MÓDULO 04

HIGIENIZAÇÃO, ACONDICIONAMENTO, RESTAU-

RAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Objetivos Específicos:

• Compreender os conceitos de preservação, conservação e restauração;

• Conhecer as principais técnicas de limpeza, restauração e acondiciona-

mento de documentos;

• Entender a legislação que regulariza as práticas de digitalização de docu-

mentos no Brasil e quais equipamentos devem ser usados nesse processo.

Caro cursista, tudo bem?

Neste módulo, serão abordados os conceitos de preservação, conservação e

GESTÃO DOCUMENTAL
restauração documentais e como estes são importantes para a eficiência de uma polí-
tica de gestão documental eficiente. A higienização, acondicionamento, restauração e
digitalização são as expressões práticas desta política de preservação.

4.1 Introdução
Você conhece como se dá o processo de preservação documental? Quais são
os vários mecanismos usados no cuidado com os papéis?

Nesta unidade, serão abordados esses e outros assuntos, úteis à gestão des-
ses tipos de suporte. O trabalho de higienização e acondicionamento adequado dos
documentos deve ser desenvolvido de forma estratégica e proativa, pensando desde
a produção até a guarda permanente de meios mais adequados que evitem a perda
de informações. Essas práticas são balizadas por alguns princípios que devem ser bem
compreendidos. São eles: a preservação, a conservação e a restauração.

A preservação, segundo Gomes (2000, p. 21), consiste em “políticas e opções

de ações, incluindo trabalhos de conservação” com foco na “prevenção da deterioração
e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento
físico e/ou químico” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 135). Além disso, “prolongar a vida
útil dos registros e reduzir ou adiar a necessidade tratamento laboratorial por meio do
melhoramento do armazenamento físico” (NATIONAL ARCHIVES, 2016, tradução nossa).

Conforme Shellenberg em Modern Archives (2003, p. 161), há dois fatores

que podem interferir na preservação dos arquivos. São eles: os externos e internos. O
primeiro relaciona-se às condições de armazenamento e uso. O segundo é intrínseco
26
ao suporte adotado, como a acidez do papel advinda dos tratamentos químicos no
processamento da celulose.

As políticas de preservação devem abarcar a complexidade e a completude do

acervo documental de uma instituição. O trabalho com documentos deve, portanto,
abranger cotidianamente técnicas com o intuito de prolongar a vida útil do arquivo.
Algumas medidas de baixo custo e alto impacto são: o não uso de grampos, clipes e
colchetes metálicos e a remoção de elásticos a base de látex.

Outro conceito importante é o de conservação. Ele abrange um conjunto de

medidas objetivas com vistas a estabilizar ou desacelerar o processo de degradação
de documentos ou objetos, envolvendo a higienização, reparos e acondicionamento
adequado (CASSARES; MOI, 2000). A conservação pode ser dividida em duas: a pre-
ventiva e a reparadora. A primeira está ligada a estratégias de promoção de um local
adequado de forma que permita fácil acondicionamento e acesso. A conservação re-
paradora destina-se a intervir na estrutura dos materiais, melhorando o seu estado
físico (SPINELLI; BRANDÃO; FRANÇA, 2011).

Restaurar pode ser compreendido de diversas formas a depender da cultu-

ra. Atualmente constitui-se de um conjunto de ações de técnicas de intervenção nos
suportes documentais, intencionada à reversão de danos advindos da passagem do
tempo ou de acidentes. Nesse processo, algumas diretrizes devem ser respeitadas,

GESTÃO DOCUMENTAL
como a utilização de matérias que se assemelham em idade do documento, a reversi-
bilidade e a documentação do trabalho por meio de fotos e listas de insumos usados
(SPINELLI; BRANDÃO; FRANÇA, 2011; GOMES, 2000).

