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MANUAL DE ORGANIZAO DE ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS

Pedro de Abreu Peixoto

Maro de 2007

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NDICE
1. Questes prvias
2. Conceitos e definies
3. A gesto de documentos
4. Como organizar um arquivo administrativo
4.1. Questes prvias
4.2. A reunio de trabalho
4.3. Quando comear a organizao
4.4. A documentao necessria
5. Plano de actuao
5.1. Os documentos de apoio e a documentao informativa auxiliar
5.1.1. A elaborao de ndices
5.2. Documentos sem vigncia administrativa. Procedimento de transferncia para arquivo intermdio
5.3. Documentos tramitados de consulta frequente. Organizao
6. Criao de um sistema de arquivo
6.1. Identificao das Series
6.1.1. O que uma Serie documental
6.1.2. A Serie e os seus problemas
6.2. Classificao de documentos
6.2.1. Critrios
6.2.2. O Quadro de Classificao. Estrutura
6.2.2.1. Caractersticas dos Quadros de Classificao
6.2.2.2. Sistemas de Codificao do Quadro de Classificao
6.2.2.3. Ordenao das Series no Quadro de Classificao
6.3. Ordenao dos documentos
6.3.1. Ordem estabelecida pelo Quadro de Classificao
6.3.2. Ordenao das unidades documentais das Series. Tipos
6.4. A recuperao dos documentos
6.4.1. Factores e condies
6.4.1.1. Normalizao e racionalizao de impressos e formulrios
6.4.1.2. Identificao do documento
6.4.1.3. Controlo de circulao dos documentos
6.4.2. Elaborao de instrumentos de recuperao dos documentos e da informao
6.4.2.1. Recuperao tradicional
6.4.2.2. Recuperao automatizada
6.5. Consideraes gerais sobre instalao dos documentos
6.6. Elaborao de Normas de Arquivo
6.6.1. Normas de Organizao
6.6.2.Normas gerais para a conservao dos documentos
6.6.3. Normas de Acesso
6.6.4. Normas de Eliminao: consideraes gerais
7. Controlo do sistema de arquivo criado

Vocabulrio Bsico

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Legislao
Bibliografia

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1. QUESTES PRVIAS
No difcil ouvir, em muitos servios, frases de completa frustrao por no se encontrarem os
documentos, quando eles so necessrios, para informar determinado processo que necessita de uma
resoluo urgente.
Num determinado servio, a arrumao dos documentos, mais conhecidos na gria administratriva por
papelada, uma tarefa que s se leva a cabo quando h pouca coisa para fazer, ou tambm na gria
administrativa, quando se tem uma aberta para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo
tempo para tarefas menos importantes, aborrecidas e ingratas.
aqui que se inicia o caos da acumulao de documentos nos servios, e os enormes problemas das
instituies, que comeam pela falta da informao quando ela mais necessria para a informao da
deciso, passam pelas enormes massas documentais acumuladas nos locais mais recnditos, indo at
eliminao da histria das prprias instituies. que arrumar os documentos seleccionar, arrumar e
manter acessvel a informao, que , desde sempre, mas nos dias de hoje com grande acuidade, um
recurso estratgico fundamental.
E esta arrumao, o acto de arquivar, deve ser no dia-a-dia uma tarefa de elaborao obrigatria, para
todos os patamares da hierarquia das instituies. Impossvel? Utpico? Inaplicvel? Estas so as atitudes
que iniciam o abismo, rumo a massas documentais sem rei nem roque, espelho de instituies com
deficincias profundas ao nvel da organizao interna.
Nos dias de hoje, em que o desenvolvimento acelerado da tecnologia, nos coloca nas nossas mos
instrumentos excepcionais de ajuda organizao, como so os computadores e o software cada vez mais
desenvolvido, os novos suportes possveis de informao, o mobilirio cada vez mais sofisticado e
adaptado s diversas exigncias dos espaos e dos tipos de documentos e tantas outras novidades quase
dirias, a resposta de muitos servios e de muitas instituies a produo de cada vez maior quantidade
de papel, da multiplicao de suportes para a mesma informao, do aumento indiscriminado do caos.
A caos documental manual torna-se em caos documental digital. Eis numa frase o grande problema a
evitar com os documentos administrativos nos nossos dias. A conscincia que preciso adquirir, que nada
substitui o trabalho da inteligncia humana, na estruturao prvia da organizao dos documentos
administrativos. Que documentos queremos produzir? Quais as funes que eles devem cumprir? De
quanto tempo necessitamos deles e onde? Que futuro queremos dar aos documentos que produzimos? So
questes que s tm respostas humanamente possveis, porque so fruto de um acto de vontade.
O ser humano tem a sensibilidade suficiente para considerar a democracia o melhor dos regimes, no seu
quadro lutar pelos direitos do homem e pelos direitos do cidado, chegando ao conceito fundamental de
sociedade transparente e de administrao aberta. Mas cria instituies que no podem responder aos seus
anseios, porque sua vontade se sobrepe a desorganizao e o caos arquivstico. E um cidado espera
mais do que devia esperar, e um assunto no informado como devia ser e as hipteses no so
analisadas como deveriam ter sido...
Este quadro no de agora, nem especialidade de uma s instituio. uma realidade possvel de
acontecer em qualquer servio de qualquer instituio, e uma das principais frentes de batalha da
modernizao administrativa. Porque a organizao documental disponibiliza a informao de forma
eficaz e eficiente, potenciando o seu valor e permitindo que ela jogue a favor das instituies e no contra
elas.
O que pretendemos com este curso pensar, reflectir e trabalhar com um conjunto de procedimentos,
essencial para a organizao dos documentos administrativos. Seja qual for o desenvolvimento
tecnolgico do nosso servio, da nossa instituio, sem o conhecimento e aplicao destes procedimentos,
jamais conseguiremos atingir a plataforma mais elevada da organizao documental: a do Arquivo.
2. CONCEITOS E DEFINIES
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica 1 d-nos dezanove entradas diferentes, a partir da palavra
arquivo, as quais se estruturam atravs do enquadramento do prprio conceito. Se estamos a falar de um
1

Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa: IBL, 1993.

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edifcio, de um servio ou de um acto administrativo, necessariamente que a palavra Arquivo nos


remete para realidades diferentes.
Interessa-nos agora trabalhar com a definio de arquivo, enquanto conjunto documental, a qual nos
apresentada pelo mesmo dicionrio enquanto: conjunto orgnico de documentos, independentemente da
sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou
colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo
de prova ou informao2. Esta definio suficiente, para compreendermos a realidade que o nosso
universo de trabalho e para a deixar bem definida, em relao a outras realidades que por vezes lhe so
prximas.
Vejamos o que nos diz o conceito apresentado. Em primeiro lugar, que um arquivo um conjunto
orgnico de documentos. Quer isto dizer, que os documentos de arquivo se inter-relacionam uns com os
outros, ou seja, que o documento s pertence a um arquivo, se outro ou outros documentos lhe deram
origem, ou se ele der origem a outros documentos e assim sucessivamente. Isto leva-nos igualmente a
equacionar as funes de determinado servio, nas quais o documento necessariamente se tem que
enquadrar e que, de certa forma, explicam a sua existncia, ao mesmo tempo que o conjunto de
documentos um espelho dessas funes. Retirar um documento de arquivo, do contexto onde ele foi
recebido ou produzido, retirar-lhe toda a razo da sua existncia, ao mesmo tempo que se retira valor ao
arquivo no seu conjunto.
O conceito avana ainda que, para o documento de arquivo, no interessa a sua data, forma ou suporte
material. A data e o local onde foi produzido o documento, no so preponderantes para o facto de ele
fazer parte integrante da tramitao de um determinado assunto, que est a ser tratado por determinado
servio, at porque esta uma varivel que no controlvel pelos prprios servios. Por outro lado,
todos os documentos que faam parte deste conjunto orgnico faro parte do arquivo, o que remete para a
prpria idade das instituies ou da criao dos servios. Por outro lado, outra questo que no influencia
o facto de um documento pertencer a um determinado arquivo, a sua forma ou suporte material. Notese que, neste particular, enfatiza-se a preocupao na informao, ou seja, o documento de arquivo
importante pela informao que transporta e no pelo facto dessa informao ser apresentada num suporte
de formato A4 ou B5, ou se apresentado em papel ou em disquete ou via email, estas so apenas formas
de transmitir a informao.
Interessa-nos ainda equacionar o facto, de o documento de arquivo ser produzido no exerccio de uma
actividade. Ou seja, qualquer documento s pertence ao arquivo de um determinado servio, se for
enquadrado dentro das funes que esse servio cumpre, no quadro da instituio em que se insere.
E por ltimo, analisemos o facto de os documentos de arquivo, serem conservados a ttulo de prova ou
informao. Quer isto dizer, que um servio ou instituio, apenas conserva os documentos, porque eles
informam sobre o desenvolvimento da sua actividade, para efeitos de cumprimento das suas obrigaes e
provam a tramitao dos assuntos dentro desse mesmo servio e na sua relao com o exterior. A
inteno de um arquivo administrativo no a de um servio fazer histria, mas a de provar que cumpriu
as suas funes e que as cumpriu de forma regulamentar.
Vejamos assim, em forma de corolrio, que um documento de arquivo no fruto da vontade de uma
instituio ou servio, ele fruto sim das funes atribudas a determinada instituio ou servio, como
forma de concorrer para a resoluo dos assuntos decorrentes dessas funes.
Merece a pena, neste momento, fazer um ponto da situao, sobre o que se entende afinal por
documento e documento de arquivo. Antes de mais por Documento, entende-se a unidade
constituda pela informao e respectivo suporte3. Ou seja, o conjunto de dados que so transmitidos
atravs de sinais ou combinao de sinais e o suporte utilizado para se proceder a essa operao. 4 Quer
dizer que o requerimento que fazemos nossa entidade patronal, a solicitar a contagem de tempo de
servio, um documento, constitudo por uma folha de papel, normalmente em formato A4 e pela

Idem, pg.7
Idem, p. 37
4
Cf. Definio de Documento e Informao, no Dicionrio da Lngua Portuguesa da Verbo Editores.
Utilizou-se a verso on-line em 13 de Agosto de 2001 (http://www.portoeditora.pt/dol/default.asp).
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informao que nele se escreveu, com o nome do funcionrio e a sua inteno. Sem um ou outro
elemento, no existia documento. E ser este documento um documento de arquivo?
Recorramos a este propsito, de novo, ao Dicionrio de Terminologia Arquivstica, que a pginas 38,
entende por documento de arquivo um documento produzido a fim de provar e/ou informar um
procedimento administrativo ou judicial.... Quer isto dizer, que o nosso requerimento um documento
de arquivo, j que prova de um procedimento administrativo, ou seja do acto de pedir a contagem de
tempo de servio, direito legalmente constitudo de qualquer funcionrio.
Tenhamos assim em ateno, que os documentos que normalmente encontramos nos nossos servios,
podem apresentar caractersticas muito diferentes. Podem ser de papel ou de plstico, podem ler-se
directamente ou precisar de uma mquina para os ler, podem conter apenas texto (documentos textuais)
ou conter grficos, imagens, maps, etc (documentos grficos) ou ainda mostrar uma imagem em
movimento ou um som (documentos de imagem e sonoros).
Mesmo os documentos em papel, podem ter um formato diferente, integrados apenas por uma ou duas
folhas, reflexo de um acto administrativo apenas (documento simples), ou por um conjunto de folhas que
reflectem vrios actos administrativos, como por exemplo um processo (documento complexo).
Desta forma, os documentos, independentemente das suas caractersticas, so os elementos que as
instituies utilizam para atingir os seus fins, atravs do trabalho desenvolvido em cada servio, nos quais
tramitam os documentos, mas onde estes no se devem acumular ou conservar.
Na realidade, os documentos nascem ou recebem-se nos servios de cada instituio, formando o seu
arquivo, mas depois de um certo perodo deixam de ser necessrios junto desses mesmos servios e, se
no so retirados ou eliminados, produzir-se- uma acumulao que ir impedir a normal circulao de
outros documentos, que devero ter a sua normal tramitao.
Porque razo as coisas acontecem desta maneira? Porque os documentos, para alm de algumas das suas
caractersticas j enunciadas tm um valor especfico, que pode ser dado pela sua informao ou pelo
facto de serem garante de determinados direitos.
Estes valores podem ser:
Valor administrativo/probatrio
Valor legal/fiscal
Valor histrico
O valor administrativo/probatrio um valor inerente aos prprios documentos de arquivo, uma vez
que estes consignam ou comprovam direitos e obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento
de actos, factos e acontecimentos. Por esta razo, a este valor se chama por vezes o valor primrio do
documento, ou seja, o valor do documento porque cumpre directamente a funo para a qual foi
administrativamente criado.
O valor legal/fiscal o que conferido aos documentos pela legislao em vigor, e que os tornam
demonstrativos de direitos da prpria administrao ou dos cidados. A legislao confere a vrios
documentos em particular, a funo de comprovar determinados actos, posse, etc. Na maior parte das
vezes, a prpria legislao a pronunciar-se sobre o tempo necessrio para a conservao desses
documentos pelas instituies.
E por ltimo o valor histrico, que atribudo a um documento de arquivo que assume, pela informao
que contm, um especial valor informativo, ou seja, a informao que o documento comporta, ultrapassa
a razo primeira para a qual o documento foi criado e assume uma importncia efectiva para o
desenvolvimento do conhecimento histrico, seja sobre a instituio e o servio que o produziu, ou com
as pessoas com eles relacionadas, seja mesmo para o pas. Por esta razo, se chama por vezes a este valor
o valor secundrio, no porque tenha menos importncia, mas porque o valor que assume no deriva
directamente da razo pela qual o documento foi criado.
Note-se que o valor histrico fundamental, no sentido de resguardar a memria das instituies e do
pas, mas raras vezes ele tido em conta nas instituies, o que levou a prtica administrativa a criar a
figura do arquivo morto, onde se colocam todos os documentos que, na realidade, j no possuem um
valor administrativo ou legal/fiscal.

