Revista de Gestão e Secretariado

E-ISSN: 2178-9010
gestoreditorial@revistagesec.org.br
Sindicato das Secretárias(os) do Estado
de São Paulo
Brasil

Dudziak, Elisabeth Adriana

ARQUIVOS E DOCUMENTOS EMPRESARIAIS: DA ORGANIZAÇÃO COTIDIANA À
GESTÃO EFICIENTE
Revista de Gestão e Secretariado, vol. 1, núm. 1, enero-junio, 2010
Sindicato das Secretárias(os) do Estado de São Paulo
São Paulo, Brasil

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 GeSec – Revista de Gestão e Secretariado
ISSN: 2178-9010
Organização: SINSESP
Editor Científico: Cibele Barsalini Martins
Avaliação: Double Blind Review pelo SEER/OJS
Revisão: Gramatical, normativa e de formatação

ARQUIVOS E DOCUMENTOS EMPRESARIAIS:

DA ORGANIZAÇÃO COTIDIANA À GESTÃO EFICIENTE

CORPORATE DOCUMENTS AND FILES: FROM THE DAY-BY-DAY

ORGANIZATION TO THE EFFECTIVE MANAGEMENT

Elisabeth Adriana Dudziak

Doutora em Engenharia de Produção pela Escola Politécnica da Universidade de São
Paulo – EP-USP
Mestre em Ciências da Comunicação Escola de Comunicações e Artes – ECA-USP.
Professora Curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Paulista-UNIP
elisabeth.dudziak@gmail.com
 Elisabeth Adriana Dudziak

RESUMO

O objetivo deste artigo é apresentar e discutir o processo de planejamento,

organização, guarda e gestão de arquivos e documentos empresariais, do ponto de
vista do profissional de secretariado executivo. Inicia-se o texto a partir da
introdução ao cenário atual com foco na dinâmica global, as demandas de serviço e
o papel essencial do secretário executivo na empresa. Apresenta-se uma revisão
teórica dos principais conceitos e normas internacionalmente adotadas na
organização de arquivos. Estabelece-se a necessidade de realizar, mais do que a
simples organização de arquivos, a gestão de documentos e arquivos. Com base
nesta premissa, são apresentadas as bases teórico-conceituais para a implantação
de um Serviço de Documentação e Arquivo, a partir das principais tipologias
documentais existentes nas empresas e respectivos critérios classificação e
temporalidade de guarda de documentos. Discute-se a importância do
planejamento estratégico, tático e operacional da gestão de arquivos. Finaliza-se o
artigo com a descrição das etapas de implantação de um Serviço de Documentação
e Arquivo e o código de ética do gestor de documentos.

Palavras-chave: Arquivos empresariais. Tipologias documentais. Organização

documentária. Secretário executivo.

Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 90-110, jan./jun. 2010.

 Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

ABSTRACT

The aim of this paper is to present and discuss the process of planning,
organization and management of business archives and documents from the
standpoint of the professional of executive secretary. It begins from the
introduction to current scenario with focus on global dynamics, the service demands
and the essential role of executive secretary in the company. It presents a
theoretical review of key concepts and standards internationally adopted. The sets
out the need of carry more than the simple organization of archives, management
of documents and archives. Based on this premise, we present conceptual bases
for implantation of a Service of Documentation and Archive, main document types
in companies, and criteria of classification and document custody temporality. We
discuss about the importance of strategic planning, tactical and operational
management of archives. Finally, we present a description of the steps of the
implantation of an Archive and Documentation Service, and the code of ethics of
document manager.

Keywords: Business archives. Document types. Document organization. Executive

secretary.

Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 90–110, jan./jun. 2010.

 Elisabeth Adriana Dudziak

1 INTRODUÇÃO

Atualmente, as mudanças tecnológicas e econômicas causam um impacto

cada vez mais imediato nas empresas. Alteraram-se as bases que, no passado,
constituíam o cerne do sucesso empresarial. Em muitas empresas, a situação
alterou-se mais rápido que a capacidade de absorção de novas demandas por parte
dos gestores e seus colaboradores. A incerteza cresceu à medida que novas
atividades e tecnologias devem ser rapidamente dominadas, bem como aumentou a
demanda, em geral, pela qualidade.