Os documentos armazenados em suportes digitais também devem ser abar-

cados por políticas de preservação, que tenham por finalidade fazer com que as infor-
mações possam ser facilmente utilizadas pelas próximas gerações. As preocupações
envolvidas nessa tarefa passam pela escolha de formatos pensados para durar bastante
tempo e pela conversão de tipos de arquivos obsoletos em outros mais novos, zelando
para que no processo haja o mínimo de perda das informações (GOMES, 2000).

SAIBA MAIS
No link https://brapci.inf.br/index.php/res/download/48460, você encontrará o artigo “O PDF/A
na Gestão de Documentos Arquivísticos”. Nele a autora explora a construção do formato PDF, muito
utilizado na produção e digitalização de documentos arquivísticos. Por meio da leitura deste texto,
é possível entender as vantagens do PDF/A na preservação de informações em meios digitais.

4.2 Higienização
O passo a passo da higienização de documentos pode parecer, à primeira vis-
ta, simples, mas isso é verdade?

A higienização é um processo mecânico que visa à eliminação de sujidades

dispersas em livros e documentos. Ela faz parte da conservação preventiva, pois pro-
põe-se a evitar que agentes nocivos aos documentos permaneçam em contato com
27
eles. O objetivo desse processo é a permanência da aparência e da estrutura dos itens
documentais o mais próximo de como estavam em sua produção. Esse tratamento
deve ser precedido de um diagnóstico, em que se registram as particularidades do
acervo e se prevê o tipo de limpeza necessária. Este instrumento é importante à me-
dida que norteia o trabalho (ARQUIVO NACIONAL, 2005b).

O procedimento de higienização mais utilizado em papéis é a limpeza de su-

perfície, por ser barato e com baixo potencial de gerar danos estruturais. Essa técnica
consiste em produzir poeira, liberando partículas sólidas e resíduos de insetos dos
objetos processados. Esse passo não utiliza solventes e independe de qualquer outro
tratamento mais intenso, devendo ser sempre a primeira etapa a ser feita. A limpeza
do arquivo justifica-se em virtude das sujidades modificarem a aparência e estrutura
do documento, podendo fixar-se permanentemente no papel devido à umidade do ar
e aos poluentes atmosféricos. Isso pode alterar o pH da celulose, contribuindo com a
deterioração (CASSARES; MOI, 2000).

A higienização de superfície deve ser executada por pessoas treinadas e que

tenham noção do valor dos documentos. Alguns materiais são mais utilizados nesse
trabalho: mesa higienizadora, pincéis e/ou trinchas de fibras macias, flanela, aspirador
de pó, tecido tipo voile, algodão, espátulas de metal, ralador de plástico ou aço inox,
borracha plástica branca.

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Figura 13 - Materiais utilizados no trabalho de limpeza.

Fonte: CASSARES; MOI, 2000, p. 60.

Há riscos potenciais à saúde dos técnicos envolvidos no processo de limpeza

dos documentos, podendo gerar problemas respiratórios e dermatológicos. Como
forma de erradicar ou mitigar essas complicações, o uso de equipamentos de proteção
individual é indispensável. Os essenciais são: óculos de proteção, luvas de helanca
branca, silicone ou látex, máscara contra poeira, jaleco de TNT, touca descartável.
28
 A higienização de livros e documentos pode ser auxiliada por um aspirador de
pó elétrico, que deve ser usado em potência baixa, com a entrada de sucção protegida
por um tecido tipo voile, para prevenir que pedaços do objeto a ser limpo se despren-
da e vá parar no interior do equipamento.

As mesas de higienização são bastante utilizadas, pois proporcionam um local

em que os objetos podem ser apoiados e limpos, reduzindo o risco dos materiais mais
frágeis se fragmentarem.

Os pincéis ou trinchas de pelo macio são os mais recomendados para a retira-

da de sujidades do acervo. Esta é uma técnica relativamente segura para a maioria dos
documentos e com baixo custo, pois os equipamentos utilizados têm vida útil longa.
Este procedimento constitui-se da varredura cuidadosa de todas as páginas e capas,
além do cuidado para que não haja rasgos ou amassados advindos desse processo.

