UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS

ESCOLA DE ARQUIVOLOGIA
DEPPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA
CURSO DE ARQUIVOLOGIA

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Calendário Emergencial 2020.2

Prof. Danilo André Cinacchi Bueno

Ana Carolina Gomes (Monitora)

danilo.bueno@unirio.br
anagomes@edu.unirio.br

HEA0056
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Então, quais as iniciativas de resolução desse problema?

 What records shall we preserve? Enunciação do
conceito de “life cycle of records”. (Philip Coolidge
Brooks, 1940);

 O documento tem uma vida similar à de um organismo

vivo biológico, sob o qual nasce (fase de
criação/produção), vive (fase de manutenção e uso) e
morre (fase de expurgo ou destinação);

 Relação direta com as fases operativas do processo de

gestão de documentos (criação, manutenção e uso e
destinação de documentos). (LLANSÓ I SANJUÁN,
1993).
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Difusão do Conceito de Ciclo de Vida Documental

 Schellenberg (1956; 1959) - pilares da arquivística moderna;

 Teoria de valor primário e secundário, fundamentando estratégias para a

avaliação e seleção de documentos no âmbito da gestão de documentos.

 O ciclo vital dos documentos foi desenvolvido para fundamentar

estratégias de avaliação e seleção de documentos de acordo com a sua
frequência de uso baseado em dois valores:

 Primário (informativo, jurídico, técnico, contábil e fiscal), intrinsicamente

ligado às atividades do órgão ou instituição produtora,

 Secundário (histórico, probatório e científico), fundamentando estratégias

de transferência e recolhimentos periódicos de documentos.
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Os records managers e os archivists

Arquivos Modernos

Documentos administrativos (records): Todos os

livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies
documentais, independentemente de sua
apresentação física ou características, expedidos ou
recebidos por qualquer entidade pública ou privada
no exercício de seus encargos legais ou em função das
suas atividades e preservados ou depositados para
sua preservação por aquela entidade ou por seus
legítimos sucessores como prova de suas funções, sua
política, decisões, métodos, operações ou outras
atividades, ou em virtude do valor informativo dos
dados neles contidos. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41,
grifo do autor).
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Os records managers e os archivists

Arquivo Modernos

Arquivos (archives): Documentos de qualquer instituição pública ou

privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação
permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido
depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia
permanente. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41, grifo do autor).
 POLÍTICAS DE ACESSO À INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

A interpretação do life-cycle of records

 L'Administration et les "trois ages": Teoria das Três
Idades Documentais – Yves Pérotin (1961);

 É imputado a este autor a associação das fases do

conceito do ciclo vital dos documentos, ao dar
continuidade à metáfora da vida de um organismo
biológico, ao utilizar “idades”, e também na delimitação
da quantidade dessas, que se restringiram a três.

 A importância da formulação da teoria das três idades

documentais é a garantia da presença dos métodos
arquivísticos em cada uma das idades. Local-
cronológico.
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Programa de Gestão de Documentos

Arquivos Arquivos Permanentes
correntes/intermediários
Criação/produção

Valores primários Valores secundários

Destinação Eliminados
Manutenção e uso
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

O modelo do life-cycle of records Preservação

Criação/recepção Manutenção e uso

Destinação
Eliminação
Arquivamento
Temporário
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Fases da GD Records management
1ª Fase: Produção
Produção
Estudos RAMP/PGI (UNESCO/CIA) - 1979

Manutenção e uso 2ªObra

Fase: Utilização
de J. B. Rhoads (1983-1989) e

manutenção
The Role of Archives and Records
Destinação de documentos
Management in National Information
Systems

Administração de Arquivos 3ª Fase: Destinação

 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Produção Padronização
 Desenho e gestão de formulários Controle
SIGAD Tramitação

 Preparação e gestão da correspondência Protocolo

 Fomento de sistemas informatizados SIGAD

RDCARQ
Funcional Mecânica
 Classificação PCD Ordenação
Estrutural
Intelectual
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Manutenção e uso
Arquivos correntes (protocolo)
 Criação dos sistemas de arquivo: Arquivos intermediários
Arquivos permanentes

 Gestão de registros, gestão do correio e telecomunicações.

 Gestão de máquinas copiadoras, reprografia aplicada aos

processos.

 Gestão e manutenção de programas de documentos vitais.

 Políticas de acesso – quem?

 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Protocolo
Conferência – integridade
 Recebimento e classificação:
Classificação - codificação

Autuação – Processos e documentos individuais

 Registro: Movimentação – distribuição e tramitação
Controle – fichas de entrada e saída de documentos

Conferência – conformidades
 Expedição: Preparação de envelopes e malotes
Controlar guias de remessas institucional/correios
Inspeção/acondicionamento/higienização/conservação
Análise e codificação/classificação
 Arquivamento: Ordenação – alfabético, numérico, cronológico, etc.
Empréstimo/consulta de informações
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Destinação de documentos
 Identificação e descrição das séries documentais.

 Estabelecimento de programas de retenção e destinação.

Intelectual
Análise de valores: primários
Administrativos – jurídicos – fiscais - contábeis
 Avaliação: Vigência - Prescrição - Precaução TTD
Análise de valores: secundários
Legais – técnicos – históricos – cultural
Mecânica Transferências Recolhimentos
Seleção Eliminação
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Arquivo Intermediário
 Gestão de depósitos: Construção/adequação e controle de áreas
de arquivamento
Controle de entrada e saída de documentos
 Consultas e empréstimos: Digitalização
Inventários
Controle de níveis de acesso
Higienização periódica de áreas e acervos
 Manutenção: Migração de suportes e preservação
Planos de segurança

Coordenação de transferências e eliminações

Coordenação de recolhimentos permanentes
 Seleção:
Seleção de documentos - aplicação de TTD
Reciclagem
 GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Fases da Gestão de Documentos

Administração de Arquivos
 Desenho e equipamento dos depósitos.

 Métodos e processos de restauração e conservação de

arquivos.

 Planejamento e implementação de políticas de acesso.

 Procedimentos e serviços de referência.

 Criação de novos arquivos e informação sobre os mesmos.