NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Prof. Élvis Miranda

GESTÃO DE DOCUMENTOS
 LEI 8.159/1991

Art. 3o Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
(ADVISE/PREF. ITAMBÉ-PE) O conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é o que se
chama de:
(A) gestão de documentos;
(B) planejamento arquivístico;
(C) gestão de informações;
(D) planejamento de informações;
(E) estratégia administrativa.
(ADVISE/PREF. ITAMBÉ-PE) O conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é o que se
chama de:
(A) gestão de documentos;
(B) planejamento arquivístico;
(C) gestão de informações;
(D) planejamento de informações;
(E) estratégia administrativa.
(CESPE-UNB/AGU) O conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação
e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento para
a guarda permanente é denominado gestão de documentos.
(QUADRIX/FERSB) A gestão de documentos é o conjunto de
todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da
instituição, desde a sua criação até o seu destino final
(eliminação ou guarda permanente).
(FCC/CNMP) A gestão de documentos compreende o
planejamento e controle das atividades de produção,
classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão,
proteção e preservação de documentos de arquivo.
(FAPERP/PREF. S. J. RIO PRETO-SP) A tarefa de acompanhamento da
produção, recebimento, classificação, controle de tramitação e avaliação,
visando proporcionar que a administração de documentos sirva às
finalidades para as quais foram criados do modo mais eficiente e
econômico possível é conhecida como
(A) Gerenciamento eletrônico de documentos
(B) Tratamento documental
(C) Gestão documental
(D) Descrição correlacionada de documentos
(FAPERP/PREF. S. J. RIO PRETO-SP) A tarefa de acompanhamento da
produção, recebimento, classificação, controle de tramitação e avaliação,
visando proporcionar que a administração de documentos sirva às
finalidades para as quais foram criados do modo mais eficiente e
econômico possível é conhecida como
(A) Gerenciamento eletrônico de documentos
(B) Tratamento documental
(C) Gestão documental
(D) Descrição correlacionada de documentos
 GESTÃO DE DOCUMENTOS E O
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Art. 3o Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE

12
(FUNIVERSA/MPGO) Assinale a alternativa que apresenta idades
arquivísticas nas quais a gestão de documentos atua.
(A) Custódia e permanente.
(B) Corrente e setorial.
(C) Corrente e intermediária.
(D) Pós-custodial e semiativa.
(E) Custódia e setorial.
(FUNIVERSA/MPGO) Assinale a alternativa que apresenta idades
arquivísticas nas quais a gestão de documentos atua.
(A) Custódia e permanente.
(B) Corrente e setorial.
(C) Corrente e intermediária.
(D) Pós-custodial e semiativa.
(E) Custódia e setorial.
(BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) A gestão de documentos atua em
todas as fases do ciclo de vida documental por este ser a sua
base teórica.
(BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) A gestão de documentos atua em
todas as fases do ciclo de vida documental por este ser a sua
base teórica.
(CESPE-UNB/SEE-DF) As principais atividades da gestão de
documentos são realizadas no arquivo permanente.
(CESPE-UNB/TRT 17ªREG) A gestão de documentos visa a uma
intervenção inicial na segunda idade documental, o arquivo
intermediário, com a finalidade de aplicar métodos de economia
e eficácia na gestão dos arquivos.
(CESPE-UNB/CADE) As principais ações da gestão de
documentos ocorrem durante o período em que o documento
de arquivo apresenta valor primário.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Valor primário Valor secundário
ou administrativo ou histórico