Outro equipamento muito empregado no trabalho de conservação de docu-

mentos é a espátula de metal ou extrator de grampo. Essas ferramentas são úteis
na retirada de grampos e clipes, que devem ser removidos dos papéis independen-
temente de estarem oxidados ou não, pois a médio e longo prazo o enferrujamento
corrói o papel. Os cuidados para a utilização dessa ferramenta envolvem: atenção ao
momento da extração de clipes e grampos, porque, se feitos de maneira abrupta,
podem gerar rasgos. Outra cautela a ser tomada é de não friccionar exageradamente

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o metal contra o papel, sob o risco de causar fissuras e deformidades ao documento.

Quando os documentos estiverem encadernados em forma de brochura, exis-

tem algumas especificidades nos procedimentos de retirada de sujidades. A capa
pode ser limpa com pincel, trincha ou flanela. O miolo deve começar a ser higienizado
pelos cortes do livro. Para esse procedimento, deve-se segurar firmemente a brochura
pela lombada, apertando o miolo e varrendo-o com auxílio de trincha ou pincel. Quan-
do a sujeira estiver muito incrustada, o aspirador de pó pode ser usado na potência
baixa (CASSARES; MOI, 2000). As páginas devem ser limpas uma a uma, devendo ser
dada atenção especial às dobras, local propício ao acúmulo de sujidades. Outra pre-
caução a ser tomada com os livros deve ser a de oxigenar as páginas, que pode ser
feito por meio do ato de folhear as folhas. Isto impede o acúmulo de microrganismos
e o ressecamento do papel.

Como mostra a imagem 14, gravuras, partituras musicais e mapas podem be-
neficiar-se de uma limpeza com pó de borracha. A técnica consiste em ralar borracha
plástica branca com um ralador fino (de aço inoxidável ou plástico) sobre o documento
e, com auxílio de uma boneca (feita com o um pedaço de gaze cheia com algodão de
forma que fique em formato esférico), fazer movimentos circulares do centro para as
bordas do papel. Após o término do procedimento, o pó deve ser retirado com um pincel.

29
 Figura 14 - Limpeza com pó de borracha.

Fonte: SPINELLI; BRANDÃO; FRANÇA, 2011, p. 19.

Algumas características dos documentos devem ser observadas antes de

proceder com a higienização. Suporte fragilizado pela degradação advinda de

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processos físicos e/ou químicos podem não resistir à limpeza com pó de borracha,
fragmentando-se no processo. Papéis com texturas muito porosas também não devem
entrar em contato com borracha, porque a remoção das partículas é difícil de ser feita.
Alguns exemplos são: papel japonês, papel atacados por fungos e papéis que foram
molhados (CASSARES; MOI, 2000).

A limpeza de pisos e estantes precisa ser feita com afinco. De preferência o

chão deve ser limpo com aspirador de pó, que retira a sujeira e não a espalha pelo
ambiente. O uso de solventes, ceras e água é desaconselhável. Os vapores d’água e
de substâncias químicas podem gerar deterioração no acervo. As estantes também
carecem de limpeza. A primeira opção deve ser o uso de aspirador de pó e, caso ne-
cessário, uma solução composta de água e álcool pode ser utilizada (CASSARES; MOI,
2000). A higienização do ambiente deve ser pensada como um procedimento regular
a fim de promover um ambiente propício à conservação dos documentos.

SAIBA MAIS
Márcio Felix e Jane Costa, por meio do Laboratório de Biodiversidade do Instituto Oswaldo Cruz,
produziram uma cartilha intitulada “Insetos bibliófagos: identificação, prevenção e controle”. Nela
os autores mostram os principais insetos que podem acometer os arquivos e maneiras práticas de
prevenir o seu aparecimento e como deve ser feito o combate destes. O arquivo está disponível no
link: https://www.arca.fiocruz.br/bitstream/icict/24582/2/Cartilha%20Insetos%20Bibliofagos.

