Admin, BJD-258

Brazilian Journal of Development 96944
Um plano de melhoria da gestão da informação na tomada de decisão do conselho

deliberativo da entidade fechada de previdência complementar – EFPC
An information management improvement plan in decision making by the

deliberative council of the closed supplementary pension entity
DOI:10.34117/bjdv6n12-258
Recebimento dos originais:11/11/2020

Aceitação para publicação:11/12/2020
Jeane Andreza Santos Silva

Mestranda em Sistema de Gestão da Universidade Federal Fluminense
MBA em Marketing Empresarial pela Universidade Federal Fluminense
Especialização em Gestão da Informação e Inteligência Competitiva pela Universidade Estácio de Sá
Bacharel em Administração Industrial pelo CEFET/RJ
Bracharel em Arquivologia pela Universidade Federal Fluminense
E-mail: jeaneandreza@gmail.com
Luís Pérez Zotes

Doutor em Engenharia de Produção pela Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ/COPPE
Docente no Programa de Doutorado em Sistemas de
Gestão Sustentáveis da Universidade Federal Fluminense, RJ
Email: lpzotes@gmail.com
RESUMO
Destaca a análise da relação da gestão da informação e de documentos inserida na tomada decisão do
Conselho Deliberativo de uma Entidade Fechada de Previdência Complementar – EFPC no período
antes e posterior à publicação da Resolução do Conselho Monetário Nacional – CMN nº 4.661. É
proposto um plano de melhoria da gestão da informação e de documentos para a tomada de decisão do
Conselho Deliberativo como ferramenta de aprimoramento contínuo da governança aderente à
legislação vigente. A abordagem teórica revela que adoção da gestão da informação e de documentos
durante o processo de tomada de decisão contribui para a eficácia da sala de reunião bem como para a
difusão dos princípios de boas práticas de governança nas organizações. Realizou-se uma revisão
bibliográfica, descritiva e qualitativa, desenvolvida entre o período de agosto de 2019 a abril de 2020.
A partir da proposta de modelagem do processo futuro (To Be), concluiu-se que a prestação de serviços
e de desenvolvimento permanente de produtos informacionais ofertados pela assessoria dedicada à Alta
Administração alinhado a técnicas de melhoria contínua é capaz de gerar valor ao negócio ao fortalecer
a governança e, por causalidade, torná-lo sustentável e eficiente.
Palavras-chave: Gestão da informação, Gestão de Documentos, Tomada de Decisão, Governança

Corporativa, Melhoria Contínua e Ciclo PDCA.
ABSTRACT
It highlights the analysis of the relationship of information and document management inserted in the
decision-making of the Deliberative Council of a Closed Entity of Complementary Pension - EFPC in
the period before and after the publication of the Resolution of the National Monetary Council - CMN
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

nº 4.661. A plan to improve the management of information and documents is proposed for decision-
making by the Deliberative Council as a tool for continuous improvement of governance in line with
current legislation. The theoretical approach reveals that the adoption of information and document
management during the decision-making process contributes to the effectiveness of the meeting room
as well as to the dissemination of the principles of good governance practices in organizations. A
bibliographic, descriptive and qualitative review was carried out between August 2019 and April 2020.
Based on the proposal to model the future process, it was concluded that the provision of services and
permanent development of information products offered by the consultancy dedicated to Senior
Management in line with continuous improvement techniques, it is able to generate value for the
business by strengthening governance and, by causation, making it sustainable and efficient.
Keywords: Information Management, Document Management, Decision Making, Corporate

Governance, Continuous Improvement and PDCA Cycle.
1 INTRODUÇÃO
Além de ter a informação correta, é necessário que a informação seja comunicada à pessoa
certa, no momento certo, a fim de garantir um alto nível de eficácia no processo decisório, afirma
Moreno (2007). Assim para a tomada de decisões eficazes, é preciso cuidado com a integridade, a
precisão, a fidedignidade, a confiabilidade, a qualidade e o valor geral da informação dentre outros
reguisitos devem ser resguardados. Conforme Ponjuán Dante (1998), para o tratamento e interpretação
da informação, a Gestão da Informação exige mecanismos de obtenção e utilização de recursos
humanos, tecnológicos, financeiros, materiais e físicos para posteriormente, ser ofertada como insumo
aos indivíduos e organizações. Razzolini Filho et al (2009), destacaram que a Gestão da Informação
evoluiu passando de uma atividade meramente operacional, nos tradicionais serviços da informação,
para uma função estratégica dentro das organizações. A boa governança prevê a análise das condições
da gestão da informação, considerando tratar-se de recursos informacionais. Tarantino (2008) aponta
que a origem latina do termo governança refere-se à direção, a autoridade legal, às normas
regulamentares e ao uso de recursos institucionais para gerir. Para Silva (2016), a Governança
Corporativa consiste no conjunto de regras, procedimentos, atitudes, e instituições que condicionam a
ação dos administradores no sentido de atender aos interesses dos financiadores e das partes
interessadas nas empresas.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 A GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Para a pesquisa da gestão da informação foi necessário buscar o entendimento para classificar
a informação o que resulta em uma tarefa complexa, pois esta informação não é apenas um dado
classificado, é muito mais. A Gestão da Informação busca auxiliar na organização dos recursos
informacionais das organizações. Com efeito, promover a gestão da informação requer decidir o que
fazer com base em informação e o que fazer sobre a mesma informação (MCGEE; PRUSAK, 1994).
Segundo Valentim (2003) o objetivo principal da Gestão da Informação é identificar e potencializar os
recursos informacionais de uma organização, aumentar sua capacidade de analisar informação e ensiná-
la a aprender e adaptar-se às mudanças ambientais. Schafer e Sanches (2014) afirmam que a Gestão da
informação é definida como um conjunto de tarefas e processo com a finalidade de criar, utilizar,
resguardar e recuperar a informação que a organização detém.
2.2 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA: UMA INFORMAÇÃO ORGÂNICA REGISTRADA

