofia; 200 – Religião; 300 – Ciências Sociais; 400 – Linguística; 500 –
Ciências Puras; 600 – Ciências Aplicadas; 700 – Artes divertimentos; 800 –
Literatura; 900 – História, Geografia.” (FREIBERGER, 2016, p. 114).
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Um segundo método também muito utilizado consiste na classificação dos

documentos por características físicas, considerando os seguintes aspectos:
1. Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são
registradas. É a base física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme
de nitrato, papel. 2. Formato – configuração física de um suporte, de acordo
com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz,
dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. 3. Gênero – configuração
que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos)
fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens). 4.
Espécie – configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim,
certidão, declaração, relatório, ata. 5. Tipo – configuração que assume uma
espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim
de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certidão de
nascimento, certidão de óbito, relatório de atividades, relatório técnico, etc.
(FREIBERGER, 2016, p. 112-113).

A terceira forma consiste na classificação de documentos por seus

mantenedores, que podem ser públicos (federal, estadual e municipal), institucionais
(escolas, igrejas, associações etc.), comerciais (empresas, corporações etc.) ou
pessoais.
A quarta forma de classificação incide em considerar os estágios de evolução
dos arquivos, que podem ser: arquivos correntes (que são utilizados repetidamente),
arquivos intermediários (ainda são utilizados, mas estão prestes a ser arquivados ou
descartados) e arquivos permanentes (aqueles que devem ser definitivamente
preservados).
O quinto método é a classificação por graus: ultrassecreto, secreto, confidencial
e reservado. O grau ultrassecreto refere-se aos documentos que implicam alto grau
de segurança e só devem ser acessíveis a pessoas intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio; o grau secreto refere-se aos documentos que exigem alto grau de
segurança, mas podem estar ao acesso de pessoas que, mesmo não estando
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, são autorizadas a utilizá-los; o grau
Confidencial – refere-se aos documentos que, embora não exijam alto grau de
segurança, seu acesso a pessoa não autorizada pode ser danoso a uma pessoa ou à
instituição; o grau reservado refere-se aos documentos que não devem ser do
conhecimento do público em geral.
O método numérico simples concebe-se em atribuir um número a cada
condizente ou consumidor, indivíduo físico ou jurídico, prosseguindo a regra de
ingressão ou de catálogo, sem alguma preocupação com a ordem alfabética, já que o
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método usado é o de índice remissivo, que consiste em listar os termos e os tópicos

abordados no documento.
Já o Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
usa a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar
versões digitais das informações. O GED tem como finalidade converter
informações, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel,
fita), para a forma digital. Os documentos em papel são preparados para
serem digitalizados em scanners especiais. Após a digitalização, os
documentos passam por uma conferência e depois são gravados em meios
magnéticos ou ópticos. (FREIBERGER, 2016, p. 123).

Por fim, a microfilmagem, que consiste em uma “técnica de produção de

imagens fotográficas de documentos em tamanho altamente reduzido.”
(FREIBERGER, 2016, p. 124). A vantagem é que o microfilme pode durar até duzentos
anos, porém é de alto custo financeiro.

2.2 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Um documento vai se manter à medida que ele for importante e usado na