30
4.3 Acondicionamento
Para que haja ganho de vida útil dos documentos, algumas medidas devem
ser tomadas no momento do acondicionamento, procedimentos que vão propiciar
estabilidade aos suportes, desacelerando ou interrompendo o processo de deterio-
ração. A importância do bom acondicionamento está na possibilidade de acesso a
informações por um tempo indeterminado, corroborando a construção da memória
institucional e possibilitando à instituição meios de comprovar suas atividades.

A preservação dos documentos deve ser pensada desde a sua produção até
a guarda permanente. Os documentos organizados em forma de processo ou dossiês
devem ter suas capas em papel alcalino, pois este neutraliza a acidez do papel que
pode gerar deterioração do material. Grampos de plástico são os mais adequados
para prender os documentos, uma vez que são inertes e têm degradação muito mais
lenta do que o aço. Se na produção dos documentos foram utilizados grampos ou col-
chetes de metal, quando forem preparados para o acondicionamento, estes objetos
metálicos devem ser substituídos por similares de material plástico.

Dependendo do formato, há especificidades quanto ao armazenamento dos

arquivos. Caixas arquivo são os meios mais utilizados para acondicionar documentos,
pois possibilitam acumulação de papéis em um espaço compacto de fácil manuseio.
Alguns cuidados devem ser tomados quanto ao material das caixas. Idealmente elas

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devem ser produzidas em plástico ou cartão alcalino. As que não forem feitas com
material com pH adequado devem ser revestidas com papel alcalino. Elas devem ser
resistentes e padronizadas, além de proporcionar proteção e limpeza aos documentos
guardados nelas.

Nas caixas, os documentos devem estar protegidos por envelopes de papel

alcalino na cor branca. As identificações devem ser feitas a lápis na parte exterior do
envelope. A lotação máxima das caixas deve ser respeitada. Quando houver falta de
documentos para preencher uma caixa, podem ser utilizados cartões de espaçamen-
to (como mostra a figura abaixo). As caixas devem exceder as dimensões de altura e
largura dos documentos, para que eles não sejam danificados quando guardados ou
retirados. (SPINELLI; BRANDÃO; FRANÇA, 2011).

Figura 15 - Cartões de espaçamento.

Fonte: SPINELLI; BRANDÃO; FRANÇA, 2011, p. 25.

31
 A disposição dos documentos pode ser feita em arquivos, estantes, armários
ou prateleiras. Os livros devem ser acondicionados de forma que estejam todos apoia-
dos entre si, para isso pode ser usado bibliocantos (também conhecidos como suporte
para livros). As encadernações de grandes dimensões devem ser acondicionadas na
posição horizontal, evitando empilhamento (SPINELLI; BRANDÃO; FRANÇA, 2011).

Estantes, armários e arquivos de metal esmaltados e de madeira cobertas

por laminado melamínico são os mais adequados para o acondicionamento dos do-
cumentos. O uso de madeira não revestida é desaconselhado, pois o material pode
emitir materiais voláteis e ácidos.

As caixas contendo os documentos devem ser etiquetadas de forma a facili-

tar a localização, sendo numeradas sequencialmente de acordo com sua localização
no acervo. As etiquetas devem conter informações sobre o que está acondicionado e
serem impressas em tinta estável de longa duração, fixadas com cola feita de material
resistente.

Transportar os documentos de forma adequada pode evitar perdas de infor-

mações valiosas à instituição, portanto, deve haver cuidado com esse procedimento.
A escolha de veículos adequados que suportem a quantidade de documentos a ser
movimentada e que proporcionem proteção é indispensável. As caixas transportadas
devem estar fixas em relação ao veículo, principalmente se forem passar por transpor-

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tes de longa duração. Como forma de facilitar a organização, o leiaute do arquivo deve
ser pensado na hora de organizar os documentos dentro do veículo de forma que no
descarregamento os objetos sejam endereçados a seu local de destino seguindo um
fluxo lógico.