Na literatura clássica, a Arquivologia se dedicava com ênfase pela preocupação no valor
secundário dos registros, ou seja, seu valor histórico. Em contrapartida, a Arquivologia Integrada
emana com vistas a tratar a informação desde a criação até o seu destino-final. Compreende-se, desta
forma, como o conceito de Informação Arquivística vem se firmando. Tal empreitada inaugura um
ambiente de reflexão em torno de apontamentos sobre o fenômeno informacional arquivístico, bem
como destaca a relação entre a Arquivologia e a Ciência da Informação ou Ciências das Informações.
Lopes (2004) assinala que “a natureza das informações arquivísticas é específica; trata-se de
informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que
é, ao mesmo tempo, produtor e receptor”.
Importante observar que independentemente do documento estar inserido na idade corrente,
este por sua vez dificilmente terá valor como peça autônoma uma vez que de uma forma ampla a
informação arquivística mostra sua relação direta com o todo de que faz parte. Tal concepção tem
validade para os conjuntos documentais denominados administrativos, independentemente de sua
esfera de atuação, seja privado ou público, bem como se faz aplicável às demais periodicidades dos
registros documentais. Desta forma, “como a informação arquivística é imaterial, sua gestão passa
necessariamente pela gestão dos documentos de conteúdo informacionais estratégicos ou não”.
(CALDERON, 2004).
2.3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS COMO PRINCÍPIO MODERNO

O conceito de gestão de documentos foi formulado após o advento da II Guerra Mundial no
qual ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas e a demanda por
racionalizar e controlar o montante crescente de massas documentais que progressivamente começaram

a acumular em seus depósitos. Conforme Rodrigo (2002) “o termo aparece na literatura arquivística
associado, identificado e outras vezes sobreposto a inúmeras variantes, como: política de gestão de
registros documentais e política de arquivos dos quais decorrem os conceitos de administração de
documentos e de arquivos, sistemas de arquivos e gestão de documentos e ainda, política de tratamento
de documentos, entre outros”.
A Gestão de Documentos é uma função arquivística por desempenhar uma estratégia
metodológica de gerenciamento nas organizações atuantes junto do cenário Pós-Industrial. No
Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA, 1996) a gestão de documentos é definida como
conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação,
classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Segundo Jardim (1987) com a aplicação dos
princípios da gestão documental, “a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa,
para as pessoas certas e com o menor custo possível”. Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente (BRASIL - Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/1991).
Os fluxos percorridos por um documento e que são foco da Gestão Documental são: produção,
utilização e destinação, garantindo sua organização e sua devida destinação. Os instrumentos
arquivísticos norteadores do estabelecimento de tais princípios mostram-se por demais estratégicos às
atuais demandas informacionais de nossa contemporaneidade e são capazes de implementar melhoria
contínua aos processos produtivos de forma segura e eficaz.
2.4 MELHORIA CONTÍNUA A PARTIR DO CICLO PDCA

A prática da melhoria contínua (MC) tem origem no Japão dos anos 40 e efetivamente adotada
no restante do planeta nos anos 1980, afirmam Jorgensen et al (2006) e Bessant et al (2001) e definida
como um processo planejado e sistêmico, de inovação gradual e caráter contínuo, que tem como
objetivo implementar um método sistemático de resolução de problemas dentro das organizações.
Paladini (2011), o método PDCA (Ciclo PDCA) foi desenvolvido pelo estatístico Walter A.
Shewhart nos anos 30, sendo aprimorado e difundido por Willian Edward Deming na década de 1950
quando o aplicou de forma sistemática nos conceitos de Qualidade Total em seus trabalhos realizados
no Japão. Seu objetivo principal é organizar atividades de um processo de solução de problemas de
forma a garantir o desenvolvimento de toda atividade planejada, nos níveis estratégico, táticos e
operacionais de grupos de trabalho e organizações.