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No entanto, se nessas verdadeiras catedrais do caos documental, se encontra uma enorme percentagem de
documentos, que deviam ser destrudos, outros se encontram que so essenciais para a histria. Se no
existir um sistema de arquivo correctamente implantado, uns e outros continuaro na sua marcha lenta
para destruio.
Podemos assim, perante o conhecimento do valor que os documentos assumem, traar um ciclo de vida
para os mesmos, baseado nesses valores. o que procura sintetizar a teoria das trs idades, que prope:
Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos esto em tramitao. Tm um uso
frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo Corrente de uma determinada unidade orgnica.
Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo, mas a sua conservao necessria
j que tm um valor legal e/ou fiscal e so consultados com muita frequncia pela Administrao
ou pelos cidados. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Intermdio de uma instituio.
Terceira idade: os documentos tm valor histrico e a sua consulta feita por investigadores. O
seu conjunto forma o denominado Arquivo Histrico.
Perante esta teoria, poderemos compreender melhor a necessidade das instituies criarem um Sistema de
Arquivo, que crie e regulamente as prticas de utilizao dos documentos, baseado num conjunto de
rgos onde se tratem os documentos de acordo com a sua utilidade para a gesto administrativa, para os
cidados e para os investigadores, atravs de pessoal devidamente preparado e que ser o sistema por
onde correr o fluxo documental da instituio.
O sistema de arquivo, permitir que se guardem os documentos enquanto detm alguma utilidade e
atendendo ao seu valor, ou que se proceda sua eliminao, transcurrido o tempo necessrio em que se
esgote o seu valor administrativo e fiscal, e caso no tenham valor histrico. Evita-se assim, a anormal
acumulao de documentos, sabendo ns que, de todos os documentos produzidos ou recebidos por um
servio ou instituio, s uma percentagem muito pequena deve chegar ao arquivo histrico, para
conservao definitiva.
Este sistema de arquivo devidamente adaptado s necessidade de cada instituio. Assim, se uns
organismos baseiam o seu sistema nos Arquivos Correntes de cada unidade orgnica (servio, seco,
etc.), outros haver que tero a necessidade de criar, para alm deste arquivos correntes, um servio de
Arquivo Central, um de Arquivo Intermdio e um de Arquivo Histrico. As diferenas sero dadas pela
anlise de vrios parmetros como:
Volume documental
Espao de arquivo disponvel
Possibilidade de contacto entre arquivos correntes e estruturas intermdias
Metros lineares de documentao histrica
Pessoal especializado
Sensibilidade da instituio para a valorizao do arquivo
Note-se que, partida, uma realidade se destaca logo como possvel, nas instituies que criam sistemas
de arquivo, que o facto de junto dos servios apenas circularem e se arquivarem os documentos que se
encontram em tramitao, ou seja com vigncia administrativa. Aps perderem essa vigncia, outro
servio se encarregar deles, de acordo com um plano pr-estabelecido pela instituio.
3. A GESTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
A criao de um sistema de arquivo, a teoria das trs idades e inclusivamente a prpria definio actual da
palavra arquivo, so consequncia das ideias norte-americanas, muito diferentes da teoria tradicional da
arquivstica europeia.

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At h bem pouco tempo, os arquivistas europeus consideravam que o seu campo de actuao era a
documentao histrica e que as suas funes deveriam enquadrar-se no estudo e conservao dos
documentos com fins histrico-culturais e de investigao.5
Se at ao estabelecimento do Congresso em Washington os arquivos acompanhavam esta estrutura em
todas as suas deslocaes, criando grandes preocupaes na mobilidade da estrutura e na conservao dos
documentos, o que deu uma enorme conscincia sobre a necessidade de equacionar novas solues, os
E.U.A vm tambm desenvolver-se a ideia de uma administrao cientfica, da gesto dos assuntos
pblicos de acordo com critrios de rentabilidade e eficcia e, j nos anos trinta do Sc. XX, se
demontrava preocupao pelo excessivo nmero de documentos que conservavam os Arquivos federais,
que em 1938 se fixou em 1 500 Km de documentao.
Esta realidade leva ao nascimento e aplicao de uma poltica de eliminao de documentos de acordo
com critrios racionalizadores, estudando sistemas de conservao e criando quadros de conservao com
regras pr-estabelecidas (schedules).
A 2 Grande Guerra Mundial leva os Estados Unidos a criarem novos servios, que por sua vez criam
novos tipos de documentos, num quadro de menor nmero de profissionais, levando a uma colaborao
directa entre os Arquivos Federais e os servios administrativos.
Em finais dos anos 40 existia j a figura do records manager ou gestor de documentos e a aceitao do
termo records management ou Gesto de Documentos, profundamente aplicado nas empresas privadas de
ento. Em 1950 aprova-se o Federal Records Act, que definiria pela primeira vez, desde o ponto de vista
legal, o records management, incluindo a criao dos arquivos, a sua destruio e a sua transferncia.
De forma segura, a Gesto de Documentos, vai-se assumindo no panorama da arquivstica
internacional, enquanto aspecto fundamental da Administrao geral, relacionado com a procura da
economia e eficcia na produo, conservao, utilizao e destino final dos documentos, atravs de um
conjunto de tarefas e procedimentos que tendem a procurar uma maior eficcia e economia na explorao
dos documentos por parte da administraes.
Comea assim a dar-se importncia ao documento desde a sua criao, passando a ideia principal da
Gesto de Documentos a ser a Teoria do Ciclo de Vida que, numa verso mais radical, d aos documentos
uma vida similar aos de um organismo vivo, no sentido em que nasce (fase de criao), vive (fase de
manuteno e utilizao) e morre (fase de conservao histrica ou eliminao).
Para gerir os documentos em todas as fases do seu ciclo de vida, devem desenvolver-se Programas de
Gesto de Documentos, que se definem como uma actuao sobre os documentos, destinada a assegurar a
economia e a eficincia na sua gesto e que permita a sua identificao, a sua conservao e a utilizao
dos arquivos de forma sistemtica.
James B. Rhoads estabeleceu que um Programa completo deve estruturar-se em fases representativas do
ciclo de vida dos documentos:
Fase de criao de documentos: estudar-se- o desenho dos formulrios, a preparao e a gesto
da correspondncia, o desenvolvimento de sistemas de gesto da informao e a aplicao das
modernas tecnologias a estes processos.
Fase de manuteno e utilizao dos documentos: nesta fase desenvolver-se- um sistema
completo de arquivos e recuperao dos documentos, gesto dos arquivos nos servios,
desenvolvimento e manuteno de programas de documentos essenciais e de planificao contra
desastres, criao de arquivos intermdios e aplicao de sistemas de anlise, automatizao e
reprografia a estes processos.
Fase de disposio dos documentos (conservao ou eliminao): inclui a identificao e
descrio das sries, desenvolvimento dos quadros de avaliao e seleco com o fim de
eliminar ou transferir os documentos para Arquivo histrico.

CRUZ MUNDET, J.R. Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin Snchez Ruiprez, 1994.

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O que se pretende com a aplicao destes sistemas, sinteticamente referido por RICKS, como a
preocupao em:
assegurar uma documentao adequada, evitar o no essencial, simplificar os
sistemas de criao e uso do papel, melhorar a forma como se organizam e
recuperam os documentos, proporcionar o cuidado adequado ao armazenamento a
baixo custo dos documentos nos arquivos intermdios, e assegurar a eliminao
adequada dos documentos que no sejam necessrios para a gesto dos assuntos
correntes6
A introduo destas ideias na arquivstica europeia, produziu uma alterao muito importante na
mentalidade e nos mtodos de trabalho dos arquivistas, fundamentalmente daqueles que esto mais
ligados aos processos administrativos, e que, dias aps dia, se vm confrontados com a necessidade de
praticar uma cuidada gesto de documentos.
Em Portugal, existe um primeiro momento fundamental, com a criao do Instituto Portugus de
Arquivos, o qual lana as principais bases para a introduo da Gesto Documental, de acordo com estes
princpios, no s na Administrao pblica, como igualmente na Administrao privada, atravs da
aco do Grupo de Pr-Arquivagem.
Este grupo, para alm da meritria e ampla aco desenvolvida, lanou em Portugal o primeiro manual de
gesto de documentos7, e os primeiros critrios de avaliao de documentao de arquivo8, secundados
posteriormente, pelo trabalho que tem vindo a ser desenvolvido pelo Instituto dos Arquivos
Nacionais/Torre do Tombo.
Actualmente, estes princpios para a Gesto de Documentos, comeam a expandir-se como prtica
comum, principalmente nos organismos da Administrao Pblica, que compreendem a importncia da
aplicao dos mesmos, no s para a resoluo das difceis situaes criadas pela acumulao de
documentos nas ltimas dcadas, como igualmente para a preveno do desaparecimento de informao
fundamental.
4. COMO ORGANIZAR O ARQUIVO ADMINISTRATIVO
4.1. QUESTES PRVIAS
A organizao do Arquivo deve ser pensada numa perspectiva das necessidades presentes, mas tambm
numa prospectiva das necessidades futuras do Servio a que pertence. Esta regra bsica da organizao de
um Arquivo, exige a elaborao de um bom plano de trabalho e alguns conhecimentos das tcnicas de
organizao de um arquivo.
Nem todos os servios arquivam o mesmo volume de documentos, nem tm as mesmas necessidades de
consulta de documentos. H servios que tm muitos processos abertos ou em tramitao ao mesmo
tempo e durante um largo perodo de tempo e com um elevado ndice de consulta. Este tipo de servios,
necessitam de um Arquivo gil, com os instrumentos de recuperao dos documentos, como os ficheiros e
os ndices, altamente eficazes.
Outros servios no tramitam muitos processos, mas recebem muita correspondncia, qual tm que
responder com a brevidade que a lei exige, sendo que posteriormente, raras vezes a correspondncia
recebida e a sua resposta, raramente sero consultados no futuro. Neste caso, poder desenvolver-se um
sistema de arquivo simples, aps o estabelecimento de critrios claros de classificao e ordenao.
Cada servio tem as suas particularidades e devem ser os seus responsveis a optar por um sistema que,
dentro dos critrios arquivsticos bsicos, se adapte s suas circunstncias.

RICKS, A. La Gestin de Documentos como una funcin archivstica.


VIEIRA, Joo. Orientaes gerais sobre gesto de documentos de arquivo. Lisboa: IPA, 1990.
8
GRUPO DE PR-ARQUIVAGEM. Critrios para avaliao de documentao de arquivo. Lisboa: IPA,
s.d.
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Mas porque razo surge a necessidade de organizar um arquivo?