O Conselho Nacional de Arquivos (2005b) propõe algumas diretrizes quanto

à instalação dos arquivos: subsolos e porões devem ser evitados, haja vista o risco e
inundação; os depósitos não devem exceder 200m² de tamanho. Se necessário, po-
derão ser compartimentados. Os locais de armazenamento precisam ser independen-
tes e separados por corredores. As tubulações hidráulicas, quadros elétricos e caixas
d’água não devem estar em áreas de depósito. A estrutura deve ser pensada para
proporcionar isolamento térmico e ventilação (natural e/ou artificial). Materiais de fácil
combustão ou que geram gases não devem ser usados. Os documentos devem ser
protegidos da incidência direta dos raios ultravioletas. Além disso, deve-se minimizar a
circulação de pessoas em trabalho ou consulta aos locais de depósito.

SAIBA MAIS
Por meio do link https://dhg1h5j42swfq.cloudfront.net/2016/02/20152049/Recomenda%-
C3%A7%C3%B5es-Para-Constru%C3%A7%C3%A3o-de-Arquivos.pdf, você consegue encon-
trar as “Recomendações para a Construção de Arquivos” produzidas pelo Conselho Nacional de
Arquivo. Nesse material, há indicações técnicas para edificação de locais de arquivo, advertindo
para questões fundamentais nas construções, indispensáveis à preservação dos documentos.

32
 Com vista a minimizar a deterioração natural que os suportes sofrem, é im-
portante observar algumas condições ambientais, como a presença de poluentes at-
mosféricos e as flutuações de temperatura e humidade. Idealmente os documentos
devem ser acondicionados em locais com temperatura não inferior a 15°C e não supe-
rior a 22ºC. A umidade relativa do ar deve ser mantida entre 45% e 60%. Índices altos
de umidade e temperatura geram infestações de insetos e fungos, como os mofos
(ARQUIVO NACIONAL, 2005b).

Alguns arquivos específicos demandam condições especiais: as fotografias em

preto e branco. Elas devem ser acondicionadas a 12ºC com variação máxima de 1ºC
para mais ou para menos. A umidade relativa do ar deve ser de 35% com variação de
5% para mais ou para menos. Também as fotografias em cor devem ser acondiciona-
das a 5ºC com variação máxima de 1ºC para mais ou para menos. A umidade relativa
do ar deve ser de 35% com variação de 5% para mais ou para menos. Além disso,
filmes e registros magnéticos devem ser acondicionados a 18ºC com variação máxima
de 1ºC para mais ou para menos. A umidade relativa do ar deve ser de 40% com va-
riação de 5% para mais ou para menos (ARQUIVO NACIONAL, 2005b).

Como forma de preservar a integridade dos documentos e a segurança das

pessoas que os manuseiam, o uso de máscara e luvas é recomendado. Papéis antigos
podem estar acometidos de contaminantes biológicos e/ou químicos, advindo de pro-

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cessos de controle de pragas feito de forma imprudente.

4.4 Restauração
A restauração de um documento com suporte em papel é um conjunto de téc-
nicas que visa restabelecer sua potencialidade, buscando manter e prolongar sua utili-
dade. Os métodos utilizados objetivam a reversão dos danos físicos e/ou químicos ocor-
ridos no decorrer do tempo, por meio de ações intervencionistas na estrutura do papel.

Os aspectos estéticos, históricos e materiais devem ser estudados antes de se

proceder com o restauro. As intervenções feitas devem ser estritamente necessárias,
sutis, identificáveis e reversíveis. A lógica que rege os procedimentos de restauração
propõe que os traços que comprovem a autenticidade e historicidade do documento
possam ser observados. As técnicas não devem apagar essas características. As con-
dições dos objetos devem ser minuciosamente documentadas, assim como os proce-
dimentos empregados, como forma de evitar a destruição ou falsificação do que está
sendo restaurado.