Por definição, o Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão da qualidade que tem por objetivo
promover a sinergia dos quatro pilares principais para a realização eficiente e eficaz de atividade
produtiva nas organizações, à citar:
 Planejamento (Plan): organizar e orientar a organização o que será realizado e demais variáveis
que norteiam o processo produtivo e o fluxo de atividades.
 Execução (Do): Os envolvidos treinados são responsáveis por fazer sair do esboço o que foi
idealizado e projetado no primeiro passo do ciclo PDCA.
 Apuração/Verificação de resultados (Check): comparar as metas traçadas no planejamento com
os resultados alcançados na execução das tarefas.; e
 Ações para a melhoria contínua (Act): os erros ocorridos durante o desenrolar dos
procedimentos e os imprevistos no planejamento inicial das atividades são decodificados em
ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto.
Uma propriedade prática e positiva do PDCA é que o ciclo gira inúmeras vezes do início ao fim
do projeto, em cada etapa de realização das atividades. Especificamente, no pilar de ações para a
melhoria contínua (Act), na tomada de decisão deve ser fortalecida pelas práticas de gestão da
informação e de documentos, em razão de representar a inovação incremental às atividades dos líderes
e de todos os envolvidos.
Para Slack (2008), o melhoramento contínuo é um processo sem fim, questionando e
requestionando, e esta natureza revela-se no Ciclo PDCA, onde o método é percorrido de maneira
circular. A inovação ocorre quando não se esgotou a promoção de melhorias com os processos
existentes, sendo necessária uma alteração radical nos padrões (AGUIAR, 2002).
2.5 O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO

Em nossa contemporaneidade, é vislumbrado com destaque para todos os executivos,
acadêmicos e profissionais das variadas disciplinas científicas. Nas organizações as atividades são
atividades de tomada de decisões e resolução de problemas (Simon, 1979). Tal definição é corroborada
por Freitas et al. (1997) por vislumbrarem que “a atividade de tomar decisões é crucial para as
organizações”.
Para Tarapanoff (1995), o processo decisório envolve questões como: “o estabelecimento de
objetivos; medição do desempenho para determinar quando os objetivos não foram alcançados
(identificação de problemas); seleção do problema a ser resolvido; desenvolvimento de alternativas; e
implementação da solução”.

Por esta razão, o processo de tomada de decisões estratégicas é resultado de inúmeras

avaliações, baseadas em procedimentos estruturados de coleta, organização e difusão de informações,
o que viabiliza, desta forma, apoio na tomada de decisão (DEBERTOLI et al. 2002).
2.6 GOVERNANÇA CORPORATIVA

De acordo com Li, W. (2018), a governança corporativa (GC) é o aspecto mais importante da
qualidade de uma empresa. Um mecanismo completo de governança corporativa é crucial para garantir
a ordem do mercado, e a reforma da governança corporativa se tornou um foco global.
A boa governança prevê a análise das condições da gestão da informação, considerando tratar-
se de recursos informacionais, Tarantino (2008) aponta que a origem latina do termo governança se
refere à direção, à autoridade legal, as normas regulamentares e do uso de recursos institucional para
gerir. Para Lameira (2007) o aperfeiçoamento das práticas de GC está relacionado com o
desenvolvimento de melhores estruturas organizacionais e a busca pela melhor performance no seu
funcionamento, contribuindo mitigação e controle de riscos operacionais e melhoria na reputação da
organização face o mercado.
2.7 O CONSELHO DELIBERATIVO

A legislação brasileira estabelece que o Conselho Deliberativo (CD), órgão máximo da estrutura
organizacional, é responsável pela definição da política geral de administração tanto da EFPC quanto
de seus planos de benefícios, e sua ação se exercerá pelo estabelecimento de diretrizes e normas gerais
de organização, operação e administração. Entretanto, o Conselho Fiscal (CF) é o órgão de controle
interno da Entidade. A Diretoria Executiva (DE) é o órgão de administração geral da EFPC, com a
função de executar as diretrizes fundamentais e cumprir a política de administração estabelecida pelo
CD. Portanto, a atuação dos Órgãos Estatutários responsável pela administração das EFPC´s deve estar
alinhado às práticas de governança, gestão e controles internos, de modo a assegurar o pleno
cumprimento de seus objetivos, conforme está previsto na Legislação Vigente.
De acordo com o previsto na LC nº 108, de 29/05/2001, que dispõe sobre a relação entre a
União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, suas autarquias, fundações, sociedades de
economia mista e outras entidades públicas e suas respectivas entidades fechadas de previdência
complementar, e dá outras providências, o CD é o órgão máximo da estrutura organizacional,
responsável pela definição da política geral de administração da entidade e de seus planos de benefícios,