Uma das razes mais vezes apontadas que chega um determinado momento, em que os responsveis por
determinado servio, tomam conscincia de que se chegou a um nvel de saturao tal, que impossvel
encontrar um documento concreto, dentro de um prazo solicitado.
Outras vezes, esta necessidade apontada por um novo responsvel que chega, e que exige que os
documentos estejam disponveis assim que os solicita, ou ainda, o que mais preocupante, quando j no
existe mais locais para arrumar documentos.
Existem muito poucas ocasies, em que a organizao de um arquivo parte de uma iniciativa colocada
perante a criao de uma nova instituio ou servio, como seria de todo aconselhvel.
A consequncia destes problemas que a organizao dos arquivos se vai abordar de forma precipitada e
sem o devido planeamento, pelo que se cometem, na maior parte das vezes os seguintes erros:
Fragmentao das sries documentais ao utilizar uma classificao por assuntos para a
organizao dos arquivos.
Excessiva diviso do arquivo, j que os documentos ordenam-se em funo da situao em que
se encontram os processos.
A no considerao de que o mote para a organizao de um arquivo deve ser dado pelos
processos finalizados.
Ordenar os documentos em funo da recuperao da informao.
Organizar um arquivo requer a utilizao de um mtodo em que estejam implicados todos os responsveis
dos servios. Qual pode ser esse mtodo e quais as ajudas com as quais podemos contar?
4.2. REUNIO DE TRABALHO
A organizao do arquivo deve ser iniciada com uma reunio com os responsveis pelos servios, qual
dever assistir um arquivista, se este existir na instituio, o qual dever dirigir os trabalhos.
Desta reunio obter-se-:
Uma anlise do problema
Uma fixao de objectivos
Um consenso
Anlise do problema
Devero estudar-se quais so os problemas que se apresentam no arquivo dos servios. Estes problemas
podem ser de diversa ndole, mas os mais comuns so:
Acumulao de documentos, num curto espao de tempo, pelo incremento dos assuntos geridos.
Mudanas de pessoal.
Alterao de dependncia de tarefas.
Indefinio de tarefas atribudas a cada posto de trabalho.
Diferentes critrios de arquivo entre o pessoal dos servios.
Inexistncia de um Arquivo Geral ou falta de pessoal qualificado no mesmo, o que impede uma
transferncia de documentos de forma sistemtica.
Mobilirio e material incorrecto para arquivar os documentos.
M utilizao dos instrumentos informticos em relao com os documentos em suporte papel.
Falta de normalizao dos impressos.
Para analisar estes problemas, ser de grande utilidade a utilizao de um questionrio, no qual se reflicta
a situao actual do arquivo.
A utilizao de um questionrio de grande utilidade para reflectir, no apenas sobre a situao dos
documentos, mas tambm sobre as funes e actividades dos servios.

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Fixao de Objectivos
To importante como analisar os problemas fixar os objectivos que se pretendem conseguir:

OBJECTIVOS POSSVEIS
Organizao dos documentos
Identificao das sries, Classificao, Elaborao do
Quadro de Classificao, Ordenao e Instalao,
Instrumentos de Recuperao, Normas.
Gesto e controlo de processos
Normalizao de formulrios, Racionalizao dos
procedimentos.
Gesto Automatizada dos Documentos
Correio electrnico
Gesto da Informao
Gesto de todos os documentos dos servios e ligao a
outras fontes de informao

A gesto e controlo da informao deve ser o objectivo ltimo em todos os servios. Mas este controlo s
se consegue atingir com a soma de trs factores:
Uma boa organizao dos documentos.
Uma organizao perfeita e uma boa coordenao dos servios da instituio.
Software adaptado realidade de cada servio.
Antes de mais, devemos considerar que os objectivos devem ser realistas e estar em perfeita conexo com
os recursos materiais e humanos existentes.

Necessidade de consenso
Todas as partes implicadas devem estar convencidas da necessidade de organizar o arquivo, de acordo
com as necessidades actuais. Uma determinada forma de organziar os documentos, pode ter sido de
grande eficncia, mas pode j no estar a responder minimamente s necessidades actuais.
A imposio de um novo sistema, raras vezes d um resultado maximizado se no tiver a colaborao de
todos os implicados, por isto mesmo, que se deve ter em conta outra regra absolutamente fundamental, a
de que o arquivo de documentos uma tarefa exclusiva do pessoal administrativo e nunca do pessoal
tcnico. Quer isto dizer, que os tcnicos no devem ter arquivo de documentos nos seus locais de
trabalho, mas apenas conservar a documentao informativa auxiliar e processos pendentes de resoluo,
mas nunca processos finalizados.
4.3. QUANDO COMEAR A ORGANIZAO?
O momento ideal para a organizao do arquivo de um servio, dado pelas prprias funes deste e pelo
timings que os mesmo apresenta para o seu cumprimento. Por norma, podemos dizer que o melhor
momento, do ponto de vista arquivstico o segundo semestre do ano. Considerando que a organziao
de um arquivo, deve partir da anlise dos documentos mais recentes (do ano em curso), o segundo
semestre apresentar um panorama mais aproximado da realidade ocumental, oferecendo uma viso mais
completa dos assuntos tratados pelos servios.

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Uma outra recomendao, prende-se com o facto de o trabalho se dever realizar forma do horrio normal
de expediente e, caso tal no seja possvel, evitando os horrios de atendimento ao pblico e mesmo
internos, que se devem fixar, caso no existam, enquanto durar o trabalho de organizao do arquivo.
Este trabalho deve ser realizado pelo pessoal administrativo, dirigido por um arquivista, se existir e pelos
responsveis pelos servios.
No esqueamos ainda, que a preparao do espao fsico essencial, para dar alguma comodidade
organizao dos documentos. aconselhvel deixar uma mesa e uma estante livres, onde se possam ir
depositando os documentos quando se vo tirando dos arquivadores, sendo um local onde se podem
ordenar.
Como material auxiliar, devemos ter mo:
Lpis e papel
Capas ou capilhas
Etiquetas adesivas mveis e de diferentes cores
Caixas de arquivo
Folhas Classificadoras
Fichas de cartolina
As etiquetas adesivas mveis podem servir para fazer uma primeira seleco dos documentos, e assim
evitar escrever sobre os mesmos. As capilhas ou guardas serviro para separar ou agrupar documentos e
nelas escrever-se- o contedo a lpis.
4.4. DOCUMENTAO NECESSRIA
Para organizar o arquivo dum servio necessrio contar com todas as fontes de informao, que
facilitem o conhecimento do prprio servio e dos mtodos de arquivo. Entre essa documentao
necessria, podemos apontar a seguinte:
Legislao geral que afecte o servio.
Regulamentos internos que se apliquem ao servio.
Normas de procedimento existentes para a tramitao dos assuntos.
Organograma da instituio.
Informaes dos responsveis pelo servio.
Relatrios anuais.
Manuais de arquivstica.
As informaes e os relatrios anuais dos servios, so especialmente importantes, uma vez que
constituem uma fonte de grande importncia para conhecer o volume de documentos tramitados nos
ltimos anos, o nmero de pessoas que recorreram aos servios, assim como de outros dados de enorme
importncia para o estabelecimento de um sistema de arquivo adaptado realidade.
No podemos esquecer outra fonte de grande importncia, que o contacto com servios semelhantes. A
assistncia a cursos, reunies de trabalho, congressos, pode tambm ser um bom momento para entrar em
contacto com funcionrios de outros servios. Compartilhar experincias e problemas do arquivo uma
forma interessante de poupar tempo.
5. PLANO DE ACTUAO
5.1. OS DOCUMENTOS DE APOIO E A DOCUMENTAO INFORMATIVA AUXILIAR
Num determinado servio existem muitos documentos de tipologias diferentes, dentre os quais, como
vimos anteriormente, existem aqueles a que agrupmos sob a designao de documentos de apoio e
documentao informativa auxiliar. Este grupo de documentos pode chegar a representar um volume
documental muito importante em alguns servios, pelo que se torna imprescindvel tratar deles no incio
do trabalho de organizao do arquivo.

- 13 -

Num servio, excepo dos livros e publicaes peridicas, no costume arquivar fisicamente
separada esta documentao, muito corrente que se arquivem junto com os documentos administrativos.
No raro arquivar folhetos de divulgao, enviados por um organismo oficial, em anexo ao ofcio que os
envia, junto com a Correspondncia, apesar das dificuldades que, pelo seu tamanho ou volume, pode
significar a sua instalao.
No entanto, apesar da incomodidade do arquivo ou perda de informao que supe, no o principal
problema na organizao.
Muito mais grave que este tipo de material, vai incrementar artificialmente o volume das sries
documentais, formadas pelos documentos administrativos mais importantes.
Por estas razes, fundamental comear a organizao do arquivo separando esta documentao do resto
e estabelecendo regras para a sua organizao.
Esta tarefa nem sempre fcil, quando se trata de organizar um servio que acumulou documentos nos
ltimos cinco anos. A reviso de todas as capas de arquivo e caixas seria uma tarefa extremamente lenta.
Por esse motivo, se o arquivo est separado por anos, a interveno deve cingir-se aos dois ltimos anos,
deixando o resto tal como se arquivou no momento.
Uma vez feita a separao, deve-se estudar qual a documentao que til para conservar no servio,
dado o seu valor informativo. Aquela que se considere obsoleta deve ser eliminada, preferentemente
como uma mquina destruidora de papel, para serem posteriormente colocados em contentores para a
reciclagem. Nunca se deve eliminar como lixo normal, no s por motivos ecolgicos, mas tambm por
razes de segurana da informao.
Este tipo de informao, no far nunca parte de um Arquivo Geral ou Histrico, pelo que nunca dever
ser transferida para este.

Separao de Documentos

Documentos de apoio
e documentao
informativa auxiliar

Eliminao

Documentos
sem vigncia
administrativa

Documentos em
tramitao ou
com vigncia
administrativa

Ordenao

Transferncia

Organizao

Instalao

Guia de
Remessa
Arquivo Geral

Arquivo Corrente

Documentos
com vigncia
administrativa

Documentos em
tramitao

Documentos de apoio
e documentao
informativa auxiliar

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Os documentos de apoio informativo, devem-se organizar considerando que, pela funo que cumprem, a
sua instalao deve ser o mais cmoda e acessvel possvel.
Em primeiro lugar, h que deixar muito claro que os documentos que a prpria instituio se encarrega de
distribuir, em fotocpia, a todos os servios, deveriam ser acessveis por computador. Este um dos
exemplos mais claros, em que a informtica deveria utilizar-se como instrumento de trabalho para
proporcionar informao e participar na coordenao administrativa. Documentos como o oramento
geral, regulamentos internos ou circulares, deveriam estar acessveis por este meio, sem necessitar de
recorrer ao suporte papel, ganhando um importante espao fsico, que jogaria em benefcio da
organizao dos documentos especficos do arquivo corrente.
Vejamos como pode ser organizada esta documentao, tendo em conta que a sua conservao no
tarefa prioritria e a integridade do documento no se sobrepor a outros aspectos.
Os documentos de gesto so normalmente constitudos por:
Originais mltiplos.
Documentos procedentes de outros servios, e que so recebidos em forma de fotocpia,
para informao.
Cpias de documentos elaborados pelo servios.
Dossis.
A documentao informativa auxiliar formada por:
Textos legais (manuais de direito, dicionrios, revistas especializadas, etc.).
Fotocpias de legislao, folhetos divulgativos, actas de congressos, informaes impressas,
catlogos, etc.).
No que respeita aos documentos de apoio, iremos abordar a organziao dos dossis, j que para a
restante documentao iro valer as normas que analisaremos para a criao de um sistema de arquivo.
No que respeita documentao informativa auxiliar destacaremos a ordenao de folhetos divulgativos e
actas de congressos, j que estes constituem um dos maiores problemas de organizao deste tipo de
documentos, nos diversos servios.
DOSSIERS
No podemos confundir um dossier, com um processo administrativo. Os dossiers formam-se quando
interessa juntar informao sobre um assunto especfico. Na maioria dos servios a sua conservao
efmera, embora existam algumas excepes, como por exemplo os dossis de imprensa num gabinete de
relaes pblicas.
O melhor sistema de arquivo para os dossiers, ser a sua conservao num disco ptico. Os documentos
seleccionados (que procedem de processos administrativos, recortes de imprensa, notas manuscritas, etc.)
podem ser digitalizados com o scanner e conservados em disco o tempo necessrio para utilizar a
informao.
Se no existe equipamento informtico adequado, ou se o volume de documentao no justifica a
alterao de suporte, os dossiers em suporte papel devem ordenar-se pelo assunto de que tratam. Mas para
tal, h que estabelecer um ndice que permita a sua rpida recuperao ou a incluso de um novo dossier.
No aconselhvel dar uma ordem alfabtica, sem a existncia de um ndice prvio, j que a
denominao do dossi nunca muito clara no momento da sua criao e pode ser chamado de formas
diferentes com o passar do tempo.
Na arrumao fsica dos dossiers aconselhvel utilizar capilhas suspensas, prevendo a incorporao de
folhetos informativos, catlogos, fotografias ou outro material que no seja conveniente perfurar.