instituição, o que pode durar muitos anos ou décadas. Dessa forma a conservação
dos documentos é imprescindível para que possam ser utilizados quando for
necessário. Há ainda arquivos que se mantêm, por não ser permitido o seu descarte.
Para conservar os documentos de maneira adequada, evitando danos
permanentes, alguns procedimentos são necessários:
● Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione-
os, de preferência, em pastas suspensas, que facilitam a localização e o
acesso ao material. Identifique o assunto principal da pasta de acordo com
que está arquivando, e coloque-as em ordem alfabética. Dentro das pastas,
separe os documentos por subassunto e período, utilizando divisórias de
cartolina.
● Recomendações para conservação de fotografias e negativos: Não use
grampos ou clipes em fotografias ou negativos; não escreva em fotografias
com caneta ou tinta de qualquer espécie. Use somente lápis macio (6B) e, de
preferência, anote no verso apenas o número (código) para catalogação; não
use fita adesiva, etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre as
fotografias e filmes (frente e verso); não toque diretamente nas fotografias e
negativos, utilize luvas. Evite danos ao papel; utilize fixadores de plásticos no
arquivamento dos documentos, pois os de metal provocam manchas de
ferrugem não removíveis no papel. O controle contra insetos em arquivos
deve ser realizado mediante limpezas e desinsetizações periódicas e uso,
preferencialmente, de estantes de aço.
● Sempre manuseie documentos com as mãos limpas, livres de sujeira e
gorduras. Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um
documento/livro. Isto afeta a saúde, e pode provocar o desenvolvimento de
microrganismos na documentação. Não dobre o canto da folha para marcar
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páginas. Esta dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel. Utilize

marcadores de livro em papel livre de acidez. (FREIBERGER, 2016, p. 125-
126).

2.3 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

A técnica arquivística digital é muito importante para uma instituição, entretanto

feita do modo certo, para o arquivamento digital ser preciso, tem que ser escolhido os
materiais corretos, para assegurar que os documentos não sejam comprometidos e
nem deteriorados por danos externos ou comprometimento de fidedignidade de
informação.
A perspectiva arquivística da preservação parte da compreensão dos limites
e significados dos documentos (autenticidade, capacidade probatória,
integridade das informações, contexto de produção, manutenção etc.), dando
ênfase às tarefas que as organizações e instituições arquivísticas que criam
e são responsáveis pela guarda permanente desses documentos devem
observar para lidar com objetos digitais autênticos. Os arquivos
administrativos requerem o desenvolvimento de parâmetros de certificação
da qualidade dos seus processos e serviços. O chamado “arquivamento”
relacionado com o gerenciamento do armazenamento de registros passou a
estar unido ao termo mais comum “arquivo”, que atualmente está mais
identificado com formato eletrônico de documentos (e-print, pré-print, pós-
print etc.). (ARELLANO, 2004, p. 15)

2.4 TÉCNICA DE GERENCIAMENTO DIGITAL DE ARQUIVOS

Repositórios arquivísticos têm um grande impacto positivo para o

gerenciamento de documentos digitais, devido seus elementos, hardware e software.
As estratégias usadas para gerenciar arquivos digitais têm de ser eficaz de
modo que não comprometa os mesmos e que estejam sempre disponíveis de acordo
com o tempo de permanência.
Por meio destes aspectos, os repositórios arquivísticos digitais entram em
destaque nos dias atuais, visto que, quando bem executados, garantem a
autenticidade e confiabilidade dos documentos na idade corrente, intermediária e
permanente. Salientando que no meio digital deve-se atentar sobre a obsolescência
dos suportes, a facilidade de duplicar, reformatar e alterar os documentos, entre
outros fatores que colocam em risco os documentos e informações arquivísticas.
Conforme o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), através das Diretrizes
para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-
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Arq. (2015, p. 9), é possível constatar que “um repositório arquivístico digital é um
repositório digital que armazena e gerencia esses documentos, sejam nas fases
corrente e intermediária, seja na fase permanente”. Contudo, podem-se destacar
dois tipos de repositórios, “os que trabalham com os documentos digitais em
fase corrente e intermediária e os que são responsáveis pela guarda documental
em fase permanente.” (PRADE; PEREZ, 2017, p. 234)