tendo sob sua competência a definição das matérias estratégicas e diretrizes institucionais da gestão
dos planos de benefícios.
Considerando os possíveis impactos de sua atuação e deliberações na Entidade, é exigida conduta por
parte dos Conselheiros Deliberativos, em cumprimento ao pleno dever fiduciário os quais responderão
civilmente pelos danos ou prejuízos que causarem, por ação ou omissão, às EFPC.
A gestão da EFPC reveste-se de grande relevância e interesse de todos, devendo seguir
princípios, regras e práticas de governança, gestão e controles internos adequados ao porte,
complexidade e riscos inerentes aos planos de benefícios, de modo a assegurar o pleno cumprimento
de seus objetivos. (PREVIC, 2012)
Nota-se que o controle e melhoria contínua de processos e produtos no segmento de previdência
complementar fechada exige que a Alta Administração adote instrumentos de gerenciamento de
qualidade no processo de tomada de decisão nas EFPC.
Considerando o exposto, as atividades desenvolvidas pela equipe de Assessoria ao CD exigem
a adoção de metodologias especializada no manuseio e tratamento das informações estratégicas –
gestão da informação e de documentos.
3 METODOLOGIA
Realizou-se uma revisão bibliográfica que propiciou o aprofundamento e compreensão das
temáticas abordadas, tornou capaz a construção do referencial teórico, o que foi essencial para dar
prosseguimento à pesquisa descritiva e qualitativa, desenvolvida entre o período de agosto de 2019 a
abril de 2020. Quanto aos fins o artigo buscou compreender o problema do estudo utilizando critérios
de pesquisa descritiva e explicativa. Levou-se em consideração que o problema da investigação e seu
nível de aprofundamento que determinou a escolha deste método.
A partir da compreensão da melhoria da gestão da informação e dos documentos inserida na
tomada de decisão do Conselho Deliberativo da EFPC, buscou-se subsídios para comprovar como a
gestão da informação arquivística revelou-se como uma inovação incremental para a melhoria contínua
da governança da Entidade.
A revisão bibliográfica desenvolvido pela autora pretende alcançar o objetivo limitado a
mudanças em prol do aperfeiçoamento para o aprofundamento teórico das questões de gestão da
informação, gestão de documentos, governança corporativa e aprimoramento do modelo de tomada de
decisão da Alta Administração nas EFPC´s.

No que se refere aos instrumentos de coletas de dados, para a técnica de coleta de dados utilizou-
se um formulário estruturado para investigação, com vistas à proposição da inserção de um modelo de
gestão da informação na Instituição com o intuito de auxiliar a compreensão dos mecanismos utilizados
para a tomada de decisão. Este instrumento levantou pontos importantes analisados com a
fundamentação teórica, como fonte primária de informação.
Este artigo apresenta uma pesquisa descritiva para investigar como se dá a gestão da
informação e de documentos inserida no processo de tomada de decisão do CD está sendo desenvolvido
em uma EFPC, do segmento de petróleo, situada na cidade do Rio de Janeiro especificamente no
período anterior e posterior à publicação da Resolução do Conselho Monetário Nacional CMN nº
4.661, de 25/05/2018 que dispõe sobre as diretrizes de aplicação dos recursos garantidores dos planos
administrados pelas entidades fechadas de previdência complementar.
O universo da pesquisa está limitado aos agentes da governança: Conselheiros Deliberativos
Titulares e Suplente e a equipe que presta assessoria ao Conselho na tomada de decisão, considerando
as práticas de gestão da informação e de documentos. Os Conselheiros Deliberativos são agentes da
governança ocupantes do órgão máximo da estrutura organizacional da EFPC. A escolha dos sujeitos
da investigação foi realizada por conveniência, em razão da familiarização com o tema da pesquisa,
bem como a relevância de suas opiniões.
Para identificar o papel da gestão da informação inserida na tomada de decisões foi necessário
analisar a percepção dos Conselheiros Deliberativos ou dos usuários sobre a adoção da gestão da
informação e de documentos às suas tomadas de decisões nas EFPC, foi criado um questionário que
serve como instrumento de coleta de dados.
A coleta de dados será baseada no método do questionário para configuração de dados para a
elaboração da escala likert, aplicado com perguntas fechadas destinada aos agentes que desenvolvem
as atividades de assessoria para os Conselhos Deliberativos, bem como aos próprios Conselheiros
Deliberativos (Titular e Suplente) das Entidades Sistematicamente Importantes (ESI), considerando os
critérios de enquadramento estabelecido pela PREVIC, em cumprimento a Instrução nº 5, de
29/05/2017, a seguir relacionados:

Quadro 1 - Relação Das Entidades Sistematicamente Importantes (Esi)
SIGLA NO M E DA ENTIDADE
BANESPREV Fundo Banespa de Seguridade Social
FAPES Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES
FATL Fundação Atlântico de Previdência e Assistência Social
FORLUZ Fundação Forluminas de Seguridade Social
FUNCEF Fundação dos Economiários Federais de Previdência Complementar
FUNCESP Fundação das Empresas Elétricas do Estado de São Paulo
FUNDAÇÃO COPEL Fundação Copel de Previdência e Assistência Social
Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público Federal do Poder