- 15 -

Os dossiers bem construdos, podem ser uma fonte de informao estratgica, mas nunca faro parte do
sistema de arquivo, uma vez que no so documentos originais, ou processos completos e finalizados.
Podem no entanto, fazer parte de um centro de documentao.

CATLOGOS, FOLHETOS DIVULGATIVOS E ACTAS DE CONGRESSOS

Este tipo de documentos existe em grande nmero, na maior parte dos nossos servios, existindo uma
enorme tendncia para os arquivar como correspondncia recebida. Opo claramente errada, uma vez
que:
Perde-se a informao que contm.
Apresentam um enorme volume documental.
Esta documentao deve ser arquivada de forma centralizada, por reas de trabalho, de forma a que a
informao fique acessvel a todos os interessados.
Normalmente, os catlogos, folhetos informativos, actas, manuais, etc., recebem-se com um ofcio a
acompanhar, o qual se separa e arquiva-se, este sim, na correspondncia recebida, com a indicao da
cota onde se localiza o catlogo, folheto, etc. Esta cota pode ser constituda por um cdigo, se
codificmos o ndice feito a priori, ou a primeira letra do assunto de que trata o folheto.
Para a sua instalao aconselhvel a utilizao de estantes abertas e sapatas, que facilitem o acesso aos
documentos. As sapatas devem ter uma etiqueta a indicar o assunto. Podem utilizar-se sapatas de cores
diferentes, conforme o assunto, e nos folhetos colocar um pequeno autocolante, da cor da sapata
respectiva, onde se arquivar o documento.
Desta forma, tanto o arquivo como a pesquisa e posterior arrumao simplifica-se extraordinariamente.
5.1.1. ELABORAO DE NDICES
Para a ordenao dos folhetos, catlogos, actas e outros documentos deste tipo, necessria a elaborao
prvia de ndices, que so normalmente definidos como:
Conjuntos de palavras e ou termos que tm como misso sintetizar e
representar o contedo dos documentos, constitudos por termos
controlados e normalizados.
Para elaborar um ndice, devem-se seguir as seguintes etapas:
1.
2.
3.

Exame do documento e determinao do seu contedo.


Identificao e seleco dos conceitos principais extrados do documento.
Seleco de termos de indexao que expressem os conceitos dos documentos mediante
termos neles contidos ou atravs de outros que escolhemos e sejam representativos.

Os termos seleccionados sero a base da ordenao destes documentos. O ndice colocar-se- no incio do
dossi ou num local bem visvel da estante ou do mvel de arquivo.
Cada servio elaborar um ndice de acordo com as suas necessidades e a importncia que d a uns temas
informativos em detrimento de outros.
Convm recordar que estamos a falar de uma ordenao de um volume documental pequeno ou mdio, j
que se o volume documental for muito elevado e diversificado, ser necessrio recorrer ajuda
profissional de um documentalista.
Em cada servio, devem-se controlar o nmero de termos que contm o ndice, j que no operativo um
nmero excessivo de denominaes. Em qualquer caso, o nmero estar sempre em relao com o
volume documental existente.

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Para a elaborao da lista de termos pode-se recorrer ordem alfabtica. Podemos, por exemplo, agrupar
as fotocpias da legislao de acordo com o seguinte ndice:
Administrao local
Arquivos
Bibliotecas
Educao
Meio Ambiente
Pessoal
Segurana
Se visualizarmos uma pasta de arquivo veremos que esta ordem ajuda localizao da legislao com
facilidade e rapidez.
Mas existem outras ocasies em que ser prefervel que os primeiros documentos da pasta de arquivo,
sejam os mais utilizados no servio. Vejamos a soluo eleita para a organizao das fotocpias num
servio de aco social.
Disposies gerais
Ofertas de emprego
Instituies locais
Terceira Idade
Imigrantes
Associaes
Juventude
Mulher
Menores
Subsdios de educao
Nem sempre a utilizao da ordem alfabtica adequada para a instalao dos folhetos, catlogos, etc.,
mas estantes, uma vez que medida que o volume documental aumenta, necessitamos de utilizar termos
mais especficos e a intercalao deste obrigaria a alteraes nas estantes, o que no aconselhvel. H
que considerar que nos servios, h sempre muito pouco espao para a organizao da documentao
informativa.
O ndice que apresentamos a seguir, est numerado e aparentemente no se seguiu nenhuma outra ordem
(alfabtica ou hierrquica) na colocao dos termos. Poderia dar a impresso de que se elaborou, de forma
aleatria, uma lista de assuntos que interessam ao servio. Entender-se- mais facilmente se estudarmos
as estantes onde ficar a documentao instalada.
01. Trabalho
02. Economia
03. Administrao e Estado
04. Direito e Legislao
05. Psicologia e Psiquiatria
06. Sociologia
07. Terceira Idade
08. Toxicodependncia
09. Delinquncia
0.10. Famlia
0.11. Mulher
0.12. Infncia
0.13. Juventude
0.14. Emigrao
0.15. Poltica Social
0.16. Sade e bem-estar
0.17. Catlogos de publicaes
0.18. Formao

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Os assuntos numerados de 010 a 013 so os mais utilizados nos servios. Para que o seu manuseamento
seja facilitado, situaram-se na parte central das estantes, as matrias menos consultadas situaram-se nas
extremidades superior e inferior.
Elaborar um ndice no fcil, como vimos, pelo que se podem procurar ajudas para facilitar a tarefa. Os
ndices de revistas especializadas, a classificao que utilizam os Centros de Documentao e
inclusivamente os ndices de manuais especializados em determinado assunto, podem servir para a
realizao do ndice da documentao dos servios.
5.2. DOCUMENTOS SEM VIGNCIA ADMINISTRATIVA:
TRANSFERNCIA PARA ARQUIVO INTERMDIO

PROCEDIMENTOS

DE

Uma vez organizados os documentos de apoio e a documentao informativa auxiliar, passaremos a


organizar os documentos administrativos do servio.
Para comear, dividiremos os documentos administrativos em trs grupos:
Documentos sem vigncia administrativa
Documentos tramitados de consulta frequente
Documentos em tramitao e com vigncia administrativa
Debruamo-nos agora sobre os documentos sem vigncia administrativa, os quais nos aparecem com
enorme frequncia, quando iniciamos a organizao de um arquivo corrente, por vezes com quinze ou
mais anos, conservados em pastas de arquivo j muito deterioradas.
Este tipo de documentos, impedem de forma muito evidente, o arquivo de documentos que ainda se
encontram em plena actividade, sendo absolutamente desnecessrio inclui-los num novo sistema de
arquivo.
Temos ento que preparar a sua transferncia para o Arquivo Intermdio.
O primeiro passo a sua separao fsica do resto dos documentos do servio.
O segundo passo ser a eliminao do material no utilizvel, tal como caixas de arquivo e outras
unidades de instalao em mau estado, que devem ser eliminadas, reutilizando o material que esteja em
condies para tal.
O terceiro passo retirar clips, post-it, agrafes e outro material deste gnero, que servem para unir, apenas
de forma provisria, os documentos e que, a permanecerem neles os danificaro por vezes
irremdiavelmente, seja pela proliferao de ferrugem ou pelo ataque da cola ao papel, j de si muito
frgil.

Procedimento Transferncia
para Arquivo Intermdio
Separao

Eliminao do material inutilizvel

Retirar clips, post-it, agrafes, etc.

Eliminao notas manuscritas, fotocpias, etc.

Ordenao e instalao dos documentos

Remessa para arquivo intermdio

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O quarto passo eliminar notas manuscritas, cpias e drafts. frequente arquivar processos com o
manuscrito e a cpia macanografada quando a primeira no necessria. A documentao de carcter
pessoal encontra-se mais vezes que o desejvel, entre os documentos administrativos (postais, cartas,
facturas, cartes de visita, etc.).
O quinto passo ser a ordenao e instalao dos documentos. Os documentos instalam-se em caixas de
carto, prprias para arquivo definitivo. As caixas devm encher-se, sem no entanto impedir o seu fecho ou
provocar a sua deformao. Os documentos instalam-se nas caixas por anos, respeitando a ordem original
que tiveram nos servios, procedendo-se seguidamente numerao das caixas.
O sexto e ltimo passo a transferncia para arquivo intermdio, utilizando um formulrio prprio para o
efeito, que serve de controlo e garantia da transferncia, tanto para os servios, como para o arquivo
intermdio. A este formulrio chama-se normalmente a Guia de Remessa, que tem como informao
mnima os seguintes elementos:
-

Identificao do servio remetente


Descrio das unidades documentais
Datas extremas dos documentos (inicial e final)
Assinaturas dos responsveis pelo envio e recepo
Data do envio
Dados tcnicos sobre as caractersticas dos documentos, a completar pelo arquivo.

Estas guias so normalmente elaboradas com papel copiador (2 ou 3 folhas), sendo que o servio
remetente recebe uma das folhas com assinatura do responsvel pelo arquivo intermdio, complementada
com a cota, cdigo e tempo de custdia do documento no arquivo.
Com um arquivo devidamente organizado, o que inclui diversas normas como sejam as de Acesso e
eliminao, estes dados so fornecidos com o impresso do prprio servio, incluindo o Arquivo
Intermdio apenas a cota topogrfica, ou seja, o nmero atribudo unidade de instalao no prprio
arquivo.
Os ndices destas guias de remessa, conservam-se nos servios pelo menos durante trs a cinco anos, a
fim de servirem de controlo pelo servio, devendo ser a arquivadas junto com as normas de arquivo e
demais documentos relacionados com a organizao arquivstica.
No demais chamar a ateno, para o facto de que nem todos os documentos administrativos devem ser
remetidos ao Arquivo Geral. Os documentos de apoio e documentao informativa auxiliar devem ser
destrudos nos servios. Mesmo documentos originais, cuja conservao no seja pertinente, devem ser
destrudos depois de 2 ou 3 anos.
Note-se que a avaliao de documentos no tarefa fcil, uma vez que deve levar em conta mltiplos
aspectos, desde o facto de o documento ser demonstrativo de direitos, at ao facto de ser testemunho de
uma poca. Por isso mesmo se formam comisses multidisciplinares, para levar a cabo a avaliao de
documentos, com tcnicos da rea do direito, histria e arquivstica, os quais decidiro, juntamente com
os responsveis pelos servios, quais as sries que se destruiro, quais se conservaro permanentemente,
quais se conservam por perodos determinados de tempo, quais se conservam na totalidade e quais se
conservam parcialmente, etc., sempre contextualizando todos os aspectos com a legislao vigente. No
entanto, podem-se elaborar pequenas normas para a eliminao de cpias e documentos especialmente
irrelevantes para conservao.
5.3. DOCUMENTOS TRAMITADOS DE CONSULTA FREQUENTE. ORGANIZAO
Existe um grande volume de documentos nos servios que, apesar de j terem sofrido toda a tramitao
normal, por vezes h j alguns anos, so ainda, pela especificidade dos seus assuntos, documentos de
consulta frequente pelos servios:
Para servir de exemplo a processos idnticos.
Porque contm informao que ainda satisafz a necessidade de informao, interna e/ou
externa aos servios.