Neste cenário, a discrepância entre a velocidade de mudança do ambiente e

a rapidez com que as decisões devem ser tomadas, impõe às empresas e seus
colaboradores a tarefa de manter uma organização impecável em relação a seus
processos e gestão de informações e documentos. No ambiente empresarial é
preciso ir além da visão que se baseia no aumento da eficiência e da eficácia para a
diminuição de custos. A empresa deve ser capaz de regenerar suas estratégias
essenciais e inovar, sem perder sua identidade e seu referencial histórico, a partir
do qual se estruturou e evoluiu.

Conseqüentemente, a empresa e seus profissionais precisam compartilhar,

além de valores comuns e um direcionamento estratégico, as informações
produzidas, recebidas e acumuladas no exercício das funções e atividades,
registradas nos documentos empresariais.
O novo ambiente econômico, tecnológico e empresarial demanda maior
atenção e responsabilização do profissional de secretariado executivo, no que se
refere ao planejamento e execução de processos, atividades, procedimentos e
tarefas. Lidando com sistemas sócio-técnicos complexos (pessoas e máquinas), o
secretário executivo deve atuar no sentido de conhecer o ambiente, dominar as
TICs (Tecnologias de Informação e Comunicação), saber reconhecer e organizar
extensas massas documentais. Sobretudo, deve ser um hábil interlocutor,
promovendo a comunicação positiva entre os vários departamentos e setores da
organização, visando o registro, armazenamento e acesso adequado às
informações.
De fato, ao profissional do secretariado executivo são delegadas diversas
responsabilidades. Essencialmente, ele é o profissional que gerencia informações e

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 Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

serviços, organiza as atividades administrativas, mantém a agenda e os contatos,

assessora, orienta a ações cotidianas e cuida da custódia, organização e gestão de
documentos e arquivos.
Entretanto, hoje não é mais suficiente apenas organizar. Tornou-se essencial
gerenciar os fluxos informacionais e documentais, a partir do estabelecimento de
uma política clara de gestão, formada por normas, métodos e procedimentos de
trabalho referentes ao protocolo e arquivo dos documentos.
A qualidade das decisões empresariais depende essencialmente do acesso à
informação. Para tanto, o profissional de secretariado executivo precisa aprender os
conceitos e a prática da administração estratégica de arquivos e fluxos
documentais.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 ORGANIZAÇÃO E OPERAÇÃO DE ARQUIVOS

[...] o conceito de arquivo não está voltado para o passado,

contrariamente ao que temos tendência a pensar. A memória é
questão do futuro e, quanto ao arquivo, é sempre o futuro anterior
que, em alguma medida, decide seu sentido e sua existência. É
sempre nessa temporalidade que os arquivos se constituem (Jacques
Derrida).

Por muito tempo, os arquivos foram vistos apenas do ponto de vista

administrativo, constituindo-se muitas vezes de pilhas ou caixas de documentos
desordenados, armazenados em armários repletos de papéis e poeira (o arquivo
„morto‟). Com a evolução do pensamento empresarial, o entendimento da
importância dos arquivos e da memória documental, consolidou-se uma significação
estratégica para este tipo de recurso. A arquivologia atual reflete a ampliação desse
entendimento.

Ao mesmo tempo em que cresceu a complexidade das trocas, dos

documentos e fontes documentais, os limites dos campos de conhecimento também
foram alterados, assim como as relações estabelecidas entre eles. Surgiram novas
tipologias documentais, formatos, formas, assim como o próprio conceito de
documento modificou-se, levando agora em conta o suporte material, a informação
nele contida e o contexto histórico no qual foi gerado.

Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 90–110, jan./jun. 2010.

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Ganharam espaço, além dos documentos textuais, os documentos
iconográficos, visuais, sonoros (a chamada história oral). Houve também
significativa diversificação das fontes impressas e digitais. Cabe lembrar também da
documentação pessoal, que abrange cartas, diplomas, cartões. A documentação
hemerográfica – imprensa periódica, revistas, boletins – também ganharam
importância tanto como fonte de informação estratégica, como testemunhos
fundamentais da história contemporânea.

Em países como a Inglaterra, o interesse pelos documentos históricos se

iniciou com o acúmulo de objetos da realeza que registravam “a história das coisas
banais”. Também na Europa, após a destruição provocada pela segunda guerra
mundial, iniciou-se o movimento de “arqueologia industrial”, leitura de “restos”, a
partir dos quais foi possível reconstruir parcialmente o conjunto arquitetônico das
cidades, recuperar processos e patentes, bem como fotografias e documentos
patrimoniais.