FUNPRESP-EXE
Executivo
Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público Federal do Poder
FUNPRESP-JUD
Judiciário
ITAU UNIBANCO Fundação Itaú Unibanco de Previdência Complementar.
PETROS Fundação Petrobras de Seguridade Social
POSTALIS Instituto Postalis de Previdência Complementar
PREVI/BB Caixa de Previdência dos Funcionários do Banco do Brasil
REAL GRANDEZA Fundação Real Grandeza de Previdência de Assistência Social
SISTEL Fundação Sistel de Seguridade Social
SP-PREVCOM Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo
VALIA Fundação Vale do Rio Doce de Seguridade Social
A condução da pesquisa desenvolveu-se a partir de elaboração de um roteiro estruturado em

três tópicos, considerando o processo de tomada de decisão do Conselho Deliberativo da EFPC,
conforme Figura 5, a saber:

Figura 1 - Processo de Tomada de Decisão.
PRÉ REUNIÃO REUNIÃO PÓS- REUNIÃO
Fonte: Elaborado pela autora deste trabalho - 2020
• Características gerais da prestação de serviços da assessoria ao Conselho Deliberativo, de

forma a compreender quais são os bens físicos e os serviços ofertados aos dirigentes inseridos no
processo de tomada de decisão;
• Características do Processo decisório do Conselho Deliberativo, de forma compreender de que
maneira as reuniões são realizadas nas EFPC; e
• Características das práticas de Governança dos Conselheiros Deliberativos.
A análise dos dados coletados possibilitará verificar a relação e causa e efeito das práticas atuais
de gestão da informação e de documentos desenvolvidas pela assessoria ao Conselho Deliberativo para
subsidiar a tomada de decisão da EFPC.
Tal iniciativa possibilitará a elaboração do mapeamento dos fluxos das atividades atuais da
Assessoria (As Is), de forma a descrever as atividades rotineiras daquela assessoria na prestação de
serviços de informação ao Conselho Deliberativo da EFPC.
Baseado nos resultados alcançados a partir da coleta de dados verificou-se lacunas na tomada
de decisão do Conselho Deliberativo, sendo proposto um novo mapeamento do fluxo das atividades
para garantir a efetividade do processo de gestão da informação e de documento que subsidiam o
Conselho Deliberativo para melhoria contínua do processo futuro (To Be), para a adequação à
legislação vigente para a constatação da necessidade de aderência à Governança Corporativa.
A partir do referido mapeamento do fluxo futuro do processo (To Be) será proposto um Plano
de Melhoria do processo da gestão da informação e de documentos para a tomada de decisão do
Conselho Deliberativo, baseado nas ferramentas de gestão da qualidade, em especial, o Ciclo PDCA,
a fim de garantir a adequação da aderência à legislação vigente, composto de requisitos para execução
do fluxo proposto para o aprimoramento contínuo da EFPC.

4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
A análise dos dados coletados possibilitou verificar a relação de causa e efeito das práticas
atuais de gestão da informação e de documentos desenvolvidas pela assessoria/secretaria ao Conselho
Deliberativo para subsidiar o processo de tomada de decisão da EFPC.
Tal iniciativa possibilitará na elaboração do mapeamento dos fluxos das atividades atuais (As
Is) de forma a descrever as atividades rotineiras na prestação de serviços de informação inserido no
processo de tomada de decisão do CD da EFPC, do segmento de petróleo, situada na cidade do Rio de
Janeiro é desenvolvido da seguinte forma.
O CD deve ser reunir ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente mediante
convocação do seu Presidente ou do Presidente da Entidade, sempre com a presença de, no mínimo,
metade dos seus membros, nela incluída. Já, a DE da Entidade em questão deve ser reunir
ordinariamente, no mínimo, duas vezes por mês e, extraordinariamente, mediante convocação do
Presidente.
A DE encaminha matéria para apreciação/deliberação o CD. O encaminhamento da matéria
para o CD deve estar consignado em ata numerada e assinada pelos membros presentes da reunião da
DE e pelo representante da Assessoria/Secretaria. Sendo que as Atas das reuniões deverão ser
aprovadas e assinadas até a reunião seguinte, conforme previsto em normativo interno da Entidade.
A Assessoria/Secretaria disponibiliza as matérias com a devida documentação contendo para
encaminhamento prévio de forma digitalizada e com acesso remoto para o Presidente do CD;
A Assessoria/Secretaria realizada a disponibilização inicial das matérias com a devida
documentação de forma digitalizada e com acesso remoto para todos os membros do CD;
A Assessoria/Secretaria realizada a disponibilização secundária das matérias com a devida
documentação de forma digitalizada e com acesso remoto para todos os membros do CD;
A Assessoria/Secretaria divulga a Convocação da Reunião para os membros do CD, contendo
o ordenamento das matérias a serem apreciadas/deliberadas na reunião ordinária/ extraordinária do CD
e seus respectivos relatores das matérias instruídas com a devida documentação.
Ato contínuo, os Conselheiros Deliberativos analisam as matérias com a devida documentação a serem
apreciadas/deliberadas na reunião do CD.
Em reunião presencial ou virtual, os Conselheiros Deliberativos apreciam/deliberam sobre as
matérias em Colegiados, sendo consignadas em atas numeradas e assinadas pelos membros presentes
na reunião e suas decisões adotadas pela Entidade. Os assuntos que não tiverem sido esgotados na

reunião, comporão a pauta para ser apreciado/deliberado na reunião ordinária seguinte. As atas das
reuniões deverão ser aprovadas e assinadas até a reunião seguinte.
A DE inclui todas as deliberações emitidas pelo CD em sua Ata de reunião finalizando o
processo.
4.1 MODELAGEM DO PROCESSO FUTURO (TO BE)