3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO CEEP

Após a realização da pesquisa bibliográfica, foi feito um questionário para a

obtenção de informações específicas sobre o gerenciamento de documentos no
CEEP, onde a secretária escolar Ivanilda Sousa, e os funcionários Luzivanda Melo,
Aline Araújo e Jorgivan Andrade são os responsáveis pela gestão dos documentos do
colégio.
Os principais setores que realizam a gestão de documentos no CEEP são:
secretaria, direção e arquivo. Todos os envolvidos no gerenciamento dos documentos
do CEEP estão sempre se empenhando ao máximo para que seja concluído o mais
rápido o processo de informatização dos documentos.
O método numérico simples é um dos métodos utilizados para a classificação
e organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de funcionários. A
organização dos documentos é feita por pastas contendo documentos dos alunos(a)
e organizados em ordem alfabética em prateleiras alocadas em local específico.
O arquivo morto no colégio CEEP é organizado em uma sala de arquivo,
destinada a todos os arquivos tanto o "morto" quanto aos que são dos anos
decorrentes.
O CEEP (inaugurado em 1998) absorveu todos os documentos do Centro
Estadual de Valença – CENEVA (colégio desativado em 1997), havendo uma grande
dificuldade em conseguir notas e documentos de alunos das décadas de 70 a 40,
devido ao desgaste natural e falta de alguns documentos nos arquivos que vieram do
CENEVA, devido a fatores ambientais e de gerenciamento na unidade de ensino
CENEVA.
A gestão do CEEP tem seus cuidados básicos ao manusear os documentos,
que são folhear páginas de forma a se ter cuidado com folhas que já estejam
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danificadas ou amassadas, e agora está sendo realizada a reforma do local onde são
arquivados os documentos, para que se tenha um melhor controle de temperatura e
intempéries, assim diminuindo as chances de danificar os documentos que aqui se
encontram.
Quando à solicitação, produção e entrega de documentos, após a prévia
solicitação na secretaria da escola, ao aluno (quando maior) e/ou ao responsável do
mesmo (quando menor), o solicitante aguarda um prazo legal informado pela
secretaria para a entrega do documento solicitado, importante lembrar que existem
prazos diferentes para cada documento que seja solicitado.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Entendendo-se a gestão de documentos como o trabalho de assegurar que a

informação arquivística seja administrada com economia e eficácia; que seja
recuperada, de forma ágil e eficaz, percebe-se o quanto influencia na tomada de
decisão à medida que age como subsídio das ações da organização, tornando mais
seguro o processo de recuperação da informação e, por conseguinte, a tomada de
decisão.
Este trabalho teve como objetivo geral compreender a organização dos
arquivos do Colégio CEEP. Para isso, primeiramente foi necessária a análise do
ambiente e de sua rotina, bem como da documentação existente e sua ordem de
importância ou temporalidade. Para a realização tanto da análise como das demais
etapas pretendidas foram utilizadas como método a pesquisa bibliográfica, trazendo
conceitos a fim de enriquecer o conteúdo do trabalho, aliando o embasamento
científico com as necessidades do ambiente, através da pesquisa de campo.
A partir da pesquisa de campo, foi possível perceber a utilização do método
cronológico para o arquivo corrente, com os arquivos organizados de acordo com os
meses do ano, pois, esses são os mais recentes e procurados com maior frequência.
Isto otimiza a busca da documentação e da informação que contém pois, de acordo
com a tabela de temporalidade, é possível identificar o seu local de guarda, além de
apontar a preservação de informações relevantes para a organização.
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A partir dos procedimentos de avaliação é possível controlar o ciclo de vida dos

arquivos, definindo o que será guardado junto aos produtores/usuários (no arquivo
corrente), no arquivo intermediário e no arquivo permanente.
A análise das respostas permite inferir que a avaliação documental é uma
função considerada essencial. Ao considerar os objetivos e a análise dos resultados,
pode-se analisar a interpretação a gestão documental/ arquivística como um processo
complementar à gestão evidenciando-se, os procedimentos arquivísticos como uma
atividade meio relevante.

REFERÊNCIAS

ARELLANO, Miguel. Preservação de documentos digitais. v. 33, n. 2, p. 15-27,

maio/ago. 2004.

FREIBERGER, Zélia. Técnicas secretariais ll. Paraná: Instituto Federal, 2016.

PRADE, Aline; PEREZ, Carlos. A importância da gestão documental no contexto

do acesso aos documentos e difusão dos arquivos. Universidade Federal de
Santa Maria (UFSM), 2017.