Slides Aula - Disciplina - Gestão de Documentos - Classificação e Avaliação

UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS

ESCOLA DE ARQUIVOLOGIA
DEPPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Calendário Emergencial 2020.2
Prof. Danilo André Cinacchi Bueno

Ana Carolina Gomes (Monitora)
danilo.bueno@unirio.br
anagomes@edu.unirio.br
HEA0056
Princípios teóricos e metodológicos para a

classificação e avaliação de documentos
arquivísticos no contexto da gestão de
documentos
A Classificação de documentos na Arquivologia
ASignifica
classificação
 A classificação é considerada
separar, diferenciar,é
de documentos como umaou
distinguir das função
considerada
operações
dividir
arquivística um
pela técnicas
conjunto
qual de queelementos
se objetiva dar
estabelecem acesso,
da mesma
as categorias
estabelecer
composição o contexto
(órgão produtor, da produção
competências,
documentais
documentalbaseadas
e nas
fundamentar funções
a e na
avaliação e a estrutura
funções,
orgânica de atividades) em classes,Função
uma noinstituição. subgrupos,
descrição âmbito da gestão de que busca
compreender a gênese grupos e fundo.
documentos.
documental e representa-la no
contexto da produção documental de uma instituição.

Princípios metodológicos
“configura
Princípio da toda
Ordemnossa metodologia,
Original: não é aestando presente
ordem física
Princípio de Respeito aos Fundos (Proveniência): os arquivos
que emos
documentos
todas asde tinham no setor
intervenções de trabalhoDará
arquivísticas. - é especificidade
o respeito à
originários uma instituição ou de uma pessoa devem manter
organicidade
aos - é a distinguindo-os
arquivos observância do fluxo
das natural e orgânico
Bibliotecas com que
e Centros de
sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”
foram acumulados os documentos.
Documentação”. (HEREDIA HERRERA, 2003, p. 3-4,
tradução nossa).

A concepção de fundo foi muito bem definida por Michel Duchein

(1986), quando o próprio autor determina cinco princípios que
definem o organismo produtor de fundos de arquivo, a saber:
1 - uma identidade jurídica;
2 - um mandato oficial;
3 - uma posição hierárquica definida;
4 - um alto grau de autonomia;
5 - estrutura;

1940/50 – Conceito de ciclo vital dos documentos e gestão de

documentos
Ciclo Vital dos Documentos Teoria das Três Idades
Sucessão de fases por que passam Teoria baseada no ciclo de vida
os documentos, desde o momento dos documentos, segundo a qual
em que são criados até sua os arquivos podem ser correntes,
destinação final, de acordo com intermediários e permanentes.
seus valores primário/secundário e
sua ferquência de uso.
Gestão de documentos
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”. (BRASIL, 1991).

Dicionário
Dicionário de Terminologia
Terminologia
DicionárioBrasileiro
Brasileiro de Arquivística
Arquivística
deTerminologia
Terminologia de
de São
ArquivísticaSão
Arquivística Paulo
Paulo (DTA-SP,
(DIBRATE,
(DIBRATE, (DTA-SP,
2005):
2005):
1996):
Classificação
Arranjo
Arranjo
“Organização dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, de
“Sequência de operações que, de acordo com as diferentes
acordo com um plano de classificação, código de classificação OU
estruturas,
quadro de ,arranjo.
funçõesquadro
e atividades da entidade produtora, visam
doaà
“Sequência de operações deintelectuais
arranjo. e físicas
2 Análise que visam
e identificação
distribuir osdedocumentos
“Denominação deseleção
um arquivo”.
tradicionalmente atribuída à declassificação
sob nos
organização dos documentos de da
conteúdo documentos, um categoria
arquivo(1) assunto
ou coleção, ade
qual sejam
arquivos
acordo com umrecuperados,
permanentes.” podendo-se-lhes atribuir códigos. 3
plano ou quadro previamente estabelecido.”
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de
graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada
classificação de segurança. Ver também documento classificado
documento sigiloso”

SCHELLENBERG (1956) métodos
Método funcional Método estrutural

Ação a que os documentos se Organização da entidade
referem: os documentos de produtora: estrutura da instituição
arquivo são produtos/espelho de – Método Estrutural.
uma ação, e devem ser tratados
em termos de função, atividades
e atos (transactions).
Método temático/assunto
São os próprios conteúdos dos documentos


Plano de classificação de documentos: PCD
É o Esquema
reflexo dede distribuição
uma de documentos
relação orgânica em classes,
e estruturado de
em ordem
hierárquica:
acordo com métodos de arquivamento específicos,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e produtor
Do órgão da análise do arquivo(1) por ela
produzido. (DIBRATE, 2005).
às
séries documentais
(menor nível arquivístico)

Método estrutural:
Ieda Pimenta Bernardes

Hilda Delatorre (2008)

Método Funcional:

Método Funcional:

Método temático/assunto:
Estas classes
Para esteprincipais correspondem
instrumento adotou-se às ograndes
modelofunções desempenhadas
de código pelo órgão.
de classificação Elas são
decimal. As
divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, que
dez classes principais são representadas por um número inteiro composto de recebem códigos
numéricos, de acordo com o método decimal, refletindo a subordinação hierárquica entre os
três algarismos
agrupamentos como
documentais. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
CLASSE
Classe 000000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
Classe 100
SUBCLASSE
Classe 200 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Classe 300
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
Classe 400
Classe 500 12.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
SUBGRUPOS0
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
No Brasil, observam-se duas práticas distintas na atividade

de classificação desses documentos, que compreende a
“ação intelectual de construir esquemas para agrupar os
documentos a partir de princípios estabelecidos” (SOUSA,
2009, p. 85).

Os desdobramentos
Classificação – ordenação

Ordenação
A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série

documental permite evitar, em princípio, que, para a localização de
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
Aumordenação
único documento,
é uma forma seja de
necessária a consulta
disposição dos tiposdedocumentais
dezenas ou
centenasdas
dentro de outros.
divisões estabelecidas no“Disposição
esquema dos de documentos
classificação.de
- Sequência de operações que
Podemos uma série, a partir de aelemento
determina dividir
a odisposição
processo classificatório
dos em duas partes: parte
convencionado para sua
intelectual
documentose a departe física.
um arquivo(1)A parte
ou intelectual se refere à classificação
a) Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo1996).
receptor);
coleção, uns em relação aos outros, recuperação”. (DTA,
propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e
b)e Data;
a identificação de cada unidade”.
à (DIBRATE,
ordenação2005). (a disposição dos documentos nas classes
c) Local de procedência;
estabelecidas). (SOUZA, 2007).
d) Nome do emissor ou do destinatário;
e) Objeto ou tema específico do documento. (GONÇALVES, 1998, p.
30).

Objetivos e benefícios da classificação
 Organização lógica e correto arquivamento de documentos;
 Recuperação da informação ou do documento;
 Recuperação do contexto original de produção dos documentos;
 Visibilidade das funções, subfunções e atividades do organismo produtor;
 Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries
documentais;
 Controle do trâmite;
 Atribuição de códigos numéricos;
 Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade.
A Avaliação de documentos na Arquivologia
 No âmbito da gestão de documentos, a classificação de documentos é

o primeiro nível do processo de organização dos documentos
arquivísticos, que culminará no Plano de Classificação de Documentos,
que é base para o desenvolvimento da função de Avaliação de
documentos arquivísticos.
 A função de avaliação de documentos surge no bojo do conceito de

gestão de documentos, baseado na teoria de valor primário e
secundário de acordo com seus usos proposto por Schellenberg
(2006).
 “Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os

prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes
são atribuídos” (DIBRATE, 2005, p.41).
 “Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os

documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação,
contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência
administrativa, bem como para a preservação do patrimônio
documental” (BERNARDES, 1998, p. 3).

Teoria de valor
SCHELLENBERG (1956)
Primário Secundário
 o valor primário (administrativo, o valor secundário (para outros fins não os

primários) são julgados de acordo com seu
legal ou fiscal, etc.) são julgados significado e importância para outras
em relação a estes valores para a repartições, pesquisadores estranho à
repartição de origem e organização que o produziu, por
expressam direitos e obrigações. representarem fatos ou fenômenos, cuja
Garantias para justificar situações memória, em termos históricos, considera-se
relevantes e devem ser conservados
e fatos, como são provas dessas permanentemente.
ações;

Teoria de valor
No julgamento dos valores primários e destinação dos documentos,
Bernardes (1998), aponta para a análise de três prazos:
Prazo de Vigência Prazo de Prescrição
Intervalo de tempo durante o Intervalo de tempo durante o qual o

qual o documento produz poder público, a empresa ou
efeitos administrativos e qualquer interessado pode invocar
legais plenos, cumprindo as a tutela do Poder Judiciário para
finalidades que determinaram fazer valer seu direito que entenda
a sua produção. violado.
Prazo de Precaução
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer
interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Teoria de valor
No julgamento dos valores secundários e destinação dos
documentos a análise se concentra em dois valores: probatório e
informativo.
Valor probatório Valor informativo
Ao grau de importância que o Informação que contêm sobre pessoas,

documento possui para a entidades, coisas, fenômenos,
pesquisa. problemas, condições, etc. com que o
órgão tenha tratado.
Valor probatório - como prova que
contêm da organização e do
funcionamento do órgão que os
produziu – depende do caráter e
da importância da matéria
provada, da origem e dos
programas substantivos, ou fim

Objetivos da Avaliação de documentos
 Estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,

prevendo, segundo legislação, políticas e necessidades, a eliminação ou
recolhimento dos documentos de arquivo à guarda permanente.
 Definir o valor documental, visando preservar documentos considerados

importantes, e reduzir ao essencial a massa documental em arquivos.
 Garantir condições de conservação da documentação de valor

permanente.
 Racionalização da produção e do fluxo (trâmite documental).
 Garantir a constituição do patrimônio arquivístico da entidade.