Considerando os resultados alcançados a partir da coleta de dados verificou-se algumas lacunas
na tomada de decisão do CD e foi proposto um novo mapeamento do fluxo das atividades para garantir
a efetividade do processo de melhoria da gestão da informação e de documento que subsidiam o CD
para melhoria contínua do processo futuro (To Be), para a adequação à legislação vigente para a
constatação da necessidade de aderência à GC.
Destaca-se no diagrama acima, no tópico 2 a inclusão do apoio dos Comitês de
Assessoramentos – de Auditoria, de Investimento e Outros – no processo de tomada de decisão do CD
no desempenho de suas atribuições estatutárias para reforçar a estrutura de governança da EFPC,
aprimorando a melhoria contínua e incremental do modelo organizacional.
A Assessoria tem como premissa atuar de forma imparcial e autônoma mesmo estando
hierarquicamente vinculada ao CD. A segregação de função no exercício de suas atividades está
prevista em legislação vigente.
Dentre as funções dos Comitês de Assessoramentos que apoiam a atuação dos Conselheiros
Deliberativos para o aprimoramento do seu desempenho são:
i) apoiar na tomada de decisão do conselho, emitindo recomendações;
ii) acompanhar matérias encaminhadas para apreciação e deliberação do CD com maior
rigor e detalhamento;
iii) auxiliar o CD no monitoramento das atribuições e obrigações legais.
No tópico 3 do gráfico 15, os Comitês de Assessoramento fazem análise e emitem Pareceres e

Atas, sem caráter decisório ou vinculativo com a devida documentação registrada e circunstanciada e
com o suporte da Assessoria/Secretaria sobre as matérias encaminhadas previamente pela DE para
apreciação e deliberação do Conselho Deliberativo
No tópico 4, a Assessoria/Secretaria disponibiliza as matérias acompanhadas dos Pareceres
emitidos pelos Comitês de Assessoramentos com a devida documentação de forma digitalizada e com
acesso remoto e exclusivo ao Presidente do CD.

A Assessoria/Secretaria realiza a disponibilização das matérias com a devida documentação de forma

digitalizada e com acesso remoto para todos os membros do CD, conforme tópico 5.
Na sequência, a Assessoria/Secretaria divulga a Convocação da Reunião para os membros do
CD, contendo o ordenamento das matérias da pauta a serem apreciadas/deliberadas na reunião
ordinária/extraordinária do CD e seus respectivos relatores das matérias instruídas com a devida
documentação.
Os Conselheiros Deliberativos analisam as matérias mais instrumentalizadas e com a
devidamente estrutura da documentação a serem apreciadas/deliberadas tornando a reunião do CD mais
assertiva.
Independente da modalidade da reunião, presencial ou virtual, os Conselheiros Deliberativos
apreciam/deliberam sobre as matérias em Colegiado, sendo suas decisões consignadas em atas
numeradas e assinadas pelos membros presentes na reunião e as mesmas adotadas pela Entidade. Os
assuntos não conclusos na reunião comporão a pauta para ser apreciado/deliberado na reunião ordinária
seguinte. As atas desta reunião deverão ser aprovadas e assinadas até a reunião seguinte
obrigatoriamente.
A Diretoria Executiva inclui todas as deliberações emitidas pelo CD em sua Ata de reunião
finalizando o processo.
Os Comitês de Assessoramento em conjunto com a Assessoria/Secretaria, fazendo uso das
práticas de gestão da informação e de documentos aprimoram o desempenho da atuação do CD no
exercício de suas funções por direcionar os estudos de matérias para apreciação e deliberação com mais
rigor tornando as reuniões e fóruns mais produtivos e estratégicos, estabelecendo um estrutura de
governança mais robusta e solidificada na EFPC.
4.2 PLANO DE MELHORIA DO PROCESSO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA TOMADA

DE DECISÃO DO CONSELHO DELIBERATIVO
A partir do modelo futuro do processo (To Be) propõe-se um Plano de Melhoria do processo da
gestão da informação e de documentos para a tomada de decisão do Conselho Deliberativo, baseado
nas ferramentas de gestão de qualidade, em especial, o Ciclo PDCA.
O Plano ora apresentado não se limitou à aderência regulamentar vigente via legislação, tendo
por objetivo também fortalecer o ambiente de auto regulação da governança corporativa das EFPC, em
construção pelo Setor, levando em conta a busca do alinhamento de interesses e na redução de
assimetria de informações entre as partes, à luz do dever fiduciário.