É certo que as organizações vislumbram também, por meio da memória, a

oportunidade de fazer o “politicamente correto”, de trazer brilho à sua imagem.
Porém, o trabalho de organização dos arquivos organizacionais e da memória de
uma empresa ou instituição envolve a mobilização de recursos materiais e
humanos.

Arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou

recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas
físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam
uma relação orgânica perceptível através de processo de
acumulação” (BELLOTTO, 1991, p.168).

Segundo a visão contemporânea, a história e a cultura institucionais e

empresariais – expressas em registros de procedimentos e processos
administrativos, operacionais, técnicos e científicos – formam um sistema de
informações úteis à continuidade das atividades organizacionais e são promotoras
de desenvolvimento. Segundo Valentim (2008), os “arquivos empresariais são
compostos por documentos arquivísticos e orgânicos resultantes das transações
institucionais de seus distintos setores”.
Atualmente, existem diversas normas internacionais que auxiliam os
profissionais na descrição e organização de documentos de arquivo. Planos de
Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a
simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental

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 Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

(BERNARDES, 2008).

Entretanto, não basta organizar os documentos, é necessário mantê-los e

utilizá-los, eliminando-os ou preservando-os quando necessário. Isto envolve
questões de validade e posse de documentos, restrição ou livre acesso às
informações, transparência ou sigilo empresarial, bem como a utilização de normas.

Normas internacionais como o ISDIAH - Norma Internacional para Descrição

de Instituições com Acervo Arquivístico, elaborada pelo Conselho Internacional de
Arquivos, soma-se às recomendações e diretrizes do CONARQ, que é o Conselho
Nacional de Arquivos, órgão sediado no Rio de Janeiro e responsável pela
identificação e proteção dos arquivos patrimoniais nacionais. As publicações do
CONARQ são verdadeiros instrumentos de trabalho e encontram-se disponíveis no
site da instituição (CONARQ, 2010).

CONARQ. (2001). Classificação, temporalidade e destinação de arquivos

relativos às atividades-meio da administração pública.
CONARQ. (2005). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
CONARQ. (2000). Diretrizes gerais para a construção de websites de
Instituições Arquivísticas.
CONARQ. (2009). Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil. – para gestão de
documentos eletrônicos.
CONARQ. (2001). Recomendações para a Produção e o Armazenamento de
Documentos de Arquivo.
CONARQ. (2006). NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
CONARQ (2001). Recomendações para a construção de arquivos.
CONARQ. (2010). Recomendações para Digitalização de Documentos
Arquivísticos Permanentes.

A normalização da descrição arquivística em nível internacional tomou grande

impulso no final da década de 1980 (CONARQ. NOBRADE, 2006), inclusive com a
publicação da Norma ISO 15489 (Gestão de documentos de arquivo).

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Normas para descrição de documentos arquivísticos visam garantir
descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas. A
padronização da descrição, além de proporcionar maior qualidade ao
trabalho técnico, contribui para a economia dos recursos aplicados e
para a otimização das informações recuperadas. (CONARQ.
NOBRADE, 2006, p.10).

Neste sentido, um dos aspectos essenciais a respeito da organização e

gestão de documentos e arquivos é conhecer seus conceitos fundamentais. Os
principais conceitos aplicáveis a arquivos empresariais ou institucionais são
apresentados a seguir.

Quadro 1 – Principais conceitos relativos à Arquivística

Conceito Definição
Acervo Totalidade de documentos de uma entidade que tem a custódia de
documentos
Arquivo Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho
de suas atividades, independentemente da natureza dos suportes.
Código de Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de
referência Descrição Arquivística – ISAD(G), destinado a identificar qualquer
unidade de descrição.
Coleção Conjunto de documentos com características comuns, reunidos
intencionalmente.
Espécie Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por
documental suas características comuns de estruturação da informação. São
exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme,
fotografia, memorando, ofício, planta, relatório. Assume a conformação
conforme a natureza do documento.
Forma documental Estágio de preparação e de transmissão de documentos. Ex: cópia,
original, rascunho.
Gênero Reunião de espécies documentais que se assemelham por suas
documental características essenciais, particularmente o suporte e o formato,
e que exigem processamento técnico específico. Ex. documento
audiovisual, documento bibliográfico, documento cartográfico,
documento cinematográfico, documento iconográfico, documento
eletrônico, documento
micrográfico, documento textual.
Item documental Documento que compõe dossiê ou processo.
Notação Código de identificação das unidades de arquivamento
Processo Unidade de arquivamento constituída de documentos oficialmente
reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial.
Produtor Entidade coletiva, pessoa ou família identificada como geradora
de arquivo; também chamada de entidade produtora.
Suporte Material sobre o qual as informações são registradas. Ex. disco, DVD,
papel, CD-Rom, etc.
Tesauro Vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem
natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade

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 Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

semântica, com indicação das relações de equivalência,

hierárquicas, partitivas, de negação e funcionais estabelecidas
entre eles.
Tipo documental Depende da atividade que o gerou, sua função. Divisão de espécie
documental que reúne documentos por suas características comuns no
que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica
do registro, tais como cartas precatórias, livro-caixa, cartas-patentes,
ata de reunião, decretos-leis, decretos legislativos, notas de aula,
palestra.
Título formal Título que aparece explicitamente na unidade arquivística que
está sendo descrita.
Título atribuído Título dado pelo arquivista para uma unidade de descrição.
Fontes: Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), NOBRADE (2006).

4 METODOLOGIA

Com base no referencial teórico apresentado, a proposta deste artigo é

enfatizar a importância da gestão de documentos e arquivos na atualidade e
estabelecer os critérios para a implantação de um Serviço de Documentação e
Arquivo, a partir de uma visão estratégica, tática e operacional. A metodologia
adotada é de revisão teórico-conceitual de literatura. Trata-se, portanto, de um
estudo teórico realizado nas principais fontes de informação sobre o assunto, com
especial destaque para a literatura produzida pelo Arquivo do Estado e Associação
de Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP).

5 CONSTITUIÇÃO DE UM SERVIÇO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

[...] para o controle pleno dos documentos, desde a sua produção

até a sua destinação final, torna-se necessário assegurar a integração
dos protocolos com os arquivos visando à padronização dos
procedimentos técnicos. Essa integração permitirá que os
documentos sejam rapidamente localizados não apenas durante sua
tramitação, mas também durante o período em que aguardam o
cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermediário e
permanente (BERNARDES, 2008, p.7).

Dentro desta perspectiva, os Serviços de Documentação e Arquivo se

ocupam da prestação de serviços ao público e do gerenciamento dos documentos
que constituem o acervo documental e arquivístico perene de uma instituição ou
empresa. É importante também não perder de vista a função probatória e histórica

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dos arquivos, o que acarreta a justaposição de função: servir como acervo reunido
e tratado de dados financeiros, contábeis, jurídicos ou de pessoal (e portanto
auxiliar da gestão), e servir como acervo histórico cultural (fonte de pesquisa).

5.1 OBJETIVOS E FUNÇÕES DA GESTÃO DOCUMENTAL

Segundo Bernardes (2008), os objetivos da gestão de documentos são:

Assegurar o pleno exercício da cidadania

Agilizar o acesso aos arquivos e às informações
Promover a transparência das ações administrativas
Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada
Agilizar o processo decisório
Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe
Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos
Racionalizar a produção dos documentos
Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento,
guarda e eliminação de documentos
Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente
Ainda segundo Bernardes (1998, p.2), a gestão de documentos constitui-se
de um
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de
todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à
racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação
do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

As funções dos Arquivos podem ser descritas tanto a partir das atividades de
comunicação empresarial, quanto a partir das funções dos documentos produzidos,
recebidos e reunidos, bem como suas tipologias.

Comunicação organizacional interna: conjunto de meios e procedimentos

utilizados pela organização em sua interação com os diversos públicos de interesse
(stakeholders). Envolve cartas, memorandos, relatórios, etc.

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 Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

Tipos documentais ligados a essa função:

- jornais e boletins internos;

- relatórios departamentais, setoriais e de diretoria ;
- cronologias;
- publicações técnico-científicas sobre a organização, marca, produtos,
tecnologia, etc; projetos; relatórios de estudos e pesquisas;
- atas de reuniões; correspondência, memorandos, comunicados,
circulares, etc; apostilas; bibliografias; cronogramas; organogramas;
gráficos; convênios; plantas e croquis;
- cronogramas; organogramas; gráficos; convênios; plantas e croquis;
manuais;
- documentos sobre a política institucional: responsabilidade social,
ética, comunicação, recursos humanos;
- relatórios e resultados de ações de comunicação, etc.
Comunicação organizacional externa: aquela através da qual uma
organização comunica suas práticas, objetivos, políticas, geralmente visando à
formação ou manutenção de imagem positiva junto aos stakeholders. Abrange as
seguintes modalidades:
- Marketing empresarial: voltado ao registro de campanhas publicitárias
veiculadas na mídia (rádio, TV, jornais, feiras, etc.);
- Marketing cultural: que desenvolve a partir de patrocínios de
atividades culturais, musicais, científicas, educacionais e esportivas;
- Marketing social: voltado para a realização de programas
comunitários, como serviço social, educação, saúde, lazer, etc.
Tipos documentais ligados a essa função:

- releases e entrevistas;
- clipping e recortes de jornais com notícias da instituição, marcas,
produtos, catálogos, folders;
- prêmios, troféus, diplomas, certificados;
- anúncios em mídia impressa e eletrônica;
- vídeos, filmes e depoimentos;
- campanhas publicitárias, etc.