Objetivos da Avaliação de documentos
 Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de

suportes adequados para o registro da informação.
 Racionalização do espaço físico.
 Garantir a constituição do patrimônio arquivístico da entidade.
 Normatizar o sistema de arquivos da instituição.
 Definir procedimentos para o funcionamento dos arquivos.
 Garantir as transferências e recolhimentos.
 Permitir pleno acesso à informação e aos documentos.


Etapas da avaliação de documentos
 Pressupõe o estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das
competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades, tarefa já
desenvolvida no âmbito da classificação.
 Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis

e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas
no exercício de suas competências e atividades.
 Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do

trâmite.
 Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo,
legal, fiscal, técnico, histórico.
 Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.


Comissões de Avaliação de Documentos (CADAs)
As CADAs deverão ser compostas por profissionais com conhecimentos das
funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos,
sendo recomendável que faça parte da comissão:
um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão;
um assessor jurídico;
um arquivista.
Comissão de Avaliação de Documentos
Comissões de Avaliação Centrais Comissões de Avaliação Setoriais


Instrumentos de Avaliação de documentos
 Tabela de Temporalidade Documental;
 Lista de Eliminação;
 Termo de Eliminação;
 Relação de Transferência (controla a passagem de documentos

do arquivo corrente para o arquivo intermediário);
 Relação de Recolhimento (controla a passagem de documentos do

arquivo intermediário para o arquivo permanente).

Os desdobramentos da Avaliação de documentos
Seleção de documentos.
Transferências.
Eliminação.
Recolhimentos.

Listagem de Eliminação de Documentos
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Órgão:
_________________________________________________ Listagem nº: _____ Ano: ______

Divisão:
____________________ Folha nº:______
Código ou número do Data Limite (ano mais antigo e ano Quantidade
ítem Assunto/Tipo documental mais recen+A1:E6te do documento) (metro linear) Observação/Justificativa
Total de m/ linear
_______________________________ __________________________________
____________________________________________________ Coordenador da Comissão Setorial de _Titular do Órgão/Presidente da Comissão
Membro da Comissão Central de Avaliação de Documentos Avaliação de Documentos - SAUEL Central de Avaliação de Documentos
Local/Data ___________, Local/Data ______________________, Local/Data _________________________,
____/____/______ ____/____/______ ____/____/______

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

Termo de Eliminação de Documentos

Relação de Transferência de Documentos
As funções de classificação e avaliação sustentam a

implementação da gestão de documentos

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GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

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Prof. Danilo André Cinacchi Bueno

Princípios teóricos e metodológicos para a

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Classificação de documentos na Arquivologia

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A concepção de fundo foi muito bem definida por Michel Duchein

1 - uma identidade jurídica;

3 - uma posição hierárquica definida;

4 - um alto grau de autonomia;

A Classificação de documentos na Arquivologia

1940/50 – Conceito de ciclo vital dos documentos e gestão de

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Classificação de documentos na Arquivologia

SCHELLENBERG (1956) métodos

Método funcional Método estrutural

São os próprios conteúdos dos documentos

A Classificação de documentos na Arquivologia

Plano de classificação de documentos: PCD

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Ieda Pimenta Bernardes

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Classificação de documentos na Arquivologia

No Brasil, observam-se duas práticas distintas na atividade

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Classificação de documentos na Arquivologia

A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série

A Classificação de documentos na Arquivologia

A Avaliação de documentos na Arquivologia

 No âmbito da gestão de documentos, a classificação de documentos é

 A função de avaliação de documentos surge no bojo do conceito de

A Avaliação de documentos na Arquivologia

 “Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os

 “Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os

A Avaliação de documentos na Arquivologia

 o valor primário (administrativo, o valor secundário (para outros fins não os

A Avaliação de documentos na Arquivologia

Prazo de Vigência Prazo de Prescrição

Intervalo de tempo durante o Intervalo de tempo durante o qual o

A Avaliação de documentos na Arquivologia

Ao grau de importância que o Informação que contêm sobre pessoas,

A Avaliação de documentos na Arquivologia

 Estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,

 Definir o valor documental, visando preservar documentos considerados

 Garantir condições de conservação da documentação de valor

 Racionalização da produção e do fluxo (trâmite documental).

 Garantir a constituição do patrimônio arquivístico da entidade.

A Avaliação de documentos na Arquivologia

 Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de

 Racionalização do espaço físico.

 Garantir a constituição do patrimônio arquivístico da entidade.

 Normatizar o sistema de arquivos da instituição.

 Definir procedimentos para o funcionamento dos arquivos.

 Garantir as transferências e recolhimentos.

 Permitir pleno acesso à informação e aos documentos.

A Avaliação de documentos na Arquivologia

 Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis

 Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do