Os procedimentos de restauro em documentos com suporte em papel mais

utilizados são:

Retirada de sujidades e pontos de ferrugem com bisturi: essa técnica con-

siste em retirar pontos de sujidade e/ou ferrugem com o auxílio de um bisturi em uma
câmara de sucção. Esse procedimento previne que essas sujeiras se espalhem pelo
documento comprometendo as informações contidas nele, em alguns casos um bura-
co pode ser resultante no local onde a técnica foi aplicada (BARROS, 2009).
33
 Figura 16 - Retirada de sujidade e ponto de ferrugem com bisturi.

Fonte: BARROS, 2009, p. 37.

Desacidificação aquosa: destina-se a branquear documentos escurecidos

pela acidificação provendo a estes reserva alcalina, maleabilidade e retirada de impu-
rezas. O procedimento é feito mediante banho em três cubas diferentes. O primeiro
deles é dado em água deionizada quente (no máximo 40º). O segundo em água deio-
nizada fria (aproximadamente 23º) e o terceiro em uma solução de água deionizada e
solução alcalina (hidróxido de cálcio (1,25g/L)) e carbonato de cálcio (2,25g/L). O pH
desta mistura deve estar entre 8 e 9. Após o banho, as folhas de papel devem ser pro-
tegidas por telas de nylon durante todo o procedimento e secagem (BARROS, 2009).

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Figura 17 - Três banhos usados na desacidificação aquosa.

Fonte: BARROS, 2009, p. 40.

Figura 18 - Secagem de documentos após o banho.

Fonte: BARROS, 2009, p. 41.

34
 Remoção de adesivos: o acetato de etila pode ser usado para remover pelícu-
las plásticas com adesivo. O procedimento consiste em passar um pincel fino ou haste
flexível com ponta de algodão embebido em acetato de etila sobre a película plástica,
cuidando para que não atinja o papel (MATOS; OLIVEIRA, p. 14).

Remoção de marca ocasionada por fita adesiva: para a execução dessa téc-
nica, dispõe-se uma camada de talco neutro (nas dimensões da mancha) sobre uma
folha de papel mata-borrão. O documento a ser tratado deve ser colocado em cima
dessas duas camadas. O verso da mancha deve estar posicionado exatamente acima
de onde está o talco. Uma nova camada de talco é posta sobre a mancha, em cima
dele dispõe-se um pedaço de tecido tipo crepe. Um palito de churrasco envolto em
algodão e embebido em acetato de etila deve ser usado para umedecer o talco que
está por cima do documento. Após isso, uma folha de mata-borrão é pressionada
contra todas as camadas por cinco segundos (BARROS, 2009).

Figura 19 - Camada de talco neutro.

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Fonte: BARROS, 2009, p. 43.

Figura 20 - Aplicação de acetato de etila.

Fonte: BARROS, 2009, p. 44.

35
 Figura 21 - Pressão sobre a aplicação.

Fonte: BARROS, 2009, p. 44.

Reintegração mecânica com reforço: essa técnica consiste em usar aparas

de papel trituradas e misturadas em água para reintegrar a massa perdida do papel
no decorrer do tempo. Para tal tarefa, é utilizada uma Máquina Obturadora de Papel -
MOP - que fará a integração entre as aparas trituradas de papel e o documento a ser
restaurado (BARROS, 2009).

Figura 22 - Máquina Obturadora de Papel - MOP.

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Fonte: BARROS, 2009, p. 47.

Reparos com papel japonês: o papel japonês é uma matéria-prima muito

utilizada na restauração de documentos. É formado por fibras longas e resistentes
obtidas da entrecasca de arbustos de clima temperado, como a amoreira. É comer-
cializado em várias gramaturas. Os papéis de gramatura mais baixa apresentam grau
elevado de transparência (SPINELLI JUNIOR, 1997, p. 78). Para se assemelhar com a
tonalidade do documento a ser restaurado, o papel japonês pode ser tingido. Para
isso, usa-se chá, café ou erva-mate. Podem ser usadas tiras de papel japonês para
reparar dobras e rasgos. As bordas do papel devem ser esgarçadas. Para isso, o corte
é feito com ponta de agulha. A afixação ao documento deve ser feita com cola me-
tilcelulose. O documento deve estar sobreposto a uma folha de papel mata-borrão e
os remendos devem ser planificados com auxílio de uma espátula protegida por uma
36
tela de nylon. A secagem do documento é feita entre um sanduíche de tela, papel
mata-borrão e tábuas sob pesos (BARROS, 2009).
Figura 23 - Corte no papel japonês com agulha.

Fonte: BARROS, 2009, p. 53.

Figura 24 - Aplicação de cola metilcelulose.

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Fonte: BARROS, 2009, p. 53.

Figura 25 - Planificação do remendo.

Fonte: BARROS, 2009, p. 53.

Velaturas: essa técnica é usada para reforçar folhas de papel. Para isso, é apli-
cada uma folha de papel japonês umedecida que será esticada sobre uma folha de
acetato e posta em cima do documento a ser reforçado. A junção dos dois papéis é
feita com cola metilcelulose (BARROS, 2009).

37
 Figura 26 - Papel japonês umedecido sobre acetato.

Fonte: BARROS, 2009, p. 54.

Figura 27 - Velatura sob tela de nylon e mata-borrão.

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Fonte: BARROS, 2009, p. 55.

Enxerto: técnica usada para recompor partes faltantes de documentos com

papel similar. O enxerto deve ser desbastado na junção com o documento e fixado com
cola metilcelulose. A secagem se dá com auxílio de espátula térmica (BARROS, 2009).

Figura 28 - Aplicação de cola no local a ser enxertado.

BARROS, 2009, p. 56.

38
 Figura 29 - Aplicação do papel de enxerto.

Fonte: BARROS, 2009, p. 56.

Figura 30 - Secagem com espátula térmica.

GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte: BARROS, 2009, p. 56.

Preenchimento de furos com polpa de papel: para papéis com pequenos

furos causados por insetos ou limpeza, pode-se usar essa técnica. Ela consiste em pre-
encher os furos com uma mistura de papel triturado, água deionizada e cola metilce-
lulose com o auxílio de uma agulha. Esta pasta deve ser afixada usando uma espátula
protegida por uma tela de nylon (BARROS, 2009).

Figura 31 - Pasta de papel com cola metilcelulose.

Fonte: BARROS, 2009, p. 57.

39
 Figura 32 - Aplicação de pasta de papel nos furos.

Fonte: BARROS, 2009, p. 58.

Figura 33 - Fixação e planificação de pasta de papel.

GESTÃO DOCUMENTAL
Fonte: BARROS, 2009, p. 58.

4.5 Digitalização
O processo de digitalização consiste em converter para meios digitais docu-
mentos que foram criados originalmente em suportes físicos, depende de equipamen-
tos que façam a captura de imagens com a maior fidelidade possível. O Decreto nº
10.278, de 18 de março de 2020, regulamenta esse procedimento, prevendo que os
documentos digitalizados produzam o mesmo efeito legal desde que cumpram alguns
requisitos.

Os padrões técnicos mínimos para a digitalização de documentação foram

fixados em:

40
Quadro 1 - Requisitos mínimos para a digitalização de documentos.

RESOLUÇÃO TIPO FORMATO

DOCUMENTO COR
MÍNIMA ORIGINAL DE ARQUIVO

Textos impressos, sem

Monocromático
ilustração, em preto e 300 dpi Texto PDF/A
(preto e branco)
branco

Textos impressos, com

ilustração, em preto e 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
branco

Textos impressos, com

300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
ilustração e cores

Textos manuscritos, com

ou sem ilustração, em 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
preto e branco

Textos manuscritos, com

ou sem ilustração, em 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
cores

Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG

GESTÃO DOCUMENTAL
Monocromático
Plantas e mapas 600 dpi Texto/imagem PNG
(preto e branco)

Fonte: BRASIL(2020).

A compressão dos arquivos deve ser feita de forma que não haja perdas, ou seja,
as informações antes da compressão devem ser as mesmas depois da descompressão.
O Decreto (BRASIL, 2020) exige ainda o mínimo de metadados a serem pre-
enchidos:
Para todos os documentos:

Quadro 2 - Metadados mínimos a serem preenchidos nos documentos digitalizados.

METADADOS DEFINIÇÃO

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Assunto Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário
controlado ou tesauro.

Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitaliza-

Data e local da digitalização
ção do documento.

Identificador do documento Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captu-

digital ra para o sistema informatizado (sistema de negócios).

41
 Responsável pela digitalização Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização.

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser for-

mal ou atribuído. Formal: designação registrada no documento.
Título
Atribuído: designação providenciada para identificação de um
documento formalmente desprovido de título.

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie

Tipo documental
documental de acordo com a atividade que a gerou.

Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo

Hash (checksum) da imagem em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação
de integridade.

Fonte: BRASIL (2020).

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

Quadro 3 - Metadados mínimos a serem preenchidos nos documentos digitalizados.

METADADOS DEFINIÇÃO

Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do docu-

Classe
mento com base em um plano de classificação de documentos.

GESTÃO DOCUMENTAL
Data de produção (do documento Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção
original) do documento.

Indicação da próxima ação de destinação (transferência,

Destinação prevista (eliminação ou eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em
guarda permanente) cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de docu-
mentos das atividades-meio e das atividades-fim.

Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da in-

Gênero formação no documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação do documento.

Indicação do prazo estabelecido em Tabela de Temporalidade

Prazo de guarda
para o cumprimento da destinação.

Fonte: BRASIL (2020).

Quanto ao descarte dos documentos após a digitalização, o Decreto (BRASIL,

2020) prevê que:
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no
mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos
a que se referem.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto
na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e
destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas,
no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional
de Arquivos - Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à
preservação de documentos.

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 Para que o processo de digitalização possa ser eficaz e eficiente, ele depende
de maquinário específico e bem escolhido, sobre os equipamentos destinados a este
fim. Pontes e Araújo (2018) apontam algumas características e os cuidados que de-
vem ser tomados:

• Scanner de mesa: indicado para documentos planos e em bom estado, sen-

do desaconselhado para encadernações.

• Scanner planetário: recomendado a documentos planos, encadernados, li-

vros e acervo frágil.

• Câmeras digitais: por conta do flash, pode ocasionar danos aos documen-
tos. Para que haja boa qualidade na captura, deve ser usada em conjunto com mesa
de reprodução e sistema de iluminação artificial que emitem pouco calor.

• Scanner de produção e alimentação automática: proporciona rapidez na

digitalização de páginas soltas, porém deve ser bem estudado o seu emprego, pois
este pode causar danos aos documentos devido à luz intensa e ao calor.

Conclusão

GESTÃO DOCUMENTAL
As políticas de preservação documental são indispensáveis a todas as institui-
ções, tanto públicas quanto privadas. Elas dão às informações documentadas impor-
tância à medida que visam a um ambiente institucional propício, além da manutenção
do acesso a esses dados pelo período necessário.
As vantagens da preservação documental são inúmeras. Destacam-se: a pro-
teção da memória institucional, propicia meios de entender os processos de constru-
ção dos diversos mecanismos de administração, conhecimento essencial à assertivi-
dade das futuras práticas administrativas. Os ganhos com a preservação documental
passam também pela facilidade de resposta legais bem embasadas e pela pouca
necessidade de restauração de papéis. As políticas de preservação documental só são
bem empregadas se pensadas da produção até a destinação dos documentos.

RESUMO

Neste capítulo, foram apresentadas as principais técnicas de higienização,

acondicionamento, restauração e digitalização. E por conseguinte, quais os cuidados e
mecanismo para que todo o processo seja bem empregado e gere o mínimo possível
de alteração nos suportes. Essas práticas devem ser feitas a partir das perspectivas de
preservação e conservação.

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