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Quadro 2 - Principais funções e tipologias documentais

Funções e Atividades Tipologias Documentais

De origem e constituição Atos de criação, estatutos, atas

De finalização Documentos de encerramento: distratos,

processos

De comprovação de exigência legal Atas, leis, decretos, resoluções

De gozo de direitos Alvarás, documentos de permissão para o

exercício de atividades, certificações

Que espelham objetivos Documentos relativos à missão e objetivos,

planejamento, estabelecimento de normas,

padrões e maneiras de atuação

Que espelham o estado Gráficos, boletins financeiros, relatórios, laudos

de auditoria

Que espelham as atividades-fim Documentos ligados à produção do órgão tais

como relatórios técnico-científicos, consultorias,

avaliações, textos e notas, conferências,

discursos, originais e publicações

Que espelham as atividades de divulgação Documentos de propaganda e marketing,

relativos ao(s) produto(s) da instituição

Memórias do cotidiano e de ocorrências Documentos tridimensionais (objetos, móveis) e

especiais documentos audiovisuais (som, imagem) que

testemunham fatos ou eventos, especiais ou

cotidianos

Documentos subsidiários de informação Recortes de jornais e revistas, notícias sobre as

atividades da instituição e sobre seu campo de

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atuação.

Fonte: informações compiladas de diversos autores

5.2 INSTRUMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO DE DOCUMENTOS

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de

Arquivo são os instrumentos essenciais de gestão de documentos e arquivos.
O Plano de Classificação é resultado do diálogo entre o gestor dos
documentos e os produtores dos documentos, iniciado a partir da ordenação dos
documentos.
Qualquer que seja o método de classificação adotado deve-se evitar a
utilização do “assunto” tanto na identificação da função e da atividade, quanto na
identificação do tipo/série documental (BERNARDES, 2008). Prefira números
seqüenciais na classificação. A Figura 1 explicita o processo de classificação.

Figura 1 – Classificação de documentos (BERNARDES, 2008).

Os documentos empresariais podem ser classificados segundo sua origem
(órgão produtor do documento), função (administrativa, contábil, fiscal, etc.),
tipologia, valor documental, tempo de preservação, etc. Gonçalves (1998) esclarece
que, na prática, consolidou-se uma distinção entre classificação e arranjo. Enquanto
a classificação geralmente é aplicada a documentos de caráter corrente, o arranjo
se refere aos documentos de caráter permanente. Entretanto, ambos têm como
finalidade traduzir visualmente as relações hierárquicas e orgânicas que definem a
organização da documentação.

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O profissional de secretariado executivo que exerce a função de gestor de
documentos pode deparar-se com uma situação típica que envolve decisões
específicas. Vejamos, portanto esta situação e seu encaminhamento.
Situação-problema: um grande número de documentos é encontrado em
uma sala ou depósito. Observa-se que há vários tipos de documentos (balancetes,
cartas, guias de arrecadação, etc.). Neste momento, o mais recomendável será
separar os documentos por tipo, uma vez que os tipos documentais estão
“intimamente relacionados às atividades que os geraram, e oferecem pistas
significativas, conseqüentemente, sobre suas condições de produção” (GONÇALVES,
1998, p.15).
Estabelecida então a origem provável do documento, a partir da identificação
das espécies e tipos documentais, o profissional estabelece o vínculo com o
órgão/setor/departamento produtor e, a partir daí, poderá determinar a função,
série documental, valor, tempo de guarda ou preservação, etc, sempre em diálogo
com as pessoas que trabalham nestes setores e/ou departamentos.
A ordenação dos documentos, dentro da classificação estabelecida, é
também tarefa fundamental, definida a partir dos modos mais comuns e rotineiros
de busca, acesso e uso dos documentos. Segundo Gonçalves (1998), a ordenação
envolve:

a) Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor);

b) Data;
c) Local de procedência;
d) Nome do emissor ou do destinatário;
e) Objeto ou tema específico do documento.
A ordenação normalmente é definida a partir de duas grandes categorias:
ordenação por números ou ordenação por letras e, sendo assim, os documentos
podem ser ordenados de acordo com as seguintes modalidades: numérica simples,
cronológica, numérico-cronológica, alfabética, geográfica e temática.
Além da classificação e da ordenação, é essencial que os documentos sejam
adequadamente descritos. A descrição dos documentos é que permite a efetiva
e rápida recuperação das informações existentes nos mesmos.

Somente a descrição arquivística garante a compreensão ampla do

conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a
localização dos documentos que o integram. Nesse sentido, podemos

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afirmar que as atividades de classificação só conseguem ter seus

objetivos plenamente atingidos mediante a descrição documental.
Sem a descrição, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do
analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e folhear, mas ao
qual não pode ter acesso completo por não possuir meios que lhe
permitam compreender a informação (LOPEZ, 2002, p. 12).

Ainda segundo Lopez (2002), as atividades de descrição dos documentos

podem ser iniciadas juntamente com a própria classificação. Guias, inventários,
catálogos e índices são instrumentos que definem tanto a descrição quanto o
acesso aos documentos.
O guia é, em geral, o primeiro instrumento que é produzido quando se inicia
a organização de um arquivo. O guia incorpora a descrição dos dados da
empresa/instituição, endereço, telefone, horário de atendimento, um breve
histórico, serviços oferecidos, perfil do acervo. Essencialmente, são dados
apresentados em folhetos de divulgação. Enquanto os inventários se referem a
conjuntos documentais e descrição dos critérios de organização, catálogos e índices
são instrumentos voltados para a localização específica de unidades documentais.
Tão importante quanto estabelecer os critérios e campos de identificação e
descrição dos documentos, é preciso construir instrumentos de pesquisa eficazes

A escolha do instrumento de pesquisa a ser produzido deve ser feita

em função do estabelecimento de uma política de descrição por parte
da entidade. Essa política deve, em primeiro lugar, voltar-se para a
efetivação do acesso a todos os arquivos de forma mais ou menos
uniforme (LOPEZ, 2002, p. 36).

Outro instrumento essencial para a gestão de documentos é a tabela de

temporalidade de documentos. A Tabela de Temporalidade define os prazos de
guarda dos documentos em função de seu valor administrativo, fiscal, contábil,
jurídico-legal, técnico, histórico, determinando sua eliminação ou guarda
temporária ou permanente. O Governo Federal define padrões para os prazos de
guarda dos documentos fiscais, mas a empresa também define políticas próprias.
Isso ocorre em função do valor dos documentos que, durante um certo tempo,
permanecem mas depois perdem seu valor. Exemplos de temporalidade são
apresentados a seguir:

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Quadro 3 – Exemplos de espécies documentais e respectivos prazos de guarda
Espécie de Documento Conteúdo Tempo Fundamentação
informacional de arquivo legal
Lei 5.172/66-
Nota fiscal própria Produtos e serviços 5 anos
art.173
Nota fiscal de Lei 5.172/66-
Produtos e serviços 5 anos
fornecedores art.173
Cheque, ordem bancária,
depósito bancário, Lei 5.172/66-
Financeiro 5 anos
extrato bancário, art.173
duplicata
Impostos e contribuições
sobre o lucro, impostos e
contribuições sobre o Lei 5.172/66-
5 anos
faturamento, impostos art.173
Financeiro
sobre a aquisição e
importação e exportação
Contribuições à Dec.3048/99-
Tributário 10 anos
previdência social art.348
Folhas de pagamento e Financeiro e Dec.3048/99-
30 anos
registro funcional administrativo art.348
Escritura de imóveis Patrimonial Permanente
Contrato social, estatuto
social, atas de órgãos Jurídico Permanente
colegiados
Notas fiscais de aquisição
de material permanente Financeiro Permanente
(patrimônio)
Livros Contábeis e Fiscais Financeiro Permanente
Ofícios , listagens,
Administrativo 5 anos
circulares e relatórios
Fax, Cópias de ofícios Produtos e serviços 1 ano
Agendas Administrativo 1 ano
Fonte: informações retiradas de diversos sites e autores.

5.3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE ARQUIVOS EMPRESARIAIS

Em termos gerais, a questão da estratégia e do planejamento estratégico

surge em nível gerencial e diz respeito à sistematização e pré-definição de
processos através dos quais a empresa constrói um curso de ação, com vistas a
garantir o alcance de seus objetivos (CERTO; PETER, 1993). Tais preceitos são
aplicáveis também ao estabelecimento de um Serviço de Documentação e Arquivo.
Nesse sentido, o processo é contínuo e interativo, compreendendo 5 etapas:

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Etapa 1: Análise ou diagnóstico do ambiente

Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o serviço documental que se
planeja executar; o acervo existente; o pessoal de que se dispõe; como será
dirigido; tamanho do orçamento, etc. Esta etapa também é dedicada à análise das
demandas documentais internas e externas, características e dados de clientes,
fornecedores, colaboradores/funcionários, concorrentes. Aqui você deve enumerar
todas as informações que possam ajudar a definir a escala de operação do Serviço
e sua capacidade de se desenvolver no futuro, a partir dos departamentos, setores
e atividades da empresa. Também é essencial mapear os fluxos documentais
historicamente consolidados e apropriados pelas pessoas da organização,
distinguindo os vários tipos de documentos produzidos, sua origem e seu destino
(intermediário e final). Por exemplo,
Setores e respectivos tipos documentais produzidos.
Fluxos e processos de circulação de documentos.
Número de solicitações de documentos.
Número de funcionários/funções/categorias ou níveis.
Orçamento anual - evolução.
Extensão e variedade do acervo.
Organização do acervo
o conjuntos e tipologia documental,
o descrição dos documentos,
o sistema de classificação adotado,
o arranjo físico,
o instrumentos de pesquisa.
Etapa 2: Estabelecimento da diretriz organizacional
Com base na análise do ambiente, deve-se formular a missão e os objetivos
do Serviço ou atividade que se deseja implementar. Conhecer a dinâmica existente
entre os diversos setores da empresa é essencial nesta etapa. É preciso definir
claramente quem se beneficia com os serviços prestados, que tipo de resposta é
necessária, o que vai determinar o modo de organização dos documentos, a
tecnologia envolvida (GOULART, 2005). Neste momento o apoio da Diretoria é
fundamental, uma vez que é preciso estabelecer uma política documental para a
empresa, onde serão definidos os fluxos documentais a serem adotados ou
mantidos, responsabilidades, critérios de valor dos documentos, políticas de acesso

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e segurança, ciclo de vida e tempo de preservação (Quadro 4).

Quadro 4 – Idades do arquivo e documentos constituintes

1a. Idade Documentos vigentes e freqüentemente
Arquivo Corrente
FASE CORRENTE consultados
Documentos em final de vigência.
Aguardam prazos de prescrição e
2a. Idade Arquivo
precaução, raramente são consultados e
FASE INTERMEDIÁRIA Intermediário
guardam destinação final: eliminação ou
guarda permanente.
Documentos que perderam a vigência
3a. Idade administrativa, porém são providos de valor Arquivo Permanente
FASE PERMANENTE secundário ou histórico-cultural. ou Histórico

Fonte: Bernardes, 2008.

Arquivo corrente ou 1ª idade – constitui-se dos documentos que se vinculam

a fins imediatos de cumprimento das atividades administrativas, fiscais e legais. É
nessa idade que os documentos são avaliados para determinar os prazos de
permanência dos documentos no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos
ao arquivo intermediário ou eliminados.
Arquivo intermediário ou 2ª idade: constitui-se dos documentos originários
do arquivo corrente que, após o uso freqüente, são guardados apenas para cumprir
os prazos de prescrição ou precaução de guarda temporária ou permanente.
Arquivo permanente ou 3ª idade: constitui-se dos documentos a serem
preservados em definitivo, devido a seu valor histórico, legal, probatório ou
testemunhal.
Etapa 3: Formulação da estratégia operacional/funcional
Nesta etapa, estabelece-se a estratégia funcional do novo serviço, traduzindo
em objetivos as ações específicas que serão efetuadas em cada fase do processo de
trabalho. É um trabalho que envolve o diálogo franco e aberto entre os profissionais
de todos os setores da organização. É importante, neste momento, obter a
anuência de seu superior hierárquico, uma vez que serão definidas as normas, os
protocolos de recebimento, destinação e uso, bem como é feito o plano de
classificação dos documentos. Nesta etapa também é preciso elaborar os
formulários de dados que serão utilizados para a descrição dos documentos. O
controle de vocabulário utilizado é essencial para a definição de formas de acesso e
mecanismos de busca. As características das bases de dados a serem construídas
são definidas nesta etapa.

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Etapa 4: Implementação da estratégia

Significa colocar em prática o que foi planejado, ainda que sejam testadas
rotinas e classificações que, posteriormente, precisem ser revistas.
Etapa 5: Controle
Feedback contínuo (retroalimentação de informações e processos), mantendo
um diálogo permanente com todas as pessoas da organização. O ideal é
estabelecer desde o início um sistema de controle estatístico de classificação,
acondicionamento e uso, bem como de avaliação da gestão documental e dos
serviços prestados.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS E CONCLUSÕES

Acima da competência técnica, a gestão de documentos e arquivos envolve

um compromisso ético de trabalho e tratamento informacional e documental,
baseado na prestação de um serviço de qualidade. As bases contidas no Código de
Ética do Arquivista devem ser adotadas pelo profissional de secretariado executivo
como diretrizes fundamentais, no sentido de:

1. Manter a integridade e segurança dos documentos e arquivos, garantindo,

assim, que possam se constituir em testemunho permanente e digno de fé
do presente e do passado.
2. Tratar, selecionar e manter os arquivos em seu contexto histórico, jurídico e
administrativo, respeitando, portanto, sua proveniência, preservando e
tornado assim manifestas suas interelações originais.
3. Preservar a autenticidade dos documentos nos trabalhos de tratamento,
conservação e pesquisa.
4. Assegurar permanentemente a comunicabilidade e a compreensão dos
documentos.
5. Ser responsável pelo tratamento dos documentos e justificar a maneira como
o faz.
6. Facilitar o acesso aos arquivos ao maior número possível de usuários,
oferecendo seus serviços a todos com imparcialidade.
7. Encontrar o justo equilíbrio, no quadro da legislação em vigor, entre o direito
ao conhecimento e o respeito à vida privada e dados sigilosos da empresa.

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8. Servir aos interesses de todos e evitar tirar vantagens de sua posição para si
ou para quem quer que seja.
9. Procurar atingir o melhor nível profissional, renovando, sistemática e
continuamente, seus conhecimentos arquivísticos e compartilhando os
resultados de suas pesquisas e de sua experiência.
10. Colaborar com seus colegas e os membros das profissões afins, visando
assegurar, universalmente, a conservação e a utilização do patrimônio
documental.
Concluindo, a gestão de documentos e arquivos é uma atividade que requer
conhecimentos, habilidades e atitudes especiais, podendo demandar a realização de
estudos específicos, bem como cursos de capacitação e atualização. O profissional
de secretariado executivo deve manter-se sempre atualizado, antecipando-se às
necessidades que possam surgir. O pensamento e planejamento estratégicos são
essenciais à qualidade de seu desempenho e o reconhecimento de sua
competência.

REFERÊNCIAS

BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T. A.

Queiroz, 1991. 198p.

BERNARDES, I.P. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Associação de

Arquivistas de São Paulo, 1998. (Oficina Como Fazer 1). Disponível em:
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf1.pdf Acesso em
11 de agosto 2010.

BERNARDES, I.P. (coord.) Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público
do Estado de São Paulo, 2008. Disponível em:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda
.pdf Acesso em: 12 de agosto 2010.

CAMARGO, A. M. de A.; BELLOTTO, H. L. Dicionário de terminologia arquivística.

São Paulo: AAB, 1996. 142p.

CERTO, Samuel; PETER, Paul. Implementação de estratégia. In: CERTO, Samuel;

PETER, Paul. Administração estratégica: planejamento e implantação da estratégia.
São Paulo: McGraw Hill, 1993.

CÓDIGO DE ÉTICA DO ARQUIVISTA. Disponível em:

http://www.agaveta.kit.net/arquivologia/codigo.htm Acesso em: 10 de agosto
2010.

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 Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Publicações digitais. Disponível em:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm Acesso em:
10 agosto 2010.

GONÇALVES, J. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo:

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Acesso em 11 de agosto de 2010.

GOULART, S. Como elaborar projetos de Memória Institucional. São Paulo: Arquivo

do Estado, 2005. (Manual da Oficina – Projeto Como Fazer).

LOPEZ, A.P.A. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos

de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002. (Projeto Como
Fazer 6). Disponível em:

VALENTIM, M. L. P. Arquivos empresariais: origens e tipologias documentais.

Marília: UNESP, 2008. (Apresentação em power point). Disponível em:
www.valentim.pro.br/Slides/Arquivos/Tipologias_Documentais.ppt Acesso em: 11
de agosto 2010.

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