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Note-se que, mesmo tendo que ser consultados com frequncia, os documentos j tramitados podem ser
conservados fora da zona de trabalho diria. Os servios devem ter um espao de arquivo, onde se
conservem os documentos dos ltimos anos.
Documentos em tramitao ou de finalizao recente Arquivo na rea de trabalho.
Documentos finalizados h 1 ou 2 anos Arquivo no espao para o efeito.
Normalmente difcil conseguir um espao prprio para arquivo, para cada servio de uma instituio,
mas j se torna mais exequvel conseguir-se um espao para esse efeito, para ser utilizado por vrios
servios dessa mesma instituio. Ou ento, em alternativa, a criao de um espao bem delimitado para
arquivo, em cada servio, para arquivo dos documentos j tramitados.
muito importante cumprir os prazos que a Arquivstica refere como prazos precaucionais, pois eles no
so um mero capricho:
Necessidade de cumprir vigncias administrativas, legais, fiscais e penais.
Normal ausncia de servios de arquivo sistematizados.
Esta necessidade no obriga a que os documentos sejam custodiados pelos servios que os produziram ou
receberam. Esta a misso, por exemplo, de um Arquivo Geral, com funes de arquivo intermdio, o
que subentende:
Maior espao fsico para arquivo.
Ambiente controlado.
Medidas de segurana.
Pessoal tcnico preparado.
Estas premissas permitem que o servio de arquivo preste o mximo servio instituio, organizando e
conservando os documentos quando no so necessrios nos servios, o que pode ocorrer no fim de seis
meses.
Quando os servios dos quais os documentos so originrios, necessitarem de os consultar, vo do
arquivo geral aos servios. A poupana em material, mobilirio e tempo nos servios directamente
proporcional eficincia e eficcia na gesto dos arquivos correntes.
Os documentos com menor vigncia administrativa devero ser acondicionados em caixas prprias, com
indicao no exterior do seu contedo, para facilitar a consulta e colocadas nas partes mais inacessveis da
estanteria (prateleiras de baixo ou de cima), ou instaladas numa zona apropriada, como indicado
anteriormente. Se o local for compartilhado com outros servios, deve-se diferenciar bem a zona adstrita a
cada um.
Se existir uma rea de arquivo apenas para um servio, deve-se distribuir o espao por anos e dentro
destes por sries, o que torna mais fcil um posterior envio ao Arquivo Geral.
Quando se arquiva o ltimo ano, transfere-se o mais antigo, estabelecendo-se assim uma sistematizao
dos envios, o que evita a acumulao dos documentos nos servios.
6. A CRIAO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO
A Implantao de um sistema de arquivo, deve ter como base de partida, os documentos que se encontram
em tramitao ou que foram tramitados nos ltimos seis meses. Esta implantao, deve seguir os
seguintes passos:

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PASSOS PARA IMPLANTAO DO SISTEMA

Identificao de Sries

Quadros de Classificao

Ordenao fsica

Recuperao

Instalao
Normas

6.1. IDENTIFICAO DAS SRIES DOCUMENTAIS


A identificao correcta das Sries Documentais, so uma condio essencial para a boa organizao do
arquivo corrente, o que leva necessidade do conhecimento exacto do conceito de Srie Documental.
Se esta definio no estiver bem clara, em todos os elementos que trabalham com o sistema a
implementar, certo que algo vai falhar.
Note-se que, em quase todos os servios, encontramos referncias a termos como documentao de...
ou processo de..., seguidos de um assunto de que tratam os documentos. o exemplo da
Documentao do Ministrio ou Assuntos de Pessoal, e que quase nunca falta o de Assuntos
Vrios. Ora, estes grupos, no so sries documentais, pelo que temos que definir com mais preciso
esta unidade arquivstica.
6.1.1. O QUE UMA SRIE DOCUMENTAL?
Existe uma definio possvel e breve, que nos diz que a srie documental o conjunto de documentos
produzidos por um sujeito no desenvolvimento de uma mesma actividade administrativa e regulado pela
mesma norma jurdica e/ou de procedimento.
Estamos aqui a falar das mesmas competncias e de mesmas normas de procedimento, o que de fixar,
porque so o verdadeiro cerne da questo.
Uma instituio tem diversas competncias e para a sua gesto deve exercer um determinado nmero de
funes, o que faz atravs de rgos administrativos. Para isso fundamental conhecer as funes da
instituio, mas no chega para distinguir as sries documentais nos servios, sendo imprescindvel
elaborar os quadros de classificao, a fim de estruturar hierarquicamente todo o fundo documental.
Mas tal no a forma de reconhecer as sries documentais, para isso temos que examinar quais so as
actividades que se originam para desenvolver essas funes, ou seja, o conjunto de aces desenvolvidas
para conseguir atingir os objectivos, que normalmente so aces ditadas por normas preestabelecidas.
Estas normas so preestabelecidas de diversas formas:

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Legislao
Normas de procedimento
Costume
Combinao das anteriores

CRIAO DE TIPOS E SRIES DOCUMENTAIS

FUNO

Actividade 1

Actividade 1

Actividade 1

Operao especfica
(trmite)

Documento
(Tipo Documental)

Sem suporte
documental

Srie Documental

A actividade administrativa decorre pelos caminhos mais variados, mas fica fixada em documentos, com
algumas raras excepes. Ora quando a actividade administrativa se fixa em documentos, falamos de
tipos documentais, enquanto: unidade documental produzida por um organismo no desenvolvimento de
uma actividade concreta, regulada por uma norma preestabelecida e cujo formato, contedo informativo e
suporte so homogneos. a unio de tipos documentais iguais que forma a Srie Documental, como
o caso por exemplo, da srie documental de Actas, formada por todas as actas correspondentes s
reunies de um determinado rgo.
6.1.2. A SRIE DOCUMENTAL E OS SEUS PROBLEMAS
Para um melhor entendimento da srie documental, devemos compreender a diferena entre os
documentos resultantes de procedimentos formalizados e dos documentos resultantes de procedimentos
no formalizados. Enquanto os documentos resultantes de procedimentos formalizados so expresso de
uma tramitao preestabelecida pelo direito positivo, e normalmente so expressos apenas os
procedimentos de especial transcendncia, os documentos resultantes de procedimentos no formalizados
expressam tramitaes no preestabelecidas pelo direito positivo, ficando a mesma ao cuidado do agente
instrutor.
A no existncia de normas pode ter consequncias, j que a no existncia de procedimentos
previamente estabelecidos, facilmente pode levar a diluir-se a ideia de processo, ou seja, de relao
documental existente entre umas aces e outras, necessrias para a tomada de decises, levando a que a
tramitao de um assunto possa ser camuflada, tornando impossvel, no futuro, a recuperao da
informao completa.
Um dos principais problemas, na hora de identificar as sries documentais, a no criao de processos e
a criao de falsas sries, como por exemplo a criao de uma falsa srie de Actas de concursos de
aquisio de viaturas em vez da criao de Processos de aquisio de viaturas srie da qual faz parte o
tipo documental Actas.
Isto leva-nos a outra parte do problema, ou seja a diferena entre o tipo documental e a srie documental:

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TIPO DOCUMENTAL

SRIE

uma unidade documental

um conjunto de documentos

produzido por uma unidade documental

Forma-se partindo de uma actividade administrativa

produzido por uma mesma norma

Produzido por uma mesma norma

Formato, contedo informativo e suporte


homogneos

Nem o formato, nem o contedo, nem o suporte tm


que ser homogneos

Pode-se formar uma srie com tipos documentais iguais, mas tambm se pode criar uma srie com tipos
documentais distintos quanto ao formato, contedo informativo ou suporte, desde que partam de uma
mesma actividade administrativa.
Assim, o que identifica uma srie documental, no o contedo informativo, que apenas mais uma das
suas caractersticas, pelo que nunca se formam as sries tendo em conta o assunto de que tratam os
processos.

POSSIBILIDADES DE FORMAO DE SERIES DOCUMENTAIS


Actividade Administrativa

Sem suporte

Com suporte
Norma Preestabelecida
Tipo
Documental

Tipo
Documental

Srie

Srie

Tipo
Documental

Tipo
Documental

Srie

6.2. A CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS


Uma vez identificadas as sries documentais, entramos na Classificao dos documentos, uma vez que
temos que estruturar esse conjunto de documentos, seguindo uma ordem hierrquica e de acordo com um
critrio, com a finalidade de o colocar por escrito e elaborar, dessa forma, um Quadro de Classificao
que servir de base para a organziao do arquivo.
A Classificao a operao intelectual que consiste no estabelecimento das categorias ou grupos, que
reflictam a estrutura orgnica e/ou funcional do fundo documental, pressupondo sempre a criao de
grupos, de famlias, agrupadas hierrquica ou estruturalmente dentro de um conjunto 9
9

Antonia Heredia Herrera. Archivstica genral: Teoria y Prctica. Sevilha, Servicio de Publicaciones
de la Deputacin, 1991, p. 256

- 23 -

6.2.1. CRITRIOS DE CLASSIFICAO


A classificao de documentos pode efectuar-se seguindo dois critrios:
Orgnico
Funcional
Podemos encontrar nos manuais tradicionais, um terceiro critrio para a classificao, que o critrio
temtico, mas como veremos mais adiante, este um critrio prprio da ordenao e no da
classificao, j que o contedo informativo dos documentos nunca pode servir para a sua classificao.
Dizemos que utilizamos um critrio orgnico para fazer a classificao, quando as sries documentais se
estruturam de acordo com o organograma de uma instituio. Assim, por exemplo, se vamos classificar
documentos da area do pessoal, que est estruturado em trs divises e quatro seces, cada uma com a
sua prpria denominao, agruparemos os documentos de acordo com essas denominaes e debaixo
dessa dependncia hierrquica.
Utilizamos o critrio funcional quando estruturamos um fundo de acordo com as funes e actividades
que se levam a cabo na instituio. Actividades e funes que no tm que coincidir com a estrutura
organizativa da instituio. J que um servio administrativo pode desenvolver mais do que uma funo
ou, pelo contrrio, criar-se um servio apenas para desenvolver uma actividade.
O termo classificao comum a todos os profissionais da documentao, tanto arquivistas como
bibliotecrios e documentalistas o utilizam, pelo que at pocas muito recentes, se misturavam conceitos
e definies. Nas bibliotecas e centros de documentao trabalha-se com documentos, mas so
documentos resultado da investigao ou da criao literria de uma pessoa ou de uma equipa, nunca so
o resultado do normal desenvolvimento de uma funo. De igual forma, no conservam originais, como
o caso dos documentos que formam os arquivos, mas sim com documentos que se podem encontrar em
muitos outros locais. Estas duas caractersticas:
No ser resultado de uma actividade continuada no tempo por uma instituio ou pessoa fsica.
No serem originais.
juntamente com o seu claro contedo informativo, elaborado propositadamente para a sua compreenso,
leva a que estes fundos se possam estruturar de acordo com o terceiro critrio, a que chammos
temtico. No entanto, aplicar este critrio s vem piorar os problemas de organizao do arquivo, j
que:
No segue a ordem natural da criao das sries.
Impede a localizao dos processos a mdio e longo prazo.
Aumenta o nmero de fotocpias, fazendo proliferar os documentos.
Veja-se o exemplo de uma Secretaria de uma Cmara Municipal, com muitas funes atribudas, na qual
se efectuou uma classificao temtica, tendo em conta a variedade de assuntos que se tramitam. Os
termos eleitos foram os seguintes:
ESCOLAS
OBRAS
ASSISTNCIA SOCIAL
PROTOCOLOS
Como se classificariam os seguintes documentos?: Projecto de construo da escola X, Requerimento
para envio de material escolar para o Bairro das Lagartas, Protocolo com a Junta de Freguesia de
Lamares para obras no Centro de Assistncia Social.
E como se recuperariam estes documentos com rapidez? que para obviar ao inconveniente de existirem
mltiplos assuntos pelos quais se podiam classificar os documentos, recorreramos fotocpias, o que iria
aumentar inexoravelmente o volume do arquivo, diminuindo a sua eficcia.

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impossvel aplicar uma classificao por assuntos, a todo o arquivo de uma instituio e mesmo de um
servio, dada a complexidade das estruturas organizativas. Apesar disso, este o critrio mais utilizado na
maioria dos servios pblicos, mesmo com as suas evidentes desvantagens. Isto acontece, porque se trata
de um critrio muito simples de aplicar e muito aplicado na nossa vida quotidiana, uma vez que os seres
humanos se movem por assuntos e da as frases como: tenho um assunto em mos ou tenho que
resolver um assunto. A classificao por assuntos algo natural, esquecendo-nos que o desenvolvimento
das tarefas administrativas devem ser sempre sujeitas a um mtodo e que este no pode ser natural, mas
fruto de uma experincia e estudo aprofundados.
6.6.2. O QUADRO DE CLASSIFICAO: ESTRUTURA
A Classificao, enquanto tarefa intelectual, no seria de muita utilidade, se no fosse fixada por escrito.
por este motivo que se elaboram os denominados Quadros de Classificao, que se podem definir
enquanto instrumentos de consulta que reflectem a organziao do fundo documental e indica os dados
essenciais da sua estrutura.
De acordo com as suas caractersticas, esses quadros podem ser orgnicos ou funcionais, apresentando
ambos vrias vantagens e inconvenientes.
Os Quadros de Classificao que seguem o organograma de uma instituio, resultam muito simples de
elaborar, uma vez identificadas as sries documentais, mas s so aconselhados para arquivos de
instituies ou servios que suponham um crescimento ou alteraes muito pequenas. o caso de
algumas empresas e de servios de pequena e mdia dimenso. As desvantagens que apresentam resultam
evidentes, sendo a principal delas a obrigao de alterar o quadro medida que se produzem alteraes
organizativas e considerando, como veremos, que os quadros devem ser codificados em todos os seus
nveis de uma forma hierrquica. Desta forma, quanto menos alteraes sofrer o quadro melhor.
Os quadros de classificao devem elaborar-se para toda uma instituio, quer dizer, deve ser nico e
servir para todo o sistema de arquivos, desde os arquivos correntes ao arquivo histrico, pelo que, no caso
de estarmos perante uma instituio de grande complexidade e sujeita a grandes alteraes orgnicas, o
Quadro de Classificao orgnico no de todo aconselhvel.
Apesar de tudo, os quadros orgnicos constituem uma ajuda imprescindvel, como ponto de partida para a
organziao de um arquivo corrente, pois podem ser utilizados como instrumento de trabalho para atribuir
a cada servio as sries que vamos identificando.
Os Quadros de Classificao baseados nas funes e actividades de uma instituio, oferecem a enorme
vantagem de estas no mudarem to frequentemente. No entanto, a elaborao de um Quadro de
Classificao funcional nem sempre uma tarefa simples. Em primeiro lugar preciso conhecer
perfeitamente todas as funes e actividades de toda a instituio, para que o quadro seja um instrumento
duradouro. Estes quadros devem elaborar-se para todos os documentos de todos os arquivos correntes da
instituio.
Neste contexto, cada servio utilizar a parte do quadro que seja afecta aos documentos que lhe so
afectos. Em caso nenhum se deve elaborar este quadro a partir dos servios, j que o resultado final seria
duvidoso, uma vez que existem em cada servio documentos fotocopiados que so atribuio de outros
servios.
No entanto, podemos elaborar um Quadro de Classificao funcional apenas para um servio, quando no
se preveja a possibilidade de tal seja feito para toda a instituio. Neste caso, ser necessrio detectar a
funo principal desse servio, para depois passar a estudar as actividade que se levam a cabo. H que ter
em conta que a funo s coincidir com o nome do servio quando o sistema de organziao muito
complexo, como ocorre nas instituies de grande dimenso. Nestes casos o Quadro de Classificao
funcional tende a confundir-se com o orgnico.
Um Quadro de Classificao estrutura-se sempre por nveis ou categorias. Comea-se por eleger as
categorias mais gerais, para ir descendo at finalizar na descrio das sries documentais ou
inclusivamente no tipo documental.

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Os nveis que se elegem podero ser os rgos administrativos ou as funes e actividades, segundo a
opo por um ou por outro sistema. Estes nveis denominam-se Seces e Subseces do Quadro de
Classificao.

ESQUEMA DE NVEIS DE CLASSIFICO DE UM FUNDO

FUNDO
SUBFUNDO

SECO

SECO

SUBSECO
O

SUBSECO

SRIE

TIPO
DOCUMENTAL

SRIE

SECO

SRIE

SRIE

TIPO
DOCUMENTAL

Adaptado de ICA. ISAD(G): Norme gnrale et internationale de description archivistique. Deuxime dition. Ottawa, 2000

Note-se que, de acordo com o exemplo apresentado, nem sempre imprescindvel criar subseces no
Quadro de Classificao. De igual forma, no obrigatrio criar seces. Se estivermos a elaborar um
Quadro de Classificao para um servio no qual s identificmos trs ou quatro srie documentais de
actividades diferentes, seria pouco prtico criar uma seco para cada srie.
Podemos mesmo dizer, que um dos erros principais no momento de criar um Quadro de Classificao a
proliferao de subseces. Isto acontece porque se esquece que o dado determinante na altura de
elaborar o Quadro o nmero de sries documentais diferentes que se identificam na prtica.
Num servio onde se produza um nmero inferior a seis sries documentais dentro da mesma funo, no
pede a criao de seces diferentes.
No que respeita s sries documentais, podemos contar que em servios cuja produo documental
muito grande, os documentos de um mesmo tipo documental daro lugar a uma srie. Por outro lado, em
servios com produo documental menor, a srie pode formar-se por tipos documentais diferentes, desde
que se produzam no desenvolvimento de uma mesma actividade administrativa e esteja regulada por uma
mesma norma jurdica e/ou de procedimento.
o exemplo de um Servio de Cultura em que se tramitam por ano trs processos de actividades culturais
(teatro, cinema, visita ao museu) e uma vez de quatro em quatro anos um certame de poesia e um
acampamento de vero para crianas. Seria despropositada a criao das sries: Processos de
Actividades Teatrais, Processos de Actividades Cinematogrficas, Processos de Actividades
Museolgicas, Processos de Certames de Poesia, Processos de Actividades de Acampamentos
Infantis. Seria suficiente criar a srie Processos de Actividades Culturais e Sociais.

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Devemos no entanto ter em considerao, que no obstante o referido anteriormente, existem documentos
nas instituies que, pela sua importncia especial, devem dar origem a entradas especficas no Quadro de
Classificao, como por exemplo a de Relatrios Anuais, que como se depreende s ter um processo
por ano.
Finalmente, consideremos que se deve evitar a criao de uma srie nica no Quadro de Classificao,
quando os documentos sejam resultado de diferentes actividades, s porque so tratados por um mesmo
servio, erro que muitas vezes cometido, na elaborao destes instrumentos de trabalho.
6.2.2.1. CARACTERSTICAS DOS QUADROS DE CLASSIFICAO
Um Quadro de Classificao, para que seja correcto e funcione como instrumento eficaz, deve reunir as
seguintes caractersticas:
Aberto a novas incluses, seja na estrutura dos nveis, no sistema de codificao, na forma de
dispor as series, devendo prevenir-se a possibilidade de incluir novas series ou novas seces e
subseces.
Deve ter poucas subdivises, j que um excesso na hierarquizao do fundo aumenta a
possibilidade de erro e de recusa na sua aplicao por parte dos utilizadores.
Excluir a rubrica de VRIA, j que a sua incluso num Quadro de Classificao no significa
mais que uma incapacidade de compreender os documentos. Nos arquivos correntes o seu
emprego vem tradicionalmente unido aplicao de critrios de classificao por assuntos. Com
a aplicao de um critrio funcional este problema elimina-se.
Deve ser desenhado para que no se tenham que introduzir grandes alteraes,
independentemente das alteraes de organziao porque passam os servios.
Deve estar sempre codificado, e sendo possvel a codificao deve estar dotada de um
significado, quer dizer, que determinadas letras ou nmeros por si ss, dem uma Informao
sobre os documentos.
Deve incluir os documentos de apoio gesto, que geralmente em forma de fotocpias se
recebem de outros servios da instituio.
O ttulo escolhido para cada seco ou subseco do Quadro de Classificao deve responder s seguintes
caractersticas:
1.
2.
3.
4.
5.

Ser representativo do sistema de classificao aplicado aos documentos.


Reflectir o contedo dos documentos reagrupados.
Estar formado por palavras que possuam um carcter informativo.
Ser breve.
Ser exclusivo, ou seja, evitar que um mesmo ttulo possa servir a duas seces ou subseces
diferentes de um mesmo fundo.

Quanto hierarquia, independentemente de qual seja a ordem dada s seces e subseces, devem-se
respeitar os seguintes princpios:
As seces e subseces cujo contedo seja mais genrico, devem preceder aquelas cujo
contedo seja mais especfico.
Devem aparecer em primeiro lugar aquelas que contenham a mxima informao sobre a
hierarquia, as funes e as actividades do criador do fundo.
As seces e subseces relativas poltica e s decises devem preceder as que se referem sua
implementao e aplicao prtica.
6.2.2.2. SISTEMAS DE CODIFICAO DO QUADRO DE CLASSIFICAO
Os Quadros de Classificao, para que sejam um instrumento til de localizao de documentos, devem
ser codificados em toda a sua estrutura. A classificao escolhida deve ser simples e ter o nmero
suficiente de caracteres para responder s exigncias da estrutura de classificao.
Existem trs tipos de cdigos:
Alfabticos
Numricos

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Alfanumricos
Cdigo alfabtico
A codificao alfabtica, como o seu nome indica, consiste em anexar ao Quadro de Classificao uma
letra do alfabeto ou uma combinao de letras.
Considerando que o nmero de letras tem uma limitao bvia e que a prtica desaconselha a utilizao
de cdigos alfabticos com mais de duas letras, este tipo de cdigo desajustado para ser aplicado a uma
estrutura hierrquica de um Quadro de Classificao de toda uma instituio.
Cdigo numrico
Neste tipo de cdigo, anexamos a cada diviso do Quadro de Classificao, um algarismo ou um conjunto
de algarismos.
um tipo de cdigo com uma enorme flexibilidade, devido ao grande nmero de possibilidades
existentes para a formulao de cdigos.
No entanto, esta enorme flexibilidade est igualmente ligada ao perigo de fazer um grande nmero de
subdivises no quadro, o que complica a sua utilizao, principalmente enquanto instrumento de
recuperao da informao.
Existem dois tipos mais utilizados de cdigos numricos:

Cdigo Numrico Consecutivo


Cdigo Numrico Significativo

No Cdigo Numrico Consecutivo, atribumos um nmero sequencial a cada srie documental, ou seja:
41. Processos individuais
42. Listas mensais de presenas
43. Mapas enviados ADSE
Neste caso, os nmeros no obedecem a uma hierarquizao lgica, ou seja, por si s os nmeros no
significam nada. por esta razo que este sistema de codificao, est sempre associado utilizao de
recursos informticos, que permite a recuperao da informao.
Normalmente, os cdigos numricos consecutivos no ultrapassam quatro caracteres, sendo esse o
nmero mximo aconselhvel para um Quadro de Classificao.
Note-se que, a utilizao do cdigo numrico consecutivo, ao no reproduzir a estrutura do fundo, uma
vez que os nmeros por si s nada dizem, induz uma perda de informao muito acentuada.
No Cdigo Numrico Significativo, os cdigos numricos utilizados, correspondem estrutura
hierrquica da classificao. Neste caso, oferecem mais informao, sendo a sua aplicao muito menos
fria. A diviso deste tipo de codificao feita por:

Cdigo Numrico Significativo Decimal


Cdigo Numrico Significativo por Blocos

No Cdigo Numrico Significativo Decimal, utilizamos agrupamentos decimais aos quais se d um


significado, dentro da estrutura hierrquica do quadro. Num quadro de classificao orgnico de uma
grande instituio, podiam-se utilizar os milhares, as centenas e as dezenas:

70 000. rea de Urbanismo


71 000. Servio de Planeamento
71 100. Seco de Obras

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71 140. Processos de Licenciamento


71 141. Processos de Licenciamento de Habitao Unifamiliar
O Cdigo Numrico Significativo por Blocos, assemelha-se com o cdigo numrico significativo
decimal, s que atribumos aos nmeros uma significao especial, relacionada com as funes e
actividades de uma instituio:
Urbanismo
07

Memorandos Internos
345

Oramento
08

Memorandos Internos
345

345-007. Memorandos internos relativos ao urbanismo


345-008. Memorandos internos relativos ao oramento
Cdigo Alfanumrico
Como diz o seu nome, o Cdigo Alfanumrico uma juno dos dois tipos de cdigos anteriores. Dos
vrios tipos de cdigos alfanumricos, interessa destacar o Cdigo Alfanumrico Simples e o Cdigo
Alfanumrico Significativo.
O Cdigo Alfanumrico Simples emprega para as Seces do Quadro de Classificao um cdigo
alfabtico, e um cdigo numrico para as Subsecces:
A. Urbanismo
A. 1000 Planeamento
A. 1100 Obras de conservao
O Cdigo Alfanumrico Significativo semelhante ao anterior, s que os cdigos alfabticos que utiliza,
remetem para a intitulao das Seces:
U. Urbanismo
5.2.2.3. ORDENAO DAS SRIES NO QUADRO DE CLASSIFICAO
Para proceder ordenao das sries no Quadro de Classificao, existem dois sistemas:

Ordenao Alfabtica
Ordenao Cronolgica

Ambas tm as suas vantagens e os seus inconvenientes. No primeiro caso as sries dispem-se dentro das
seces, em funo da primeira pela qual comece a denominao da srie e assim sucessivamente:

Correspondncia recebida
Folhas de...
Listas de...
Processos de...
No segundo caso, as sries dispem-se seguindo a ordem de criao das mesmas. Note-se que difcil
estabelecer a altura certa em que foi criada uma srie. A maior parte da sries so criadas pela tradio
administrativa e algumas pela alterao de normas existentes nas instituies, que alteram determinados
procedimentos administrativos.
Assim, caso exista registo escrito da altura em que foram criadas as sries e que este sistema se possa
utilizar de forma contnua, ele pode ser utilizado, mas sempre com ateno ao facto de no ser
aconselhvel atrasar a elaborao do quadro, por se demorar muito tempo a determinar a data de criao
das sries.

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Quanto ordem alfabtica, podemos dizer que o mtodo de ordenao mais adequado, desde que no se
codifiquem as sries no Quadro de Classificao seguindo um sistema numrico correlativo, j que a
incluso de novas series que vo surgindo, romperia o sistema alfabtico em benefcio de uma
codificao numrica.
Se utilizarmos cdigos significativos podamos dispor em primeiro lugar as series produzidas pelos
prprios servios e que so de custdia permanente, seguidas das series de custdia temporal, para
terminar com as series que, como documentos de informao, recebe o servio como original mltiplo ou
como fotocpia.
6.3. A ORDENAO DOS DOCUMENTOS
Uma vez elaborado o Quadro de Classificao dos servios, abordaremos trs etapas interrelacionadas na
criao de um sistema de arquivo:
A Ordenao
A recuperao
A instalao
Comearemos pela ordenao. Se bem que convm destacar que num arquivo corrente a ordenao e a
instalao so etapas que se sobrepem e que, por sua vez esto estreitamente relacionadas com os
sistemas de recuperao dos documentos e da informao. E tudo isto, seguindo o ritmo marcado pela
classificao.
Num Arquivo Histrico o Quadro de Classificao tem como utilidade a recuperao da informao de
uma forma intelectual, mas o acesso fsico aos documentos s ser possvel utilizando outros
instrumentos, tais como os ndices topogrficos ou inventrios. Os documentos nos depsitos instalam-se
em caixas s quais de d um cdigo de localizao que se denomina de cota e que deve ser um nmero
correlativo (sequencial). Pode acontecer que estas caixas ou unidades de instalao contenham series de
diferentes seces do Quadro de Classificao. Operaes como classificao, ordenao e instalao
esto perfeitamente delimitadas.
Num arquivo corrente ordenam-se e instalam-se os documentos de acordo com o Quadro de
Classificao, e para alm disso estabelece-se uma ordem para as unidades que compem a serie
documental.
Para tal temos que abordar a Ordenao sobre dois aspectos:
Ordem estabelecida pelo Quadro de Classificao
Ordenao das unidades documentais que formam a serie
6.3.1. ORDEM ESTABELECIDA PELO QUADRO DE CLASSIFICAO
Partindo do Quadro de Classificao, as pastas de arquivo dispe-se nas estantes seguindo a ordem
marcada por ele. Podemos dizer que o arquivo est ordenado fsicamente seguindo a sequncia
estabelecida pela classificao intelectual.
Para tal, imprescindvel que o Quadro de Classificao esteja codificado. As pastas ou caixas de arquivo
podem levar a codificao escrita na lombada, utilizando bolsas de plstico para o efeito. Uma vez
memorizados os cdigos, a sua aplicao tem vantagens evidentes:
As pastas so reutilizveis, j que se conservam no servio apenas os documentos do ano em
curso ou em trmite, o que evita colocar o ano nas lombadas e, logo, no se tm que abrir novas
pastas quando os documentos so transferidos.
Ao colocar apenas os cdigos nas lombadas, sem especificar o contedo, consegue-se que s o
pessoal conhecedor do sistema possa ter um acesso rpido aos documentos, com o que se
elimina ao mximo a possibilidade de perda de controlo sobre eles, garantindo-se igualmente a
confidencialidade.

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Note-se que, como veremos adiante, o cdigo da serie pode incluir-se como referncia em todos so
documentos que tramitam no servio, com o que se agiliza a operao de arquivo e recuperao.
6.3.2. ORDENAO DAS UNIDADES DOCUMENTAIS DAS SERIES. TIPOS
Podemos definir ordenao como a operao de unir os elementos ou unidades de um conjunto,
relacionando-os uns com os outros, de acordo com uma ordem preestabelecida. Vejamos qual pode ser
essa ordem, para o que estabelecemos dois nveis.
Num primeiro nvel colocaremos:
Ordem cronolgica
Ordem alfabtica
Num segundo nvel colocaremos entre outras:
Ordem numrica
Ordem numrica-cronolgica
Ordem alfanumrica
Ordem por conceitos ou assuntos.
A razo de apresentar dois nveis de ordenao, a de que ao primeiro nvel pertence uma ordenao
natural, que no necessita de um plano de ordenao, determinado com um exerccio intelectual prvio.
Os documentos ordenam-se seguindo a ordem natural de criao (ordenao cronolgica), ou ordenam-se
seguindo a primeira letra ou palavra destacada que leva o documento (ordenao alfabtica).
No segundo nvel elegeram-se elementos que se encontram no contedo informativo do documento (data,
assunto, lugar, etc.), ou ento um elemento externo que se lhes anexa, como por exemplo um nmero.
Temos que ter em conta que na ordenao das series, podemos utilizar ao mesmo tempo, mais do que um
tipo de ordenao. Por exemplo, podemos ordenar a correspondncia por assuntos ou por remetente, mas
dentro destes grupos os documentos tero que ter outra ordem, como por exemplo a cronolgica.
Em cada servio, o sistema de ordenao escolhido, tem que estar relacionado com o sistema de
recuperao.
Vejamos a aplicao dos distintos sistemas de ordenao e a sua aplicao a algumas sries documentais:
Ordem cronolgica
A unidade eleita para a ordenao a data dos documentos. Os documentos administrativos tm,
normalmente, duas datas:
Data do momento da sua criao.
Data do registo geral de entrada ou de sada.
A data que se deve considerar para a ordenao a data do Registo, isto porque:
a mais prxima da realidade.
Tem valor legal.
Os documentos ordenam-se primeiro por anos, depois por meses e finalmente por dias.
Numa pasta de arquivo, os documentos que encontramos em primeiro lugar, devem ser os mais antigos.
Note-se que a tradio administrativa aponta para o contrrio, no entanto, a prtica demonstra duas
realidades importantes:
Ao arquivar o documento leva-se o mesmo tempo.
A recuperao mais rpida se colocar o mais antigo em primeiro lugar.

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Quanto ordenao cronolgica dos processos, ela deve ser feita pela data de incio dos processos e no
de finalizao do expediente ou da tramitao do mesmo.

Ordenao alfabtica
Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. um sistema que se aplica principalmente a
documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades.
apenas recomendvel para servios com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de
crescimento, j que apresenta alguns problemas:
Que letras vo crescer mais?
A alfabetao feita sempre da mesma forma? (exige normas claras)
Ordenao numrica
Os documentos so ordenados seguindo a srie de algarismos, do nmero um em diante.
Num servio o nmero pode ser atribudo por um Livro de Registo (manual ou automatizado), elaborado
pelo servio para controlo dos documentos.
O principal problema que apresenta a tendncia para utilizar a ordem numrica de entrada,
independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, se
criar processos nem respeitar as sries documentais.
A ordenao numrica pura, no muito aconselhvel para a ordenao de documentos, com a excepo
de processos de pessoal, aos quais se atribui os nmeros mecanogrficos do funcionrio.
A utilizao de um nmero sem o relacionar com outros elementos informativos, como a data, o ttulo do
processo, o nome da srie ou outro, limita as possibilidades de recuperao da informao.
Note-se ainda que, trabalhar com nmeros excessivamente altos, motiva que se cometam erros de escrita
e de arquivo dos documentos.
Ordem numrico cronolgica
A ordenao feita por anos e dentro desta por um nmero sequencial.
um dos sistemas mais utilizados na ordenao de documentos administrativos. Exige que se coloque o
sistema de ordenao em relao com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere
a cada nmero.
Este sistema aplica-se a sries muito volumosas.
O nmero do ano serve de referncia no momento da tramitao, facilitando muito o trabalho, facilitando
igualmente o trabalho de instalao.
Convm notar que, como sistema de ajuda para a recuperao de informao inoperante se no for
acompanhado de um instrumento gil que possibilite a busca rpida por algum dos dados contidos no
processo.
Ordenao Alfanumrica
Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero.
Pode utilizar-se a primeira letra pela qual comea o assunto do processo, como por exemplo:
Processo de Obras n 34 34/O
Ou dar a cada letra um significado:

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A Processos de habitao unifamiliar


B Processos de loteamento industrial
Este sistema aconselhado para volumes documentais pequenos, sendo no entanto muito utilizado, por
exemplo nas Cmaras Municipais, porque se substitui aos instrumentos de recuperao.
Dentro de uma mesma srie prefervel utilizar uma ordenao numrica cronolgica e elaborar um
ndice para recuperar a informao pelo contedo do processo.
Ordenao Temtica
Dentro de uma mesma srie os documentos ordenam-se de acordo com um ndice previamente elaborado.
um sistema aconselhvel quando existe grande volume de documentos.
Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronolgica.
Na elaborao do ndice os conceitos podem-se colocar por ordem alfabtica ou hierrquica.
um sistema indicado para a correspondncia, veja-se por exemplo:
Correspondncia da Direco
Com associaes Desportivas
Com Associaes Profissionais
Com Associaes Religiosas
Com Escolas

Se cada conjunto por si s tiver um volume documental considervel, susceptvel de uma nova
ordenao interna.
6.4. A RECUPERAO DOS DOCUMENTOS
6.4.1. FACTORES E CONDIES
Os servios tm quatro necessidades importantes em relao aos documentos:

Saber como arquivar.


Saber como encontrar
Conhecer as fases de tramitao de processos.
Obter com rapidez uma informao solicitada

Saber como arquivar foi o que vimos at aqui. Agora vejamos como obter maior controlo num arquivo
corrente, com a finalidade de recuperar os documentos mais facilmente.
Um maior controlo passa por medidas implementadas logo no momento da criao dos documentos,
dando importncia aos seguintes aspectos:

Normalizao e racionalizao de impressos e formulrios.


Identificao do documento.
Controlo da circulao dos documentos.

6.4.1.1. NORMALIZAO E RACIONALIZAO DE IMPRESSOS E FORMULRIOS


Existe hoje uma noo generalizada de que os documentos e processos administrativos, devem ser objecto
de normalizao.

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Pretende-se que cada srie ou tipo documental obedea a caractersticas iguais e a formatos idnticos.
Esta uma ideia que se afirma na dcada de 60 do Sc. XX, com o surgimento da Organizao e
Mtodos como disciplina, com a consequente aplicao dos princpios de eficincia e eficcia na
elaborao de formulrios e normalizao de impressos.
um objectivo ainda longe de ser atingido, mas que fundamental para a diminuio dos documentos e
para a racionalizao dos arquivos.
A racionalizao de impressos e formulrios supe a implementao de algumas medidas fundamentais:

Suprimir documentos no necessrios. Normalmente documentos criados pelos funcionrios


para controlo de tarefas, estatsticas, etc, e que so multiplicados vezes sem conta.

Simplificar. Ou seja eliminar dados suprfluos, j que os dados pedidos a mais ficam
normalmente em branco, originando maior ineficcia e aumento do volume de papel ou de
outros suportes, necessrio para arquivar.

Utilizar elementos fisicamente agregadores dos documentos. Ou seja a utilizao de capilhas ou


outras unidades de instalao para os documentos que faam parte de uma mesma tramitao ou
processo, e que sejam eles prprios identificadores desses documentos.

Utilizar o formato DIN A4, como referncia bsica do documento de arquivo, em detrimento de
outros formatos.

6.4.1.2. IDENTIFICAO DO DOCUMENTO


A identificao do documento, tambm contribui para o controlo e recuperao do documento desde a sua
criao, nele relevando dois aspectos fundamentais quanto identificao:

Identificao do autor
o
o
o

Cientfico ou espiritual
Material
Jurdico ou responsvel pela consequncia final do contedo
Identificao da srie documental

Estes so os aspectos mnimos, que devem eles prprios constar do documento, atravs de referncias
bem claras, tal como est previsto alis, na norma portuguesa para a elaborao de ofcios.
6.4.1.3. CONTROLO DA CIRCULAO DE DOCUMENTOS
O extravio de documentos um enorme problema, com o qual as instituies se tm que debater no dia-adia., devido sobretudo ausncia de controlo da circulao e emprstimo dos documentos entre os seus
servios, gerando muito tempo perdido a procurar documentos que algum levou!.
No caso de existir um sistema de arquivo, igualmente fundamental controlar as transferncias de
documentos, seja entre os arquivos correntes dos servios, ou dos servios para as zonas de arquivo
intermdio.
Deve-se assim controlar a circulao de documentos:

Entre os servios
Com o Arquivo Geral

Entre os servios
Existe uma primeira circulao, do servio que faz o registo geral, para cada um dos servios da
instituio. O ideal que os documentos sejam a codificados e classificados. Tal situao implica enorme

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organizao e grande conhecimento do sistema organizativo, assim como do classificador geral, por parte
do servio que faz o registo geral. Mas uma situao com enormes benefcios a curto prazo.
A circulao entre os outros servios produz-se por dois motivos:

Consequncia da tramitao.
Consulta de documentos j tramitados.

Se consequncia da tramitao, a sada dos documentos dever deixar prova escrita no Livro de Registo
de Processos ou em ficheiro prprio, da data, pessoa e assinatura de quem tem o documento.
Se consequncia da consulta de um documento finalizado, deve-se elaborar um FICHA DE
EMPRSTIMO, que tenha os seguintes dados:

Data do emprstimo.
Data prevista de devoluo.
Cdigo de clasificao.
N de flios.
N do processo.
Nome de quem o retira.
Assinatura.

A ficha deve ser elaborada com duas vias:

Uma para um ficheiro, ordenado por data prevista de devoluo.


Uma para ocupar o lugar do documento retirado.

Entre os servios e o Arquivo Geral


A circulao de documentos com o Arquivo Geral, subentende duas operaes fundamentais:

Envio de documentos ao Arquivo Geral


Emprstimo de documentos pelo Arquivo Geral

O envio de documentos ao Arquivo Geral conhecido como TRANSFERNCIA, a fim de que os


documentos sejam a conservados e sirvam para consulta aos outros servios e aos cidados e so
entregues com uma GUIA DE REMESSA.
O emprstimo de documentos, produz-se quando um servio solicita um documento ao Arquivo Geral,
atravs de uma FOLHA DE REQUISIO. Uma folha com trs vias, com a data de requisio e
descrio dos documentos e a assinatura do responsvel na altura do emprstimo e na da devoluo. As
trs vias so:

Uma para acompanhar o documento.


Outra permanece no arquivo.
Uma coloca-se no lugar que ocupa o documento.

6.4.2. ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERAO DOS DOCUMENTOS E DA


INFORMAO
Os instrumentos de descrio so documentos elaborados por um servio, com a finalidade de obter uma
informao rpida do contedo e da localizao dos documentos.
partida, as opes para elaborao destes instrumentos so:
Recuperao tradicional:
o
o

Livros
Ficheiros convencinais

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Recuperao automatizada:
o
o

Bases de Dados
Arquivo electrnico

A elaborao destes instrumentos necessita de ser feita quando:

Se necessita satisfazer com rapidez um pedido de informao.

O volume documental de uma serie seja to grande que seja impossvel o seu controlo apenas
com os sistemas de instalao ou de ordenao.

Instrumento
Tradicional

Objectivo

Instrumento
Automatizado

Livro de controlo

Controlo ordenao processos

Registo automatizado

Ficheiro Convencional
Livro Seguimento
Ficheiro
Convencional

Seguimento dos processos


Recuperao informao
Recuperao documentos
Arquivo e recuperao de
documentos de apoio
informativo ou de consulta
frequente

Ficheiro automatizado

Disco ptico

6.4.2.1. RECUPERAO TRADICIONAL


Os livros podem ser:

Livros de entrada/sada de documentos.


Livros de controlo e seguimento de processos

Livros de entrada/sada de documentos


A recuperao da informao atravs dos livros muito lenta e vai sendo progressivamente
desaconselhada.
Nos servios em geral, existe uma tendncia avassaladora para a elaborao de livros de entrada e sada
de documentos, multiplicando-se a sua existncia nos servios de uma mesma instituio.
No entanto, ele denota normalmente problemas de organizao arquivstica, porque:

Deve existir um registo geral de entradas e sadas, num servio central. Um dos dados a reter
deve ser o do servio receptor, logo existe uma duplicao de registos e de trabalho.
Geralmente os documentos so enviados com ofcio de remisso, que por sua vez se arquiva nos
dois servios. Existe nova duplicao.
Os documentos saem e entram nos servios como consequncia de uma tramitao. prefervel
fazer um seguimento da tramitao mediante um instrumento adequado.

A documentao que se recebe, com efeitos meramente informativos, controla-se facilmente com um
arquivo perfeitamente classificado e ordenado.
Livros de controlo e seguimento de processos
Elaboram-se para uma serie documental concreta. medida que se vo abrindo os processos d-se uma
numerao sequencial. Este numero do processo anota-se no livro, estabelecendo assim uma relao entre
o livro e o processo.

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No livro vo-se anotando os movimentos principais que o processo vai sofrendo. Este sistema
igualmente um sistema no muito aconselhvel para o seguimento de processos, j que a recuperao
muito lenta. Para este efeito resulta melhor a elaborao de ndices ou ficheiros ordenados pelo elemento
informativo mais representativo para a sua recuperao.
Este livro de controlo de processos complementar do sistema de ordenao escolhido.
Ficheiros convencionais
Os ficheiros convencionais so formados por fichas de cartolina, de diferentes dimenses e cores,
impressas ou no, ordenadas de acordo com um critrio previamente estabelecido.
Utilizam-se de preferncia para a localizao de documentos e seguimento de processos. O seu melhor
aproveitamento est dependente do sistema de ordenao eleito para a recuperao da informao.
A elaborao de um ficheiro deve obedecer aos seguintes passos:

Eleio do formato das fichas. De acordo com o objectivo do ficheiro, embora o formato mais
aconselhado seja o 100x150mm.

Impresso ou no das fichas, seguindo sempre as regras fundamentais da SIMPLICIDADE e


CLAREZA.

Tipo de disposio das fichas no ficheiro, optando pelo VERTICAL (em mvel prprio para o
efeito) ou HORIZONTAL (em pastas com argolas).

Critrio de ordenao das fichas, com relao estreita entre os sistemas de ordenao fsica dos
documentos. Normalmente escolhe-se um dos seguintes critrios:
o

Onomstico, por nome de pessoas, empresas, etc, com ordenao alfabtica.

o
o

Topogrfico, por nomes de locais, com ordenao alfabtica.


Cronolgico, por datas de incio dos processos ou elaborao dos documentos, primeiro
por anos, depois meses e finalmente os dias. Primeiro vem o ano mais antigo no
ficheiro.

Por Assuntos, elaborando um ndice dos assuntos de que tratam os documentos.


muito til para a recuperao da informao e para o controlo dos documentos. O ndice
deve ter sempre temas especficos e nunca temas muito gerais e no deve ser exaustivo,
tentando dar-lhe alguma sntese. Deve estar em funo do volume documental criado,
no sendo um sistema a adoptar se existir um nmero inferior a dez entradas/ano.

6.4.2.2. RECUPERAO AUTOMATIZADA


Consiste em elaborar uma serie de ndices mediante a introduo de dados num computador, utilizando
para o efeito uma Folha de Recolha de Dados (FRD), desenvolvida numa aplicao informtica
apropriada.
Supe enormes possibilidades, s por si suficientes para a sua utilizao:

Para o seguimento de processos e controlo dos documentos.


Na elaborao de ndices por mais do que uma entrada (remissivos)
Na recuperao da informao por mais de um campo.
Na colocao indevida de uma ficha no conjunto.

Quanto recuperao automatizada, podemos optar em circunstncias normais por dois esquemas:

Bases de Dados
Arquivo Electrnico

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Bases de Dados
um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de tal maneira que proporcionaram uma base
para a sua utilizao efectiva:

Recuperao da informao.
Modificao da informao.
Elaborao de relatrios.

A informao est organizada em registos e em campos.


Existem Bases de Dados:

Documentais, em que a recuperao por palavras, sendo os campos em texto livre.


Relacionais, em que a recuperao por ndices, com campos de comprimento fixo.

No devemos esquecer que, apesar das dificuldades da informtica, o controlo da todos os documentos e
da informao do servio, requer um esforo que s se justifica na proporo das exigncias da procura
de informao.
Dentro da criao de um sistema de arquivo, h que decidir qual o nvel a que podemos chegar na
recuperao automatizada da informao. As possibilidades podem ser as seguintes:

Registo dos documentos entrados e sados.


Controlo e recuperao de uma srie.
Controlo, seguimento e recuperao de uma srie.
Controlo, seguimento e recuperao de todo o arquivo.

Por mais simples que o trabalho possa parecer, necessrio no esquecer que, antes de comear qualquer
trabalho nesta rea, deveremos:

A classificao e a ordenao do arquivo deve estar perfeitamente elaborada.

H que desenhar correctamente as Fichas de Recolha de Dados.

imprecindvel a elaborao de um ndice de termos ou palavras chave.

Existem aplicaes especialmente concebidas para o controlo de documentos que formam os arquivos. A
necessidade de controlar os documentos desde a sua criao ou recepo, saber em que servio se
encontram ou como est ordenado, propiciam o desenvolvimento destas aplicaes, que oferecem
possibilidades como:

Quanto tempo deve permanecer um documento no arquivo de um servio.


Se este deve ser eliminado e quando.
Que servios tm cpias e onde est o original.
O suporte em que se encontra o documento.
Quem o responsvel por cada srie.
Grau de confidencialidade de cada processo.
Controlo de emprstimos.
Localizao fsica do documento.

Arquivo Electrnico
No fundo, o arquivo electrnico junta s possibilidades das Bases de Dados, na recuperao e localizao
dos documentos, a recuperao visual, no cr, do prprio contedo do documento, atravs da utilizao
de um scanner.
Hoje em dia, um disco ptico de 6,5Gbytes pode armazenar at 300 000 imagens em DIN A4.
As possibilidades so muito atractivas, mas no podemos esquecer que:

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A legislao no permite destruir a maior parte dos originais, o que implica duplicidade de
suportes.
Antes de proceder captura da imagem, se queremos recuperar o documento temos que
introduzir os dados que permitam a sua recuperao.

Este sistema caro e s se justifica quando o nvel de consulta de uma serie documental extremamente
elevada e/ou quando se quer proteger o documento original.
Por outro lado, raramente a sua aplicao significa destruir o original, pois sabemos que este sistema
ainda tem grandes debilidades, como por exemplo o facto de a vida til de um disco ptico, em condies
ptimas, ser s de dez anos.
6.5. INSTALAO DE DOCUMENTOS: MATERIAL E MOBILIRIO
Vejamos o essencial em dois quadros:

FACTORES A TER EM CONTA

Tipo de documento (tradio documental e formato)


Frequncia de uso.
Volume documental

CONDIES DE MOBILIRIO E MATERIAL DE ARQUIVO

Acessibilidade
Rpida identificao de documentos
Capacidade de crescimento
Boa conservao dos documentos
Boa relao preo/qualidade

6.6. ELABORAO DE NORMAS DE ARQUIVO


Todas as decises que se tomam em relao organizao e manuteno do arquivo, tm que ser do
conhecimento de todos. Para tal h que desenvolver normas de arquivo, que sirvam como guia e como
documento de consulta, perante as dvidas que possam surgir.
Estas normas devem-se conservar em capas com argolas e nunca encadernadas.
Devem-se recolher todos os aspectos relacionados com o funcionamento do arquivo. Os aspectos a
abarcar vo desde a organizao do arquivo avaliao dos documentos, passando pela sua conservao e
acesso.
Existem vrios tipos de normas de desenvolvimento fundamental:

Normas de organizao do arquivo.


Normas de conservao dos documentos nos servios.
Normas de acesso.
Normas de seleco e avaliao.

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7. O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO


Com a elaborao de normas damos geralmente por terminada a organizao do arquivo corrente. Mas o
sistema criado algo vivo, com inovao e evoluo constantes.
O xito ou fracasso de uma interveno deve ser medido com exactido, apenas dois anos depois dessa
interveno, estudando se existem correces pertinentes a introduzir.
Para controlar o sistema criado podemos utilizar dois ndices:
ndice do movimento do arquivo:

N de documentos consultados por ano


N de documentos arquivados
A situao s satisfatria se forem consultados anualmente, no mnimo 10% da documentao
arquivada. Um nmero inferior revela a existncia de um excesso de material em arquivo, que
sobrecarrega o servio e que deve ser eliminado.

ndice de organizao do arquivo:

N de documentos que no se encontraram


N de documentos localizados
Se for inferior a 0,3% a situao normal, se for superior h que rever com urgncia todo o sistema de
organizao e estabelecer uma srie de controlos, para evitar uma excessiva disperso do material de
arquivo.
No podemos igualmente esquecer, que se a relao pessoal que os funcionrios tm com os papis e
com o arquivo, melhorar de forma consistente, porque o nosso trabalho est igualmente de parabns.

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