Assim, ao se balizar os objetivos de aprimorar a gestão da informação e de documentos na

tomada de decisão do Conselho Deliberativo, a construção de um Plano de Melhoria para a atuação da
Assessoria/Secretaria visa-se à implantação de ações preventivas e corretivas e tem como objetivos:
Controlar a documentação comprobatória para o exercício da função e do cargo, mantendo o
acompanhamento dos prazos referente a vigência quanto ao atestado da habilitação, qualificação e da
certificação dos dirigentes e conselheiros e dos demais membros que compõem os comitês de
assessoramento ao Conselho Deliberativo, à exemplo do Comitê de Auditoria, conforme previsto na
Instrução PREVIC/DC nº 6, de 29/05/2017.
Construir calendário anual de reuniões ordinárias em sinergia com o calendário das obrigações
legais, cujos temas estratégicos e os relevantes da EFPC, previamente aprovados pelos Conselheiros e
membros dos Comitês de Assessoramento do Conselho Deliberativo, sendo amplamente divulgado nos
canais de comunicação da EFPC para fortalecer a transparência e reputação Corporativa da atuação da
Governança.
Realizar a análise dos documentos que instruem cada um dos temas/assuntos a serem apreciados
nas reuniões pela Assessoria/Secretaria a fim de estabelecer o fluxo decisório definido cujas
deliberações sejam adequadamente fundamentadas em análises e pareceres técnicos e devidamente
registrados e emitidos por Comitê de Assessoramento e/ou Conselho Deliberativo de modo a admitir
futuras verificações de conformidade dos atos à regulamentação em vigor, com objetividade e
tempestividade.
Manter registro, por meio digital, de todos os documentos que subsidiaram a tomada de decisão
na aplicação dos recursos dos planos de benefícios administrados pela EFPC em repositórios
arquivísticos digitais confiáveis como alternativa para a preservação digital em ambiente de gestão
arquivística a fim de manter os documentos autênticos e acessíveis a longo prazo, obrigatoriamente.
Apresentar na estrutura organizacional da EFPC o órgão – Assessoria/Secretaria – cuja sua
vinculação hierárquica ao Conselho Deliberativo, tem como responsabilidades e atribuições a função
específicas de prestar suporte de governança previstos em normativos e Regimentos Interno
formalmente instituídos na EFPC.
Manter a padronização na execução das tarefas e definir as responsabilidades atinentes às
funções de suporte de governança – disponibilização/ encaminhamento prévio aos participantes das
reuniões, dos documentos relativos às respectivas pautas, atualização das informações; e redação,
coleta de assinaturas e registro formal das atas das reuniões – a tomada de decisão do Conselho
Deliberativo, com o objetivo de coibir falhas que comprometam a estratégia do negócio.

Assegurar-se que todas as deliberações/decisões emitidas pelo Conselho Deliberativo devem

ter suas informações previamente classificadas e tratadas considerando o seu grau de nível de sigilo –
pública, interna, corporativa, reservada e confidencial – sendo monitoradas e acompanhadas de forma
efetiva pela Entidade, considerando os procedimentos de avaliação de conformidade. A verificação de
conformidade do processo decisório do Conselho Deliberativo e demais por parte da Entidade quanto
ao devido cumprimento das determinações pelos órgãos.
Atuar no monitoramento das demandas/apontamentos dos órgãos fiscalizadores e demais
Auditorias Externas, tanto na distribuição das recomendações/apontamento para providências dos
negócios quanto no controle do cumprimento das medidas e prazos envolvidos para atendimento, sendo
recomendado que a consolidação das respostas e justificativas sejam consolidadas pela
Assessoria/Secretaria para que se estabeleça a sincronia no discurso entre a os agentes da governança
e os órgãos fiscalizadores.
Divulgar as decisões do CD na entidade e manter atualizados os instrumentos normativos
internos contemplando os formatos dos documentos e seus anexos para a efetividade do fluxo
processual de forma a subsidiar a tomada de decisão dos órgãos estatutários e torná-lo amplamente
divulgado na entidade.
Atuar na construção dos Regimentos Internos dos Colegiados e Comitês de Assessoramento,
apresentando a definição dos responsáveis, tarefas e das atividades a serem cumpridas pelos membros
do Colegiado no cumprimento de suas funções e no exercício de seus cargos.
Buscar automatização do fluxo de trabalho – workflow e/ou portal de governança para subsidiar
a tomada de decisão do Conselho Deliberativo para minimizar o risco operacional identificado no
processo, em prol do maior aproveitamento do tempo de preparação, realização e conclusão da reunião.
Tal automatização contribuirá na produção e extração de dados para a geração de painéis visuais
(dashbord), com indicadores e demais métricas que vão dar robustez à implementação, garantindo o
melhor percurso para se alcançar uma tomada de decisão inteligente e estratégica.
5 CONCLUSÕES
Propor um Plano de melhoria de práticas da gestão de informação e de documentos na tomada
de decisão do Conselho Deliberativo das EFPC para adequação à legislação vigente, baseado em
ferramentas de Gestão da Qualidade (Ciclo PDCA) surge como uma alternativa viável de aplicação da
melhoria incremental para as equipes de Assessoria/Secretaria face aos novos desafios e o elevado grau
de incertezas dos dias atuais por parte das EFPC, em face do nível de concorrência, da busca pelo