20
(CESPE-UNB/CADE) As principais ações da gestão de
documentos ocorrem durante o período em que o documento
de arquivo apresenta valor primário.
(CESGRANRIO/BNDES) O Conselho Nacional de Arquivos, criado a partir da Lei
nº 8.159, tem a finalidade de definir a Política Nacional de Arquivos como
órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. Nessa esteira legislativa, exerce
orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos
documentos de arquivo, entendendo gestão documental como o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos nas fases
(A) especial e especializada.
(B) intermediária e permanente.
(C) primária e terciária.
(D) corrente e intermediária.
(E) ativa e inativa.
(CESGRANRIO/BNDES) O Conselho Nacional de Arquivos, criado a partir da Lei
nº 8.159, tem a finalidade de definir a Política Nacional de Arquivos como
órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. Nessa esteira legislativa, exerce
orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos
documentos de arquivo, entendendo gestão documental como o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos nas fases
(A) especial e especializada.
(B) intermediária e permanente.
(C) primária e terciária.
(D) corrente e intermediária.
(E) ativa e inativa.
(COPEVE-UFAL/UFAL) O acervo de valor histórico, a ser guardado
no arquivo permanente, não faz parte das técnicas para gestão
de documentos.
(COVEST-COPSET-UFPE/UFPE-UFRPE) No processo de arquivamento ou
recolhimento, a gestão de documentos é caracterizada por um conjunto
de procedimentos e operações técnicas, a sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fases. Essas fases são:
(A) fase permanente, apenas.
(B) fase intermediária e permanente.
(C) fase corrente e permanente.
(D) fase corrente e intermediária.
(E) fase intermediária, apenas.
(COVEST-COPSET-UFPE/UFPE-UFRPE) No processo de arquivamento ou
recolhimento, a gestão de documentos é caracterizada por um conjunto
de procedimentos e operações técnicas, a sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fases. Essas fases são:
(A) fase permanente, apenas.
(B) fase intermediária e permanente.
(C) fase corrente e permanente.
(D) fase corrente e intermediária.
(E) fase intermediária, apenas.
(FCC/CLDF) A gestão de documentos eletrônicos ou convencionais
envolve uma série de operações técnicas, concentradas nas seguintes
fases da vida de um documento de arquivo:
(A) administrativa e histórica.
(B) técnica e permanente.
(C) corrente e intermediária.
(D) produtiva e comprobatória.
(E) funcional e inativa.
(FCC/CLDF) A gestão de documentos eletrônicos ou convencionais
envolve uma série de operações técnicas, concentradas nas seguintes
fases da vida de um documento de arquivo:
(A) administrativa e histórica.
(B) técnica e permanente.
(C) corrente e intermediária.
(D) produtiva e comprobatória.
(E) funcional e inativa.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:

✓Produção;
✓ Utilização;
✓ Destinação.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:

✓Produção;
✓ Utilização e conservação;
✓ Avaliação e destinação.
(FUNCAB/SEARH-SUPEL-RO) Para que seja efetivamente bem gerenciado,
recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga
normas e procedimentos quanto ao tratamento de seus arquivos. Nesse
contexto, a produção, utilização, avaliação e destinação são fases básicas
da:
(A) gestão de documentos.
(B) legislação arquivística.
(C) automação de arquivos.
(D) tipologia documental.
(E) permuta de documentos.
(FUNCAB/SEARH-SUPEL-RO) Para que seja efetivamente bem gerenciado,
recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga
normas e procedimentos quanto ao tratamento de seus arquivos. Nesse
contexto, a produção, utilização, avaliação e destinação são fases básicas
da:
(A) gestão de documentos.
(B) legislação arquivística.
(C) automação de arquivos.
(D) tipologia documental.
(E) permuta de documentos.
(CCV-UFC/UFC) São as três fases básicas da gestão de documentos:
(A) Produção, utilização e destinação.
(B) Recebimento, separação e descarte.
(C) Empréstimo, consulta e visualização.
(D) Protocolo, expedição e arquivamento.
(E) Organização, localização e higienização.
(CCV-UFC/UFC) São as três fases básicas da gestão de documentos:
(A) Produção, utilização e destinação.
(B) Recebimento, separação e descarte.
(C) Empréstimo, consulta e visualização.
(D) Protocolo, expedição e arquivamento.
(E) Organização, localização e higienização.
(AOCP/CÂM. MARINGÁ-PR) Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. Dessa conceituação pode-se destacar as suas três fases
básicas.
(A) Arquivo corrente, Protocolo e Destinação.
(B) Protocolo, Registro e Movimentação.
(C) Expedição, Empréstimo e Consulta e Utilização.
(D) Produção, Utilização e Destinação.
(E) Registro, Produção e Arquivamento.
(AOCP/CÂM. MARINGÁ-PR) Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. Dessa conceituação pode-se destacar as suas três fases
básicas.
(A) Arquivo corrente, Protocolo e Destinação.
(B) Protocolo, Registro e Movimentação.
(C) Expedição, Empréstimo e Consulta e Utilização.
(D) Produção, Utilização e Destinação.
(E) Registro, Produção e Arquivamento.
(CONSULPLAN/TRT 13ª REG) As três fases básicas da gestão de
documentos são: produção, classificação e descrição.
(CONSULPLAN/TRT 13ª REG) As três fases básicas da gestão de
documentos são: produção, classificação e descrição.
(CESPE-UNB/BACEN) A implementação da gestão de
documentos implica o desenvolvimento das fases produção,
utilização e destinação de documentos.
(CESPE-UNB/ANATEL) O desenvolvimento do programa de
gestão de documentos na ANATEL passa pela implantação de
três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de
destinação.
(CESPE-UNB/ANATEL) O desenvolvimento do programa de
gestão de documentos na ANATEL passa pela implantação de
três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de
destinação.
(CESGRANRIO/INEA) Gestão de documentos é operacionalizada por meio
de: planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos
humanos, espaço físico e equipamentos, para aperfeiçoar e simplificar o
ciclo documental. As fases da gestão de documentos são:
(A) organização, levantamento e arquivamento.
(B) proveniência, procedência e origem.
(C) identificação, recuperação e manutenção.
(D) avaliação, arranjo e descrição.
(E) produção, utilização e destinação.
(CESGRANRIO/INEA) Gestão de documentos é operacionalizada por meio
de: planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos
humanos, espaço físico e equipamentos, para aperfeiçoar e simplificar o
ciclo documental. As fases da gestão de documentos são:
(A) organização, levantamento e arquivamento.
(B) proveniência, procedência e origem.
(C) identificação, recuperação e manutenção.
(D) avaliação, arranjo e descrição.
(E) produção, utilização e destinação.
1ª FASE: PRODUÇÃO
Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou
setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos
essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias
desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com
certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir
criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o
melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a difusão
de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional; opinar sobre
escolha de materiais e equipamentos; participar da seleção dos recursos humanos que
deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. Em resumo, a gestão de documentos
assumiu nas instituições papel tão relevante quanto a gestão de materiais e de recursos
humanos, embora ainda não seja assim reconhecido.
Marilena Leite Paes
1ª FASE: PRODUÇÃO
- Criação apenas dos documentos essenciais à administração;
- Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
- Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa
frequência;
- Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
- Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para
cópias de documentos) e informáticos;
- Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção
de documentos;
- Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.
(BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) A fase da gestão de documentos, a qual o
arquivista participa da seleção de recursos humanos para a área
arquivística é a de produção.
(CESPE-UNB/FUB) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de
documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados
apenas documentos essenciais à administração.
(CESPE-UNB/SEE-DF) A definição da criação de documentos essenciais à
administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do
programa de gestão de documentos.
(CESPE-UNB/SEE-DF) A definição da criação de documentos essenciais à
administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do
programa de gestão de documentos.
2ª FASE: UTILIZAÇÃO E CONSERVAÇÃO
Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação,
registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a
elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

Marilena Leite Paes

2ª FASE: UTILIZAÇÃO E CONSERVAÇÃO
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha
dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e
preservação dos documentos);
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como
para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das
informações.
(CCV-UFC/UFC) Inclui as atividades de recebimento, classificação, registro,
distribuição e tramitação dos documentos; organização e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária; e a elaboração de
normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
A descrição acima se refere a qual fase básica da gestão de documentos?
(A) Fase de criação documental.
(B) Fase de avaliação documental.
(C) Fase de produção de documentos.
(D) Fase de utilização de documentos.
(E) Fase de destinação de documentos.
(CCV-UFC/UFC) Inclui as atividades de recebimento, classificação, registro,
distribuição e tramitação dos documentos; organização e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária; e a elaboração de
normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
A descrição acima se refere a qual fase básica da gestão de documentos?
(A) Fase de criação documental.
(B) Fase de avaliação documental.
(C) Fase de produção de documentos.
(D) Fase de utilização de documentos.
(E) Fase de destinação de documentos.
(BIO-RIO/PREF. TRÊS RIOS-RJ) As atividades de protocolo estão
relacionadas à fase da gestão de documentos conhecida como
produção.
(FUNCAB/DPRF) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de
maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos
documentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto
de procedimentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de
elaboração de normas de acesso à documentação – denomina-se:
(A) identificação.
(B) avaliação.
(C) utilização.
(D) classificação.
(E) descrição.
(FUNCAB/DPRF) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de
maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos
documentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto
de procedimentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de
elaboração de normas de acesso à documentação – denomina-se:
(A) identificação.
(B) avaliação.
(C) utilização.
(D) classificação.
(E) descrição.
(COMPERVE-UFRN/UFRN) A fase básica da gestão de documentos, que
inclui a execução das atividades de protocolo, expedição, organização e
arquivamento de documentos correntes e intermediários, é conhecida
como
(A) avaliação.
(B) produção.
(C) utilização.
(D) arranjo.
(COMPERVE-UFRN/UFRN) A fase básica da gestão de documentos, que
inclui a execução das atividades de protocolo, expedição, organização e
arquivamento de documentos correntes e intermediários, é conhecida
como
(A) avaliação.
(B) produção.
(C) utilização.
(D) arranjo.
3ª FASE: AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
Talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se
desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos
arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando
quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser
eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a
instituição.

Marilena Leite Paes

(CESPE-UNB/FUB) Os documentos de arquivo são eliminados na
fase de utilização do programa de gestão de documentos.
(CESPE-UNB/FUB) Os documentos de arquivo são eliminados na
fase de utilização do programa de gestão de documentos.
(ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a
eliminação de documentos é conhecida como:
(A) conservação de documentos.
(B) destinação de documentos.
(C) produção de documentos.
(D) utilização de documentos.
(E) difusão de documentos.
(ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a
eliminação de documentos é conhecida como:
(A) conservação de documentos.
(B) destinação de documentos.
(C) produção de documentos.
(D) utilização de documentos.
(E) difusão de documentos.
(CONSULPAM/PREF. NOVA OLINDA-CE) Dentre as fases de gestão de
documentos, qual aquela que envolve as atividades de avaliação, seleção
e fixação de prazos de guarda dos documentos?
(A) Produção dos documentos.
(B) Classificação dos documentos.
(C) Manutenção e uso.
(D) Destinação dos documentos.
(CONSULPAM/PREF. NOVA OLINDA-CE) Dentre as fases de gestão de
documentos, qual aquela que envolve as atividades de avaliação, seleção
e fixação de prazos de guarda dos documentos?
(A) Produção dos documentos.
(B) Classificação dos documentos.
(C) Manutenção e uso.
(D) Destinação dos documentos.
(ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a
eliminação de documentos é conhecida como
(A) conservação de documentos.
(B) destinação de documentos.
(C) produção de documentos.
(D) utilização de documentos.
(E) difusão de documentos.
(ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a
eliminação de documentos é conhecida como
(A) conservação de documentos.
(B) destinação de documentos.
(C) produção de documentos.
(D) utilização de documentos.
(E) difusão de documentos.
(SELECON/PREF CUIABÁ-MT) A figura abaixo ilustra as três fases básicas
da gestão de documentos.

As fases I, II e III são denominadas, respectivamente:

(A) destinação, tramitação e produção
(B) utilização, destinação e tramitação
(C) produção, utilização e destinação
(D) tramitação, produção e utilização.
(SELECON/PREF CUIABÁ-MT) A figura abaixo ilustra as três fases básicas
da gestão de documentos.

As fases I, II e III são denominadas, respectivamente:

(A) destinação, tramitação e produção
(B) utilização, destinação e tramitação
(C) produção, utilização e destinação
(D) tramitação, produção e utilização.
VANTAGENS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:

- Controle da produção dos documentos;

- Maior agilidade na tramitação e acesso das informações;
- Controle de acesso e sigilo dos documentos;
- Garantia de preservação dos documentos históricos;
- Economia de recursos humanos e materiais.
(COPEVE-UFAL/PREF. SANTANA DO IPANEMA-AL) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente e tem como finalidade:
I. assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos;
II. garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária apenas ao governo;
III. assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal,legal ou para a pesquisa
científica;
IV. assegurar o uso adequado de processamento automatizado de dados, da micrográfica e de outras técnicas
avançadas de gestão da informação.
Estão corretos apenas os itens
(A) I e II.
(B) I, III e IV.
(C) I, II e IV.
(D) II, III e IV.
(E) I, II e III.
(COPEVE-UFAL/PREF. SANTANA DO IPANEMA-AL) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente e tem como finalidade:
I. assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos;
II. garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária apenas ao governo;
III. assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal,legal ou para a pesquisa
científica;
IV. assegurar o uso adequado de processamento automatizado de dados, da micrográfica e de outras técnicas
avançadas de gestão da informação.
Estão corretos apenas os itens
(A) I e II.
(B) I, III e IV.
(C) I, II e IV.
(D) II, III e IV.
(E) I, II e III.
(FGV/ALRO) Sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale (V) para a afirmativa verdadeira e (F)
para a falsa.
( ) Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor
probatório, científico e histórico.
( ) Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
( ) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para
pesquisa.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a
ordem apresentada.
(A) F – V – F.
(B) F – V – V.
(C) V – F – V.
(D) V – V – F.
(E) F – F – V.
(FGV/ALRO) Sobre os objetivos da gestão de documentos, assinale (V) para a afirmativa verdadeira e (F)
para a falsa.
( ) Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor
probatório, científico e histórico.
( ) Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
( ) Assegurar a eliminação dos documentos que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para
pesquisa.
Assinale a opção que apresenta a sequência correta, segundo a
ordem apresentada.
(A) F – V – F.
(B) F – V – V.
(C) V – F – V.
(D) V – V – F.
(E) F – F – V.