redesenho de outros produtos previdenciários e os novos públicos antes não considerados como
possíveis clientes em potencial.
Sugere-se, como continuidade deste trabalho, a indicação de alguns pontos que devam ser
objeto de análises futuras, que busquem a melhoria da qualidade na tomada de decisão como a
investigação da liderança para implementação dos programas de melhoria contínua com base nos
modelos da qualidade organizacional; a participação efetiva dos gestores na incorporação de fatores de
desenvolvimento ambientais, sociais e de governança e na análise de riscos.
Por fim, ao concluir o presente artigo, é esperado ter contribuído na reflexão sobre modelos de
Gestão de Qualidade tão presentes no universo acadêmico e sua aplicação nos processos de gestão de
uma EFPC.
AGRADECIMENTOS
A todos os profissionais da informação e agentes da governança que integram as equipes de
Assessoria/Secretaria e Gabinetes das EFPC que exercem suas atividades com dedicação e
profissionalismo. Ao professor Dr. Luís Pérez Zotes por compartilhar todo saber e fazer comigo ao
longo desta empreitada. E, finalmente, aos amigos e professores Dr. Maurício Castanheira das Neves,
Dra. Míriam Carmen Maciel da Nóbrega Pacheco, Msc. Francisco de Assis Bandeira Alves, do Centro
Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca pelo permanente incentivo e apoio,
permitindo que o projeto seja concretizado.

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Brazilian Journal of Development 96944

Um plano de melhoria da gestão da informação na tomada de decisão do conselho

An information management improvement plan in decision making by the

Recebimento dos originais:11/11/2020

Jeane Andreza Santos Silva

Luís Pérez Zotes

Palavras-chave: Gestão da informação, Gestão de Documentos, Tomada de Decisão, Governança

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

Keywords: Information Management, Document Management, Decision Making, Corporate

2.2 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA: UMA INFORMAÇÃO ORGÂNICA REGISTRADA

2.3 A GESTÃO DE DOCUMENTOS COMO PRINCÍPIO MODERNO

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

2.4 MELHORIA CONTÍNUA A PARTIR DO CICLO PDCA

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

2.5 O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

Por esta razão, o processo de tomada de decisões estratégicas é resultado de inúmeras

2.6 GOVERNANÇA CORPORATIVA

2.7 O CONSELHO DELIBERATIVO

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

Quadro 1 - Relação Das Entidades Sistematicamente Importantes (Esi)

BANESPREV Fundo Banespa de Seguridade Social

FAPES Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES

FATL Fundação Atlântico de Previdência e Assistência Social

FORLUZ Fundação Forluminas de Seguridade Social

FUNCEF Fundação dos Economiários Federais de Previdência Complementar

FUNCESP Fundação das Empresas Elétricas do Estado de São Paulo

FUNDAÇÃO COPEL Fundação Copel de Previdência e Assistência Social

Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público Federal do Poder

ITAU UNIBANCO Fundação Itaú Unibanco de Previdência Complementar.

PETROS Fundação Petrobras de Seguridade Social

POSTALIS Instituto Postalis de Previdência Complementar

PREVI/BB Caixa de Previdência dos Funcionários do Banco do Brasil

REAL GRANDEZA Fundação Real Grandeza de Previdência de Assistência Social

SISTEL Fundação Sistel de Seguridade Social

SP-PREVCOM Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo

VALIA Fundação Vale do Rio Doce de Seguridade Social

A condução da pesquisa desenvolveu-se a partir de elaboração de um roteiro estruturado em

Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 6, n.12, p. 96944-96966 dec. 2020. ISSN 2525-8761

Figura 1 - Processo de Tomada de Decisão.

PRÉ REUNIÃO REUNIÃO PÓS- REUNIÃO

Fonte: Elaborado pela autora deste trabalho - 2020

• Características gerais da prestação de serviços da assessoria ao Conselho Deliberativo, de

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4.1 MODELAGEM DO PROCESSO FUTURO (TO BE)

No tópico 3 do gráfico 15, os Comitês de Assessoramento fazem análise e emitem Pareceres e

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A Assessoria/Secretaria realiza a disponibilização das matérias com a devida documentação de forma

4.2 PLANO DE MELHORIA DO PROCESSO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA TOMADA

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Assim, ao se balizar os objetivos de aprimorar a gestão da informação e de documentos na

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Assegurar-se que todas as deliberações/decisões emitidas pelo Conselho Deliberativo devem

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AGUIAR, S. Integração das Ferramentas da Qualidade ao PDCA e ao Programa Seis

ANGELONI, Maria Terezinha. Elementos intervenientes na Tomada de decisão. In: Ciência da

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – DIBRATE.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluções do CONARQ. Disponível em: <www.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: